Gérer les liaisons de données

Cette page explique comment gérer les liaisons de données entre Excel et PowerPoint, comme l’ajustement des plages Excel liées, la mise à jour des éléments liés individuels avec de nouvelles données et la gestion des mises à jour pour tous les éléments liés de votre présentation avec la boîte de dialogue Data Links.

Pour en savoir plus sur la création de liaisons de données entre Excel et PowerPoint, voir Créer des éléments à partir d’Excel.

Gérer les plages Excel liées

Dans Excel, vous pouvez apporter des modifications aux plages liées de plusieurs manières qui affecteront les éléments liés dans PowerPoint. La modification la plus courante d’une plage liée est la modification des valeurs de données dans les cellules liées, puis la mise à jour des éléments liés avec les nouvelles données. Les sections suivantes expliquent les autres ajustements que vous pouvez apporter aux plages liées qui affecteront les éléments liés :

• Ajuster des plages de cellules liées
• Transposer et modifier la disposition des données des plages liées

Vous n’avez pas besoin d’ouvrir PowerPoint pour ajuster les plages Excel liées. Pour voir les changements dans PowerPoint, vous devez ouvrir une présentation qui contient des liens vers la plage Excel et mettre à jour les éléments liés (voir Gérer les données dans les éléments liés).

Vous pouvez identifier les plages liées par les cadres à code couleur qui apparaissent autour d’elles. Les différentes couleurs de cadre indiquent le statut des plages liées comme suit :

• Cadre vert : des présentations ouvertes contiennent des liens vers la plage Excel.
• Cadre bleu : le cadre est sélectionné.
• Cadre rouge : aucune présentation ouverte ne contient de liens vers la plage Excel.

Lorsqu’il y a plusieurs feuilles de calcul ou classeurs ouverts qui contiennent la même plage de données liée, de petits onglets apparaissent sous chaque version de la plage liée qui affiche les autres versions. Les copies qui ont un lien actif vers une présentation PowerPoint ouverte apparaissent dans des onglets verts et les copies qui n’ont pas de liaisons de données actives apparaissent dans des onglets rouges.

Lorsque vous survolez un onglet, une info-bulle apparaît qui affiche la feuille de calcul et le classeur contenant cette version de la plage liée. Pour ouvrir une feuille de calcul qui contient une version spécifique, sélectionnez l’onglet qui contient cette version. La sélection des onglets dans Excel ne remplace pas la source de données active des éléments liés dans PowerPoint. Pour remplacer la source de données des éléments liés, utilisez la boîte de dialogue Data Links (voir Remplacer la source de données d’éléments liés).

Ajuster des plages de cellules liées

Après avoir créé des plages Excel liées, vous pouvez ajuster la plage liée en utilisant différentes cellules dans la feuille de calcul ou en ajoutant et en supprimant des cellules. Cela est utile lorsque vous devez ajouter une autre série à un graphique lié ou supprimer une ligne d’un tableau lié.

Pour ajuster une plage liée, sélectionnez le cadre autour de la plage liée, puis choisissez parmi les options suivantes :

• Pour utiliser différentes cellules de la feuille de calcul comme plage liée, faites glisser et repositionnez le cadre sur les cellules souhaitées dans la plage liée.
• Pour ajouter d’autres cellules à la plage liée, redimensionnez le cadre en sélectionnant et en faisant glisser une poignée d’angle jusqu’à ce que les cellules souhaitées se trouvent à l’intérieur du cadre.
• Pour supprimer des cellules de la plage liée, redimensionnez le cadre en sélectionnant et en faisant glisser une poignée d’angle jusqu’à ce que les cellules que vous souhaitez supprimer se trouvent en dehors du cadre.

Transposer et modifier la disposition des données des plages liées

Les éléments liés dans PowerPoint utilisent une disposition de données par défaut pour afficher les données Excel. Par exemple, dans une plage Excel liée à un histogramme, les lignes représentent les séries et les colonnes représentent les catégories par défaut (voir Créer des graphiques à partir d’Excel).

Vous pouvez modifier la façon dont think-cell interprète et affiche les données Excel dans les éléments liés sans modifier les cellules ou les valeurs dans la plage Excel liée. Pour ce faire, transposez les plages liées ou modifiez la disposition de leurs données.

Pour transposer une plage de données liée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le cadre autour de la plage liée, puis sélectionnez Transpose Link . Pour en savoir plus sur la transposition des plages de données, voir Transposer la feuille de données.

Pour modifier la disposition des données d’une plage de données liée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le cadre autour de la plage liée, puis sélectionnez Edit Data Layout . Pour en savoir plus sur la modification de la disposition des données, voir Modifier la disposition de la feuille de données.

