21. Excel 数据链接

若能在 Excel 中使用您数据驱动型图表的源数据,您可以直接从 Excel 应用程序创建图表。在 Excel 中的数据发生变化时,您可以视需要更新图表,或者使 think-cell 自动执行更新。

21.1
从 Excel 创建图表
21.2
适合数据布局
21.3
更新链接的元素
21.4
从 Excel 创建表格
21.5
从 Excel 创建文本字段
21.6
数据链接对话框
21.7
保持数据链接
21.8
如何编译数据
21.9
常见问题

21.1 从 Excel 创建图表

假设您想从 制作图表简介 重新创建示例图表,但您不想将数据输入到 PowerPoint 的内部数据表中,而是想直接从 Excel 表中使用它。数据在 Excel 中如下所示:

Excel 中的 think-cell 样本数据

若要从 Excel 创建图表,请在 Excel 工作簿中选择所需的数据范围(包括系列(在我们的示例中为空)和类别标签):

Excel 中的 think-cell 所选输入数据

我们在示例中选择的范围完全符合堆积柱形图的默认数据表,其中行表示系列,列表示类别,类别标签位于第一行,第二行的值表示 100%,第一列表示系列标签。这是最简单的情况,因为链接最初是使用所选图表类型的默认数据布局创建的。但这并不是绝对必要的,因为可以修改链接单元格范围的解释,如 适合数据布局 所述。

现在,在我们的堆积柱形图示例中,从 Excel 的 think-cell 工具栏内的元素菜单中选择所需的图表类型:

Excel 中的 think-cell 工具栏

若在 Excel 中单击此菜单项,将激活 PowerPoint 窗口。若 PowerPoint 尚未运行,它会自动启动。在 PowerPoint 中,鼠标指针位于幻灯片上时,会显示熟悉的插入矩形。

切换到您希望插入图表或插入新幻灯片的幻灯片,照常放置图表:单击一次以接受默认大小,或单击、按住并拖动以更改图表的初始大小。如需关于如何对新图表进行放置、重设大小和对齐的详细描述,请参阅插入新图表

插入后,图表的外观和行为类似于 PowerPoint 中已创建的常规 think-cell 图表。包含链接数据的 Excel 工作簿将显示在图表顶部:

插入到 PowerPoint 中的 think-cell 图表

若要了解如何对图表进行配置并设置其样式,请参阅添加和删除标签设置图表的样式

注释:若在 Excel 中使用彩色的单元格背景,可以在图表的配色方案控件(请参阅 配色方案)中启用在顶部使用 Excel 填充,以便将这些颜色设为所链接图表中的段填充颜色。在将其与 Excel 的条件格式合并时,此功能尤其强大。

与创建新图表一样,您可以将 Excel 工作簿中的所选数据范围链接到 PowerPoint 演示文稿内的现有图表。只需在 Excel 的 think-cell 工具栏中,点击元素菜单中的 image  到现有元素按钮,然后在 PowerPoint 中点击您想链接到的图表。

21.2 适合数据布局

将数据范围链接到图表后,您可以使用数据范围的 think-cell 上下文菜单中的 Excel 链接上下文菜单编辑数据布局图标 编辑数据布局 Excel 链接上下文菜单转置图标 转置链接按钮来改变数据的解释方式。

通过编辑数据布局,您可以从数据范围中删除不需要或不想要的特殊行和列,详见 编辑数据布局

回到上面的示例,因为我们没有系列标签,所以在插入图表时,可以避免在数据范围中包含空的第一列,如下所示:

  1. 仅选择数据列和类别标签(在我们的示例中为 H1:K4)。
  2. 元素菜单中选择所需的图表类型(在我们的示例中为堆积柱形图),并如上所述将其插入幻灯片。
  3. 在 Excel 中选择数据范围的绿色边框,然后右键点击它以打开上下文菜单。
  4. 选择 Excel 链接上下文菜单编辑数据布局图标 编辑数据布局
  5. 点击系列标签处的复选框以禁用数据范围中的列。
  6. 点击 PowerPoint 图表上的绿色标志进行更新(参阅 更新链接的元素)。

