Créer des éléments à partir d’Excel

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Si les données sources de vos graphiques pilotés par des données sont disponibles dans Excel, vous pouvez créer des graphiques, des tableaux, des images, des Harvey Balls et des cases à cocher directement à partir d’Excel. Lorsque les données sont modifiées dans Excel, vous pouvez manuellement mettre à jour les graphiques ou laisser think-cell se charger de la mise à jour automatique (voir Gérer les données dans les éléments liés).

Créer des graphiques à partir d’Excel

Imaginons que vous souhaitiez recréer le graphique en exemple à partir de Présentation des graphiques, mais plutôt que de saisir les données dans la feuille de données interne dans PowerPoint, vous voulez l’utiliser directement à partir d’une feuille Excel. Voici comment les données apparaissent dans Excel :

think-cell sample data in Excel

Pour créer le graphique à partir d’Excel, sélectionnez la plage de données désirée dans votre classeur Excel, y compris les séries (dans notre exemple vide) et les libellés de catégorie :

think-cell selected input data in Excel

La plage que nous avons sélectionnée dans notre exemple correspond parfaitement à la feuille de données par défaut d’un graphique à colonnes empilées, avec des lignes représentant des séries, des colonnes représentant des catégories, des libellés de catégorie dans la première ligne et des libellés de série dans la première colonne. Il s’agit du cas le plus facile, car un lien sera initialement créé à l’aide de la disposition de données par défaut pour le type de graphique sélectionné. Mais ce n’est pas strictement nécessaire, car l’interprétation d’une plage de cellules liées peut être modifiée comme expliqué dans Transposer et modifier la disposition des données des plages liées.

Sélectionnez maintenant le type de graphique souhaité, dans notre cas, un graphique à colonnes empilées, dans le menu Link To PowerPoint de la barre d’outils think-cell dans Excel :

think-cell toolbar in Excel

Lorsque vous cliquez sur cette option de menu dans Excel, la fenêtre PowerPoint est activée. Si l’application PowerPoint n’est pas déjà ouverte, elle démarre automatiquement. Dans PowerPoint, lorsque le pointeur de la souris se trouve sur une diapositive, le rectangle d’insertion habituel apparaît.

Passez à la diapositive sur laquelle vous souhaitez insérer le graphique, ou insérez une nouvelle diapositive et positionnez-y le graphique comme d’habitude : Cliquez une fois pour accepter la taille par défaut, ou cliquez puis effectuez un glisser-déposer pour modifier la taille initiale du graphique. Pour une description détaillée du placement, du redimensionnement et de l’alignement d’un nouveau graphique, reportez-vous à la section Insérer des graphiques.

Après insertion, le graphique ressemble à un graphique think-cell ordinaire créé dans PowerPoint, et se comporte comme tel. Le classeur Excel contenant les données liées sera indiqué en haut du graphique :

think-cell chart inserted in PowerPoint

Reportez-vous aux sections Ajouter et supprimer des libellés et Définir le style et la mise en forme des graphiques pour apprendre à configurer et styliser un graphique.

Remarque : Si vous utilisez des arrière-plans de cellule colorés dans Excel, vous pouvez les définir comme couleur de remplissage du segment dans le graphique lié en activant Use Datasheet Fill on Top dans le contrôle du jeu de couleurs du graphique (voir Schéma de remplissage du graphique). Ceci peut être particulièrement puissant lorsque vous combinez cette fonctionnalité et la mise en forme conditionnelle d’Excel.

Outre la création d’un nouveau graphique, vous pouvez aussi lier une plage de données sélectionnée dans votre classeur Excel à un graphique existant dans une présentation PowerPoint. Il suffit de cliquer sur le bouton To Existing Element icon  To Existing Element du menu Link To PowerPoint dans la barre d’outils think-cell d’Excel, puis de cliquer sur le graphique avec lequel vous souhaitez créer la liaison dans PowerPoint.

Compiler les données Excel liées

Si vous créez des graphiques directement à partir d’Excel, vos données sont probablement déjà disponibles dans Excel. Dans certains cas, toutefois, il n’est pas souhaitable de créer un graphique avec toutes les données de la feuille Excel. Il arrive aussi que les données aient été saisies dans un format fixe qui ne peut être facilement modifié.