Gérer les données dans les éléments liés

Dans PowerPoint, vous pouvez mettre à jour les éléments liés avec de nouvelles données à partir d’Excel, récupérer les dernières mises à jour de données dans les éléments liés ou laisser think-cell mettre à jour les éléments liés automatiquement lorsqu’il y a de nouvelles données. Les sections suivantes expliquent comment gérer les données dans les éléments liés individuellement :

• Mettre à jour manuellement les éléments liés
• Rétablir les mises à jour des éléments liés
• Mettre à jour automatiquement les éléments liés

Pour mettre à jour un élément lié, think-cell doit établir une liaison de données vers le classeur Excel qui contient la plage liée. Pour établir la liaison de données, think-cell enregistre et utilise les données suivantes concernant le classeur Excel :

• Le nom et le chemin de fichier du classeur Excel
• Le nom de la feuille de calcul contenant la plage de données liée

Lorsque vous sélectionnez un élément lié sur une diapositive, les données sur son classeur lié apparaissent au-dessus de l’élément.

Pour savoir comment gérer les éléments liés lorsque think-cell n’a pas établi de liaison vers leurs plages de données Excel, reportez-vous aux sections suivantes :

• Rétablir les liaisons de données
• Mettre à jour des éléments liés sans sources de données Excel
• Remplacer la source de données d’éléments liés

Mettre à jour manuellement les éléments liés

Lorsqu’un élément lié a de nouvelles données dans sa plage Excel liée, le cadre de sélection autour de l’élément devient vert et le bouton Update apparaît au-dessus de l’élément.

Pour mettre à jour l’élément avec les nouvelles données, sélectionnez Update . Sinon, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini barre d’outils, puis sélectionnez Update Once .

Rétablir les mises à jour des éléments liés

Lorsque vous mettez à jour des éléments liés, think-cell stocke les données des éléments avant leur dernière mise à jour jusqu’à ce que vous fermiez la présentation. Pour récupérer la dernière mise à jour de données sur un élément lié, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini barre d’outils, puis Revert .

Vous pouvez utiliser les boutons Update Once et Revert pour basculer entre la mise à jour de données la plus récente et les données précédentes dans les éléments liés, même après la fermeture du classeur Excel lié.

Mettre à jour automatiquement les éléments liés

Vous pouvez autoriser think-cell à mettre à jour automatiquement des éléments liés chaque fois que leurs données Excel liées changent. Pour ce faire, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini barre d’outils, puis Update Automatically .

Tant que think-cell a établi un lien entre l’élément lié et sa plage Excel liée, toute modification de la plage Excel liée apparaîtra automatiquement dans l’élément lié Rétablir les liaisons de données.

Pour arrêter les mises à jour automatiques d’un élément lié, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini barre d’outils, puis sélectionnez Disable Automatic Update .

Rétablir les liaisons de données

Lorsque think-cell n’a pas établi de liaison de données entre les éléments liés et leurs plages Excel, un point d’interrogation orange ( ) apparaît aux emplacements suivants pour indiquer la liaison de données manquante :

• Lorsque vous sélectionnez un élément lié, un point d’interrogation s’affiche au-dessus de l’élément.
• Dans la mini barre d’outils de l’élément, le point d’interrogation apparaît sur le bouton Reverted .
  • Si vous avez sélectionné les mises à jour automatiques pour l’élément, le point d’interrogation orange apparaît sur le bouton Automatic Update Enabled .
• Dans la boîte de dialogue Data Links, le point d’interrogation apparaît en regard de la source de données de l’élément lié (voir Gérer les données liées avec la boîte de dialogue des liaisons de données).

Pour rétablir une liaison de données dans votre présentation, ouvrez la plage Excel liée. Pour ouvrir la plage Excel liée d’un élément lié, sélectionnez l’élément, puis Open Datasheet . Vous pouvez également double-cliquer sur l’élément. Si think-cell rétablit le lien vers la plage Excel, les points d’interrogation orange disparaissent.

Vous pouvez également rétablir une liaison de données et mettre à jour un élément lié sans ouvrir sa plage Excel liée. Pour ce faire, sélectionnez l’élément pour ouvrir la mini barre d’outils, puis sélectionnez Update Once ou Update Automatically . En arrière-plan, think-cell tente de rétablir le lien et de mettre à jour l’élément avec de nouvelles données dans la plage liée.

