7 étapes pour créer d’excellentes présentations PowerPoint

Les présentations PowerPoint n’ont pas excellente réputation. Vous vous êtes probablement assis devant des présentations qui ont plus soulevé de questions qu’apporté des réponses et qui ont plus induit en erreur que convaincu le public. Et pour cause : réaliser des présentations de qualité reste un véritable défi. PowerPoint peut être un outil puissant, mais n’importe quelle présentation dépendra des compétences et de l’approche de l’auteur de la présentation.

Grâce à notre cadre en sept étapes, vous pouvez facilement faire comprendre les présentations aux gens, être convaincu et même aimer les regarder. Nous avons également ajouté quelques conseils et astuces pour vous aider à créer une présentation qui atteigne vos objectifs. Nous avons décomposé l’ensemble du processus étape par étape, mais vous pouvez également aborder l’aspect de la création de présentations qui vous intéresse le plus :

• Étape 1 : Construisez le fil narratif de votre présentation
• Étape 2 : Rédigez les titres de vos actions
• Étape 3 : Utilisez une mise en page et une mise en forme propres
• Étape 4 : Organisez vos puces
• Étape 5 : Choisissez le graphique adapté à votre message
• Étape 6 : Mettez en forme vos graphiques pour un impact maximal
• Étape 7 : Vérifiez la précision et la cohérence, et recommencez

Avant de commencer : Déterminez le type de présentation que vous souhaitez créer

Avant même de commencer votre présentation PowerPoint, il est important de définir le type de présentation que vous allez réaliser. Ce n’est pas une grosse tâche, mais c’est une tâche importante, car elle permet de s’assurer que la présentation que vous créez est adaptée pour atteindre votre objectif global, ce qui influencera le contenu, la mise en page et la structure de vos diapositives.

Quatre types courants de présentations PowerPoint

Les présentations PowerPoint appartiennent généralement à une ou à plusieurs des catégories suivantes représentant un continuum allant d’un contenu léger à un contenu lourd :

1. Présentations de messages clés : Ce type de présentation est généralement plus léger en termes de contenu, il est conçu pour raconter une histoire convaincante. Par exemple, un discours de conférence, une conférence TED ou les diaporamas d’argumentaires.
2. Rapports récurrents : Tout type de présentation créé régulièrement peut être considéré comme un rapport récurrent. Cela inclut, par exemple, les rapports de performance mensuels ou les présentations pour des réunions d’équipe régulières où chaque membre contribue avec ses diapositives. Ces présentations contiennent souvent plus de détails pour documenter les résultats, les tendances ou les activités. Elles suivent généralement une mise en page fixe et incluent des données à mettre à jour régulièrement.
3. Données et résultats de recherche : Les présentations, telles que les données d’enquête ou les rapports sur les tendances du marché, dégagent des informations à partir de vastes ensembles de données pour en tirer des conclusions de haut niveau. Ici, l’objectif est de communiquer les principaux enseignements de l’étude et de présenter des conclusions percutantes à votre audience.
4. Documentation : Ce type de présentation fournit des résumés de résultats détaillés, généralement accompagnés de nombreux graphiques et peu de commentaires. Une présentation de la documentation est souvent réalisée dans l’intention que le public l’examine en détail par lui-même, plutôt que de simplement absorber les informations telles qu’elles sont présentées.

Il est fort probable que la présentation que vous créez comporte des éléments de plusieurs catégories. Il peut s’agir d’une présentation récurrente qui inclut des informations issues de la dernière itération d’une enquête effectuée régulièrement. Dans ce cas, vous pouvez combiner les caractéristiques des différents types de présentation.

Étape 1 : Créez l’histoire de votre présentation

Tous les types de présentation doivent raconter une histoire. Cette première étape est particulièrement cruciale pour les présentations axées sur le message clé ou lors de la présentation d’analyses et de résultats de recherche, mais elle s’applique à toutes les présentations.

Il existe une vaste littérature sur l’art de la narration pour les entreprises, et ce ne sont pas les cours disponibles sur le sujet sur les plateformes de formation en ligne qui manquent. Ici, nous aborderons deux aspects du storytelling particulièrement utiles pour créer des présentations PowerPoint efficaces.

Définissez votre message principal

Si l’objectif de votre présentation est de convaincre votre audience, commencez par identifier votre message principal. Quelle est l’information la plus importante que vous voulez que votre audience retienne après votre présentation, et qu’elle ne connaissait pas auparavant ? Exemples de messages principaux :

• Informations : Notre division a dépassé ses objectifs de croissance trimestriels de 20 %.
• Motivation : Notre entreprise a le potentiel d’être le leader du marché dans notre secteur
• Conclusion : Nous recommandons de créer une nouvelle filiale au Royaume-Uni l’année prochaine.

