Gestire i collegamenti dati

Questa pagina spiega come gestire i collegamenti dati tra Excel e PowerPoint, come ad esempio la regolazione degli intervalli di Excel collegati, l'aggiornamento dei singoli elementi collegati con nuovi dati e la gestione degli aggiornamenti per tutti gli elementi collegati nella presentazione con la finestra di dialogo Data Links.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di collegamenti dati tra Excel e PowerPoint, vedere Creare elementi da Excel.

Gestisci intervalli Excel collegati

In Excel, è possibile apportare modifiche agli intervalli collegati in diversi modi che influenzeranno gli elementi collegati in PowerPoint. La modifica più comune a un intervallo collegato è la modifica dei valori dei dati nelle celle collegate, quindi l'aggiornamento degli elementi collegati con i nuovi dati. Le sezioni seguenti spiegano le altre regolazioni che è possibile apportare agli intervalli collegati che influenzeranno gli elementi collegati:

• Regolare gli intervalli delle cellule collegate
• Trasporre e modificare il layout dei dati degli intervalli collegati

Non è necessario avere PowerPoint aperto per regolare gli intervalli di Excel collegati. Per visualizzare le modifiche in PowerPoint, è necessario aprire una presentazione contenente collegamenti all'intervallo Excel e aggiornare gli elementi collegati (vedere Gestire i dati negli elementi collegati).

È possibile identificare gli intervalli collegati in base alle cornici codificate a colori che appaiono intorno ad esse. I diversi colori dei fotogrammi indicano lo stato degli intervalli collegati come segue:

• Cornice verde: Esistono presentazioni aperte che contengono collegamenti all'intervallo Excel.
• Cornice blu: La cornice è selezionata.
• Cornice rossa: Non ci sono presentazioni aperte che contengono collegamenti all'intervallo Excel.

Quando sono aperte più cartelle di lavoro o fogli di lavoro che contengono lo stesso intervallo di dati collegato, sotto ogni copia dell'intervallo collegato vengono visualizzate piccole schede che mostrano le altre copie. Le copie che hanno un collegamento attivo a una presentazione di PowerPoint aperta vengono visualizzate in schede verdi e le copie che non dispongono di collegamenti dati attivi vengono visualizzate in schede rosse.

Quando si passa il mouse su una scheda, viene visualizzata una descrizione comando che mostra il foglio di lavoro e la cartella di lavoro che contiene quella copia dell'intervallo collegato. Per aprire un foglio di lavoro contenente una copia specifica, selezionare la scheda che contiene tale copia. La selezione delle schede in Excel non sostituisce l'origine dati attiva degli elementi collegati in PowerPoint. Per sostituire l'origine dati degli elementi collegati, utilizzare la finestra di dialogo Data Links (vedere Sostituire l'origine dati degli elementi collegati).

Regolare gli intervalli delle cellule collegate

Dopo aver creato intervalli di Excel collegati, è possibile regolare l'intervallo collegato utilizzando celle diverse nel foglio di lavoro o aggiungendo e rimuovendo celle. Ciò è utile quando è necessario aggiungere un'altra serie a un grafico collegato o rimuovere una riga da una tabella collegata.

Per regolare un intervallo collegato, selezionare il fotogramma intorno all'intervallo collegato, quindi scegliere tra le seguenti opzioni:

• Per utilizzare celle diverse nel foglio di lavoro come intervallo collegato, trascinare e riposizionare il piano sulle celle desiderate nell'intervallo collegato.
• Per aggiungere altre celle all'intervallo collegato, ridimensionare il riquadro selezionando e trascinando un angolo finché le celle desiderate non si trovano all'interno del riquadro.
• Per rimuovere le celle dall'intervallo collegato, ridimensionare il riquadro selezionando e trascinando un angolo finché le celle che si desidera rimuovere non si trovano al di fuori del riquadro.

Trasporre e modificare il layout dei dati degli intervalli collegati

Gli elementi collegati in PowerPoint utilizzano un layout dati predefinito per visualizzare i dati Excel. Ad esempio, in un intervallo di Excel collegato a un grafico a colonne, le righe rappresentano le serie e le colonne rappresentano le categorie per impostazione predefinita (vedere Creare grafici da Excel).

