21. Excel データ リンク

データドリブン グラフのデータソースを Excel で使用できる場合は、Excel アプリケーションから直接グラフを作成できます。Excel のデータが変更されたら、コマンドを使ってグラフを更新するか、または think-cell に更新を自動的に行わせることができます。

21.1
Excel からのグラフ作成
21.2
データレイアウトの調整
21.3
リンク要素の更新
21.4
Excelからの表の作成
21.5
Excel をソースとするテキストフィールドの作成
21.6
データリンクダイアログ
21.7
データリンクの維持
21.8
データをコンパイルする方法
21.9
よくある質問

21.1 Excel からのグラフ作成

例えば、グラフ作成の方法のサンプルグラフを再作成するとしましょう。ただし、PowerPoint の内部データシートにデータを入力するのではなく、Excel シートのデータを直接使用するとします。Excel でのデータの表示は次のようになります。

Excel で の think-cell サンプル データ

Excel からグラフを作成するには、系列 (この例では空) やカテゴリラベルなど、Excel のワークブック内の目的のデータ範囲を選択します。

Excel での think-cell 選択入力データ

この例で選択した範囲は、積み上げ縦棒グラフの既定のデータシートに完全に適合します。行が系列、列がカテゴリー、最初の行がカテゴリーラベル、2 番目の行が 100% を表す値、最初の列が系列ラベルで構成されます。これは、選択したグラフの種類の既定のデータレイアウトを使用して最初にリンクが作成されるため、最も簡単な例です。ただし、セルのリンク範囲の解釈は変更できるため(データレイアウトの調整を参照)、厳密には必要ではありません。

ここで、次の Excel の think-cell ツールバーの要素メニューから目的のグラフの種類(ここでは積み上げ縦棒グラフ)を選択します。

Excel の think-cell ツール バー

Excel でこのメニュー項目をクリックすると、PowerPoint ウィンドウが有効になります。PowerPoint がまだ動作していない場合は自動的に開始されます。PowerPoint では、マウス ポインターがスライド上にあるときは、通常の挿入用の四角形が現れます。

グラフを挿入したいスライドに切り替えるか、新規スライドを挿入し、通常通りにグラフを配置します。1 回クリックしてデフォルトのサイズを使用するか、クリックし、長押ししたままドラッグしてデフォルトのグラフのサイズを変更します。新規グラフの配置、サイズ変更、位置合わせの詳細な説明は、新規グラフの挿入をご参照ください。

挿入後、グラフは PowerPoint で作成された通常の think-cell グラフのように見え、動作します。リンクデータを含む Excel のワークブックは、グラフの上部に表示されます。

PowerPoint に挿入された think-cell グラフ

グラフの構成やスタイルの変更方法については、ラベルの追加と削除および グラフのスタイル設定をご参照ください。

注記: Excel でセルの背景に色を付けている場合は、グラフの配色コントロールで [Excelの塗りつぶしを使用] を有効にすることで、セルの背景の色をリンクさせたグラフのセグメントの塗りつぶし色として設定できます (「配色」を参照)。これは、Excel の条件付き書式設定と併用すると特に有用です。

新しいグラフを作成するだけでなく、Excel ブックで選択したデータ範囲を PowerPoint プレゼンテーションの既存のグラフにリンクさせることもできます。Excel の think-cell ツールバーの要素メニューから image  既存の要素へボタンをクリックして、リンクする PowerPoint のグラフをクリックします。

21.2 データレイアウトの調整

データ範囲をグラフにリンクすると、データ範囲の think-cell コンテキストメニューにある Excel リンク コンテキストメニューの[データレイアウトの編集]アイコン [データレイアウトの編集]および Excel リンク コンテキストメニューの[転置]アイコン [リンクを転置]ボタンを使用して、データの解釈方法を変更できます。

データレイアウトを編集すると、データ範囲から必要のなくなったあるいは不要な特殊行/列を削除することができます(データレイアウトの編集を参照)。

前述の例には系列ラベルがありませんでした。この場合、次のようにして、グラフを挿入する時に、データ範囲に空の最初の列が含まれないようにできます。

  1. データ列とカテゴリラベルのみを選択します(この例ではH1:K4)。
  2. 要素メニュー(この例では積み上げ縦棒)から目的のグラフの種類を選択し、前述の手順に従ってスライドに挿入します。
  3. Excel でデータ範囲の緑色の枠線を選択し、右クリックしてコンテキストメニューを開きます。
  4. Excel リンクのコンテキストメニューの[データレイアウトの編集]アイコン [データレイアウトの編集]を選択します。
  5. 系列ラベルのチェックボックスをクリックすると、データ範囲内の列が無効になります。
  6. 更新するには、PowerPoint でグラフの緑色のフラグをクリックします(リンク要素の更新を参照)。

