Como aplicar o princípio MECE a apresentações do PowerPoint

Imagine que te pediram para resolver o problema de uma empresa para reter funcionários. É um quebra-cabeças complexo para o qual há muitas soluções possíveis. A empresa deve mudar sua estrutura de pagamento? Oferecer mais folga remunerada? Criar um lounge para os funcionários no estilo do da Google?

Se você tivesse uma lista de todas as soluções possíveis, você apresentaria cada solução, uma por uma, às partes interessadas? Essa abordagem pode ser arrebatadora para seu público, tornando desafiador para eles compreenderem as opções e tomar uma decisão. Em vez disso, seu objetivo poderia ser oferecer uma compreensão das opções disponíveis e recomendações para o público, provavelmente na forma de uma apresentação do PowerPoint, o que facilita o processo de tomada de decisão. É aí que o princípio MECE pode ajudar. Um componente importante do famoso Princípio da pirâmide, é que o MECE te ajuda a agrupar as ideias de maneira lógica para uma melhor tomada de decisão. Este blog deve fornecer uma visão geral do MECE e de como usá-lo para criar apresentações mais atraentes no PowerPoint.

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O que é o princípio do MECE?

As empresas geralmente aplicam esse princípio em sessões de brainstorming, em exercícios de planejamento de projeto e de resolução de problemas, para garantir que considerem todos os fatores relevantes e ofereçam soluções abrangentes e eficazes. Embora o MECE seja aplicável a problemas complexos, seu objetivo é o esclarecimento. As empresas e os consultores podem usar as apresentações do PowerPoint para guiar os clientes por meio de processos complicados que permitem melhores decisões comerciais.

As origens do princípio do MECE

O Princípio da pirâmide, publicado pela primeira vez no livro de 1987 da Minto de mesmo nome, se concentra na apresentação da mensagem de nível superior primeiro, depois em colocar os argumentos e os fatos de suporte. Em outras palavras, cada ideia de mais alto nível é um resumo dos pontos a seguir.

O que é e o que não é o princípio MECE

Etapas para aplicação do princípio MECE

Ao seguir estas etapas, você pode aplicar o MECE de forma eficaz e garantir que todas as opções possíveis para resolver um problema sejam consideradas de forma abrangente e organizada.

Exemplo 1: O princípio MECE na prática diária

Para dar um exemplo de prática diária, imagine que você e seu parceiro estejam tentando decidir que filme assistir.

Primeiro, vocês separam suas escolhas de filme em três categorias:

• Filmes que apenas um de vocês já viu
• Filmes que vocês dois já viram
• Filmes que nenhum de vocês viu ainda

Em seguida, vocês refinam essas categorias. Por exemplo, na categoria de filmes que apenas um de vocês já viu, você tem duas subcategorias:

• Filmes que apenas você já viu
• Filmes que apenas seu parceiro já viu

Neste exemplo, todas as opções possíveis cairão em um desses grupos (coletivamente exaustivo) e nenhum filme pode aparecer em mais de um grupo (mutualmente exclusivo).

MECE: O contexto do negócio

Algumas instâncias em que as empresas usam o princípio são:

• Como aumentar a receita
• Adquirir ou não uma determinada empresa
• Apresentar ou não um novo produto
• Se deve entrar ou não em um novo percado geográfico

Desmembrar essas perguntas em uma apresentação requer, necessariamente, apresentar uma gama de subperguntas, afirmações ou opções. O problema é que uma lista longa é mais difícil para seu público digerir e lembrar. Ao desmembrar as perguntas em agrupamentos MECE, você pode garantir que sua mensagem seja transmitida logicamente, facilitando a tomada de decisão das pessoas. Exemplos clássicos, nos negócios, de agrupamentos MECE incluem:

• Receita da empresa
• Localização geográfica
• Segmentação das partes interessadas

Exemplo 2: Aplicação do MECE a alvos de aquisição

Para um exemplo de MECE nos negócios, imagine que uma empresa esteja avaliando empresas para adquirir. Para garantir que essa empresa considere outras empresas de todos os tamanhos, ela categoriza as organizações alvo por número de funcionários. Ela cria sete grupos, que variam de empresas com menos de 100 funcionários a empresas com mais de 100.000 funcionários.

