7 fasi per creare fantastiche presentazioni PowerPoint

Le presentazioni PowerPoint non godono di una buona reputazione. Probabilmente ti è capitato di assistere a presentazioni che hanno sollevato più domande di quante ne abbiano chiarite e che hanno confuso il pubblico più di quanto lo abbiano convinto. Ciò è dovuto a un semplice motivo: realizzare ottime presentazioni non è facile. PowerPoint può essere uno strumento potente, ma la qualità di una presentazione dipenderà dalle competenze e dall’approccio della persona che la crea.

Grazie al nostro schema in sette fasi, puoi apprendere facilmente come realizzare presentazioni comprensibili, convincenti e persino piacevoli da guardare. Abbiamo anche incluso alcuni suggerimenti e trucchi che ti aiuteranno a creare una presentazione in grado di raggiungere l’obiettivo desiderato. Abbiamo suddiviso l’intero processo in fasi, ma puoi anche passare direttamente all’aspetto della creazione delle presentazioni che più ti interessa:

• Fase 1: Crea la storia della tua presentazione
• Fase 2: Scrivi i titoli azione
• Fase 3: Utilizza un layout e una formattazione puliti
• Fase 4: Organizza gli elenchi puntati
• Fase 5: Scegli il grafico giusto per il tuo messaggio
• Fase 6: Formatta i tuoi grafici in modo da ottenere il massimo impatto
• Fase 7: Verifica accuratezza e coerenza, quindi verifica di nuovo

Prima di iniziare: Scegli il tipo di presentazione che desideri creare

Prima di iniziare a creare la tua presentazione PowerPoint, devi scegliere che tipo di presentazione stai per realizzare. Non si tratta di un compito impegnativo, ma è importante perché aiuta a garantire che la presentazione creata sia mirata al raggiungimento dell’obiettivo generale che influenzerà contenuto, layout e struttura delle diapositive.

Quattro tipi comuni di presentazione PowerPoint

La maggior parte delle presentazioni PowerPoint rientra in una delle seguenti quattro categorie, che rappresentano una gamma che va da contenuti leggeri a contenuti più impegnativi:

1. Presentazioni di messaggi chiave: Questo tipo di presentazione è solitamente più leggera nei contenuti ed è progettata per raccontare una storia persuasiva. Esempi comuni sono un discorso a una conferenza, un TED talk o un pitch deck.
2. Report ricorrenti: Qualsiasi presentazione creata con cadenza regolare può essere considerata un report ricorrente. Ciò comprende report mensili sulle prestazioni o presentazioni per riunioni di team regolari in cui ciascun membro del team contribuisce con le proprie diapositive. Presentazioni come questa spesso includono più dettagli per documentare risultati, tendenze o attività e spesso hanno un layout fisso con dati che devono essere aggiornati.
3. Approfondimenti e risultati della ricerca: Presentazioni come dati di sondaggi o report sulle tendenze di mercato sintetizzano le informazioni generate da grandi set di dati in conclusioni di alto livello. Qui, l’obiettivo è comunicare i punti chiave della ricerca e presentare conclusioni di impatto al tuo pubblico.
4. Documentazione: Questo tipo di presentazione fornisce riepiloghi dettagliati dei risultati, in genere con molti grafici e commenti limitati. Le presentazioni di documentazione sono spesso realizzate con lo scopo di farle esaminare nei dettagli al pubblico, invece di limitarsi ad assorbire le informazioni così come vengono presentate.

È molto probabile che la specifica presentazione che stai creando includa elementi di più categorie. Può trattarsi di una presentazione ricorrente che include i risultati dell’ultima edizione di un sondaggio periodico. In questo caso, puoi combinare le caratteristiche di entrambi i tipi di presentazione.

Fase 1: Crea la storia della tua presentazione

Tutti i tipi di presentazione devono raccontare una storia. Questa prima fase è fondamentale soprattutto nelle presentazioni incentrate su un messaggio chiave, oppure quando si presentano risultati di ricerche e approfondimenti, ma si applica a tutte le tipologie di presentazione.

Esiste una vasta letteratura sull’arte della narrazione per le aziende e non mancano corsi sull’argomento disponibili sulle piattaforme di formazione online. Qui analizzeremo due aspetti della narrazione che sono particolarmente rilevanti nella creazione di presentazioni PowerPoint efficaci.