Excel のリンク範囲は次のようになり、上の図と同じ結果のグラフが表示されます。

レイアウトを変更した Excel のリンクされた範囲 ([データレイアウトの編集] メニューを表示)

データ範囲を入れ替えると、グラフの行と列のデータ解釈が入れ替わり、例えば、データの列ではなく行から縦棒グラフを作成することが可能となります。

  1. Excel でデータ範囲の緑色の枠線を選択し、右クリックしてコンテキストメニューを開きます。
  2. image  リンクを転置を選択します。
  3. 更新するには、PowerPoint でグラフの緑色のフラグをクリックします(リンク要素の更新を参照)。
Excel へのリンク範囲の転置ビューの前後

ここでも、結果のグラフは上図と同じになります。

注:リンクされたデータ範囲入れ替えを行っても、行と列のデータは入れ替わりまません。

21.3 リンク要素の更新

Excel ブックにリンクされているグラフの最も重要な機能は、基礎となるデータの変更に応じてグラフを更新する機能です。この例では、第 3 の系列データを追加します。リンクされた Excel のデータ範囲に切り替えるには、グラフをダブルクリックします。リンクされた範囲の下に追加データを入力します。

think-cell Excel データ ソースにデータを追加する

次に、境界線をクリックしてリンクされた範囲を選択して、通常 の think-cell ユーザー インターフェイスを表示します。選択範囲の角をドラッグして、新たに入力したデータを含めます。

think-cell Excel データソースで追加データを選択する think-cell Excel データソースで更新/新規選択されたデータ

最後に、PowerPoint に戻ります。リンクされたグラフを選択すると、リンクされたデータの更新が検出されたことを示すフラグが立てられます。

緑色の「更新待ち」フラグの付いたリンクされた think-cell グラフ 更新待ち状態のリンクされた think-cell グラフのフローティングツールバー

フラグ、またはグラフのフローティングツールバー(緑色のフラグが付いている)にある image  1 回更新ボタンをクリックすると、Excel のデータ変更がグラフに反映されます。グラフが更新され、フラグが消えます。

外部 Excel データソースを持つ think-cell グラフの更新 (PowerPoint)

更新後、フローティングツールバーにある image ボタンは強調表示され、緑色のフラグは消えます。ツールチップが更新済みに変わります。これは、グラフに表示されるデータが、リンクされている Excel 範囲で最新になっていることを示します。

image  元に戻すボタンをクリックすると、今変更した内容を元に戻すことができます。このボタンが強調表示され、ツールチップに元に戻しましたと表示され、グラフに表示されているデータが最終更新前の状態であることを示します。

think-cellは、最終更新の前後のデータの状態を常に PowerPoint のグラフに保存します。リンク先の Excel シートが閉じられているか使用できない場合でも、 [1 回更新]アイコン [元に戻す]アイコン ボタンを使用して、データの「最新」と「以前」の状態を切り替えることができます。

注記:緑色のフラグ Excel リンクの緑色のフラグ は、 Excel のリンク範囲と、PowerPoint のグラフに保存されたデータの「最新」および「以前」の両方の状態に違いがあることを示します。クリックするか、 [1 回更新]アイコン [1 回更新]ボタンをクリックすると、Excel のリンク範囲の状態が PowerPoint のグラフに「最新」として保存され、クリックした場合にグラフに表示される状態が「以前」として保存されます。

グラフが更新されていない場合や、更新されてから元に戻された場合でも、Excel データ ソースへのリンクは残ります。したがって、後でグラフをいつでも更新することができます。

また、Excel のリンク範囲が変更された場合、think-cell が自動的にリンク範囲のグラフを更新するように設定できます。このためには、 [自動で更新]アイコン [自動で更新]ボタンをクリックします。この機能を使用するには、グラフを含むプレゼンテーションと、リンクデータを含む Excel のワークブックを同時に開く必要があります。

