A importância da visualização de dados para a tomada de decisões de negócios

A visualização de dados é uma ferramenta importante para as empresas porque acelera a tomada de decisões. Decisões mais rápidas significam resultados mais rápidos, e um estudo do MIT descobriu que nosso cérebro consegue processar imagens que vimos por apenas 13 milissegundos. As decisões não precisam ser tomadas tão rapidamente, mas, se as empresas conseguirem absorver as informações essenciais mais rápido, terão mais tempo para se concentrar em avaliar opções e chegar às conclusões certas.

Criar uma visualização de dados para apoiar o processo de tomada de decisões envolve mais do que simplesmente transformar uma tabela em um gráfico de colunas. É importante selecionar os dados certos, escolher o tipo de gráfico adequado, remover quaisquer distrações e apresentar a visualização de forma a direcionar a atenção dos tomadores de decisão para o que realmente importa. Gráficos mal construídos podem gerar confusão e levar a decisões de negócios ruins.

Este artigo tem três objetivos principais:

• Demonstrar os principais benefícios da visualização de dados para os negócios
• Apresentar exemplos de como diferentes visualizações de dados podem apoiar diferentes cenários de negócios
• Oferecer um guia em cinco etapas para criar visualizações de dados eficazes

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Os benefícios da visualização de dados nos negócios

Uma boa visualização de dados facilita a compreensão da história por trás de um conjunto de dados. O gráfico a seguir mostra como isso funciona, usando uma seta de diferença para destacar o ponto de dados mais relevante e estruturar a narrativa.

Mesmo em um gráfico de colunas simples com apenas oito pontos de dados distintos, tentar descrever os dados sem uma visualização exigiria alguns parágrafos e ainda assim não conseguiria comunicar os insights com quase a mesma clareza. Você pode expandir o texto abaixo para ver como isso pode ser extremo.

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Os benefícios da visualização de dados são quase universais, com comunicação clara e storytelling poderoso desempenhando um papel importante na educação, no jornalismo ou no entretenimento. Mas, nos negócios, a clareza importa mais do que em qualquer outro lugar. Nos negócios, clareza é dinheiro. Sem ela, as empresas enfrentam atritos na tomada de decisões, o que reduz a produtividade e impacta negativamente a receita.

Vamos analisar cinco benefícios principais que mostram por que a visualização de dados é tão importante para a tomada de decisões de negócios.

Foco: identifique alavancas poderosas por meio da análise de dados

Parte da criação de uma visualização de dados consiste em decidir quais dados destacar e qual história você quer contar. Esse processo ajuda a identificar padrões, tendências e as alavancas de maior impacto que não necessariamente seriam visíveis em uma tabela. Quando você enfatiza o que importa na sua visualização de dados, passa a ter uma narrativa clara e um caminho direto para uma decisão de impacto.

Transparência: comunique a lógica por trás das decisões de negócios

Visualizações bem construídas criam uma visão inequívoca dos dados e do argumento que você quer apresentar. Isso ajuda todos a entenderem  a lógica por trás das decisões de negócios, o que fortalece o apoio entre as equipes. As melhores visualizações de dados podem ser compreendidas facilmente sem a necessidade de um apresentador, portanto podem ser compartilhadas na empresa e servir como documentação transparente do processo de tomada de decisões.

Produtividade: maximize o impacto do trabalho de todos

Quanto melhor a visualização de dados, mais eficiente será a operação das equipes, porque o tempo de todos é usado de forma produtiva. O trabalho de um analista tem mais impacto quando suas descobertas são bem apresentadas e contribuem para decisões de negócios. E o tempo de um executivo é usado de forma mais produtiva quando ele consegue obter rapidamente os fatos relevantes e se concentrar na tomada de decisões.

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Velocidade: tome decisões de negócios importantes mais rapidamente

Nem toda decisão de negócios pode ser tomada rapidamente. Nem deveria. Analisar vários cenários, equilibrar diferentes interesses e prever possíveis resultados é essencial para tomar decisões informadas que ajudarão uma empresa a ter sucesso. Tomar decisões complexas pode levar tempo, mas há um aspecto que você sempre pode otimizar. Ao usar visualizações de dados poderosas para comunicar insights, você evita um gargalo e acelera o processo geral de tomada de decisões.

Cultura: tome decisões mais orientadas por dados

De forma simples, empresas que têm uma cultura de visualização de dados baseiam mais decisões em dados. Isso significa que mais decisões têm probabilidade de impulsionar o negócio. Se a história por trás de um conjunto de dados não estiver clara ou levar muito tempo para ser compreendida, os tomadores de decisão muitas vezes agirão com base na intuição, e não em evidências. Isso significa que suas decisões nem sempre levarão aos melhores resultados possíveis para a empresa.

Exemplos de visualização de dados para a tomada de decisões de negócios

Esta seção apresenta cinco exemplos de tipos específicos de visualização de dados e como eles podem ser usados para impulsionar a tomada de decisões em diferentes cenários de negócios.

