7 pasos para crear excelentes presentaciones de PowerPoint

Las presentaciones de PowerPoint no tienen una gran reputación. Probablemente ha visto presentaciones que han planteado más preguntas que respuestas y han confundido más a la audiencia en lugar de convencerla. Y hay una razón sencilla para esto: crear presentaciones excelentes no es fácil. PowerPoint puede ser una herramienta poderosa, pero cualquier presentación solo será tan buena como las habilidades y el planteamiento de la persona que la crea.

Con nuestro esquema de siete pasos, puede convertirse fácilmente en alguien que haga presentaciones que se entiendan, convenzan a las personas e incluso hagan disfrutar al público. También hemos incluido algunas sugerencias y trucos para ayudarle a crear una presentación que logre lo que desea. Hemos desglosado todo el proceso paso a paso, pero también puede profundizar directamente en el aspecto de crear presentaciones que más le interese:

• Paso 1: Elaborar la historia de su presentación
• Paso 2: Escribir los títulos de sus acciones
• Paso 3: Utilizar un diseño y un formato limpios
• Paso 4: Organizar las viñetas de puntos fundamentales
• Paso 5: Elegir el gráfico adecuado para su mensaje
• Paso 6: Formatear sus gráficos para lograr el máximo impacto
• Paso 7: Comprobar la exactitud y la coherencia, y volver a comprobar

Antes de empezar: Determine el tipo de presentación que desea crear

Antes incluso de que pueda comenzar a hacer su presentación de PowerPoint, debe determinar qué tipo de presentación va a hacer. Esta no es una tarea ingente, pero sí es importante, ya que ayuda a garantizar que la presentación que cree se adapte para lograr su objetivo general, lo que influirá en el contenido, el diseño y la estructura de sus diapositivas.

Cuatro tipos comunes de presentaciones de PowerPoint

La mayoría de las presentaciones de PowerPoint suelen incluirse en una o varias de las siguientes categorías, que representan un continuo de contenido ligero a pesado:

1. Presentaciones de mensajes clave: Este tipo de presentación suele tener un contenido más ligero y está diseñada para contar una historia persuasiva. Algunos ejemplos comunes serían un discurso de conferencia, una charla TED o una presentación empresarial.
2. Informes periódicos: Cualquier presentación que se cree con una cadencia regular puede considerarse un informe periódico. Esto incluye informes mensuales de rendimiento o presentaciones para reuniones de equipo regulares en las que cada miembro del equipo contribuye con sus diapositivas. Las presentaciones como esta suelen incluir más detalles para documentar resultados, tendencias o actividades, y a menudo tienen un diseño fijo con datos que necesitan actualización.
3. Información y resultados de investigaciones: Presentaciones como datos de encuestas o informes de tendencias de mercado destilan la información de grandes conjuntos de datos en conclusiones de alto nivel. En este caso, el objetivo es comunicar las conclusiones clave de la investigación y presentar conclusiones de impacto a su audiencia.
4. Documentación: Este tipo de presentación ofrece resúmenes que detallan las conclusiones, normalmente con muchos gráficos y comentarios limitados. A menudo se realiza una presentación de documentación con la intención de que el público la revise en detalle por su cuenta, en lugar de solo asimilar la información tal como se presenta.

Es bastante probable que la presentación específica que esté creando incluya elementos de varias categorías. Puede ser una presentación periódica que incluya información de la última iteración de una encuesta regular. En este caso, puede combinar características de ambos tipos de presentación.

Paso 1: Cree la historia de su presentación

Todos los tipos de presentaciones deben contar una historia. Este primer paso es más importante en las presentaciones de mensajes clave o cuando se presentan conocimientos y resultados de investigaciones, pero se aplica en todos los ámbitos.

Existe una amplia literatura sobre el arte de la narración de historias para empresas, y hay muchos cursos sobre el tema disponibles en plataformas de educación en línea. Aquí trataremos dos aspectos de la narración que son más relevantes para crear presentaciones de PowerPoint eficaces.

Desarrolle su mensaje de alto nivel

Si el objetivo de su presentación es convencer a su público, primero debe establecer cuál es su mensaje de alto nivel. ¿Qué es lo más importante que quiere que su público sepa después de su presentación y que no sabían de antemano? Algunos ejemplos de mensajes de alto nivel pueden ser:

• Información: Nuestra división superó sus objetivos de crecimiento trimestrales en un 20 %
• Motivación: Nuestra organización tiene el potencial de ser el líder del mercado en nuestro sector
• Conclusión: Recomendamos establecer una nueva filial en el Reino Unido el próximo año

Sea cual sea su mensaje, debe tratar de sintetizarlo en una sola frase. Esto le ayudará a centrarse en la idea principal de su presentación y a asegurarse de que cada diapositiva contribuye a su argumento.