Vous pouvez modifier l’interprétation de la plage liée pour mieux l’adapter à votre disposition de données (voir Transposer et modifier la disposition des données des plages liées). Parfois, vous aurez besoin de plus de moyens pour compiler et contrôler les données liées. Voici quelques suggestions qui peuvent être utiles dans de tels cas :

  • Placez le cadre de liaisons de données think-cell dans une zone vide de votre feuille de calcul Excel. Utilisez ensuite les références de cellule Excel afin de remplir le cadre think-cell à partir des données d’un autre endroit de la feuille de calcul. Saisissez par exemple =B5 dans la cellule F8 afin de la mettre à jour lorsque B5 change.
  • Les références de cellule Excel fonctionnent également entre les feuilles de calcul. L’ajout d’une feuille dédiée en tant que feuille d’interface pour tous les graphiques peut s’avérer utile, en particulier si vous avez de nombreux graphiques à relier.
  • L’utilisation d’une feuille dédiée comme source de vos graphiques facilite également la préparation des données en fonction du but prévu. Par exemple, la fonction think-cell round peut être utilisée pour arrondir les données de manière cohérente avant de les présenter dans un graphique (voir Arrondi des données Excel).
  • La commande Excel Hide permet de masquer des lignes ou des colonnes de données entières afin qu’elles n’apparaissent pas dans le graphique. Remarque : ces données masquées apparaîtront dans le graphique si vous utilisez la commande Excel Unhide et mettez le graphique à jour.
  • De même, la fonction Group and Outline d’Excel permet de masquer les données que vous ne souhaitez pas afficher dans le graphique.
Updated think-cell chart on hiding table cells in external Excel data-source

Créer des tableaux à partir d’Excel

Recréez votre tableau Excel dans une présentation PowerPoint comme l’un des éléments suivants :

  • Un tableau think-cell
  • Un tableau think-cell qui correspond à votre mise en forme Excel
  • Une image pixel par pixel du tableau Excel

Pour mettre à jour des tableaux ou ajuster leurs paramètres de mise à jour, voir Gérer les données dans les éléments liés et Gérer les données liées avec la boîte de dialogue des liaisons de données. Pour mettre en forme des tableaux, voir Mettre en forme des tableaux.

Insérer des tableaux

Pour créer un tableau think-cell à partir d’Excel, procédez comme suit :

  1. Dans Excel, sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez inclure dans le tableau.
  2. Dans l’onglet Insert, dans le groupe think-cell, sélectionnez Link to PowerPoint > Table.
  1. PowerPoint s’ouvre. Placez votre tableau sur une diapositive.

Insérer des tableaux avec une mise en forme Excel

Insérez un tableau dans lequel la plupart des options de mise en forme, comme le style de police, la couleur de remplissage et l’alignement du texte, correspondent initialement à celles indiquées dans votre feuille Excel. Pour plus d’informations, consultez Faire correspondre la mise en forme des éléments à la plage de données liée.

Pour insérer un tableau avec une mise en forme Excel dans votre présentation, procédez comme suit :

  1. Dans Excel, sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez inclure dans le tableau.
  2. Dans l’onglet Insert, dans le groupe think-cell, sélectionnez Link to PowerPoint > Table with Formatting.
  1. PowerPoint s’ouvre. Placez votre tableau sur une diapositive.

Insérer des images de tableau

Insérez l’image d’un tableau qui correspond à votre feuille Excel pixel par pixel. Mettez à jour l’image à partir d’Excel comme tout autre élément lié (voir Gérer les données dans les éléments liés). Vous ne pouvez modifier le contenu et la mise en forme de l’image d’un tableau qu’à partir de sa feuille Excel liée.

Pour insérer l’image d’un tableau dans votre présentation, procédez comme suit :

  1. Dans Excel, sélectionnez la plage de cellules que vous souhaitez inclure dans le tableau.
  2. Dans l’onglet Insert, dans le groupe think-cell, sélectionnez Link to PowerPoint > Table as Image.
  1. PowerPoint s’ouvre. Placez votre tableau sur une diapositive.

Créer un texte lié à Excel

Vous pouvez ajouter du contenu lié à partir d’Excel à un libellé de graphique, une zone de texte think-cell ou une zone de texte PowerPoint. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans Excel, sélectionnez la cellule que vous souhaitez lier.
  2. Dans PowerPoint, placez le curseur dans un libellé ou une zone de texte.
  3. Dans PowerPoint, dans l’onglet Insert, sélectionnez Elements > Text Linked to Excel Text Field Linked to Excel Icon .

