Sete etapas para criar ótimas apresentações do PowerPoint

A reputação das apresentações do PowerPoint não é das melhores. Você provavelmente já participou de apresentações que levantaram mais perguntas do que responderam e confundiram o público em vez de convencê-lo. E há uma razão simples para isso: criar apresentações ótimas não é fácil. O PowerPoint pode ser uma ferramenta poderosa, mas a qualidade das apresentações depende das habilidades e da abordagem da pessoa responsável por criá-las.

Com nossa estrutura de sete etapas, você pode aprender facilmente a criar apresentações claras, persuasivas e até agradáveis de acompanhar. Também incluímos algumas dicas e truques para você criar uma apresentação que atinja seu objetivo. Detalhamos todo o processo passo a passo, mas você também pode acessar diretamente o que mais lhe interessa na criação de apresentações:

• Etapa 1: Crie a história da sua apresentação
• Etapa 2: Redija títulos com foco na ação
• Etapa 3: Use layout e formatação limpos
• Etapa 4: Organize seus tópicos
• Etapa 5: Escolha o gráfico certo para sua mensagem
• Etapa 6: Formate seus gráficos para causar o máximo impacto
• Etapa 7: Verifique a precisão e a coesão, depois confira mais uma vez

Antes de começar: Defina o tipo de apresentação que deseja criar

Antes mesmo de começar a fazer sua apresentação do PowerPoint, você precisa definir qual será o tipo. Embora não seja uma tarefa complexa, é importante, pois ajuda a garantir que a apresentação seja adaptada para alcançar seu objetivo central, o que influenciará o conteúdo, o layout e a estrutura dos slides.

Quatro tipos comuns de apresentação do PowerPoint

A maioria das apresentações do PowerPoint se enquadra em uma ou mais das seguintes categorias, que representam um eixo de conteúdos variando de leve a denso:

1. Apresentações com mensagens importantes: Criada para contar uma história persuasiva, o conteúdo desse tipo de apresentação geralmente é mais leve. Exemplos comuns seriam palestras em conferência, TED Talks ou apresentações para investidores.
2. Relatórios recorrentes: Qualquer apresentação criada regularmente pode ser considerada um relatório recorrente. A categoria inclui relatórios mensais de desempenho ou apresentações para reuniões frequentes da equipe nas quais cada membro contribui com slides. Em geral, essas apresentações incluem mais detalhes para documentar resultados, tendências ou atividades e, muitas vezes, têm um layout fixo com dados que precisam de atualização.
3. Dados e resultados de pesquisa: Apresentações como dados de pesquisa ou relatórios de tendências do mercado transformam informações de grandes conjuntos de dados em conclusões de alto nível. Aqui, o objetivo é comunicar as principais constatações da pesquisa e apresentar conclusões impactantes ao público.
4. Documentação: Esse tipo de apresentação fornece resumos detalhados de achados, normalmente com muitos gráficos e comentários limitados. Normalmente, uma apresentação de documentação é elaborada para revisão e análise detalhada pelo público, indo além da simples assimilação das informações compartilhadas.

É bem provável que a apresentação específica que você está criando inclua elementos de várias categorias. Pode ser uma apresentação recorrente que inclua dados da última iteração de uma pesquisa periódica. Nesse caso, você pode combinar recursos de ambos os tipos de apresentação.

Etapa 1: Crie a história da sua apresentação

Todos os tipos de apresentação devem contar uma história. Esta primeira etapa é mais crítica em apresentações de mensagens-chave ou ao compartilhar percepções e resultados de pesquisas, mas se aplica a todos os casos.

Há literatura vasta sobre a arte do storytelling nos negócios e não faltam cursos sobre o assunto disponíveis em plataformas de educação on-line. Aqui, abordaremos dois aspectos do storytelling que são mais relevantes para criar apresentações eficazes do PowerPoint.

