Gérer les liaisons de données

Cette page explique comment gérer les liaisons de données entre PowerPoint et des sources de données externes, comme l’ajustement des plages Excel liées, la mise à jour des éléments liés individuels avec de nouvelles données et la gestion des mises à jour pour tous les éléments liés de votre présentation avec la boîte de dialogue Data Links.

Pour en savoir plus sur la création de liaisons de données entre Excel et PowerPoint, voir Créer des éléments à partir d’Excel. Pour en savoir plus sur la création et la gestion de liaisons de données entre Tableau et PowerPoint, voir Créer des éléments à partir de Tableau.

Terminologie des liaisons de données

Le tableau suivant définit les termes spécifiques qui apparaissent sur cette page.

Gérer les plages Excel liées

Dans Excel, vous pouvez apporter des modifications aux plages liées de plusieurs manières qui affecteront les éléments liés dans PowerPoint. La modification la plus courante d’une plage liée est la modification des valeurs de données dans les cellules liées, puis la mise à jour des éléments liés avec les nouvelles données. Les sections suivantes expliquent les autres ajustements que vous pouvez apporter aux plages liées qui affecteront les éléments liés :

• Ajuster des plages liées
• Transposer et modifier la disposition des données des plages liées

Vous n’avez pas besoin d’ouvrir PowerPoint pour ajuster les plages Excel liées. Pour voir les changements dans PowerPoint, vous devez ouvrir une présentation qui contient des liens vers la plage Excel et mettre à jour les éléments liés (voir Gérer les données dans les éléments liés).

Vous pouvez identifier les plages liées par les cadres de liaisons de données à code couleur qui apparaissent autour d’elles. Les couleurs de cadre indiquent le statut des plages liées comme suit :

• Vert : des présentations ouvertes contiennent des liens vers la plage Excel.
• Rouge : aucune présentation ouverte ne contient de liens vers la plage Excel.
• Bleu : le cadre est sélectionné.

Lorsque plusieurs feuilles de calcul ou classeurs contenant des plages de cellules liées reconnues par think-cell comme correspondances sont ouverts, de petits onglets apparaissent sous chaque version de la plage liée et affichent les autres versions. Les plages de cellules qui ont une liaison de données connectées vers une présentation PowerPoint ouverte apparaissent dans des onglets verts et les plages de cellules qui ont des liaisons de données déconnectées apparaissent dans des onglets rouges.

Lorsque vous survolez un onglet, une info-bulle apparaît qui affiche la feuille de calcul et le classeur contenant cette version de la plage liée. Pour ouvrir une feuille de calcul qui contient une version spécifique, sélectionnez l’onglet qui contient cette version. Sélectionner des onglets dans Excel ne remplace pas la source de données connectée des éléments dans PowerPoint. Pour remplacer la source de données des éléments liés, utilisez la boîte de dialogue Data Links (voir Basculer vers d’autres sources de données).

Ajuster des plages liées

Après avoir créé des plages Excel liées, vous pouvez ajuster la plage liée en utilisant différentes cellules dans la feuille de calcul, ou en incluant ou excluant des cellules. Cela est utile lorsque vous devez ajouter une autre série à un graphique lié ou supprimer une ligne d’un tableau lié.

Pour ajuster une plage liée, sélectionnez le cadre de liaison de données autour de la plage liée, puis choisissez parmi les options suivantes :

• Pour utiliser différentes cellules de la feuille de calcul comme plage liée, faites glisser et repositionnez le cadre de liaison de données sur les cellules souhaitées dans la plage liée.
• Pour inclure ou exclure des cellules, redimensionnez le cadre de liaison de données en sélectionnant et en faisant glisser une poignée d’angle jusqu’à ce que les cellules souhaitées se trouvent à l’intérieur du cadre.

Transposer et modifier la disposition des données des plages liées

Les éléments liés dans PowerPoint utilisent une disposition de données par défaut pour interpréter et afficher les données Excel. Par exemple, dans une plage Excel liée à un histogramme, les lignes représentent les séries et les colonnes représentent les catégories par défaut (voir Créer des graphiques à partir d’Excel).