自動更新を再び無効にする場合は、 [1 回更新]アイコン 自動更新を無効化をクリックします。

注:think-cell を使用してグラフを Excel のデータにリンクする操作は、Excel または PowerPoint ファイルのファイル名に依存しません。Excel の各グラフおよび各データ範囲には、リンクを維持するために使用される固有の識別番号が割り当てられます。リンクを再度確立するための技術的要件は、データ範囲を含む Excel ファイルとグラフを含む PowerPoint ファイルの両方が、ファイル名に関係なく同じコンピューター上で同時に開かれることです。

21.4 Excelからの表の作成

グラフに加え、PowerPoint の表に Excel 上のデータ範囲をリンクすることもできます:

  1. Excel ワークブックで列と行を含め希望のデータ範囲を選択します。
  2. Excel の think-cell ツールバーにある PowerPoint へのリンクメニューから image  を選択します。
  3. データテーブルをスライドに配置します。

」で説明されている通り、PowerPoint 上の表はサイズの変更、配置、書式設定が可能です。

グラフとデータテーブルの両方をPowerPointのスライドに含める場合は、上記のグラフに関するセクションの「Excel からのグラフ作成」および表に関するこのセクションで説明されている通り、Excel上の同じデータ範囲をベースにグラフとデータテーブルを作成できます。

画像

この場合、グラフの下に表が表示されるため、グラフのカテゴリーラベルが表の列の見出しとしても機能します。表に対してリンクされている範囲を選択すると、系列ラベルとデータの値のみが含まれます。

リンクされている表は、リンクされているグラフと同じ方法で更新されます(リンク要素の更新を参照)。PowerPoint 上でリンクされた表のセルを選択すると、手動更新するか自動更新するかを選択できます。また最後の更新を戻す選択もできます。リンクされている表は、データリンクダイアログにも含まれます(データリンクダイアログを参照)。

21.5 Excel をソースとするテキストフィールドの作成

また、Excel のセルにリンクされているテキストフィールドを任意のthink-cellラベルまたは PowerPoint のテキストボックスに挿入することもできます。

  1. Excel で、リンクするコンテンツがあるセルを選択します。
  2. PowerPoint で、ラベルまたはテキストボックスにカーソルを置きます。
  3. PowerPoint のthink-cellの要素メニューから、 [Excel にリンクされているテキストフィールド]アイコン Excel にリンクされているテキストフィールドを選択します。

更新がある場合、緑色のフラグはテキストフィールドの上部に表示されず、フローティングツールバーの更新ボタンにのみ表示されます。その他の場合、テキストフィールドの内容に対する更新の管理は、リンク要素の更新の説明通りに動作します。

21.6 データリンクダイアログ

プレゼンテーションに多数のリンク要素が含まれている場合、該当するすべての要素を手動で検索・更新することは非効率的です。要素を更新するにあたり、より見やすい概要を表示し、直接的な方法を取るには、PowerPoint の think-cell ツール バーの image [Tools] (ツール) メニューから、[Data Links] (データ リンク) ダイアログを開きます。

think-cell データ リンク ダイアログ

データリンクダイアログには、プレゼンテーション内のすべてのリンク要素がスライドのサムネイルで表示されます。更新待ちの場合、要素には緑色のフラグ Excel リンクの緑色のフラグ が付きます。この場合、使用できるようにするためにリンクされたExcelファイルを開く必要があります。自動更新に設定されている場合は、 自動更新アイコン が付きます。スライド上で強調表示を有効にすると、スライド上のリンク要素を追加で強調表示できます。強調表示のリンクボタンを使用して、リボンから有効にすることもできます。

2 番目の列には、リンクデータのソースの Excel ファイルと Tableau の URL(Tableau データを参照)のリストが含まれます。各ソースは、そのソースにリンクされている要素とともに最初のスライドの横に表示されます。

現在のプレゼンテーションに含まれる think-cell のリンク済のグラフと更新状態

スライドのサムネイルでリンク要素にカーソルを合わせると、次のようになります。

  • 右側の列のリンクデータのソースが強調表示される。
  • ツールチップには、データのソース、要素の更新状態、データが最後に変更された日時も表示されます。

スライドのサムネイルの要素をクリックして選択します。また、要素(通常表示)または要素を含むスライド(スライド一覧表示)に切り替わります。その後、右側の列にある [1 回更新]アイコン 1 回更新 image 元に戻す image 自動で更新ボタン、または Tableau にリンクされている要素の Tableau アイコン 手動で更新ボタンを使用して、更新の状態と動作を制御できます(リンク要素の更新およびTableau データを参照)。