È possibile modificare il modo in cui think-cell interpreta e visualizza i dati di Excel negli elementi collegati senza modificare le celle o modificare i valori nell'intervallo di Excel collegato. Per farlo, trasporre gli intervalli collegati o modificarne il layout dei dati.

Per trasporre un intervallo di dati collegato, fare clic con il pulsante destro del mouse sul riquadro intorno all'intervallo collegato, quindi selezionare Transpose Link . Per ulteriori informazioni sulla trasposizione degli intervalli di dati, vedere Trasposizione del foglio dati.

Per modificare il layout dei dati di un intervallo di dati collegato, fare clic con il pulsante destro del mouse sul riquadro intorno all'intervallo collegato, quindi selezionare Edit Data Layout . Per ulteriori informazioni sulla modifica del layout dei dati, vedere Modifica layout foglio dati.

Gestire i dati negli elementi collegati

In PowerPoint, è possibile aggiornare gli elementi collegati con nuovi dati da Excel, recuperare gli ultimi aggiornamenti dei dati negli elementi collegati o consentire l'aggiornamento automatico degli elementi collegati quando sono presenti nuovi dati think-cell. Le sezioni seguenti spiegano come gestire i dati in elementi collegati singolarmente:

• Aggiorna manualmente gli elementi collegati
• Ripristina aggiornamenti agli elementi collegati
• Aggiornare automaticamente gli elementi collegati

Per aggiornare un elemento collegato, think-cell deve stabilire un collegamento dati alla cartella di lavoro di Excel contenente l'intervallo collegato. Per stabilire il collegamento dati, think-cell salva e utilizza i seguenti dati sulla cartella di lavoro di Excel:

• Il nome e il percorso del file della cartella di lavoro di Excel
• Il nome del foglio di lavoro che contiene l'intervallo di dati collegato

Quando si seleziona un elemento collegato in una diapositiva, i dati relativi alla cartella di lavoro collegata vengono visualizzati sopra l'elemento.

Per informazioni su come gestire gli elementi collegati quando non è stato stabilito un collegamento ai relativi intervalli di dati Excel think-cell, vedere le sezioni seguenti:

• Ristabilisci collegamenti dati
• Aggiornare gli elementi collegati senza origini dati Excel
• Sostituire l'origine dati degli elementi collegati

Aggiorna manualmente gli elementi collegati

Quando un elemento collegato ha nuovi dati nel suo intervallo Excel collegato, il riquadro di selezione intorno all'elemento diventa verde e il pulsante Update viene visualizzato sopra l'elemento.

Per aggiornare l'elemento con i nuovi dati, selezionare Update . In alternativa, selezionare l'elemento per aprire la mini barra degli strumenti, quindi selezionare Update Once .

Ripristina aggiornamenti agli elementi collegati

Quando si aggiornano gli elementi collegati, think-cell memorizza i dati degli elementi prima del loro ultimo aggiornamento fino alla chiusura della presentazione. Per riportare l'ultimo aggiornamento dei dati a un elemento collegato, selezionare l'elemento per aprire la mini barra degli strumenti, quindi Revert selezionare .

È possibile utilizzare i pulsanti Update Once e Revert per passare dall'aggiornamento dei dati più recente ai dati precedenti negli elementi collegati, anche dopo la chiusura della cartella di lavoro Excel collegata.

Aggiornare automaticamente gli elementi collegati

È possibile consentire a think-cell di aggiornare automaticamente gli elementi collegati ogni volta che vengono modificati i dati di Excel collegati. A tal fine, selezionare l'elemento per aprire la mini barra degli strumenti, quindi selezionare Update Automatically .

Finché è stato stabilito un collegamento tra l'elemento collegato e il relativo intervallo di Excel collegato think-cell, eventuali modifiche nell'intervallo di Excel collegato appariranno automaticamente nell'elemento collegato Ristabilisci collegamenti dati.

