Gerenciar vínculos de dados

Esta página explica como gerenciar os vínculos de dados entre o Excel e o PowerPoint, como ajustar intervalos vinculados do Excel, atualizar elementos vinculados individuais com novos dados e gerenciar atualizações para todos os elementos vinculados em sua apresentação com a caixa de diálogo Data Links.

Para saber mais sobre como criar vínculos de dados entre Excel e PowerPoint, consulte Criar elementos a partir do Excel.

Gerenciar intervalos vinculados do Excel

No Excel, você pode fazer alterações nos intervalos vinculados de várias maneiras que afetarão os elementos vinculados no PowerPoint. A alteração mais comum feita em um intervalo vinculado é alterar os valores de dados nas células vinculadas e, em seguida, atualizar os elementos vinculados com os novos dados. As seções a seguir explicam os outros ajustes que você pode fazer em intervalos vinculados que afetarão os elementos vinculados:

• Ajustar intervalos vinculados de células
• Transpor e editar o layout de dados de intervalos vinculados

Você não precisa ter o PowerPoint aberto para ajustar os intervalos vinculados do Excel. Para ver as alterações no PowerPoint, você precisa abrir uma apresentação que contenha links para o intervalo do Excel e atualizar os elementos vinculados (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados).

Você pode identificar os intervalos vinculados pelos quadros coloridos que aparecem ao redor deles. As diferentes cores de quadro indicam o status dos intervalos vinculados da seguinte forma:

• Quadro verde: há apresentações abertas que contêm links para o intervalo do Excel.
• Quadro azul: o quadro está selecionado.
• Quadro vermelho: não há nenhuma apresentação aberta que contenha links para o intervalo do Excel.

Quando houver várias pastas de trabalho ou planilhas abertas que contenham o mesmo intervalo de dados vinculado, guias pequenas aparecem sob cada cópia do intervalo vinculado que mostram as outras cópias. As cópias que têm um vínculo ativo com uma apresentação do PowerPoint aberta aparecem nas guias verdes e as cópias que não têm vínculos de dados ativos aparecem nas guias vermelhas.

Ao passar o mouse sobre uma guia, uma dica de ferramenta aparece mostrando a planilha e a pasta de trabalho que contém essa cópia do intervalo vinculado. Para abrir uma planilha que contém uma cópia específica, selecione a guia que contém essa cópia. A seleção de guias no Excel não substitui a fonte de dados ativa dos elementos vinculados no PowerPoint. Para substituir a fonte de dados de elementos vinculados, use a caixa de diálogo Data Links (consulte Substituir a fonte de dados de elementos vinculados).

Ajustar intervalos vinculados de células

Depois de criar intervalos vinculados do Excel, você pode ajustar o intervalo vinculado usando células diferentes na planilha ou adicionando e removendo células. Isso é útil quando você precisa adicionar outra série a um gráfico vinculado ou remover uma linha de uma tabela vinculada.

Para ajustar um intervalo vinculado, selecione o quadro ao redor dele e escolha uma das seguintes opções:

• Para usar células diferentes na planilha como o intervalo vinculado, arraste e reposicione o quadro sobre as células que deseja no intervalo vinculado.
• Para adicionar mais células ao intervalo vinculado, redimensione o quadro selecionando e arrastando uma alça de canto até que as células desejadas estejam dentro do quadro.
• Para remover células do intervalo vinculado, redimensione o quadro selecionando e arrastando uma alça de canto até que as células que você deseja remover estejam fora do quadro.

Transpor e editar o layout de dados de intervalos vinculados

Elementos vinculados no PowerPoint usam um layout de dados padrão para exibir dados do Excel. Por exemplo, em um intervalo do Excel vinculado a um gráfico de colunas, as linhas representam séries e as colunas representam categorias por padrão (consulte Criar gráficos a partir do Excel).

Você pode alterar a forma como o think-cell interpreta e exibe dados do Excel em elementos vinculados sem editar as células ou alterar os valores no intervalo vinculado do Excel. Para fazer isso, transponha os intervalos vinculados ou edite seu layout de dados.

Para transpor um intervalo de dados vinculado, clique com o botão direito do mouse no quadro ao redor do intervalo vinculado e selecione Transpose Link . Para saber mais sobre a transposição de intervalos de dados, consulte Transpor a planilha de dados.

Para editar o layout de dados de um intervalo de dados vinculado, clique com o botão direito do mouse no quadro ao redor do intervalo vinculado e selecione Edit Data Layout . Para saber mais sobre a edição de layout de dados, consulte Editar layout da planilha de dados.

