Como usar o Princípio da Pirâmide para criar apresentações otimizadas do PowerPoint

Quando você tem uma apresentação do PowerPoint importante para fazer e muitas informações para abordar, pode ser difícil saber por onde começar. Seja um relatório mensal, pitch deck ou resultados de pesquisa, você precisa elaborar uma mensagem clara e simples sem perder os detalhes essenciais.

Esse é o objetivo, mas a teoria é mais fácil do que a prática, principalmente quando você está olhando para um conjunto de slides em branco com pouca orientação sobre como estruturar sua apresentação de uma forma que atraia e retenha a atenção do público.

Neste artigo, apresentamos o Princípio da Pirâmide e mostramos como ele pode ser aplicado a apresentações do PowerPoint para assegurar a comunicação mais eficaz das mensagens. Compartilharemos uma visão geral de como o Princípio da Pirâmide funciona, as estratégias-chave para estruturar os slides e dicas para criar conteúdos e apresentações mais eficazes.

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Barbara Minto e o princípio da pirâmide da comunicação

A comunicação eficaz em apresentações de negócios não é alcançada ao acaso. Para assegurá-la, é necessário seguir uma estrutura rígida fundamentada nos princípios do storytelling impactante.

Um modelo de sucesso utilizado no meio corporativo é o Princípio da Pirâmide. Criado pela consultora Barbara Minto quando trabalhava na McKinsey, o método otimiza a clareza das comunicações. Bárbara Minto passou décadas treinando recém-contratados na McKinsey sobre como usar esta técnica e publicou um livro com seu trabalho, The Pyramid Principle (O Princípio da Pirâmide).

O que é o Princípio da Pirâmide?

O foco do Princípio da Pirâmide é apresentar primeiro a sua principal conclusão, e em seguida os argumentos de suporte, dados e fatos. As ideias apresentadas podem ser mapeadas como uma hierarquia, com o nível de detalhes aumentando conforme você vai descendo na pirâmide.

Por que você deve usar o Princípio da Pirâmide em suas apresentações do PowerPoint?

Há uma tendência de apresentar ideias de forma ascendente. Ou seja, você começa apresentando todos os seus fatos e argumentos, terminando com a conclusão. No entanto, apresentar a conclusão primeiro e analisar os detalhes em seguida é uma forma de comunicação mais eficaz por várias razões:

• Começar no nível macro e passar para os detalhes facilita para o público compreender sua história ou seu argumento.
• Os líderes de negócios pensam a partir de uma perspectiva geral e, geralmente, querem saber a solução antes de se aprofundar nos dados que a embasam.
• Se você começar pela conclusão, terá um ponto de referência ou um norte, reduzindo a probabilidade de perder o fio condutor da sua história.

Topo da pirâmide: Estruturação da introdução

A introdução da sua apresentação, tipicamente representada por um slide com resumo executivo, é o topo da pirâmide e deve incluir sua conclusão ou recomendação principal. Criar um resumo executivo primeiro pode ajudar você a organizar o corpo da sua apresentação.

Seu slide com o resumo executivo deve incluir três elementos-chave:

• Situação: Comece com uma declaração auto-suficiente e incontroversa sobre um tópico com o qual o leitor possa entender e concordar automaticamente.
• Complicação: Qual é a mudança ou problema que você vai tratar? Em outras palavras, você quer responder à pergunta “Quem se importa?”
• Resolução: Este é o ponto principal que você está tentando enfocar. Aqui você também pode resumir seus principais argumentos de suporte para ajudar a orientar seu público para onde se dirige a sua apresentação.