Lorsque think-cell ne peut pas rétablir une liaison de données vers Excel, un point d’exclamation rouge ( ) remplace le point d’interrogation orange au-dessus des éléments liés et des boutons de mise à jour. Cela signifie généralement que le nom ou l’emplacement du classeur ou de la feuille de calcul lié(e) a changé. Vous pouvez rétablir le lien manuellement en modifiant la source de données des éléments liés (voir Remplacer la source de données d’éléments liés).

Mettre à jour des éléments liés sans sources de données Excel

Lorsque think-cell ne peut pas rétablir une liaison de données vers Excel, vous pouvez toujours mettre à jour les données dans les éléments liés à l’aide des feuilles de données de leurs éléments (voir Feuilles de données d’élément). Pour ce faire, sélectionnez l’élément, puis Open Datasheet . Vous pouvez également double-cliquer sur l’élément. La feuille de données de l’élément s’ouvre, contenant les données les plus récemment utilisées de la plage Excel liée.

Si vous établissez ultérieurement une liaison de données vers une plage Excel, toute modification apportée à la feuille de données de l’élément restera jusqu’à ce que vous mettiez à jour l’élément avec les données Excel liées. Pour vous assurer que vos modifications dans la feuille de données d’élément ne sont pas remplacées, think-cell désactive les mises à jour automatiques pour les éléments liés lorsque vous ouvrez et modifiez leurs feuilles de données d’élément.

Gérer les données liées avec la boîte de dialogue des liaisons de données

Lorsque vous avez de nombreux éléments liés dans votre présentation, la gestion individuelle de leurs données peut être peu pratique. La boîte de dialogue Data Links vous donne un aperçu de toutes les liaisons de données de votre présentation et vous permet de gérer simultanément plusieurs éléments liés.

Pour ouvrir la boîte de dialogue Data Links, dans le ruban PowerPoint, accédez à Insert > think-cell > Tools et sélectionnez Data Links . Sinon, sélectionnez un élément lié pour ouvrir la mini barre d’outils, puis Open Data Links Dialog .

Le côté gauche de la boîte de dialogue répertorie les éléments liés dans la présentation comme suit :

• Les diapositives qui contiennent des éléments liés apparaissent sous forme de vignettes de diapositives.
• Dans chaque vignette de diapositive, les éléments liés apparaissent sous forme d’espaces réservés gris.
• Les éléments dont la mise à jour est en attente apparaissent avec l’icône verte de mise à jour (voir Mettre à jour manuellement les éléments liés).
• Les éléments dont la liaison de données n’est pas établie par think-cell apparaissent avec le point d’interrogation orange (voir Rétablir les liaisons de données).
• Les éléments dont la liaison de données ne peut pas être établie par think-cell apparaissent avec le point d’exclamation rouge (voir Mettre à jour des éléments liés sans sources de données Excel).

Le côté droit de la boîte de dialogue répertorie les sources de données liées comme suit :

• Chaque source de données apparaît à côté de la première diapositive qui contient un élément qui lui est lié.
• Les sources de données Excel de la liste sont des feuilles de calcul qui contiennent des plages liées.
• S’il existe d’autres sources de données pour les éléments liés, elles apparaissent sous les sources de données auxquelles les éléments sont actuellement liés (voir Remplacer la source de données d’éléments liés).
• Les sources de données Tableau apparaissent sous forme d’URL (voir Liaisons de données à Tableau).

Lorsque vous survolez un espace réservé à un élément dans une vignette de diapositive, la source de données liée à l’élément est mise en surbrillance dans la liste. Une info-bulle affiche le nom de la feuille de calcul, le chemin de fichier du classeur, l’état de mise à jour actuel de l’élément et la dernière fois que l’élément a reçu de nouvelles données d’Excel.

Si vous sélectionnez l’élément d’espace réservé, la source de données liée dans la boîte de dialogue et l’élément réel sur la diapositive sont également sélectionnés. Au-dessus de la source de données, une barre d’outils flottante apparaît avec les boutons de mise à jour des données. Vous pouvez mettre à jour les éléments liés dans la boîte de dialogue Data Links avec les boutons de mise à jour de la même manière que vous les mettez à jour individuellement sur la diapositive (voir Gérer les données dans les éléments liés). Vous pouvez également sélectionner plusieurs éléments liés et gérer les mises à jour simultanément (voir Sélectionner et gérer plusieurs éléments liés).

Pour ouvrir la plage Excel liée d’un élément, dans la liste des vignettes de diapositive, double-cliquez sur l’espace réservé de l’élément. Si le classeur Excel lié n’est pas disponible, la feuille de données de l’élément s’ouvre à la place (voir Mettre à jour des éléments liés sans sources de données Excel).

