Administrar vínculos de datos

Esta página explica cómo administrar los vínculos de datos entre Excel y PowerPoint, como ajustar los rangos de Excel vinculados, actualizar elementos vinculados individuales con nuevos datos y administrar actualizaciones para todos los elementos vinculados en su presentación con el cuadro de diálogo Data Links.

Para obtener más información sobre cómo crear vínculos de datos entre Excel y PowerPoint, consulte Crear elementos desde Excel.

Administrar rangos de Excel vinculados

En Excel, puede realizar cambios en los rangos vinculados de varias maneras que afectarán a los elementos vinculados en PowerPoint. El cambio más común a un rango vinculado es cambiar los valores de datos en las celdas vinculadas y luego actualizar los elementos vinculados con los nuevos datos. Las siguientes secciones explican los otros ajustes que puede realizar en los rangos vinculados que afectarán a los elementos vinculados:

• Ajustar rangos de celdas vinculados
• Transponer y editar el diseño de datos de los rangos vinculados

No es necesario tener PowerPoint abierto para ajustar los rangos de Excel vinculados. Para ver los cambios en PowerPoint, debe abrir una presentación que contenga vínculos al rango de Excel y actualizar los elementos vinculados (consulte Administrar los datos en elementos vinculados).

Puede identificar rangos vinculados por los marcos codificados por colores que aparecen a su alrededor. Los diferentes colores de marco indican el estado de los rangos vinculados de la siguiente manera:

• Marco verde: Hay presentaciones abiertas que contienen vínculos al rango de Excel.
• Marco azul: El marco se selecciona.
• Marco rojo: No hay presentaciones abiertas que contengan enlaces al rango de Excel.

Cuando hay varios libros u hojas de cálculo abiertos que contienen el mismo rango de datos vinculados, aparecen pequeñas pestañas debajo de cada copia del rango vinculado que muestran las otras copias. Las copias que tienen un vínculo activo a una presentación de PowerPoint abierta aparecen en pestañas verdes y las copias que no tienen vínculos de datos recursos aparecen en pestañas rojas.

Al pasar el cursor sobre una pestaña, aparece una sugerencia que muestra la hoja de cálculo y el libro que contiene esa copia del rango vinculado. Para abrir una hoja de cálculo que contenga una copia específica, seleccione la pestaña que contiene esa copia. La selección de las fichas en Excel no sustituye al origen de datos activo de los elementos vinculados en PowerPoint. Para sustituir el origen de datos de los elementos vinculados, utilice el cuadro de diálogo Data Links (consulte Sustituir el origen de datos de los elementos vinculados).

Ajustar rangos de celdas vinculados

Después de crear rangos de Excel vinculados, puede ajustar el rango vinculado utilizando diferentes celdas en la hoja de cálculo o añadiendo y eliminando celdas. Esto es útil cuando necesita agregar otra serie a un gráfico vinculado o eliminar una fila de una tabla vinculada.

Para ajustar un rango vinculado, seleccione el marco alrededor del rango vinculado y, a continuación, elija entre las siguientes opciones:

• Para utilizar diferentes celdas en la hoja de cálculo como el rango vinculado, arrastre y vuelva a colocar el marco sobre las celdas que desee en el rango vinculado.
• Para añadir más celdas al rango vinculado, cambie el tamaño del marco seleccionando y arrastrando un controlador de esquina hasta que las celdas que desee estén dentro del marco.
• Para eliminar celdas del rango vinculado, cambie el tamaño del marco seleccionando y arrastrando un asa de esquina hasta que las celdas que desee eliminar estén fuera del marco.

Transponer y editar el diseño de datos de los rangos vinculados

Los elementos vinculados en PowerPoint utilizan un diseño de datos predeterminado para mostrar datos de Excel. Por ejemplo, en un rango de Excel vinculado a un gráfico de columnas, las filas representan series y las columnas representan categorías de manera predeterminada (consulte Crear gráficos desde Excel).

Puede cambiar la forma en que think-cell interpreta y muestra los datos de Excel en los elementos vinculados sin editar las celdas ni cambiar los valores en el rango de Excel vinculado. Para ello, transponga los rangos vinculados o edite su diseño de datos.

Para transponer un rango de datos vinculados, haga clic con el botón derecho en el marco alrededor del rango vinculado y, a continuación, seleccione Transpose Link . Para obtener más información sobre la transposición de rangos de datos, consulte Transposición de la hoja de datos.

