Excel 数据链接

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通过将现有元素链接到 Excel，或直接从 Excel 创建新元素，在演示文稿中使用 Excel 数据。当 Excel 中的数据发生变化时，链接元素会保持最新，无需从 Excel 手动复制和粘贴值。

本页介绍如何在 Excel 和 PowerPoint 之间创建数据链接，以及如何管理已链接的 Excel 区域并进行调整以满足演示文稿需求。要了解如何管理已链接元素并更新其数据，请参见 管理已链接元素中的数据。

目录

在幻灯片上的 thinkcell 元素和演示文稿文本中使用 Excel 数据。将元素链接到 Excel 区域后，已链接单元格中的数据会替换元素中的对应数据。

您可以像处理任何其他 thinkcell 元素一样，对链接到 Excel 的元素进行 设置元素格式和样式，也可以通过 使元素格式与链接的数据范围匹配 从 Excel 控制链接元素的外观。

在演示文稿的 thinkcell 图表、表格、Harvey 球和复选框中使用 Excel 数据。为此，请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，选择包含要在元素中使用的数据的单元格。
  1. 在功能区中，选择 Insert > thinkcell > Link To PowerPoint > To Existing Element 到现有元素图标 。PowerPoint 将打开。
  2. 在 PowerPoint 中，选择该元素。

或者，按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，选择包含要在元素中使用的数据的单元格。
  2. 在 PowerPoint 中，执行以下任一操作：
    • 选择该元素，然后在功能区中选择 Insert > thinkcell Data > New Excel Link。
    • 右键单击该元素以打开其上下文菜单，然后选择 Establish Excel Link 。

如果 Excel 区域与演示文稿中的图表和表格的数据布局不匹配，您可以使用 调整链接范围 来匹配元素数据布局，而无需编辑单个单元格。

将演示文稿文本链接到 Excel

将 thinkcell 或 PowerPoint 对象中的文本链接到 Excel，并使用链接的 Excel 数据替换或补充文本。您可以将演示文稿中任何对象的文本链接到 Excel，但 PowerPoint 表格和 SmartArt 图形除外。

要将演示文稿文本链接到 Excel，请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，选择包含要在对象中使用的数据的单元格。
  2. 在 PowerPoint 中，选择您希望如何使用链接的 Excel 数据：
    • 要用 Excel 数据替换对象中的文本，请选择该对象。
    • 要用 Excel 数据替换对象中的部分文本，请选择要替换的文本。
    • 要添加 Excel 数据而不替换对象中的文本，请将光标放在希望 Excel 数据出现的位置。
  3. 在 PowerPoint 的功能区中，选择 Insert > thinkcell > Elements > Text Linked to Excel 链接到 Excel 的文本字段图标 。

从 Excel 创建新元素

如果想将 Excel 数据作为新元素的起点，无需先在 PowerPoint 中创建元素再将其链接到 Excel。您可以直接从 Excel 在演示文稿中创建已链接的图表、表格、Harvey 球、复选框和图像。

您可以像处理任何其他 thinkcell 元素一样，对从 Excel 创建的元素进行 设置元素格式和样式，也可以通过 使元素格式与链接的数据范围匹配 从 Excel 控制链接元素的外观。

从 Excel 创建图表

要从 Excel 创建图表，请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，选择要在演示文稿中使用的单元格区域。
  1. 在 Excel 功能区中，选择 Insert > thinkcell > Link To PowerPoint，然后选择所需的图表类型。PowerPoint 将打开。
  1. 在 PowerPoint 中，将图表放置到幻灯片上。

以下示例中的 Excel 区域与堆积柱形图的默认布局相匹配：行表示系列，列表示类别。

如果图表及其链接区域的数据布局不匹配，请使用 调整链接范围 调整为适合图表的数据布局，而无需编辑单个单元格。

从 Excel 创建表格

有三种方式可以将 Excel 表格重新创建为 PowerPoint 中的 thinkcell 元素：

要更新表格或调整其更新设置，请参阅 管理已链接元素中的数据 和 使用 Data Links 对话框管理已链接数据。您可以像处理任何其他 thinkcell 表格一样，对从 Excel 创建的表格进行 设置表格格式，但表格图像除外。