スライドのサムネイルで要素をダブルクリックすると、要素自体をダブルクリックするのと同じことになります。データのソースが開く。Excel にリンクされている要素の場合、シート上、リンク範囲は選択されています。Excel のワークブックが使用できない場合は、代わりに内部データシートが開きます。

スライドとデータの編集作業中は、データ リンク ダイアログを開いたままにすることができます。

注:要素のリンク先 Excel ファイルが利用できず、かつ内部データシートが開かれ編集されている場合、リンク要素の自動更新は無効になります。これにより、内部データシートを使用して行った変更は、リンクされた Excel ファイルが利用可能になっても自動的に上書きされません。

21.6.1 複数選択とフィルタリング

複数のリンク要素を選択する方法はいく通りもあります。

  • 右列のファイルをクリックし、そのファイルにリンクされているすべての要素を選択します。
  • スライドのサムネイルの空の領域をクリックして、そのスライド上のすべてのリンク要素を選択します。
  • Ctrl を押しながらクリックすると、複数の要素を個別に選択できます。また Ctrl を押しながらファイルをクリックして、そのファイルにリンクされているすべての要素を選択項目に追加することもできます。
  • Ctrl を押しながら複数のスライドをクリックすると、選択したスライド上のすべての要素を選択できます。
  • スライドの範囲とスライド上のすべてのグラフ、あるいはファイルの範囲とファイルにリンクされているすべての要素を選択する場合は Shift を使用します。
  • プレゼンテーション内のすべてのリンク要素を選択するには、Ctrl+A を使用するか、すべて選択をクリックします。

選択したすべての要素の更新状態と動作は、右側の列にあるボタンを使用して同時に制御できます。

注記:選択したすべての要素に実際に適用できるボタンのみが表示されます。つまり、選択に Tableau にリンクされている要素が含まれている場合は(Tableau データを参照)、 image 手動で更新ボタンのみが表示されます。このボタンをクリックすると、Excel へのリンクを選択した状態で、 [1 回更新]アイコン 1 回更新ボタンをクリックするのと同じことになります。

フィルターの選択チェックボックスを使用すると、以下のようなリンク要素を除外することで選択対象を絞り込むことができます。

  • すでに [1 回更新]アイコン 更新されている
  • [元に戻す]アイコン 元に戻し済み、または更新待ちがある
  • 画像 自動更新が有効になっている
  • Tableau にリンクされているため、 画像 手動更新のみとなっている(Tableau データを参照)。

データリンクのフィルター選択セクション

チェックボックスをもう一度クリックすると、元の選択範囲に含まれていた、対応するタイプのすべてのリンク要素を再度含めることができます。

注記:特定の状態またはタイプのリンク要素のみを選択するには、最初にすべて選択をクリックし、選択からそれ以外のすべてのタイプを削除します。

21.7 データリンクの維持

Excel データと PowerPoint のグラフとの間にリンクが作成された後、Excel ファイルと PowerPoint ファイルは引き続き完全に独立したファイルです。

  • ファイルを個別に渡したり、編集したりできます。
  • ファイルに別名をつけることもできます。データリンクは、Excel ファイルと PowerPoint ファイルが同時に開かれるとすぐに再確立されます。再確立されたデータリンクに関する情報を保存するには、ファイルを保存する必要があります。
  • 同じプレゼンテーション内や別のプレゼンテーション内へも、リンクされたグラフをコピーして貼り付けることができます。コピーしたグラフは、元のグラフのデータ ソースと同じデータ ソースにリンクされます。
  • Excel と PowerPoint ファイルを電子メールで送信できます。データリンクは、受け取り側のコンピューターで Excel ファイルと PowerPoint ファイルが同時に開かれるとすぐに再確立されます。再確立されたデータリンクに関する情報を保存するには、ファイルを保存する必要があります。
  • リンクされた Excel ファイルのコピーを作成し、そのコピーをデータ リンクの代替データ ソースとして使用することができます。元のファイルとコピーされた Excel ファイルを個別に編集することができます。PowerPoint ファイルと同時に元の Excel ファイルまたはコピーされた Excel ファイルのいずれかを開くと、PowerPoint プレゼンテーションと目的の Excel ファイルとの間にリンクが確立されます。

