Gerenciar vínculos de dados

Esta página explica como gerenciar os vínculos de dados entre o PowerPoint e fontes externas, por exemplo, como ajustar intervalos vinculados do Excel, atualizar elementos vinculados individuais com novos dados e gerenciar atualizações para todos os elementos vinculados em sua apresentação com a caixa de diálogo Data Links.

Para saber mais sobre como criar vínculos de dados entre Excel e PowerPoint, consulte Criar elementos a partir do Excel. Para saber mais sobre como criar e gerenciar vínculos de dados entre o Tableau e o PowerPoint, consulte Criar elementos do Tableau.

Terminologia dos vínculos de dados

A tabela a seguir define termos específicos que aparecem nesta página.

Gerenciar intervalos vinculados do Excel

No Excel, você pode fazer alterações nos intervalos vinculados de várias maneiras que afetarão os elementos vinculados no PowerPoint. A alteração mais comum feita em um intervalo vinculado é alterar os valores de dados nas células vinculadas e, em seguida, atualizar os elementos vinculados com os novos dados. As seções a seguir explicam os outros ajustes que você pode fazer em intervalos vinculados que afetarão os elementos vinculados:

• Ajustar intervalos vinculados
• Transpor e editar o layout de dados de intervalos vinculados

O PowerPoint não precisa estar aberto enquanto você ajusta os intervalos vinculados do Excel. Para ver as alterações no PowerPoint, você precisa abrir uma apresentação que contenha links para o intervalo do Excel e atualizar os elementos vinculados (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados).

Você pode identificar os intervalos vinculados pelos quadros de vínculo de dados coloridos que aparecem ao redor deles. As cores do quadro indicam o status dos intervalos vinculados da seguinte forma:

• Verde: há apresentações abertas que contêm links para o intervalo do Excel.
• Vermelho: não há nenhuma apresentação aberta que contenha links para o intervalo do Excel.
• Azul: o quadro está selecionado.

Quando houver várias pastas de trabalho ou planilhas abertas com intervalo de dados vinculados que o think-cell reconhece como correspondência, guias pequenas aparecerão sob cada cópia do intervalo vinculado que mostram as outras cópias. Os intervalos de células que possuem um vínculo de dados com uma apresentação do PowerPoint aberta aparecem em guias verdes e os intervalos de células que não possuem vínculo de dado aparecem em guias vermelhas.

Ao passar o mouse sobre uma guia, uma dica de ferramenta aparece mostrando a planilha e a pasta de trabalho que contém essa cópia do intervalo vinculado. Para abrir uma planilha que contém uma cópia específica, selecione a guia que contém essa cópia. A seleção de guias no Excel não substitui a fonte de dados vinculada dos elementos no PowerPoint. Para substituir a fonte de dados de elementos vinculados, use a caixa de diálogo Data Links (consulte Mudar para fontes de dados alternativas).

Ajustar intervalos vinculados

Depois de criar intervalos vinculados do Excel, você pode ajustar o intervalo vinculado usando células diferentes na planilha ou incluindo e excluindo células. Isso é útil quando você precisa adicionar outra série a um gráfico vinculado ou remover uma linha de uma tabela vinculada.

Para ajustar um intervalo vinculado, selecione o quadro de vínculo de dados ao redor dele e escolha uma das seguintes opções:

• Para usar células diferentes na planilha como o intervalo vinculado, arraste e reposicione o quadro de vínculo de dados sobre as células que deseja no intervalo vinculado.
• Para incluir ou excluir células, redimensione o quadro do vínculo de dados selecionando e arrastando uma alça de canto até que as células desejadas estejam dentro do quadro.

Transpor e editar o layout de dados de intervalos vinculados

Elementos vinculados no PowerPoint usam um layout de dados padrão para interpretar e exibir dados do Excel. Por exemplo, em um intervalo do Excel vinculado a um gráfico de colunas, as linhas representam séries e as colunas representam categorias por padrão (consulte Criar gráficos a partir do Excel).