Quel que soit votre message, essayez de le résumer en une seule phrase. Cela vous aidera à vous concentrer sur l’idée centrale de votre présentation et à vous assurer que chaque diapositive contribue à votre argumentation.

Utiliser un cadre structurel

Une fois votre message principal défini, vous pouvez choisir un cadre pour structurer le reste de la présentation.

Le principe de la pyramide, une stratégie pour créer des communications d’entreprise efficaces omniprésentes dans le monde du conseil, constitue une option classique. Grâce au principe de la pyramide, vous commencez par l’idée la plus importante, suivie par des réflexions et des faits à l’appui. Si votre conclusion est qu’Acme Company devrait entrer sur un nouveau marché, dites-le. Puis, passez en revue chaque argument à l’appui par ordre de force relative.

Un corollaire important de ce qui précède est le principe MECE, qui consiste en une stratégie d’organisation des informations d’une manière qui est mutuellement exclusive et collectivement exhaustive.

Par rapport à la présentation d’une liste d’idées, MECE est une façon de les regrouper de manière à couvrir tous les points pertinents sans chevauchement. L’utilisation de MECE pour organiser et regrouper vos idées garantit un argument logique, tout en facilitant l’absorption de l’information par votre auditoire.

Vous pouvez également choisir un autre cadre structurel si vous le souhaitez, mais il est essentiel d’en choisir un. Une structure claire facilite non seulement la création de votre présentation, mais elle sert également de référence pour réviser, modifier ou mettre à jour une présentation existante.

Étape 2 : Rédigez les titres de vos actions

Une fois que vous avez défini l’histoire que vous voulez raconter et la structure de votre présentation PowerPoint, vous pouvez passer à la création de vos diapositives.

L’une des choses les plus importantes à retenir est que chaque diapositive doit présenter exactement une idée et que cette idée doit être résumée dans un titre d’action unique. Toutes les informations présentées sur la diapositive, ainsi que les graphiques, doivent soutenir le titre de l’action.

Il est également important d’éviter d’inclure des éléments visuels ou textuels qui peuvent véhiculer ou impliquer un message différent ou conflictuel. Tout comme chaque diapositive contribue au message principal de la présentation, chaque élément de la diapositive doit contribuer au titre d’action.

Une stratégie courante, lors de la création de présentations, consiste à écrire d’abord les titres d’action de chaque diapositive afin de s’assurer qu’ils racontent une histoire complète par eux-mêmes. Cette approche est similaire à celle qui consiste à commencer par les titres de chapitres lors de la rédaction d’un article ou d’un document. Les titres d’action doivent permettre de vérifier que votre présentation est cohérente avec le cadre structurel choisi. Si ce n’est pas clair, cela signifie soit qu’il manque quelque chose, soit que les titres d’action ne sont pas assez explicites.

Une fois tous vos titres en place, vous pouvez ajouter le contenu des diapositives, comme les puces et les graphiques.

Étape 3 : Utilisez une mise en page et une mise en forme propres

Il existe diverses règles PowerPoint, souvent basées sur une combinaison de chiffres, comme la règle du 5-5-5. Quels que soient les chiffres exacts, l’idée derrière tout cela est que vous ne devez pas surcharger vos diapositives avec trop de contenu. Il ne doit pas y avoir trop d’éléments différents, il ne doit pas y avoir trop de phrases et chaque phrase ne doit pas être trop longue.

Que vous suiviez une règle stricte ou pas, il est fondamental, lors de la création de diapositives, d’éviter de les surcharger avec des informations excessives ou des éléments qui peuvent créer une confusion visuelle. Vous pouvez aborder cela en visualisant votre diapositive comme un tableau, en disposant les éléments en colonnes et en lignes.

Bonnes pratiques pour la mise en page des présentations

Les dispositions de diapositives couramment utilisées se composent de deux à trois ou quatre sections, selon la nature du contenu et la représentation visuelle souhaitée. Parmi les autres bonnes pratiques à prendre en compte, on peut citer :

• La règle des tiers : Le positionnement des éléments à un tiers ou deux tiers du bord de la diapositive, et en particulier là où ces lignes de graduation se croisent, est une règle universelle pour créer une diapositive visuellement attrayante.
• L’espace blanc : Résistez à la tentation d’en mettre trop sur vos diapositives. Laisser suffisamment d’espace blanc est essentiel pour la lisibilité et permettre à l’auditoire de saisir le point principal de chaque diapositive.
• Le type de présentation : Les présentations de messages clés auront moins de contenu sur chaque diapositive que les présentations de documentation qui contiennent plus de détails.
• Les polices : Utilisez la même couleur et la même taille de police pour les titres et le corps du texte dans tout votre jeu de diapositives, idéalement dans une police sans-sérif comme Arial, ce processus facilitant la lisibilité. La cohérence constitue l’élément principal, mais en règle générale, les titres doivent avoir une taille de 20 à 24 points, avec un corps de texte de 12 à 18 points en fonction de la quantité de contenu sur les diapositives.

