Excel-Datenverknüpfungen

Nutzen Sie Excel-Daten in Ihrer Präsentation, indem Sie vorhandene Elemente mit Excel verknüpfen oder neue Elemente direkt aus Excel erstellen. Wenn sich die Daten in Excel ändern, bleiben verknüpfte Elemente aktuell, ohne dass Sie Werte manuell aus Excel kopieren und einfügen müssen.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie Datenverknüpfungen zwischen Excel und PowerPoint erstellen, verknüpfte Excel-Bereiche verwalten und sie an die Anforderungen Ihrer Präsentation anpassen. Informationen zum Verwalten verknüpfter Elemente und zum Aktualisieren ihrer Daten finden Sie unter Daten in verknüpften Elementen verwalten.

Elemente in Ihrer Präsentation mit Excel verknüpfen

Verwenden Sie Excel-Daten in thinkcell-Elementen und Präsentationstext auf Ihren Folien. Wenn Sie ein Element mit einem Excel-Bereich verknüpfen, ersetzen die Daten in den verknüpften Zellen die entsprechenden Daten im Element.

Sie können Elemente formatieren und gestalten, die Sie wie jedes andere thinkcell-Element mit Excel verknüpfen, oder Elementformatierung an den verknüpften Datenbereich anpassen, um das Aussehen Ihrer verknüpften Elemente aus Excel heraus zu steuern.

Diagramme und andere Elemente mit Excel verknüpfen

Verwenden Sie Excel-Daten in thinkcell-Diagrammen, Tabellen, Harvey Balls und Kontrollkästchen in Ihrer Präsentation. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Excel die Zellen aus, die die Daten enthalten, die Sie im Element verwenden möchten.

2. Wählen Sie im Menüband Insert > thinkcell > Link To PowerPoint > To Existing Element aus. PowerPoint wird geöffnet.
3. Wählen Sie in PowerPoint das Element aus.

Alternativ können Sie wie folgt vorgehen:

1. Wählen Sie in Excel die Zellen aus, die die Daten enthalten, die Sie im Element verwenden möchten.
2. Führen Sie in PowerPoint einen der folgenden Schritte aus:
   • Wählen Sie das Element aus und wählen Sie dann im Menüband Insert > thinkcell Data > New Excel Link aus.
   • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element, um dessen Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie dann Establish Excel Link aus.

Wenn die Datenlayouts von Excel-Bereichen sowie Diagrammen und Tabellen in Ihrer Präsentation nicht übereinstimmen, können Sie Verknüpfte Bereiche anpassen, um die Datenlayouts der Elemente anzupassen, ohne einzelne Zellen zu bearbeiten.

Präsentationstext mit Excel verknüpfen

Verknüpfen Sie Text in einem thinkcell- oder PowerPoint-Objekt mit Excel und verwenden Sie die verknüpften Excel-Daten, um den Text zu ersetzen oder zu ergänzen. Sie können Text in jedem Objekt Ihrer Präsentation mit Excel verknüpfen, mit Ausnahme von PowerPoint-Tabellen und SmartArt-Grafiken.

Um Präsentationstext mit Excel zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Excel die Zelle aus, die die Daten enthält, die Sie im Objekt verwenden möchten.
2. Wählen Sie in PowerPoint aus, wie Sie die verknüpften Excel-Daten verwenden möchten:
   • Um den Text im Objekt durch die Excel-Daten zu ersetzen, wählen Sie das Objekt aus.
   • Um einen Teil des Texts im Objekt durch die Excel-Daten zu ersetzen, wählen Sie den Text aus, den Sie ersetzen möchten.
   • Um die Excel-Daten hinzuzufügen, ohne den Text im Objekt zu ersetzen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Excel-Daten angezeigt werden sollen.
3. Wählen Sie in PowerPoint im Menüband Insert > thinkcell > Elements > Text Linked to Excel aus.

Neue Elemente aus Excel erstellen

Wenn Sie Excel-Daten als Ausgangspunkt für neue Elemente verwenden möchten, müssen Sie die Elemente nicht in PowerPoint erstellen und anschließend mit Excel verknüpfen. Sie können verknüpfte Diagramme, Tabellen, Harvey Balls, Kontrollkästchen und Bilder in Ihrer Präsentation direkt aus Excel erstellen.

Sie können Elemente formatieren und gestalten, die Sie aus Excel erstellen, wie jedes andere thinkcell-Element, oder Elementformatierung an den verknüpften Datenbereich anpassen, um das Aussehen Ihrer verknüpften Elemente aus Excel heraus zu steuern.

