La importancia de la visualización de datos para la toma de decisiones empresariales

La visualización de datos es una herramienta importante para las empresas porque acelera la toma de decisiones. Decisiones más rápidas significan resultados más rápidos, y un estudio del MIT descubrió que nuestro cerebro puede procesar imágenes que hemos visto durante tan solo 13 milisegundos. Las decisiones no tienen que tomarse tan rápido, pero si las empresas pueden asimilar la información clave con mayor rapidez, tendrán más tiempo para centrarse en evaluar opciones y llegar a las conclusiones correctas.

Crear una visualización de datos que ayude en el proceso de toma de decisiones implica mucho más que convertir una tabla en un gráfico de columnas. Es importante seleccionar los datos adecuados, elegir el tipo de gráfico correcto, eliminar cualquier distracción y presentar la visualización de forma que centre la atención de quienes toman las decisiones en lo que más importa. Los gráficos mal construidos pueden generar confusión y llevar a malas decisiones empresariales.

Este artículo tiene tres objetivos principales:

• Mostrar los beneficios clave de la visualización de datos para las empresas
• Presentar ejemplos de cómo distintas visualizaciones de datos pueden apoyar diferentes escenarios empresariales
• Ofrecer una guía de cinco pasos para crear visualizaciones de datos eficaces

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Los beneficios de la visualización de datos en las empresas

Una buena visualización de datos facilita entender la historia que hay detrás de un conjunto de datos. El siguiente gráfico muestra cómo funciona, utilizando una flecha de diferencia para destacar el dato más relevante y dar forma a la narrativa.

Incluso en un gráfico de columnas sencillo con solo ocho datos diferenciados, intentar describir los datos sin una visualización requeriría varios párrafos y aun así no comunicaría las conclusiones con la misma claridad. Puedes desplegar el texto siguiente para ver hasta qué punto puede llegar esto.

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Los beneficios de la visualización de datos son casi universales, ya que la comunicación clara y una narrativa potente desempeñan un papel importante en la educación, el periodismo o el entretenimiento. Pero en los negocios, la claridad importa más que en cualquier otro ámbito. En los negocios, la claridad es dinero. Sin ella, las empresas encuentran fricción en su toma de decisiones, lo que reduce la productividad y afecta negativamente a los ingresos.

Veamos cinco beneficios clave que muestran por qué la visualización de datos es tan importante para la toma de decisiones empresariales.

Enfoque: Identificar palancas poderosas mediante el análisis de datos

Parte de crear una visualización de datos consiste en decidir qué datos destacar y qué historia quieres contar. Este proceso te ayuda a identificar patrones, tendencias y las palancas con mayor impacto, que no necesariamente serían visibles en una tabla. Cuando pones énfasis en lo que importa en tu visualización de datos, obtienes una narrativa clara y un camino directo hacia una decisión con impacto.

Transparencia: Comunicar la lógica detrás de las decisiones empresariales

Las visualizaciones bien construidas ofrecen una visión inequívoca de los datos y del argumento que quieres plantear. Esto ayuda a que todos entiendan  la lógica detrás de las decisiones empresariales, lo que refuerza la aceptación entre los equipos. Las mejores visualizaciones de datos se entienden fácilmente sin necesidad de un presentador, por lo que pueden compartirse dentro de la empresa y servir como documentación transparente del proceso de toma de decisiones.

Productividad: Maximizar el impacto del trabajo de todos

Cuanto mejor sea la visualización de datos, más eficientemente trabajan los equipos, porque el tiempo de todos se usa de forma productiva. El trabajo de un analista tiene más impacto si sus hallazgos están bien presentados y contribuyen a las decisiones empresariales. Y el tiempo de un directivo se aprovecha mejor si puede obtener los datos relevantes rápidamente y centrarse en la toma de decisiones.

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Velocidad: Tomar decisiones empresariales importantes con mayor rapidez

No todas las decisiones empresariales pueden tomarse rápido. Ni deberían. Analizar múltiples escenarios, equilibrar distintos intereses y prever posibles resultados es esencial para tomar decisiones informadas que ayuden a una empresa a tener éxito. Tomar decisiones complejas puede llevar tiempo, pero hay un aspecto que siempre puedes optimizar. Al usar visualizaciones de datos potentes para comunicar insights, evitas un cuello de botella y aceleras el proceso general de toma de decisiones.

Cultura: Tomar más decisiones basadas en datos

En pocas palabras, las empresas que tienen una cultura de visualización de datos basarán más decisiones en datos. Eso significa que es más probable que sus decisiones impulsen el negocio. Si la historia detrás de un conjunto de datos no está clara o lleva demasiado tiempo entenderla, quienes toman decisiones suelen actuar por intuición en lugar de basarse en evidencias. Eso significa que sus decisiones no siempre conducirán a los mejores resultados posibles para la empresa.

