Vínculos de datos de Excel

Cuando los datos de origen para sus gráficos basados en datos se encuentran en Excel, puede crear gráficos directamente desde la aplicación Excel. Al cambiar los datos en Excel, puede actualizar los gráficos ejecutando una tarea o bien hacer que think-cell ejecute la actualización automáticamente.

18.1
Crear un gráfico a partir de Excel
18.2
Transposición de datos vinculados
18.3
Actualización de un gráfico vinculado
18.4
Cuadro de diálogo Vínculos de datos
18.5
Mantenimiento de vínculos de datos
18.6
Cómo compilar los datos
18.7
Extraer datos numéricos de las imágenes
18.8
Preguntas más frecuentes

18.1 Crear un gráfico a partir de Excel

Observe el ejemplo de Introducción a los gráficos que le servirá de guía paso a paso para crear un gráfico a partir de datos de Excel mediante think-cell. Los datos del gráfico de ejemplo se presentan de la siguiente manera en Excel:

Datos de muestra de think-cell en Excel

Para crear un gráfico a partir de Excel, seleccione el intervalo de datos deseado del libro de Excel, incluyendo las etiquetas de series y categorías:

Datos de entrada de think-cell seleccionados en Excel

El diseño de sus datos se debe ajustar al diseño de la hoja de datos interna de think-cell: los gráficos de columnas suelen crearse a partir de columnas de datos, mientras que los gráficos de barras se crean a partir de filas de datos. No obstante, es posible transponer el origen de los datos (consulte Transposición de datos vinculados). Además de contener datos, algunas celdas a la izquierda y en la parte superior están reservadas para las etiquetas de categorías y series. Si no está seguro del diseño exacto que desea, no tiene más insertar un nuevo gráfico del tipo que desee en PowerPoint y aplicar al diseño de su hoja de datos.

A continuación, seleccione el tipo de gráfico deseado en el menú Gráficos de la barra de herramientas think-cell de Excel:

Barra de herramientas think-cell en Excel

Al hacer clic en este elemento del menú en Excel, se activa la ventana de PowerPoint. Si PowerPoint aún no está ejecutándose, se inicia automáticamente. En PowerPoint, cuando el puntero del ratón se encuentra sobre una diapositiva, aparece el conocido rectángulo de inserción.

Cambie a la diapositiva en la que quiere insertar el gráfico o inserte una nueva diapositiva y coloque el gráfico como de costumbre: Haga clic una vez para aceptar el tamaño predeterminado o haga clic, mantenga pulsado y arrastre para cambiar el tamaño inicial del gráfico. Para obtener una explicación detallada acerca de cómo colocar, cambiar de tamaño y alinear un nuevo gráfico, consulte Inserción de un nuevo gráfico.

Una vez realizada la inserción, el gráfico tiene el aspecto y el funcionamiento de un gráfico de think-cell chart normal que ha sido creado en PowerPoint:

Gráfico de think-cell insertado en PowerPoint

Por favor, consulte Cómo agregar y eliminar etiquetas y Aplicación de estilos al gráfico para aprender a configurar y diseñar el gráfico.

Además de crear un gráfico nuevo, puede vincular un intervalo de datos seleccionado en su libro de Excel con un gráfico existente en una presentación de PowerPoint. No tiene más que hacer clic en el botón image A gráfico existente en el menú Gráficos de la barra de herramientas de think-cell de Excel y hacer clic en el gráfico de PowerPoint al que desea vincularlo.

Nota: Los campos de texto en PowerPoint pueden contener hasta 255 caracteres. Todo texto proveniente de los datos de origen en Excel que exceda ese número quedará truncado. Consulte Campos de texto

18.2 Transposición de datos vinculados

Una vez haya vinculado un intervalo de datos a un gráfico, puede modificar la disposición de los datos utilizando el botón image Transponer vínculo en el menú contextual de think-cell del intervalo de datos. Al transponer un intervalo de datos, se intercambia la disposición de datos entre filas y columnas del gráfico, lo que le permite crear gráficos de columnas a partir de filas en lugar de columnas de datos.

1.
Seleccione el límite verde en torno al intervalo de datos.
2.
Haga clic con el botón secundario en el límite para invocar el menú contextual.
3.
Seleccione el botón image Transponer vínculo.
Transposición de un origen de datos Excel de think-cell

Nota: El hecho de transponer un intervalo de datos vinculados no implica que se cambien los datos de las filas y columnas.

