Ruolo della visualizzazione dei dati nel processo decisionale aziendale

Secondo il MIT, il cervello può elaborare un'immagine entro 13 millisecondi, evidenziando l'importanza delle informazioni visive che costituiscono il 90% dei dati trasmessi al cervello. Ciò è in linea con uno studio dell’Università del Minnesota, che ha scoperto che il nostro cervello elabora le immagini 60.000 volte più velocemente rispetto all’elaborazione del testo. Nel mondo odierno, dirigenti e manager sono spesso sotto pressione e sono travolti da una quantità infinita di informazioni. Ricevere input concisi e chiari che arrivano al nocciolo della questione li aiuta a navigare nelle operazioni e a concentrarsi su argomenti strategici. In un ambiente frenetico e basato sui dati, la presentazione visiva delle informazioni può catturare efficacemente l’attenzione e coinvolgere i decision maker.

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La visualizzazione dei dati è uno strumento di comunicazione e un modo per fornire le informazioni necessarie per supportare e favorire il processo decisionale. Se utilizzato correttamente, può accelerare la comunicazione attraverso una distribuzione più rapida dei dati, riducendo il tempo e l’impegno necessari per assimilare i contenuti rispetto ai testi memo. È un processo che implica anche molto di più della semplice conversione dei dati in immagini. Per utilizzare un esempio reale, troviamo somiglianze con la fornitura di cibo/alimentazione sana.

Scegliere gli ingredienti giusti

Per fare in modo che un pasto offra i massimi benefici, dovrebbe essere adattato alle esigenze della persona che lo consuma. Gli alimenti per bambini, adolescenti e adulti, ad esempio, dovrebbero essere scelti in modo da garantire il giusto equilibrio nutrizionale, in linea con le loro condizioni individuali.

Questo concetto è applicabile anche alla comunicazione delle esigenze negli ecosistemi aziendali. I responsabili di catena di approvvigionamento, strategie, R&D, finanza, risorse umane e IT necessitano di diversi tipi di informazioni. Considera lo scenario in cui condividi gli aggiornamenti del progetto: il tuo collega potrebbe richiedere approfondimenti tecnici, il tuo supervisore ha bisogno di una panoramica e un incontro casuale con l’Amministratore delegato richiede una presentazione concisa. Comprendere queste diverse esigenze informative garantisce che ciascun tipo di pubblico riceva il messaggio giusto, proprio come servire un pasto personalizzato. Eliminando i dettagli non necessari e concentrandoti sulla pertinenza, ottimizzi l'impatto della tua comunicazione, favorendo un ambiente aziendale ben informato e produttivo.

Differenti ma simili

Indipendentemente da cosa le persone dovrebbero mangiare esattamente, quando si tratta del loro cibo ci sono comunque elementi comuni. Caratteristiche come qualità, valore nutrizionale, processo di cottura (non troppo cotto e non servito crudo, a meno che non sia specificato nella ricetta), tempistiche e porzioni.

Allo stesso modo, indipendentemente dal dipartimento in cui lavori o dalla funzione che supporti, le informazioni fornite devono essere aggiornate e affidabili (freschezza e qualità), preziose (valore nutrizionale), preparate in modo facile da comprendere (cotto correttamente in modo che sia digeribile), consegnato nei tempi giusti e con la giusta porzione (boccone).

L’importanza delle tempistiche

Lasciare le persone affamate in nome di un’alimentazione sana tende a renderle nervose. Non sorprende quindi che i dirigenti si sentano a disagio nell’attendere input fino all’ultimo minuto. Per gestire questa sfida, puoi fornire le informazioni in batch: servire set di piccole dimensioni mentre prepari la portata principale. Ad esempio, all'inizio del mese, fornire prima l'aggiornamento sul volume totale di vendite, quindi, nell'iterazione successiva, fornire maggiori dettagli o suddivisioni, se pertinenti (suddivisi per brand, territorio, ecc.). Adottando un approccio basato su "alimentare con un cucchiaio" alla diffusione delle informazioni, è possibile garantire che le parti interessate ricevano le informazioni necessarie in modo comprensibile. Proprio come non si servirebbe un banchetto di più portate tutto in una volta, offrire informazioni in modo incrementale aiuta i destinatari ad assimilare e apprezzare il contenuto senza sentirsi sopraffatti. Come uno chef esperto, puoi valutare quando presentare nuovi "piatti" basati sui dati, allineandoti alla disponibilità dei destinatari ad assimilare e applicare le informazioni in modo efficace. Questo approccio strategico e ponderato favorisce il coinvolgimento e la ricettività del pubblico, rendendo il processo di comunicazione più fluido ed efficace.