Você pode alterar a forma como o think-cell interpreta e exibe dados do Excel em elementos vinculados sem editar as células ou alterar os valores no intervalo vinculado do Excel. Para fazer isso, transponha um intervalo vinculado ou edite seu layout de dados.

Para transpor um intervalo vinculado, clique com o botão direito do mouse no quadro de vínculo de dados ao redor do intervalo vinculado e selecione Transpose Link .

Para editar o layout de dados de um intervalo vinculado, clique com o botão direito do mouse no quadro de vínculo de dado ao redor do intervalo vinculado e selecione Edit Data Layout . Para saber mais sobre a edição de layout de dados, consulte Editar layout da planilha de dados.

Gerenciar os dados em elementos vinculados

No PowerPoint, você pode atualizar os elementos vinculados com novos dados do Excel, reverter as atualizações de dados mais recentes em elementos vinculados ou permitir que o think-cell atualize os elementos vinculados atualizados automaticamente quando houver novos dados. As seções a seguir explicam como gerenciar os dados em elementos vinculados individualmente:

• Atualizar elementos vinculados manualmente
• Reverter atualizações de elementos vinculados
• Atualizar elementos vinculados automaticamente

Para atualizar um elemento vinculado no PowerPoint, think-cell deve se conectar à pasta de trabalho do Excel que contém o intervalo vinculado. Para esta conexão, o think-cell usa as seguintes informações sobre a pasta de trabalho do Excel:

• O nome e o caminho do arquivo da pasta de trabalho do Excel
• O nome da planilha que contém o intervalo de dados vinculado

Quando você seleciona um elemento vinculado em um slide, as informações sobre a pasta de trabalho e planilha vinculada aparecem na parte superior do elemento.

Para saber como gerenciar elementos vinculados quando o think-cell não conectou com os intervalos de dados do Excel, consulte as seguintes seções:

• Restaurar vínculos de dados desconectados
• Gerenciar os dados em elementos vinculados sem usar fontes de dados do Excel
• Mudar para fontes de dados alternativas

Atualizar elementos vinculados manualmente

Quando um elemento vinculado tem novos dados em seu intervalo vinculado do Excel, o quadro de seleção ao redor do elemento fica verde e o botão Update aparece acima do elemento.

Para atualizar o elemento com os novos dados, selecione Update . Como alternativa, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Update Once .

Reverter atualizações de elementos vinculados

Ao atualizar elementos vinculados, o think-cell armazena o conjunto de dados anterior dos elementos até que você feche a apresentação. Para reverter a última atualização de dados de um elemento vinculado, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Revert .

Você pode usar os botões Update Once e Revert para alternar entre a atualização de dados mais recente e os dados anteriores em elementos vinculados, mesmo quando o link de dados para a planilha do Excel vinculada esteja desconectado.

Atualizar elementos vinculados automaticamente

Você pode permitir que o think-cell se conecte a intervalos vinculados do Excel e atualize automaticamente os elementos vinculados sempre que os dados no Excel sejam alterados. Para fazer isso, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Update Automatically .

Desde que o think-cell possa se conectar ao intervalo vinculado do Excel, quaisquer alterações no intervalo vinculado do Excel aparecerão automaticamente no elemento vinculado (consulte Restaurar vínculos de dados desconectados).

Para interromper as atualizações automáticas de um elemento vinculado, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Disable Automatic Update ou Revert .

Restaurar vínculos de dados desconectados

Quando um vínculo de dado entre um elemento vinculado e seu intervalo vinculado do Excel é desconectado, um ponto de interrogação laranja ( ) aparece nos seguintes locais:

• Acima do elemento quando você o seleciona.
• Na minibarra de ferramentas do elemento, no botão Reverted .
  • Se você selecionou atualizações automáticas para o elemento, o ponto de interrogação laranja aparecerá no botão Automatic Update Enabled .
• Na caixa de diálogo Data Links, ao lado da fonte de dados do elemento vinculado (consulte Gerenciar dados vinculados com a caixa de diálogo Data Links).