Ejemplos de visualización de datos para la toma de decisiones empresariales

Esta sección analiza cinco ejemplos de tipos específicos de visualización de datos y cómo pueden utilizarse para impulsar la toma de decisiones en distintos escenarios empresariales.

Gráficos Mekko para visualizar datos de cuota de ingresos

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Gráficos circulares para visualizaciones de datos fáciles de consumir

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Gráficos de columnas y barras para visualizar informes empresariales

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Gráficos de cascada para contar una historia con tu visualización de datos

Los gráficos de cascada pueden apoyar las decisiones empresariales al ilustrar cómo cada factor contribuyente impacta en un resultado final. Algunas personas no están familiarizadas con los gráficos de cascada, y no son fáciles de crear en PowerPoint, pero su capacidad única para contar una historia los convierte en un recurso habitual para la toma de decisiones en una amplia variedad de contextos empresariales e industrias.

Gráficos de Gantt para visualizar cronogramas de proyectos

A diferencia de otros gráficos que visualizan datos empresariales como ingresos, ventas o cuotas de mercado, los gráficos de Gantt se utilizan para mostrar cronogramas de proyectos. Pero no por ello son menos importantes para impulsar decisiones empresariales. Un cronograma claro es imprescindible para cualquier gestor de proyectos que tenga que establecer prioridades, comunicar decisiones con transparencia y exigir responsabilidades a las partes interesadas.

PowerPoint y Excel no ofrecen gráficos de Gantt basados en datos, por eso muchos gestores de proyectos trabajan con una solución como think-cell. Puedes descargar una prueba gratuita para probar los gráficos de Gantt de think-cell en tus cronogramas de proyectos.

5 pasos para visualizar datos empresariales de forma eficaz

Esta sección se centra en cómo crear una visualización de datos potente dentro de una presentación empresarial. Para ver el proceso completo, también puedes leer nuestro artículo sobre cómo crear una gran presentación de PowerPoint.

Crear una visualización de datos eficaz puede dividirse en cinco pasos.

• Entender a tu audiencia y sus necesidades
• Ofrecer datos relevantes en el momento adecuado
• Adaptarse a los retos prácticos de trabajar con datos
• Usar la estructura adecuada para tu visualización
• Presentar tu visualización para impulsar decisiones

Paso 1: Entender a tu audiencia y sus necesidades

Ya sea que presentes tu visualización a alguien de cadena de suministro, estrategia, I+D, RR. HH., TI o incluso a tu CFO, considera siempre cuánto contexto necesita para entender tu historia y qué detalles innecesarios puedes eliminar.

En general, es mejor ser conciso, pero algunas audiencias pueden agradecer algo de contexto adicional que respalde tus puntos clave. Del mismo modo, más detalles técnicos pueden ayudarte a reforzar tu credibilidad y ganarte la confianza de algunas audiencias, mientras que quienes toman decisiones estarán más centrados en el resultado final.

Entender a tu audiencia te ayudará a construir narrativas coherentes y argumentos convincentes. Al centrarte en la relevancia, maximizas el impacto de tus visualizaciones de datos y aumentas las probabilidades de llegar a decisiones empresariales positivas.

Paso 2: Ofrecer datos relevantes en el momento adecuado

Algo que todos los responsables de tomar decisiones empresariales tienen en común es que valoran su tiempo. Si tu CEO te concede media hora para presentar, debes respetar su tiempo compartiendo visualizaciones claras y relevantes para las decisiones a las que se enfrenta en ese momento.

Centrarse en lo más relevante no siempre es fácil cuando llevas tiempo trabajando en temas complejos con múltiples factores que influyen. Una forma de abordarlo es dividir tu historia en partes pequeñas y manejables. Si hay una parte que no aporta un mensaje valioso, probablemente no necesites crear una visualización de datos para ella.

Piensa también en el momento adecuado. Por ejemplo, puede tener sentido ofrecer una visión general de las ventas totales al inicio del trimestre y, más adelante, desgloses más detallados por marca, categoría o territorio. Pensar en las decisiones que quieres ayudar a tomar puede orientarte sobre qué datos son más relevantes y cuándo.

Un enfoque estratégico hará que el proceso de comunicación sea más fluido y que tus visualizaciones sean más eficaces. Informa a los responsables de la toma de decisiones sobre qué pueden esperar de tu presentación, incluidos los datos que vas a compartir. Esto creará un entorno receptivo y productivo, orientado a tomar mejores decisiones.

Paso 3: Adaptarse a los retos prácticos de trabajar con datos

Antes de elegir qué tipo de gráfico usar para comunicar tu mensaje de la forma más eficaz, hay algunos aspectos prácticos de la preparación de datos que debes tener en cuenta:

• Disponibilidad: ¿Qué datos relevantes existen y en qué formatos están disponibles?
• Accesibilidad: ¿Cómo se pueden obtener los datos? ¿El equipo tiene el acceso necesario y hay costes adicionales por licencias, suscripciones o formación para usar el software? ¿Se requieren autorizaciones específicas?
• Limitaciones de tiempo: ¿Cuánto se tardará en recopilar los datos, limpiarlos y convertirlos en una visualización útil?