我们在 Excel 中的链接范围现在看起来像这样,得到的图表将与上图一样。

布局已修改的链接 Excel 范围,显示“编辑数据布局”菜单

转置数据范围可交换图表的行和列的数据解释,使您可以执行诸如通过行而不是列的数据创建柱形图的操作。

  1. 在 Excel 中选择数据范围的绿色边框,然后右键点击它以打开上下文菜单。
  2. 选择 image  转置链接
  3. 点击 PowerPoint 图表上的绿色标志进行更新(参阅 更新链接的元素)。
转置链接的 Excel 范围之前和之后的视图

同样,得到的图表将与上图一样。

注释:转置链接的数据范围不会交换行和列中的数据。

21.3 更新链接的元素

链接到 Excel 工作簿的图表的最重要功能是可以选择根据基础数据的变化来更新图表。在我们的示例中,我们希望添加第三个数据系列。双击图表切换到 Excel 中链接的数据范围。在链接的范围下方输入附加的数据:

think-cell Excel 数据源中的附加数据输入

然后,单击所链接范围的边框来选择该范围,以显示熟悉的 think-cell 用户界面。拖动选择对象的一角以纳入新输入的数据:

选择 think-cell Excel 数据源中的附加数据  think-cell Excel 数据源中已更新及新选择的数据

最后,返回到 PowerPoint。选择链接的图表时,会标记该图表以表明检测到其所链接数据的更新:

带有绿色更新挂起标志的链接 think-cell 图表  更新挂起的链接 think-cell 图表的浮动工具栏

点击标志或图表浮动工具栏中的 image  一次性更新按钮,它也用绿色标志标记,将 Excel 中的数据更改合并到图表中。图表已更新,标志消失:

已更新具有外部 Excel 数据源的 think-cell 图表(在 PowerPoint 中)

更新后, image 按钮在浮动工具栏中突出显示,不显示绿色标志;其工具提示已更改为已更新。这表示图表中显示的数据与链接的 Excel 范围是最新的。

点击 image  还原按钮以撤销刚才进行的更改。现在,该按钮将突出显示,其工具提示为已还原,表示图表中显示的数据处于最新更新之前的状态。

think-cell 将始终在 PowerPoint 的图表中保存最新更新之前和之后的数据状态。您可以使用 一次性更新图标 还原图标 按钮,在数据的这些“最新”和“先前”状态之间切换,即使链接的 Excel 表已关闭或不可用。

注释:绿色标志 Excel 链接绿色标志 表示已链接的 Excel 范围与 PowerPoint 图表中保存的数据的“最新”和“先前”状态之间存在差异。点击它或用它装饰的 一次性更新图标 一次性更新按钮,在 PowerPoint 图表中将链接的 Excel 范围状态保存为“最新”,点击时状态在图表中显示为“先前”。

即使并未更新图表或图表在更新后再次还原,Excel 数据源的链接仍然存在。因此,您稍后可以随时选择更新图表。

您也可以让 think-cell 在链接的 Excel 范围发生更改时自动为您更新链接的图表。为此,只需点击 自动更新图标 自动更新按钮。为此,必须同时打开包含图表的演示文稿和包含链接数据的 Excel 工作簿。

若要再次禁用自动更新,请点击 一次性更新图标 禁用自动更新

注释:若使用 think-cell 将图表链接到 Excel 中的数据,此操作不依赖 Excel 或 PowerPoint 文件的文件名称。会为 Excel 中的每个图表和每个数据范围分配唯一的标识号,用于保持链接。重新建立链接的技术需求是,在同一部计算机上同时打开包含数据范围的 Excel 文件和包含图表的 PowerPoint 文件,不论文件名如何,都是如此。

21.4 从 Excel 创建表格

除了图表之外,您还可以将 Excel 中的数据范围链接到 PowerPoint 中的表格:

  1. 在 Excel 工作簿中选择所需的数据范围(包括列与行标题)。
  2. 从 Excel 的 think-cell 工具栏中的 PowerPoint 链接菜单中选择 image  
  3. 将数据表格放置在幻灯片上。

可以按照 中所述对 PowerPoint 中的表格进行重设大小、放置和格式设置。

若您希望在 PowerPoint 中的幻灯片上同时包括图表与数据表格,可以按照以上从 Excel 创建图表(对于图表)或本节(对于表格)所述,根据 Excel 中的相同数据范围来创建图表与数据表格。

