13. Gantt-Diagramm (Zeitlinie)

Beispiel für ein think-cell Gantt-Diagramm.
Symbol im Menü Elemente: image.

Ein Projektplan (auch Gantt-Diagramm) bildet den zeitlichen Ablauf von Projektaktivitäten ab. Die Skala des Projektplans ist ein Kalender. Die Dauer von Tätigkeiten wird durch Balken oder Prozesspfeile und einmalige Ereignisse durch Meilensteine dargestellt.

13.1
Kalenderskala
13.2
Zeilen (Aktivitäten)
13.3
Zeitachsenelemente
13.4
Datenblatt
13.5
Excel-Verknüpfung
13.6
Datumsformat-Steuerelement
13.7
Sprachabhängigkeit
13.8
Datumsformat-Steuerelement

13.1 Kalenderskala

Die Skala eines Projektplans basiert naturgemäß auf Daten. Mit think-cell können Sie den sichtbaren Datumsbereich jederzeit leicht ändern. Die anfängliche Darstellung der Skala wird automatisch festgelegt, kann aber bei Bedarf geändert werden.

13.1.1 Ändern des Datumsbereichs

Wenn Sie einen neuen Projektplan einfügen, zeigt der Kalender anfänglich einen Zeitraum um das aktuelle Datum herum an. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, den angezeigten Datumsbereich zu ändern.

Sie können einen Kalender aufrufen und die gewünschten Daten auswählen:

  • Doppelklicken Sie auf eine Skala, zum Beispiel auf den Balken mit der Monatsanzeige, um das Dialogfeld Kalender zu öffnen.
  • Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche image.  Kalender öffnen im Menü „Diagramm“ klicken.
Datumsauswahl für think-cell Gantt-Diagramme.
  • Das aktuelle Datum ist rot markiert.
  • Wählen Sie das gewünschte Startdatum durch einen einzelnen Klick aus, und bestimmen Sie das Enddatum, indem Sie erneut klicken und dabei die Shift-Taste gedrückt halten. Sie können auch die Maustaste drücken und durch Ziehen der Maus einen Bereich wählen. In der oberen rechten Ecke finden Sie zusätzliche Informationen über den gewählten Zeitraum.
  • Sie können alternativ auch die Pfeiltasten und Bild auf Bild ab verwenden, um einen anderen Zeitausschnitt auszuwählen. Um die Auswahl zu erweitern, halten Sie dabei die Shift-Taste gedrückt.
  • Um den Datumsbereich zu ändern, können Sie den Anfang oder das Ende der Auswahl anklicken und auf das gewünschte Datum ziehen.
  • Um zeilenweise durch den Kalender zu blättern, verwenden Sie das Rädchen Ihrer Maus, klicken Sie auf die Pfeile der Bildlaufleiste, oder ziehen Sie den Ziehpunkt der Bildlaufleiste. Um jeweils eine Seite zu blättern, klicken Sie oberhalb oder unterhalb des Ziehpunkts auf die Bildlaufleiste.
  • Um einen beliebigen Zeitausschnitt anzeigen zu lassen, wählen Sie einfach mithilfe der Steuerelemente in der Symbolleiste des Fensters den gewünschten Monat und das gewünschte Jahr aus. Sie können einfach das gewünschte Jahr eingeben, wenn Sie nicht die Auf/Ab-Tasten der Steuerung verwenden möchten. Der Kalender springt zu dem gewünschten Bereich.
  • Um mehrere Monate gleichzeitig anzuzeigen, vergrößern Sie das Fenster vertikal. Wenn Sie das Fenster horizontal vergrößern oder verkleinern, ändert sich die Schriftgröße. Die Breite des Fensters hat keine Auswirkungen auf die Darstellung des Kalenders: Eine Linie stellt immer genau einen Monat dar.

Änderungen am ausgewählten Datumsbereich werden sofort im Diagramm angezeigt. Um den Kalenderdialog zu schließen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Schließen oder klicken Sie in das Hauptfenster von PowerPoint.

Alternativ können Sie den Datumsbereich auch einfach durch Ziehen der Enden einer Skala im Diagramm ändern:

  1. Wählen Sie eine Skala aus, z. B. die Monate.
  2. Klicken und ziehen Sie den Griff, der an der ausgewählten Skala erscheint. Während Sie ziehen, wird das aktuelle Datum als Tooltip angezeigt.
  3. Sobald Sie den Griff loslassen, passt sich das Diagramm dem neu ausgewählten Datumsbereich an.

Die Griffe rasten stets auf ganzen Einheiten ihrer Skala ein. Sie können das Diagramm schnell auf einen großen Datumsbereich erweitern, indem Sie die Griffe einer Skala mit großen Einheiten ziehen (z. B. Jahre oder Monate).

Skalengriff eines think-cell Gantt-Diagramms.

Hinweis: Wenn Sie den Datumsbereich so ändern, dass ein Element der Zeitleiste (siehe Zeitachsenelemente) im Diagramm unsichtbar wird, wird jeder benutzerdefinierte Beschriftungstext, den Sie für dieses Element eingegeben haben, verworfen, und nur das (Start- und/oder End-)Datum wird in seiner Beschriftung angezeigt, wenn es später durch Vergrößern des Datumsbereichs wieder sichtbar wird. Damit soll verhindert werden, dass sensible Informationen versehentlich in derzeit unsichtbaren Teilen des Diagramms gespeichert werden, die dann von jemandem eingesehen werden können, für den nur eine eingeschränkte Ansicht bestimmt war, indem der Datumsbereich einfach vergrößert wird.

Wenn Sie den Datumsbereich versehentlich so eingegrenzt haben, dass ein Teil des Beschriftungstextes verloren gegangen ist, können Sie dies einfach Rückgängig machen (Strg+Z), um ihn in derselben PowerPoint-Sitzung wiederherzustellen.

13.1.2 Skalenanzeige

image.

Wenn Sie den Datumsbereich oder die Größe eines Diagramms ändern, werden eventuell einige Skalen sowie die vertikalen Trennlinien ein- oder ausgeblendet. think-cell schlägt auf Basis des ausgewählten Bereichs sowie der Diagramm- und Schriftgröße entsprechende Skalen und Trennlinien vor. Um diese Funktion effektiv zu nutzen, wählen Sie zunächst den Datumsbereich aus, bevor Sie Skalen oder Trennlinien manuell hinzufügen oder entfernen.