Per interrompere gli aggiornamenti automatici per un elemento collegato, selezionare l'elemento per aprire la mini barra degli strumenti, quindi selezionare Disable Automatic Update .

Ristabilisci collegamenti dati

Quando non è stato stabilito un collegamento dati tra gli elementi collegati e i relativi intervalli Excel think-cell, viene visualizzato un punto interrogativo arancione ( ) nelle seguenti posizioni per indicare il collegamento dati mancante:

• Quando si seleziona un elemento collegato, il punto interrogativo viene visualizzato sopra l'elemento.
• Sulla barra degli strumenti mini dell'elemento, il punto interrogativo viene visualizzato sul pulsante Reverted .
  • Se sono stati selezionati gli aggiornamenti automatici per l'elemento, il punto interrogativo arancione viene visualizzato sul pulsante Automatic Update Enabled .
• Nella finestra di dialogo Data Links, il punto interrogativo viene visualizzato accanto all'origine dati dell'elemento collegato (vedere Gestire i dati collegati con la finestra di dialogo Collegamenti dati).

Per ristabilire un collegamento dati nella presentazione, aprire l'intervallo Excel collegato. Per aprire l'intervallo di Excel collegato di un elemento collegato, selezionare l'elemento, quindi selezionare Open Datasheet . In alternativa, fare doppio clic sull'elemento. Se think-cell ripristina il collegamento all'intervallo Excel, i punti interrogativi arancioni scompaiono.

È inoltre possibile ristabilire un collegamento dati e aggiornare un elemento collegato senza aprire il relativo intervallo di Excel collegato. A tal fine, selezionare l'elemento per aprire la mini barra degli strumenti, quindi selezionare Update Once o Update Automatically . In background, think-cell cerca di ristabilire il collegamento e aggiornare l'elemento con nuovi dati nell'intervallo collegato.

Quando non è possibile ristabilire un collegamento dati a Excel think-cell, un punto esclamativo rosso ( ) sostituisce il punto interrogativo arancione sopra gli elementi collegati e i pulsanti di aggiornamento. Questo di solito significa che il nome o la posizione della cartella di lavoro o del foglio di lavoro collegato è cambiato. È possibile ristabilire il collegamento manualmente modificando l'origine dati degli elementi collegati (vedere Sostituire l'origine dati degli elementi collegati).

Aggiornare gli elementi collegati senza origini dati Excel

Quando think-cell non riesce a ripristinare un collegamento dati a Excel, è comunque possibile aggiornare i dati negli elementi collegati utilizzando i relativi fogli dati degli elementi (vedere Schede tecniche degli elementi). A tal fine, selezionare l'elemento, quindi selezionare Open Datasheet . In alternativa, fare doppio clic sull'elemento. Viene aperto il foglio dati dell'elemento, contenente i dati utilizzati più di recente dall'intervallo Excel collegato.

Se in un secondo momento si stabilisce un collegamento dati a un intervallo di Excel, eventuali modifiche nel foglio dati dell'elemento rimarranno fino all'aggiornamento dell'elemento con i dati di Excel collegati. Per garantire che le modifiche apportate al foglio dati degli elementi non vengano sovrascritte, think-cell disabilita gli aggiornamenti automatici per gli elementi collegati quando si aprono e si modificano i fogli dati degli elementi.

Gestire i dati collegati con la finestra di dialogo Collegamenti dati

Quando nella presentazione sono presenti molti elementi collegati, la gestione dei dati può essere impraticabile. La finestra di dialogo Data Links fornisce una panoramica di tutti i collegamenti dati nella presentazione e consente di gestire più elementi collegati contemporaneamente.

Per aprire la finestra di dialogo Data Links, sulla barra multifunzione di PowerPoint, andare a Insert > think-cell > Tools e selezionare Data Links . In alternativa, selezionare un elemento collegato per aprire la mini barra degli strumenti, quindi selezionare Open Data Links Dialog .