Para restaurar um vínculo de dados desconectado em sua apresentação, siga estas etapas:

1. Selecione o elemento
2. Escolha uma das seguintes opções:
   • Na minibarra de ferramentas, selecione Update Once ou Update Automatically .
   • Selecione Open Datasheet . Como alternativa, clique duas vezes no elemento.

Se o think-cell conseguir se conectar ao intervalo vinculado do Excel, ele restaurará o vínculo de dados e os pontos de interrogação laranjas desaparecerão. Dependendo da sua escolha, o elemento é atualizado ou o intervalo vinculado do Excel é aberto.

Se o think-cell não conseguir se conectar ao intervalo vinculado do Excel, os pontos de exclamação vermelhos ( ) substituirão os pontos de interrogação laranjas. Se você selecionou Open Datasheet (ou clicou duas vezes no elemento), a planilha de dados do elemento será aberta. Para saber mais, consulte Restaurar vínculos de dados desconectados quando o think-cell não puder se conectar a intervalos vinculados do Excel e Gerenciar os dados em elementos vinculados sem usar fontes de dados do Excel.

Restaurar vínculos de dados desconectados quando o think-cell não puder se conectar a intervalos vinculados do Excel

Quando o think-cell não conseguir se conectar a um intervalo vinculado do Excel para restaurar um vínculo de dados., um ponto de exclamação vermelho ( ) substituirá o ponto de interrogação laranja acima dos elementos vinculados e dos botões de atualização. Entre as causas comuns estão alterações no nome ou local da pasta de trabalho ou planilha vinculada.

Quando houver alterações no nome ou local de uma pasta de trabalho ou planilha vinculada, você poderá restaurar os vínculos de dados desconectados manualmente. Para fazer isso, substitua a fonte de dados dos elementos vinculados (consulte Mudar para fontes de dados alternativas).

Gerenciar os dados em elementos vinculados sem usar fontes de dados do Excel

Quando o think-cell não conseguir restaurar um vínculo de dados, você ainda poderá gerenciar os dados nos elementos vinculados usando suas planilhas de dados de elementos (consulte Planilhas de dados de elementos). Para fazer isso, selecione o elemento e, em seguida, selecione Open Datasheet . Como alternativa, clique duas vezes no elemento. A planilha de dados do elemento é aberta, contendo uma cópia dos dados usados mais recentemente do intervalo vinculado do Excel.

Posteriormente, se você vincular o elemento a um intervalo do Excel, as alterações feitas no elemento com a planilha de dados do elemento não serão alteradas até atualizá-lo com os dados vinculados do Excel. Para garantir que alterações feitas no elemento com a planilha de dados do elemento não sejam substituídas, o think-cell desativa as atualizações automáticas de elementos vinculados quando você abre e edita as planilhas de dados do elemento.

Gerenciar dados vinculados com a caixa de diálogo Data Links

Quando você tem muitos elementos vinculados em sua apresentação, gerenciar seus dados individualmente pode ser impraticável. A caixa de diálogo Data Links fornece uma visão geral de todos os vínculos de dados em sua apresentação e permite gerenciar vários elementos vinculados simultaneamente.

Para abrir a caixa de diálogo Data Links, na faixa do PowerPoint, vá para Insert > think-cell > Tools e selecione Data Links . Como alternativa, selecione um elemento vinculado para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Open Data Links Dialog .

O lado esquerdo da caixa de diálogo exibe os elementos vinculados na apresentação da seguinte forma:

• Os slides que contêm elementos vinculados aparecem como miniaturas de slides.
• Em cada miniatura de slide, os elementos vinculados aparecem como espaços reservados cinza.
• Os elementos que têm uma atualização pendente disponível aparecem com o ícone de atualização verde neles (consulte Atualizar elementos vinculados manualmente).
• Os elementos com vínculos de dados desconectados aparecem com o ponto de interrogação laranja (consulte Restaurar vínculos de dados desconectados).
• Os elementos com um vínculo de dado desconectado que o think-cell não consegue restaurar aparecem com o ponto de exclamação vermelho (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados sem usar fontes de dados do Excel).

