20. Herramientas de presentación

Este capítulo explica varias herramientas secundarias que pueden hacerle la vida mucho más fácil.

20.1

Rectángulo redondeado

20.2

Casilla de verificación y Harvey Ball

20.3

Caracteres especiales

20.4

Limpieza

20.5

Almacenamiento y envío de diapositivas

20.6

Cambio de idioma

20.7

Cambio de fuentes

20.8

Cambio del símbolo de decimal

20.9

Código de caso automático

20.1 Rectángulo redondeado

Icono del menú Elementos:

Si se selecciona un rectángulo redondeado, p. ej., inmediatamente después de insertarlo, puede comenzar a escribir y el texto se mostrará dentro del elemento con saltos de línea automáticos.

El aspecto del pentágono/cheurón se controla mediante los controles de color de relleno, colores de contorno y estilo de contorno de la barra de herramientas flotante. Consulte Aplicación de formato y estilos para ver información detallada sobre estos controles.

20.2 Casilla de verificación y Harvey Ball

Icono del menú Elementos:

En las columnas de responsabilidad y comentario de cualquier gráfico de Gantt, puede optar por mostrar una casilla de verificación o una Harvey Ball en lugar de una etiqueta de texto. Para ello utilice el menú contextual de la etiqueta de fila (consulte Etiquetas de fila). No obstante, también puede utilizar esos elementos fuera de un gráfico de Gantt. En ese caso, utilice el menú Elementos de la barra de herramientas de think-cell.

Seleccione la característica para configurar su apariencia utilizando la barra de herramientas flotante. Utilice el control de tamaño de fuente (consulte Fuente) para ajustar el tamaño de la característica y el control de color para cambiar el color principal o de contorno (consulte Color y relleno). En cuanto a las casillas de verificación, también puede cambiar el estilo del contorno (consulte Estilo de línea).

Al seleccionar una casilla de verificación, aparece disponible en la barra de herramientas un control adicional que puede utilizar para cambiar el símbolo de la marca de verificación. Asimismo, puede cambiar rápidamente el símbolo haciendo doble clic en la casilla de verificación o pulsando la tecla asociada en el teclado: v, o o 1 para “marca de verificación”; x o 2 para “cruz”; o barra espaciadora o 0 para casilla de verificación vacía.

Al seleccionar una Harvey Ball, aparece disponible en la barra de herramientas un control adicional, que puede utilizar para modificar el estado de finalización de la Harvey Ball. Además, se puede incrementar rápidamente el estado de la Harvey Ball haciendo doble clic en esta o pulsando + en el teclado, y se puede reducir dicho estado pulsando − en el teclado. Asimismo, puede establecer directamente el número de sectores completados de la Harvey Ball especificándolo con el teclado. Si el número de sectores es superior a 9, utilice las teclas 1 a 8 para rellenar una octava parte de todos los sectores o dos octavos, tres octavos, y así sucesivamente.

Junto al control encontrará otro control con números. Estos números indican el número de sectores de la Harvey Ball. Puede agregar manualmente sus propios valores introduciéndolos en el cuadro.

20.3 Caracteres especiales

Los usuarios expertos de PowerPoint consideran que la herramienta integrada Insertar → símbolo no es práctica para un uso habitual. Si ha instalado think-cell, tiene una manera más sencilla de insertar caracteres especiales.

Abra el cuadro de diálogo Insertar símbolo en el menú Herramientas ubicado en la barra de herramientas de think-cell.

Encontrará todos los símbolos que necesita en una sola página, agrupados por su contexto de uso. Ahora, con un solo clic, puede seleccionar el símbolo o carácter que desee y el carácter se inserta en la ubicación del cursor.

Nota: Si no hay ninguna etiqueta de texto o forma seleccionada, el cuadro de diálogo Carácter especial think-cell no tiene ningún efecto. Si ha seleccionado una etiqueta de texto o forma, esta cambiará al modo de edición de texto.

20.4 Limpieza

A menudo, las diapositivas o los archivos de presentación pueden contener información adicional que puede que no desee compartir con todos, por ejemplo, en forma de anotaciones, notas de presentación o contenido incrustado en diseños y diseños de diapositivas no utilizados. think-cell puede ayudarle a deshacerse rápidamente de ellos con su cuadro de diálogo Limpiar... , accesible a través del menú Herramientas . También puede utilizar la herramienta para eliminar rápidamente todas las animaciones y transiciones de diapositivas.

Puede pasar el cursor sobre cada una de las casillas de verificación para obtener información más detallada sobre cada opción.

En la sección Aplicar a: del cuadro de diálogo puede seleccionar si las operaciones de limpieza seleccionadas deben aplicarse solo a las diapositivas seleccionadas actualmente o a toda la presentación.

La opción Sanear contenido → Números también le permite sustituir todos los números del rango seleccionado por otros aleatorios, para eliminar los datos confidenciales de la presentación.

20.5 Almacenamiento y envío de diapositivas

A veces puede ser práctico guardar un conjunto de diapositivas. Con think-cell ya no tendrá que hacer más duplicados del archivo y después eliminar las diapositivas que no desee. Basta con que seleccione las diapositivas que desee en el panel de esquema, que se encuentra a la izquierda, o que las seleccione en la vista clasificador de diapositivas; haga clic en el Herramientas en la barra de herramientas de think-cell; y elija Guardar diapositivas... Una vez creado el nuevo archivo, se abre inmediatamente para su edición.

Si desea enviar las diapositivas seleccionadas por correo electrónico, puede elegir Enviar diapositivas... y se compondrá una plantilla de correo electrónico con archivo adjunto en su aplicación de correo electrónico predeterminada.