Il lato sinistro della finestra di dialogo elenca gli elementi collegati nella presentazione come segue:

• Le diapositive che contengono elementi collegati vengono visualizzati come miniature delle diapositive.
• In ogni miniatura di diapositiva, gli elementi collegati vengono visualizzati come segnaposto grigi.
• Gli elementi con un aggiornamento in sospeso disponibile vengono visualizzati con l'icona di aggiornamento verde (vedere Aggiorna manualmente gli elementi collegati).
• Gli elementi con un collegamento dati che non è stato creato think-cell vengono visualizzati con il punto interrogativo arancione (vedere Ristabilisci collegamenti dati).
• Gli elementi con un collegamento dati che non è possibile stabilire think-cell vengono visualizzati con il punto esclamativo rosso su di essi (vedere Aggiornare gli elementi collegati senza origini dati Excel).

Il lato destro della finestra di dialogo elenca le origini dati collegate come segue:

• Ogni origine dati viene visualizzata accanto alla prima diapositiva che contiene un elemento ad essa collegato.
• Le origini dati di Excel nell'elenco sono fogli di lavoro che contengono intervalli collegati.
• Se sono presenti origini dati alternative per gli elementi collegati, queste vengono visualizzate sotto le origini dati a cui gli elementi sono attualmente collegati (vedere Sostituire l'origine dati degli elementi collegati).
• Le origini dati di Tableau vengono visualizzate come URL (vedere Collegamenti dati Tableau).

Quando si passa il mouse su un segnaposto di elemento in una miniatura di diapositiva, l'origine dati collegata dell'elemento viene evidenziata nell'elenco. Una descrizione comando visualizza il nome del foglio di lavoro, il percorso del file della cartella di lavoro, lo stato di aggiornamento corrente dell'elemento e l'ultima volta che l'elemento ha ricevuto nuovi dati da Excel.

Se si seleziona il segnaposto dell'elemento, vengono selezionate anche l'origine dati collegata nella finestra di dialogo e l'elemento effettivo nella diapositiva. Sopra l'origine dati, viene visualizzata una barra degli strumenti mobile con i pulsanti di aggiornamento dei dati. È possibile aggiornare gli elementi collegati nella finestra di dialogo Data Links con i pulsanti di aggiornamento nello stesso modo in cui li si aggiorna individualmente nella diapositiva (vedere Gestire i dati negli elementi collegati). È inoltre possibile selezionare più elementi collegati e gestire gli aggiornamenti per essi contemporaneamente (vedere Selezionare e gestire più elementi collegati).

Per aprire l'intervallo Excel collegato di un elemento, fare doppio clic sul segnaposto dell'elemento nell'elenco delle miniature delle diapositive. Se la cartella di lavoro di Excel collegata non è disponibile, si apre invece il foglio dati dell'elemento (vedere Aggiornare gli elementi collegati senza origini dati Excel).

Per evidenziare gli elementi collegati nella presentazione, selezionare Highlight on Slide. Viene visualizzata una evidenziazione verde su tutti gli elementi collegati nella presentazione. Se si desidera che un elemento rimanga evidenziato quando si chiude e si riapre la presentazione, selezionare il segnaposto dell'elemento, quindi sulla barra degli strumenti mobile, selezionare Always Highlight on Slide e salvare la presentazione.

Selezionare e gestire più elementi collegati

È possibile selezionare più elementi collegati nella finestra di dialogo Data Links, quindi gestire gli elementi selezionati contemporaneamente utilizzando i pulsanti di aggiornamento dei dati (vedere Gestire i dati negli elementi collegati).

Per selezionare più elementi collegati, effettuare una delle seguenti operazioni:

• Selezionare un'origine dati nella colonna di destra per selezionare tutti gli elementi collegati a tale origine.
• Selezionare una diapositiva per selezionare tutti gli elementi collegati su quella diapositiva.
• Selezionare e tenere premuto Ctrl e selezionare più elementi, miniature di diapositive o origini dati.
• Selezionare e tenere premuto Maiusc e selezionare una serie di miniature di diapositive o origini dati.
• Utilizzare Ctrl+A o Select All per selezionare tutti gli elementi collegati nella presentazione.

