Bessere PowerPoint-Präsentationen erstellen – nach dem pyramidalen Prinzip

Wenn eine wichtige PowerPoint-Präsentation ansteht, in der viele Informationen vermittelt werden sollen, ist es oft schwierig, zu wissen, wo man anfangen soll. Egal, ob es sich um einen Monatsbericht, Folien für ein Angebot oder um Forschungsergebnisse handelt, Sie müssen eine klare und einfache Aussage formulieren, ohne dabei wesentliche Einzelheiten auszulassen.

Das ist das Ziel, aber leichter gesagt als getan. Insbesondere, wenn Sie auf eine leere Folie blicken und kaum Anhaltspunkte haben, wie Sie Ihre Präsentation so strukturieren können, dass sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums weckt und aufrechterhält.

In diesem Artikel stellen wir das pyramidale Prinzip vor und zeigen, wie es in PowerPoint-Präsentationen angewendet werden kann, um Ihre Botschaften effektiver zu vermitteln. Wir geben einen grundlegenden Überblick darüber, wie das pyramidale Prinzip funktioniert, stellen wichtige Strategien dafür vor, wie Sie Ihre Folien gliedern können, und geben Tipps, wie Sie wirkungsvollere Folien und Präsentationen erstellen können.

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Barbara Minto und das pyramidale Prinzip der Kommunikation

Eine wirksame Kommunikation in Geschäftspräsentationen ist kein Zufallsprodukt. Sie wird durch die Einhaltung einer Struktur und eines strengen Rahmens erreicht, der auf den Prinzipien eines wirkungsvollen Storytelling basiert.

Ein von Geschäftsleuten erfolgreich eingesetztes Rahmenwerk ist das pyramidale Prinzip, eine Methode, die von der ehemaligen McKinsey-Beraterin Barbara Minto entwickelt wurde und zu mehr Klarheit in der Kommunikation beiträgt. Frau Minto hat jahrzehntelang neu eingestellte Mitarbeiter von McKinsey in dieser Technik geschult. Schließlich hat sie ihre Arbeit als Buch veröffentlicht, unter dem Titel The Pyramid Principle (Das pyramidale Prinzip).

Das pyramidale Prinzip – was ist das?

Das pyramidale Prinzip sieht vor, dass die wichtigste Schlussfolgerung zuerst präsentiert wird, gefolgt von Argumenten, Daten und Fakten, die sie untermauern. Die vorgestellten Gedanken können hierarchisch dargestellt werden. Dabei werden immer mehr Einzelheiten gegeben, je weiter man in der Pyramide abwärts geht.

Warum Sie das pyramidale Prinzip bei Ihren PowerPoint-Präsentationen anwenden sollten

Es besteht die Versuchung, Gedanken von unten nach oben zu präsentieren. Das heißt, man beginnt mit der Darstellung aller Fakten und Argumente und endet mit der Schlussfolgerung daraus. Es ist jedoch aus mehreren Gründen wirkungsvoller, zuerst die Schlussfolgerung vorzustellen und dann auf die Details einzugehen:

• Wenn Sie oben anfangen und dann auf die Einzelheiten eingehen, fällt es Ihren Zuhörern leichter, Ihren Gedankengang bzw. Ihre Argumente nachzuvollziehen.
• Führungskräfte denken in großen Zusammenhängen und wollen in der Regel wissen, was die Lösung ist, bevor sie sich mit den zugrundeliegenden Daten befassen.
• Wenn Sie mit Ihrer Schlussfolgerung beginnen, dient diese als Bezugspunkt oder Leitstern, sodass Sie nicht so leicht den Faden verlieren.

Oben auf der Pyramide: So gliedern Sie Ihre Einleitung

Die Einleitung zu Ihrer Präsentation, in der Regel in Form einer Folie mit einer Zusammenfassung, ist die Spitze der Pyramide. Sie sollte bereits Ihre wichtigste Schlussfolgerung oder Empfehlung enthalten. Wenn Sie diese Zusammenfassung zuerst erstellen, hilft Ihnen das bei der Gliederung des Hauptteils Ihrer Präsentation.

Die Folie mit der Zusammenfassung sollte drei Hauptelemente enthalten:

• Situation: Beginnen Sie mit einer selbstverständlichen und unumstrittenen Aussage zum Thema, die der Leser unmittelbar verstehen kann und der er automatisch zustimmt.
• Komplikation: Welche Veränderung wollen Sie bewirken oder welches Problem wollen Sie lösen? Mit anderen Worten, Sie wollen die Frage beantworten: „Wen interessiert das?“
• Lösung: Das ist Ihre Hauptaussage. Hier können Sie auch Ihre Hauptargumente zusammenfassen, damit Ihre Zuhörer wissen, worauf Ihre Präsentation hinausläuft.