Im Projektplandiagramm stehen fünf Skalen zur Verfügung: Jahre, Quartale, Monate, Wochen und Tage. Sie können in think-cell nicht nur Skalen ein- und ausblenden, sondern auch verschiedene Änderungen am Kalender-Layout vornehmen. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie in der unverankerten Symbolleiste des Gantt-Diagramms oder einer der aktuell angezeigten Skalen:

  • Mit Skalen können Sie jede der fünf verfügbaren Skalen (Jahre, Quartale, Monate, Wochen, Tage) ein- oder ausblenden. Je nach aktueller Diagrammgröße und gewähltem Datumsbereich werden einige Skalen automatisch wieder deaktiviert, da nicht genügend Platz zur Anzeige ihrer Einheiten vorhanden ist. Nachdem Sie eine Skala eingeblendet haben, wird diese nicht mehr automatisch ausgeblendet, selbst wenn die Diagrammgröße oder der Datumsbereich geändert wird, es sei denn, sie passt nicht in das Diagramm.
  • Mit Trennlinien können Sie für jede der fünf verfügbaren Skalen (Jahre, Quartale, Monate, Wochen, Tage) Trennlinien ein- und ausblenden. Trennlinien werden möglicherweise nicht angezeigt, auch wenn sie aktiviert sind, wenn der Platz im Diagramm nicht ausreicht, um sie anzuzeigen.
  • Aktivieren oder deaktivieren Sie Automatische Skalen/Trennlinien…. Wenn diese Option aktiviert ist, zeigt think-cell je nach Datumsbereich, Diagrammgröße und Schriftgröße passende Skalen und Trennlinien an. Sobald Sie eine Skala oder die vertikalen Trennlinien einer Skala explizit ein- oder ausblenden, wird diese Option deaktiviert. Wenn Sie diese Option erneut aktivieren, wählt think-cell die angezeigten Skalen und Trennlinien wieder automatisch aus.
Skalenmenü des Gantt-Diagramms mit aktiviertem Geschäftsjahr.

Sie können auch einen Geschäftsjahrkalender für die Verwendung in der Gantt-Diagrammskala über die think-cell Stildefinition konfigurieren. Wenn ein Geschäftsjahrkalender in der geladenen Stildefinition konfiguriert ist, wird eine zusätzliche Option Geschäftsjahr im Menü Skalen angezeigt. Unter think-cell anpassen. finden Sie Informationen zu Stildefinitionen im Allgemeinen und unter Geschäftsjahr zur Konfiguration des Geschäftsjahrkalenders.

Jede Skala unterstützt verschiedene Möglichkeiten, um Datumsinformationen anzuzeigen, z. B. kann die Monatsskala Monatsnamen wie „September“ oder Zahlen wie „09“ anzeigen. Möglicherweise möchten Sie je nach verfügbarem Platz das passende Format wählen.

image.

Klicken Sie dazu auf die Skala, und wählen Sie in der angezeigten unverankerten Symbolleiste das gewünschte Format aus. Da es sich bei dem Dropdown-Menü um ein Datumsformat-Steuerelement handelt (siehe Datumsformat-Steuerelement), können Sie auch beliebige Datumsformatzeichenfolgen eingeben.

Hinweis: Wie bei allen Beschriftungen können Sie auch innerhalb der Skalen eigenen Text wie Fußnotenzeichen oder kurze Anmerkungen hinzufügen.

Die unverankerte Symbolleiste eines Gantt-Diagramms bietet die folgenden zusätzlichen Optionen:

  • Wählen Sie zwischen Einfache Wochenenden, Schattierte Wochenenden (Wochenenden werden in einer anderen Schattierung angezeigt) und Verborgene Wochenenden (Wochenenden werden in der Tabelle nicht angezeigt).
  • Wochenende: ...: Hier können Sie die Tage auswählen, die in Ihrem Land zum Wochenende zählen.
  • Über Wochenbeginn am ... können Sie einstellen, welcher Wochentag im sichtbaren Zeitausschnitt als Wochenanfang verwendet wird.

Wenn Sie den sichtbaren Zeitausschnitt bereits eingestellt haben und diesen zurücksetzen möchten, wählen Sie image.  Skala an Daten anpassen aus dem Kontextmenü des Diagramms, um den Zeitausschnitt so einzustellen, dass alle Balken, Meilensteine und Klammern angezeigt werden.

13.1.3 Skalenbeschriftungen und Trennlinien

Jede Skala unterstützt eine optionale Beschriftung und optionale Trennlinien. Zur Verwendung dieser Features öffnen Sie das Kontextmenü der jeweiligen Skala durch einen Rechtsklick.

Skalenmenü eines think-cell Gantt-Diagramms.

Hinweis: Primären und sekundären Trennlinien werden automatisch verschiedene Stile zugewiesen.

Das Kontextmenü der Skalen enthält folgende Schaltflächen:

Symbol Löschen.  Löschen (Tastenkombination Entf)
Die ausgewählte Skala wird gelöscht. Um die Skala wieder anzuzeigen, aktivieren Sie sie im Menü „Skalen“ in der Symbolleiste. Nachdem Sie eine Skala explizit entfernt haben, wird sie selbst dann nicht automatisch wieder angezeigt, wenn die Größe des Diagramms oder der Datumsbereich geändert wird.
image.  Kalender öffnen (Abkürzung: Doppelklick)
Öffnet den Kalenderdialog (siehe Ändern des Datumsbereichs).
image.  Vertikale Trennlinien hinzufügen
Fügt vertikale Trennlinien zur ausgewählten Skala hinzu oder entfernt sie. Um die Trennlinien zu entfernen, können Sie sie auch auswählen und die Entfernen-Taste drücken. Solange Sie die Trennlinien nicht explizit ein- oder ausschalten, trifft die Software diese Auswahl automatisch.
image.  Skalenbeschriftung hinzufügen
Fügt eine Beschreibung zur ausgewählten Skala hinzu. Die Beschriftung enthält sprachabhängigen vordefinierten Text, der bei Bedarf überschrieben werden kann.