创建表格

要从 Excel 创建 thinkcell 表格，请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，选择要包含在表格中的单元格区域。
  2. 在 Insert 选项卡的 thinkcell 组中，选择 Link to PowerPoint > Table。PowerPoint 将打开。
  1. 在 PowerPoint 中，将表格放置到幻灯片上。

使用 Excel 格式创建表格

创建一个表格，使大多数格式选项（如字体样式、填充颜色和文本对齐方式）初始状态与 Excel 工作表中指定的格式一致。有关更多信息，请参阅 使元素格式与链接的数据范围匹配。

要在演示文稿中创建带有 Excel 格式的表格，请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，选择要包含在表格中的单元格区域。
  2. 在 Insert 选项卡的 thinkcell 组中，选择 Link to PowerPoint > Table with Formatting。PowerPoint 将打开。
  1. 在 PowerPoint 中，将表格放置到幻灯片上。

创建表格图像

创建与 Excel 工作表匹配的表格图像。像更新任何其他链接元素一样从 Excel 更新该图像（请参阅 管理已链接元素中的数据）。在 PowerPoint 中，表格图像的行为与任何其他图像相同。您只能使用其链接的 Excel 工作表来编辑表格图像的内容和格式。要从 Excel 插入可在 PowerPoint 中编辑和设置格式的表格，请参阅 创建表格 和 使用 Excel 格式创建表格。

要在演示文稿中创建表格 图像，请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，选择要包含在表格中的单元格区域。
  2. 在 Insert 选项卡的 thinkcell 组中，选择 Link to PowerPoint > Table as Image。PowerPoint 将打开。
  1. 在 PowerPoint 中，将表格放置到幻灯片上。

从 Excel 创建 Harvey 球和复选框

直接从 Excel 工作簿创建并控制 Harvey 球和复选框的状态。要了解有关 Harvey 球和复选框的更多信息，请参阅 哈维球和复选框。

从 Excel 创建 Harvey 球

要从 Excel 创建 Harvey 球， 请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 的空白单元格中，通过输入以下其中一项来指定已填充的哈维球段数：
    • 一个介于 0 和 4 之间的绝对值（该值默认为哈维球段的最大数量）
    • 一个介于 0% 和 100% 之间的百分比
    • 一个公式，用于生成一个介于 0 和 4 之间的绝对值，或一个介于 0% 和 100% 之间的百分比
  2. 选择单元格，然后选择“Insert > thinkcell > Link to PowerPoint > Harvey Ball image ”。PowerPoint 将打开。
  3. 在 PowerPoint 中，将哈维球放置在幻灯片上。

您可以像处理任何其他 Harvey 球一样，对从 Excel 创建的 Harvey 球中的 更改扇区数量 进行设置。要从 Excel 更改 Harvey 球的完成状态，请在链接的单元格中输入其他值或公式。要了解有关更新链接元素的更多信息，请参阅 管理已链接元素中的数据。

从 Excel 创建复选框

要从 Excel 创建复选框，请按以下步骤操作：

  1. 在空白单元格中，输入复选框符号快捷方式，或输入结果为快捷方式的公式：
    • 空复选框 (☐)：0 或一个空格
    • 勾选符号 (✓)：1 或 v
    • X 符号 (✗)：2 或 x
    • 自定义复选框符号：您在 thinkcell 样式文件中指定的符号快捷方式（请参阅 自定义默认复选框样式）。
  2. 选择该单元格，然后选择 Insert > thinkcell > Link to PowerPoint > Checkbox 复选框图标 。PowerPoint 将打开。
  3. 在 PowerPoint 中，将复选框放置到幻灯片上。

