Gestire i collegamenti dati

Questa pagina spiega come gestire i collegamenti dati tra PowerPoint e origini dati esterne, ad esempio modificando gli intervalli di Excel collegati, aggiornando singoli elementi collegati con nuovi dati e gestendo gli aggiornamenti per tutti gli elementi collegati nella presentazione con la finestra di dialogo Data Links.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di collegamenti dati tra Excel e PowerPoint, vedere Collegamenti dati Excel. Per ulteriori informazioni sulla creazione e la gestione di collegamenti dati tra Tableau e PowerPoint, vedere Collegamenti dati Tableau.

Terminologia dei collegamenti dati

La tabella seguente definisce termini specifici che compaiono in questa pagina.

Gestire i dati negli elementi collegati

In PowerPoint, è possibile aggiornare gli elementi collegati con nuovi dati da Excel, annullare gli ultimi aggiornamenti dei dati negli elementi collegati oppure lasciare che thinkcell aggiorni automaticamente gli elementi collegati quando sono disponibili nuovi dati. Le sezioni seguenti spiegano come gestire singolarmente i dati negli elementi collegati:

• Aggiornare manualmente gli elementi collegati
• Annullare gli aggiornamenti degli elementi collegati
• Aggiornare automaticamente gli elementi collegati

Per aggiornare un elemento collegato in PowerPoint, thinkcell deve connettersi alla cartella di lavoro Excel che contiene l'intervallo collegato. Per questa connessione, thinkcell usa le seguenti informazioni sulla cartella di lavoro Excel:

• Il nome e il percorso del file della cartella di lavoro Excel
• Il nome del foglio di lavoro che contiene l'intervallo di dati collegato

Quando si seleziona un elemento collegato in una diapositiva, le informazioni sulla cartella di lavoro e sul foglio di lavoro collegati vengono visualizzate sopra l'elemento.

Per informazioni su come gestire gli elementi collegati quando thinkcell non si è connesso ai relativi intervalli di dati Excel, vedere le sezioni seguenti:

• Ripristinare collegamenti dati disconnessi
• Gestire i dati negli elementi collegati senza usare origini dati Excel
• Passare a origini dati alternative

Aggiornare manualmente gli elementi collegati

Quando un elemento collegato contiene nuovi dati nel relativo intervallo di Excel collegato, la cornice di selezione intorno all'elemento diventa verde e il pulsante Update compare sopra l'elemento.

Per aggiornare l'elemento con i nuovi dati, selezionare Update . In alternativa, selezionare l'elemento per aprire la barra di formattazione rapida, quindi selezionare Update Once .

Annullare gli aggiornamenti degli elementi collegati

Quando si aggiornano elementi collegati, thinkcell memorizza il set di dati precedente degli elementi finché la presentazione non viene chiusa. Per annullare l'ultimo aggiornamento dei dati di un elemento collegato, selezionare l'elemento per aprire la barra di formattazione rapida, quindi selezionare Revert .

È possibile usare i pulsanti Update Once e Revert per passare dall'aggiornamento dei dati più recente ai dati precedenti negli elementi collegati, anche quando il collegamento dati alla cartella di lavoro Excel collegata è disconnesso.

Aggiornare automaticamente gli elementi collegati

È possibile consentire a thinkcell di connettersi agli intervalli di Excel collegati e aggiornare automaticamente gli elementi collegati ogni volta che i dati in Excel cambiano. A tale scopo, selezionare l'elemento per aprire la barra di formattazione rapida, quindi selezionare Update Automatically .

Finché thinkcell può connettersi all'intervallo di Excel collegato, qualsiasi modifica nell'intervallo di Excel collegato comparirà automaticamente nell'elemento collegato (vedere Ripristinare collegamenti dati disconnessi).

Per interrompere gli aggiornamenti automatici di un elemento collegato, selezionare l'elemento per aprire la barra di formattazione rapida, quindi selezionare Disable Automatic Update o Revert .

Ripristinare collegamenti dati disconnessi

Quando un collegamento dati tra un elemento collegato e il relativo intervallo di Excel collegato è disconnesso, un punto interrogativo arancione ( ) compare nelle posizioni seguenti:

• Sopra l'elemento quando lo si seleziona.
• Nella barra di formattazione rapida dell'elemento, sul pulsante Reverted .
  • Se sono stati selezionati gli aggiornamenti automatici per l'elemento, il punto interrogativo arancione compare invece sul pulsante Automatic Update Enabled .
• Nella finestra di dialogo Data Links, accanto all'origine dati dell'elemento collegato (vedere Gestire i dati collegati con la finestra di dialogo Data Links).