O lado direito da caixa de diálogo lista as fontes de dados vinculadas. Cada fonte de dados aparece ao lado do primeiro slide que contém um elemento vinculado a ele. A lista mostra as fontes de dados da seguinte forma:

• As fontes de dados do Excel aparecem agrupadas por pasta de trabalho:
  • O nome e o local do arquivo da pasta de trabalho aparecem primeiro.
  • Em cada pasta de trabalho, as planilhas vinculadas nessa pasta de trabalho aparecem como uma lista.
• As fontes de dados Tableau aparecem como URLs (consulte Criar elementos do Tableau).

Ao passar o mouse sobre um espaço reservado de elemento em uma miniatura de slide, a fonte de dados vinculada do elemento é destacada na lista. Uma dica de ferramenta exibe o nome da planilha, o caminho do arquivo da pasta de trabalho, o estado atual de atualização do elemento e a última vez que o elemento recebeu novos dados do Excel.

Se você selecionar o espaço reservado do elemento, a fonte de dados vinculada na caixa de diálogo e o elemento real no slide também serão selecionados e o slide que contém o elemento abrirá. Acima da fonte de dados, uma barra flutuante aparece com os botões de atualização de dados. Você pode atualizar os elementos vinculados na caixa de diálogo Data Links com os botões de atualização da mesma forma que os atualiza individualmente no slide (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados). Você também pode selecionar vários elementos vinculados e gerenciar suas atualizações simultaneamente (consulte Selecionar e gerenciar vários elementos vinculados).

Para abrir o intervalo vinculado do Excel de um elemento, na lista de miniaturas de slides, clique duas vezes no espaço reservado do elemento. Se o think-cell não conseguir se conectar à pasta de trabalho ou planilha do Excel vinculada, na caixa de diálogo, um ponto de interrogação vermelho aparecerá ao lado da pasta de trabalho ou planilha e a planilha de dados do elemento será aberta (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados sem usar fontes de dados do Excel).

Para destacar todos os elementos vinculados em sua apresentação, selecione Highlight on Slide. Um realce verde aparece em todos os elementos vinculados em sua apresentação. Se você quiser que um elemento permaneça destacado, selecione o espaço reservado do elemento e, em seguida, na barra flutuante, selecione Always Highlight on Slide.

Selecionar e gerenciar vários elementos vinculados

Você pode selecionar vários elementos vinculados na caixa de diálogo Data Links e, em seguida, gerenciar os elementos selecionados simultaneamente usando os botões de atualização de dados (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados).

Para selecionar vários elementos vinculados, execute uma das seguintes ações:

• Selecione uma fonte de dados na coluna da direita para selecionar todos os elementos vinculados a essa fonte.
• Selecione uma miniatura de slide para selecionar todos os elementos vinculados naquele slide.
• Selecione e mantenha pressionada a tecla Ctrl e, em seguida, selecione vários elementos, miniaturas de slides ou fontes de dados.
• Selecione e mantenha pressionada a tecla Shift e, em seguida, selecione um intervalo de miniaturas de slides ou fontes de dados.
• Selecione Ctrl+A ou Select All Linked Elements para selecionar todos os elementos vinculados na apresentação.

Depois de selecionar vários elementos vinculados, você pode filtrar sua seleção para conter elementos vinculados específicos, como remover de sua seleção os elementos que já estão atualizados. Para filtrar sua seleção, use as seguintes caixas de seleção Filter Selection:

• : elementos que não contêm os dados do Excel vinculados mais recentes e elementos com vínculos de dados desconectados (consulte Restaurar vínculos de dados desconectados).
• : elementos atualizados.
• : elementos que têm atualizações automáticas ativadas.
• : elementos vinculados ao Tableau (consulte Criar elementos do Tableau).

Após selecionar os elementos vinculados desejados, você pode usar os botões de atualização de dados na barra flutuante para gerenciar os dados nos elementos em sua seleção.