Desenvolva sua mensagem-chave

Se o objetivo da apresentação é convencer o público, primeiro você deve definir qual é sua mensagem-chave. Qual é o ponto mais importante que você quer que seu público saiba após a apresentação e sobre o qual não tinha conhecimento prévio? Exemplos de mensagens-chave incluem:

• Informações: Nossa divisão superou as metas de crescimento trimestral em 20%
• Motivação: Nossa organização tem o potencial de liderar o mercado em nosso setor
• Conclusão: Recomendamos a abertura de uma nova subsidiária no Reino Unido no próximo ano

Seja qual for a mensagem, tente resumi-la em uma única frase. A concisão ajudará você a se concentrar na ideia central da apresentação e garantir que cada slide respalde seu argumento.

Use um modelo estrutural

Depois de definir a mensagem-chave, você pode escolher um modelo que orientará a estrutura do restante da apresentação.

O Princípio da Pirâmide é uma estratégia muito difundida e amplamente utilizada no mundo da consultoria para criar comunicações de negócios eficazes. Com o Princípio da pirâmide, você lidera com sua ideia mais importante, seguida por ideias e fatos de apoio. Se sua conclusão for que a Acme Company deve entrar em um novo mercado, diga isso logo no início. Depois, vá para cada argumento de apoio, em ordem de força relativa.

Um corolário importante ao dito acima é o Princípio do MECE, que quer dizer Mutuamente exclusivo e coletivamente exaustivo.

Comparado com a apresentação de uma lista de ideias, o MECE é uma forma de agrupá-las de maneira a cobrir todos os pontos relevantes, sem sobreposição. Usar o MECE para organizar e agrupar suas ideias garante um argumento logicamente sólido, facilitando para o público absorver as informações.

Se preferir, você também pode optar por outro modelo estrutural, mas é essencial adotá-lo. Contar com uma estrutura clara não apenas facilita a criação da sua apresentação, mas também oferece um ponto de referência para ajudar na revisão, alteração ou atualização de uma apresentação existente.

Etapa 2: Redija títulos com foco na ação

Depois de definir a história que deseja contar e como estruturar sua apresentação do PowerPoint, você pode começar a criar os slides.

Não se esqueça de que cada slide deve apresentar exatamente uma ideia resumida em um único título com foco na ação. Todas as informações no slide, incluindo os gráficos e as tabelas, deverão respaldar o título com foco na ação.

Também é importante evitar a inclusão de elementos visuais ou textuais que possam transmitir ou implicar uma mensagem diferente ou conflitante. Assim como cada slide contribui para a mensagem-chave da apresentação, cada elemento no slide deve contribuir para o título com foco na ação.

Uma estratégia comum ao criar apresentações é começar redigindo os títulos com foco na ação de cada slide para garantir que eles contem uma história completa por si só. Essa abordagem é semelhante a começar pelos títulos dos capítulos ao escrever um artigo ou documento. Os títulos com foco na ação devem ser suficientes para verificar se sua apresentação é coerente com a estrutura escolhida. Se não estiver claro, algo está faltando ou os títulos com foco na ação não são expressivos o bastante.

Depois de criar todos os títulos, você poderá analisar e adicionar o conteúdo dos slides, como tópicos e gráficos.

Etapa 3: Use layout e formatação limpos

Há várias regras do PowerPoint que muitas vezes são uma combinação de números, como a regra 5-5-5. Independentemente dos números, a ideia é não sobrecarregar os slides com muito conteúdo. Não deve haver muitos elementos diferentes nem excesso de frases e cada uma delas deve ser concisa.

Mesmo sem aderir a uma regra fixa, ao criar slides, é vital evitar a sobrecarga de informações ou elementos que podem criar confusão visual. Uma abordagem eficaz é enxergar os slides como se fossem uma tabela, distribuindo os elementos em colunas e linhas.

Práticas recomendadas para layouts de apresentações

Os layouts de slides mais comuns consistem em duas, três ou quatro seções, dependendo do conteúdo e da representação visual desejada. Outras práticas recomendadas a serem consideradas incluem:

• A regra dos terços: Colocar elementos em um terço ou dois terços da borda do slide e particularmente onde essas linhas de grade se cruzam é uma regra universal para a criação de um slide visualmente atraente.
• Espaço em branco: Resista à tentação de colocar informações demais nos seus slides. Deixar espaço em branco suficiente é essencial para legibilidade e para ajudar o público a entender o ponto principal de cada slide.
• Tipo de apresentação: As apresentações com mensagem principal terão menos conteúdo em cada slide, em comparação com as apresentações de documentação, que incluem mais detalhes.
• Fontes: Use a mesma cor e o mesmo tamanho de fonte para os títulos e para o texto do corpo em todos os slides, preferencialmente com uma fonte sans serif, como Arial. Coesão é fundamental, mas como regra, o tamanho da fonte dos títulos deve variar entre 20 e 24 e o tamanho do texto do corpo deve ter entre 12 e 18, com base na quantidade de conteúdo nos slides.