Diese Elemente folgen den klassischen Prinzipien des Geschichtenerzählens und bilden eine Struktur, die das Gehirn bereits kennt. Hier ein Beispiel dafür, wie das in der Praxis aussehen könnte:

Mitte der Pyramide: Ordnen Sie die Gedanken, die Ihr Argument untermauern

Die Gedanken, die Ihr Argument untermauern, sollten die Mitte der Pyramide bilden, und Ihre Hauptargumente sollten logisch darum herum angeordnet sein. Barbara Minto zufolge können die Gedanken auf vier verschiedene Weise gegliedert werden:

• Deduktiv, wie wenn man die Prämissen eines Arguments darstellt
• Chronologisch, z. B. mit einem Vergleich von Monat zu Monat
• Strukturell, z. B. mit einem Vergleich der Unternehmensleistung an verschiedenen Standorten
• Vergleichend, oder nach Wichtigkeit

Jedes Hauptargument wirft die Frage nach dem Warum auf. Diese beantworten Sie dann mit Daten und Fakten, die das Hauptargument untermauern. Auf jeder Ebene der Pyramide sollten die nachfolgenden Einzelheiten zusammengefasst werden. Dabei werden die auf jeder Ebene dargestellten Punkte in einheitliche Kategorien eingeteilt.

Während Sie Ihre Gedanken darlegen, sollte jede Folie nur eine Aussage enthalten, die durch einen handlungsorientierten Titel gestützt wird. Sie können Ihre Präsentation sogar mit den handlungsorientierten Titeln beginnen und dann die unterstützenden Fakten und Daten ergänzen.

Kombination des pyramidalen Prinzips mit dem MECE-Prinzip

Das MECE-Prinzip ist eine Strategie zur Gliederung von Informationen in der Weise, dass sie einander nicht bereits enthalten (Mutually Exclusive = ME) und dass sie insgesamt erschöpfend sind (Collectively Exhaustive = CE). Damit können Sie sich leichter an das pyramidale Prinzip halten. Mit anderen Worten: Alle Punkte werden logisch behandelt und gruppiert, ohne Überschneidungen.

Beispiel für das MECE-Prinzip: Die Produkte und Services von Microsoft

Verschaffen wir uns einen grundlegenden Überblick über die Produkte und Services von Microsoft, um zu zeigen, wie das MECE-Prinzip funktioniert. Theoretisch würden alle Produkte und Services in eine der folgenden Unterkategorien fallen: Software, PCs und Geräte, Cloud-Services oder Reparatur und Wartung. Sie könnten dann jede dieser Unterkategorien in konkrete Produkte oder Services aufgliedern, wie Microsoft 365, Microsoft Surface, Xbox und Azure.

Bei der Anwendung des MECE-Prinzips auf das pyramidale Prinzip kann jede Ebene der Pyramide dem MECE-Prinzip folgen, damit Erkenntnisse und Ideen so gruppiert werden, dass sie klar getrennt und leicht zu verstehen sind.

Unten auf der Pyramide: Daten und Fakten präsentieren

Das pyramidale Prinzip hilft dabei, die Struktur einer gesamten Präsentation zu gestalten, aber PowerPoint-Nutzer können es auch auf einzelne Folien anwenden, insbesondere wenn diese Daten und Fakten enthalten.

Innerhalb der Struktur einer Folie stellt der Titel die Spitze der Pyramide dar und sollte die wichtigste Erkenntnis aus Ihren Daten enthalten. Allzu oft vermitteln Folientitel keine aussagekräftige Botschaft, da sie lediglich isolierte Daten ohne Kontext präsentieren. Wenn Sie die Folie bis zur Mitte der Pyramide durchgehen, können Sie die Hauptargumente aufführen und am Ende mit Ihren Daten untermauern.

Beispiel für das pyramidale Prinzip: PowerPoint-Folie mit Mintos Botschaften-Struktur

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine PowerPoint-Folie aussehen könnte, die nach dem pyramidalen Prinzip erstellt wurde.

Letztlich ist es bei der Anwendung des pyramidalen Prinzips so, als würde man mit einer Ansicht aus 3.000 Metern Höhe anfangen und von da immer tiefer gehen, so dass immer mehr Einzelheiten sichtbar werden. Wenn Sie dieses Prinzip bei der Präsentation Ihrer Schlussfolgerung, der Abfolge Ihrer Argumente und Ihrer Untermauerung mit Fakten anwenden, kann Ihr Publikum Ihre Aussage besser nachvollziehen und Sie vermeiden Verwirrung. Außerdem können Sie damit schneller und mit weniger Stress sehr ansprechende Folien erstellen, mit denen Sie selbstbewusst präsentieren und insgesamt bessere Ergebnisse erzielen können.

Anwendung des pyramidalen Prinzips auf datengestützte Folien

Bei datengestützten Folien ist es wichtig, Ihre Daten so zu präsentieren, dass Sie Ihr Hauptargument unterstreichen. Mit PowerPoint-Add-Ins wie think-cell können Sie schnell anspruchsvolle Diagramme erstellen, die Sie leicht so anpassen können, dass sie die meisten wichtigsten Datenpunkte hervorheben.

Das trägt nicht nur dazu bei, Ihre Aussage wirkungsvoller zu vermitteln, sondern Sie können Ihre Energie auch stärker darauf konzentrieren, Ihre Argumente zu verfeinern, anstatt sich mit dem Folienlayout zu beschäftigen. Sie können think-cell durch Herunterladen einer kostenlosen 30-Tage-Testversion testen und sich selbst davon überzeugen, wie viel Zeit Sie sparen können:

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Quellen:

• Barbara Minto, The Pyramid Principle
• think-cell, PowerPoint Best Practices eBook
• Slide Science, Mastering The Pyramid Principle to Structure Your Slide Deck
• CNBC, China, die „Fabrik der Welt“, verliert immer mehr von seiner Vormachtstellung bei der Fertigung und im Export, wie neueste Daten zeigen