Gráficos Mekko para visualizar dados de participação na receita

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Gráficos de pizza para visualizações de dados fáceis de consumir

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Gráficos de colunas e barras para visualizar relatórios de negócios

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Gráficos de cascata para contar uma história com sua visualização de dados

Gráficos de cascata podem apoiar decisões de negócios ao ilustrar como cada fator contribuinte impacta um resultado final. Gráficos de cascata não são familiares para algumas pessoas e não são fáceis de criar no PowerPoint, mas sua capacidade única de contar uma história faz deles um elemento essencial da tomada de decisões em diversos contextos de negócios e setores.

Gráficos de Gantt para visualizar cronogramas de projetos

Ao contrário de outros gráficos que visualizam dados de negócios, como receitas, vendas ou participações de mercado, gráficos de Gantt são usados para exibir cronogramas de projetos. Mas eles não são menos importantes para impulsionar decisões de negócios. Um cronograma claro é indispensável para qualquer gerente de projetos que precise definir prioridades, comunicar decisões com transparência e responsabilizar as partes interessadas.

PowerPoint e Excel não oferecem gráficos de Gantt orientados por dados, por isso muitos gerentes de projeto trabalham com uma solução como think-cell. Você pode baixar uma avaliação gratuita para testar os gráficos de Gantt do think-cell nos cronogramas dos seus projetos.

5 etapas para visualizar dados empresariais com eficácia

Esta seção se concentra em como criar uma visualização de dados poderosa dentro de uma apresentação de negócios. Para uma visão do processo completo, você também pode ler nosso artigo sobre como criar uma ótima apresentação em PowerPoint.

A criação de uma visualização de dados eficaz pode ser dividida em cinco etapas.

• Entender seu público e suas necessidades
• Entregar dados relevantes no momento certo
• Adaptar-se aos desafios práticos de trabalhar com dados
• Usar a estrutura certa para sua visualização
• Apresentar sua visualização para impulsionar decisões

Etapa 1: entender seu público e suas necessidades

Seja ao apresentar sua visualização para alguém da cadeia de suprimentos, estratégia, P&D, RH, TI ou até mesmo para seu CFO, sempre considere quanto contexto essa pessoa precisa para entender sua história e quais detalhes desnecessários você pode eliminar.

Em geral, é melhor ser conciso, mas alguns públicos podem valorizar um pouco mais de contexto para apoiar seus pontos principais. Da mesma forma, detalhes mais técnicos podem ajudar você a aumentar sua credibilidade e conquistar a confiança de alguns públicos, enquanto tomadores de decisão estarão mais focados no resultado final.

Entender seu público ajudará você a criar narrativas coerentes e argumentos convincentes. Ao focar na relevância, você maximiza o impacto das suas visualizações de dados e aumenta as chances de chegar a decisões de negócios positivas.

Etapa 2: entregar dados relevantes no momento certo

Uma coisa que todos os tomadores de decisão de negócios têm em comum é que valorizam seu tempo. Se o seu CEO lhe deu meia hora para apresentar, você deve respeitar esse tempo compartilhando visualizações claras e relevantes para as decisões que ele está enfrentando no momento.

Focar no que é mais relevante nem sempre é fácil quando você está trabalhando em questões complexas com vários fatores de influência. Uma abordagem é dividir sua história em partes menores. Se uma parte não contribui com uma mensagem valiosa, provavelmente você não precisa criar uma visualização de dados para ela.

Pense também no timing. Por exemplo, pode fazer sentido apresentar uma visão geral das vendas totais no início do trimestre e detalhamentos mais específicos por marca, categoria ou território mais adiante. Pensar nas decisões que você espera apoiar pode ajudar a definir quais dados são mais relevantes e quando.

Uma abordagem estratégica tornará o processo de comunicação mais fluido e suas visualizações mais eficazes. Informe aos tomadores de decisão o que esperar da sua apresentação, incluindo quais dados você vai compartilhar. Isso criará um ambiente receptivo e produtivo, orientado para uma melhor tomada de decisão.

Etapa 3: Adaptação aos desafios práticos de trabalhar com dados

Antes de escolher qual tipo de gráfico usar para comunicar sua mensagem da forma mais eficaz, há alguns aspectos práticos da preparação de dados que você precisa considerar:

• Disponibilidade: Quais dados relevantes existem e em quais formatos eles estão disponíveis?
• Acessibilidade: Como os dados podem ser obtidos? A equipe tem o acesso necessário e há custos adicionais com licenciamento, taxas de assinatura ou treinamento para usar o software? São necessárias autorizações específicas?
• Restrições de tempo: Quanto tempo será necessário para reunir os dados, limpá-los e convertê-los em uma visualização significativa.