Ein Beispiel für eine typischerweise verwendete Skala-Beschriftung ist es, "Woche von" links neben die Wochenskala zu schreiben, wenn der erste Tag jeder Woche in den Skala-Beschriftungen angezeigt wird:

  1. Aktivieren Sie die Wochenskala im Menü Skalen.
  2. Wählen Sie eine der Beschriftungen in der Wochenskala und ändern Sie das Datumsformat so, dass es d oder dd enthält, um den ersten Tag der Woche in der Beschriftung anzuzeigen.
  3. Wählen Sie image. aus dem Kontextmenü der Skala Skalenbeschriftung hinzufügen.
  4. „Woche“ von ist der standardmäßig eingestellte Text der Wochenskalabeschriftung.

13.2 Zeilen (Aktivitäten)

Ein Projektplan besteht aus Zeilen, die jeweils eine Aktivität beschreiben. Die Namen der Aktivitäten werden in der Beschriftung auf der linken Seite angezeigt. Innerhalb der Zeilen werden die Objekte des Projektplans – z. B. Balken, Meilensteine und Klammern – platziert.

Sie können eine Zeile explizit auswählen, um ihre Darstellung zu ändern, Beschriftungen hinzuzufügen oder zu entfernen, die Zeile an eine andere Position ziehen oder sie mithilfe von Shift+Alt und den Pfeiltasten und verschieben.

Beispiel für das Zeilenmenü des think-cell Gantt-Diagramms.

Hinweis: Die letzte Zeile unterhalb des Diagramms ist ausschließlich für die wichtigsten Meilensteine vorgesehen. In diese Zeile können Sie keine Balken einfügen, die Zeile kann nicht verschoben werden, und sie kann nicht gelöscht werden. Ansonsten handelt es sich dabei einfach um eine weitere Aktivitätszeile, die immer vorhanden ist.

13.2.1 Aktivitäten hinzufügen und löschen

Um eine neue Zeile einzufügen, wählen Sie eine vorhandene Zeile aus, und klicken auf die Schaltfläche image.  Zeile einfügen im think-cell Kontextmenü. Alternativ können Sie auch Strg+Alt+ drücken. Wenn alle anderen Aktivitäten gelöscht wurden, bleibt immer noch die spezielle Zeile unterhalb des Diagramms. Klicken Sie auf diese Zeile, um das Kontextmenü zu öffnen und neue Zeilen zu erstellen.

Mit der Tastenkombination Strg+Alt+ werden auch neue Zeilen eingefügt, während Sie eine Beschriftung bearbeiten, und die erste Beschriftung der neu eingefügten Zeile wird automatisch ausgewählt. Auf diese Weise können Sie Aktivitäten hinzufügen und weiter tippen, ohne zur Maus zu greifen. Entsprechend können Sie Alt und die Pfeiltasten verwenden, um zwischen den verschiedenen Beschriftungen zu wechseln.

Sie können auch auf die Schaltfläche Symbol Löschen.  Löschen im Kontextmenü von think-cell klicken, um eine vollständige Zeile zu löschen. Das Tastaturkürzel für das Löschen ist Entf.

13.2.2 Zeilenfunktionen

Jede Zeile enthält Zeitobjekte wie Balken, Prozesspfeile, Meilensteine und Klammern. Darüber hinaus kann sie auch bis zu drei Beschriftungen, eine horizontale Trennlinie und eine Schattierung enthalten. Beschriftungen und Features werden über das think-cell Kontextmenü hinzugefügt und entfernt. Um das Menü zu öffnen, bewegen Sie die die Maus außerhalb des Datenbereichs des Diagramms, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeile, wenn diese hervorgehoben wird.

Hinweis: Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Zeile innerhalb des Datumsbereichs rechtsklicken, wird ein weiteres Menü geöffnet, mit dem Sie neue Zeitobjekte einfügen können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Elemente hinzufügen.

Das Kontextmenü der Zeile enthält die folgenden Schaltflächen: Sie können diese Schaltflächen auf eine einzelne oder mehrere ausgewählte Zeilen gleichzeitig anwenden.

Symbol Löschen.  Löschen (Tastenkombination Entf)
Ausgewählte Zeile löschen.
image.  Zeile einfügen (Tastenkombination Strg+Alt+)
Eine neue Zeile unterhalb der ausgewählten Zeile einfügen. Falls Sie eine Zeile unterhalb des Diagramms ausgewählt haben, wird die neue Zeile davor eingefügt.
image.  Tätigkeitsspalte hinzufügen (Tastaturkürzel F2)
Aktivitätsspalte hinzufügen oder entfernen. Es wird eine Spaltenüberschrift hinzugefügt, die Sie beliebig modifizieren können. Mit F2 können Sie die Aktivitätsbeschriftung der ausgewählten Zeile ändern.
image.  Verantwortlichkeitsspalte hinzufügen
Verantwortlichkeitsspalte hinzufügen oder entfernen. Es wird eine Spaltenüberschrift hinzugefügt, die Sie beliebig modifizieren können.
image.  Bemerkungsspalte hinzufügen
Bemerkungsspalte hinzufügen oder entfernen. Es wird eine Spaltenüberschrift hinzugefügt, die Sie beliebig modifizieren können.
image.  Zeilenschattierung hinzufügen
Zeilenschattierung hinzufügen oder entfernen. Sie können die Farbe der Schattierung ändern und sie über das Füllungs-Steuerelement in der think-cell Symbolleiste hinzufügen oder entfernen. Schattierungen können auch für mehrere aufeinander folgende Zeilen verwendet werden.
image.  Zeilentrennlinien hinzufügen
Zeilentrennlinien hinzufügen oder löschen.

13.2.3 Zeilenbeschriftungen

Jede Aktivität kann mit bis zu drei Beschriftungen versehen werden, die neben dem Datenbereich des Diagramms in drei Textspalten angeordnet werden. Die Standardüberschriften der drei Spalten sind sprachabhängig (siehe Sprachabhängigkeit) und lauten im Deutschen „Tätigkeit“, „Personen“ und „Bemerkungen“. Sie können die Überschriften mit eigenem Text überschreiben oder auch entfernen.