18.3 Actualización de un gráfico vinculado

La función más importante de un gráfico vinculado a un libro de Excel es la posibilidad de actualizar el gráfico conforme a los cambios efectuados en los datos subyacentes. En nuestro ejemplo, queremos agregar una tercera serie de datos. Haga doble clic en el gráfico para cambiar al intervalo de datos vinculados en Excel. Introduzca los datos adicionales bajo el intervalo vinculado:

Introducción de datos adicionales en el origen de datos Excel de think-cell

A continuación, seleccione el intervalo vinculado haciendo clic en el borde para mostrar la interfaz de usuario conocida de think-cell. Arrastre una esquina de la selección hasta incluir los datos recién introducidos:

Selección de datos adicionales en el origen de datos Excel de think-cell Datos actualizados y recién seleccionados en el origen de datos Excel de
think-cell

Por último, vuelva a PowerPoint. Al seleccionar el gráfico vinculado, aparece una marca en forma de bandera indicando que se ha detectado una actualización en los datos vinculados:

Actualice el gráfico de think-cell cuando los datos en el origen de datos Excel
hayan cambiado

Haga clic en el botónimage Actualizar junto a la bandera para incorporar los cambios de los datos de Excel en el gráfico. El gráfico se actualiza y la bandera desaparece:

Gráfico de think-cell actualizado (en PowerPoint) con origen de datos Excel
externo

Tras pulsarimage Actualizar, este botón cambia a image Revertir. Haga clic en ese botón para anular los cambios que acaba de realizar. El botón Revertir se encuentra activo hasta que el archivo de PowerPoint se cierre o hasta que el origen de datos Excel vuelva a cambiar. En el último caso, el botón se sustituye por el botón Actualizar.

Aunque el gráfico no se actualice, o si se actualiza y se revierten los cambios, el vínculo al origen de datos de Excel persiste. De esta manera, siempre tiene la posibilidad de actualizar el gráfico más adelante.

Asimismo, puede dejar que think-cell actualice automáticamente el gráfico vinculado. Esa opción se encuentra disponible en el cuadro de diálogo Vínculos de datos (Cuadro de diálogo Vínculos de datos).

Nota: El vínculo entre un gráfico y los datos en Excel utilizando think-cell no depende de los nombres del archivo Excel o PowerPoint. Cada gráfico, así como cada intervalo de datos en Excel, se asigna a un número de identificación único que se usa para mantener el vínculo. La condición técnica para restablecer un vínculo es que tanto el archivo Excel que contiene el intervalo de datos como el archivo PowerPoint que contiene el gráfico se encuentren abiertos simultáneamente en el mismo ordenador, independientemente de los nombres de los archivos.

18.4 Cuadro de diálogo Vínculos de datos

Si dispone de un gran número de gráficos en su presentación, no resulta práctico buscar y actualizar manualmente todos los gráficos vinculados. Para disponer de una mejor visión de conjunto y de un procedimiento más directo para actualizar gráficos, vaya al menú Más de la barra de herramientas de think-cell en PowerPoint y abra el cuadro de diálogo Vínculos de datos:

Cuadro de diálogo Vínculos de datos de think-cell

El cuadro de diálogo Vínculos de datos muestra todos los gráficos vinculados de la presentación actual y el estado de sus actualizaciones.

Gráficos de think-cell vinculados de la presentación actual y estado de sus
actualizaciones

Para cada gráfico vinculado, se encuentra disponible la siguiente información en el cuadro de diálogo Vínculos de datos:

  • Número de diapositiva y miniatura que indica la posición del gráfico en la diapositiva.
  • Nombre del archivo de Excel que contiene los datos vinculados.
  • Marca de tiempo de la última modificación de los datos vinculados.
  • Botón Actualizar o Revertir. El archivo de Excel vinculado debe estar abierto para que esos botones se encuentren activos.
  • Casilla de verificación Automático que indica si el gráfico se actualiza o no automáticamente en cuanto se detectan cambios en los datos vinculados.
  • La información relativa al gráfico aparece en negrita si está pendiente de actualización.

