Administrar vínculos de datos

Esta página explica cómo administrar los vínculos de datos entre PowerPoint y orígenes de datos externos, como ajustar los rangos de Excel vinculados, actualizar elementos vinculados individuales con nuevos datos y administrar actualizaciones para todos los elementos vinculados en su presentación con el cuadro de diálogo Data Links.

Para obtener más información sobre cómo crear vínculos de datos entre Excel y PowerPoint, consulte Crear elementos desde Excel. Para obtener más información sobre cómo crear y administrar vínculos de datos entre Tableau y PowerPoint, consulte Crear elementos desde Tableau.

Terminología de los vínculos de datos

La siguiente tabla define términos específicos que aparecen en esta página.

Administrar rangos de Excel vinculados

En Excel, puede realizar cambios en los rangos vinculados de varias maneras que afectarán a los elementos vinculados en PowerPoint. El cambio más habitual a un rango vinculado es cambiar los valores de datos en las celdas vinculadas y luego actualizar los elementos vinculados con los nuevos datos. Las siguientes secciones explican los otros ajustes que puede realizar en los rangos vinculados que afectarán a los elementos vinculados:

• Ajustar rangos vinculados
• Transponer y editar el diseño de datos de los rangos vinculados

No es necesario tener PowerPoint abierto mientras se ajustan los rangos de Excel vinculados. Para ver los cambios en PowerPoint, debe abrir una presentación que contenga vínculos al rango de Excel y actualizar los elementos vinculados (consulte Administrar los datos en elementos vinculados).

Puede identificar rangos vinculados por los marcos de vínculos de datos codificados por colores que aparecen a su alrededor. Los colores del marco indican el estado de los rangos vinculados de la siguiente manera:

• Verde: Hay presentaciones abiertas que contienen vínculos al rango de Excel.
• Rojo: No hay presentaciones abiertas que contengan enlaces al rango de Excel.
• Azul: El marco se selecciona.

Cuando hay varios libros u hojas de cálculo abiertos con rangos de celdas vinculadas que think-cell reconozca como coincidencias, aparecen pequeñas pestañas debajo de cada copia del rango vinculado que muestran las otras copias. Los rangos de celdas que presentan un vínculo activo a una presentación de PowerPoint abierta aparecen en pestañas verdes y los rangos de celdas que presentan vínculos de datos desconectados aparecen en pestañas rojas.

Al pasar el cursor sobre una pestaña, aparece una sugerencia que muestra la hoja de cálculo y el libro que contiene esa copia del rango vinculado. Para abrir una hoja de cálculo que contenga una copia específica, seleccione la pestaña que contiene esa copia. La selección de las pestañas en Excel no sustituye al origen de datos vinculados de los elementos en PowerPoint. Para sustituir el origen de datos de los elementos vinculados, utilice el cuadro de diálogo Data Links (consulte Cambiar a orígenes de datos alternativos).

Ajustar rangos vinculados

Después de crear rangos de Excel vinculados, puede ajustar el rango vinculado utilizando diferentes celdas en la hoja de cálculo o incluyendo o excluyendo celdas. Esto es útil cuando necesita agregar otra serie a un gráfico vinculado o eliminar una fila de una tabla vinculada.

Para ajustar un rango vinculado, seleccione el marco de vínculo de datos alrededor del rango vinculado y, a continuación, elija entre las siguientes opciones:

• Para utilizar diferentes celdas en la hoja de cálculo como el rango vinculado, arrastre y vuelva a colocar el marco de vínculo de datos sobre las celdas que desee en el rango vinculado.
• Para incluir o excluir celdas, cambie el tamaño del marco de vínculo de datos seleccionando y arrastrando un controlador de esquina hasta que las celdas que desee queden dentro del marco.

Transponer y editar el diseño de datos de los rangos vinculados

Los elementos vinculados en PowerPoint utilizan un diseño de datos predeterminado para interpretar y mostrar datos de Excel. Por ejemplo, en un rango de Excel vinculado a un gráfico de columnas, las filas representan series y las columnas representan categorías de manera predeterminada (consulte Crear gráficos desde Excel).

