管理数据链接

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此页面介绍如何管理 Excel 和 PowerPoint 之间的数据链接，例如，调整链接的 Excel 范围，使用新数据更新各个链接的元素，以及使用“Data Links”对话框管理演示文稿中所有链接元素的更新。

如需详细了解如何在 Excel 和 PowerPoint 之间创建数据链接，请参阅从 Excel 创建元素。

管理链接的 Excel 范围

在 Excel 中，您可以通过多种方式更改链接范围，从而影响 PowerPoint 中的链接元素。对链接范围的最常见更改是，更改链接单元格中的数据值，然后使用新数据更新链接元素。以下几节介绍您还可以对链接范围进行哪些其他调整，从而影响链接的元素：

无需打开 PowerPoint 即可调整链接的 Excel 范围。若要在 PowerPoint 中查看更改，您需要打开包含 Excel 范围链接的演示文稿并更新链接的元素（请参阅管理链接的元素中的数据）。

可以通过链接范围周围出现的颜色编码框来识别链接范围。不同的框颜色表示不同的链接范围状态，如下所示：

  • 绿色框：在打开的演示文稿中，有些包含 Excel 范围链接。
  • 蓝色框：框被选定。
  • 红色框：在打开的演示文稿中，没有任何一个包含 Excel 范围链接。

当有多个工作簿或工作表打开且它们包含相同的链接数据范围，链接范围的每个副本下方都会出现小选项卡，显示其他副本。具有打开的 PowerPoint 演示文稿的有效链接的副本显示在绿色选项卡中，没有有效数据链接的副本显示在红色选项卡中。

当您将鼠标悬停在选项卡上时，会出现一个工具提示，其中显示包含链接范围副本的工作表和工作簿。若要打开包含特定副本的工作表，请选择包含该副本的选项卡。在 Excel 中选择选项卡不会替换 PowerPoint 中链接元素的活动数据源。若要替换链接元素的数据源，请使用“Data Links”对话框（请参阅替换链接元素的数据源）。

调整链接的单元格范围

创建链接的 Excel 范围后，您可以使用工作表中的不同单元格或通过添加和移除单元格来调整链接范围。当您需要向链接的图表添加其他系列或从链接的表格中移除行时，这很有用。

若要调整链接范围，请选择链接范围周围的框，然后选择以下选项之一：

  • 若要使用工作表中的不同单元格作为链接范围，请拖动框并将其重新放置在链接范围内所需的单元格上。
  • 若要向链接范围添加更多单元格，请通过选择并拖动角部图柄来调整框大小，直到所需的单元格位于框内。
  • 若要从链接范围内移除更多单元格，请通过选择并拖动角部图柄来调整框大小，直到要移除的单元格位于框外。
Updated and newly selected data in think-cell Excel data-source

转置和编辑链接范围的数据布局

PowerPoint 中链接的元素使用默认数据布局来显示 Excel 数据。例如，在链接到柱形图的 Excel 范围内，行默认表示系列，列默认表示类别（请参阅从 Excel 创建图表）。

您可以更改 think-cell 解释和显示链接的元素中的 Excel 数据的方式，而无需编辑单元格或更改链接的 Excel 范围内的值。若要这样做，请转置链接范围或编辑其数据布局。

若要转置链接的数据范围，请右键单击链接范围周围的框，然后选择“Transpose Link image ”。如需详细了解如何转置数据范围，请参阅转置数据表。

Transposing a linked Excel range

若要编辑链接的数据范围的数据布局，请右键单击链接范围周围的框，然后选择“Edit Data Layout Excel link context menu Edit Data Layout icon ”。 如需详细了解如何编辑数据布局，请参阅编辑数据表布局。

A linked excel range with modified layout, showing Edit Data Layout menu

在 PowerPoint 中，您可以使用 Excel 中的新数据更新链接的元素，撤销链接的元素中的最新数据更新，或者让 think-cell 在有新数据时自动更新链接的元素。以下几节介绍如何单独管理链接的元素中的数据：

要更新链接的元素，think-cell 必须建立包含链接范围的 Excel 工作簿的数据链接。为了建立数据链接，think-cell 会保存并使用以下关于 Excel 工作簿的数据：