Esses elementos refletem os princípios de narrativa clássicos, fornecendo uma estrutura que o cérebro já reconhece. Aqui está um exemplo de como pode ser isso na prática:

Meio da pirâmide: Organização de ideias complementares

Seus pensamentos de suporte devem formar o meio da pirâmide, sequenciando seus principais argumentos em ordem lógica. De acordo com Bárbara Minto, há quatro formas de ordenar suas ideias:

• Dedutivamente, como na apresentação das premissas de um argumento
• Cronologicamente, por exemplo, com uma comparação mês a mês
• Estruturalmente, por exemplo, comparando o desempenho do negócio em vários locais diferentes
• Comparativamente ou por ordem de importância

Cada argumento principal levanta a questão de por quê, e você então responde com dados e fatos de suporte. Cada nível da pirâmide deve resumir os detalhes que se seguem, com os pontos apresentados em cada nível agrupado em categorias consistentes.

À medida que você apresenta seus pensamentos de suporte, cada slide deve ter apenas uma mensagem apoiada por um título de ação. Você pode até traçar sua apresentação começando com seus títulos de ação e depois acrescentando fatos e dados de suporte.

Fusão do Princípio da Pirâmide com o Princípio MECE

O Princípio MECE é uma estratégia para organizar informações de forma mutuamente exclusiva e coletivamente exaustiva (MECE) e ajuda você a seguir o Princípio da Pirâmide. Em outras palavras, todos os pontos são abordados e agrupados logicamente, sem sobreposição.

Exemplo do Princípio MECE: Produtos e serviços da Microsoft

A seguir, apresentaremos uma visão geral básica dos produtos e serviços da Microsoft para mostrar como o Princípio MECE funciona. Conceitualmente, todos os produtos e serviços se enquadrariam em uma das subcategorias: software, PCs e dispositivos, serviços em nuvem ou reparo e manutenção. A partir daí, cada subcategoria poderia ser detalhada em produtos e serviços específicos, como, por exemplo, Microsoft 365, Microsoft Surface, Xbox e Azure.

Ao aplicar MECE ao Princípio da Pirâmide, cada nível da pirâmide pode usar o princípio MECE para garantir que percepções e ideias seja agrupadas de tal forma que sejam distintas e fáceis de compreender.

Base da pirâmide: Apresentação de dados e fatos

O Princípio da Pirâmide ajuda a orientar a estrutura de apresentações completas, mas os usuários do PowerPoint também podem aplicá-lo a slides individuais, principalmente quando eles são compostos por dados e fatos.

Na estrutura de um slide, o título representa o topo da pirâmide e deve conter a conclusão mais importante extraída dos dados. Muitas vezes, os títulos dos slides não transmitem uma mensagem relevante porque se limitam a exibir dados isolados, sem contextualização. Ao avançar para a parte intermediária da pirâmide no slide, você pode listar os principais argumentos antes de terminar com os dados que servem de base para comprová-los.

Exemplo do Princípio da Pirâmide: Slide do PowerPoint com a estrutura de mensagens de Barbara Minto

Confira um exemplo de um slide do PowerPoint criado de acordo com o Princípio da Pirâmide.

Por fim, usar o Princípio da Pirâmide é semelhante a começar com uma visão de 3 mil metros e ir descendo em círculos para ter um nível maior de detalhes. Usar este princípio para apresentar sua conclusão, sequenciar seus argumentos e apoiá-los com fatos ajuda o seu público a digerir melhor sua mensagem e evitar confusão. Além disso, ele também pode ajudar você a criar slides elegantes mais rapidamente e com menos estresse, permitindo apresentar com mais confiança e alcançar um resultado geral melhor.

Aplicação do Princípio da Pirâmide a slides orientados por dados

Quando se trata de slides orientados por dados, é importante apresentar o conteúdo de uma forma que destaque seu ponto principal. Suplementos do PowerPoint como o think-cell ajudam você a criar rapidamente gráficos sofisticados que podem ser ajustados com facilidade para enfatizar os dados mais importantes.

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Fontes:

• Barbara Minto, O Princípio da Pirâmide
• think-cell, eBook Práticas recomendadas do PowerPoint
• Ciência do Slide, Dominando o Princípio da Pirâmide para Estruturar seu Conjunto de Slides
• CNBC, segundo os dados mais recentes, a China, ‘fábrica do mundo,’ está perdendo cada vez mais sua dominância de fabricação e exportação