Dopo aver selezionato più elementi collegati, è possibile filtrare la selezione in modo che contenga elementi collegati specifici, ad esempio rimuovendo elementi già aggiornati dalla selezione. Per filtrare la selezione, utilizzare le seguenti caselle di controllo Filter Selection:

• : elementi che non contengono i dati di Excel collegati più recenti e elementi che non hanno l'origine dati aperta.
• : elementi aggiornati.
• : elementi con aggiornamenti automatici abilitati.
• : elementi collegati a Tableau (vedere Collegamenti dati Tableau).

Dopo aver selezionato gli elementi collegati desiderati, è possibile utilizzare i pulsanti di aggiornamento dei dati sulla barra degli strumenti mobile per gestire i dati negli elementi della selezione.

Sostituire l'origine dati degli elementi collegati

A volte è necessario apportare modifiche a una cartella di lavoro di Excel con collegamenti dati a elementi in PowerPoint. Se si rinomina o si sposta un foglio di lavoro o una cartella di lavoro contenente un intervallo collegato, think-cell non passa automaticamente all'origine dati modificata per aggiornare i collegamenti dati. Invece, l'origine dati modificata diventa un'origine alternativa per gli elementi collegati.

Nella finestra di dialogo Data Links, le origini alternative vengono visualizzate sotto l'origine dati utilizzata più di recente per ciascun elemento. Quando think-cell riconosce una nuova fonte alternativa per la prima volta, sulla barra multifunzione think-cell viene visualizzato un punto arancione sul pulsante Data Links e nella finestra di dialogo Data Links viene visualizzato un punto verde lampeggiante accanto alla fonte alternativa.

Per sostituire l'origine dati di un elemento collegato con un'origine alternativa, nella finestra di dialogo selezionare l'elemento, quindi passare il mouse sull'origine alternativa e selezionare Replace Data Source .

Rimuovi i collegamenti dati

È possibile rimuovere i collegamenti dati tra gli elementi e gli intervalli di Excel da PowerPoint o Excel. La rimozione di un collegamento dati interrompe solo la connessione tra PowerPoint ed Excel per il particolare elemento o intervallo Excel. Quindi, le celle in Excel non cambiano e gli elementi collegati rimangono nella presentazione con i loro dati più recenti.

Quando si rimuove un collegamento dati da un elemento collegato in PowerPoint, l'intervallo Excel collegato mantiene il collegamento dati e tutti gli altri elementi collegati a tale intervallo mantengono i collegamenti dati. Allo stesso modo, quando si rimuove un collegamento dati da un intervallo di Excel collegato, gli elementi che si collegano a tale intervallo mantengono i loro collegamenti dati ma non possono aggiornare i loro dati utilizzando quel particolare intervallo. È possibile modificarne l'origine dati e continuare a utilizzarli come elementi collegati (vedere Sostituire l'origine dati degli elementi collegati).

Per rimuovere un collegamento dati da un elemento collegato in PowerPoint, fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento per aprire il menu di scelta rapida, quindi selezionare Break Excel Link . È inoltre possibile selezionare più elementi collegati in una diapositiva e rimuovere i relativi collegamenti dati nello stesso modo (vedere Selezionare più oggetti).

È possibile rimuovere più collegamenti dati da una presentazione contemporaneamente alla finestra di dialogo Data Links (vedere Gestire i dati collegati con la finestra di dialogo Collegamenti dati). Per farlo, nella finestra di dialogo selezionare le origini dati che si desidera rimuovere, quindi selezionare Canc (vedere Selezionare e gestire più elementi collegati).

Per rimuovere un collegamento dati da un intervallo collegato in Excel, fare clic con il pulsante destro del mouse sul riquadro intorno all'intervallo collegato per aprire il menu di scelta rapida, quindi selezionare Delete .

In Excel, è possibile eliminare i collegamenti dati da tutti gli intervalli collegati che attualmente non dispongono di un file PowerPoint aperto contenente collegamenti ad essi. Per fare ciò, sulla barra multifunzione di Excel, andare a Insert > think-cell > Tools e selezionare Delete Disconnected Links . In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse su un riquadro rosso intorno a un intervallo collegato per aprire il menu di scelta rapida, quindi selezionare Delete Disconnected Data Links .