Puede dejar abierto el cuadro de diálogo Vínculos de datos mientras continúa editando sus diapositivas y datos. Gracias al cuadro de diálogo Vínculos de datos, puede gestionar eficazmente todos los gráficos vinculados y sus orígenes de datos:

  • Haga clic en el encabezamiento de cualquiera de las columnas que acabamos de describir para ordenar la lista de gráficos en función de tal columna.
  • Haga un solo clic en una fila para seleccionar el gráfico (en la vista Normal) o la diapositiva (en la vista Clasificador de diapositivas).
  • Haga doble clic en una fila para producir el mismo efecto que un doble clic en el propio gráfico: El libro de Excel vinculado está abierto y los datos vinculados se encuentran seleccionados. Si el origen de datos no se encuentra disponible, se abre la hoja de datos interna en su lugar.

Los botones Actualizar y Revertir son los mismos que los que se encuentran en la esquina superior derecha del gráfico: Haga clic en el botón Actualizar para incorporar al gráfico de PowerPoint los datos cambiados en Excel. Haga clic en Revertir para deshacer la actualización y volver al estado previo del gráfico. También puede hacer clic en Revertir para deshacer la última actualización automática.

Active la casilla de verificación Automático para hacer que think-cell actualice automáticamente el gráfico siempre que detecte cambios en los datos vinculados. El gráfico no aparece resaltado ni marcado con una bandera, pero sigue disponiendo de la posibilidad de revertir manualmente la actualización automática. La detección de cambios solo funciona cuando ambos archivos, el de Excel y el de PowerPoint, se encuentran abiertos al mismo tiempo.

Nota: Si el archivo de Excel vinculado con un gráfico no está disponible y la hoja de datos interna está abierta y editada, se deshabilitará la actualización automática del gráfico vinculado. De esta manera se garantiza que todos los cambios realizados utilizando la hoja de datos interna no se sobrescriban automáticamente cuando el archivo Excel vinculado pase a estar disponible.

Las opciones Actualizar y Revertir y el cambio de la casilla de verificación Automático funcionan también en el modo de selección múltiple. Utilice Shift+clic para seleccionar una serie de vínculos y Ctrl+clic para alternar la selección de distintos gráficos.

18.5 Mantenimiento de vínculos de datos

Una vez creado un vínculo entre los datos de Excel y un gráfico en PowerPoint, tanto el archivo de Excel como el de PowerPoint continúan siendo independientes y autónomos:

  • Puede transferir o editar los archivos de manera independiente.
  • Puede cambiar el nombre de los archivos. Los vínculos de datos se restablecerán en cuanto los archivos Excel y PowerPoint se abran al mismo tiempo. Para almacenar la información sobre los vínculos de datos restablecidos, deberán guardarse los archivos.
  • Puede copiar y pegar los gráficos vinculados dentro de la misma presentación o incluso en otra presentación. La copia del gráfico quedará vinculada al mismo origen de datos que el gráfico original.
  • Puede enviar los archivos de Excel y PowerPoint por correo electrónico. Los vínculos de datos se restablecerán en cuanto los archivos Excel y PowerPoint se abran al mismo tiempo en el ordenador del receptor de los archivos. Para almacenar la información sobre los vínculos de datos restablecidos, deberán guardarse los archivos.
  • Puede hacer copias de los archivos Excel vinculados y usar las copias como origen de datos alternativo para los vínculos de datos. Los archivos originales y copiados de Excel se pueden editar independientemente. El vínculo entre una presentación de PowerPoint y el archivo de Excel deseado se establecerá al abrir uno de los dos, o bien el archivo de Excel original o uno de los archivos de Excel copiados, junto con el archivo de PowerPoint.

Nota: Cuando existen copias del mismo intervalo vinculado de Excel en libros abiertos, p. ej., tras haber copiado una hoja de cálculo, ambas copias son intervalos de origen válidos (del mismo nivel) y no se puede saber con qué intervalo se establecerá el vínculo al abrir el archivo de PowerPoint. En ese caso, aparece una advertencia junto a los intervalos vinculados a los que afecta y puede utilizar los botones pequeños azules que aparecen debajo del marco de think-cell en Excel para alternar entre elementos del mismo nivel. A continuación, debe evitar hacer una copia del intervalo vinculado que no se encuentra disponible, p. ej., cerrando el libro correspondiente. Asimismo, puede hacer que todos los intervalos vinculados sean únicos eliminando en Excel todos los marcos de think-cell menos uno y vinculando cada intervalo al gráfico deseado, respectivamente. De este modo, se asigna un identificador único a cada marco nuevo.