Gerenciar os dados em elementos vinculados

No PowerPoint, você pode atualizar os elementos vinculados com novos dados do Excel, reverter as atualizações de dados mais recentes em elementos vinculados ou permitir que o think-cell atualize os elementos vinculados atualizados automaticamente quando houver novos dados. As seções a seguir explicam como gerenciar os dados em elementos vinculados individualmente:

• Atualizar elementos vinculados manualmente
• Reverter atualizações de elementos vinculados
• Atualizar elementos vinculados automaticamente

Para atualizar um elemento vinculado, o think-cell deve estabelecer um vínculo de dados para a pasta de trabalho do Excel que contém o intervalo vinculado. Para estabelecer o vínculo de dados, o think-cell salva e usa os seguintes dados da pasta de trabalho do Excel:

• O nome e o caminho do arquivo da pasta de trabalho do Excel
• O nome da planilha que contém o intervalo de dados vinculado

Quando você seleciona um elemento vinculado em um slide, os dados sobre a pasta de trabalho vinculada aparecem na parte superior do elemento.

Para saber como gerenciar elementos vinculados quando o think-cell não estabeleceu um vínculo com os intervalos de dados do Excel, consulte as seguintes seções:

• Restabelecer vínculos de dados
• Atualizar elementos vinculados sem fontes de dados do Excel
• Substituir a fonte de dados de elementos vinculados

Atualizar elementos vinculados manualmente

Quando um elemento vinculado tem novos dados em seu intervalo vinculado do Excel, o quadro de seleção ao redor do elemento fica verde e o botão Update aparece acima do elemento.

Para atualizar o elemento com os novos dados, selecione Update . Como alternativa, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Update Once .

Reverter atualizações de elementos vinculados

Ao atualizar elementos vinculados, o think-cell armazena os dados dos elementos antes da última atualização até que você feche a apresentação. Para reverter a última atualização de dados de um elemento vinculado, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Revert .

Você pode usar os botões Update Once e Revert para alternar entre a atualização de dados mais recente e os dados anteriores em elementos vinculados, mesmo após fechar a pasta de trabalho vinculada do Excel.

Atualizar elementos vinculados automaticamente

Você pode permitir que o think-cell atualize automaticamente elementos vinculados sempre que seus dados vinculados do Excel mudarem. Para fazer isso, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Update Automatically .

Desde que o think-cell tenha estabelecido um vínculo entre o elemento vinculado e seu intervalo vinculado do Excel, quaisquer alterações no intervalo vinculado do Excel aparecerão automaticamente no elemento vinculado Restabelecer vínculos de dados.

Para interromper as atualizações automáticas de um elemento vinculado, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Disable Automatic Update .

Restabelecer vínculos de dados

Se o think-cell não tiver estabelecido um vínculo de dados entre os elementos vinculados e seus intervalos do Excel, um ponto de interrogação laranja ( ) aparecerá nos seguintes locais para indicar o vínculo de dados ausentes:

• Quando você seleciona um elemento vinculado, o ponto de interrogação aparece acima do elemento.
• Na minibarra de ferramentas do elemento, o ponto de interrogação aparece no botão Reverted .
  • Se você selecionou atualizações automáticas para o elemento, o ponto de interrogação laranja aparecerá no botão Automatic Update Enabled .
• Na caixa de diálogo Data Links, o ponto de interrogação aparece ao lado da fonte de dados do elemento vinculado (consulte Gerenciar dados vinculados com a caixa de diálogo de vínculos de dados).

Para restabelecer um vínculo de dados em sua apresentação, abra o intervalo vinculado do Excel. Para abrir o intervalo vinculado do Excel de um elemento vinculado, selecione o elemento e, em seguida, selecione Open Datasheet . Como alternativa, clique duas vezes no elemento. Se think-cell restabelecer o vínculo para o intervalo do Excel, os pontos de interrogação laranja desaparecerão.

Você também pode restabelecer um vínculo de dados e atualizar um elemento vinculado sem abrir seu intervalo vinculado do Excel. Para fazer isso, selecione o elemento para abrir a minibarra de ferramentas e, em seguida, selecione Update Once ou Update Automatically . No plano de fundo, o think-cell tenta restabelecer o vínculo e atualizar o elemento com novos dados no intervalo vinculado.