Pour mettre en surbrillance les éléments liés dans la présentation, sélectionnez Highlight on Slide. Un surlignage vert apparaît sur tous les éléments liés de votre présentation. Si vous souhaitez qu’un élément reste en surbrillance lorsque vous fermez et rouvrez la présentation, sélectionnez l’espace réservé à l’élément, puis dans la barre d’outils flottante, sélectionnez Always Highlight on Slide et enregistrez la présentation.

Sélectionner et gérer plusieurs éléments liés

Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments liés dans la boîte de dialogue Data Links, puis gérer les éléments sélectionnés simultanément à l’aide des boutons de mise à jour des données (voir Gérer les données dans les éléments liés).

Pour sélectionner plusieurs éléments liés, effectuez l’une des opérations suivantes :

• Sélectionnez une source de données dans la colonne de droite pour sélectionner tous les éléments liés à cette source.
• Sélectionnez une miniature de diapositive pour sélectionner tous les éléments liés à cette diapositive.
• Maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis sélectionnez plusieurs éléments, vignettes de diapositives ou sources de données.
• Maintenez la touche Maj enfoncée, puis sélectionnez une plage de vignettes de diapositives ou de sources de données.
• Utilisez Ctrl+A ou cliquez sur Select All pour sélectionner tous les éléments liés dans la présentation.

Après avoir sélectionné plusieurs éléments liés, vous pouvez filtrer votre sélection pour qu’elle contienne des éléments liés spécifiques, comme la suppression d’éléments déjà mis à jour de votre sélection. Pour filtrer votre sélection, cochez les cases Filter Selection suivantes :

•  : éléments qui ne contiennent pas les données Excel liées les plus récentes, et éléments dont la source de données n’est pas ouverte.
•  : éléments mis à jour.
•  : éléments pour lesquels les mises à jour automatiques sont activées.
•  : éléments liés à Tableau (voir Liaisons de données à Tableau).

Lorsque vous avez sélectionné les éléments liés que vous souhaitez, vous pouvez utiliser les boutons de mise à jour des données de la barre d’outils flottante pour gérer les données des éléments de votre sélection.

Remplacer la source de données d’éléments liés

Parfois, vous devez apporter des modifications à un classeur Excel qui contient des liaisons de données vers des éléments dans PowerPoint. Si vous renommez ou déplacez une feuille de calcul ou un classeur contenant une plage liée, think-cell ne bascule pas automatiquement sur la source de données modifiée pour mettre à jour les liaisons de données. Au lieu de cela, la source de données modifiée devient une source alternative pour les éléments liés.

Dans la boîte de dialogue Data Links, d’autres sources apparaissent sous la source de données la plus récemment utilisée pour chaque élément. Lorsque think-cell reconnaît une nouvelle source alternative pour la première fois, sur le ruban think-cell, un point orange apparaît sur le bouton Data Links et, dans la boîte de dialogue Data Links, un point vert clignotant apparaît en regard de la source alternative.

Pour remplacer la source de données d’un élément lié par une autre, dans la boîte de dialogue, sélectionnez l’élément, puis passez le curseur sur la source alternative et sélectionnez Replace Data Source .

Supprimer les liaisons de données

Vous pouvez supprimer les liaisons de données entre les éléments et les plages Excel de PowerPoint ou Excel. La suppression d’une liaison de données interrompt uniquement la connexion entre PowerPoint et Excel pour l’élément ou la plage Excel spécifique. Les cellules dans Excel ne changent pas, et les éléments liés restent dans la présentation avec leurs dernières données.

Lorsque vous supprimez une liaison de données d’un élément lié dans PowerPoint, la plage Excel liée conserve sa liaison de données, et tous les autres éléments liés à cette plage conservent leurs liaisons de données. De même, lorsque vous supprimez une liaison de données d’une plage Excel liée, les éléments qui la lient à cette plage conservent leurs liaisons de données, mais ne peuvent pas mettre à jour leurs données en utilisant cette plage particulière. Vous pouvez modifier leur source de données et continuer à les utiliser comme éléments liés (voir Remplacer la source de données d’éléments liés).

Pour supprimer une liaison de données d’un élément lié dans PowerPoint, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’élément pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Break Excel Link . Vous pouvez également sélectionner plusieurs éléments liés sur une diapositive et supprimer leurs liaisons de données de la même manière (voir Sélectionner plusieurs objets).