18.5.1 Editar archivos vinculados

Si edita el archivo de PowerPoint sin que estén disponibles los archivos de Excel vinculados, los gráficos vinculados funcionan como simples gráficos convencionales con una hoja de datos interna. Al utilizar think-cell, puede cambiar el diseño y los datos del gráfico sin limitaciones.

De igual modo, puede editar un libro de Excel libremente sin que se encuentren disponibles los archivos de PowerPoint vinculados. Con think-cell instalado, todo intervalo de datos vinculados que no estén conectados actualmente a una presentación de PowerPoint abierta, aparece resaltado y enmarcado en rojo.

En cuanto abra a la vez tanto el origen de datos como el gráfico en PowerPoint, el vínculo se restablece. En Excel, el resaltado del intervalo de datos vinculados cambia de rojo a verde. En PowerPoint, los datos actuales del gráfico se comparan con el origen de datos. Si se detectan cambios, el gráfico aparece resaltado en el cuadro de diálogo Vínculos de datos y al seleccionarlo queda marcado con una bandera. Ahora, puede actualizar el gráfico manualmente para que corresponda con los últimos datos de Excel.

18.5.2 Modificación y eliminación de vínculos

Para desconectar un gráfico del origen de datos vinculados, basta con seleccionar el botón image Romper vínculo de Excel del menú contextual del gráfico:

Eliminación de vínculos de datos externos de think-cell

A partir de ese momento, el gráfico solo utiliza la hoja de datos de think-cell en PowerPoint.

De igual modo, puede desconectar un intervalo de datos vinculados en Excel de sus gráficos: Seleccione el intervalo vinculado haciendo clic en el marco. Cuando el marco se vuelve azul, lo que indica una selección de think-cell, haga clic en él con el botón secundario y seleccione el botón image Eliminar. El marco de think-cell desaparece y los datos permanecen inalterados. Ningún gráfico vinculado podrá volver a conectarse a este intervalo de datos como su origen de datos y, en su lugar, los gráficos utilizarán sus hojas de datos internas.

Nota: No es posible deshacer la eliminación de un marco vinculado, pero puede crear un nuevo vínculo con un gráfico existente cuando lo necesite (consulte más adelante).

Cuando elimine una parte de un vínculo o el intervalo de datos en Excel o el gráfico en PowerPoint, la otra parte no se elimina. Los gráficos en PowerPoint recurren al uso de sus hojas de datos internas, y los intervalos de datos vinculados en Excel siguen existiendo hasta que se eliminen explícitamente. Este hecho tiene importancia porque puede que en otras presentaciones haya otros gráficos vinculados al mismo origen de datos.

Si desea vincular un gráfico existente a un origen de datos Excel, vaya primero al libro de Excel y seleccione el intervalo de datos deseado. Asimismo, puede seleccionar un intervalo vinculado existente, que aparece indicado por el marco de selección de color de think-cell. A continuación, cambie a PowerPoint y seleccione el gráfico deseado. Si el gráfico ya se encuentra vinculado a cualquier otro origen de datos, desconéctelo como se ha descrito anteriormente. Ahora, el botón de vínculo de Excel del menú contextual del gráfico ha cambiado a image Establecer vínculo de Excel. Haga clic en ese botón para establecer un vínculo entre el gráfico seleccionado en PowerPoint y el intervalo de datos seleccionado en Excel.

Nota: Si desea eliminar todos los vínculos de datos de una presentación, utilice el cuadro de diálogo Vínculos de datos (Cuadro de diálogo Vínculos de datos). En el cuadro de diálogo Vínculos de datos, basta con seleccionar todos los gráficos y pulsar Supr para quitar todos los vínculos de una sola vez.