图像

在此情况下,表格将放置在图表下方,以便使图表的目录标签也能作为表格的列标题。为了实现这项功能,在选择表格的链接范围时,只会包括系列标签和数据值。

链接的表的更新方式与链接的图表相同,如 更新链接的元素 中所述。在 PowerPoint 中选择被链接表格的任意单元格后,您可以选择手动与自动更新或还原到上次更新。链接的表也会包含数据链接对话框中,如 数据链接对话框 中所述。

21.5 从 Excel 创建文本字段

您也可以将链接到 Excel 单元格的文本字段插入到任何 think-cell 标签或 PowerPoint 文本框中。

  1. 在 Excel 中,选择包含您要链接的内容的单元格。
  2. 在 PowerPoint 中,将光标放在标签或文本框中。
  3. 从 PowerPoint 中 think-cell 的元素菜单中选择 链接到 Excel 的文本字段图标 链接到 Excel 的文本字段

当更新可用时,绿色标志不会出现在文本字段的顶部,而只会显示在浮动工具栏的更新按钮上。否则,管理文本字段内容的更新完全如中 更新链接的元素 所述。

21.6 数据链接对话框

若您的演示文稿中包含大量链接的元素,那么手动查找和更新所有图表并不现实。如需更好的概述和更直接的方法来更新元素,请前往 PowerPoint 中 think-cell 工具栏的 图像 工具菜单,然后打开数据链接对话框:

think-cell 数据链接对话框

数据链接对话框在幻灯片缩略图上显示演示文稿中的所有链接元素。当更新挂起时,元素用绿色标志 Excel 链接绿色标志 标记。必须打开链接的 Excel 文件,才能使用此标记。如果设置为自动更新,则将带有 自动更新图标 标记。您还可以启用在幻灯片上突出显示,以便在幻灯片上额外突出显示链接的元素;突出显示链接按钮可从功能区启用此功能。

第二列是作为链接数据源的 Excel 文件和 Tableau URL 的列表(参阅 Tableau 数据)。每个源都显示在第一张幻灯片旁边,并有一个元素与之链接。

当前演示文稿的链接的 think-cell 图表及其更新状态

将鼠标悬停在幻灯片缩略图中的链接元素上时:

  • 链接数据的源在右列中突出显示。
  • 工具提示还显示了数据源、元素的更新状态以及上次修改数据的时间。

点击幻灯片缩略图上的元素以选中它;PowerPoint 也将切换到该元素(常规视图中)或包含该元素的幻灯片(幻灯片排序视图中)。然后,您可以使用右列中的 一次性更新图标 一次性更新 image 还原 image 自动更新 按钮来控制它的更新状态和行为,如 更新链接的元素 中所述,或者使用 Tableau 图标 手动更新按钮来控制链接到 Tableau 的元素(参阅 Tableau 数据)。

双击幻灯片缩略图上的元素与双击元素本身的效果相同:数据源是打开的。对于链接到 Excel 的元素,将在工作表上选择链接的范围。如果 Excel 工作簿不可用,则会打开内部数据表。

您可以使数据链接对话框保持打开状态,同时继续编辑幻灯片与数据。

注释:如果元素的链接 Excel 文件不可用,并且已打开内部数据表并进行编辑,则会禁用链接元素的自动更新。这会确保在链接的 Excel 文件变为可用时,不会自动覆盖使用内部数据表进行的任何更改。

21.6.1 多选和筛选

有多种方法可以选择多个链接元素:

  • 点击右列中的文件以选择链接到该文件的所有元素。
  • 点击幻灯片缩略图上的空白区域以选择该幻灯片上的所有链接元素。
  • 按下 Ctrl 并点击以单独选择多个元素。您也可以按下 Ctrl 并点击文件以将链接到该文件的所有元素添加到选择中。
  • 按下 Ctrl 并点击多个幻灯片以选择所选幻灯片上的所有元素。
  • 使用 Shift 选择一系列幻灯片及其中的所有图表,或一系列文件以及与之链接的所有元素。
  • 使用 Ctrl+A 或点击全选以选择演示文稿中所有链接的元素。