Quando o think-cell não consegue restabelecer um vínculo de dado com o Excel, um ponto de exclamação vermelho ( ) substituirá o ponto de interrogação laranja acima dos elementos vinculados e dos botões de atualização. Isso geralmente significa que o nome ou o local da pasta de trabalho ou planilha vinculada foi alterado. Você pode restabelecer o vínculo manualmente alterando a fonte de dados dos elementos vinculados (consulte Substituir a fonte de dados de elementos vinculados).

Atualizar elementos vinculados sem fontes de dados do Excel

Se o think-cell não puder restabelecer um vínculo de dado com o Excel, você ainda pode atualizar os dados nos elementos vinculados usando suas planilhas de dados de elementos (consulte Planilhas de dados de elementos). Para fazer isso, selecione o elemento e, em seguida, selecione Open Datasheet . Como alternativa, clique duas vezes no elemento. A planilha de dados do elemento é aberta, contendo os dados usados mais recentemente do intervalo vinculado do Excel.

Se você estabelecer posteriormente um vínculo de dado com um intervalo do Excel, quaisquer alterações na planilha de dados do elemento permanecerão até que você atualize o elemento com os dados vinculados do Excel. Para garantir que suas alterações na planilha de dados do elemento não sejam substituídas, o think-cell desativa as atualizações automáticas de elementos vinculados quando você abre e edita as folhas de dados do elemento.

Gerenciar dados vinculados com a caixa de diálogo de vínculos de dados

Quando você tem muitos elementos vinculados em sua apresentação, gerenciar seus dados individualmente pode ser impraticável. A caixa de diálogo Data Links oferece uma visão geral de todos os vínculos de dados em sua apresentação e permite gerenciar vários elementos vinculados simultaneamente.

Para abrir a caixa de diálogo Data Links, na faixa do PowerPoint, vá para Insert > think-cell > Tools e selecione Data Links . Como alternativa, selecione um elemento vinculado para abrir a minibarra de ferramentas e selecione Open Data Links Dialog .

O lado esquerdo da caixa de diálogo exibe os elementos vinculados na apresentação da seguinte forma:

• Os slides que contêm elementos vinculados aparecem como miniaturas de slides.
• Em cada miniatura de slide, os elementos vinculados aparecem como espaços reservados cinza.
• Os elementos que têm uma atualização pendente disponível aparecem com o ícone de atualização verde neles (consulte Atualizar elementos vinculados manualmente).
• Os elementos com um vínculo de dado não estabelecido pelo think-cell aparecem com o ponto de interrogação laranja (consulte Restabelecer vínculos de dados).
• Os elementos com um vínculo de dado que o think-cell não consegue estabelecer aparecem com o ponto de exclamação vermelho neles (consulte Atualizar elementos vinculados sem fontes de dados do Excel).

O lado direito da caixa de diálogo lista as fontes de dados vinculadas da seguinte forma:

• Cada fonte de dados aparece ao lado do primeiro slide que contém um elemento vinculado a ele.
• As fontes de dados do Excel na lista são planilhas que contêm intervalos vinculados.
• Se houver fontes de dados alternativas para elementos vinculados, elas aparecerão abaixo das fontes de dados às quais os elementos estão atualmente vinculados (consulte Substituir a fonte de dados de elementos vinculados).
• As fontes de dados Tableau aparecem como URLs (consulte Vínculos de dados Tableau).

Ao passar o mouse sobre um espaço reservado de elemento em uma miniatura de slide, a fonte de dados vinculada do elemento é destacada na lista. Uma dica de ferramenta exibe o nome da planilha, o caminho do arquivo da pasta de trabalho, o estado atual de atualização do elemento e a última vez que o elemento recebeu novos dados do Excel.

Se você selecionar o espaço reservado do elemento, a fonte de dados vinculada na caixa de diálogo e o elemento real no slide também serão selecionados. Acima da fonte de dados, uma barra flutuante aparece com os botões de atualização de dados. Você pode atualizar os elementos vinculados na caixa de diálogo Data Links com os botões de atualização da mesma forma que os atualiza individualmente no slide (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados). Você também pode selecionar vários elementos vinculados e gerenciar suas atualizações simultaneamente (consulte Selecionar e gerenciar vários elementos vinculados).

Para abrir o intervalo vinculado do Excel de um elemento, na lista de miniaturas de slides, clique duas vezes no espaço reservado do elemento. Se a pasta de trabalho vinculada do Excel não estiver disponível, a planilha de dados do elemento será aberta (consulte Atualizar elementos vinculados sem fontes de dados do Excel).