18.6 Cómo compilar los datos

Al crear gráficos directamente a partir de Excel, puede que ya cuente con datos en Excel. No obstante, en algunos casos puede que no desee crear un gráfico utilizando todos los datos que tiene en su hoja de Excel. Otra posibilidad es que los datos puedan estar en un formato fijo no susceptible de ser modificado fácilmente. Le presentamos aquí algunas sugerencias que pueden servirle de ayuda en esas situaciones:

  • Coloque el marco del vínculo de datos de think-cell en un área vacía en su hoja de cálculo de Excel. A continuación, utilice las referencias de celda de Excel para rellenar el marco de think-cell con los datos de otros puntos de la hoja de cálculo. Por ejemplo, introduzca =B5 en la celda F8 para actualizar F8 siempre que se modifique B5.
  • Las referencias de celda de Excel también funcionan en las hojas de cálculo. Añadir una hoja de cálculo específica como hoja de interfaz para todos los gráficos puede resultar especialmente útil si tiene que vincular un número elevado de gráficos.
  • Utilizar una hoja específica como origen de sus gráficos contribuirá también a facilitar la preparación de los datos especialmente para el fin previsto. Por ejemplo, puede utilizar think-cell round para redondear de forma sistemática los datos antes de presentarlos en un gráfico (consulte Redondeo de datos de Excel).
  • No tiene más que ocultar filas o columnas de datos completas para que no se reflejen en el gráfico utilizando el comando de Excel Ocultar. Tenga en cuenta que los datos ocultos aparecerán en el gráfico en cuanto utilice el comando de Excel Mostrar y actualice el gráfico.
  • De igual modo, puede utilizar la función de Excel Agrupar y esquema para ocultar datos que no desee que se muestren en el gráfico.
Ocultar celdas de tabla en el origen de datos Excel de think-cell externo Gráfico de think-cell actualizado en celdas de tabla ocultas en el origen de datos
Excel externo

18.7 Extraer datos numéricos de las imágenes

Con la herramienta de captura de think-cell, puede extraer datos numéricos de imágenes de los gráficos en cualquier punto de la pantalla, por ejemplo, un sitio web, un documento PDF o la ventana de un programa de generación de informes. Para utilizar la herramienta de captura en Excel:

1.
Seleccione un intervalo de celdas en una hoja de cálculo de Excel en la que los números extraídos se insertarán después.
2.
En Excel, haga clic en el botón Gráfico para datos del grupo de la cinta de opciones de think-cell.
3.
Siga el procedimiento que se describe en Extraer datos numéricos de las imágenes para colocar la ventana de captura, compruebe el resultado de la detección resaltada y haga clic en el botón Importar.
4.
Los datos numéricos de la imagen se insertan en el intervalo de celdas seleccionado previamente.

Puede utilizar el intervalo de datos como el origen de un gráfico de think-cell vinculado en PowerPoint o para realizar un análisis de datos más exhaustivo en Excel.

18.8 Preguntas más frecuentes

18.8.1 ¿Qué ventajas tiene respecto a Microsoft OLE?

Puede que ya conozca OLE (Object Linking and Embedding: Vinculación e incrustación de objetos) en Microsoft Office. La idea es similar a la vinculación de think-cell y permite crear gráficos en PowerPoint que pueden actualizarse posteriormente a partir de cambios de datos provenientes de Excel. No obstante, la tecnología de creación de vínculos de think-cell tiene algunas ventajas respecto a OLE.

  • Los gráficos son siempre los mismos, tengan vínculos o no. Incluso los gráficos vinculados son gráficos nativos de MS Graph; no se trata de gráficos de Excel pegados en PowerPoint.
  • Los gráficos pueden vincularse a Excel en todo momento, no solo al crearlos.
  • Los gráficos vinculados siempre pueden ser editados, incluso cuando el origen de datos vinculados no está disponible.
  • Los vínculos en think-cell son independientes del nombre del archivo o de la ruta de acceso. Basta con abrir ambos archivos para que se restablezca cualquier vínculo existente entre ellos.

18.8.2 ¿Qué ocurre al copiar un gráfico vinculado?

Puede copiar un gráfico vinculado exactamente como con cualquier otro gráfico: creando un duplicado de la diapositiva, pulsando Ctrl y arrastrando el gráfico, o copiando y pegando el gráfico a otra diapositiva u otra presentación. En realidad, incluso el hecho de hacer una copia del archivo de presentación puede considerarse una manera de copiar el gráfico vinculado que contiene.

En cualquier caso, el original y la copia no se diferencian. Ambos están vinculados con el mismo intervalo de datos de Excel y, si están abiertos simultáneamente, se actualizan cuando se producen cambios en los datos de Excel.

18.8.3 ¿Qué ocurre al eliminar un gráfico vinculado?

Al eliminar un gráfico vinculado, el vínculo en PowerPoint se suprime junto con el gráfico. Si no existe ningún otro gráfico en una presentación abierta que tenga vínculos con el mismo intervalo de datos de Excel, el marco en Excel pasa de verde a rojo, indicando que el vínculo no puede establecerse.