Diagramme aus Excel erstellen

Um ein Diagramm aus Excel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Excel den Zellbereich aus, den Sie in Ihrer Präsentation verwenden möchten.

2. Wählen Sie im Excel-Menüband Insert > thinkcell > Link To PowerPoint aus und wählen Sie dann den gewünschten Diagrammtyp aus. PowerPoint wird geöffnet.

3. Platzieren Sie das Diagramm in PowerPoint auf einer Folie.

Der Excel-Bereich im folgenden Beispiel entspricht dem Standardlayout für ein gestapeltes Säulendiagramm: Zeilen sind Datenreihen und Spalten sind Kategorien.

Wenn das Datenlayout eines Diagramms und seines verknüpften Bereichs nicht übereinstimmen, können Sie Verknüpfte Bereiche anpassen, um es an das Datenlayout des Diagramms anzupassen, ohne einzelne Zellen zu bearbeiten.

Tabellen aus Excel erstellen

Es gibt drei Möglichkeiten, Ihre Excel-Tabellen als thinkcell-Elemente in PowerPoint nachzubilden:

• Tabellen erstellen
• Tabellen mit Excel-Formatierung erstellen
• Bilder von Tabellen erstellen

Informationen zum Aktualisieren von Tabellen oder zum Anpassen ihrer Aktualisierungseinstellungen finden Sie unter Daten in verknüpften Elementen verwalten und Verknüpfte Daten mit dem Dialogfeld Data Links verwalten. Sie können Tabellen formatieren, die Sie aus Excel erstellen – mit Ausnahme von Bildern von Tabellen –, wie jede andere thinkcell-Tabelle.

Tabellen erstellen

Um eine thinkcell-Tabelle aus Excel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Excel den Zellbereich aus, den Sie in die Tabelle aufnehmen möchten.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Insert in der Gruppe thinkcell die Option Link to PowerPoint > Table aus. PowerPoint wird geöffnet.

3. Platzieren Sie Ihre Tabelle in PowerPoint auf einer Folie.

Tabellen mit Excel-Formatierung erstellen

Erstellen Sie eine Tabelle, in der die meisten Formatierungsoptionen – wie Schriftart, Füllfarbe und Textausrichtung – zunächst den Angaben in Ihrem Excel-Blatt entsprechen. Weitere Informationen finden Sie unter Elementformatierung an den verknüpften Datenbereich anpassen.

Um eine Tabelle mit Excel-Formatierung in Ihrer Präsentation zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Excel den Zellbereich aus, den Sie in die Tabelle aufnehmen möchten.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Insert in der Gruppe thinkcell die Option Link to PowerPoint > Table with Formatting aus. PowerPoint wird geöffnet.

3. Platzieren Sie Ihre Tabelle in PowerPoint auf einer Folie.

Bilder von Tabellen erstellen

Erstellen Sie ein Bild einer Tabelle, das Ihrem Excel-Blatt entspricht. Aktualisieren Sie das Bild aus Excel wie jedes andere verknüpfte Element (siehe Daten in verknüpften Elementen verwalten). In PowerPoint verhalten sich Bilder von Tabellen wie jedes andere Bild. Sie können den Inhalt und die Formatierung eines Bilds einer Tabelle nur über das verknüpfte Excel-Blatt bearbeiten. Informationen zum Einfügen einer Tabelle aus Excel, die Sie in PowerPoint bearbeiten und formatieren können, finden Sie unter Tabellen erstellen und Tabellen mit Excel-Formatierung erstellen.

Um ein Bild einer Tabelle in Ihrer Präsentation zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie in Excel den Zellbereich aus, den Sie in die Tabelle aufnehmen möchten.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Insert in der Gruppe thinkcell die Option Link to PowerPoint > Table as Image aus. PowerPoint wird geöffnet.

3. Platzieren Sie Ihre Tabelle in PowerPoint auf einer Folie.

Harvey Balls und Kontrollkästchen aus Excel erstellen

Erstellen und steuern Sie den Status von Harvey Balls und Kontrollkästchen direkt aus einer Excel-Arbeitsmappe. Weitere Informationen zu Harvey Balls und Kontrollkästchen finden Sie unter Harvey Balls und Kontrollkästchen.