Para destacar os elementos vinculados na apresentação, selecione Highlight on Slide. Um destaque verde aparece em todos os elementos vinculados em sua apresentação. Se quiser que um elemento permaneça destacado quando fechar e reabrir a apresentação, selecione o espaço reservado do elemento e, em seguida, na barra flutuante, selecione Always Highlight on Slide e salve a apresentação.

Selecionar e gerenciar vários elementos vinculados

Você pode selecionar vários elementos vinculados na caixa de diálogo Data Links e, em seguida, gerenciar os elementos selecionados simultaneamente usando os botões de atualização de dados (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados).

Para selecionar vários elementos vinculados, execute uma das seguintes ações:

• Selecione uma fonte de dados na coluna da direita para selecionar todos os elementos vinculados a essa fonte.
• Selecione uma miniatura de slide para selecionar todos os elementos vinculados naquele slide.
• Selecione e mantenha pressionada a tecla Ctrl e selecione vários elementos, miniaturas de slides ou fontes de dados.
• Selecione e mantenha pressionada a tecla Shift e selecione um intervalo de miniaturas de slides ou fontes de dados.
• Selecione Ctrl+A ou Select All para selecionar todos os elementos vinculados na apresentação.

Depois de selecionar vários elementos vinculados, você pode filtrar sua seleção para conter elementos vinculados específicos, como remover de sua seleção os elementos que já estão atualizados. Para filtrar sua seleção, use as seguintes caixas de seleção Filter Selection:

• : elementos que não contêm os dados do Excel vinculados mais recentemente e elementos que não têm sua fonte de dados aberta.
• : elementos atualizados.
• : elementos que têm atualizações automáticas ativadas.
• : elementos vinculados ao Tableau (consulte Vínculos de dados Tableau).

Após selecionar os elementos vinculados desejados, você pode usar os botões de atualização de dados na barra flutuante para gerenciar os dados nos elementos em sua seleção.

Substituir a fonte de dados de elementos vinculados

Às vezes, você precisa fazer alterações em uma pasta de trabalho do Excel que tem vínculos de dados a elementos no PowerPoint. Se você renomear ou mover uma planilha ou pasta de trabalho que contenha um intervalo vinculado, o think-cell não alternará automaticamente para a fonte de dados alterada para atualizar os vínculos de dados. Em vez disso, a fonte de dados alterada se torna uma fonte alternativa para os elementos vinculados.

Na caixa de diálogo Data Links, as fontes alternativas aparecem abaixo da fonte de dados usada mais recentemente para cada elemento. Quando o think-cell reconhece uma nova fonte alternativa pela primeira vez, na faixa think-cell faixa, um ponto laranja aparece no botão Data Links e, na caixa de diálogo Data Links, um ponto verde piscante aparece ao lado da fonte alternativa.

Para substituir a fonte de dados de um elemento vinculado por uma fonte alternativa, na caixa de diálogo, selecione o elemento, passe o mouse sobre a fonte alternativa e selecione Replace Data Source .

Remover vínculos de dados

Você pode remover vínculos de dados entre elementos e intervalos do Excel do PowerPoint ou do Excel. A remoção de um vínculo de dado só interrompe a conexão entre o PowerPoint e o Excel para o elemento ou intervalo do Excel específico. Assim, as células no Excel não mudam e os elementos vinculados permanecem na apresentação com seus dados mais recentes.

Quando você remove um vínculo de dados de um elemento vinculado no PowerPoint, o intervalo vinculado do Excel retém seu vínculo de dados e quaisquer outros elementos vinculados a esse intervalo mantêm seus vínculos de dados. Da mesma forma, quando você remove um vínculo de dados de um intervalo vinculado do Excel, os elementos que se vinculam a esse intervalo mantêm seus vínculos de dados, mas não podem atualizar seus dados usando esse intervalo específico. Você pode alterar a fonte de dados deles e continuar usando-os como elementos vinculados (consulte Substituir a fonte de dados de elementos vinculados).

Para remover um vínculo de dado de um elemento vinculado no PowerPoint, clique com o botão direito do mouse no elemento para abrir o menu de contexto e selecione Break Excel Link . Você também pode selecionar vários elementos vinculados em um slide e remover seus vínculos de dados da mesma maneira (consulte Selecionar vários objetos).

Você pode remover vários vínculos de dados em uma apresentação simultaneamente com a caixa de diálogo Data Links (consulte Gerenciar dados vinculados com a caixa de diálogo de vínculos de dados). Para fazer isso, na caixa de diálogo, selecione as fontes de dados que deseja remover e selecione Del (consulte Selecionar e gerenciar vários elementos vinculados).