Puede cambiar la forma en que think-cell interpreta y muestra los datos de Excel en los elementos vinculados sin editar las celdas ni cambiar los valores en el rango de Excel vinculado. Para ello, transponga un rango vinculado o modifique su diseño de datos.

Para transponer un rango vinculado, haga clic con el botón derecho en el marco de vínculo de datos alrededor del rango vinculado y seleccione Transpose Link a continuación.

Para editar el diseño de datos de un rango vinculado, haga clic con el botón derecho en el marco de vínculo de datos alrededor del rango vinculado y, a continuación, seleccione Edit Data Layout . Para obtener más información sobre la edición del diseño de datos, consulte Editar diseño de hoja de datos.

Administrar los datos en elementos vinculados

En PowerPoint, puede actualizar elementos vinculados con nuevos datos de Excel, recuperar las últimas actualizaciones de datos en elementos vinculados o dejar que los elementos vinculados think-cell se actualicen automáticamente cuando haya nuevos datos. Las siguientes secciones explican cómo administrar los datos en elementos vinculados individualmente:

• Actualizar manualmente los elementos vinculados
• Revertir actualizaciones a elementos vinculados
• Actualizar automáticamente los elementos vinculados

Para actualizar un elemento vinculado en PowerPoint, think-cell debe conectarse al libro de Excel que contenga el rango vinculado. Para esta conexión, think-cell utiliza la siguiente información sobre el libro de Excel:

• El nombre y la ruta de archivo del libro de Excel
• El nombre de la hoja de cálculo que contiene el rango de datos vinculado

Cuando selecciona un elemento vinculado en una diapositiva, la información sobre su libro vinculado y la hoja de cálculo aparecen encima del elemento.

Para aprender a administrar elementos vinculados cuando think-cell no se ha conectado a los rangos de datos de Excel, consulte las siguientes secciones:

• Restaurar vínculos de datos desconectados
• Gestionar los datos en elementos vinculados sin utilizar orígenes de datos de Excel
• Cambiar a orígenes de datos alternativos

Actualizar manualmente los elementos vinculados

Cuando un elemento vinculado tiene nuevos datos en su rango de Excel vinculado, el marco de selección alrededor del elemento se vuelve verde y el botón Update aparece encima del elemento.

Para actualizar el elemento con los nuevos datos, seleccione Update . Como alternativa, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Update Once .

Revertir actualizaciones a elementos vinculados

Cuando actualiza elementos vinculados, think-cell almacena el conjunto de datos anterior del elemento hasta que cierra la presentación. Para recuperar la última actualización de datos a un elemento vinculado, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Revert .

Puede utilizar los botones Update Once y Revert para cambiar entre la actualización de datos más reciente y los datos anteriores en elementos vinculados, incluso tras desconectar el vínculo de datos al libro de Excel vinculado.

Actualizar automáticamente los elementos vinculados

Puede permitir que think-cell se conecte automáticamente a los rangos de Excel vinculados y que actualice automáticamente los elementos vinculados siempre que cambien los datos de Excel. Para ello, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Update Automatically .

Siempre que think-cell pueda conectarse al rango de Excel vinculado, cualquier cambio en el rango de Excel vinculado aparecerá automáticamente en el elemento vinculado (consulte Restaurar vínculos de datos desconectados).

Para detener las actualizaciones automáticas de un elemento vinculado, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Disable Automatic Update o Revert .

Restaurar vínculos de datos desconectados

Cuando se desconecta un vínculo de datos entre un elemento vinculado y su rango de Excel vinculado correspondiente, aparece un signo de interrogación de color naranja ( ) en las siguientes ubicaciones:

• Por encima del elemento cuando se selecciona.
• En la minibarra de herramientas del elemento, en el botón Reverted .
  • Si seleccionó actualizaciones automáticas para el elemento, el signo de interrogación naranja aparece en el botón Automatic Update Enabled .
• En el cuadro de diálogo Data Links, junto al origen de datos del elemento vinculado (consulte Administrar datos vinculados con el cuadro de diálogo Data Links).