El cuadro de diálogo Enviar/Guardar diapositivas... ofrece todas las opciones de Limpieza. También tiene la opción de añadir una marca de tiempo que cumpla con la norma ISO 8601 en el nombre del archivo para hacerlos inequívocos a nivel mundial. El archivo Presentation1 slides 2-3 20200121T1556+01.pptx contendría las diapositivas 2-3 de Presentation1.pptx. Además, se envió o se guardó el 21 de enero de 2020 a las 15:56 en la zona horaria UTC+1. T separa la fecha y la hora.

Si utiliza Gmail, establezca Envío de think-cell con Gmail como programa de correo electrónico predeterminado para utilizar Enviar diapositivas... En Windows 10:

1. Vaya a Configuración, haga clic en Aplicaciones y seleccione Aplicaciones predeterminadas.
2. Haga clic en el programa predeterminado actual que hay bajo el encabezado Correo electrónico.
3. En la lista que se muestra, escoja Envío de think-cell con Gmail.

Nota: Debido a una limitación en Windows, Envío de think-cell con Gmail no está disponible para instalaciones para un único usuario (consulte Instalación de think-cell).

20.6 Cambio de idioma

Es crucial configurar correctamente el idioma para utilizar el corrector ortográfico de PowerPoint. think-cell incluye opciones adicionales que le permiten cambiar el idioma del texto de una diapositiva o de una presentación completa. Esas opciones se pueden encontrar en la pestaña Revisar del menú Idioma.

No tiene más que seleccionar el idioma deseado en el cuadro de diálogo y hacer clic o bien en Texto en diapositiva para cambiar el idioma de todo el texto en la diapositiva actual, o bien en Todo el texto para cambiar el idioma del todo el texto en la presentación.

20.7 Cambio de fuentes

Cambiar la fuente del texto dentro de una presentación extensa puede suponer una gran cantidad de trabajo. La herramienta de think-cell Reemplazar fuentes... puede utilizarse para simplificar sustancialmente la tarea. Puede accederse a esta herramienta desde el menú Formato de PowerPoint o desde el grupo Editar en la pestaña Inicio de la cinta de PowerPoint. Viene a sustituir al cuadro de diálogo de PowerPoint Reemplazar fuentes. Los cuadros desplegables del cuadro de diálogo pueden usarse para seleccionar la fuente que quiere reemplazarse por la nueva y también para ajustar el tamaño de esta. Seleccione el ámbito de los cambios (Presentación completa, Diapositiva actual o Selección) y, a continuación, haga clic en Aplicar para reemplazar las fuentes o haga clic en Aceptar para cerrar también el dialogo.

20.8 Cambio del símbolo de decimal

Si utiliza material existente en un nuevo contexto, es posible que necesite cambiar el símbolo de decimal. Para hacerlo de forma rápida, invoque la opción Cambiar símbolo de decimal en el menú Herramientas .

En el cuadro de diálogo, seleccione primero el ámbito del cambio (Diapositivas seleccionadas o Toda la presentación ) y, a continuación, haga clic en Punto (123.4) o Coma (123,4) para cambiar al símbolo que corresponda.

Nota: Cambiar símbolo de decimal solo afecta a los campos de texto controlados por think-cell que tienen un control de Formato de número, como etiquetas de gráficos generadas automáticamente, o texto vinculado a una celda de que tiene formato de número (consulte Creación de texto vinculado a Excel).

20.9 Código de caso automático

Puede agregar un cuadro de texto a la diapositiva patrón que muestre siempre el nombre del archivo o bien la ruta del archivo de la presentación. Si el nombre del archivo es el mismo que el código de caso utilizado para identificar un proyecto en su organización, puede utilizar el cuadro de texto para mostrar el código de caso en cada diapositiva. El contenido del cuadro de texto se actualiza siempre que el archivo se guarde con un nombre diferente.

Para agregar un cuadro de texto que muestre el código de caso, siga estos pasos:

1. Cambie a la vista Patrón de diapositivas (menú Vista →Patrón →Patrón de diapositivas).
2. Inserte un nuevo cuadro de texto y sitúelo en el patrón de diapositivas. Puede que tenga que insertar un texto de relleno para evitar que vuelva a ser eliminado inmediatamente. El texto de relleno será sustituido por el código de caso al guardar el archivo.
3. Haga clic con el botón derecho en el cuadro de texto y abra el cuadro de diálogo Tamaño y posición.
4. Vaya a la pestaña Texto alternativo y busque el área de entrada para Descripción.
5. En el área de entrada, escriba lo siguiente:
   • casecode para que el nombre del archivo, incluida su extensión (p. ej., .pptx), se muestre automáticamente en el cuadro de texto;
   • CASECODE para que el nombre del archivo en mayúsculas, incluida su extensión, se muestre automáticamente en el cuadro de texto;
   • casename para que el nombre del archivo, sin incluir su extensión, se muestre automáticamente en el cuadro de texto;
   • CASENAME para que el nombre del archivo en mayúsculas, sin incluir su extensión, se muestre automáticamente en el cuadro de texto;
   • casepath para que la ruta completa del archivo, sin incluir su extensión, se muestre automáticamente en el cuadro de texto;
   • CASEPATH para que la ruta completa del archivo en mayúsculas, sin incluir su extensión, se muestre automáticamente en el cuadro de texto;

En cuanto guarde el archivo, el código de caso aparecerá en las diapositivas.

Nota: El cuadro de texto de código de mayúsculas/minúsculas se ejecuta en la diapositiva maestra, no en las diapositivas individuales.

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