Usar un marco estructural

Con su mensaje de nivel superior, puede elegir un marco para guiar cómo estructurar el resto de la presentación.

Una opción muy popular es el Principio de la pirámide, una estrategia para crear comunicaciones de negocio efectivas omnipresentes en el mundo de la consultoría. Con el Principio de la pirámide, empieza con su idea más importante, seguida de ideas y hechos que la respalden. Si su conclusión es que la empresa Acme debe entrar en un mercado nuevo, dígalo de entrada. A continuación, repase cada argumento de apoyo por orden de importancia relativa.

Un corolario importante de lo anterior es el Principio MECE, que significa “mutuamente excluyente y colectivamente exhaustivo”.

Frente a la presentación de una lista pormenorizada de ideas, el principio MECE es una forma de agruparlas de manera que se cubran todos los puntos relevantes sin solapamientos. Utilizar el principio MECE para organizar y agrupar sus ideas garantiza un argumento lógicamente sólido, al tiempo que facilita la asimilación de la información por parte de su público.

También puede elegir utilizar otro marco estructural si lo prefiere, pero sin duda, debería elegir algo. Tener una estructura clara no solo facilita la creación de su presentación, sino que también le proporciona un punto de referencia para ayudarle a revisar, realizar modificaciones o actualizar una presentación existente.

Paso 2: Escribir los títulos de sus acciones

Una vez que haya decidido la historia que desea contar y cómo desea estructurar su presentación de PowerPoint, puede pasar a crear sus diapositivas.

Una cosa importante que debe recordar es que cada diapositiva debe presentar exactamente una idea, y que dicha idea debe resumirse en un único título de acción. Toda la información presentada en la diapositiva, incluidas las tablas o los gráficos, debe respaldar el título de la acción.

También es importante evitar incluir cualquier elemento visual o textual que pueda transmitir o dar a entender un mensaje diferente o contradictorio. Así como cada diapositiva contribuye al mensaje de nivel superior de la presentación, cada elemento de la diapositiva debe contribuir al título de la acción.

Una estrategia habitual al crear presentaciones consiste en comenzar escribiendo los títulos de las acciones de cada diapositiva para asegurarse de que cuentan una historia completa por sí solas. Se trata de un método similar a comenzar con los encabezados de capítulo al escribir un artículo o documento. Los títulos de acción deben ser suficientes para verificar que su presentación sea coherente con el marco estructural elegido. Si no está claro, falta algo o los títulos de acción no son lo suficientemente expresivos.

Una vez que haya creado todos sus títulos, podrá revisar y añadir el contenido de la diapositiva, como viñetas y gráficos.

Paso 3: Utilizar un diseño y un formato limpios

Hay varias reglas de PowerPoint que suelen ser una combinación de números como la regla 5-5-5. Sea cual sea el número exacto, la idea de todo esto es que no debería sobrecargar sus diapositivas con demasiado contenido. No debería haber demasiados elementos diferentes, no debería haber demasiadas frases y las frases individuales no deberían ser demasiado largas.

Tanto si se ciñe o no a una regla estricta, al crear diapositivas de presentación es crucial evitar llenarlas de información excesiva o de elementos que puedan crear confusión visual. Una forma de plantearlo es visualizar su diapositiva como una tabla, disponiendo los elementos en columnas y filas.

Prácticas recomendadas para diseños de presentaciones

Los diseños de diapositivas más utilizados constan de dos, tres o cuatro secciones, según la naturaleza del contenido y la representación visual deseada. Otras prácticas recomendadas que debe considerar incluyen:

• La regla de los tercios: Colocar los elementos a un tercio o dos tercios del borde de la diapositiva, y especialmente donde se cruzan estas líneas de cuadrícula, es una regla universal para crear una diapositiva visualmente atractiva.
• Espacio en blanco: Resista la tentación de poner demasiadas cosas en sus diapositivas. Dejar suficiente espacio en blanco es esencial para la legibilidad y para ayudar al público a asimilar el concepto principal de cada diapositiva.
• Tipo de presentación: Las presentaciones de mensajes clave tendrán menos contenido en cada diapositiva, en comparación con las presentaciones de documentación, que incluyen más detalles.
• Fuentes: Utilice el mismo color y tamaño de fuente para los títulos y el cuerpo del texto en toda su presentación de diapositivas, idealmente en una fuente sans serif como Arial, ya que esto facilita la lectura. Lo principal es mantener la uniformidad, pero, por regla general, los títulos deben tener un tamaño de 20 a 24 puntos, y el cuerpo del texto de 12 a 18 puntos, en función de la cantidad de contenido de las diapositivas.