Al adaptarte a las circunstancias reales y tomar decisiones pragmáticas, puedes evitar frustraciones y asegurarte desde el principio de saber con qué tipo de datos vas a trabajar. Una vez resueltos los aspectos prácticos, tendrás más tiempo para centrarte en preparar una visualización que represente tus datos de la mejor manera posible.

Paso 4: Usar la estructura adecuada para tu visualización

La tecnología puede ser de gran ayuda durante todo el proceso, desde la obtención y recopilación de los datos hasta su conversión en una visualización adecuada y su presentación. Al elegir las herramientas adecuadas, debes tener en cuenta si tu audiencia interactuará directamente con tus visualizaciones o si las consumirá como parte de una presentación.

Paneles de datos para visualización de autoservicio

Cuando tu audiencia prefiere trabajar con los datos por su cuenta, filtrándolos y ajustándolos según sus necesidades específicas, tu visualización de datos debe cumplir dos criterios principales:

• Información válida: Imagina a un responsable de marketing que necesita evaluar el éxito de distintas campañas publicitarias. Si los datos proporcionados son inexactos o están desactualizados, podría tomar decisiones críticas basadas en conclusiones erróneas, lo que llevaría a una asignación ineficaz de recursos y a oportunidades perdidas.
• Una herramienta flexible: Piensa en un equipo de ventas que trabaja con una cartera diversa de productos y regiones. Una herramienta de informes rígida que no pueda adaptarse a distintas vistas de datos ni personalizar métricas puede dificultar su capacidad para analizar el rendimiento de forma eficaz.

Presentaciones ad hoc para contar historias con datos

A menudo, tu papel será analizar los datos y presentarlos a la persona responsable de tomar decisiones junto con tus recomendaciones. Aquí es donde necesitas una presentación ad hoc de PowerPoint con una narrativa clara. Tú creas la historia y construyes la presentación, usando las visualizaciones adecuadas para respaldar tu argumento y aportando todos los insights necesarios para tomar una decisión informada.

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Si quieres saber más sobre cómo crear paneles y presentaciones ad hoc a partir de conjuntos de datos complejos, puedes leer nuestro artículo del blog sobre crear visualizaciones de datos a partir de tablas dinámicas.

Paso 5: Presentar tu visualización para impulsar decisiones

Una vez que hayas identificado a tu audiencia, los datos con los que trabajar y la mejor estructura para compartirlos, el último paso es presentar tu visualización de datos de una forma que impulse la toma de decisiones.

Todo el trabajo y esfuerzo invertidos en analizar los datos no servirán de nada si no los comunicas de forma eficaz. La visualización de datos es un tema al que se podrían dedicar cursos universitarios enteros, pero aquí tienes algunos puntos clave que conviene tener en cuenta y que son especialmente relevantes al visualizar datos en un entorno empresarial.

• Comparte datos precisos: La forma más rápida de destruir tu credibilidad es compartir datos inexactos o incoherentes. Asegúrate de que tus datos estén actualizados y no se contradigan. Idealmente, tu visualización debería estar siempre vinculada a tu fuente de datos para que sea siempre correcta, incluso si los datos cambian.
• Evita la sobrecarga de información: Aplica el enfoque de “menos es más” y el principio de la pirámide. La simplicidad y el minimalismo son la esencia de una comunicación clara. En lugar de abrumar a la audiencia con demasiados datos o contenido extenso, céntrate en destilar la información hasta sus elementos más importantes.
• Céntrate en tu mensaje: Interioriza el mensaje principal de una visualización y elimina cualquier información innecesaria. No ocultes detalles importantes, pero si la media global solo distrae de lo que intentas decir, quítala.
• Destaca lo que importa: Usa colores de forma selectiva para resaltar una columna o un punto de datos concreto sobre el que quieras llamar la atención. Si eliges destacar algo, sé coherente y conviértelo en el mensaje principal de tu visualización. No señales una columna para luego centrar tus anotaciones en algo que no tiene relación.
• Aporta contexto: Añade flechas de diferencia, etiquetas de datos y anotaciones cuando sean útiles. No sobrecargues tu gráfico, pero sí comparte contexto valioso con tu audiencia para ayudarla a orientar sus decisiones.
• Cuida aún más los detalles: Si tu gráfico tiene formatos numéricos o alineaciones incoherentes, distraerá de lo que intentas decir. Maximizarás la credibilidad de tu mensaje si tus gráficos tienen un aspecto profesional.
• Mantente fiel a la marca: Si tu empresa utiliza un conjunto estandarizado de colores y tipografías, es una parte clave de su identidad visual, así que respétalo. Incluso en presentaciones internas de negocio, estás representando a tu empresa y causarás una impresión profesional si sigues las directrices y usas las plantillas.

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