然后,您可以通过右列中的按钮同时控制所有选定元素的更新状态和行为。

注释:您将只看到实际上可以应用于所有选定元素的按钮。这意味着当您的选择包含链接到 Tableau 的元素时(参阅 Tableau 数据),将只显示 image 手动更新 按钮。点击它将对选定的 Excel 链接产生与 一次性更新图标 一次性更新 按钮相同的效果。

使用筛选器选择复选框,通过排除以下链接元素来缩小选择范围:

  • 一次性更新图标 更新
  • 还原图标 还原有挂起的更新
  • 图像 启用自动更新
  • 图像 手动更新,因为它们已链接到 Tableau(参阅 Tableau 数据)。

数据链接对话框的筛选器选择部分

您可以再次点击复选框,以重新包含属于原始选择的相应类型的所有链接元素。

注释:若要仅选择给定状态或类型的链接元素,先点击全选,然后从选择中删除所有其他类型。

21.7 保持数据链接

在 Excel 数据和 PowerPoint 中的图表之间创建链接后,Excel 文件和 PowerPoint 文件仍是自足的独立文件:

  • 您可以独立传递或编辑这些文件。
  • 您可以重新命名这些文件。只要同时打开 Excel 文件和 PowerPoint 文件,就会立即重新建立数据链接。若要存储有关重新建立的数据链接的相关信息,应该保存文件。
  • 您可以在同一演示文稿内复制和粘贴链接的图表,甚至可以将这些图表粘贴到其他演示文稿。随后,会将图表的副本链接到与原始图表相同的数据源。
  • 您可以通过电子邮件发送 Excel 文件和 PowerPoint 文件。只要在接收者的计算机上同时打开 Excel 文件和 PowerPoint 文件,就会立即重新建立数据链接。若要存储有关重新建立的数据链接的相关信息,应该保存文件。
  • 您可以创建所链接 Excel 文件的副本,并将这些副本用作数据链接的替代数据源。可以独立编辑原始 Excel 文件和复制的 Excel 文件。原始 Excel 文件或复制的 Excel 文件两者的其中之一和 PowerPoint 文件同时打开时,将重新建立 PowerPoint 演示文稿和所需 Excel 文件之间的链接。

注释:若打开的工作簿中存在 Excel 中所链接同一范围的多个副本(例如,在复制工作表后),则两个副本是同样有效的源范围(“同辈”),且并未定义在打开 PowerPoint 文件时将使用哪个范围来建立链接。可用于在它们之间切换的小编号选项卡显示在所有同级 Excel 范围上。

用于在某个范围的同级之间切换的选项卡

除了链接范围的一个副本之外,您应该使其他所有副本不可用,例如,通过关闭包含该链接副本的工作簿。或者,您可以通过删除 Excel 中除一个 think-cell 框之外的所有框,并使用元素菜单中的 image  到现有元素按钮创建指向所需元素的新链接,以使所有链接范围唯一。这样会为每个新范围分配唯一的标识符。

21.7.1 编辑链接的文件

如果在链接的 Excel 文件不可用的情况下编辑 PowerPoint 文件,则链接元素的行为将类似于具有内部数据表的常规元素。使用 think-cell,您可以无限制地更改元素的设计和数据。

注释:链接的文本字段(参阅 从 Excel 创建文本字段)是这里的例外,因为它们没有内部数据表。如果要更改文本,只需删除文本字段并手动输入文本。这将中断链接。

同样,您也可以对链接的 PowerPoint 文件不可用的 Excel 工作簿进行自由编辑。安装 think-cell 后,所链接的任何数据范围若当前未连接到打开的 PowerPoint 演示文稿,都会以淡红色的框突出显示。

只要您同时打开 Excel 中的数据源和 PowerPoint 中包含链接元素的演示文稿,就会重新建立链接。在 Excel 中,所链接数据范围的突出显示会由红色变为绿色。在 PowerPoint 中,将元素的当前数据与数据源进行比较。如果元素设置为 自动更新图标 自动更新,则将立即应用对数据的任何更改。否则,如果检测到更改,则在 数据链接对话框 中选中时,元素将被标记 Excel 链接绿色标志 。然后,您可以控制更新,如 更新链接的元素 中所述。