O importante aqui é garantir que não haja sobreposição e que todos os agrupamentos sejam paralelos, comparáveis e representativos de empresas de todos os tamanhos. Nesse ponto, uma empresa pode avaliar, com confiança, suas opções de aquisição, com base na estrutura MECE.

Tipos de agrupamentos MECE

Então, como se chega a agrupamentos MECE? Algumas abordagens comuns são:

• Estruturas de duas partes: Pense em maneiras de dividir seus grupos em duas partes, como interno vs. externo, direto vs. indireto ou benefícios vs. custos.
• Fórmulas: Se você usar uma equação, como Lucro = Vendas - Custos, as vendas e os custos são, por definição, MECE, já que se somam ao todo e os números não podem aparecer nas duas colunas.
• Categorias de itens: Pense em como você pode categorizar itens, como tipos diferentes de partes interessadas, áreas geográficas, segmentos de clientes, etc.
• Processos: Se estiver examinando um problema de negócios relacionado a processos, você pode dividir esse processo em etapas discretas.
• Dividir os problemas em partes: Se estiver iniciando com uma pergunta como, por exemplo, como melhorar a retenção de funcionários, você pode desmembrar a pergunta em partes menores, concentradas nas causas por trás do problema (por exemplo, remuneração, integração e treinamento, burnout, etc.). É vital neste ponto desenvolver uma hipótese sobre qual pode ser a causa raiz para ajudar a informar do que são compostas as menores partes.
• Usando uma categoria “Outros”: Nem sempre é possível pensar em todas as possíveis possibilidades. Aqui você pode usar baldes separados para os itens mais relevantes e agrupar o resto em “Outros”.

Independentemente da abordagem, testar várias hipótesis ajuda a encontrar a melhor solução para cada situação específica.

Como estruturar sua apresentação de slides com o princípio MECE

Agrupar as ideias de acordo com o MECE o força a esclarecer seu pensamento e pode ajudar a determinar como melhor estruturar sua apresentação do PowerPoint.

Vamos examinar o exemplo de como melhorar a retenção de funcionários a partir do mencionado acima. Aqui está um exemplo de uma sua lista original de brainstorming:

• Melhorar a remuneração
• Treinamento mais robusto para os funcionários
• Melhorar o pacote de atendimento de saúde
• Melhorar o bônus anual
• Programa de integração dos colegas
• Redistribuir a carga de trabalho
• Melhorar a correspondência do 401(k)
• Mais dias de folga remunerados
• Verificações mensais para garantir que os funcionários tenham suporte
• Nenhum e-mail nos fins de semana
• Fornecer opções de caminhos de Carreira
• Programa de mentoria

Exemplo 3: Aplicar o MECE ajudará o público a ver a situação no geral e o ajudará a determinar como estruturar as informações

Conseguir ter tempo para o pensamento de mais alto nível

O MECE pode ser demorado e demanda pensamento e análise críticos para desbloquear soluções que, de outra forma, podem não ser encontradas. No ritmo rápido dos negócios, os prazos e as prioridades concorrentes podem distrair das aplicações consistentes do princípio. Ao usar o princípio para desmembrar um problema complexo, é geralmente útil, reunir e apresentar ideias usando gráficos e auxílios visuais para ilustrar as diferentes categorias ou segmentos da análise que possam ser facilmente entendidos pelo público.

Um suplemento do PowerPoint, como o think-cell ajuda a poupar tempo ao criar apresentações, slides e gráficos. Conseguir criar slides visualmente atraentes com alguns cliques libera tempo para pensamento de mais alto nível, em oposição à formatação. Por exemplo:

• Os gráficos podem ser instantaneamente atualizados a partir do Excel ou do Tableau, com anotações automáticas para destacar o conhecimento mais importante mostrado no gráfico
• Fluxos de processo dinâmicos permite criar layouts complexos a partir de elementos básicos como divisas e caixas de texto
• As agendas permitem criar rapidamente slides divisores que se atualizam automaticamente para refletir onde você está na apresentação

Fontes:

• McKinsey, Barbara Minto: “MECE: Eu inventei, então posso dizer como pronunciar”
• Barbara Minto, O Princípio da Pirâmide
• Hackear a entrevista do caso, Princípio MECE
• Ciência do slide, O que é o princípio MECE?