Conformidade da marca

No caso específico de apresentações de negócios criadas para o público externo, a conformidade da marca é primordial. Como responsável pela apresentação, você atua como o embaixador da sua empresa e o conteúdo compartilhado precisa representar seu empregador da melhor maneira possível.

Além de criar slides inteligentes e persuasivos e apresentá-los profissionalmente, é preciso garantir que cada um deles esteja alinhado com as diretrizes de identidade corporativa e estilo visual da sua marca.

O processo costuma ser simples no início, desde que você use o modelo do PowerPoint da sua empresa. Mas, ao fazer várias edições e iterações, possivelmente combinando slides de vários colaboradores diferentes, será necessário conferir a apresentação final e confirmar que nenhum elemento esteja desalinhado com o padrão da marca.

Para saber mais sobre como garantir a conformidade da marca utilizando o think-cell, confira nosso manual do usuário sobre configuração de estilos personalizados.

Etapa 4: Organize seus tópicos

Para que a apresentação não fique monótona, evite a inclusão de tópicos em todos os slides. Ótimas apresentações retêm a atenção do público com dinamismo, que pode se aplicar tanto à estrutura dos slides quanto às mensagens específicas do conteúdo.

É muito provável e perfeitamente aceitável que haja tópicos em alguns slides da apresentação. Se forem bem articulados, os tópicos são uma maneira concisa e eficaz de comunicar informações importantes. Não à toa, eles desempenham um papel central na maioria das apresentações do PowerPoint, boas e ruins.

As apresentações são ruins quando incluem listas de tópicos excessivamente longas ou com níveis inconsistentes de recuo, tornando-as confusas e difíceis para o público assimilar. Atenha-se a três ou cinco tópicos. Em alguns casos, é possível estender até um máximo de sete, mas se você tiver muitas informações para compartilhar, recomenda-se distribuí-las em um slide adicional. Todos os sete tópicos estão diretamente relacionados à mensagem-chave do slide? Novamente, evite incluir informações demais em um slide e assegure que todo o texto respalde o título com foco na ação.

É preciso considerar, ainda, a estrutura e a sintaxe dos tópicos. Coesão é fundamental, portanto, se um tópico for uma frase completa, todos devem ser frases completas. O mesmo raciocínio se aplica a trechos de frases ou palavras. Cada tópico deve começar com a mesma classe gramatical, como, por exemplo, substantivo, verbo ou adjetivo. E, ao usar vários níveis de tópicos, certifique-se de que a hierarquia é lógica e coerente em toda a lista.

Etapa 5: Escolha o gráfico certo para sua mensagem

Nunca inclua um gráfico sem um objetivo claro. Mas sua apresentação será mais persuasiva se você fornecer evidências baseadas em dados para apoiar a mensagem e os gráficos geralmente são a melhor maneira de compartilhá-las.

Portanto, se houver dados relevantes para o título com foco na ação do slide, inclua o gráfico mais apropriado para destacar o que você deseja comunicar. A obra Say It with charts (Diga com gráficos), de Gene Zelazny oferece uma abordagem útil para escolher seu gráfico em três etapas:

1. Identificar qual aspecto dos dados seu gráfico destacará
2. Determinar o que você está comparando, se componentes, mudança ao longo do tempo ou correlação
3. Selecionar seu gráfico, de acordo com a comparação que você está tentando fazer.

O mapeamento de alguns dos tipos de gráficos mais comuns para dados e comparações está resumido na matriz a seguir. Se você não tiver familiaridade com todos esses recursos, saiba mais na seção de introdução à criação de gráficos do nosso manual do usuário ou em nossos guias detalhados, por exemplo, como criar um diagrama em cascata no PowerPoint.