Para editar el diseño de datos de un rango de datos vinculados, haga clic con el botón derecho en el marco alrededor del rango vinculado y, a continuación, seleccione Edit Data Layout . Para obtener más información sobre la edición del diseño de datos, consulte Editar diseño de hoja de datos.

Administrar los datos en elementos vinculados

En PowerPoint, puede actualizar elementos vinculados con nuevos datos de Excel, recuperar las últimas actualizaciones de datos en elementos vinculados o dejar que los elementos vinculados think-cell se actualicen automáticamente cuando haya nuevos datos. Las siguientes secciones explican cómo administrar los datos en elementos vinculados individualmente:

• Actualizar manualmente los elementos vinculados
• Revertir actualizaciones a elementos vinculados
• Actualizar automáticamente los elementos vinculados

Para actualizar un elemento vinculado, think-cell debe establecer un vínculo de datos al libro de Excel que contenga el rango vinculado. Para establecer el vínculo de datos, think-cell guarda y utiliza los siguientes datos sobre el libro de Excel:

• El nombre y la ruta de archivo del libro de Excel
• El nombre de la hoja de cálculo que contiene el rango de datos vinculado

Cuando selecciona un elemento vinculado en una diapositiva, los datos sobre su libro vinculado aparecen encima del elemento.

Para aprender a administrar elementos vinculados cuando think-cell no ha establecido un vínculo a sus rangos de datos de Excel, consulte las siguientes secciones:

• Restablecer vínculos de datos
• Actualizar elementos vinculados sin orígenes de datos de Excel
• Sustituir el origen de datos de los elementos vinculados

Actualizar manualmente los elementos vinculados

Cuando un elemento vinculado tiene nuevos datos en su rango de Excel vinculado, el marco de selección alrededor del elemento se vuelve verde y el botón Update aparece encima del elemento.

Para actualizar el elemento con los nuevos datos, seleccione Update . Como alternativa, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Update Once .

Revertir actualizaciones a elementos vinculados

Cuando actualiza elementos vinculados, think-cell almacena los datos de los elementos antes de su última actualización hasta que cierra la presentación. Para recuperar la última actualización de datos a un elemento vinculado, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Revert .

Puede utilizar los botones Update Once y Revert para cambiar entre la actualización de datos más reciente y los datos anteriores en elementos vinculados, incluso después de cerrar el libro de Excel vinculado.

Actualizar automáticamente los elementos vinculados

Puede permitir a think-cell actualizar automáticamente los elementos vinculados siempre que cambien sus datos de Excel vinculados. Para ello, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Update Automatically .

Siempre que think-cell haya establecido un vínculo entre el elemento vinculado y su rango de Excel vinculado, cualquier cambio en el rango de Excel vinculado aparecerá automáticamente en el elemento vinculado Restablecer vínculos de datos.

Para detener las actualizaciones automáticas de un elemento vinculado, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Disable Automatic Update .

Restablecer vínculos de datos

Cuando think-cell no ha establecido un vínculo de datos entre los elementos vinculados y sus rangos de Excel, aparece un signo de interrogación naranja ( ) en las siguientes ubicaciones para indicar el vínculo de datos que falta:

• Cuando selecciona un elemento vinculado, el signo de interrogación aparece encima del elemento.
• En la minibarra de herramientas del elemento, el signo de interrogación aparece en el botón Reverted .
  • Si seleccionó actualizaciones automáticas para el elemento, el signo de interrogación naranja aparece en el botón Automatic Update Enabled .
• En el cuadro de diálogo Data Links, el signo de interrogación aparece junto al origen de datos del elemento vinculado (consulte Administrar datos vinculados con el cuadro de diálogo Vínculos de datos).

Para restablecer un vínculo de datos en su presentación, abra el rango de Excel vinculado. Para abrir el rango de Excel vinculado de un elemento vinculado, seleccione el elemento y, a continuación, seleccione Open Datasheet . También puede hacer doble clic en el elemento. Si think-cell restablece el vínculo al rango de Excel, desaparecerán los signos de interrogación naranjas.

También puede restablecer un vínculo de datos y actualizar un elemento vinculado sin abrir su rango de Excel vinculado. Para ello, seleccione el elemento para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccione Update Once o Update Automatically . En segundo plano, think-cell intenta restablecer el enlace y actualizar el elemento con nuevos datos en el rango vinculado.

Cuando think-cell no puede restablecer un vínculo de datos a Excel, un signo de exclamación rojo ( ) sustituye al signo de interrogación naranja encima de los elementos vinculados y los botones de actualización. Esto normalmente significa que el nombre o la ubicación del libro u hoja de cálculo vinculados han cambiado. Puede restablecer el enlace manualmente cambiando el origen de datos de los elementos vinculados (consulte Sustituir el origen de datos de los elementos vinculados).