Para restaurar un vínculo de datos desconectado en su presentación, siga estos pasos:

1. Seleccione el elemento.
2. Opte por una de las siguientes acciones:
   • En la minibarra de herramientas, seleccione Update Once o Update Automatically .
   • Seleccione Open Datasheet . También puede hacer doble clic en el elemento.

Si think-cell puede conectarse al rango de Excel vinculado, se restaura el vínculo de datos y desaparecen los signos de interrogación de color naranja. Dependiendo de la opción elegida, el elemento se actualiza o se abre el rango de Excel vinculado.

Si think-cell no puede conectarse al rango de Excel vinculado, los signos de exclamación de color rojo ( ) sustituyen a los signos de interrogación de color naranja. Si ha seleccionado Open Datasheet (o ha hecho doble clic en el elemento), en su lugar se abre la hoja de datos del elemento. Consulte Restaurar vínculos de datos desconectados cuando think-cell no pueda conectarse a rangos de Excel vinculados y Gestionar los datos en elementos vinculados sin utilizar orígenes de datos de Excel para obtener más información.

Restaurar vínculos de datos desconectados cuando think-cell no pueda conectarse a rangos de Excel vinculados

Cuando think-cell no puede conectarse a un rango de Excel vinculado para restaurar un vínculo de datos, un signo de exclamación de color rojo ( ) sustituirá al signo de interrogación naranja encima de los elementos vinculados y los botones de actualización. Las causas más habituales suelen ser cambios en el nombre o la ubicación del libro o la hoja de cálculo vinculados.

Cuando hay cambios en el nombre o la ubicación de un libro o una hoja de cálculo vinculados, puede restaurar manualmente los vínculos de datos desconectados. Para ello, sustituya el origen de datos de los elementos vinculados (consulte Cambiar a orígenes de datos alternativos).

Gestionar los datos en elementos vinculados sin utilizar orígenes de datos de Excel

Cuando think-cell no puede restaurar un vínculo de datos, todavía se pueden administrar los datos en los elementos vinculados utilizando sus hojas de datos de elementos (consulte Hojas de datos de elementos). Para ello, seleccione el elemento y, a continuación, seleccione Open Datasheet . También puede hacer doble clic en el elemento. Se abre la hoja de datos del elemento, que contiene una copia de los datos utilizados más recientemente del rango de Excel vinculado.

Si vincula posteriormente el elemento a un rango de Excel, cualquier cambio que haga en el elemento con su hoja de datos permanecerá hasta que lo actualice con los datos de Excel vinculados. Para garantizar que los cambios realizados en el elemento con su hoja de datos no se sobrescriben, think-cell desactiva las actualizaciones automáticas para los elementos vinculados cuando abre y edita sus hojas de datos del elemento.

Administrar datos vinculados con el cuadro de diálogo Data Links

Cuando tiene muchos elementos vinculados en su presentación, administrar sus datos individualmente puede ser poco práctico. El cuadro de diálogo Data Links le ofrece una visión general de todos los vínculos de datos de su presentación y le permite administrar varios elementos vinculados simultáneamente.

Para abrir el cuadro de diálogo Data Links, en la cinta de PowerPoint, vaya a Insert > think-cell > Tools y seleccione Data Links . También puede seleccionar un elemento vinculado para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccionar Open Data Links Dialog .

El lado izquierdo del cuadro de diálogo enumera los elementos vinculados en la presentación de la siguiente manera:

• Las diapositivas que contienen elementos vinculados aparecen como miniaturas de diapositiva.
• En cada miniatura de diapositiva, los elementos vinculados aparecen como marcadores de posición grises.
• Los elementos que tienen una actualización pendiente disponible aparecen con el icono de actualización verde (consulte Actualizar manualmente los elementos vinculados).
• Los elementos con vínculos de datos desconectados aparecen con el signo de interrogación de color naranja (consulte Restaurar vínculos de datos desconectados).
• Los elementos con vínculos de datos desconectados que think-cell no puede restaurar aparecen con el signo de exclamación en rojo (consulte Gestionar los datos en elementos vinculados sin utilizar orígenes de datos de Excel).