  • Excel 工作簿的名称和文件路径
  • 包含链接数据范围的工作表的名称

在幻灯片上选择链接的元素后，关于其链接工作簿的数据会显示在元素的顶部。

如需了解如何在 think-cell 尚未建立 Excel 数据范围的链接时管理链接的元素，请参阅以下几节：

当链接的元素在链接的 Excel 范围内有新数据时，该元素周围的选择框会变为绿色，并且元素上方会显示“Update ”按钮。

若要使用新数据更新元素，请选择“Update ”。或者，选择元素以打开迷你工具栏，然后选择“Update Once ”。

Mini toolbar of linked think-cell chart with update pending

当您更新链接的元素时，think-cell 会存储最新更新之前的元素数据，直到您关闭演示文稿。若要撤销链接的元素的上次数据更新，请选择元素以打开迷你工具栏，然后选择“Revert ”。

您可以使用“Update Once ”和“Revert ”按钮在链接元素的最新数据更新和旧数据之间切换，即使在关闭链接的 Excel 工作簿后也是如此。

您可以允许 think-cell 在链接的 Excel 数据发生变化时自动更新链接的元素。若要这样做，请选择元素以打开迷你工具栏，然后选择“Update Automatically ”。

只要 think-cell 在链接的元素与链接的 Excel 范围之间建立了链接，链接的 Excel 范围中的任何变化都会自动反映在链接的元素“重新建立数据链接”中。

若要停止链接元素的自动更新，请选择元素以打开迷你工具栏，然后选择“Disable Automatic Update ”。

当 think-cell 尚未在链接的元素与 Excel 范围之间建立数据链接时，以下位置会显示一个橙色问号 ( Orange question mark )，表示缺少数据链接：

  • 选择链接的元素后，问号会显示在元素上方。
  • 在元素的迷你工具栏中，问号显示在“Reverted ”按钮上。
    • 如果为元素选择了自动更新，则橙色问号会显示在“Automatic Update Enabled ”按钮上。
  • 在“Data Links”对话框中，问号显示在链接元素的数据源旁边（请参阅使用数据链接对话框管理链接的数据）。

若要在演示文稿中重新建立数据链接，请打开链接的 Excel 范围。若要打开链接元素的链接 Excel 范围，选择元素，然后选择“Open Datasheet ”。或者，双击元素。如果 think-cell 重新建立 Excel 范围的链接，橙色问号将会消失。

您还可以重新建立数据链接并更新链接的元素，而无需打开链接的 Excel 范围。若要这样做，请选择元素以打开迷你工具栏，然后选择“Update Once ”或“Update Automatically ”。think-cell 会在后台尝试重新建立链接，并使用链接范围内的新数据更新元素。

如果 think-cell 无法重新建立 Excel 数据链接，链接元素和更新按钮上方的橙色问号会变为红色叹号 ( Red exclamation mark )。这通常意味着链接的工作簿或工作表的名称或位置发生了变化。您可以通过更改链接元素的数据源来手动重新建立链接（请参阅替换链接元素的数据源）。

在没有 Excel 数据源的情况下更新链接的元素

在 think-cell 无法重新建立 Excel 数据链接的情况下，您仍然可以使用元素数据表来更新链接元素中的数据（请参阅元素数据表）。若要这样做，请选择元素，然后选择“Open Datasheet ”。或者，双击元素。元素数据表将打开，其中包含链接的 Excel 范围内最近使用的数据。

如果您之后建立 Excel 范围的数据链接，元素数据表中的任何更改都将保留，直到您使用链接的 Excel 数据更新元素。为了确保您在元素数据表中所做的更改不会被覆盖，think-cell 会在您打开和编辑元素数据表时禁用链接元素的自动更新。

使用数据链接对话框管理链接的数据

当演示文稿中有许多链接的元素时，单独管理这些元素的数据可能不切实际。“Data Links”对话框为您提供演示文稿中所有数据链接的概述，并允许您同时管理多个链接的元素。

若要打开“Data Links”对话框，请在 PowerPoint 功能区中转到“Insert > think-cell > Tools Tools Menu icon ”，然后选择“Data Links ”。或者，选择链接的元素以打开迷你工具栏，然后选择“Open Data Links Dialog ”。