Vous pouvez modifier la façon dont think-cell interprète et affiche les données Excel dans les éléments liés sans modifier les cellules ou les valeurs dans la plage Excel liée. Pour ce faire, transposez une plage liée ou modifiez la disposition de ses données.

Pour transposer une plage liée, faites un clic droit sur le cadre de liaison de données autour de la plage liée, puis sélectionnez Transpose Link .

Pour modifier la disposition des données d’une plage liée, faites un clic droit sur le cadre de liaison de données autour de la plage liée, puis sélectionnez Edit Data Layout . Pour en savoir plus sur la modification de la disposition des données, voir Modifier la disposition de la feuille de données.

Gérer les données dans les éléments liés

Dans PowerPoint, vous pouvez mettre à jour les éléments liés avec de nouvelles données à partir d’Excel, récupérer les dernières mises à jour de données dans les éléments liés ou laisser think-cell mettre à jour les éléments liés automatiquement lorsqu’il y a de nouvelles données. Les sections suivantes expliquent comment gérer les données dans les éléments liés individuellement :

• Mettre à jour manuellement les éléments liés
• Rétablir les mises à jour des éléments liés
• Mettre à jour automatiquement les éléments liés

Pour mettre à jour un élément lié dans PowerPoint, think-cell doit se connecter au classeur Excel qui contient la plage liée. Pour cette connexion, think-cell utilise les informations suivantes sur le classeur Excel :

• Le nom et le chemin de fichier du classeur Excel
• Le nom de la feuille de calcul contenant la plage de données liée

Lorsque vous sélectionnez un élément lié sur une diapositive, les informations sur son classeur et sa feuille de calcul liés apparaissent au-dessus de l’élément.

Pour savoir comment gérer les éléments liés lorsque think-cell ne s’est pas connecté à leurs plages de données Excel, reportez-vous aux sections suivantes :

• Restaurer des liaisons de données déconnectées
• Gérer les données dans des éléments liés sans utiliser des sources de données Excel
• Basculer vers d’autres sources de données

Mettre à jour manuellement les éléments liés

Lorsqu’un élément lié a de nouvelles données dans sa plage Excel liée, le cadre de sélection autour de l’élément devient vert et le bouton Update apparaît au-dessus de l’élément.

Pour mettre à jour l’élément avec les nouvelles données, sélectionnez Update . Sinon, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini-barre d’outils, puis sélectionnez Update Once .

Rétablir les mises à jour des éléments liés

Lorsque vous mettez à jour des éléments liés, think-cell stocke les précédents ensembles de données des éléments jusqu’à ce que vous fermiez la présentation. Pour récupérer la dernière mise à jour de données sur un élément lié, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini-barre d’outils, puis Revert .

Vous pouvez utiliser les boutons Update Once et Revert pour basculer entre la mise à jour de données la plus récente et les données précédentes dans les éléments liés, même lorsque la liaison de données avec le classeur Excel lié est déconnectée.

Mettre à jour automatiquement les éléments liés

Vous pouvez autoriser think-cell à se connecter à des plages Excel liées et à mettre à jour automatiquement des éléments liés chaque fois que les données dans Excel changent. Pour ce faire, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini-barre d’outils, puis Update Automatically .

Tant que think-cell peut se connecter à la plage Excel liée, toute modification apportée à la plage Excel liée apparaîtra automatiquement dans l’élément lié (voir Restaurer des liaisons de données déconnectées).

Pour arrêter les mises à jour automatiques d’un élément lié, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini-barre d’outils, puis sélectionnez Disable Automatic Update ou Revert .

Restaurer des liaisons de données déconnectées

Lorsqu’une liaison de données entre un élément lié et sa plage Excel liée est déconnectée, un point d’interrogation orange ( ) apparaît aux emplacements suivants :

• Au-dessus de l’élément lorsque vous le sélectionnez.
• Dans la mini-barre d’outils de l’élément, sur le bouton Reverted .
  • Si vous avez sélectionné les mises à jour automatiques pour l’élément, le point d’interrogation orange apparaît sur le bouton Automatic Update Enabled .
• Dans la boîte de dialogue Data Links, en regard de la source de données de l’élément lié (voir Gérer les données liées avec la boîte de dialogue Data Links).