Die Beschriftungen ganz links sind für die Bezeichnung der Aktivitäten bestimmt. Diese Beschriftungen werden standardmäßig angezeigt, und jede Beschriftung gehört zu genau einer Zeile. Wenn Sie den Text für die Beschriftungen schon an einer anderen Stelle vorliegen haben, die das Kopieren in die Zwischenablage ermöglicht, können Sie durch Einfügen schnell eine komplette Spalte ausfüllen (siehe Einfügen von Text in mehrere Beschriftungen).

Hinweis: Leider ist das Auswählen mehrerer Formen in PowerPoint bzw. von Beschriftungen in anderen Gantt-Diagrammen nicht möglich. Textzeilen in Textverarbeitungsprogrammen, Texteditoren, E-Mails bzw. mehrere Zellen in einem Excel-Arbeitsblatt können – wie zuvor beschrieben – in die Zwischenablage kopiert und in andere Aktivitätsbeschriftungen eingefügt werden.

Sie können die Tätigkeitsbeschriftungen auch hierarchisch anordnen. Verwenden Sie dazu in PowerPoint auf der Registerkarte Start in der Menüband-Gruppe Absatz die Schaltflächen Listenebene verringern/erhöhen. Alternativ können Sie Shift+Alt gedrückt halten und dann die Pfeiltasten und verwenden. Der vertikale Abstand zwischen den eingerückten Beschriftungen wird verringert, um die Gruppierung der Beschriftungen erkennbar zu machen.

Bei Bedarf können Sie bis zu zwei weitere Spalten hinzufügen. Die Überschriften dieser Spalten werden automatisch hinzugefügt, wenn eine Spalte erzeugt wird. Die Beschriftungen in diesen zusätzlichen Spalten können sich auf mehrere Zeilen beziehen (siehe Beschriftungen über mehrere Zeilen).

Neu erstellte Spalten sind zunächst bis auf die Überschrift leer. Wenn Sie die Maus über die Spalte bewegen, erscheinen Platzhalter für Beschriftungen, die Sie wie jedes andere Feature in think-cell auswählen können. Über das Kontextmenü des Platzhalters können Sie eine Beschriftung, ein Kontrollkästchen oder einen Harvey Ball erstellen. Zur schnellen Erstellung einer Beschriftung können Sie einfach einen Platzhalter auswählen und Text eingeben. Entsprechend können Sie auch gelöschte Überschriften wiederherstellen.

Das Kontextmenü der Zeilenbeschriftung enthält folgende Schaltflächen:

Symbol Löschen.  Löschen (Tastenkombination Entf)
Löscht die ausgewählte Beschriftung.
image.  Zu Kontrollkästchen wechseln
Verwendet ein Kontrollkästchen anstelle einer Beschriftung (siehe Kontrollkästchen und Harvey Ball). Falls die ausgewählte Beschriftung bereits Text enthält, wird dieser verworfen.
image.  Zu Harvey Ball wechseln
Verwendet einen Harvey Ball anstelle einer Beschriftung (siehe Kontrollkästchen und Harvey Ball). Falls die ausgewählte Beschriftung bereits Text enthält, wird dieser verworfen.
image.  Zu Beschriftung wechseln
Verwenden Sie Text für diese Bezeichnung. Wählen Sie den Text aus, der bei Auswahl der Schaltfläche als Platzhalter eingefügt wurde, und überschreiben Sie ihn.
image.  Klammer hinzufügen
Klammer der ausgewählten Beschriftung hinzufügen oder löschen. Beschriftungen, die mehr als eine Zeile umfassen, werden automatisch um Klammern ergänzt (siehe Beschriftungen über mehrere Zeilen). Dies gilt jedoch nur für Beschriftungen, die Personen oder Bemerkungen enthalten. Da sich Aktivitätsbeschriftungen stets auf genau eine Zeile beziehen, benötigen sie keine Klammern.

Um eine Beschriftung zu entfernen, verwenden Sie das entsprechende Kontextmenü, oder löschen Sie einfach den gesamten Text der Beschriftung. Um mehrere Beschriftungen gleichzeitig zu entfernen, wählen Sie sie mit der Maus aus und halten Sie dabei die Shift oder Strg-Taste gedrückt (siehe auch Mehrfachauswahl). Wählen Sie dann die Option „Löschen“ aus dem Kontextmenü, oder drücken Sie Entf auf Ihrer Tastatur, um alle ausgewählten Beschriftungen zu entfernen.

13.2.4 Beschriftungen über mehrere Zeilen

Die Beschriftungen in den Spalten für Personen und Bemerkungen können sich jeweils auf mehrere Aktivitäten beziehen. Ziehen Sie beim Auswählen die Griffe neben der Beschriftung, um zu definieren, auf welche Aktivitäten sich die Beschriftung bezieht. Die Griffe einer Beschriftung können nur auf Zeilen gezogen werden, die nicht ihrerseits bereits eine Beschriftung haben. Auch können Sie den Griffe nicht über eine horizontale Trennlinie hinweg ziehen.

Beschriftungen über mehrere Zeilen in think-cell Gantt-Diagrammen.

Es wird automatisch eine Klammer erzeugt, sobald eine Beschriftung mehr als eine Zeile umfasst. In diesem Fall steht es Ihnen frei, die Klammer zu löschen, indem Sie darauf klicken und Entf drücken oder das Kontextmenü der Beschriftung verwenden.

Mehrere Zeilen umfassende Beschriftungen in think-cell Gantt-Diagrammen.

13.3 Zeitachsenelemente

Es gibt verschiedene Objekttypen, die zur Darstellung von Zeitabschnitten und Ereignissen in Projektplänen genutzt werden. think-cell unterstützt folgende Objekttypen:

  • Balken zeigen die Dauer einer Aktivität.
  • Fünfeck/Winkel, auch bekannt als Prozesspfeile, ähneln Balken, enthalten jedoch Text. Je nach Umfang des enthaltenen Textes wachsen und schrumpfen Prozesspfeile in vertikaler Richtung Für ein ansprechendes Layout werden nach Möglichkeit alle Prozesspfeile eines Gantt-Diagramms auf die gleiche Höhe formatiert.
  • Meilensteine markieren Einzelereignisse.
  • Mit Klammern können Zeitabschnitte, die in der Regel mehrere Einzelaktivitäten umfassen, eine gemeinsame Beschriftung erhalten.
  • Schattierungen zeigen Nicht-Arbeitszeiten wie Wochenenden oder Werksferien an. Sie werden häufig durch eine zusätzliche Klammer unter dem Diagramm beschriftet.