要从 Excel 更改复选框符号，请在链接的单元格中输入其他复选框符号快捷方式或公式。要了解有关更新链接元素的更多信息，请参阅 管理已链接元素中的数据。

从 Excel 创建图像

从包含图像 URL 或本地文件路径的 Excel 单元格，将图像插入演示文稿。为此，请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，在一个空单元格中输入图像的 URL。如果图像存储在您的设备上，请输入图像的文件路径，并以 file:// 开头。
  1. 选择包含 URL 或文件路径的单元格。
  1. 在 Excel 功能区中，选择 Insert > thinkcell > Link to PowerPoint > Image from URL。PowerPoint 将打开。
  2. 在 PowerPoint 中，将图像放置到幻灯片上。

您也可以用来自 Excel 中 URL 或文件路径的图像替换幻灯片上的图像。请按以下步骤操作：

  1. 在 PowerPoint 中，选择要替换的图片。
  2. 在 Excel 中，选择包含要使用的图片 URL 或文件路径的单元格。
  3. 从以下选项中选择：
    • 在 Excel 功能区中，选择 Insert > thinkcell > Link To PowerPoint > To Existing Element 到现有元素图标 。PowerPoint 将打开。在 PowerPoint 中，选择要替换的图片。

    • 在 PowerPoint 功能区中，选择 Insert > thinkcell Data > New Excel Link。或者，右键单击图片以打开其上下文菜单，然后选择 Establish Excel Link 。

      如果要替换的图片已链接到 Excel，请在执行此步骤之前，右键单击该图片以打开上下文菜单，然后选择 Break Excel Link 。

使用 Excel 公式在链接图像之间切换

在 Excel 中使用可生成图像 URL 或文件路径的公式和单元格引用，在幻灯片上的不同图像之间切换。请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，创建一个可生成要使用的图像 URL 或文件路径的公式。
  2. 选择包含该公式的单元格。
  3. 在 Excel 功能区中，选择 Insert > thinkcell > Link to PowerPoint > Image from URL。PowerPoint 将打开。
  4. 在 PowerPoint 中，将图像放置到幻灯片上。
  5. 要切换图像，请更改公式使用的值，然后在 PowerPoint 中更新链接图像。

例如，以下 Excel 公式会根据单元格 F5 中的值返回两个图像文件路径之一：

=IF(F5<10,"file://C:\Users\Public\Go_sign.png","file://C:\Users\Public\Slow_sign.png")

当您在幻灯片上插入图像，或用与公式单元格的数据链接替换图像时，链接图像会根据单元格 F5 中的值而变化：

在 Excel 中管理链接区域

链接的 Excel 范围带有用颜色编码的数据链接框。

数据链接框的颜色表示链接范围的状态。

边框颜色

数据链接状态

绿色

存在已打开的演示文稿，其中的链接元素使用该链接区域中的数据。

红色

没有已打开的演示文稿包含使用该 Excel 区域的链接元素。可能原因包括：

  • 链接元素位于尚未打开的演示文稿中。
  • 链接元素或包含它们的演示文稿已被删除。
  • 链接元素现在使用另一个链接的 Excel 区域作为其数据源（请参阅 切换到备用数据源）。

蓝色

数据链接边框已被选中。

当链接的 Excel 范围不能完全满足演示文稿需求时，您无需移动单元格或编辑其内容。您可以 调整链接范围 以匹配链接元素的数据布局，或 整理 Excel 数据以适配链接元素 以便为链接元素整理数据。

调整链接范围或编译数据时，无需打开 PowerPoint。要在 PowerPoint 中查看更改，请打开包含链接元素且这些元素使用该链接范围中数据的演示文稿，然后更新链接元素（请参阅 管理已链接元素中的数据）。