Pour restaurer une liaison de données déconnectée dans votre présentation, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’élément.
2. Choisissez l’une des options suivantes :
   • Dans la mini-barre d’outils, sélectionnez Update Once ou Update Automatically .
   • Sélectionnez Open Datasheet . Vous pouvez également double-cliquer sur l’élément.

Si think-cell peut se connecter à la plage Excel liée, il restaure la liaison de données et les points d’interrogation orange disparaissent. En fonction de votre choix, l’élément est mis à jour ou la plage Excel liée s’ouvre.

Si think-cell ne peut pas se connecter à la plage Excel liée, des points d’exclamation rouges ( ) remplacent les points d’interrogation orange. Si vous avez sélectionné Open Datasheet (ou double-cliqué sur l’élément), la feuille de données de l’élément s’ouvre à la place. Pour en savoir plus, consultez Restaurer des liaisons de données déconnectées lorsque think-cell ne peut pas se connecter aux plages Excel liées et Gérer les données dans des éléments liés sans utiliser des sources de données Excel.

Restaurer des liaisons de données déconnectées lorsque think-cell ne peut pas se connecter aux plages Excel liées

Lorsque think-cell ne peut pas se connecter à une plage Excel liée pour restaurer une liaison de données, un point d’exclamation rouge ( ) remplace le point d’interrogation orange au-dessus des éléments liés et des boutons de mise à jour. Les causes courantes comprennent les modifications apportées au nom ou à l’emplacement du classeur ou de la feuille de calcul liés.

En cas de modification du nom ou de l’emplacement d’un classeur ou d’une feuille de calcul liés, vous pouvez restaurer manuellement les liaisons de données déconnectées. Pour ce faire, remplacez la source de données des éléments liés (voir Basculer vers d’autres sources de données).

Gérer les données dans des éléments liés sans utiliser des sources de données Excel

Lorsque think-cell ne peut pas restaurer une liaison de données, vous pouvez quand même gérer les données dans les éléments liés à l’aide des feuilles de données de leurs éléments (voir Feuilles de données d’élément). Pour ce faire, sélectionnez l’élément, puis Open Datasheet . Vous pouvez également double-cliquer sur l’élément. La feuille de données de l’élément s’ouvre, contenant une copie des données les plus récemment utilisées de la plage Excel liée.

Si vous liez ultérieurement un élément à une plage Excel, toute modification apportée à l’élément avec la feuille de données ne changera pas jusqu’à ce que vous le mettiez à jour avec les données Excel liées. Pour vous assurer que les modifications que vous avez apportées à l’élément avec la feuille de données ne sont pas écrasées, think-cell désactive les mises à jour automatiques pour les éléments liés lorsque vous ouvrez et modifiez leurs feuilles de données d’élément.

Gérer les données liées avec la boîte de dialogue Data Links

Lorsque vous avez de nombreux éléments liés dans votre présentation, la gestion individuelle de leurs données peut être peu pratique. La boîte de dialogue Data Links vous donne un aperçu de toutes les liaisons de données de votre présentation et vous permet de gérer simultanément plusieurs éléments liés.

Pour ouvrir la boîte de dialogue Data Links, dans le ruban PowerPoint, accédez à Insert > think-cell > Tools et sélectionnez Data Links . Sinon, sélectionnez un élément lié pour ouvrir la mini-barre d’outils, puis Open Data Links Dialog .

Le côté gauche de la boîte de dialogue répertorie les éléments liés dans la présentation comme suit :

• Les diapositives qui contiennent des éléments liés apparaissent sous forme de vignettes de diapositives.
• Dans chaque vignette de diapositive, les éléments liés apparaissent sous forme d’espaces réservés gris.
• Les éléments dont la mise à jour est en attente apparaissent avec l’icône verte de mise à jour (voir Mettre à jour manuellement les éléments liés).
• Les éléments avec des liaisons de données déconnectées apparaissent avec le point d’interrogation orange (voir Restaurer des liaisons de données déconnectées).
• Les éléments avec des liaisons de données déconnectées ne pouvant pas être restaurées par think-cell apparaissent avec le point d’exclamation rouge (voir Gérer les données dans des éléments liés sans utiliser des sources de données Excel).