Actualizar elementos vinculados sin orígenes de datos de Excel

Cuando think-cell no puede restablecer un vínculo de datos a Excel, todavía se pueden actualizar los datos en los elementos vinculados utilizando sus hojas de datos de elementos (consulte Hojas de datos de elementos). Para ello, seleccione el elemento y, a continuación, seleccione Open Datasheet . También puede hacer doble clic en el elemento. Se abre la hoja de datos del elemento, que contiene los datos utilizados más recientemente del rango de Excel vinculado.

Si posteriormente establece un vínculo de datos a un rango de Excel, cualquier cambio en la hoja de datos del elemento permanecerá hasta que actualice el elemento con los datos de Excel vinculados. Para asegurarse de que los cambios en la hoja de datos del elemento no se sobrescriben, think-cell desactiva las actualizaciones automáticas para los elementos vinculados cuando abre y edita sus hojas de datos del elemento.

Administrar datos vinculados con el cuadro de diálogo Vínculos de datos

Cuando tiene muchos elementos vinculados en su presentación, administrar sus datos individualmente puede ser poco práctico. El cuadro de diálogo Data Links le ofrece una visión general de todos los vínculos de datos de su presentación y le permite administrar varios elementos vinculados simultáneamente.

Para abrir el cuadro de diálogo Data Links, en la cinta de PowerPoint, vaya a Insert > think-cell > Tools y seleccione Data Links . También puede seleccionar un elemento vinculado para abrir la minibarra de herramientas y, a continuación, seleccionar Open Data Links Dialog .

El lado izquierdo del cuadro de diálogo enumera los elementos vinculados en la presentación de la siguiente manera:

• Las diapositivas que contienen elementos vinculados aparecen como miniaturas de diapositiva.
• En cada miniatura de diapositiva, los elementos vinculados aparecen como marcadores de posición grises.
• Los elementos que tienen una actualización pendiente disponible aparecen con el icono de actualización verde (consulte Actualizar manualmente los elementos vinculados).
• Los elementos con un vínculo de datos que think-cell no ha establecido aparecen con el signo de interrogación naranja en ellos (consulte Restablecer vínculos de datos).
• Los elementos con un vínculo de datos que think-cell no puede establecer aparecen con el signo de exclamación rojo (consulte Actualizar elementos vinculados sin orígenes de datos de Excel).

En el lado derecho del cuadro de diálogo se enumeran los orígenes de datos vinculados de la siguiente manera:

• Cada origen de datos aparece junto a la primera diapositiva que contiene un elemento vinculado a ella.
• Los orígenes de datos de Excel de la lista son hojas de cálculo que contienen rangos vinculados.
• Si hay orígenes de datos alternativos para elementos vinculados, aparecen debajo de los orígenes de datos a los que están vinculados actualmente los elementos (consulte Sustituir el origen de datos de los elementos vinculados).
• Los orígenes de datos de Tableau aparecen como URL (consulte Vínculos de datos de Tableau).

Al pasar el cursor sobre un marcador de posición de elemento en una miniatura de diapositiva, el origen de datos vinculado del elemento se resalta en la lista. Una sugerencia muestra el nombre de la hoja de cálculo, la ruta de archivo del libro, el estado de actualización actual del elemento y la última vez que el elemento recibió nuevos datos de Excel.

Si selecciona el marcador de posición del elemento, también se seleccionan el origen de datos vinculado en el cuadro de diálogo y el elemento real en el diapositiva. Encima del origen de datos, aparece una barra de herramientas flotante con los botones de actualización de datos. Puede actualizar los elementos vinculados en el cuadro de diálogo Data Links con los botones de actualización de la misma manera que los actualiza individualmente en la diapositiva (consulte Administrar los datos en elementos vinculados). También puede seleccionar varios elementos vinculados y administrar actualizaciones para ellos simultáneamente (consulte Seleccionar y administrar varios elementos vinculados).

Para abrir el rango de Excel vinculado de un elemento, en la lista de miniaturas de diapositiva, haga doble clic en el marcador de posición del elemento. Si el libro de Excel vinculado no está disponible, se abre la hoja de datos del elemento (consulte Actualizar elementos vinculados sin orígenes de datos de Excel).