注記: ワークシートをコピーした後など、Excel で同じリンク範囲のコピーが開いているブックに存在する場合、両方のコピーは同様に有効なソース範囲 ( "兄弟" ) であり、PowerPoint ファイルを開くときにどの範囲にリンクが確立されるかは未定義です。シブリング関係があるすべての Excel の範囲には、小さな番号付きのタブがあり、切り替えに使用できます。

範囲のシブリング関係の切り替えに使用するタブ

例えば、リンクのコピーを含むワークブックを閉じると、リンク範囲の 1 つを除くすべてのコピーを使用できないようにできます。あるいは、Excel で 1 つを除くすべての think-cell フレームを削除し、要素メニューの image  既存の要素へボタンを使用して目的の要素への新しいリンクを作成することで、すべてのリンク範囲を一意にできます。このようにして、新しいフレームのそれぞれに一意の識別子を割り当てることができます。

21.7.1 リンクファイルの編集

リンクされている Excel ファイルがない状態で PowerPoint ファイルを編集した場合は、内部データシートが使われ、リンク要素は単に通常の要素として動作します。think-cell を使用すると、要素のデザインやデータを制約なしに変更できます。

注記:ただし、内部データシートがないため、リンクされているテキストフィールド(Excel をソースとするテキストフィールドの作成を参照)は例外になります。テキストを変更したい場合は、単にテキストフィールドを削除し、テキストを手動で入力します。これにより、リンクは解除されます。

同様に、リンクされた PowerPoint ファイルを使用せずに、Excel ブックを自由に編集できます。think-cell がインストールされている場合ば、開いている PowerPoint プレゼンテーションに現在接続されていないリンクデータ範囲は、明るい赤色の枠で強調表示されます。

Excel のデータソースと PowerPoint のそのリンク要素の両方を同時に開くと、すぐにリンクが再確立されます。Excel では、リンクされたデータ範囲のハイライト色が赤から緑に変わります。PowerPoint では、要素の現在のデータがデータソースと比較されます。要素が [自動更新]アイコン 自動更新に設定されている場合、データへの変更はただちに適用されます。そうでない場合は、変更が検出されると、選択時、データリンクダイアログのその要素には Excel リンクの緑色のフラグ が立てられます。この更新は、制御することができます(リンク要素の更新を参照)。

21.7.2 リンクの変更と削除

リンクデータのソースからグラフまたは表を切断する場合は、単に要素のコンテキストメニューから [Excelのリンク解除]アイコン Excelのリンク解除ボタンを選択します。

think-cell 外部データ リンクの削除

これで、要素は PowerPoint の think-cell データシートのみ使用するようになります。

注記:リンクされているテキストフィールド(Excel をソースとするテキストフィールドの作成を参照)には、コンテキストメニューはありません。リンクされているテキストフィールドのリンクを解除するには、データリンクダイアログでそのテキストフィールドを選択し、Del を押します。

同様に、Excel のリンクデータ範囲を要素から切断することもできます。リンクされた範囲の枠をクリックして選択します。枠の色が think-cell 上で選択を示す青色になったら、枠を右クリックして [削除]アイコン 削除ボタンを選択します。データ自体は変更されずに think-cell の枠が削除されます。リンク要素は、データソースであるそのデータ範囲に接続できなくなり、代わりに内部データシートが使用されます。

注記:リンクフレームの削除を元に戻すことはできませんが、必要に応じて既存の要素との新しいリンクを作成することができます (下記を参照)。

リンクの一方の側、すなわち、Excel のデータ範囲または PowerPoint のリンク要素を削除すると、であれ、そのリンクの他方の側は一緒には削除されません。特に、Excel リンクデータ範囲は、明示的に削除しない限り、そのまま残ります。このことは、別のプレゼンテーションにある別のグラフが同じデータソースにリンクしている可能性があるため、重要です。

注記:プレゼンテーションからすべてのデータリンクを解除する場合は、データリンクダイアログ を使用します。ダイアログですべて選択をクリックし、Del キーを押すと、そのようなリンクをすべて一度に削除することができます。