Le côté droit de la boîte de dialogue répertorie les sources de données liées. Chaque source de données apparaît à côté de la première diapositive qui contient un élément qui lui est lié. La liste affiche les sources de données comme suit :

• Les sources de données Excel apparaissent regroupées par classeur :
  • Le nom et l’emplacement du fichier du classeur apparaissent en premier.
  • Sous chaque classeur, les feuilles de calcul liées dans ce classeur apparaissent sous forme de liste.
• Les sources de données Tableau apparaissent sous forme d’URL (voir Créer des éléments à partir de Tableau).

Lorsque vous survolez un espace réservé à un élément dans une vignette de diapositive, la source de données liée à l’élément est mise en surbrillance dans la liste. Une info-bulle affiche le nom de la feuille de calcul, le chemin de fichier du classeur, l’état de mise à jour actuel de l’élément et la dernière fois que l’élément a reçu de nouvelles données d’Excel.

Si vous sélectionnez l’espace réservé de l’élément, la source de données liée dans la boîte de dialogue et l’élément réel sur la diapositive sont également sélectionnés, et la diapositive contenant l’élément s’ouvre. Au-dessus de la source de données, une barre d’outils flottante apparaît avec les boutons de mise à jour des données. Vous pouvez mettre à jour les éléments liés dans la boîte de dialogue Data Links avec les boutons de mise à jour de la même manière que vous les mettez à jour individuellement sur la diapositive (voir Gérer les données dans les éléments liés). Vous pouvez également sélectionner plusieurs éléments liés et gérer les mises à jour simultanément (voir Sélectionner et gérer plusieurs éléments liés).

Pour ouvrir la plage Excel liée d’un élément, dans la liste des vignettes de diapositive, double-cliquez sur l’espace réservé de l’élément. Si think-cell ne peut pas se connecter au classeur ou à la feuille de calcul Excel liés, dans la boîte de dialogue, un point d’interrogation rouge apparaît en regard du classeur ou de la feuille de calcul, et la feuille de données de l’élément s’ouvre à la place (voir Gérer les données dans des éléments liés sans utiliser des sources de données Excel).

Pour mettre en surbrillance tous les éléments liés dans votre présentation, sélectionnez Highlight on Slide. Une surbrillance verte apparaît sur tous les éléments liés de votre présentation. Si vous souhaitez qu’un élément reste en surbrillance, sélectionnez l’espace réservé à l’élément, puis dans la barre d’outils flottante, sélectionnez Always Highlight on Slide.

Sélectionner et gérer plusieurs éléments liés

Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments liés dans la boîte de dialogue Data Links, puis gérer les éléments sélectionnés simultanément à l’aide des boutons de mise à jour des données (voir Gérer les données dans les éléments liés).

Pour sélectionner plusieurs éléments liés, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Sélectionnez une source de données dans la colonne de droite pour sélectionner tous les éléments liés à cette source.
• Sélectionnez une miniature de diapositive pour sélectionner tous les éléments liés à cette diapositive.
• Maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis sélectionnez plusieurs éléments, vignettes de diapositives ou sources de données.
• Maintenez la touche Maj enfoncée, puis sélectionnez une plage de vignettes de diapositives ou de sources de données.
• Utilisez Ctrl+A ou cliquez sur Select All Linked Elements pour sélectionner tous les éléments liés dans la présentation.

Après avoir sélectionné plusieurs éléments liés, vous pouvez filtrer votre sélection pour qu’elle contienne des éléments liés spécifiques, comme la suppression d’éléments déjà mis à jour de votre sélection. Pour filtrer votre sélection, cochez les cases Filter Selection suivantes :

•  : éléments qui ne contiennent pas les données Excel liées les plus récentes et éléments avec des liaisons de données déconnectées (voir Restaurer des liaisons de données déconnectées).
•  : éléments mis à jour.
•  : éléments pour lesquels les mises à jour automatiques sont activées.
•  : éléments liés à Tableau (voir Créer des éléments à partir de Tableau).