Domande frequenti sui collegamenti dati Excel

Cosa succede quando si copiano elementi collegati

Quando si copia un elemento collegato, sia il collegamento originale che quello di copia fanno riferimento allo stesso intervallo di dati di Excel e si ricevono gli aggiornamenti dei dati nello stesso modo (vedere Gestire i dati negli elementi collegati).

Cosa succede quando elimino gli elementi collegati?

Quando si elimina un elemento collegato, si rimuove anche il collegamento dati a Excel insieme ad esso. Se non ci sono altri elementi in una presentazione aperta che si collegano allo stesso intervallo di dati di Excel, il riquadro intorno all'intervallo di Excel collegato diventa rosso. L'intervallo di dati collegato non è influenzato in alcun altro modo. Per ulteriori informazioni, vedere Rimuovi i collegamenti dati.

Come si eliminano le cornici rosse visibili nel foglio di lavoro Excel?

Una cornice rossa attorno a un intervallo collegato indica che non ci sono presentazioni aperte con collegamenti a tale intervallo. Non significa necessariamente che non esistano degli elementi che rimandino a quel particolare intervallo di dati.

È possibile rimuovere un frame attorno a un intervallo collegato rimuovendo il collegamento dati. La rimozione del collegamento dati in un intervallo Excel non influisce sui dati nell'intervallo. Per ulteriori informazioni, vedere Rimuovi i collegamenti dati.

Perché i miei elementi collegati indicano un aggiornamento in sospeso anche se i dati di Excel non sono cambiati?

Anche piccole modifiche ai dati di Excel, come le modifiche ai separatori decimali o ai simboli di valuta, si registrano come nuovi dati per un elemento collegato.

Se si visualizzano aggiornamenti in sospeso per un elemento collegato quando si è sicuri che non ci siano nuovi dati nell'intervallo Excel collegato, controllare il foglio dati dell'elemento per eventuali modifiche ai dati. Per ulteriori informazioni sulla modifica dei dati negli elementi collegati con i fogli dati degli elementi, vedere Aggiornare gli elementi collegati senza origini dati Excel.

Perché Excel diventa lento quando sono presenti numerosi intervalli di dati collegati?

È possibile migliorare le prestazioni di Excel disattivando il controllo errori automatico. A tal fine, procedere nel seguente modo:

1. Sulla barra multifunzione di Excel, andare a File > Excel Options.
2. Nella finestra di dialogo Excel Options, selezionare la scheda Formulas.
3. Nella sezione Error Checking, annullare Enable background error checking.

Quando è necessario visualizzare numerosi file con think-cell, è possibile eseguire think-cell in modalità batch?

. think-cell offre funzioni per l’aggiornamento dei grafici utilizzando dati da intervalli Excel a livello di programmazione e creare intere presentazioni da modelli. Per ulteriori informazioni, vedere Automazione con dati Excel.

Quali sono i vantaggi dei collegamenti dati rispetto a Microsoft OLE?

Gli utenti conosceranno probabilmente già OLE (Object Linking and Embedding) di Microsoft Office. OLE è simile ai collegamenti dati di think-cell e consente di creare grafici in PowerPoint aggiornabili con dati da Excel. Tuttavia, la tecnica di collegamento di think-cell presenta diversi vantaggi rispetto a OLE:

• I grafici sono sempre gli stessi, che siano collegati o meno. Anche i grafici collegati sono oggetti PowerPoint nativi, non grafici di Excel copiati in PowerPoint. In particolare, anche i dati su cui si basa il grafico vengono memorizzati nella presentazione e possono essere visualizzati e modificati anche se il file a cui sono collegati non è disponibile.
• I grafici possono essere collegati a Excel in qualsiasi momento, non solo quando vengono creati.
• I grafici collegati restano modificabili, anche quando l’origine dati collegata non è disponibile.