En el lado derecho del cuadro de diálogo se enumeran los orígenes de datos vinculados. Cada origen de datos aparece junto a la primera diapositiva que contiene un elemento vinculado a ella. La lista muestra los orígenes de datos como sigue:

• Los orígenes de datos de Excel aparecen agrupados por libro:
  • El nombre y la ubicación del archivo del libro aparecen en primer lugar.
  • Debajo de cada libro, las hojas de cálculo vinculadas de ese libro aparecen como una lista.
• Los orígenes de datos de Tableau aparecen como URL (consulte Crear elementos desde Tableau).

Al pasar el cursor sobre un marcador de posición de elemento en una miniatura de diapositiva, el origen de datos vinculado del elemento se resalta en la lista. Una sugerencia muestra el nombre de la hoja de cálculo, la ruta de archivo del libro, el estado de actualización actual del elemento y la última vez que el elemento recibió nuevos datos de Excel.

Si selecciona el marcador de posición del elemento, también se seleccionan el origen de datos vinculado en el cuadro de diálogo y el elemento real en el diapositiva, y se abre además la diapositiva que contiene el elemento. Encima del origen de datos, aparece una barra de herramientas flotante con los botones de actualización de datos. Puede actualizar los elementos vinculados en el cuadro de diálogo Data Links con los botones de actualización de la misma manera que los actualiza individualmente en la diapositiva (consulte Administrar los datos en elementos vinculados). También puede seleccionar varios elementos vinculados y administrar actualizaciones para ellos simultáneamente (consulte Seleccionar y administrar varios elementos vinculados).

Para abrir el rango de Excel vinculado de un elemento, en la lista de miniaturas de diapositiva, haga doble clic en el marcador de posición del elemento. Si think-cell no puede conectarse al libro o la hoja de cálculo de Excel vinculados, en el cuadro de diálogo aparece un signo de interrogación en rojo junto al libro o la hoja de cálculo y, en su lugar, se abre la hoja de datos del elemento (consulte Gestionar los datos en elementos vinculados sin utilizar orígenes de datos de Excel).

Para resaltar todos los elementos vinculados en su presentación, seleccione Highlight on Slide. Aparece un resaltado verde en todos los elementos vinculados de la presentación. Si desea que un elemento permanezca resaltado, seleccione primero el marcador de posición del elemento y después seleccione Always Highlight on Slide en la barra de herramientas flotante.

Seleccionar y administrar varios elementos vinculados

Puede seleccionar varios elementos vinculados en el cuadro de diálogo Data Links y, a continuación, administrar los elementos seleccionados simultáneamente mediante los botones de actualización de datos (consulte Administrar los datos en elementos vinculados).

Para seleccionar varios elementos vinculados, realice una de las siguientes acciones:

• Seleccione un origen de datos en la columna derecha para seleccionar todos los elementos vinculados a ese origen.
• Seleccione la miniatura de una diapositiva para seleccionar todos los elementos vinculados en esa diapositiva.
• Seleccione y mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione varios elementos, miniaturas de diapositiva u orígenes de datos.
• Seleccione y mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione un rango de miniaturas de diapositiva u orígenes de datos.
• Utilice Ctrl+A o haga clic en Select All Linked Elements para seleccionar todos los elementos vinculados en la presentación.

Después de seleccionar varios elementos vinculados, puede filtrar su selección para que contenga elementos vinculados específicos, como eliminar elementos que ya están actualizados de su selección. Para filtrar su selección, utilice las siguientes casillas de verificación Filter Selection:

• : Elementos que no contienen los datos de Excel vinculados más recientes y elementos con vínculos de datos desconectados (consulte Restaurar vínculos de datos desconectados).
• : elementos actualizados.
• : elementos que tienen habilitadas las actualizaciones automáticas.
• : elementos vinculados a Tableau (consulte Crear elementos desde Tableau).

Cuando haya seleccionado los elementos vinculados que desee, puede utilizar los botones de actualización de datos de la barra de herramientas flotante para administrar los datos de los elementos de su selección.