Sviluppa il tuo messaggio di alto livello

Se lo scopo della tua presentazione è convincere il tuo pubblico, devi prima stabilire qual è il tuo messaggio di alto livello. Qual è la cosa più importante che desideri che il tuo pubblico sappia dopo la presentazione e che non sapeva prima? Alcuni esempi di messaggi di alto livello possono essere:

• Informazioni: La nostra divisione ha superato del 20% i suoi obiettivi trimestrali di crescita
• Motivazione: La nostra organizzazione ha il potenziale per essere leader di mercato nel nostro settore
• Conclusione: Consigliamo di aprire una nuova filiale nel Regno Unito il prossimo anno

Qualunque sia il tuo messaggio, devi cercare di sintetizzarlo in un’unica frase. Questo ti aiuterà a concentrarti sull’idea base della tua presentazione e a garantire che ogni diapositiva contribuisca al tuo argomento.

Utilizza uno schema strutturale

Una volta definito il messaggio principale, puoi scegliere uno schema che indirizzi la struttura del resto della presentazione.

Un’opzione comune è il Principio della piramide, una strategia che permette di creare comunicazioni aziendali efficaci oggi onnipresente nel mondo delle consulenze. Grazie al Principio della piramide, il messaggio si basa sull’idea più importante, seguita da idee e fatti di supporto. Se la conclusione è che Acme Company dovrebbe entrare in un nuovo mercato, dillo chiaramente. Quindi esamina ciascun argomento a sostegno in ordine di forza relativa.

Un importante corollario a quanto sopra è il Principio MECE, il cui significato è mutuamente esclusivo e collettivamente esaustivo.

Rispetto alla presentazione di una lunga lista di idee, il principio MECE è un modo per raggrupparle per poter prendere in esame tutti i punti rilevanti senza sovrapposizioni. Utilizzare il principio MECE per organizzare e raggruppare le tue idee garantisce un'argomentazione logicamente valida, rendendo le informazioni più facili da assimilare per il tuo pubblico.

Se preferisci, puoi anche scegliere di utilizzare un altro schema strutturale, ma devi sicuramente sceglierne uno. Avere una struttura chiara non solo semplifica la creazione della presentazione, ma fornisce anche un punto di riferimento utile quando si rivede, si apportano modifiche o si aggiorna una presentazione esistente.

Fase 2: Scrivi i titoli azione

Dopo aver deciso che storia vuoi raccontare e come desideri strutturare la tua presentazione PowerPoint, puoi iniziare a creare le tue diapositive.

Una cosa importante da ricordare è che ogni diapositiva deve presentare una sola idea e che questa idea deve essere riassunta in un unico titolo azione. Tutte le informazioni presentate nella diapositiva, inclusi eventuali grafici, devono supportare il titolo azione.

È anche importante evitare di includere elementi visivi o testuali in grado di trasmettere o implicare un messaggio differente o contrastante. Proprio come ogni diapositiva contribuisce al messaggio di primo livello della presentazione, ogni elemento della diapositiva deve contribuire al titolo azione.

Una strategia comune nella creazione di presentazioni consiste nell’iniziare scrivendo i titoli azione per ogni diapositiva, in modo che raccontino una storia completa da soli. Si tratta di un approccio simile a quello seguito quando si inizia a scrivere un articolo o un documento partendo dai titoli dei capitoli. I titoli delle azioni devono essere sufficienti per verificare che la presentazione sia coerente con lo schema strutturale scelto. Se non è chiaro, ciò significa che manca qualcosa, oppure che i titoli delle azioni non sono abbastanza espressivi.

Una volta impostati tutti i titoli, sei pronto per aggiungere i contenuti delle diapositive, come elenchi puntati e grafici.

Fase 3: Utilizza un layout e una formattazione puliti

Esistono varie regole di PowerPoint spesso indicate da una combinazione di numeri, come la regola 5-5-5. Qualunque siano i numeri usati, l’idea alla base di tutto questo è che non dovresti sovraccaricare le tue diapositive con troppi contenuti. Le diapositive non devono contenere troppi elementi differenti né troppe frasi, e le singole frasi non devono essere troppo lunghe.

Che tu segua o meno una regola rigida, quando crei diapositive di una presentazione è fondamentale evitare di sovraccaricarle con informazioni eccessive o elementi che possono creare confusione visiva. Puoi evitare questo problema visualizzando la diapositiva come una tabella, disponendo gli elementi in colonne e righe.