El intervalo de datos vinculados en Excel no queda afectado de ninguna otra manera por la eliminación de un gráfico vinculado. Después de todo, es posible que se haya hecho una copia del gráfico vinculado, que, al abrirse, restablecerá su vínculo.

18.8.4 ¿Cómo puedo eliminar los marcos rojos en mis hojas de cálculo de Excel?

Los marcos de diferentes colores de las hojas de cálculo de Excel indican intervalos de datos vinculados. Un marco verde indica que se ha establecido un vínculo entre el intervalo de datos enmarcado y un gráfico en una presentación de PowerPoint abierta. En cambio, un marco rojo indica que en ese momento no hay ningún gráfico vinculado abierto. Un marco rojo no significa necesariamente que no exista ningún gráfico vinculado a ese intervalo de datos. Lo que significa es que en las presentaciones abiertas actualmente no hay gráficos de este tipo.

Si está seguro de que ya no necesita el intervalo de datos enmarcado como origen de datos de un gráfico, puede eliminar el marco mediante el botón image Eliminar del menú contextual. La información del vínculo se elimina del libro de Excel junto con el marco. Ninguno de los gráficos que están vinculados al intervalo de datos de Excel en cuestión podrá establecer sus vínculos en el futuro. En su lugar, utilizará sus hojas de datos internas.

Los propios datos de Excel no resultan afectados.

18.8.5 ¿Cómo puedo ver qué gráficos de una presentación están vinculados y dónde se encuentran sus orígenes de datos vinculados?

Si no conoce los orígenes de datos de los gráficos de una presentación, vaya al menú Más y abra el cuadro de diálogo Vínculos de datos. Ese cuadro diálogo muestra una lista de todos los gráficos vinculados de la presentación actual. Haga clic en una de las entradas para mostrar el gráfico correspondiente.

Dispone asimismo del nombre del archivo de Excel en el que se ha encontrado por última vez el intervalo de datos vinculados. La casilla de verificación Automático indica que se ha establecido que el gráfico se actualice automáticamente.

Para obtener una descripción detallada, consulte la sección Cuadro de diálogo Vínculos de datos.

18.8.6 ¿Qué le ocurre a un gráfico vinculado cuando su origen de datos no se encuentra disponible?

Cuando un libro de Excel que contiene el intervalo de datos vinculados de un gráfico no está abierto y no se puede encontrar en la misma ubicación de archivo en que solía encontrarse, el gráfico no puede establecer su vínculo. En su lugar, el gráfico utilizará su hoja de datos interna que siempre dispone de una copia de los datos vinculados y que permite modificar el gráfico.

La hoja de datos interna de un gráfico vinculado es similar a la de un gráfico convencional. Aunque haya varios gráficos vinculados con el mismo intervalo de Excel, sus hojas de datos internas son independientes.

Si quiere restablecer el vínculo con el intervalo de datos Excel, basta con que abra a la vez el libro de Excel y la presentación con el gráfico vinculado. El gráfico de PowerPoint y los datos de Excel se conectarán automáticamente. Al actualizar el gráfico con los datos vinculados, todos los cambios de datos que haya realizado en la hoja de datos interna se sobrescribirán.

18.8.7 ¿Cómo puedo utilizar la hoja de datos interna en lugar del origen de datos Excel vinculado?

Para desconectar un gráfico de su origen de datos vinculados, utilice el botón image Romper vínculo de Excel del menú contextual del gráfico. A partir de ese momento, el gráfico solo utiliza la hoja de datos de think-cell en PowerPoint.

Puede eliminar el vínculo de un gráfico, esté o no abierto en ese momento el intervalo de datos de Excel vinculado. Desde la perspectiva de Excel del vínculo de datos, romper el vínculo de un gráfico tiene el mismo efecto que eliminar el gráfico.

Para obtener más información consulte la sección Modificación y eliminación de vínculos.

18.8.8 ¿Cómo puedo habilitar o deshabilitar la actualización automática?

Vaya al menú Más y abra el cuadro de diálogo Vínculos de datos. Ese cuadro diálogo muestra una lista de todos los gráficos vinculados de la presentación actual. La casilla de verificación Automático determina si un gráfico debe actualizarse automáticamente.