Harvey Balls aus Excel erstellen

Um einen Harvey Ball aus Excel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie in Excel in einer leeren Zelle die Anzahl der gefüllten Harvey-Ball-Segmente an, indem Sie einen der folgenden Werte eingeben:
   • Eine absolute Zahl zwischen 0 und 4; dies ist standardmäßig die maximale Anzahl von Harvey-Ball-Segmenten
   • Einen Prozentwert zwischen 0% und 100%
   • Eine Formel, die entweder eine absolute Zahl zwischen 0 und 4 oder einen Prozentwert zwischen 0% und 100% ergibt
2. Wählen Sie die Zelle aus und wählen Sie dann Insert > thinkcell > Link to PowerPoint > Harvey Ball aus. PowerPoint wird geöffnet.
3. Platzieren Sie den Harvey Ball in PowerPoint auf einer Folie.

Sie können Anzahl der Segmente ändern in einem Harvey Ball, den Sie aus Excel erstellt haben, wie bei jedem anderen Harvey Ball. Um den Fertigstellungsstatus eines Harvey Balls aus Excel zu ändern, geben Sie in der verknüpften Zelle einen anderen Wert oder eine andere Formel ein. Weitere Informationen zum Aktualisieren verknüpfter Elemente finden Sie unter Daten in verknüpften Elementen verwalten.

Kontrollkästchen aus Excel erstellen

Um ein Kontrollkästchen aus Excel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie in eine leere Zelle ein Tastenkürzel für ein Kontrollkästchensymbol oder eine Formel ein, die ein Tastenkürzel ergibt:
   • Leeres Kontrollkästchen (☐): 0 oder ein Leerzeichen
   • Häkchensymbol (✓): 1 oder v
   • X-Symbol (✗): 2 oder x
   • Benutzerdefiniertes Kontrollkästchensymbol: das Tastenkürzel für das Symbol, das Sie in Ihrer thinkcell-Stildatei festgelegt haben (siehe Standardstile für Kontrollkästchen anpassen).
2. Wählen Sie die Zelle aus und wählen Sie dann Insert > thinkcell > Link to PowerPoint > Checkbox aus. PowerPoint wird geöffnet.
3. Platzieren Sie das Kontrollkästchen in PowerPoint auf einer Folie.

Um das Kontrollkästchensymbol aus Excel zu ändern, geben Sie in der verknüpften Zelle ein anderes Tastenkürzel für ein Kontrollkästchensymbol oder eine andere Formel ein. Weitere Informationen zum Aktualisieren verknüpfter Elemente finden Sie unter Daten in verknüpften Elementen verwalten.

Bilder aus Excel erstellen

Fügen Sie ein Bild aus einer Excel-Zelle, die die URL oder den lokalen Dateipfad des Bilds enthält, in Ihre Präsentation ein. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Geben Sie in Excel in eine leere Zelle die URL des Bilds ein. Wenn das Bild auf Ihrem Gerät gespeichert ist, geben Sie den Dateipfad zum Bild ein, beginnend mit file://.

2. Wählen Sie die Zelle aus, die die URL oder den Dateipfad enthält.

3. Wählen Sie im Excel-Menüband Insert > thinkcell > Link to PowerPoint > Image from URL aus. PowerPoint wird geöffnet.
4. Platzieren Sie das Bild in PowerPoint auf einer Folie.

Sie können auch ein Bild auf Ihrer Folie durch ein Bild aus einer URL oder einem Dateipfad in Excel ersetzen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie in PowerPoint das Bild aus, das Sie ersetzen möchten.
2. Wählen Sie in Excel die Zelle aus, die die URL oder den Dateipfad des Bildes enthält, das Sie verwenden möchten.
3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
   • Wählen Sie in Excel im Menüband Insert > thinkcell > Link To PowerPoint > To Existing Element aus. PowerPoint wird geöffnet. Wählen Sie in PowerPoint das Bild aus, das Sie ersetzen möchten.

   • Wählen Sie in PowerPoint im Menüband Insert > thinkcell Data > New Excel Link aus. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, um dessen Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie dann Establish Excel Link aus.

     Wenn das Bild, das Sie ersetzen möchten, mit Excel verknüpft ist, klicken Sie vor diesem Schritt mit der rechten Maustaste auf das Bild, um das Kontextmenü zu öffnen, und wählen Sie dann Break Excel Link aus.