Para resaltar los elementos vinculados en la presentación, seleccione Highlight on Slide. Aparece un resaltado verde en todos los elementos vinculados de la presentación. Si desea que un elemento permanezca resaltado cuando cierre y vuelva a abrir la presentación, seleccione el marcador de posición del elemento y, a continuación, en la barra de herramientas flotante, seleccione Always Highlight on Slidey guarde la presentación.

Seleccionar y administrar varios elementos vinculados

Puede seleccionar varios elementos vinculados en el cuadro de diálogo Data Links y, a continuación, administrar los elementos seleccionados simultáneamente mediante los botones de actualización de datos (consulte Administrar los datos en elementos vinculados).

Para seleccionar varios elementos vinculados, realice una de las siguientes acciones:

• Seleccione un origen de datos en la columna derecha para seleccionar todos los elementos vinculados a ese origen.
• Seleccione la miniatura de una diapositiva para seleccionar todos los elementos vinculados en esa diapositiva.
• Seleccione y mantenga pulsada la tecla Ctrl y seleccione varios elementos, miniaturas de diapositiva u orígenes de datos.
• Seleccione y mantenga pulsada la tecla Mayús y seleccione un rango de miniaturas de diapositiva u orígenes de datos.
• Utilice Ctrl+A o haga clic en Select All para seleccionar todos los elementos vinculados en la presentación.

Después de seleccionar varios elementos vinculados, puede filtrar su selección para que contenga elementos vinculados específicos, como eliminar elementos que ya están actualizados de su selección. Para filtrar su selección, utilice las siguientes casillas de verificación Filter Selection:

• : elementos que no contienen los datos de Excel vinculados más recientes y elementos que no tienen su origen de datos abierto.
• : elementos actualizados.
• : elementos que tienen habilitadas las actualizaciones automáticas.
• : elementos vinculados a Tableau (consulte Vínculos de datos de Tableau).

Cuando haya seleccionado los elementos vinculados que desee, puede utilizar los botones de actualización de datos de la barra de herramientas flotante para administrar los datos de los elementos de su selección.

Sustituir el origen de datos de los elementos vinculados

A veces es necesario realizar cambios en un libro de Excel que tenga vínculos de datos a elementos en PowerPoint. Si cambia el nombre o mueve una hoja de cálculo o libro que contiene un rango vinculado, think-cell no cambia automáticamente al origen de datos modificado para actualizar los vínculos de datos. En su lugar, el origen de datos modificado se convierte en un origen alternativo para los elementos vinculados.

En el cuadro de diálogo Data Links, aparecen orígenes alternativos debajo del origen de datos utilizado más recientemente para cada elemento. Cuando think-cell reconoce un nuevo origen alternativo por primera vez, en la cinta think-cell aparece un punto naranja en el botón Data Links y en el cuadro de diálogo Data Links aparece una viñeta verde parpadeante junto al origen alternativo.

Para sustituir el origen de datos de un elemento vinculado con un origen alternativo, en el cuadro de diálogo, seleccione el elemento, luego pase el cursor sobre el origen alternativo y seleccione Replace Data Source .

Elimine los vínculos de datos

Puede eliminar vínculos de datos entre elementos y rangos de Excel desde PowerPoint o Excel. La eliminación de un vínculo de datos solo detiene la conexión entre PowerPoint y Excel para el elemento en particular o el rango de Excel. Por lo tanto, las celdas de Excel no cambian y los elementos vinculados permanecen en la presentación con sus últimos datos.

Al eliminar un vínculo de datos de un elemento vinculado en PowerPoint, el rango de Excel vinculado conserva su vínculo de datos y cualquier otro elemento vinculado a ese rango conserva sus vínculos de datos. Del mismo modo, cuando se elimina un vínculo de datos de un rango de Excel vinculado, los elementos que se vinculan a ese rango mantienen sus vínculos de datos pero no pueden actualizar sus datos utilizando ese rango en particular. Puede cambiar su origen de datos y seguir usándolos como elementos vinculados (consulte Sustituir el origen de datos de los elementos vinculados).

Para eliminar un vínculo de datos de un elemento vinculado en PowerPoint, haga clic con el botón derecho en el elemento para abrir el menú contextual y, a continuación, seleccione Break Excel Link . También puede seleccionar varios elementos vinculados en una diapositiva y eliminar sus vínculos de datos de la misma manera (consulte Seleccionar varios objetos).

Puede eliminar varios vínculos de datos en una presentación simultáneamente con el cuadro de diálogo Data Links (consulte Administrar datos vinculados con el cuadro de diálogo Vínculos de datos). Para ello, en el cuadro de diálogo, seleccione los orígenes de datos que desee eliminar y, a continuación, seleccione Eliminar (consulte Seleccionar y administrar varios elementos vinculados).