13.3.1 Elemente hinzufügen

Um ein Objekt in das Diagramm einzufügen, bewegen Sie die Maus über den Datumsbereich des Zeitplans. Mit einem Fadenkreuz werden das ausgewählte Datum und die Zeile angezeigt. Ein Tooltip gibt genaue Auskunft über das angewählte Datum.

Die Daten, die Sie auf diese Weise auswählen können, hängen von dem angezeigten Datumsbereich, der Größe des Diagramms und der aktuellen Vergrößerungsstufe ab. Wenn einzelne Tage zu klein sind, um sie individuell auszuwählen, rastet das Fadenkreuz auf Wochenanfängen und Monatsersten ein. Wenn auch Wochen für eine eindeutige Auswahl zu klein sind, springt das Fadenkreuz nur noch auf Monatserste.

Überall dort, wo das Fadenkreuz angezeigt wird, können Sie ein neues Objekt einfügen. Wenn Sie die Maus über ein bestehendes Objekt bewegen, verschwindet das Fadenkreuz, und der Tooltip zeigt das Datum oder den Datumsbereich des jeweiligen Objekts an.

Einfügen von Titeln in think-cell Gantt-Diagrammen.

Wenn das Fadenkreuz hervorgehoben wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü zu öffnen.

Menü „Einfügen“ in think-cell Gantt-Diagrammen.

Hinweis: Wenn Sie das Kontextmenü der Zeile öffnen möchten, um eine neue Zeile einzufügen oder Zeilenbeschriftungen oder andere Features hinzuzufügen, müssen Sie mit der rechten Maustaste außerhalb des Datumsbereichs klicken. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Zeilenfunktionen.

Das Kontextmenü zum Einfügen enthält die folgenden Schaltflächen:

Symbol Löschen.  Löschen (Tastenkombination Entf)
Löscht die ausgewählte Zeile, Trennlinie oder Meilensteinlinie.
image.  Neuer Balken
Erzeugt einen neuen Aktivitätsbalken, beginnend an der vom Fadenkreuz markierten Position.
image.  Neuer Meilenstein
Erzeugt einen neuen Meilenstein an der vom Fadenkreuz markierten Position.
image.  Neue Klammer
Erzeugt eine neue Klammer, beginnend am Fadenkreuz.
image.  Neue Schattierung
Erzeugt eine neue Schattierung, beginnend am Fadenkreuz.
image.  Neues Fünfeck/Winkel
Erzeugt einen neuen Prozesspfeil, beginnend am Fadenkreuz.

Hinweis: Sie können auch neue Objekte erzeugen, indem Sie vorhandene Objekte bei gedrückter Strg-Taste mit der Maus ziehen. Dadurch wird eine Kopie des ausgewählten Objekts erzeugt.

13.3.2 Elemente verschieben

Es gibt mehrere Möglichkeiten, bestehende Objekte zu einem anderen Datum oder in eine andere Zeile zu verschieben. Am einfachsten ist es, ein oder mehrere ausgewählte Objekte (siehe Mehrfachauswahl) mit der Maus zu ziehen. Wenn genau ein Objekt ausgewählt ist, können Sie auch die Griffe ziehen, um das Datum einzustellen oder es an einem anderes Objekt zu verankern (siehe Verankerungselemente).

Sie können auch auf ein Zeitobjekt doppelklicken, um den Kalenderdialog zu öffnen. Das aktuelle Datum des ausgewählten Objekts ist im Kalender ausgewählt. Wählen Sie für Balken, Prozesspfeile, Klammern und Schattierungen wie oben beschrieben einen Datumsbereich aus (Ändern des Datumsbereichs). Bei Meilensteinen klicken Sie einfach auf das gewünschte Datum. Der Kalenderdialog wird sofort geschlossen und das ausgewählte Datum übernommen.

13.3.3 Positionierung von Meilensteinen

Balken und Prozesspfeile werden so positioniert, dass sie um 0:00 Uhr des Startdatums beginnen und um 24:00 Uhr des Enddatums enden. Die Standardposition von Meilensteinen ist 12:00 Uhr. Wenn die Tagesskala und die vertikalen Tagestrennlinien nicht sichtbar sind, werden die Meilensteine dennoch auf 0:00 Uhr des entsprechenden Tages angezeigt, um sie besser auszurichten, auch wenn ihre Position auf 12:00 Uhr liegt.

Normalerweise ist die Standardposition von Meilensteinen korrekt, sie kann aber bei Bedarf durch Anker überschrieben werden (Verankerungselemente). Verankert man einen Meilenstein z. B. am Ende eines Balkens, wird sichergestellt, dass der Meilenstein unabhängig vom betrachteten Datenbereich und der Sichtbarkeit von Skalen grundsätzlich am Ende des Balkens ausgerichtet wird.

Gantt Beschriftungsinhalt-Steuerelement einer Diagramms für einen Meilenstein.

Die Datumsbeschriftung eines Meilensteins zeigt gewöhnlich das Datum, bei dem der Meilenstein platziert ist, wechselt aber zum vorherigen Tag wenn der Meilenstein am Ende eines Balkens ausgerichtet wird. Sie können dies manuell über die Inhaltssteuerung des Meilensteins ändern.

13.3.4 Verankerungselemente

Mithilfe der Griffe an Balken, Prozesspfeilen, Meilensteinen, Klammern und Schattierungen können Sie diese Objekte untereinander verbinden. Wenn Sie mit der Maus auf einen Griff klicken, leuchten die verfügbaren Verankerungspunkte auf. Sie können den Griff innerhalb der aktuellen Zeile ziehen, um das Datum von Hand festzulegen, oder ihn auf einen Ankerpunkt eines anderen Objekts ziehen, um es an diesem zu verankern.

Verankern von Objekten in think-cell Gantt-Diagrammen.

Objekten bleiben auch dann verankert, wenn sie bearbeitet werden. Wenn zum Beispiel der Beginn eines Balkens an einem Meilenstein verankert wird, erzwingt diese Verbindung, dass der Beginn dieses Balkens immer mit dem Datum des Meilensteins übereinstimmt. Wenn Sie den Meilenstein anschließend verschieben, wird der Anfang des Balkens entsprechend aktualisiert.