Etapa 6: Formate seus gráficos para causar o máximo impacto

Escolher o melhor tipo de gráfico é apenas parte do processo. A eficácia depende tanto dos dados quanto das opções de design. Para causar o máximo impacto, você deve formatar e estruturar as anotações de cada gráfico de uma forma que transmita sua mensagem e enfatize o que mais importa, evitando ambiguidades e, claro, seguindo as diretrizes visuais da sua marca. Isso significa:

• Incluir um título do gráfico que resuma os dados e esteja de acordo com o título de ação do slide
• Rotular o eixo x e o eixo y com unidades de medida
• Usar cor com moderação para destacar a conclusão do gráfico, como, por exemplo, tons neutros e apenas uma barra vertical principal realçada em uma cor mais viva
• Adicionar linhas de tendências e/ou anotações aos gráficos que possam indicar, visualmente, padrões ou tendências nos dados, como por exemplo, CAGRs
• Exibir legendas para ajudar os espectadores a entender o significado das diferentes cores, símbolos ou padrões usados no gráfico

Simplifique a formatação do seu gráfico com um suplemento do PowerPoint

Mesmo com boa vontade, formatar um gráfico exatamente como você deseja no PowerPoint nem sempre é fácil. Em alguns casos, é necessário recorrer a soluções alternativas improvisadas e, em outros, o recurso simplesmente não existe. É por isso que muitos profissionais usam complementos do PowerPoint para criar conjuntos de slides otimizados e gráficos mais rapidamente.

Assista ao vídeo e veja como é fácil adicionar decorações e anotações de gráficos usando o think-cell:

Elementos como gráficos dinâmicos, fluxos de processos, anotações e caixas de texto ajudam a organizar informações complexas em apresentações visualmente sofisticadas, garantindo que você perca menos tempo com a formatação e possa se dedicar à criação da história para comunicar sua mensagem.

Procurando mais inspiração? Visite nossa página de produtos para conferir uma lista abrangente de todos os recursos do think-cell.

Etapa 7: Verifique a precisão e a coesão, depois confira mais uma vez

Se você seguiu cuidadosamente todas as etapas descritas aqui e criou uma ótima apresentação do PowerPoint com uma mensagem-chave poderosa, estrutura impactante e gráficos convincentes que apoiam seu argumento, não coloque tudo a perder ao se apressar na reta final.

Reserve tempo para revisar a apresentação concluída e preste atenção especificamente ao seguinte:

• Os títulos com foco na ação estão claramente redigidos, não há erros e são inequívocos?
• Os elementos principais dos slides, como títulos, caixas de texto e gráficos, saem do lugar quando você clica de slide para slide ou o posicionamento se mantém?
• Ainda há elementos de espaço reservado visíveis que deveriam ter sido substituídos ou excluídos?
• Todas as figuras mencionadas nos títulos e nas anotações correspondem aos dados exibidos nos gráficos?
• Você está usando símbolos e abreviações (como USD vs. $) de forma coesa em toda a apresentação?

Formatação inconsistente, dados contraditórios ou títulos confusos minam a confiança do público. Infelizmente, ao correr contra o tempo, erros podem passar despercebidos com facilidade. É por isso que as ferramentas de produtividade que automatizam tarefas de alinhamento e revisão são uma ótima maneira de garantir um produto final de alto nível, assegurando a você tranquilidade na etapa mais crítica do processo de criação da apresentação.

Um processo que facilita a criação e otimiza as apresentações

Criar uma apresentação do PowerPoint desde o início pode parecer uma coisa muito difícil. No entanto, ao seguir nossas dicas e dividir o processo em etapas, você simplifica o trabalho e garante resultados de alta qualidade. Com essa abordagem, você dispõe de um método e das ferramentas necessárias para criar apresentações coesas que permitem ao público compreender claramente sua mensagem.

Perguntas frequentes sobre a criação de apresentações do PowerPoint

Confira a seguir um resumo de algumas das perguntas frequentes sobre como criar uma ótima apresentação do PowerPoint.