Per ripristinare un collegamento dati disconnesso nella presentazione, seguire questi passaggi:

1. Selezionare l'elemento.
2. Scegliere una delle opzioni seguenti:
   • Nella barra di formattazione rapida, selezionare Update Once o Update Automatically .
   • Selezionare Open Datasheet . In alternativa, fare doppio clic sull'elemento.

Se thinkcell può connettersi all'intervallo di Excel collegato, ripristina il collegamento dati e i punti interrogativi arancioni scompaiono. A seconda della scelta, l'elemento viene aggiornato oppure si apre l'intervallo di Excel collegato.

Se thinkcell non può connettersi all'intervallo di Excel collegato, punti esclamativi rossi ( ) sostituiscono i punti interrogativi arancioni. Se è stato selezionato Open Datasheet (o si è fatto doppio clic sull'elemento), si apre invece il foglio dati dell'elemento. Per ulteriori informazioni, vedere Ripristinare collegamenti dati disconnessi quando thinkcell non può connettersi agli intervalli di Excel collegati e Gestire i dati negli elementi collegati senza usare origini dati Excel.

Ripristinare collegamenti dati disconnessi quando thinkcell non può connettersi agli intervalli di Excel collegati

Quando thinkcell non può connettersi a un intervallo di Excel collegato per ripristinare un collegamento dati, un punto esclamativo rosso ( ) sostituisce il punto interrogativo arancione sopra gli elementi collegati e i pulsanti di aggiornamento. Tra le cause comuni vi sono le modifiche al nome o alla posizione della cartella di lavoro o del foglio di lavoro collegati.

Quando il nome o la posizione di una cartella di lavoro o di un foglio di lavoro collegati cambiano, è possibile ripristinare manualmente i collegamenti dati disconnessi. A tale scopo, sostituire l'origine dati degli elementi collegati (vedere Passare a origini dati alternative).

Gestire i dati negli elementi collegati senza usare origini dati Excel

Quando thinkcell non può ripristinare un collegamento dati, è comunque possibile gestire i dati negli elementi collegati usando i relativi fogli dati degli elementi (vedere Fogli dati degli elementi). A tale scopo, selezionare l'elemento, quindi selezionare Open Datasheet . In alternativa, fare doppio clic sull'elemento. Il foglio dati dell'elemento si apre e contiene una copia dei dati usati più di recente dall'intervallo di Excel collegato.

Se in seguito l'elemento viene collegato a un intervallo di Excel, le modifiche apportate nell'elemento con il foglio dati dell'elemento non cambieranno finché non lo si aggiorna con i dati Excel collegati. Per garantire che le modifiche apportate nell'elemento con il foglio dati dell'elemento non vengano sovrascritte, thinkcell disattiva gli aggiornamenti automatici per gli elementi collegati quando si aprono e si modificano i relativi fogli dati degli elementi.

Gestire i dati collegati con la finestra di dialogo Data Links

Quando nella presentazione sono presenti molti elementi collegati, gestirne i dati singolarmente può risultare poco pratico. La finestra di dialogo Data Links offre una panoramica di tutti i collegamenti dati nella presentazione e consente di gestire più elementi collegati contemporaneamente.

Per aprire la finestra di dialogo Data Links, nella barra multifunzione di PowerPoint, passare a Insert > thinkcell > Tools e selezionare Data Links . In alternativa, selezionare un elemento collegato per aprire la barra di formattazione rapida, quindi selezionare Open Data Links Dialog .

Il lato sinistro della finestra di dialogo elenca gli elementi collegati nella presentazione come segue:

• Le diapositive che contengono elementi collegati vengono visualizzate come anteprime di diapositive.
• In ogni anteprima di diapositiva, gli elementi collegati vengono visualizzati come segnaposto grigi.
• Gli elementi per cui è disponibile un aggiornamento in sospeso vengono visualizzati con l'icona di aggiornamento verde sopra di essi (vedere Aggiornare manualmente gli elementi collegati).
• Gli elementi con collegamenti dati disconnessi vengono visualizzati con il punto interrogativo arancione sopra di essi (vedere Ripristinare collegamenti dati disconnessi).
• Gli elementi con collegamenti dati disconnessi che thinkcell non può ripristinare vengono visualizzati con il punto esclamativo rosso sopra di essi (vedere Gestire i dati negli elementi collegati senza usare origini dati Excel).