21.7.2 更改和删除链接

若要断开表或图表与其链接数据源的连接,只需从元素的上下文菜单中选择 中断 Excel 链接图标 中断 Excel 链接按钮:

think-cell 删除外部数据链接

从此时起,元素只能使用 PowerPoint 中的 think-cell 数据表。

注释:链接的文本字段(参阅 从 Excel 创建文本字段)没有上下文菜单。要中断链接文本字段的链接,请在 数据链接对话框 中选中并按下 Del

同样,您可以断开 Excel 中链接的数据范围与其元素的连接:单击所链接范围的框以选择该范围。当 think-cell 选择范围的框变为蓝色时,右键单击该框,然后选择 删除图标 删除按钮。将删除 think-cell 框,而数据本身仍保持原样。所有链接的元素将不再能连接到此数据范围作为其数据源,将改为使用其内部数据表。

注释:您无法撤消对链接框的删除操作,但是可以在需要时使用现有元素创建新链接(请参阅下文)。

如果删除链接的一个参与者(Excel 中的数据范围或 PowerPoint 中的链接元素),另一个不会随之删除。特别是,Excel 中的链接数据范围仍保持不变,直到它们被显式删除。这一点很重要,因为可能会有其他演示文稿中的其他图表链接到同一数据源。

注释:如果要删除演示文稿中的所有数据链接,请使用 数据链接对话框。在对话框中,点击全选,然后按下 Del 键,一步删除所有此类链接。

如果要将现有元素链接到 Excel 数据源,请先转到 Excel 工作簿并选择所需的数据范围。您也可以选择由彩色的 think-cell 选择框指示的现有链接范围。然后从元素菜单选择 到现有元素图标  到现有元素。PowerPoint 将成为焦点;只需点击幻灯片上所需的元素,即可将其链接到选定的 Excel 范围。

注释:如果选定元素已链接到外部数据源,则新创建的链接将覆盖先前的链接。

或者,在选择所需的 Excel 范围后,切换到 PowerPoint 并选择所需的元素。如果元素已链接到其他数据源,请按以上所述断开连接。现在,元素上下文菜单中的 Excel 链接按钮已变为 建立 Excel 链接图标  建立 Excel 链接。点击此按钮以建立从 PowerPoint 中的选定元素到 Excel 中选定数据范围的链接。

注释:链接的文本字段在这里是例外。它们在创建后无法链接到其他单元格。

21.8 如何编译数据

从 Excel 直接创建图表时,Excel 可能已包含您的数据。但是在某些情况下,您可能不希望使用 Excel 表中的所有数据来创建表格。或者,该数据可能采用无法轻松改变的固定格式。

适合数据布局 中所述,您可以修改链接范围的解释,以更好地适应您的数据布局。有时候,这些可能性可能仍然不够。在此类情况下,以下一些建议可能会有帮助:

  • 将 think-cell 数据链接框放置在 Excel 工作表上的空白区域。然后使用 Excel 的单元格引用在 think-cell 框中填入工作表上其他位置的数据。例如,在单元格 F8 中输入 =B5 以便在 B5 变化时更新 F8。
  • Excel 单元格引用也适用于整个工作表。添加专用工作表作为所有图表的接口表会很有帮助,尤其是在您有许多图表要链接时,更是如此。
  • 使用专属表作为图表源也有助于专门针对预期目的而准备数据。例如,您可以使用 think-cell 舍入,以一致的方式对数据进行舍入,然后再将数据呈现于图表中(请参阅Excel 数据舍入)。
  • 您可以使用 Excel 的隐藏命令隐藏数据的整行或整列,使图表中不反映这些数据。请记住,在您使用 Excel 的取消隐藏命令以及更新图表时,隐藏的数据会立即显示在图表中。
  • 同样,您可以使用 Excel 的组及分级显示功能隐藏您不希望在图表中显示的数据。
隐藏外部 think-cell Excel 数据源中的表格单元格  外部 Excel 数据源中隐藏的表格单元格上已更新的 think-cell 图表

21.9 常见问题

21.9.1 复制链接的元素时会发生什么?