Fixieren an Ankern in think-cell Gantt-Diagrammen.

Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie eine Schattierung einfügen, wird automatisch eine weitere Klammer erzeugt und an der Schattierung verankert. Wenn Sie die Schattierung verschieben, bewegt sich die verbundene Klammer mit. Sie können die Verankerung der Klammer aber auch auflösen oder die Klammer verschieben oder löschen.

Hinweis: Objekte können an verschiedene Zeilen verankert werden. Wenn Sie den Griff eines Objekts ziehen, ändert sich das Datum, aber das Objekt bleibt in seiner Zeile. Wenn Sie ein Objekt in eine andere Zeile verschieben möchten, müssen Sie nicht die Griffe, sondern das Objekt selbst ziehen.

13.3.5 Formatierung des Diagramms anpassen

Mithilfe des Farbsteuerelements in der unverankerten Symbolleiste (siehe) können Sie die Farbe von Balken, Prozesspfeilen, Meilensteinen und Schattierungen anpassen. Farbe und Füllung). Um die Hintergrundfarbe des Diagramms zu ändern, markieren Sie das gesamte Diagramm und wählen in der unverankerten Symbolleiste die gewünschte Farbe aus.

Mithilfe der unverankerten Symbolleiste können Sie auch die Umrandung von Balken und Prozesspfeilen sowie die Form von Meilensteinen anpassen. Bei Balken und Prozesspfeilen können Sie auch aus einer vordefinierten Liste an Formatvorlagen auswählen, d. h. Farb- und Umrandungskombinationen.

Weitere Formatierungseinstellungen für Zeitobjekte können Sie über das Kontextmenü vornehmen. Das Kontextmenü für Zeitobjekte enthält die folgenden Schaltflächen (je nach Typ des ausgewählten Objekts):

Symbol Löschen.  Löschen (Tastenkombination Entf)
Löscht das ausgewählte Objekt.
image.  Kalender öffnen (Abkürzung: Doppelklick)
Öffnet den Kalenderdialog für das ausgewählte Objekt (siehe Elemente verschieben).
image.  Datumsbeschriftung hinzufügen (Tastaturkürzel F2)
Fügt eine Beschriftung für das ausgewählte Objekt hinzu oder löscht sie. Wenn Sie F2 drücken, können Sie die Beschriftung des Objekts ändern. Falls die Beschriftung noch nicht existiert, wird sie zunächst erzeugt. Standardmäßig enthält die Beschriftung das Datum ihres Objekts. Es wird automatisch aktualisiert, wenn das Objekt verschoben wird (siehe Objektbeschriftungen).
image.  Meilensteinlinie hinzufügen
Fügt eine Meilensteinlinie zum ausgewählten Meilenstein hinzu.

13.3.6 Objektbeschriftungen

Balken, Prozesspfeile, Meilensteine und Klammern können mit Beschriftungen versehen werden. Schattierungen werden beschriftet, indem eine zusätzliche Klammer unterhalb der Schattierung erzeugt wird. Verwenden Sie das think-cell Kontextmenü, um eine Beschriftung zu einem oder mehreren ausgewählten Objekten hinzuzufügen. Wenn genau ein Objekt ausgewählt ist, können Sie F2 drücken, um eine Beschriftung für dieses Objekt zu erzeugen oder zu bearbeiten.

Standardmäßig enthält eine Objektbeschriftung das Datum bzw. den Datumsbereich des Objekts. Dabei handelt es sich um Textfelder (siehe Textfelder), die aktualisiert werden, wenn das Objekt verschoben wird. Sie können eigenen Text zur Beschriftung hinzufügen oder den Standardinhalt überschreiben.

image.

Wenn Sie ein Textfeld gelöscht haben, können Sie es jederzeit wieder in die Beschriftung einfügen. Wählen Sie die Beschriftung aus, und wählen Sie das gewünschte Feld aus dem Beschriftungsinhalt-Steuerelement in der kontextanhängigen Symbolleiste aus (siehe Beschriftungsinhalt).

Insbesondere kann think-cell selbst in relativ engen Diagrammen mit umfangreichen, mehrzeiligen Beschriftungen umgehen. Alle Aktivitäten werden automatisch so angeordnet, dass der Text genügend Platz hat. Darüber hinaus können die meisten Beschriftungen mit der Maus auch nach unter oder neben das jeweilige Objekt gezogen werden.

Verschieben von Objektbeschriftungen in think-cell Gantt-Diagrammen.

13.4 Datenblatt

Das Gantt-Diagramm nutzt Daten aus dem Datenblatt. Sie können dann Objekte auf der Timeline an diese Daten verankern. Wenn die Daten im Datenblatt aktualisiert werden, werden die verankerten Timeline-Objekte entsprechend angepasst.

Dies ähnelt Diagrammtypen, die auf Zahlen basieren. In diesen Diagrammtypen enthält das Datenblatt Zahlenwerte, und das Diagramm wird aktualisiert, wenn sich die Zahlen ändern. Sie können allerdings die Anzeige Ihrer Daten kontrollieren und Pfeile und Wertlinien im Diagramm hinzufügen, nicht aber im Datenblatt.

Nehmen wir an, Sie möchten ein Gantt-Diagramm mit fünf Tätigkeiten erstellen, deren Ergebnisse als Meilenstein ein paar Wochen nach Fertigstellung verifiziert wurden. Sie möchten alle Daten im Datenblatt speichern, um sie später leicht in einem einzigen Fenster zu aktualisieren.

Sie beginnen, indem Sie ein Gantt-Diagramm einfügen. Öffnen Sie das Datenblatt durch Klicken auf die Schaltfläche image.  Datenblatt öffnen unten rechts im Gantt-Diagramm.

Leeres Datenblatt für ein Gantt-Diagramm.

Die erste Zeile im Datenblatt entspricht der Zeile für den Meilenstein unter dem Gantt-Diagramm. Geben Sie in die zweite Zeile die erste Beschreibung der Tätigkeit sowie drei Daten ein: den Beginn der Aufgabe, das Ende der Aufgabe und den Meilenstein der Überprüfung.

Datenblatt für Gantt-Diagramm mit Daten für eine Zeile.