Mudar para fontes de dados alternativas

Às vezes, você precisa fazer alterações em uma pasta de trabalho do Excel que tem vínculos de dados a elementos no PowerPoint. Se você renomear, mover ou duplicar uma planilha ou pasta de trabalho que contenha um intervalo vinculado, o think-cell não mudará automaticamente para a fonte de dados alterada para atualizar os vínculos de dados. Em vez disso, a fonte de dados alterada se torna uma fonte alternativa para os elementos vinculados.

Na caixa de diálogo Data Links, as fontes alternativas aparecem no menu suspenso Data Source. Quando o think-cell detecta uma nova fonte alternativa pela primeira vez, os indicadores aparecem nestes locais:

• Na faixa do think-cell, no ícone do botão Data Links.
• Na caixa de diálogo Data Links, ao lado das fontes de dados listadas que têm uma nova fonte alternativa e ao lado do menu suspenso Data Source.

Para mudar a fonte de dados de elementos vinculados para fontes alternativas, siga estas etapas:

1. Na caixa de diálogo Data Links, escolha como deseja alternar as fontes:
   • Para mudar um elemento vinculado para a fonte alternativa, selecione o espaço reservado do elemento.
   • Para mudar todos os elementos vinculados em um slide para a fonte alternativa, selecione a miniatura do slide.
   • Para mudar todos os elementos vinculados que usam a mesma pasta de trabalho ou planilha como fonte para a fonte alternativa, selecione a pasta de trabalho ou planilha.
2. Abra o menu suspenso Data Source.
3. No menu suspenso, selecione a fonte alternativa.

Remover vínculos de dados

Você pode remover vínculos de dados entre elementos e intervalos do Excel do PowerPoint ou do Excel. A remoção de um vínculo de dados apenas encerra a relação entre um elemento específico no PowerPoint e seu intervalo de células vinculado no Excel. No Excel, o conteúdo da célula não muda; no PowerPoint, o elemento permanece na apresentação com seu conjunto de dados mais recente.

Ao remover um vínculo de dados de um elemento vinculado no PowerPoint, o intervalo vinculado do Excel mantém os vínculos de dados que possui com outros elementos vinculados. Da mesma forma, quando você remove um vínculo de dados de um intervalo vinculado do Excel, os elementos que se vinculam a esse intervalo mantêm seus vínculos de dados, mas não podem mais atualizar seus dados usando esse intervalo específico. Você ainda pode alterar a fonte de dados deles e continuar usando-os como elementos vinculados (consulte Mudar para fontes de dados alternativas).

Para remover um vínculo de dado de um elemento vinculado no PowerPoint, clique com o botão direito do mouse no elemento para abrir o menu de contexto e selecione Break Excel Link . Você também pode selecionar vários elementos vinculados em um slide e remover seus vínculos de dados da mesma maneira (consulte Selecionar objetos).

Você pode remover vários vínculos de dados em uma apresentação simultaneamente excluindo a lista de fontes de dados na caixa de diálogo Data Links (consulte Gerenciar dados vinculados com a caixa de diálogo Data Links). Para fazer isso, na caixa de diálogo, selecione as pastas de trabalho e planilhas que deseja remover e selecione Del (consulte Selecionar e gerenciar vários elementos vinculados).

Para remover um vínculo de dados de um intervalo vinculado no Excel, clique com o botão direito do mouse no quadro ao redor do intervalo vinculado para abrir o menu de contexto e selecione Delete .

No Excel, você pode remover vínculos de dados de todos os intervalos vinculados que tenham vínculos de dados desconectados. Para fazer isso, na faixa do Excel, vá para Insert > think-cell > Tools e selecione Delete Disconnected Links . Como alternativa, clique com o botão direito do mouse em um quadro vermelho ao redor de um intervalo vinculado para abrir o menu de contexto e selecione Delete Disconnected Data Links .