Para remover um vínculo de dados de um intervalo vinculado no Excel, clique com o botão direito do mouse no quadro ao redor do intervalo vinculado para abrir o menu de contexto e selecione Delete .

No Excel, você pode excluir os vínculos de dados de todos os intervalos vinculados que atualmente não têm um arquivo PowerPoint aberto que contenha vínculo a eles. Para fazer isso, na faixa do Excel, vá para Insert > think-cell > Tools e selecione Delete Disconnected Links . Como alternativa, clique com o botão direito do mouse em um quadro vermelho ao redor de um intervalo vinculado para abrir o menu de contexto e selecione Delete Disconnected Data Links .

Perguntas frequentes sobre os vínculos de dados do Excel

O que acontece quando um elemento vinculado é copiado?

Quando você copia um elemento vinculado, tanto o elemento original como a cópia estão vinculados ao mesmo intervalo de dados do Excel e recebem atualizações de dados da mesma forma (consulte Gerenciar os dados em elementos vinculados).

O que acontece quando eu excluo elementos vinculados?

Ao excluir um elemento vinculado, você também remove o vínculo de dado ao Excel juntamente com ele. Se não houver outros elementos em uma apresentação aberta vinculados ao mesmo intervalo de dados do Excel, o quadro ao redor do intervalo vinculado do Excel ficará vermelho. O intervalo de dados vinculado não é afetado de nenhuma outra forma. Para saber mais, consulte Remover vínculos de dados.

Como faço para remover os quadros vermelhos nas minhas planilhas de dados do Excel?

Um quadro vermelho ao redor de um intervalo vinculado indica que não há apresentações abertas com vínculos para esse intervalo. Isso não significa necessariamente que não existe um elemento com vínculo para aquele intervalo de dados.

Você pode remover um quadro em torno de um intervalo vinculado removendo o vínculo de dado. A remoção de um vínculo de dado em um intervalo do Excel não afeta os dados no intervalo. Para saber mais, consulte Remover vínculos de dados.

Por que meu elemento vinculado indica uma atualização pendente, apesar de os dados no Excel não terem sido alterados?

Mesmo pequenas alterações nos dados do Excel, como alterações em separadores decimais ou símbolos monetários, são considerados como novos dados para um elemento vinculado.

Se você vir atualizações pendentes para um elemento vinculado e tem certeza de que não há novos dados no intervalo vinculado do Excel, verifique se há alterações de dados na planilha de dados do elemento. Para saber mais sobre como alterar dados em elementos vinculados com as planilhas de dados de elementos, consulte Atualizar elementos vinculados sem fontes de dados do Excel.

Por que o Excel fica lento quando tenho muitos intervalos de dados vinculados?

Você pode melhorar o desempenho do Excel desativando a verificação automática de erros. Para fazer isso, execute estes passos:

1. Na faixa do Excel, vá para File > Excel Options.
2. Na caixa de diálogo Excel Options, selecione a guia Formulas.
3. Na seção Error Checking, cancele Enable background error checking.

Tenho muitos arquivos do Excel para visualizar no think-cell. Posso executar o think-cell em modo de lote?

Sim, o think-cell oferece funções para atualizar gráficos com dados de intervalos do Excel programaticamente, e para criar apresentações a partir de modelos. Para saber mais, consulte Automação com dados do Excel.

Quais são as vantagens dos vínculos de dados sobre o Microsoft OLE?

Você pode estar familiarizado com o OLE (Object Linking and Embedding) no Microsoft Office. OLE é semelhante ao funcionamento dos vínculos de dados do think-cell, permitindo criar gráficos no PowerPoint que podem depois ser atualizados com alterações de dados no Excel. Entretanto, a técnica de vínculos do think-cell tem várias vantagens sobre o OLE:

• Os gráficos são sempre os mesmos, quer estejam vinculados ou não. Mesmo os gráficos vinculados são gráficos nativos do PowerPoint e não gráficos do Excel colados no PowerPoint. Em particular, os dados em que se baseiam o gráfico também são armazenados na apresentação, e podem ser vistos e editados mesmo se o arquivo ao qual estão vinculados estiver indisponível.
• Os gráficos podem ser vinculados ao Excel a qualquer momento e não apenas quando são criados.
• Os gráficos vinculados permanecem editáveis, mesmo quando a fonte de dados vinculada não está disponível.