您可以复制幻灯片、复制元素、按住 Ctrl 并拖动元素或将元素复制粘贴到另一幻灯片或另一演示文稿,像其他任何元素一样复制链接的元素。实际上,创建演示文稿文件的副本也是复制包含的链接元素的一种方式。

在任何情况下,都不可区分原件和副本。两者链接到同一个 Excel 数据范围,如果它们同时打开,那么在 Excel 数据发生变化时,将会收到更新。

21.9.2 删除链接的元素时会发生什么?

删除链接的元素时,PowerPoint 中的链接会随之删除。如果打开的演示文稿中没有其他元素链接到同一 Excel 数据范围,则 Excel 中的框将从绿色变为红色,表示无法建立链接。

删除链接的元素不会以其他任何方式影响 Excel 中链接的数据范围。毕竟,可能已经创建了链接元素的副本,打开时将重新建立其链接。

21.9.3 如何消除 Excel 工作表中的红色框?

Excel 工作表中不同颜色的框表示链接的数据范围。绿色框表示框中的数据范围和打开的 PowerPoint 演示文稿中的元素之间已建立链接。与之相比,红色框表示当前没有打开包含链接元素的演示文稿。红色框不一定意味着没有任何元素链接到该数据范围。它只意味着在当前打开的演示文稿中没有此类元素。

如果您确定框内的数据范围不再需要作为任何元素的数据源,您可以使用上下文菜单中的 image  删除按钮删除该框。链接信息将与框一起从 Excel 工作簿中删除。链接到相关 Excel 数据范围的任何元素未来将无法建立链接。它们会改为使用其内部数据表。

Excel 数据本身不受影响。

21.9.4 如何知道演示文稿中的哪些元素已链接以及链接数据源的位置在哪里?

如果不确定演示文稿中元素的数据源,请转到 图像 工具菜单并打开数据链接对话框。该对话框显示演示文稿中包含链接元素的所有幻灯片的列表,并指示它们在幻灯片上的位置。

如果设置为自动更新,则元素将带有 自动更新图标 标记。

上次找到的链接数据范围的 Excel 文件的文件名也会显示,将鼠标悬停在该文件上方或选择链接到该文件的元素时,将突出显示文件名。

如需详细描述,请参阅数据链接对话框一节。

21.9.5 当链接元素的数据源不可用时会发生什么?

当包含元素的链接数据范围的 Excel 工作簿未打开,并且在原来的文件位置找不到时,该元素将无法建立链接。相反,它将使用其内部数据表,其中始终包含链接数据的副本,并允许您更改元素所基于的数据。

链接元素的内部数据表类似于常规元素的内部数据表。特别是,即使有多个元素链接到同一 Excel 范围,其内部数据表也是独立的。

如果要重新建立指向 Excel 数据范围的链接,只需同时打开 Excel 工作簿和包含链接元素的演示文稿。随后 PowerPoint 中的图表和 Excel 中的数据会自动连接。当使用链接的数据更新元素时,将覆盖您对内部数据表中的数据所做的任何更改。

21.9.6 如何使用内部数据表而不是链接的 Excel 数据源?

如果要断开元素与其链接数据源的连接,请使用其上下文菜单中的 image  中断 Excel 链接按钮。从现在起,元素仅使用 PowerPoint 中的 think-cell 数据表。

无论链接的 Excel 数据范围当前是否打开,您都可以从元素中删除链接。对于数据链接的 Excel 端,中断元素的链接与删除元素具有相同的效果。

如需更多信息,请参阅更改和删除链接一节。

21.9.7 如何启用或禁用自动更新?

要启用自动更新,请选择链接的元素,然后点击浮动工具栏中的 自动更新图标 自动更新

要禁用自动更新,请点击 一次性更新图标 禁用自动更新

有关控制更新行为的详细描述,请参阅 更新链接的元素。也可以通过 数据链接对话框 获得同样的选项。

21.9.8 为什么我的链接元素已设置为自动更新,但并未更新?