对话框左侧列出演示文稿中链接的元素，如下所示：

对话框右侧列出链接的数据源，如下所示：

  • 每个数据源都显示在包含链接元素的第一张幻灯片旁边。
  • 列表中的 Excel 数据源是包含链接范围的工作表。
  • 如果链接元素有备用数据源，则备用数据源会显示在元素当前链接的数据源下方（请参阅替换链接元素的数据源）。
  • Tableau 数据源显示为 URL（请参阅Tableau 数据链接）。

当您将鼠标悬停在幻灯片缩略图中的元素占位符上时，相应元素的链接数据源会在列表中突出显示。工具提示显示工作表的名称、工作簿的文件路径、元素的当前更新状态以及元素上次从 Excel 收到新数据的时间。

如果选择元素占位符，对话框中的链接数据源和幻灯片上的实际元素也会被选定。数据源上方会显示浮动工具栏，其中包含数据更新按钮。您可以使用更新按钮更新“Data Links”对话框中的链接元素，就像在幻灯片上单独更新此类元素一样（请参阅管理链接的元素中的数据）。您还可以选择多个链接的元素并同时管理其更新（请参阅选择和管理多个链接的元素）。

若要打开元素的链接 Excel 范围，请在幻灯片缩略图列表中双击元素的占位符。如果链接的 Excel 工作簿不可用，则元素数据表将会打开（请参阅在没有 Excel 数据源的情况下更新链接的元素）。

若要突出显示演示文稿中的链接元素，请选择“Highlight on Slide”。演示文稿中的所有链接元素都会呈绿色突出显示。如果您希望在关闭并重新打开演示文稿后元素会保持突出显示，请选择元素占位符，在浮动工具栏中选择“Always Highlight on Slide”，然后保存演示文稿。

选择和管理多个链接的元素

您可以在“Data Links”对话框中选择多个链接的元素，然后使用数据更新按钮同时管理所选元素（请参阅管理链接的元素中的数据）。

若要选择多个链接的元素，请执行以下操作之一：

  • 在右列中选择数据源，以选择链接到该数据源的所有元素。
  • 选择幻灯片缩略图，以选择该幻灯片上的所有链接元素。
  • 按住 Ctrl 并选择多个元素、幻灯片缩略图或数据源。
  • 按住 Shift 并选择一系列幻灯片缩略图或数据源。
  • 使用 Ctrl+A 或 Select All以选择演示文稿中所有链接的元素。

选择多个链接的元素后，您可以筛选您的选择以包含特定的链接元素，例如，从您的选择中移除已更新的元素。若要筛选您的选择，请使用以下“Filter Selection”复选框：

  • ：不包含最新链接的 Excel 数据的元素，以及数据源未打开的元素。
  • ：已更新的元素。
  • ：启用了自动更新的元素。
  • ：链接到 Tableau 的元素（请参阅Tableau 数据链接）。
Filter Selection section of Data Links Dialog

选择所需的链接元素后，您可以使用浮动工具栏中的数据更新按钮来管理所选元素中的数据。

替换链接元素的数据源

有时，您需要更改具有 PowerPoint 中元素数据链接的 Excel 工作簿。如果您重命名或移动包含链接范围的工作表或工作簿，think-cell 不会自动切换到更改后的数据源来更新数据链接。相反，更改后的数据源会成为链接元素的备用数据源。

在“Data Links”对话框中，备用数据源显示在每个元素最近使用的数据源下方。当 think-cell 首次识别出新的备用数据源时，think-cell 功能区的“Data Links”按钮上会出现一个橙色圆点，“Data Links”对话框中的备用数据源旁边会出现一个闪烁的绿色圆点。

若要将链接元素的数据源替换为备用数据源，请在对话框中选择元素，然后将鼠标悬停在备用数据源上并选择“Replace Data Source ”。

您可以从 PowerPoint 或 Excel 中移除元素和 Excel 范围之间的数据链接。移除数据链接只会停止特定元素或 Excel 范围的 PowerPoint 和 Excel 之间的连接。因此，Excel 中的单元格不会发生变化，链接的元素会连同其最新数据保留在演示文稿中。

从 PowerPoint 中的链接元素移除数据链接后，链接的 Excel 范围会保留其数据链接，链接到该范围的任何其他元素也会保留其数据链接。同样，从链接的 Excel 范围移除数据链接后，链接到该范围的元素会保留其数据链接，但无法使用该特定范围更新其数据。您可以更改链接元素的数据源，并继续将其用作链接元素（请参阅替换链接元素的数据源）。