Cambiar a orígenes de datos alternativos

A veces es necesario realizar cambios en un libro de Excel que tenga vínculos de datos a elementos en PowerPoint. Si cambia el nombre, mueve o duplica un libro o una hoja de cálculo que contiene un rango vinculado, think-cell no cambia automáticamente al origen de datos modificado para actualizar los vínculos de datos. En su lugar, el origen de datos modificado se convierte en un origen alternativo para los elementos vinculados.

En el cuadro de diálogo Data Links, las fuentes alternativas aparecen en el menú desplegable Data Source. Cuando think-cell detecta un nuevo origen alternativo por primera vez, aparecen indicadores en estas ubicaciones:

• En la cinta de think-cell, en el icono del botón Data Links.
• En el cuadro de diálogo Data Links, junto a los orígenes de datos enumerados que tienen un nuevo origen alternativo y junto al menú desplegable Data Source.

Para cambiar el origen de datos de los elementos vinculados a fuentes alternativas, siga estos pasos:

1. En el cuadro de diálogo Data Links, elija cómo desea cambiar de origen:
   • Para cambiar un elemento vinculado al origen alternativo, seleccione el marcador de posición del elemento.
   • Para cambiar todos los elementos vinculados de una diapositiva al origen alternativo, seleccione la miniatura de la diapositiva.
   • Para cambiar todos los elementos vinculados que utilizan el mismo libro u hoja de cálculo como su origen de datos a un origen alternativo, seleccione el libro o la hoja de cálculo.
2. Abra el menú desplegable Data Source.
3. En el menú desplegable, seleccione el origen alternativo.

Elimine los vínculos de datos

Puede eliminar vínculos de datos entre elementos y rangos de Excel desde PowerPoint o Excel. Eliminar un vínculo de datos solo finaliza la relación entre un elemento específico de PowerPoint y su rango de celdas vinculado en Excel. En Excel, el contenido de la celda no cambia; en PowerPoint, el elemento permanece en la presentación con su conjunto de datos más reciente.

Al eliminar un vínculo de datos de un elemento vinculado en PowerPoint, el rango de Excel vinculado conserva el vínculo de datos que tiene establecido con otros elementos vinculados. Del mismo modo, cuando se elimina un vínculo de datos de un rango de Excel vinculado, los elementos que se vinculan a ese rango mantienen los vínculos a sus datos pero ya no pueden actualizarlos más utilizando ese rango en particular. Todavía es posible cambiar su origen de datos y seguir usándolos como elementos vinculados (consulte Cambiar a orígenes de datos alternativos).

Para eliminar un vínculo de datos de un elemento vinculado en PowerPoint, haga clic con el botón derecho en el elemento para abrir el menú contextual y, a continuación, seleccione Break Excel Link . También puede seleccionar varios elementos vinculados en una diapositiva y eliminar sus vínculos de datos de la misma manera (consulte Seleccionar objetos).

Puede eliminar simultáneamente varios vínculos de datos en una presentación suprimiendo los orígenes de datos enumerados el cuadro de diálogo Data Links (consulte Administrar datos vinculados con el cuadro de diálogo Data Links). Para ello, en el cuadro de diálogo, seleccione primero los libros u hojas de cálculo que desee eliminar y seleccione Eliminar a continuación (consulte Seleccionar y administrar varios elementos vinculados).

Para eliminar un vínculo de datos de un rango vinculado en Excel, haga clic con el botón derecho en el marco alrededor del rango vinculado para abrir el menú contextual y, a continuación, seleccione Delete .

En Excel puede eliminar vínculos de datos de todos los rangos vinculados que tengan vínculos de datos desconectados. Para ello, en la cinta de Excel, vaya a Insert > think-cell > Tools y seleccione Delete Disconnected Links . Como alternativa, haga clic con el botón derecho en un marco rojo alrededor de un rango vinculado para abrir el menú contextual y, a continuación, seleccione Delete Disconnected Data Links .

Preguntas frecuentes sobre vínculos de datos de Excel

¿Qué ocurre al copiar elementos vinculados?