数据链接的 PowerPoint 一方和 Excel 一方只有在两个文件同时打开时才会进行连接。因此,如果在 PowerPoint 演示文稿未打开的情况下更改 Excel 中的数据,然后在 Excel 工作簿没有同时打开的情况下打开演示文稿,链接的元素将不会检测到数据源中的更改。

包含所链接数据范围的 Excel 工作簿打开后,将立即建立链接并检测更改。如果元素设置为自动更新,它将立即更新。否则,该元素在选中时并在 数据链接对话框 中标记。然后,您可以决定是否要将更改的数据合并到元素中。

如需更多信息,请参阅更新链接的元素一节。

21.9.9 为什么虽然 Excel 中的数据并未更改,但我的链接元素仍指示有挂起的更新?

在打开的 PowerPoint 演示文稿和打开的 Excel 工作簿之间建立链接后,会对内部数据表中的数据和链接的数据范围进行比较。如果二者不同,则会标记元素,以指示应进行更新。如果已启用自动更新,则会立即更新。

若 Excel 工作簿中的数据并未更改,但内部数据表中的数据已修改,也会检测到挂起的更新。对于链接的元素,链接的 Excel 数据范围将优先于内部数据表。因此,更新会始终覆盖内部数据表中的更改。

为了防止数据丢失,每当对链接元素的内部数据表进行更改时,将禁用相关元素的自动更新。

有关更新行为以及控制更新行为的详细描述,请参阅 更新链接的元素 一节。

21.9.10 如何将现有元素链接到 Excel 工作簿中的数据范围?

前往 Excel 工作簿并选择所需的范围。然后从元素菜单选择 到现有元素图标  到现有元素。PowerPoint 将成为焦点;只需点击幻灯片上所需的元素,即可将其链接到选定的 Excel 范围。

在 Excel 中选择所需的范围后,切换到 PowerPoint,选择并右键点击所需的图表,然后点击上下文菜单中的 image  建立 Excel 链接按钮。

如需详细描述,请参阅更改和删除链接一节。若要了解如何从 Excel 直接插入图表,请参阅从 Excel 创建图表一节。

21.9.11 我的链接图表似乎忽略了部分 Excel 数据范围。为什么?

除了主数据之外,默认情况下,Excel 中的链接范围在左侧和顶部包含一些单元格,这些单元格是为特殊的行和列保留的,如类别和系列标签,或 100%= 行。如果所选范围只包含主数据,则部分数据将被解释为标签等,也不会出现在图表中。

您可以修改链接的范围,使其不包括这些特殊的行和列,如 适合数据布局 中所述,或者,如果您的 Excel 工作表布局允许,您可以通过拖动其角上的手柄来扩大链接的数据范围,使您的数据位于链接范围的数据单元格中(另请参阅 如何编译数据)。

21.9.12 为什么链接的数据范围很多时,Excel 的速度很慢?

禁用自动错误检查可以提高 Excel 性能。为此,请前往 Excel 选项对话框,选择公式,然后取消选中错误检查部分的启用背景错误检查框。

21.9.13 我有很多 Excel 文件要用 think-cell 进行可视化。能以批处理模式运行 think-cell 吗?

可以对 think-cell 进行编程。think-cell 提供了以编程方式使用 Excel 范围中的数据更新图表,以及从模板创建整个演示文稿的功能,请参阅 使用 Excel 数据实现自动化

21.9.14 与 MicrosoftOLE 相比有哪些优势?

您可能熟悉 Microsoft Office 中的 OLE(对象链接与嵌入)。该想法类似于 think-cell 的链接,可由此在 PowerPoint 中创建图表,并且稍后可以使用 Excel 中的数据变化更新该图表。不过,think-cell 的链接技术具有几项超越 OLE 的优势:

  • 不论是否已链接,图表始终相同。即使链接的图表是原生 PowerPoint 对象,不是粘贴到 PowerPoint 中的 Excel 图表,也是如此。特别是,图表所依据的数据也存储在演示文稿中,即使链接到的文件不可用,也可以查看和编辑。
  • 可以随时将图表链接到 Excel,而不是只有在创建图表时才能执行此操作。
  • 链接的图表始终可以编辑,即使在链接的数据源无法使用时,也是如此。
  • think-cell 中的链接独立于文件名或路径之外。只需打开两个文件,就会重新建立文件之间的任何现有链接。

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