Zwischen verknüpften Bildern mithilfe von Excel-Formeln wechseln

Wechseln Sie von Excel aus zwischen verschiedenen Bildern auf Ihrer Folie, indem Sie Formeln und Zellbezüge verwenden, die Bild-URLs oder Dateipfade zurückgeben. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Erstellen Sie in Excel eine Formel, die die Bild-URLs oder Dateipfade zurückgibt, die Sie verwenden möchten.
2. Wählen Sie die Zelle aus, die die Formel enthält.
3. Wählen Sie im Excel-Menüband Insert > thinkcell > Link to PowerPoint > Image from URL aus. PowerPoint wird geöffnet.
4. Platzieren Sie das Bild in PowerPoint auf einer Folie.
5. Um zwischen Bildern zu wechseln, ändern Sie den Wert, den die Formel verwendet, und aktualisieren Sie dann das verknüpfte Bild in PowerPoint.

Die folgende Excel-Formel gibt beispielsweise abhängig vom Wert in Zelle F5 einen von zwei Bilddateipfaden zurück:

Wenn Sie ein Bild auf Ihrer Folie mit einer Datenverknüpfung zur Formelzelle einfügen oder ersetzen, ändert sich das verknüpfte Bild abhängig vom Wert in Zelle F5:

Verknüpfte Bereiche in Excel verwalten

Verknüpfte Excel-Bereiche haben farbcodierte Datenverknüpfungsrahmen.

Die Farbe eines Datenverknüpfungsrahmens zeigt den Status des verknüpften Bereichs an.

Wenn verknüpfte Excel-Bereiche nicht genau den Anforderungen Ihrer Präsentation entsprechen, müssen Sie keine Zellen verschieben oder deren Inhalte bearbeiten. Sie können Verknüpfte Bereiche anpassen, damit sie den Datenlayouts verknüpfter Elemente entsprechen, oder Excel-Daten passend für verknüpfte Elemente anordnen, um sie für verknüpfte Elemente zu organisieren.

PowerPoint muss nicht geöffnet sein, während Sie verknüpfte Bereiche anpassen oder Daten zusammenstellen. Um die Änderungen in PowerPoint zu sehen, öffnen Sie eine Präsentation mit verknüpften Elementen, die die Daten im verknüpften Bereich verwenden, und aktualisieren Sie die verknüpften Elemente (siehe Daten in verknüpften Elementen verwalten).

Verknüpfte Bereiche anpassen

Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, verknüpfte Excel-Bereiche anzupassen, nachdem Sie sie mit Elementen in PowerPoint verknüpft haben:

• Datenverknüpfungsrahmen verschieben
• Zeilen und Spalten hinzufügen oder entfernen
• Datenlayout verknüpfter Bereiche transponieren und bearbeiten

Datenverknüpfungsrahmen verschieben

Beziehen Sie andere Zellen in einen verknüpften Bereich ein, indem Sie den Datenverknüpfungsrahmen verschieben. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Datenverknüpfungsrahmen um den verknüpften Bereich aus.
2. Ziehen Sie den Datenverknüpfungsrahmen auf die Zellen, die Sie in die Datenverknüpfung einbeziehen möchten, und positionieren Sie ihn dort neu.

Zeilen und Spalten hinzufügen oder entfernen

Wenn Sie einem verknüpften Diagramm eine weitere Datenreihe hinzufügen oder eine Zeile aus einer verknüpften Tabelle entfernen müssen, ändern Sie die Größe des Datenverknüpfungsrahmens, um Zellen einzuschließen oder auszuschließen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Datenverknüpfungsrahmen um den verknüpften Bereich aus.
2. Ändern Sie die Größe des Datenverknüpfungsrahmens, indem Sie einen Eckziehpunkt auswählen und ziehen.

Datenlayout verknüpfter Bereiche transponieren und bearbeiten

Verknüpfte Elemente in PowerPoint verwenden die Standard-Datenlayouts von thinkcell, um Excel-Daten zu interpretieren und anzuzeigen. Wenn Sie beispielsweise ein Säulendiagramm aus einem Excel-Bereich erstellen, verwendet das Diagramm standardmäßig Zeilen als Datenreihen und Spalten als Kategorien (siehe Diagramme aus Excel erstellen).

Sie können ändern, wie verknüpfte Elemente Excel-Daten interpretieren und anzeigen, ohne die Daten in Excel zu bearbeiten oder zu verschieben. Transponieren oder bearbeiten Sie dazu das Datenlayout verknüpfter Bereiche.

Verknüpfte Bereiche transponieren

Um zu ändern, welche Werte die Zeilen und Spalten des verknüpften Bereichs darstellen, z. B. Kategorien und Datenreihenbeschriftungen, können Sie verknüpfte Excel-Bereiche transponieren. Beim Transponieren eines verknüpften Bereichs werden die Daten in Excel weder geändert noch verschoben; es ändert sich nur, wie die verknüpften Elemente die Daten anzeigen.