Pour gérer les mises à jour des données Excel, voir Gérer les données dans les éléments liés.

Créer des Harvey Balls et des cases à cocher à partir d’Excel

Vous pouvez créer et contrôler des Harvey Balls et des cases à cocher directement à partir d’un classeur Excel. Pour en savoir plus sur les Harvey Balls et les cases à cocher, voir Harvey Balls et cases à cocher.

Créer des Harvey Balls à partir d’Excel

Pour créer une Harvey Ball à partir d’Excel, procédez comme suit :

  1. Dans Excel, dans une cellule vide, saisissez l’un des éléments suivants :
    • Un nombre absolu entre 0 et le nombre total de segments Harvey Balls
    • Un pourcentage compris entre 0% et 100%
    • Une formule qui donne soit un nombre absolu compris entre 0 et le nombre total de segments Harvey Balls, soit un pourcentage compris entre 0% et 100%
  2. Sélectionnez la cellule, puis Insert > think-cell > Link to PowerPoint > Harvey Ball image . PowerPoint s’ouvre automatiquement.
  3. Dans PowerPoint, insérez la Harvey Ball dans votre présentation.

Sinon, pour lier la cellule Excel à une Harvey Ball existante dans votre présentation, sélectionnez Insert > think-cell > Link to PowerPoint > To Existing Element To Existing Element icon . Dans PowerPoint, sélectionnez la Harvey Ball.

Pour modifier l’état d’achèvement d’une Harvey Ball à partir d’Excel, dans la cellule liée, saisissez une autre valeur ou formule. Pour en savoir plus sur la mise à jour des éléments liés, voir Gérer les données dans les éléments liés.

Créer des cases à cocher à partir d’Excel

Pour créer une case à cocher à partir d’Excel, procédez comme suit :

  1. Dans une cellule vide, saisissez un raccourci de symbole de case à cocher ou une formule qui entraîne un raccourci :
    • Case à cocher vide (☐) : 0 ou un espace vide
    • Symbole de vérification (✓) : 1, v ou o
    • Symbole X (✗) : 2 ou x
    • Symbole de case à cocher personnalisé : le raccourci de symbole que vous avez indiqué dans votre fichier de style think-cell (voir 🛇Customize the default checkbox styles)
  2. Sélectionnez la cellule, puis Insert > think-cell > Link to PowerPoint > Checkbox Checkbox icon . PowerPoint s’ouvre automatiquement.
  3. Dans PowerPoint, insérez la case à cocher dans votre présentation.

Sinon, pour lier la cellule Excel à une case à cocher existante dans votre présentation, sélectionnez Insert > think-cell > Link to PowerPoint > To Existing Element To Existing Element icon . Dans PowerPoint, sélectionnez la case à cocher.

Pour modifier le symbole de case à cocher d’Excel, dans la cellule liée, saisissez un autre raccourci ou une autre formule de symbole de case à cocher. Pour en savoir plus sur la mise à jour des éléments liés, voir Gérer les données dans les éléments liés.

Ajouter des images depuis Excel

Vous pouvez ajouter des images à votre présentation depuis Excel en liant des cellules contenant des URL d’image à PowerPoint. Pour ajouter une image depuis Excel dans votre présentation, procédez comme suit :

  1. Dans Excel, dans une cellule vide, saisissez l’URL de l’image de votre choix.
  2. Sélectionnez la cellule qui contient l’URL.
  3. Dans le ruban Excel, sélectionnez Insert > think-cell > Link to PowerPoint > Image from URL. PowerPoint s’ouvre
  4. Dans PowerPoint, insérez l’image sur votre diapositive (voir Insérer des éléments).

Vous pouvez également remplacer une image sur votre diapositive par une image dans Excel. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Dans PowerPoint, sélectionnez l’image que vous souhaitez remplacer.
  2. Dans Excel, sélectionnez la cellule qui contient l’URL de l’image de votre choix.
  3. Dans PowerPoint, dans le ruban, sélectionnez Insert > think-cell Data > New Excel Link.

L’image dans la cellule Excel remplace l’image que vous avez sélectionnée sur votre diapositive.