Il lato destro della finestra di dialogo elenca le origini dati collegate. Ogni origine dati viene visualizzata accanto alla prima diapositiva che contiene un elemento ad essa collegato. L'elenco mostra le origini dati come segue:

• Le origini dati Excel vengono visualizzate raggruppate per cartella di lavoro:
  • Il nome file e il percorso della cartella di lavoro vengono visualizzati per primi.
  • Sotto ogni cartella di lavoro, i fogli di lavoro collegati in quella cartella di lavoro vengono visualizzati come elenco.
• Le origini dati Tableau vengono visualizzate come URL (vedere Collegamenti dati Tableau).

Quando si passa il puntatore del mouse su un segnaposto di elemento in un'anteprima di diapositiva, l'origine dati collegata dell'elemento viene evidenziata nell'elenco. Una descrizione comando mostra il nome del foglio di lavoro, il percorso file della cartella di lavoro, lo stato di aggiornamento corrente dell'elemento e l'ultima volta in cui l'elemento ha ricevuto nuovi dati da Excel.

Se si seleziona il segnaposto dell'elemento, vengono selezionati anche l'origine dati collegata nella finestra di dialogo e l'elemento effettivo nella diapositiva, e si apre la diapositiva che contiene l'elemento. Sopra l'origine dati viene visualizzata una barra degli strumenti mobile con i pulsanti di aggiornamento dati. È possibile aggiornare gli elementi collegati nella finestra di dialogo Data Links con i pulsanti di aggiornamento nello stesso modo in cui vengono aggiornati singolarmente nella diapositiva (vedere Gestire i dati negli elementi collegati). È anche possibile selezionare più elementi collegati e gestirne gli aggiornamenti simultaneamente (vedere Selezionare e gestire più elementi collegati).

Per aprire l'intervallo Excel collegato di un elemento, nell'elenco delle anteprime di diapositive, fare doppio clic sul segnaposto dell'elemento. Se thinkcell non riesce a connettersi alla cartella di lavoro o al foglio di lavoro Excel collegato, nella finestra di dialogo viene visualizzato un punto interrogativo rosso accanto alla cartella di lavoro o al foglio di lavoro, e si apre invece il foglio dati dell'elemento (vedere Gestire i dati negli elementi collegati senza usare origini dati Excel).

Per evidenziare tutti gli elementi collegati nella presentazione, selezionare Highlight on Slide. Su tutti gli elementi collegati nella presentazione viene visualizzata un'evidenziazione verde. Se si desidera mantenere evidenziato un elemento, selezionare il segnaposto dell'elemento, quindi nella barra degli strumenti mobile selezionare Always Highlight on Slide.

Selezionare e gestire più elementi collegati

È possibile selezionare più elementi collegati nella finestra di dialogo Data Links, quindi gestire simultaneamente gli elementi selezionati usando i pulsanti di aggiornamento dati (vedere Gestire i dati negli elementi collegati).

Per selezionare più elementi collegati, effettuare una delle seguenti operazioni:

• Selezionare un'origine dati nella colonna destra per selezionare tutti gli elementi collegati a tale origine.
• Selezionare un'anteprima di diapositiva per selezionare tutti gli elementi collegati in quella diapositiva.
• Selezionare e tenere premuto Ctrl, quindi selezionare più elementi, anteprime di diapositive o origini dati.
• Selezionare e tenere premuto Shift, quindi selezionare un intervallo di anteprime di diapositive o origini dati.
• Selezionare Ctrl+A o Select All Linked Elements per selezionare tutti gli elementi collegati nella presentazione.