Cumplimiento de la marca

En particular, para las presentaciones empresariales creadas para un público externo, el cumplimiento de la marca es esencial. Como presentador/a, usted es un/a embajador/a de su empresa y su presentación debe representar a su empleador de la mejor manera posible.

Por un lado, esto significa crear una presentación elegante y convincente y entregarla profesionalmente, pero también significa asegurarse de que cada diapositiva esté en consonancia con la identidad corporativa y las directrices de estilo visual de su marca.

Esto comienza con la suficiente sencillez, siempre que utilice la plantilla de PowerPoint de su empresa; pero cuando haya realizado múltiples ediciones e iteraciones, posiblemente combinando diapositivas de varios colaboradores diferentes, definitivamente debería dejar tiempo para comprobar la presentación final y asegurarse de que ningún elemento se desvíe de la marca.

Para obtener más información sobre cómo puede garantizar el cumplimiento de la marca con think-cell, consulte nuestro manual del usuario sobre la configuración de estilos personalizados.

Paso 4: Organizar las viñetas de puntos fundamentales

Para evitar aburrir a su público, asegúrese de no tener viñetas en cada diapositiva. Una característica de las grandes presentaciones es que mantienen la atención del público incluyendo cierta variedad, que puede aplicarse tanto a la estructura de diapositivas como a los mensajes específicos del contenido.

Es muy probable, por supuesto, que su presentación incluya viñetas en algunas diapositivas, lo cual está absolutamente bien. Si se utilizan bien, las viñetas son una forma concisa y eficaz de comunicar información clave. Hay una buena razón por la que son una parte fundamental de la mayoría de las presentaciones de PowerPoint, buenas y malas.

Las presentaciones son malas cuando tienen listas demasiado largas de viñetas, o listas con niveles erráticos de sangría, que pueden ser confusas y difíciles de digerir para el público. Limítese a tres, cuatro o cinco viñetas. En algunos casos, podría extenderse hasta un máximo de siete, pero normalmente si tiene mucho que decir, es mejor dividirlas y usar una diapositiva adicional. ¿Están los siete puntos relacionados directamente con el mensaje principal de la diapositiva? Como siempre, evite incluir demasiada información en una diapositiva, y asegúrese de que todo el texto apoya el título de la acción.

Un aspecto final es la estructura y sintaxis de sus viñetas. La uniformidad es fundamental, por lo que si una viñeta es una frase completa, todas deben ser oraciones completas. Lo mismo se aplica si utiliza fragmentos de frases o palabras sueltas. Cada viñeta debe comenzar con el mismo tipo de palabra (por ejemplo, sustantivo, verbo, adjetivo). Y si utiliza varios niveles de viñetas, asegúrese de tener una jerarquía coherente y lógica en toda su lista.

Paso 5: Elegir el gráfico adecuado para su mensaje

Nunca incluya un gráfico sólo por el hecho de incluirlo. Pero su presentación será más convincente si puede aportar pruebas que respalden sus mensajes, y los gráficos suelen ser la mejor forma de presentar pruebas basadas en datos.

Por lo tanto, si tiene datos pertinentes para el título de la acción de la diapositiva, incluya un gráfico que sea más adecuado para ayudarle a resaltar lo que desea comunicar. Say It with charts (Dígalo con gráficos), de Gene Zelazny, ofrece un método útil para elegir su gráfico en tres pasos:

1. Identifique qué aspecto de los datos destacará su gráfico
2. Determine lo que está comparando, ya sean componentes, cambios a lo largo del tiempo o una correlación.
3. Seleccione su gráfico en función de la comparación que intente realizar.

La asignación de algunos de los tipos de gráficos más utilizados a los datos y comparaciones se resume en la siguiente matriz. Si no está familiarizado/a con todos estos aspectos, puede obtener más información en la sección de introducción a los gráficos de nuestro manual del usuario o en nuestras guías detalladas, como cómo crear un diagrama en cascada en PowerPoint.