Perguntas frequentes sobre os vínculos de dados do Excel

O que acontece quando um elemento vinculado é copiado?

Quando você copia um elemento vinculado, tanto o elemento original como a cópia estão vinculados ao mesmo intervalo de dados do Excel e recebem atualizações de dados da mesma forma (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados).

O que acontece quando eu excluo elementos vinculados?

Ao excluir um elemento vinculado, você também remove o vínculo de dado ao Excel juntamente com ele. Se não houver outros elementos em uma apresentação aberta vinculados ao mesmo intervalo de dados do Excel, o quadro ao redor do intervalo vinculado do Excel ficará vermelho. O intervalo vinculado não é afetado de nenhuma outra forma. Para saber mais, consulte Remover vínculos de dados.

Como faço para remover os quadros vermelhos nas minhas planilhas de dados do Excel?

Um quadro vermelho em torno de um intervalo vinculado indica um vínculo de dado desconectado, ou seja, não há apresentações abertas com vínculos de dados que utilizem o intervalo vinculado. Isso não significa necessariamente que não existam elementos vinculados que usem esse intervalo de células.

Você pode remover um quadro em torno de um intervalo vinculado removendo o vínculo de dado. A remoção de um vínculo de dado em um intervalo do Excel não afeta os dados no intervalo. Para remover vínculos de dados de todos os intervalos vinculados que tenham vínculos de dados desconectados, na faixa do Excel, vá para Insert > think-cell > Tools e selecione Delete Disconnected Links . Como alternativa, clique com o botão direito do mouse em um quadro vermelho ao redor de um intervalo vinculado para abrir o menu de contexto e selecione Delete Disconnected Data Links . Para saber mais, consulte Remover vínculos de dados.

Por que meu elemento vinculado indica uma atualização pendente, apesar de os dados no Excel não terem sido alterados?

Mesmo pequenas alterações nos dados do Excel, como alterações em separadores decimais ou símbolos monetários, são considerados como novos dados para um elemento vinculado.

Se você vir atualizações pendentes para um elemento vinculado e tem certeza de que não há novos dados no intervalo vinculado do Excel, verifique se há alterações de dados na planilha de dados do elemento. Para saber mais sobre como alterar dados em elementos vinculados com as planilhas de dados de elementos, consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados sem usar fontes de dados do Excel.

Por que o Excel fica lento quando tenho muitos intervalos vinculados?

Você pode melhorar o desempenho do Excel desativando a verificação automática de erros. Para fazer isso, execute estes passos:

1. Na faixa do Excel, vá para File > Excel Options.
2. Na caixa de diálogo Excel Options, selecione a guia Formulas.
3. Na seção Error Checking, cancele Enable background error checking.

Tenho muitos arquivos do Excel para visualizar no think-cell. Posso executar o think-cell em modo de lote?

Sim, o think-cell oferece funções para atualizar gráficos com dados de intervalos do Excel programaticamente, e para criar apresentações a partir de modelos. Para saber mais, consulte Automação com dados do Excel.

Quais são as vantagens dos vínculos de dados sobre o Microsoft OLE?

Você pode estar familiarizado com o OLE (Object Linking and Embedding) no Microsoft Office. O funcionamento do OLE é parecido com os vínculos de dados do think-cell, permitindo criar gráficos no PowerPoint que, depois, podem ser atualizados com dados do Excel. Entretanto, a técnica de vínculos do think-cell tem várias vantagens em relação ao OLE:

• Os gráficos são sempre os mesmos, quer estejam vinculados ou não. Mesmo os gráficos vinculados são gráficos nativos do PowerPoint e não gráficos do Excel colados no PowerPoint. Em particular, os dados em que se baseiam o gráfico também são armazenados na apresentação, e podem ser vistos e editados mesmo se o arquivo ao qual estão vinculados estiver indisponível.
• Os gráficos podem ser vinculados ao Excel a qualquer momento e não apenas quando são criados.
• Os gráficos vinculados permanecem editáveis, mesmo quando a fonte de dados vinculada não está disponível.