Al copiar un elemento vinculado, tanto el original como el de copia se vinculan al mismo rango de datos de Excel y reciben actualizaciones de datos de la misma manera (consulte Administrar los datos en elementos vinculados).

¿Qué sucede cuando elimino elementos vinculados?

Al eliminar un elemento vinculado, junto con él se elimina también el vínculo de datos a Excel. Si no hay otros elementos en una presentación abierta que se vinculen al mismo rango de datos de Excel, el marco alrededor del rango de Excel vinculado se volverá rojo. El rango vinculado no se ve afectado de ninguna otra manera. Para obtener más información, consulte Elimine los vínculos de datos.

¿Cómo puedo eliminar los marcos rojos en mis hojas de cálculo de Excel?

Un marco rojo alrededor de un rango vinculado indica la existencia de un vínculo de datos desconectado, lo que significa que no hay presentaciones abiertas con vínculos de datos que usan ese rango vinculado. No significa necesariamente que no exista ningún elemento vinculado que use ese rango de celdas.

Puede eliminar un marco alrededor de un rango vinculado eliminando el vínculo de datos. Eliminar el vínculo de datos en un rango de Excel no afecta a los datos del rango. Para eliminar vínculos de datos de todos los rangos vinculados que tengan vínculos de datos desconectados, en la cinta de Excel, vaya a Insert > think-cell > Tools y seleccione Delete Disconnected Links . Como alternativa, haga clic con el botón derecho en un marco rojo alrededor de un rango vinculado para abrir el menú contextual y, a continuación, seleccione Delete Disconnected Data Links . Para obtener más información, consulte Elimine los vínculos de datos.

¿Por qué tengo un elemento vinculado que indica que hay una actualización pendiente a pesar de que los datos de Excel no han cambiado?

Incluso pequeños cambios en los datos de Excel, como cambios en separadores decimales o símbolos de moneda, se registran como nuevos datos para un elemento vinculado.

Si ve actualizaciones pendientes para un elemento vinculado cuando está seguro de que no hay datos nuevos en el rango de Excel vinculado, compruebe la hoja de datos del elemento para ver si hay cambios en los datos. Para obtener más información sobre cómo cambiar datos en elementos vinculados con las hojas de datos de elementos, consulte Gestionar los datos en elementos vinculados sin utilizar orígenes de datos de Excel.

¿Por qué va lento Excel cuando tengo muchos rangos vinculados?

El rendimiento de Excel puede mejorar si deshabilita la comprobación de errores automática. Para ello, siga estos pasos:

1. En la cinta de Excel, vaya a File > Excel Options.
2. En el cuadro de diálogo Excel Options, seleccione la pestaña Formulas.
3. En la sección Error Checking, cancele Enable background error checking.

Tengo una gran cantidad de archivos Excel para visualizar con think-cell. ¿Puedo ejecutar think-cell en el modo por lotes?

Efectivamente, think-cell ofrece funciones para actualizar los gráficos a partir de los datos de rangos de Excel mediante programación y crear presentaciones completas a partir de plantillas. Consulte Automatización con datos de Excel para obtener más información.

¿Qué ventajas en cuanto a vínculo de datos presenta respecto a Microsoft OLE?

Puede que ya conozca OLE (Object Linking and Embedding: Vinculación e incrustación de objetos) en Microsoft Office. OLE es bastante similar a los vínculos de datos de think-cell y permite crear gráficos en PowerPoint que pueden actualizarse con datos provenientes de Excel. No obstante, la técnica de vinculación de think-cell presenta algunas ventajas respecto a OLE:

• Los gráficos son siempre los mismos, tengan vínculos o no. Incluso los gráficos vinculados son objetos nativos de PowerPoint; no se trata de gráficos de Excel pegados en PowerPoint. En particular, los datos en los que se basa el gráfico también se almacenan en la presentación y se pueden ver y editar incluso si el archivo vinculado a no está disponible.
• Los gráficos pueden vincularse a Excel en todo momento, no solo al crearlos.
• Los gráficos vinculados siempre pueden ser editados, incluso cuando el origen de datos vinculados no está disponible.