Utilizzare il Principio della piramide per creare presentazioni PowerPoint più efficaci
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9 lettura minima — by Akash Choudhary
Quando devi creare una presentazione PowerPoint importante che include moltissime informazioni, può essere difficile capire da dove partire. Sia che si tratti di un report mensile, di un pitch deck o dei risultati di una ricerca, devi creare un messaggio chiaro e semplice senza trascurare i dettagli essenziali.
Questo è l’obiettivo, ma è più facile a dirsi che a farsi. In particolare quando devi partire da una presentazione vuota, senza indicazioni su come strutturarla per catturare e mantenere l’attenzione del pubblico.
In questo articolo, introduciamo il Principio della piramide e mostriamo come può essere applicato alle presentazioni PowerPoint per comunicare i tuoi messaggi in modo più efficace. Forniremo una panoramica di base sul funzionamento del Principio della piramide, sulle strategie chiave per strutturare la presentazione e sui consigli per creare slide e presentazioni più efficaci.
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Barbara Minto e il Principio della piramide delle comunicazioni
Una comunicazione efficace nelle presentazioni aziendali non si ottiene per caso. Ciò si ottiene rispettando la struttura e seguendo uno schema rigoroso basato sui principi di una narrazione d’impatto.
Uno schema utilizzato con successo dai professionisti aziendali è il Principio della piramide, un metodo che consente di migliorare la chiarezza delle comunicazioni, creato da Barbara Minto, ex consulente di McKinsey. Minto ha dedicato decenni a formare i neoassunti di McKinsey sull’utilizzo di questa tecnica, pubblicando anche il suo lavoro nel suo libro intitolato The Pyramid Principle.
Che cos’è il Principio della piramide?
Il Pyramid Principle si concentra sulla presentazione prima delle conclusioni di livello principale, seguita poi da argomenti, dati e fatti a supporto. Le idee presentate possono essere mappate come una gerarchia, con il livello di dettagli che aumenta man mano che ci si sposta verso la base della piramide.
Perché utilizzare il Principio della piramide nelle tue presentazioni PowerPoint
C’è la tentazione di presentare le idee dal basso verso l’alto. Ciò significa partire presentando tutti i fatti e gli argomenti, terminando con la conclusione. Tuttavia, per vari motivi risulta più efficace presentare prima la conclusione e poi i dettagli:
- Partire da un livello elevato e passare a un livello di dettaglio superiore consente al pubblico di comprendere più facilmente la storia o l’argomento.
- I leader aziendali utilizzano una modalità di pensiero basata su un quadro generale, quindi solitamente preferiscono conoscere subito la soluzione prima di analizzare nel dettaglio i dati alla base.
- Iniziando dalle conclusioni, puoi creare un punto di riferimento ben preciso ed è più difficile perdere il filo della storia.
Parte superiore della piramide: Strutturare l’introduzione
L’introduzione della propria presentazione, tipicamente rappresentata da una diapositiva di riepilogo generale, è la punta della piramide e deve includere la propria principale conclusione o raccomandazione. Creare per prima cosa questo riepilogo generale può aiutare a organizzare correttamente la struttura della propria presentazione.
La diapositiva di riepilogo generale deve includere tre elementi chiave:
- Situazione: partire con una dichiarazione indipendente e incontrovertibile sull’argomento che il lettore può automaticamente comprendere e accettare.
- Complicazione: qual è la sfida o il problema da affrontare? In altre parole, si vuole dare una risposta alla domanda “A chi importa?”
- Risoluzione: Questo è il punto principale che si tenta di stabilire. Qui è possibile anche riepilogare i principali argomenti a supporto, al fine di orientare il pubblico nella direzione stabilita per la presentazione.