Lorsque vous avez sélectionné les éléments liés que vous souhaitez, vous pouvez utiliser les boutons de mise à jour des données de la barre d’outils flottante pour gérer les données des éléments de votre sélection.

Basculer vers d’autres sources de données

Parfois, vous devez apporter des modifications à un classeur Excel qui contient des liaisons de données vers des éléments dans PowerPoint. Si vous renommez, déplacez ou dupliquez un classeur ou une feuille de calcul contenant une plage liée, think-cell ne bascule pas automatiquement sur la source de données modifiée pour mettre à jour les liaisons de données. Au lieu de cela, la source de données modifiée devient une source alternative pour les éléments liés.

Dans la boîte de dialogue Data Links, d’autres sources apparaissent dans le menu déroulant Data Source. Lorsque think-cell détecte une nouvelle source alternative pour la première fois, les indicateurs apparaissent aux emplacements suivants :

• Sur le ruban think-cell, sur l’icône du bouton Data Links.
• Dans la boîte de dialogue Data Links, en regard des sources de données répertoriées qui ont une nouvelle source alternative, et en regard du menu déroulant Data Source.

Pour basculer la source de données des éléments liés vers d’autres sources, procédez comme suit :

1. Dans la boîte de dialogue Data Links, choisissez comment vous souhaitez changer de source :
   • Pour basculer un élément lié vers l’autre source, sélectionnez l’espace réservé de l’élément.
   • Pour basculer tous les éléments liés d’une diapositive vers l’autre source, sélectionnez la vignette de diapositive.
   • Pour basculer tous les éléments liés qui utilisent le même classeur ou la même feuille de calcul comme source vers l’autre source, sélectionnez le classeur ou la feuille de calcul.
2. Ouvrez le menu déroulant Data Source.
3. Dans le menu déroulant, sélectionnez l’autre source.

Supprimer les liaisons de données

Vous pouvez supprimer les liaisons de données entre les éléments et les plages Excel de PowerPoint ou Excel. La suppression d’une liaison de données ne fait que mettre fin à la relation entre un élément spécifique dans PowerPoint et sa plage de cellules liées dans Excel. Dans Excel, le contenu de la cellule ne change pas ; dans PowerPoint, l’élément reste dans la présentation avec son ensemble de données le plus récent.

Lorsque vous supprimez une liaison de données d’un élément lié dans PowerPoint, la plage Excel liée conserve sa liaison de données avec les autres éléments liés. De même, lorsque vous supprimez une liaison de données d’une plage Excel liée, les éléments qui la lient à cette plage conservent leurs liaisons de données, mais ne peuvent plus mettre à jour leurs données en utilisant cette plage particulière. Vous pouvez quand même modifier leur source de données et continuer à les utiliser comme éléments liés (voir Basculer vers d’autres sources de données).

Pour supprimer une liaison de données d’un élément lié dans PowerPoint, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’élément pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Break Excel Link . Vous pouvez également sélectionner plusieurs éléments liés sur une diapositive et supprimer leurs liaisons de données de la même manière (voir Sélectionner des objets).

Vous pouvez supprimer plusieurs liaisons de données dans une présentation simultanément en supprimant les sources de données listées dans la boîte de dialogue Data Links (voir Gérer les données liées avec la boîte de dialogue Data Links). Pour ce faire, dans la boîte de dialogue, sélectionnez les classeurs ou feuilles de calcul que vous souhaitez supprimer, puis appuyez sur Suppr (voir Sélectionner et gérer plusieurs éléments liés).

Pour supprimer une liaison de données d’une plage liée dans Excel, faites un clic droit sur le cadre autour de la plage liée pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Delete .

Dans Excel, vous pouvez supprimer les liaisons de données de toutes les plages liées qui ont des liaisons de données déconnectées. Pour ce faire, dans le ruban Excel, accédez à Insert > think-cell > Tools et sélectionnez Delete Disconnected Links . Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un cadre rouge autour d’une plage liée pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionner Delete Disconnected Data Links .

FAQ sur les liaisons de données Excel

Que se passe-t-il en cas de copie d’éléments liés ?