Paso 6: Formatear sus gráficos para lograr el máximo impacto

Elegir el mejor tipo de gráfico es una cosa, pero la eficacia de su gráfico dependerá en gran medida no solo de los datos, sino también de las opciones de diseño que elija. Para lograr el máximo impacto, debe formatear y anotar cada gráfico de una manera que transmita su mensaje y destaque lo que más importa, al tiempo que evita la confusión y, por supuesto, se asegura de cumplir con las directrices visuales de su marca. Esto significa:

• Incluir un título de gráfico que resuma los datos y esté en consonancia con el título de la acción de la diapositiva.
• Etiquetar tanto el eje x como el eje y con unidades de medida.
• Usar el color con moderación para resaltar la conclusión del gráfico, por ejemplo utilizando tonos apagados con una barra vertical clave resaltada en un color más llamativo.
• Añadir líneas de tendencia y/o anotaciones a los gráficos que pueden indicar visualmente patrones o tendencias en los datos, por ejemplo, TCCA.
• Mostrar leyendas para ayudar a los espectadores a entender el significado de los diferentes colores, símbolos o patrones utilizados en el gráfico.

Optimice el formato de sus gráficos con un complemento de PowerPoint

Incluso con las mejores intenciones, en PowerPoint no siempre es fácil dar formato a un gráfico exactamente como lo desea. A veces es necesario recurrir a soluciones alternativas desordenadas y, a veces, una característica simplemente no existe. Por eso, muchos profesionales utilizan complementos de PowerPoint para ayudarles a crear mejores presentaciones de diapositivas y gráficos más rápido.

Puede ver el vídeo para ver lo fácil que es añadir decoraciones y anotaciones de gráficos con think-cell:

Los gráficos dinámicos, los flujos de procesos, las anotaciones y los cuadros de texto ayudan a organizar la información compleja en presentaciones visualmente sofisticadas, para que pueda dedicar menos tiempo a pelearse con el formato y más a construir una historia para comunicar su mensaje.

¿Busca más inspiración? Visite nuestra página de productos para obtener una lista completa de todas las funciones de think-cell.

Paso 7: Comprobar la exactitud y la coherencia, y volver a comprobar

Si ha seguido diligentemente todos los pasos enumerados aquí y ha creado una gran presentación de PowerPoint con un mensaje principal potente, una estructura impactante y gráficos convincentes que respalden su argumento, asegúrese de no estropearlo todo apresurándose al final.

Tómese el tiempo necesario para desplazarse y hacer clic por toda la presentación finalizada y preste especial atención a lo siguiente:

• ¿Los títulos de acción están claramente escritos, sin errores y sin ambigüedades?
• ¿Los elementos principales de las diapositivas como títulos, cuadros de texto y gráficos saltan a medida que hace clic de una diapositiva a otra, o el posicionamiento es coherente?
• ¿Hay algún elemento de marcador de posición aún visible que debería haberse sustituido o eliminado?
• ¿Todas las figuras mencionadas en títulos y anotaciones coinciden con los datos que se muestran en los gráficos?
• ¿Utiliza símbolos y abreviaturas (como USD en lugar de $) de forma sistemática durante la presentación?

El formato inconsistente, los datos contradictorios o los titulares confusos son una forma segura de perder la confianza del público. Lamentablemente, es fácil que se deslice algún error cuando se trabaja con una fecha límite. Por eso, las herramientas de productividad que automatizan las tareas de alineación y pruebas son una excelente manera de garantizar un producto final pulido y darle tranquilidad en la etapa más crítica del proceso de creación de la presentación.

Un proceso que facilita la creación y mejora las presentaciones

Crear una presentación de PowerPoint desde cero puede parecer una ardua tarea. Sin embargo, seguir nuestros consejos y el desglose del proceso paso a paso puede facilitarle la vida y tener la seguridad de que está produciendo resultados de alta calidad. Con este planteamiento, dispone de un método y las herramientas que necesita para crear presentaciones de forma homogénea que dejen a su público con una comprensión clara de su mensaje.

Preguntas frecuentes sobre la creación de presentaciones de PowerPoint

A continuación se incluye un resumen de algunas de las preguntas más frecuentes sobre cómo realizar una gran presentación de PowerPoint.