既存の要素を Excel のデータソースにリンクする場合は、まず Excel のワークブックに移動して目的のデータ範囲を選択します。また、色付きの think-cell 選択枠で表示されている既存のリンク範囲を選択することもできます。次に、要素メニューから [既存の要素へ]アイコン  既存の要素へを選択します。フォーカスが PowerPoint に移ります。スライド上の目的の要素をクリックするだけで、選択した Excel の範囲にリンクできます。

注記:選択した要素が既に外部データソースにリンクされている場合、以前のリンクは新しく作成されたリンクによって上書きされます。

または、目的の Excel の範囲を選択した状態で PowerPoint に切り替え、目的の要素を選択することもできます。要素が他のデータソースに既にリンクされている場合は、前述の手順に従って切断します。この操作により、要素のコンテキストメニューのExcelリンクボタンが、 [Excel リンクの確立]アイコン  Excel リンクの確立に変更されます。このボタンをクリックすると、PowerPoint で選択した要素から、Excel で選択したデータ範囲へのリンクが確立されます。

注記:このことは、テキストフィールドのリンクには当てはまりません。作成後に、別のセルにリンクすることはできません。

21.8 データをコンパイルする方法

Excel から直接グラフを作成するときには、既にデータが Excel に保存されていることが多いでしょう。しかし、グラフの作成に、Excel シート内のすべてのデータを使用しないこともあります。あるいは、データは簡単には変更できない固定された書式で保存されているかもしれません。

データレイアウトに合うようにリンク範囲の解釈を変更することができます(データレイアウトの調整を参照)。場合によっては、これでも十分ではない場合があります。このような場合に役立つ方法がいくつかあります。

  • Excel ワークシート上の、空白のエリアに think-cell データ リンク枠を置きます。次に、Excel のセル参照を使って、ワークシート上の他の場所にあるデータを think-cell の枠に取り込みます。例えば、B5 が変更されるたびに F8 を更新するには、セル F8 に=B5を入力します。
  • Excel セル参照は、ワークシート間でも機能します。専用のワークシートをインターフェース シートとしてすべてのグラフに追加すると、リンクするグラフがたくさんある場合に特に役立ちます。
  • グラフのソースとして専用のシートを使用すると、特定の目的のためだけにデータを準備するのにも役立ちます。例えば、think-cell ラウンドを使用して、常にデータを丸めてからグラフに表示することができます (Excel データの端数処理を参照)。
  • Excel の [非表示] コマンドを使用すれば、データの行全体または列全体がグラフに反映されることを防止できます。Excel の [再表示] コマンドを使用してグラフを更新すると、更新後すぐに非表示のデータがグラフに表示される点にご注意ください。
  • 同様に、Excel のグループとアウトラインの機能を使用して、グラフに表示したくないデータを非表示にできます。
外部 think-Cell Excel データソースのテーブル セルを非表示にする 外部 Excel データ ソースの非表示テーブルに対する think-cell グラフの更新

21.9 よくある質問

21.9.1 リンク要素をコピーすると、どうなりますか?

スライドの複製、要素の複製、 Ctrl キーを押しながら要素をドラッグ、あるいは別のスライドまたはプレゼンテーションへの要素をコピーすることで、リンク要素は他のものと同様にコピーできます。実際には、プレゼンテーションファイルのコピーを作成することは、中に含まれるリンク要素をコピーする方法でもあります。

いずれにしても、オリジナルとコピーは同じものです。同じ Excel データ範囲にリンクしており、同時に開いている場合、Excel データに変更があると両方に更新が適用されます。

21.9.2 リンク要素を削除すると、どうなりますか?

リンク要素を削除すると、PowerPoint 内のリンクも削除されます。プレゼンテーションが開いていて、同じ Excel データ範囲にリンクしている要素が他にない場合、Excel の枠の色は緑色から赤色に変わり、リンクが確立できないことを示します。

リンク要素を削除しても、Excel 内のリンクデータ範囲がその他の影響を受けることはありません。つまり、リンク要素のコピーが作成されて、開かれていると、リンクが再確立されることがあります。