Hinweis: Sie müssen die Daten so eingeben, dass Excel sie als Daten erkennt. Wird der Zelleninhalt rechtsbündig ausgerichtet, hat Excel ein Datum erkannt. Falls nicht, hat Excel Ihre Eingabe lediglich als Text erkannt und think-cell kann sie nicht verarbeiten. Wenn Sie ein Datum ohne eine Uhrzeit festlegen, geht Excel von 00:00 Uhr morgens aus, also zu Beginn des Tages. Wird ein derartiges Datum als Ende einer Tätigkeit verwendet, wird das Ende der Tätigkeit für 00:00 Uhr morgens angezeigt, das heißt, der Tag selbst ist nicht eingeschlossen. Wenn Sie angeben möchten, dass eine Tätigkeit am 15. Januar endet und diesen Tag mit einschließt, geben Sie entweder 2017-01-15 11:59pm oder 2017-01-16 ein.

Sie werden zwei Veränderungen im Gantt-Diagramm bemerken:

Das Gantt-Diagramm mit einer Aktivitätszeile wird mit dem Datenblatt verknüpft.
  • Drei Ankerpunkte werden an der Oberseite der ersten Zeile angezeigt, entsprechend den Daten, die Sie in das Datenblatt eingetragen haben.
  • Eine grüne Linie auf der linken Seite der ersten Reihe zeigt an, dass diese Zeile mit dem Datenblatt verknüpft ist. Der Tooltip für die Zeile enthält die entsprechende Quelle: „Verknüpft mit Tabellenzeile 2.“

Nun ist es an der Zeit, die Timeline-Objekte mit den Daten aus dem Datenblatt zu verankern:

  1. Wählen Sie den Balken, der im Standard-Gantt-Diagramm verbleibt und verknüpfen Sie den Anfang mit dem ersten Anker und das Ende mit dem zweiten Anker.
  2. Fügen Sie einen Meilenstein hinzu und verknüpfen Sie ihn mit dem dritten Anker.
Die Aktivitätszeile des Gantt-Diagramms mit den Timeline-Objekten wird mit dem Datenblatt verknüpft.

Hinweis: Wenn mehrere Objekte in verschiedenen Zeilen ausgewählt werden und der Griff auf einen Anker des Datenblattes gezogen wird, wird jedes Objekt entsprechend mit den jeweiligen Daten aus seiner eigenen verknüpften Datenblattzeile verankert.

Sie können die anderen fünf Standard-Zeilen, die nicht mit dem Datenblatt verknüpft sind, löschen. Sobald Sie die zusätzlichen Zeilen im Datenblatt befüllen, werden die entsprechenden Aktivitätszeilen automatisch nach Bedarf in das Gantt-Diagramm eingefügt.

Zu diesem Zeitpunkt beenden Sie die Eingabe von Aktivitätstiteln und Daten in das Datenblatt:

Gantt-Diagramm mit Daten für fünf Zeilen.

Während Sie zusätzliche Aufgaben und Termine im Datenblatt eingeben, wird das Gantt-Diagramm automatisch aktualisiert:

  • Sobald Sie anfangen, eine neue Zeile im Datenblatt zu füllen, wird eine Aktivitätszeile zum Gantt-Diagramm hinzugefügt.
  • Während Sie Daten in das Datenblatt eintragen, werden neue Timeline-Objekte zum Gantt-Diagramm hinzugefügt. Die neuen Elemente werden auf die Elemente in der bestehenden Zeile über der neuen Zeile modelliert.
  • Neue Timeline-Objekte wie z. B. die neue Aktivitätenleiste und der neue Meilenstein werden automatisch auf die gleiche Weise verankert wie die in der nächsten Zeile. In diesem Beispiel ist es die obere Zeile. Wenn sich die Daten im Datenblatt von Zeile zu Zeile unterscheiden, spiegeln die Positionen auf der Timeline des Gantt-Diagramms dies natürlich wider.

So haben Sie schnell ein vollständiges Gantt-Diagramm mit fünf Zeilen und zwei Objekten je Zeile erstellt.

Das Gantt-Diagramm mit allen Timeline-Objekten wird mit dem Datenblatt verknüpft.

Nachdem Sie die allgemeine Struktur der ersten Zeile festgelegt haben, richten sich die nachfolgenden Zeilen automatisch nach dieser Struktur, sodass keine weiteren Eingaben und kein weiteres Verankern mehr nötig ist.

13.5 Excel-Verknüpfung

Ein Gantt-Diagramm kann mit einem Bereich in einer Excel-Datei verknüpft werden (siehe Excel-Datenlinks). Nehmen wir an, dass sich die Daten aus dem Beispiel oben in einer Excel-Datei befinden, die Sie erhalten haben:

Excel-Bereich mit Daten vor der Verknüpfung mit dem Gantt-Diagramm.

Um ein verknüpftes Gantt-Diagramm zu erstellen, wählen Sie bitte

  1. alle Zellen in Excel aus, einschließlich der Aktivitätentitel und der Daten.
  2. Fügen Sie in Ihrer Auswahl eine zusätzliche Zeile oberhalb des ersten Aktivitätentitels und Daten hinzu. Diese zusätzliche Zeile enthält Daten für die Meilensteinzeile des Gantt-Diagramms. Auch wenn keine Daten verfügbar sind, muss diese Zeile Ihrer Auswahl hinzugefügt werden.
  3. Wählen Sie aus dem Diagramm-Menü in Excels think-cell Toolbar den Diagrammtypen Gantt/Timeline.
  4. Wählen Sie in PowerPoint die entsprechende Folie und platzieren Sie das neue Gantt-Diagramm.

Der Bereich in Excel wird als verknüpft markiert:

Excel-Bereich mit Daten nach Verknüpfung mit Gantt-Diagramm.

Das neue Gantt-Diagramm zeigt Ihre Aktivitätentitel und die Anker für die Daten in Excel, aber noch nicht die Timeline-Objekte:

Gantt-Diagramm mit Anker aus Excel, aber keine Timeline-Objekte.

Sie können jetzt Timeline-Objekte wie Balken und Meilensteine einfügen und diese entsprechend der Daten in Excel mit den Ankern verknüpfen.