Conformité à la marque

Surtout pour les présentations professionnelles destinées à un public externe, le respect de la charte graphique est essentiel. En tant que présentateur, vous êtes un ambassadeur de votre société et votre présentation doit représenter votre employeur de la meilleure manière possible.

D’une part, cela signifie créer une présentation soignée et convaincante, et la présenter de manière professionnelle ; d’autre part, cela implique de s’assurer que chaque diapositive respecte l’identité visuelle et les directives de votre marque.

Cela commence assez simplement, à condition que vous utilisiez le modèle PowerPoint de votre société, mais lorsque vous avez effectué plusieurs modifications et itérations, en combinant éventuellement des diapositives de plusieurs contributeurs différents, vous devez certainement laisser le temps de vérifier la présentation finale et de confirmer qu’aucun élément n’est hors marque.

Pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez garantir la conformité de la marque avec think-cell, consultez notre manuel de l’utilisateur sur la configuration de styles personnalisés.

Étape 4 : Organisez vos puces

Pour ne pas ennuyer votre audience, évitez d’avoir des puces sur chaque diapositive. Une caractéristique des excellentes présentations : elles captent l’attention du public en incluant une certaine variété, qui peut s’appliquer autant à la structure des diapositives qu’aux messages spécifiques du contenu.

Il est bien sûr très probable que certaines diapositives contiennent des puces, ce qui est tout à fait acceptable. Si elles sont bien utilisées, les puces sont un moyen concis et efficace de communiquer les informations clés. Il y a une bonne raison à ce qu’elles fassent partie intégrante de la plupart des présentations PowerPoint, bonnes et mauvaises.

Les présentations sont mauvaises lorsqu’elles comprennent des listes trop longues de puces, ou des listes avec des niveaux de mise en retrait irréguliers, qui peuvent être déroutantes et difficiles à assimiler pour le public. Tenez-vous à trois ou cinq puces. Dans certains cas, vous pouvez aller jusqu’à un maximum de sept, mais normalement, si vous avez tant à dire, il est préférable de les diviser et d’utiliser une diapositive supplémentaire. Les sept puces sont-elles directement liées au message principal de la diapositive ? Comme toujours, évitez de mettre trop d’informations sur une diapositive et vérifiez que tout le texte illustre le titre de l’action.

La structure et la syntaxe de vos puces constituent l’aspect final. La cohérence est essentielle, donc si une puce est une phrase complète, toutes les puces doivent être des phrases complètes. Il en va de même si vous utilisez des fragments de phrase ou des mots isolés. Chaque puce doit commencer par la même partie de discours, que ce soit un nom, un verbe ou un adjectif. Et si vous utilisez plusieurs niveaux de puces, assurez-vous de maintenir une hiérarchie cohérente et logique dans toute votre liste.

Étape 5 : Choisissez le graphique adapté à votre message

N’incluez jamais de graphique uniquement pour le plaisir. Votre présentation sera d’autant plus convaincante si vous pouvez étayer vos messages par des preuves, et les graphiques constituent souvent le meilleur moyen de présenter des données à l’appui.

Donc, si vous avez des données qui sont pertinentes pour le titre de l’action de la diapositive, incluez un graphique qui est le mieux adapté pour vous aider à mettre en évidence ce que vous souhaitez communiquer. Le livre « Dites-le avec des graphiques » de Gene Zelazny offre une approche utile pour choisir votre graphique en trois étapes :

1. Identifiez l’aspect des données que votre graphique mettra en évidence
2. Déterminez ce que vous comparez, qu’il s’agisse de composants, de changements au fil du temps ou de corrélation
3. Sélectionnez votre graphique en fonction de la comparaison que vous essayez de faire.

Le tableau ci-dessous résume le lien entre certains des types de graphiques les plus couramment utilisés et les données ou comparaisons qu’ils mettent en valeur. Si vous ne connaissez pas tous ces éléments, vous en saurez plus dans la section Introduction à la création de graphiques de notre manuel de l’utilisateur ou dans nos guides détaillés, comme comment créer un diagramme en cascade dans PowerPoint.