Ao se adaptar às circunstâncias reais e fazer escolhas pragmáticas, você evita frustrações e garante que sabe desde o início com que tipo de dado estará trabalhando. Com as questões práticas resolvidas, você tem mais tempo para se concentrar em preparar uma visualização que represente seus dados da melhor forma possível.

Etapa 4: Uso da estrutura certa para sua visualização

A tecnologia pode ser de grande ajuda durante todo o processo, desde a obtenção e compilação dos dados até sua conversão em uma visualização adequada e sua apresentação. Ao escolher as ferramentas certas, você deve considerar se seu público vai interagir diretamente com suas visualizações ou consumi-las como parte de uma apresentação.

Dashboards de dados para visualização self-service

Quando seu público prefere trabalhar com os dados por conta própria, filtrando e ajustando de acordo com suas necessidades específicas, sua visualização de dados deve atender a dois critérios principais:

• Informações válidas: Imagine um gerente de marketing que precisa avaliar o sucesso de diferentes campanhas publicitárias. Se os dados fornecidos forem imprecisos ou desatualizados, o gerente pode tomar decisões críticas com base em insights falhos, levando a uma alocação ineficaz de recursos e à perda de oportunidades.
• Uma ferramenta flexível: Considere uma equipe de vendas trabalhando com um portfólio diversificado de produtos e regiões. Uma ferramenta de relatórios rígida, que não permite diferentes visualizações de dados nem a personalização de métricas, pode prejudicar sua capacidade de analisar o desempenho de forma eficaz.

Apresentações ad hoc para storytelling com dados

Muitas vezes, seu papel será analisar os dados e apresentá-los ao tomador de decisão junto com suas recomendações. É aqui que você precisa de uma apresentação ad hoc em PowerPoint com uma narrativa clara. Você cria a história e monta a apresentação, usando as visualizações certas para sustentar seu argumento e fornecendo todos os insights necessários para uma decisão bem informada.

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Se quiser saber mais sobre como criar dashboards e apresentações ad hoc a partir de conjuntos de dados complexos, leia nosso artigo no blog sobre como criar visualizações de dados a partir de tabelas dinâmicas.

Etapa 5: Apresentação da sua visualização para impulsionar decisões

Depois de identificar seu público, quais dados usar e a melhor estrutura para compartilhá-los, a etapa final é apresentar sua visualização de dados de uma forma que impulsione decisões.

Todo o trabalho e esforço investidos na análise dos dados serão inúteis se você não os comunicar de forma eficaz. A visualização de dados é um tema que poderia preencher cursos de graduação inteiros, mas aqui estão alguns pontos-chave a considerar que são especialmente relevantes ao visualizar dados em um ambiente de negócios.

• Compartilhe dados precisos: A melhor maneira de destruir sua credibilidade instantaneamente é compartilhar dados imprecisos ou inconsistentes. Certifique-se de que seus dados estejam atualizados e não se contradigam. O ideal é que sua visualização esteja sempre vinculada à sua fonte de dados, para que esteja sempre correta, mesmo que os dados mudem.
• Evite o excesso de informações: Aplique a abordagem “menos é mais” e o princípio da pirâmide. Simplicidade e minimalismo são a essência da comunicação clara. Em vez de sobrecarregar o público com dados excessivos ou conteúdo longo, concentre-se em destilar as informações até seus elementos mais importantes.
• Foque na sua mensagem: Internalize a mensagem principal de uma visualização e remova qualquer informação desnecessária. Não esconda detalhes importantes, mas, se a média global só vai desviar a atenção do que você está tentando dizer, retire-a.
• Destaque o que importa: Use cores de forma seletiva para destacar uma coluna ou ponto de dados específico para o qual você quer chamar a atenção. Se você escolher algo para destacar, siga com isso até o fim e faça disso a mensagem principal da sua visualização. Não destaque uma coluna e concentre suas anotações em algo sem relação.
• Forneça contexto: Adicione setas de diferença, rótulos de dados e anotações quando forem úteis. Não sobrecarregue seu gráfico, mas compartilhe contexto valioso com seu público para ajudar a orientar suas decisões.
• Capriche nos detalhes: Se seu gráfico tiver formatação numérica ou alinhamentos inconsistentes, isso desvia a atenção do que você está tentando dizer. Você maximiza a credibilidade da sua mensagem quando seus gráficos têm aparência profissional.
• Mantenha a identidade da marca: Se sua empresa usa um conjunto padronizado de cores e fontes, isso é uma parte essencial da identidade visual dela, portanto mantenha esse padrão. Mesmo em apresentações internas de negócios, você está representando sua empresa e passa uma impressão profissional ao seguir diretrizes e usar modelos.

Impulsione decisões de negócios com visualizações de dados do think-cell

think-cell, o principal suplemento do PowerPoint para apresentações de negócios, tem todas as ferramentas de que você precisa para criar visualizações de dados poderosas que ajudarão a impulsionar decisões de negócios mais rápidas e eficazes.

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