Para eliminar un vínculo de datos de un rango vinculado en Excel, haga clic con el botón derecho en el marco alrededor del rango vinculado para abrir el menú contextual y, a continuación, seleccione Delete .

En Excel, puede eliminar los vínculos de datos de todos los rangos vinculados que actualmente no tienen un archivo de PowerPoint abierto que contenga vínculos a ellos. Para ello, en la cinta de Excel, vaya a Insert > think-cell > Tools y seleccione Delete Disconnected Links . Como alternativa, haga clic con el botón derecho en un marco rojo alrededor de un rango vinculado para abrir el menú contextual y, a continuación, seleccione Delete Disconnected Data Links .

Preguntas frecuentes sobre vínculos de datos de Excel

¿Qué ocurre al copiar elementos vinculados?

Al copiar un elemento vinculado, tanto el original como el de copia se vinculan al mismo rango de datos de Excel y reciben actualizaciones de datos de la misma manera (consulte Administrar los datos en elementos vinculados).

¿Qué sucede cuando elimino elementos vinculados?

Al eliminar un elemento vinculado, junto con él se elimina también el vínculo de datos a Excel. Si no hay otros elementos en una presentación abierta que se vinculen al mismo rango de datos de Excel, el marco alrededor del rango de Excel vinculado se volverá rojo. El rango de datos vinculados no se ve afectado de ninguna otra manera. Consulte Elimine los vínculos de datos para obtener más información.

¿Cómo puedo eliminar los marcos rojos en mis hojas de cálculo de Excel?

Un marco rojo alrededor de un rango vinculado indica que no hay presentaciones abiertas con enlaces a ese rango. No significa necesariamente que no exista ningún elemento vinculado a ese rango de datos.

Puede eliminar un marco alrededor de un rango vinculado eliminando el vínculo de datos. Eliminar el vínculo de datos en un rango de Excel no afecta a los datos del rango. Consulte Elimine los vínculos de datos para obtener más información.

¿Por qué tengo un elemento vinculado que indica que hay una actualización pendiente a pesar de que los datos de Excel no han cambiado?

Incluso pequeños cambios en los datos de Excel, como cambios en separadores decimales o símbolos de moneda, se registran como nuevos datos para un elemento vinculado.

Si ve actualizaciones pendientes para un elemento vinculado cuando está seguro de que no hay datos nuevos en el rango de Excel vinculado, compruebe la hoja de datos del elemento para ver si hay cambios en los datos. Para obtener más información sobre cómo cambiar datos en elementos vinculados con las hojas de datos de elementos, consulte Actualizar elementos vinculados sin orígenes de datos de Excel.

¿Por qué va lento Excel cuando tengo muchos rangos de datos vinculados?

El rendimiento de Excel puede mejorar si deshabilita la comprobación de errores automática. Para ello, siga estos pasos:

1. En la cinta de Excel, vaya a File > Excel Options.
2. En el cuadro de diálogo Excel Options, seleccione la pestaña Formulas.
3. En la sección Error Checking, cancele Enable background error checking.

Tengo una gran cantidad de archivos Excel para visualizar con think-cell. ¿Puedo ejecutar think-cell en el modo por lotes?

Efectivamente, think-cell ofrece funciones para actualizar los gráficos a partir de los datos de rangos de Excel mediante programación y crear presentaciones completas a partir de plantillas. Consulte Automatización con datos de Excel para obtener más información.

¿Qué ventajas en cuanto a vínculo de datos presenta respecto a Microsoft OLE?

Puede que ya conozca OLE (Object Linking and Embedding: Vinculación e incrustación de objetos) en Microsoft Office. OLE es similar a la vinculación de datos de think-cell y permite crear gráficos en PowerPoint que pueden actualizarse a partir de datos provenientes de Excel. No obstante, la tecnología de creación de vínculos de think-cell tiene algunas ventajas respecto a OLE.

• Los gráficos son siempre los mismos, tengan vínculos o no. Incluso los gráficos vinculados son objetos nativos de PowerPoint; no se trata de gráficos de Excel pegados en PowerPoint. En particular, los datos en los que se basa el gráfico también se almacenan en la presentación y se pueden ver y editar incluso si el archivo vinculado a no está disponible.
• Los gráficos pueden vincularse a Excel en todo momento, no solo al crearlos.
• Los gráficos vinculados siempre pueden ser editados, incluso cuando el origen de datos vinculados no está disponible.