调整链接范围

将 Excel 范围链接到 PowerPoint 中的元素后，您可以通过三种不同方式调整这些链接范围：

通过移动数据链接框，在链接范围中包含不同的单元格。请按以下步骤操作：

  1. 选择链接范围周围的数据链接框。
  2. 拖动数据链接框并将其重新定位到要包含在数据链接中的单元格上。

添加或删除行和列

当您需要向链接图表添加另一个系列，或从链接表格中删除一行时，请调整数据链接框大小以包含或排除单元格。请按以下步骤操作：

  1. 选择链接范围周围的数据链接框。
  2. 选择并拖动角部控点，以调整数据链接框的大小。

转置并编辑链接范围的数据布局

PowerPoint 中的链接元素使用 thinkcell 的默认数据布局来解读和显示 Excel 数据。例如，当您从 Excel 区域创建柱形图时，图表默认使用行作为系列、列作为类别（请参阅 从 Excel 创建图表）。

您可以更改链接元素解读和显示 Excel 数据的方式，而无需编辑或移动 Excel 中的数据。为此，请转置或编辑链接区域的数据布局。

转置链接范围

要更改链接区域的行和列所表示的值（例如类别和系列标签），可以转置链接的 Excel 区域。转置链接区域不会更改或移动 Excel 中的数据；它只会改变链接元素显示数据的方式。

要转置链接范围，请右键单击链接范围周围的数据链接框，然后选择 Transpose Link image 。

编辑链接范围的数据布局

指定链接的 Excel 范围中的特定行和列是表示数据值，还是表示链接元素中的可选信息（例如系列和类别），或 100%= 行（请参阅 绝对值和相对值）。请按以下步骤操作：

  1. 在 Excel 中，右键单击链接范围周围的数据链接框，然后选择 Edit Data Layout Excel 链接上下文菜单编辑数据布局图标 。
  2. 使用复选框指定 thinkcell 如何解释链接范围中的行和列。

整理 Excel 数据以适配链接元素

将元素链接到 Excel 时，您想使用的数据可能与不需要的数据混在一起，或以您不想更改的格式排列。如果需要更灵活地让链接的 Excel 数据适配演示文稿，请考虑以下选项：

  • 在工作表的空单元格中填入引用其他单元格值的单元格引用，然后将包含引用的单元格链接到演示文稿。例如，在单元格 F8 中输入 =B5，使 F8 始终显示单元格 B5 中的值。要使用单元格 B5 中的数据且不影响该单元格，请将单元格 F8 链接到演示文稿。
  • 在工作表之间使用 Excel 单元格引用，并将要使用的所有数据收集到专用的接口工作表中。接口工作表允许您调整链接数据以适配演示文稿，而无需更改包含数据的原始工作表。例如，您可以在接口工作表单元格上使用 thinkcell round，持续对将显示在链接图表中的值进行舍入（请参阅 Excel 数据舍入）。
  • 要从图表中排除链接范围内的单元格，请使用 Excel 的 Hide 或 Group and Outline 功能。要在图表中再次显示隐藏数据，请在 Excel 中选择 Unhide，然后更新图表。

查看重复的链接范围

当您在 PowerPoint 和 Excel 之间创建数据链接时，thinkcell 会为链接的 Excel 范围分配一个数据链接 ID。如果您复制包含链接范围的工作簿或工作表，原始文件和副本中的链接范围会共享相同的数据链接 ID。

当有多个具有相同数据链接 ID 的链接区域处于打开状态时，每个链接区域下方会显示带颜色标识的选项卡，显示所有打开的重复项。选项卡颜色表示链接区域的状态。

选项卡颜色

数据链接状态

绿色

存在已打开的演示文稿，其中的链接元素使用该链接区域中的数据。

粉色

该链接区域是未使用的备用数据源（请参阅 切换到备用数据源）。

将鼠标悬停在选项卡上时，工具提示会显示包含该链接范围的工作表名称和工作簿文件路径。

要打开包含特定链接范围的工作表，请选择其选项卡。在 Excel 中选择这些选项卡不会更改 PowerPoint 中链接元素的数据源。要更改链接元素的数据源，请使用 Data Links 对话框 切换到备用数据源。

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