Dopo aver selezionato più elementi collegati, è possibile filtrare la selezione in modo che contenga elementi collegati specifici, ad esempio rimuovendo dalla selezione gli elementi già aggiornati. Per filtrare la selezione, usare le seguenti caselle di controllo Filter Selection:

• : elementi che non contengono i dati Excel collegati più recenti ed elementi con collegamenti dati disconnessi (vedere Ripristinare collegamenti dati disconnessi).
• : elementi aggiornati.
• : elementi per cui sono abilitati gli aggiornamenti automatici.
• : elementi collegati a Tableau (vedere Collegamenti dati Tableau).

Dopo aver selezionato gli elementi collegati desiderati, è possibile usare i pulsanti di aggiornamento dati nella barra degli strumenti mobile per gestire i dati negli elementi della selezione.

Passare a origini dati alternative

A volte è necessario apportare modifiche a una cartella di lavoro Excel che contiene collegamenti dati a elementi in PowerPoint. Se si rinomina, sposta o duplica una cartella di lavoro o un foglio di lavoro che contiene un intervallo collegato, thinkcell non passa automaticamente all'origine dati modificata per aggiornare i collegamenti dati. L'origine dati modificata diventa invece un'origine alternativa per gli elementi collegati.

Nella finestra di dialogo Data Links, le origini alternative vengono visualizzate nel menu a discesa Data Source. Quando thinkcell rileva per la prima volta una nuova origine alternativa, vengono visualizzati indicatori in queste posizioni:

• Nella barra multifunzione di thinkcell, sull'icona del pulsante Data Links.
• Nella finestra di dialogo Data Links, accanto alle origini dati elencate che hanno una nuova origine alternativa e accanto al menu a discesa Data Source.

Per passare l'origine dati degli elementi collegati a origini alternative, seguire questi passaggi:

1. Nella finestra di dialogo Data Links, scegliere come cambiare origine:
   • Per passare un elemento collegato all'origine alternativa, selezionare il segnaposto dell'elemento.
   • Per passare tutti gli elementi collegati in una diapositiva all'origine alternativa, selezionare l'anteprima della diapositiva.
   • Per passare all'origine alternativa tutti gli elementi collegati che usano la stessa cartella di lavoro o lo stesso foglio di lavoro come origine, selezionare la cartella di lavoro o il foglio di lavoro.
2. Aprire il menu a discesa Data Source.
3. Nel menu a discesa, selezionare l'origine alternativa.

Rimuovere collegamenti dati

È possibile rimuovere i collegamenti dati tra elementi e intervalli Excel da PowerPoint o Excel. La rimozione di un collegamento dati interrompe solo la relazione tra uno specifico elemento in PowerPoint e il relativo intervallo di celle collegato in Excel. In Excel, il contenuto delle celle non cambia; in PowerPoint, l'elemento rimane nella presentazione con il set di dati più recente.

Quando si rimuove un collegamento dati da un elemento collegato in PowerPoint, l'intervallo Excel collegato mantiene i collegamenti dati che ha con altri elementi collegati. Analogamente, quando si rimuove un collegamento dati da un intervallo Excel collegato, gli elementi collegati a tale intervallo mantengono i propri collegamenti dati ma non possono più aggiornare i dati usando quel particolare intervallo. È comunque possibile modificarne l'origine dati e continuare a usarli come elementi collegati (vedere Passare a origini dati alternative).

Per rimuovere un collegamento dati da un elemento collegato in PowerPoint, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento per aprire il menu di scelta rapida, quindi selezionare Break Excel Link . È anche possibile selezionare più elementi collegati in una diapositiva e rimuovere i relativi collegamenti dati nello stesso modo (vedere Selezionare oggetti).

È possibile rimuovere simultaneamente più collegamenti dati in una presentazione eliminando le origini dati elencate nella finestra di dialogo Data Links (vedere Gestire i dati collegati con la finestra di dialogo Data Links). A tale scopo, nella finestra di dialogo selezionare le cartelle di lavoro o i fogli di lavoro da rimuovere, quindi selezionare Del (vedere Selezionare e gestire più elementi collegati).

Per rimuovere un collegamento dati da un intervallo collegato in Excel, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cornice intorno all'intervallo collegato per aprire il menu di scelta rapida, quindi selezionare Delete .

In Excel, è possibile rimuovere i collegamenti dati da tutti gli intervalli collegati che hanno collegamenti dati disconnessi. A tale scopo, nella barra multifunzione di Excel, passare a Insert > thinkcell > Tools e selezionare Delete Disconnected Links . In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cornice rossa intorno a un intervallo collegato per aprire il menu di scelta rapida, quindi selezionare Delete Disconnected Data Links .