Al seleccionar un gráfico en la presentación, las entradas correspondientes en el cuadro de diálogo Vínculos de datos quedan seleccionadas y viceversa.

Para obtener una descripción detallada, consulte la sección Cuadro de diálogo Vínculos de datos.

18.8.9 ¿Por qué no se actualiza mi gráfico vinculado a pesar de estar establecida la actualización automática?

La parte PowerPoint y la parte Excel de un vínculo de datos únicamente pueden conectarse cuando ambos archivos se encuentran abiertos al mismo tiempo. Por tanto, si los datos se cambian en Excel mientras no se encuentra abierta la presentación de PowerPoint y a continuación la presentación se abre sin que esté abierto al mismo tiempo el libro de Excel, los gráficos vinculados no podrán detectar los cambios en sus orígenes de datos. En cuanto se abra el libro de Excel que contiene el intervalo de datos vinculados, se establecerá el vínculo y se detectarán los cambios. Si se ha establecido la actualización automática para el gráfico, se actualizará entonces. En caso contrario, el gráfico aparecerá resaltado en el cuadro de diálogo Vínculos de datos y al seleccionarse aparecerá marcado con una bandera. Puede decidir si desea o no incorporar en el gráfico los datos modificados.

Para obtener más información consulte la sección Actualización de un gráfico vinculado.

18.8.10 ¿Por qué mi gráfico vinculado indica que hay una actualización pendiente a pesar de que los datos de Excel no han cambiado?

Siempre que se establece un vínculo entre una presentación de PowerPoint abierta y un libro de Excel abierto, los datos de la hoja de datos interna se comparan con el intervalo de datos vinculados. Si los datos no son iguales, el gráfico aparece marcado con una bandera, que indica que debe realizarse una actualización. Si la actualización automática está habilitada, se actualiza inmediatamente.

También se puede detectar una actualización pendiente cuando los datos del libro de Excel no han variado, pero los datos de la hoja de datos interna se han modificado. Para un gráfico vinculado, el intervalo de datos de Excel vinculado tiene prioridad sobre la hoja de datos interna. Por tanto, una actualización siempre sobrescribe cualquier cambio de la hoja de datos interna.

Para evitar una pérdida de datos, siempre que realice cambios en la hoja de datos interna de un gráfico vinculado, deshabilite la actualización automática para dicho gráfico vinculado.

18.8.11 ¿Cómo puedo vincular un gráfico existente a un intervalo de datos de un libro de Excel?

Vaya al libro de Excel y seleccione el intervalo deseado. A continuación, cambie a PowerPoint, seleccione el gráfico deseado y haga clic en el botón image Establecer vínculo de Excel del menú contextual.

Para obtener una descripción detallada, consulte la sección Modificación y eliminación de vínculos. Para saber cómo insertar directamente un gráfico desde Excel, consulte la sección Crear un gráfico a partir de Excel.

18.8.12 Mi gráfico vinculado parece no tener en cuenta parte del intervalo de datos de Excel. ¿Por qué?

Además de contener los datos principales, el intervalo vinculado de Excel contiene algunas celdas a la izquierda y en la parte superior que están reservadas para las etiquetas de categorías y series. Si el intervalo seleccionado incluye solo los datos principales, parte de los datos se interpretará como etiquetas y aparecerán en el gráfico.

Si no está seguro del diseño exacto que necesita, basta con insertar en PowerPoint un nuevo gráfico del tipo que desee y utilizar el diseño de su hoja de datos.

Para obtener más información consulte la sección Crear un gráfico a partir de Excel.

18.8.13 ¿Por qué va lento Excel cuando tengo muchos intervalos de datos vinculados?

El rendimiento de Excel puede mejorar si deshabilita la comprobación de errores automática. Para ello, seleccione Opciones en el menú Herramientas de Excel, haga clic en la pestaña Comprobación de errores y desactive la casilla Habilitar comprobación de errores en segundo plano. En Excel 2007 y versiones posteriores vaya al cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione Fórmulas y desactive la casilla Habilitar comprobación de errores en segundo plano en la sección Comprobación de errores.

18.8.14 Tengo una gran cantidad de archivos Excel para visualizar con think-cell. ¿Puedo ejecutar think-cell en el modo por lotes?

Es posible programar think-cell, ya que dispone de una función para crear presentaciones a partir de plantillas (consulte Programación de think-cell).