Best practice per i layout delle presentazioni

I layout delle diapositive comunemente utilizzati sono costituiti da due, tre o quattro sezioni, a seconda della natura del contenuto e della rappresentazione visiva desiderata. Altre best practice da tenere presenti includono:

• La regola dei terzi: Posizionare gli elementi a un terzo o due terzi dal bordo della diapositiva, e in particolare nel punto in cui queste linee della griglia si intersecano, è una regola universale che consente di creare diapositive visivamente accattivanti.
• Spazi bianchi: Resisti alla tentazione di inserire troppi elementi nelle diapositive. Lasciare uno spazio bianco sufficiente è essenziale per garantire la leggibilità e per aiutare il pubblico a comprendere il punto principale di ciascuna diapositiva.
• Tipo di presentazione: Le presentazioni dei messaggi chiave avranno un minor numero di contenuti in ciascuna diapositiva rispetto alle presentazioni della documentazione, che includono invece più dettagli.
• Caratteri: Utilizza lo stesso colore e la stessa dimensione dei caratteri per i titoli e il corpo del testo di tutte le diapositive della presentazione, preferibilmente un carattere sans serif come l’Arial, poiché ciò favorisce la leggibilità. La coerenza è la cosa più importante, ma di norma i titoli dovrebbero avere una dimensione compresa tra 20 e 24 punti, mentre il corpo del testo dovrebbe avere una dimensione compresa tra 12 e 18 punti, a seconda della quantità di contenuto presente nelle diapositive.

Conformità del brand

Soprattutto per le presentazioni aziendali create per un pubblico esterno, la conformità al marchio è fondamentale. In qualità di relatore, sei un ambasciatore della tua azienda e la tua presentazione deve rappresentare il tuo datore di lavoro nel miglior modo possibile.

Da un lato, ciò significa creare una presentazione accattivante e convincente e presentarla in modo professionale, ma significa anche garantire che ogni diapositiva sia allineata all’identità aziendale e alle linee guida dello stile visivo del tuo marchio.

Inizialmente, questo è abbastanza semplice, a patto di utilizzare il modello PowerPoint della tua azienda, ma dopo aver apportato diverse modifiche e iterazioni, magari combinando diapositive di diversi collaboratori, è sicuramente opportuno prenderti del tempo per controllare la presentazione finale e verificare che nessun elemento si discosti dal marchio.

Per saperne di più su come garantire la conformità del marchio con think-cell, consulta il nostro manuale utente sulla configurazione di stili personalizzati.

Fase 4: Organizza gli elenchi puntati

Per evitare di annoiare il tuo pubblico, assicurati di non inserire elenchi puntati in ogni diapositiva. Una caratteristica delle presentazioni di successo è che riescono a catturare l’attenzione del pubblico includendo una certa varietà, che può riguardare tanto la struttura delle diapositive quanto gli specifici messaggi del contenuto.

Naturalmente, è molto probabile che la tua presentazione contenga elenchi puntati in alcune diapositive, il che va benissimo. Se usati bene, gli elenchi puntati sono un modo conciso ed efficace di comunicare informazioni chiave. C’è un buon motivo per cui sono una componente fondamentale della maggior parte delle presentazioni PowerPoint, sia quelle buone sia quelle meno riuscite.

Le presentazioni risultano inefficaci quando contengono elenchi puntati troppo lunghi o elenchi con livelli di rientro disordinati, i quali possono confondere e risultare difficili da assimilare per il pubblico. Limita il numero di punti a tre o cinque. In alcuni casi puoi arrivare a un massimo a sette punti, ma di norma, se hai così tante informazioni da comunicare, è meglio suddividerle e usare una diapositiva aggiuntiva. I sette punti dell’elenco sono davvero tutti direttamente correlati al messaggio principale della diapositiva? Come sempre, evita di inserire troppe informazioni in una sola diapositiva e assicurati che tutto il testo supporti il ​​titolo azione.

Un aspetto finale è la struttura e la sintassi dei tuoi punti elenco. La coerenza è fondamentale: se un punto è una frase completa, tutti gli altri punti dovrebbero essere frasi complete. Lo stesso vale per l’utilizzo di frammenti di frase o di singole parole. Ogni punto dell’elenco dovrebbe iniziare con la stessa parte del discorso, che sia un sostantivo, un verbo o un aggettivo. Infine, se utilizzi più livelli di elenchi puntati, assicurati che la gerarchia sia coerente e logica nell’intero elenco.

Fase 5: Scegli il grafico giusto per il tuo messaggio

Non includere mai un grafico solo per il gusto di farlo. Tuttavia la tua presentazione sarà più convincente se puoi fornire prove a supporto dei tuoi messaggi e i grafici sono spesso il modo migliore per presentare prove basate sui dati.

Quindi, se disponi di dati rilevanti per il titolo azione della diapositiva, includi il grafico più adatto ad aiutarti a evidenziare ciò che vuoi comunicare. Say It with charts di Gene Zelazny offre un approccio utile alla scelta del tuo grafico utilizzando tre passaggi:

1. Identificare quale aspetto dei dati sarà evidenziato dal grafico
2. Determinare che cosa si sta confrontando, ad esempio componenti, modifiche nel corso del tempo o correlazione
3. Selezionare il grafico in base al confronto che si sta cercando di fare.