21.9.3 Excel ワークシート側の赤い枠をどのようにして削除できますか?

Excel ワークシート内のさまざまな色の枠は、リンクデータ範囲を示しています。緑色の枠は、開いている PowerPoint プレゼンテーションの枠内のデータ範囲と要素の間にリンクが確立されていることを示します。これに対して、赤色の枠は、リンク要素を含むプレゼンテーションが現在開いていないことを示します。赤色の枠は、必ずしも、そのデータ範囲にリンクしている要素がないことを意味するわけではありません。単に、現在開いているプレゼンテーションにはそのような要素が存在しないことを示しているだけです。

どのような要素であれ、枠内のデータ範囲がデータソースとして不要になった場合は、コンテキストメニューから image  削除ボタンを使用して枠を削除できます。枠と一緒に、リンク情報も Excel ブックから削除されます。その Excel データ範囲にリンクされている要素は、以降、リンクを確立できなくなります。代わって、内部データシートが使用されることになります。

Excel データ自体は影響を受けません。

21.9.4 プレゼンテーション側のリンク要素とそのリンクデータのソースがある場所は、どのようにして確認できるのでしょうか?

プレゼンテーションの要素のデータソースが不明な場合は、 image [Tools] (ツール) メニューから、[Data Links] (データリンク) ダイアログを開きます。このダイアログには、リンク要素を含むプレゼンテーション内のすべてのスライドのリストが表示され、スライド上の位置が示されます。

要素が自動更新に設定されている場合、その要素には [自動で更新]アイコン が付きます。

リンクデータ範囲が最後に見つかった Excel ファイルのファイル名も表示され、リンクされている要素にカーソルを合わせたり選択したりすると、強調表示されます。

詳細な説明は、データリンクダイアログセクションをご参照ください。

21.9.5 データのソースを利用できない場合、リンク要素はどうなるのでしょうか?

要素のリンクデータ範囲が含まれている Excel ワークブックが開いていなくて、かつ、以前あったと同じ場所で見つからない場合、要素がリンクを確立することはできません。この場合は、内部データシートが使用されます。このシートには、必ず、リンクデータのコピーが含まれ、要素の基のデータを変更することができます。

リンク要素の内部データシートは、通常の要素の内部データシートに似ています。同じ Excel 範囲にリンクされている要素が複数あっても、内部データシートはそれぞれに独立しています。

Excel データ範囲へのリンクを再確立する場合は、そのリンク要素を含む Excel のワークブックとプレゼンテーションを同時に開きます。PowerPoint のグラフと Excel のデータが自動的に接続されます。リンクデータがある要素を更新すると、内部データシートのデータに加えた変更は上書きされます。

21.9.6 リンクされれている Excelデータのソースの代わりに内部データシートを使用する方法

リンクデータのソースから要素を切断するには、要素のコンテキストメニューから image  Excelのリンク解除ボタンを使用します。以降、要素では PowerPoint の think-cell データシートのみ使用されます。

リンクされている Excel データ範囲が現在開いているかどうかに関係なく、要素からリンクを削除できます。データリンクの Excel 側では、要素のリンクを解除することは、要素を削除すると同じことです。

詳細な情報は、リンクの変更と削除セクションをご参照ください。

21.9.7 自動更新を有効または無効にする方法

自動更新を有効にするには、リンク先の要素を選択し、フローティングツールバーの [自動で更新]アイコン 自動で更新をクリックします。

再度無効にする場合は、 [1回更新]アイコン 自動更新を無効にするをクリックします。

更新動作の制御の詳細は、リンク要素の更新を参照してください。このオプションは、データリンクダイアログからアクセスすることもできます。

21.9.8 自動更新に設定されているにもかかわらず、リンク要素が更新されない理由

PowerPoint 側と Excel 側のデータ リンクは、両方のファイルが同時に開いている場合にのみ接続できます。このため、PowerPoint プレゼンテーションが開いていない状態で Excel のデータが変更され、かつその後、Excel ワークブックが開いていない状態でプレゼンテーションが開かれた場合、データソース側の変更がリンク要素によって検出されることはありません。

リンクされたデータ範囲を含む Excel ブックを開くと同時にリンクが確立され、変更が検出されます。要素が自動更新に設定されている場合は、ただちに更新されます。そうでない場合は、選択された時およびデータリンクダイアログ側で要素にフラグが立てられます。その後、変更のあったデータを要素に反映させるかどうかを指定することができます。