Um das Gantt-Diagramm schnell zu füllen, fügen sie bitte

  1. die Objekte der ersten Aktivitätenzeile ein und verankern diese: einen Balken zwischen die ersten beiden Anker und einen Meilenstein auf den dritten Anker.
  2. Wählen Sie alle Timeline-Objekte in der oberen Zeile aus.
  3. Ziehen Sie die Objekte in die zweite Zeile, während Sie die Tasten Shift und Strg gedrückt halten. In PowerPoint würde ein Ziehvorgang wie dieser die Formen duplizieren und gleichzeitig ihre Ausrichtung beibehalten. In think-cell ist das Ergebnis gleich: neue Timeline-Objekte werden dupliziert und an die jeweiligen Anker in der zweiten Zeile ausgerichtet (verankert).
  4. Wiederholen Sie dies für die anderen Zeilen.

Durch Nutzung von Drag & Drop bei gleichzeitigem Halten der Tasten Shift und Strg können Sie das Diagramm schnell mit Timeline-Objekten füllen. Wenn sich die Daten in Excel ändern, wird das Gantt-Diagramm wie in beschrieben aktualisiert Aktualisieren eines verknüpften Elements.

13.6 Datumsformat-Steuerelement

image.

Sie können die Formatierung der in den Beschriftungen eines Projektplans angezeigten Datumswerten frei formatieren. Standardmäßig weisen alle Objektbeschriftungen eines Diagramms dieselbe Datumsformatierung auf, sodass sich alle diese Beschriftungen entsprechend ändern, wenn Sie eine andere Darstellung wählen.

Wenn Sie eine Beschriftung mit einem Datumsfeld oder ein Datumsfeld innerhalb einer Bezeichnung auswählen, wird das Datumsformat-Steuerelement in der unverankerten Symbolleiste angezeigt. Dieses Steuerelement funktioniert ähnlich wie das Zahlenformat-Steuerelement (siehe Zahlenformat).

Über das Dropdown-Menü können die am häufigsten verwendeten Datumsformate mit einem Klick ausgewählt werden. Der Inhalt des Menüs hängt von dem ausgewählten Feature ab. Beispielsweise gibt es für jede Skala eine eigene Reihe vordefinierter Datumsformate.

Im Bearbeitungsfeld wird die aktuelle Einstellung angezeigt. Zudem können Sie eine beliebige Datumsdarstellung eingeben. Die von Excel verwendeten Formatcodes werden unterstützt. Außerdem wurden für die speziellen Anforderungen des Projektplans noch weitere Codes hinzugefügt (siehe folgende Tabelle). Zusätzlich werden bis zu vier der zuletzt verwendeten benutzerdefinierten Formate im Dropdown-Menü angezeigt.

Die Datumsformatcodes unterscheiden nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Einen Zeilenumbruch können Sie mit dem umgekehrten Schrägstrich \ einfügen. \.

Sie können die Formatcodes mit Text und beliebigen Trennzeichen versehen. Wenn Ihr Text Zeichen enthält, die als Formatcodes interpretiert werden können (also d D w W m M q Q y Y \), müssen Sie diesen Text jedoch in einfache Anführungszeichen einschließen '. Es wird dann „wie es ist“ angezeigt. Um das einfache Anführungszeichen selbst zu verwenden, geben Sie zwei einfache Anführungszeichen '' ein.

13.7 Sprachabhängigkeit

Das Projektplandiagramm ist sprachabhängig: Die Anzeige von vollständigen oder abgekürzten Monatsnamen sowie von Wochentagen, den Standardüberschriften der Aktivitätsbeschriftungen und dem Standardtext der Skalenbeschriftungen richtet sich bei Microsoft Office nach der Sprache, die für die Korrekturhilfen festgelegt wurde. Diese Einstellung wird zum Zeitpunkt des Einfügens der Objekte verwendet.

Das Layout des Diagramms passt sich auch an die Leserichtung der gewählten Sprache an: Wenn die Korrektursprache auf eine Rechts-nach-Links-Sprache eingestellt ist, z. B. Arabisch oder Hebräisch, wird die Aktivitätsspalte auf der rechten Seite des Diagramms angezeigt, die Zeitleiste verläuft von rechts nach links, und die Spalten Zuständigkeit und Hinweis erscheinen auf der linken Seite des Diagramms.

Die Sprache von sprachabhängigen Elementen kann wie folgt eingestellt werden:

  1. Führen Sie die unten aufgeführten Schritte aus, um die gewünschte Sprache einzustellen.
    1. Klicken Sie in ein Textfeld.
    2. Klicken Sie auf Überprüfen > Sprache > Sprache für die Korrekturhilfen festlegen….
    3. Wählen Sie im Dialogfeld die gewünschte Sprache aus.
    4. Klicken Sie auf Standard… und anschließend auf Ja, um die Auswahl zu bestätigen.
    5. Klicken Sie dann auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.
  2. Entfernen Sie mithilfe des entsprechenden Kontextmenüs die sprachabhängigen Bezeichnungen, die Sie aktualisieren möchten, und fügen Sie sie anschließend erneut hinzu.
  3. Verwenden Sie das Menü Skalen, um die Skalen, die Sie aktualisieren möchten, auszublenden und anschließend wieder anzuzeigen.

13.8 Datumsformat-Steuerelement

Code Beschreibung Beispiel
d Tag des Monats 5
dd Tag des Monats (zweistellig) 05
ddd Wochentag (Abk.) Mo
dddd Wochentag (ausgeschr.) Montag
ddddd Wochentag (Buchstabe) M
w Kalenderwoche 7
ww Kalenderwoche (zweistellig) 07
www „Woche“ + Kalenderwoche Woche 7
wwww „Woche“ + Kalenderwoche (zweistellig) Woche 07
M Monatszahl 9
MM Monatszahl (zweistellig) 09
MMM Monatsname (Abk.) Sep.
MMMM Monatsname (ausgeschr.) September
MMMMM Monatsname (Buchstabe) S
q Quartal (dezimal) 4
qq Quartal (römisch, Großbuchst.) IV
qqq Quartal (römisch, Kleinbuchst.) iv
yy Jahr (zweistellig) 04
yyyy Jahr (vierstellig) 2004
\ (Backslash) Zeilenumbruch, z. B. ., ddd\dd Mon
05
'...' Benutzerdefinierten Text einfügen, z. B. ., 'Quarter' qq Quartal IV
'' Ein Anführungszeichen, z. B. ., 'W'ww''yy W07'04

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