Um einen verknüpften Bereich zu transponieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datenverknüpfungsrahmen um den verknüpften Bereich und wählen Sie dann Transpose Link aus.

Datenlayout verknüpfter Bereiche bearbeiten

Legen Sie fest, ob bestimmte Zeilen und Spalten in verknüpften Excel-Bereichen Datenwerte oder optionale Informationen in verknüpften Elementen darstellen, etwa Datenreihen und Kategorien oder eine 100%=-Zeile (siehe Absolute und relative Werte). Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Klicken Sie in Excel mit der rechten Maustaste auf den Datenverknüpfungsrahmen um den verknüpften Bereich und wählen Sie dann Edit Data Layout aus.
2. Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um festzulegen, wie thinkcell die Zeilen und Spalten im verknüpften Bereich interpretiert.

Excel-Daten passend für verknüpfte Elemente anordnen

Wenn Sie Elemente mit Excel verknüpfen, sind die Daten, die Sie verwenden möchten, möglicherweise mit Daten vermischt, die Sie nicht benötigen, oder sie sind in einem Format angeordnet, das Sie nicht ändern möchten. Wenn Sie mehr Flexibilität benötigen, um verknüpfte Excel-Daten an Ihre Präsentation anzupassen, sollten Sie die folgenden Optionen in Betracht ziehen:

• Füllen Sie leere Zellen im Arbeitsblatt mit Zellbezügen, die die Werte in anderen Zellen spiegeln, und verknüpfen Sie dann die Zellen, die Bezüge enthalten, mit Ihrer Präsentation. Geben Sie beispielsweise =B5 in Zelle F8 ein, sodass F8 immer den Wert in Zelle B5 anzeigt. Um die Daten in Zelle B5 zu verwenden, ohne die Zelle zu beeinflussen, verknüpfen Sie Zelle F8 mit Ihrer Präsentation.
• Verwenden Sie Excel-Zellbezüge über Arbeitsblätter hinweg und sammeln Sie alle Daten, die Sie verwenden möchten, in einem dedizierten Schnittstellenblatt. Mit Schnittstellenblättern können Sie verknüpfte Daten an Ihre Präsentation anpassen, ohne die ursprünglichen Arbeitsblätter zu ändern, die die Daten enthalten. Beispielsweise können Sie die Werte, die in verknüpften Diagrammen angezeigt werden, konsistent runden, indem Sie thinkcell round auf die Zellen des Schnittstellenblatts anwenden (siehe Runden von Excel-Daten).
• Um Zellen in einem verknüpften Bereich aus einem Diagramm auszuschließen, verwenden Sie die Excel-Funktion Hide oder Group and Outline. Um ausgeblendete Daten im Diagramm wieder anzuzeigen, wählen Sie in Excel Unhide aus und aktualisieren Sie dann das Diagramm.

Doppelte verknüpfte Bereiche anzeigen

Wenn Sie eine Datenverknüpfung zwischen PowerPoint und Excel erstellen, weist thinkcell dem verknüpften Excel-Bereich eine Datenverknüpfungs-ID zu. Wenn Sie eine Kopie einer Arbeitsmappe oder eines Arbeitsblatts erstellen, das einen verknüpften Bereich enthält, haben die verknüpften Bereiche im Original und in der Kopie dieselbe Datenverknüpfungs-ID.

Wenn mehrere geöffnete verknüpfte Bereiche mit derselben Datenverknüpfungs-ID vorhanden sind, werden unter jedem verknüpften Bereich farbcodierte Registerkarten angezeigt, die alle geöffneten Duplikate zeigen. Die Farben der Registerkarten geben den Status der verknüpften Bereiche an.

Wenn Sie den Mauszeiger über ein Register bewegen, zeigt eine QuickInfo den Namen des Arbeitsblatts und den Dateipfad der Arbeitsmappe an, die den verknüpften Bereich enthält.

Um ein Arbeitsblatt zu öffnen, das einen bestimmten verknüpften Bereich enthält, wählen Sie dessen Register aus. Das Auswählen der Register in Excel ändert nicht die Datenquelle verknüpfter Elemente in PowerPoint. Um die Datenquelle verknüpfter Elemente zu ändern, Zu alternativen Datenquellen wechseln mit dem Dialogfeld Data Links.