Nella matrice che segue puoi vedere la corrispondenza tra alcuni dei tipi di grafico più comunemente utilizzati e i relativi dati e confronti. Se non hai familiarità con tutti questi elementi, puoi saperne di più nella sezione Introduzione alla creazione di grafici del nostro manuale dell’utente o nelle nostre guide approfondite su come creare un diagramma a cascata in PowerPoint.

Fase 6: Formatta i tuoi grafici in modo da ottenere il massimo impatto

Scegliere il tipo migliore di grafico è una cosa, ma l’efficacia del tuo grafico dipenderà in larga misura non solo dai dati, ma anche dalle scelte di progettazione che farai. Per ottenere il massimo impatto, dovrai formattare e annotare ogni grafico in modo da trasmettere il tuo messaggio e sottolineare ciò che conta di più, evitando confusione e, naturalmente, assicurandoti di rispettare le linee guida visive del tuo marchio. Ciò significa:

• Includere un titolo del grafico che riassuma i dati e si allinei al titolo azione della diapositiva
• Inserire etichette per gli assi x e y con le relative unità di misura
• Utilizzare i colori senza esagerare per evidenziare le conclusioni del grafico, ad esempio con l’impiego di toni tenui, ad eccezione di una barra verticale chiave evidenziata da un colore più vivace
• Aggiungere linee di tendenza e/o annotazioni ai grafici che possono indicare visivamente modelli o tendenze nei dati, ad esempio CAGR
• Visualizzare legende che aiutino il pubblico a comprendere il significato dei diversi colori, simboli o motivi utilizzati nel grafico

Semplificare la formattazione dei grafici con un add-in di PowerPoint

Anche con le migliori intenzioni, in PowerPoint non è sempre facile formattare un grafico esattamente come desideri. A volte devi ricorrere a soluzioni alternative complicate, mentre in altri casi una determinata funzione semplicemente non esiste. Ecco perché molti professionisti utilizzano add-in di PowerPoint per creare più rapidamente presentazioni e grafici di qualità superiore.

Il video mostra quanto è facile aggiungere decorazioni e annotazioni ai grafici utilizzando think-cell:

Grafici dinamici, flussi di processo, annotazioni e caselle di testo consentono di organizzare informazioni complesse in presentazioni visivamente sofisticate, così puoi dedicare meno tempo alla formattazione e più tempo alla creazione di una storia in grado di trasmettere il tuo messaggio.

Cerchi più ispirazione? Visita la nostra pagina del prodotto per un elenco completo di tutte le funzionalità di think-cell.

Fase 7: Verifica accuratezza e coerenza, quindi verifica di nuovo

Se hai seguito con attenzione tutti i passaggi elencati qui e hai creato una presentazione PowerPoint eccellente, con un messaggio principale potente, una struttura efficace e grafici convincenti a supporto del tuo argomento, assicurati di non vanificare tutto affrettando le cose alla fine.

Prenditi il tempo di scorrere la presentazione completata e presta particolare attenzione ai seguenti aspetti:

• I titoli azione sono chiari, privi di errori e non ambigui?
• Gli elementi principali della diapositiva come titoli, caselle di testo e grafici, cambiano posizione man mano che passi da una diapositiva all’altra, o la loro disposizione è coerente?
• Sono presenti elementi segnaposto ancora visibili che avresti dovuto sostituire o eliminare?
• Le cifre menzionate nei titoli e nelle annotazioni corrispondono ai dati visualizzati sui grafici?
• Stai usando simboli e abbreviazioni (ad esempio USD invece di $) in modo coerente in tutta la presentazione?

Formattazioni incoerenti, dati contraddittori o titoli confusi sono un modo sicuro per perdere la fiducia del pubblico. Purtroppo, quando si lavora con una scadenza è facile che si verifichino errori. Ecco perché gli strumenti di produttività che automatizzano le attività di allineamento e revisione sono un ottimo modo per garantire un prodotto finale curato e offrirti la massima tranquillità nella fase più critica del processo di creazione della presentazione.

Un processo che semplifica la creazione e migliora le presentazioni

Creare una presentazione PowerPoint partendo da zero può sembrare un compito arduo. Seguendo i nostri consigli e suddividendo il processo fase dopo fase, puoi semplificarti la vita e avere la certezza di produrre risultati di alta qualità. Questo approccio ti offre un metodo e gli strumenti necessari per creare costantemente presentazioni che lasciano al pubblico una chiara comprensione del tuo messaggio.

Domande frequenti sulla creazione di presentazioni PowerPoint

Ecco un riepilogo di alcune delle domande frequenti più comuni su come creare una presentazione PowerPoint efficace.