Étape 6 : Formatez vos graphiques pour un impact maximal

Choisir le type de graphique le plus adapté est une étape importante, mais l’efficacité de votre graphique dépendra autant des données que des choix de design que vous effectuez. Pour un impact maximal, vous voudrez formater et annoter chaque graphique de manière à transmettre votre message et mettre l’accent sur ce qui compte le plus, tout en évitant la confusion et, bien sûr, en veillant à respecter les directives visuelles de votre marque. Cela signifie :

• Ajoutez un titre de graphique qui résume les données et s’aligne avec le titre d’action de la diapositive
• Libellez l’axe X et l’axe Y avec des unités de mesure
• Utilisez la couleur avec parcimonie pour mettre en évidence la conclusion du graphique, par exemple en utilisant des tons neutres, hormis une barre verticale principale que vous surlignez dans une couleur plus vive
• Ajoutez des courbes de tendance et/ou des annotations aux graphiques qui peuvent indiquer visuellement des modèles ou des tendances dans les données, par exemple, les TCAC
• Affichez des légendes pour aider les utilisateurs à comprendre la signification des différentes couleurs, symboles ou motifs utilisés dans le graphique

Optimisez la mise en forme de vos graphiques avec un complément PowerPoint

Même avec les meilleures intentions, il n’est pas toujours simple de formater un graphique exactement comme vous le souhaitez dans PowerPoint. Parfois, vous devez recourir à des solutions provisoires désordonnées et parfois une fonction n’existe tout simplement pas. C’est pourquoi de nombreux professionnels utilisent des compléments PowerPoint pour créer plus rapidement de meilleurs diaporamas et graphiques.

Vous pouvez regarder la vidéo pour voir comment il est facile d’ajouter des éléments décoratifs et des annotations de graphique à l’aide de think-cell :

Les graphiques dynamiques, les schémas de procédé, les annotations et les zones de texte contribuent tous à organiser des informations complexes en présentations visuellement sophistiquées, afin de passer moins de temps sur la mise en forme et plus de temps sur la création de votre histoire pour communiquer votre message.

Vous cherchez plus d’inspiration ? Consultez notre page produit pour découvrir la liste complète de toutes les fonctionnalités de think-cell.

Étape 7 : Vérifiez la précision et la cohérence, puis vérifiez à nouveau

Si vous avez passé avec diligence toutes les étapes énumérées ici et créé une excellente présentation PowerPoint avec un message principal puissant, une structure percutante et des graphiques convaincants étayant votre argumentation, assurez-vous de ne pas tout perdre en vous précipitant à la fin.

Prenez le temps de parcourir votre présentation terminée et prêtez une attention particulière aux points suivants :

• Les titres des actions sont-ils clairement rédigés, exempts d’erreurs et sans ambiguïté ?
• Les éléments principaux de vos diapositives, tels que les titres, les zones de texte et les graphiques, restent-ils bien en place lorsque vous passez d’une diapositive à l’autre, ou leur position change-t-elle ?
• Des éléments d’espace réservé sont-ils encore visibles alors qu’ils auraient dû être supprimés ou remplacés ?
• Toutes les valeurs mentionnées dans les titres et annotations correspondent-elles aux données affichées dans les graphiques ?
• Utilisez-vous régulièrement des symboles et des abréviations (comme USD par rapport à $) tout au long de la présentation ?

Un formatage incohérent, des données contradictoires ou des titres confus sont un moyen infaillible de perdre la confiance de l’auditoire. Malheureusement, il est facile de commettre des erreurs lorsque l’on travaille dans l’urgence. C’est pourquoi les outils de productivité qui automatisent les tâches d’alignement et de vérification sont un excellent moyen de garantir un produit final impeccable et de vous offrir une certaine tranquillité d’esprit à l’étape la plus critique du processus de création de présentation.

Un processus pour simplifier la création et améliorer les présentations

La création complète d’une présentation PowerPoint peut sembler une tâche ardue. En suivant nos conseils et en décomposant le processus étape par étape, vous pouvez faciliter votre travail et avoir la certitude de produire des présentations de haute qualité. Avec cette approche, vous disposez d’une méthode et des outils dont vous avez besoin pour créer systématiquement des présentations qui permettent à votre auditoire de comprendre clairement votre message.

FAQ sur la création de présentations PowerPoint

Voici un résumé du Forum aux questions sur la manière de réaliser une excellente présentation PowerPoint.