Domande frequenti sui collegamenti dati Excel

Cosa succede quando si copiano elementi collegati?

Quando si copia un elemento collegato, sia l'originale sia la copia vengono collegati allo stesso intervallo di dati Excel e ricevono gli aggiornamenti dati nello stesso modo (vedere Gestire i dati negli elementi collegati).

Cosa succede quando si eliminano elementi collegati?

Quando si elimina un elemento collegato, viene rimosso anche il relativo collegamento dati a Excel. Se non sono presenti altri elementi in una presentazione aperta collegati allo stesso intervallo di dati Excel, la cornice intorno all'intervallo Excel collegato diventa rossa. L'intervallo collegato non viene interessato in nessun altro modo. Per altre informazioni, vedere Rimuovere collegamenti dati.

Come eliminare le cornici rosse nei fogli di lavoro Excel?

Una cornice rossa intorno a un intervallo collegato indica un collegamento dati disconnesso, ovvero che non sono presenti presentazioni aperte con collegamenti dati che usano l'intervallo collegato. Non significa necessariamente che non siano presenti elementi collegati che usano tale intervallo di celle.

È possibile rimuovere una cornice intorno a un intervallo collegato rimuovendo il collegamento dati. La rimozione del collegamento dati in un intervallo Excel non influisce sui dati nell'intervallo. Per rimuovere i collegamenti dati da tutti gli intervalli collegati che hanno collegamenti dati disconnessi, nella barra multifunzione di Excel passare a Insert > thinkcell > Tools e selezionare Delete Disconnected Links . In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cornice rossa intorno a un intervallo collegato per aprire il menu di scelta rapida, quindi selezionare Delete Disconnected Data Links . Per altre informazioni, vedere Rimuovere collegamenti dati.

Perché gli elementi collegati indicano un aggiornamento in sospeso anche se i dati Excel non sono cambiati?

Anche piccole modifiche nei dati Excel, come modifiche ai separatori decimali o ai simboli di valuta, vengono registrate come nuovi dati per un elemento collegato.

Se vengono visualizzati aggiornamenti in sospeso per un elemento collegato quando si è certi che non siano presenti nuovi dati nell'intervallo Excel collegato, controllare se nel foglio dati dell'elemento sono presenti modifiche ai dati. Per altre informazioni sulla modifica dei dati negli elementi collegati con i fogli dati degli elementi, vedere Gestire i dati negli elementi collegati senza usare origini dati Excel.

Perché Excel è lento quando sono presenti molti intervalli collegati?

È possibile migliorare le prestazioni di Excel disabilitando il controllo automatico degli errori. A tale scopo, seguire questi passaggi:

1. Nella barra multifunzione di Excel, passare a File > Excel Options.
2. Nella finestra di dialogo Excel Options, selezionare la scheda Formulas.
3. Nella sezione Error Checking, deselezionare Enable background error checking.

Sono disponibili molti file Excel da visualizzare con thinkcell. È possibile eseguire thinkcell in modalità batch?

Sì, thinkcell offre funzioni per aggiornare i grafici con dati provenienti da intervalli Excel a livello di programmazione e per creare intere presentazioni da modelli. Per altre informazioni, vedere Automazione con dati di Excel.

Quali sono i vantaggi dei collegamenti dati rispetto a Microsoft OLE?

È possibile che OLE (Object Linking and Embedding) in Microsoft Office sia già noto. OLE è in parte simile ai collegamenti dati di thinkcell, consentendo la creazione di grafici in PowerPoint che è possibile aggiornare con dati provenienti da Excel. Tuttavia, la tecnica di collegamento di thinkcell presenta diversi vantaggi rispetto a OLE:

• I grafici sono sempre gli stessi, che siano collegati o meno. Anche i grafici collegati sono oggetti PowerPoint nativi, non grafici Excel incollati in PowerPoint. In particolare, anche i dati su cui si basa il grafico vengono archiviati nella presentazione e possono essere visualizzati e modificati anche se il file collegato non è disponibile.
• I grafici possono essere collegati a Excel in qualsiasi momento, non solo quando vengono creati.
• I grafici collegati rimangono modificabili anche quando l'origine dati collegata non è disponibile.