Vous pouvez supprimer plusieurs liaisons de données dans une présentation simultanément avec la boîte de dialogue Data Links (voir Gérer les données liées avec la boîte de dialogue des liaisons de données). Pour ce faire, dans la boîte de dialogue, sélectionnez les sources de données que vous souhaitez supprimer, puis Suppr (voir Sélectionner et gérer plusieurs éléments liés).

Pour supprimer une liaison de données d’une plage liée dans Excel, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le cadre autour de la plage liée pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionnez Delete .

Dans Excel, vous pouvez supprimer les liaisons de données de toutes les plages liées qui n’ont pas actuellement de fichier PowerPoint ouvert contenant des liens vers celles-ci. Pour ce faire, dans le ruban Excel, accédez à Insert > think-cell > Tools et sélectionnez Delete Disconnected Links . Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur un cadre rouge autour d’une plage liée pour ouvrir le menu contextuel, puis sélectionner Delete Disconnected Data Links .

FAQ sur les liaisons de données Excel

Que se passe-t-il en cas de copie d’éléments liés ?

Lorsque vous copiez un élément lié, l’original et la copie sont tous deux liés à la même plage de données Excel et reçoivent des mises à jour de données de la même manière (voir Gérer les données dans les éléments liés).

Que se passe-t-il en cas de suppression d’éléments liés ?

Lorsque vous supprimez un élément lié, vous supprimez également la liaison de données vers Excel. S’il n’y a pas d’autres éléments dans une présentation ouverte liée à la même plage de données Excel, le cadre autour de la plage Excel liée devient rouge. La plage de données liée n’est affectée d’aucune autre manière. Voir Supprimer les liaisons de données pour en savoir plus.

Comment supprimer les cadres rouges dans mes feuilles de calcul Excel ?

Un cadre rouge autour d’une plage liée indique qu’il n’y a pas de présentations ouvertes avec des liens vers cette plage. Cela ne signifie pas obligatoirement qu’aucun élément n’est lié à cette plage de données.

Vous pouvez supprimer un cadre autour d’une plage liée en supprimant la liaison de données. La suppression de la liaison de données dans une plage Excel n’affecte pas les données de la plage. Voir Supprimer les liaisons de données pour en savoir plus.

Pourquoi mes éléments liés indiquent-ils une mise à jour en attente même lorsque les données n’ont pas été modifiées dans Excel ?

Même les petites modifications apportées aux données Excel, comme les modifications apportées aux séparateurs décimaux ou aux symboles monétaires, s’enregistrent comme nouvelles données pour un élément lié.

Si vous voyez des mises à jour en attente pour un élément lié alors que vous avez la certitude qu’il n’y a pas de nouvelles données dans la plage Excel liée, vérifiez s’il y a des modifications de données dans la feuille de données de l’élément. Pour en savoir plus sur la modification des données dans les éléments liés avec les feuilles de données des éléments, voir Mettre à jour des éléments liés sans sources de données Excel.

Pourquoi l’application Excel est-elle lente lorsqu’il existe de nombreuses plages de données liées ?

Vous pouvez améliorer les performances d’Excel en désactivant la vérification automatique des erreurs. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Sur le ruban Excel, accédez à File > Excel Options.
2. Dans la boîte de dialogue Excel Options, sélectionnez l’onglet Formulas.
3. Dans la section Error Checking, annulez Enable background error checking.

Je dois visualiser de nombreux fichiers Excel avec think-cell. Puis-je exécuter think-cell en mode batch ?

IOui, think-cell dispose de fonctions permettant de mettre à jour par programmation des graphiques avec des données provenant de plages dans Excel et de créer des présentations à partir de modèles. Voir Automatisation avec les données Excel pour en savoir plus.

Quels sont les avantages des liaisons de données par rapport à Microsoft OLE ?

Vous connaissez peut-être la fonctionnalité OLE (Object Linking and Embedding, liaison et incorporation d’objets) de Microsoft Office. OLE est similaire aux liaisons de données think-cell : il permet de créer dans PowerPoint des graphiques que vous pouvez actualiser avec des données dans Excel. Cependant, la technique de liaison de think-cell présente plusieurs avantages par rapport à la fonctionnalité OLE :

• les graphiques sont toujours les mêmes, qu’ils soient liés ou non. Même les graphiques liés sont des objets PowerPoint natifs et non des graphiques Excel collés dans PowerPoint. En particulier, les données sur lesquelles le graphique est basé sont également stockées dans la présentation et peuvent être consultées et modifiées même si le fichier lié n’est pas disponible.
• Les graphiques peuvent être liés à Excel à tout moment, et pas seulement lors de leur création.
• Les graphiques liés peuvent toujours être modifiés, même si la source de données liée n’est pas disponible.