若要从 PowerPoint 中的链接元素移除数据链接，请右键单击元素以打开上下文菜单，然后选择“Break Excel Link image ”。您还可以在幻灯片上选择多个链接的元素，并以相同的方式移除其数据链接（请参阅选择多个对象）。

think-cell deleting external data-links

您可以使用“Data Links”对话框同时移除演示文稿中的多个数据链接（请参阅使用数据链接对话框管理链接的数据）。若要这样做，请在对话框中选择要移除的数据源，然后选择 Del（请参阅选择和管理多个链接的元素）。

若要从 Excel 中的链接范围移除数据链接，请右键单击链接范围周围的框以打开上下文菜单，然后选择“Delete Delete icon ”。

在 Excel 中，您可以从当前没有打开任何包含链接的 PowerPoint 文件的所有链接范围删除数据链接。若要这样做，请在 Excel 功能区中转到“Insert > think-cell > Tools Tools Menu icon ”，然后选择“Delete Disconnected Links ”。或者，右键单击链接范围周围的红色框以打开上下文菜单，然后选择“Delete Disconnected Data Links Delete Disconnected Data Links icon ”。

Excel 数据链接常见问题解答

复制链接的元素时会发生什么？

复制链接的元素时，原始元素和元素副本都会链接到相同的 Excel 数据范围，并以相同的方式接收数据更新（请参阅管理链接的元素中的数据）。

删除链接的元素时会发生什么？

删除链接的元素时，Excel 的数据链接也会同时被移除。如果打开的演示文稿中没有其他元素链接到相同的 Excel 数据范围，则链接的 Excel 范围周围的框会变为红色。链接的数据范围不会受到任何影响。如需更多信息，请参阅 移除数据链接。

如何消除 Excel 工作表中的红色框？

链接范围周围的红色框表示没有打开的演示文稿链接到该范围。这不一定意味着没有任何元素链接到该数据范围。

您可以通过移除数据链接来移除链接范围周围的框。移除 Excel 范围内的数据链接不会影响该范围内的数据。如需更多信息，请参阅 移除数据链接。

为什么虽然 Excel 数据没有发生变化，但链接元素仍指示有待处理的更新？

即使 Excel 数据只是发生了细微变化（例如，小数分隔符或货币符号改变了），也会注册为链接元素的新数据。

如果您发现链接元素有待处理的更新，而您肯定链接的 Excel 范围内没有新数据，请检查元素的数据表是否发生了任何数据变化。如需详细了解如何使用元素数据表更改链接元素中的数据，请参阅在没有 Excel 数据源的情况下更新链接的元素。

可以通过禁用自动错误检查来提高 Excel 性能。若要这样做，请按照以下步骤操作：

  1. 在 Excel 功能区中，转到“File > Excel Options”。
  2. 在“Excel Options”对话框中，选择“Formulas”选项卡。
  3. 在“Error Checking”部分，取消 Enable background error checking。

我需要使用 think-cell 显示大量 Excel 文件。我能以批处理模式运行 think-cell 吗？

可以。think-cell 提供以编程方式使用 Excel 范围中的数据更新图表，以及从模板创建整个演示文稿的功能。如需更多信息，请参阅 使用 Excel 数据实现自动化。

数据链接与 MicrosoftOLE 相比有哪些优势？

您可能熟悉 Microsoft Office 中的 OLE（对象链接与嵌入）。OLE 类似于 think-cell 的数据链接，可由此在 PowerPoint 中创建图表，并且可以使用 Excel 中的数据更新所创建的图表。不过，think-cell 的链接技术具有几项超越 OLE 的优势：

  • 不论是否已链接，图表始终相同。即使链接的图表是原生 PowerPoint 对象，不是粘贴到 PowerPoint 中的 Excel 图表，也是如此。特别是，图表所依据的数据也存储在演示文稿中，即使链接到的文件不可用，也可以查看和编辑。
  • 可以随时将图表链接到 Excel，而不是只有在创建图表时才能执行此操作。
  • 链接的图表始终可以编辑，即使在链接的数据源无法使用时，也是如此。