Questi elementi rispecchiamo i classici principi dello storytelling, fornendo una struttura che il cervello è già in grado di riconoscere. Questo è un esempio pratico di come potrebbe essere il risultato:
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Situazione |
Per decenni, la Cina è stata considerata la sede della produzione mondiale |
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Complicazione |
Oggi, l’aumento dei costi correlati al lavoro e le difficoltà legate alla catena di approvvigionamento stanno portando le aziende a scegliere nuovi siti produttivi basati in altri paesi asiatici |
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Risoluzione |
Acme Company deve valutare nuovi fornitori in Vietnam, Bangladesh e Malesia come siti di produzione a basso costo alternativi alla Cina |
Il centro della piramide: Organizzazione delle informazioni a supporto
Le informazioni a supporto devono trovarsi al centro della piramide, seguendo l’ordine logico dei principali argomenti. Secondo Minto, ci sono quattro modi per ordinare le proprie idee:
- Deduttivo, ad esempio la presentazione delle premesse di un argomento
- Cronologico, ad esempio con un confronto mese per mese
- Strutturale, ad esempio confrontando performance aziendali in sedi differenti
- Comparativo, o in ordine di importanza
Ogni argomento principale fa nascere la domanda “perché”, a cui si risponde utilizzando dati e fatti a supporto. Ogni livello della piramide deve riepilogare i dettagli che seguono, con i punti presentati a ogni livello raggruppati in categorie coerenti.
Mentre vengono illustrate le informazioni a supporto, ogni diapositiva deve contenere un solo messaggio supportato da un unico titolo azione. È possibile anche strutturare la propria presentazione iniziando dai titoli azione, inserendo man mano i fatti e i dati a supporto.
Combinare il Principio della piramide con il Principio MECE
Il Principio MECE è una strategia per l’organizzazione delle informazioni in modo che siano mutuamente esclusive e collettivamente esaustive (Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive: MECE) e aiutino a rispettare il Principio della piramide. In altre parole, tutti i punti sono affrontati e raggruppati logicamente senza sovrapposizioni.
Esempio di Principio MECE: Prodotti e servizi Microsoft
Vediamo ora una panoramica base dei prodotti e dei servizi Microsoft per comprendere come funziona il Principio MECE. In teoria, tutti i prodotti e servizi rientrano in una delle seguenti sottocategorie: software, PC e dispositivi, servizi cloud o riparazione e manutenzione. È quindi possibile suddividere ulteriormente ciascuna di queste sottocategorie in prodotti o servizi specifici, come Microsoft 365, Microsoft Surface, Xbox e Azure.
Quando si applica il principio MECE al Pyramid Principle, ogni livello della piramide può utilizzare il principio MECE al fine di garantire che informazioni e idee siano raggruppate in modo da poter essere distinguibili e facilmente comprensibili.
Parte inferiore della piramide: Presentazione di dati e fatti
Il Principio della piramide aiuta a orientare la struttura di intere presentazioni, ma gli utenti di PowerPoint possono applicarlo anche a singole diapositive, in particolare quando sono composte da dati e fatti.
All’interno della struttura di una diapositiva, il titolo rappresenta il vertice della piramide e dovrebbe contenere l’aspetto più importante dei dati. Troppo spesso i titoli delle diapositive non riescono a comunicare un messaggio significativo, presentando semplicemente dati isolati senza contesto. Proseguendo lungo la diapositiva verso il centro della piramide, puoi elencare gli argomenti chiave, prima di concludere con i dati come prove a sostegno.
Esempio di Principio della piramide: Diapositiva PowerPoint con la struttura di messaggistica di Minto
Ecco un esempio di come potrebbe apparire una diapositiva PowerPoint costruita secondo il Principio della piramide.
In definitiva, utilizzare il principio della piramide equivale a partire da una visione d’insieme da 3.000 metri di altezza, per poi scendere a livelli sempre più dettagliati. Utilizzando questo principio per presentare le tue conclusioni, mettere in sequenza gli argomenti e supportarli con i fatti consente al tuo pubblico di assimilare meglio il messaggio che desideri trasmettere e a evitare confusione. Inoltre, può aiutare a creare presentazioni più raffinate con meno stress, consentendoti di presentarle con fiducia per ottenere un risultato complessivo migliore.
Applicazione del Principio della piramide alle diapositive basate sui dati
Quando si tratta di diapositive basate sui dati, è importante presentare tali dati in modo che mettano in evidenza l’argomento principale. Gli add-in di PowerPoint come think-cell possono aiutare a creare rapidamente grafici sofisticati e semplici da adattare per enfatizzare i punti dati più importanti.
Ciò non aiuta solo a trasmettere il tuo messaggio in modo più efficace, ma ti consente anche di concentrare le tue energie sul perfezionamento delle tue argomentazioni, invece di dover lottare con i layout delle diapositive. Per provare think-cell puoi scaricare una versione di prova gratuita di 30 giorni e scoprire di persona quanto tempo puoi risparmiare:
Fonti:
Scopri di più:
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