Lorsque vous copiez un élément lié, l’original et la copie sont tous deux liés à la même plage de données Excel et reçoivent des mises à jour de données de la même manière (voir Gérer les données dans les éléments liés).

Que se passe-t-il en cas de suppression d’éléments liés ?

Lorsque vous supprimez un élément lié, vous supprimez également la liaison de données vers Excel. S’il n’y a pas d’autres éléments dans une présentation ouverte liée à la même plage de données Excel, le cadre autour de la plage Excel liée devient rouge. La plage liée n’est affectée d’aucune autre manière. Voir Supprimer les liaisons de données pour en savoir plus.

Comment supprimer les cadres rouges dans mes feuilles de calcul Excel ?

Un cadre rouge autour d’une plage liée indique une liaison de données déconnectée, ce qui signifie qu’il n’y a pas de présentations ouvertes avec des liaisons de données qui utilisent cette plage. Cela ne signifie pas nécessairement qu’aucun élément lié n’utilise cette plage de cellules.

Vous pouvez supprimer un cadre autour d’une plage liée en supprimant la liaison de données. La suppression de la liaison de données dans une plage Excel n’affecte pas les données de la plage. Pour supprimer les liaisons de données de toutes les plages liées qui ont des liaisons de données déconnectées, sur le ruban Excel, accédez à Insert > think-cell > Tools et sélectionnez Delete Disconnected Links . Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un cadre rouge autour d’une plage liée pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionner Delete Disconnected Data Links . Voir Supprimer les liaisons de données pour en savoir plus.

Pourquoi mes éléments liés indiquent-ils une mise à jour en attente même lorsque les données n’ont pas été modifiées dans Excel ?

Même les petites modifications apportées aux données Excel, comme les modifications apportées aux séparateurs décimaux ou aux symboles monétaires, s’enregistrent comme nouvelles données pour un élément lié.

Si vous voyez des mises à jour en attente pour un élément lié alors que vous avez la certitude qu’il n’y a pas de nouvelles données dans la plage Excel liée, vérifiez s’il y a des modifications de données dans la feuille de données de l’élément. Pour en savoir plus sur la modification des données dans les éléments liés avec les feuilles de données des éléments, voir Gérer les données dans des éléments liés sans utiliser des sources de données Excel.

Pourquoi l’application Excel est-elle lente lorsqu’il existe de nombreuses plages liées ?

Vous pouvez améliorer les performances d’Excel en désactivant la vérification automatique des erreurs. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Sur le ruban Excel, accédez à File > Excel Options.
2. Dans la boîte de dialogue Excel Options, sélectionnez l’onglet Formulas.
3. Dans la section Error Checking, annulez Enable background error checking.

Je dois visualiser de nombreux fichiers Excel avec think-cell. Puis-je exécuter think-cell en mode batch ?

IOui, think-cell dispose de fonctions permettant de mettre à jour par programmation des graphiques avec des données provenant de plages dans Excel et de créer des présentations à partir de modèles. Voir Automatisation avec les données Excel pour en savoir plus.

Quels sont les avantages des liaisons de données par rapport à Microsoft OLE ?

Vous connaissez peut-être la fonctionnalité OLE (Object Linking and Embedding, liaison et incorporation d’objets) de Microsoft Office. OLE est assez similaire aux liaisons de données think-cell : elle permet de créer dans PowerPoint des graphiques que vous pouvez actualiser avec des données dans Excel. Cependant, la technique de liaison de think-cell présente plusieurs avantages par rapport à la fonctionnalité OLE :

• les graphiques sont toujours les mêmes, qu’ils soient liés ou non. Même les graphiques liés sont des objets PowerPoint natifs et non des graphiques Excel collés dans PowerPoint. En particulier, les données sur lesquelles le graphique est basé sont également stockées dans la présentation et peuvent être consultées et modifiées même si le fichier lié n’est pas disponible.
• Les graphiques peuvent être liés à Excel à tout moment, et pas seulement lors de leur création.
• Les graphiques liés peuvent toujours être modifiés, même si la source de données liée n’est pas disponible.