詳細な情報は、リンク要素の更新セクションをご参照ください。

21.9.9 Excel 側データが変更されていないにもかかわらず、リンク要素に更新待ちが表示される理由

開いた PowerPoint プレゼンテーションと開いた Excel ブックの間にリンクが確立されると、内部データシートのデータがリンクされたデータ範囲と比較されます。データが同じでない場合は、要素には、更新待ちであることを示すフラグが付けられます。自動更新が有効な場合は、ただちに更新されます。

更新の保留は、Excel ブックのデータは変更されていなくとも内部データシートのデータが変更された場合にも検出される可能性があります。リンク要素の場合は、Excel のリンクデータの範囲が内部データシートに優先します。したがって、内部データシートの変更は常に更新で上書きされます。

データが失われることのないよう、リンク要素の内部データシートに変更があると、必ず、対応する要素の自動更新が無効になります。

更新の動作と制御の詳細は、セクションリンク要素の更新を参照してください。

21.9.10 既存の要素を Excel ワークブックのデータ範囲にリンクする方法

Excel ブックに移動し、目的の範囲を選択します。次に、要素メニューから [既存の要素へ]アイコン  既存の要素へを選択します。フォーカスが PowerPoint に移ります。スライド上の目的の要素をクリックするだけで、選択した Excel の範囲にリンクできます。

また、Excel で目的の範囲を選択した後、PowerPoint に切り替え、目的のグラフを選択して右クリックし、コンテキストメニューの image  Excel リンクの確立ボタンをクリックして、リンクを作成することもできます。

詳細な説明は、リンクの変更と削除セクションをご参照ください。Excel から直接グラフを挿入する方法は、Excel からのグラフ作成をご参照ください。

21.9.11 リンクグラフに Excel データ範囲の一部が反映されていないように見えます。なぜですか?

Excel 側リンク範囲には、メインのデータに加えて、デフォルトで左側と上側にいくつかのセルがあります。それらセルは、カテゴリラベルや系列ラベル、または 100%= 行などの特殊行/列用に予約されています。選択範囲にメインデータしかない場合、データの一部はラベルなどとみなされ、グラフには表示されません。

リンク範囲は、こうした特殊行/列を含まないように変更できます(データレイアウトの調整を参照)。また、Excel シートのレイアウトで許可されている場合は、四角にあるハンドルの 1 つをドラッグして、リンクデータ範囲のデータセルにデータを含めることで、リンクデータ範囲を拡大することができます(データをコンパイルする方法も参照)。

21.9.12 リンクデータ範囲が大量にあると、なぜ Excel の動作が遅くなるのでしょうか?

自動エラー チェックを無効にすることで、Excel のパフォーマンスを向上させることができます。この操作を行う場合、Excel のオプションのダイアログで、[数式] を選択し、[エラー チェック] セクションの [バックグラウンドでエラー チェックを行う] のチェックボックスからチェックを外します。

21.9.13 think-cell を使って視覚化したい Excel ファイルが大量にあります。think-cell をバッチで動作させることはできますか?

think-cell はプログラミングできます。think-cell には、プログラムによって Excel 側の範囲のデータでグラフを更新したり、テンプレートからプレゼンテーション全体を作成したりする機能があります(Excelデータを使用しての自動化を参照)。

21.9.14 どのような点で Microsoft OLE より優れているのでしょうか?

Microsoft Office の OLE (オブジェクトのリンクと埋め込み) には精通されているかもしれません。OLE は、PowerPoint のグラフを作成して、後で Excel のデータを変更することで更新できる think-cell のリンク設定機能と類似しています。一方、think-cell のリンク設定技術には OLE より優れている点があります。

  • グラフは、リンクの有無にかかわらず、常に同じ状態です。グラフをリンクした場合、リンクされたグラフは PowerPoint に貼り付けられた Excel のグラフではなく、ネイティブの PowerPoint オブジェクトとなります。つまり、グラフのベースになっているデータはプレゼンテーション内にも保存され、リンクされているファイルが利用できなくなった場合にも、データを確認、編集できます。
  • グラフは、作成された時だけでなく、いつでもリンクすることができます。
  • リンクされたデータ ソースが利用できない場合でも、リンクされたグラフは常に編集可能です。
  • think-cell のリンクは、ファイル名またはパスとは無関係です。両方のファイルを開くだけで、ファイル間の既存のリンクがすべて再確立されます。

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