Sii chiaro e concorda scadenze realistiche, specificando quali informazioni saranno disponibili ed entro quando. Quando un decision maker conosce le tempistiche relative alla disponibilità di input e informazioni, può pianificare attività e azioni di conseguenza. La definizione di un programma fattibile si ottiene meglio attraverso il dialogo, quindi la trasparenza è un elemento apprezzato da entrambe le parti.

Essere flessibili

Un buon nutrizionista considera non solo le esigenze dell’individuo ma anche le circostanze della vita reale e adatta di conseguenza il menu proposto. Il pasto servito sarà influenzato dagli ingredienti disponibili e ottenibili, della quantità di tempo a disposizione per la preparare del pasto e da quando la persona dovrebbe effettivamente mangiare.

Questo è il motivo per cui quando si progettano i report è necessario considerare:

• Disponibilità dei dati e in quali formati esistono
• Come possono essere ottenuti dati/input (il team ha accesso rilevante, ci sono costi incrementali (licenza, abbonamento, formazione per utilizzare il software), sono richieste autorizzazioni specifiche)
• Il tempo necessario a convertire i dati in un output visivo adeguato.

Riconoscendo l’importanza dell’adattamento alle circostanze della vita reale e facendo scelte tempestive, un nutrizionista e un leader aziendale condividono l’obiettivo comune: la massimizzazione dei benefici. Mentre un nutrizionista prepara attentamente un pasto per soddisfare le esigenze e i vincoli del singolo individuo, un leader aziendale deve considerare le risorse disponibili e le richieste del mercato per cogliere le opportunità ed evitare risultati sfavorevoli.

Strumenti che aiutano

La tecnologia può essere di grande aiuto durante l'intero processo, dall'acquisizione e compilazione delle informazioni, alla loro conversione in output adeguati e alla relativa presentazione. In questo caso è importante che l'utente consideri:

Il concetto di “self-service”

Ciò vale per i casi in cui la persona preferisce analizzare i risultati autonomamente, in linea con le proprie esigenze specifiche. Il tuo ruolo è garantire la disponibilità di:

• Informazioni valide. Immagina un responsabile marketing che deve valutare il successo di diverse campagne pubblicitarie. Se i dati forniti sono imprecisi o obsoleti, il responsabile potrebbe prendere decisioni critiche basate su intuizioni errate, portando a un’assegnazione inefficace delle risorse e a opportunità mancate.
• Uno strumento flessibile. Pensa a un team di vendita che lavora su un portafoglio diversificato di prodotti e regioni. Uno strumento di reporting rigido che non consente diverse visualizzazioni di dati o la personalizzazione delle metriche può ostacolare la capacità di analizzare le prestazioni in modo efficace.

Opzione “menu fisso”

Ciò si verifica nei casi in cui il decision maker preferisce affidarsi a strutture predefinite. Il tuo ruolo è definire quelle strutture fisse, rispettando anche lo scopo per l'utente. Fornendo una spiegazione completa delle strutture predefinite, i contenuti diventano più accessibili e consentono agli utenti di prendere decisioni informate sulla base delle informazioni presentate.

Gran finale: il servizio

Il lavoro e l’impegno investiti nella definizione dei contenuti e nell'analisi delle informazioni rischiano di perdere valore se il risultato non è di facile comprensione. Preferiresti mangiare da un piatto sporco o da uno pulito? La disposizione e l’armonia degli elementi serviti sono importanti? Se la presentazione sembra accattivante, si innesca la voglia di approfondire e godersi il contenuto. Pertanto, gli elementi visivi che utilizzi dovrebbero:

• Attrarre il pubblico
• Essere chiari e semplici da comprendere
• Essere facili da consultare

Il sovraccarico di informazioni può essere evitato applicando l’approccio “meno è di più” e il Principio della piramide. Il concetto "meno è di più" enfatizza il valore della semplicità e del minimalismo nella comunicazione. Anziché travolgere il pubblico con troppi dati o contenuti lunghi, questo approccio si concentra sulla sintesi delle informazioni nei suoi elementi più essenziali. Il Principio della piramide, introdotto da Barbara Minto, prevede la strutturazione delle informazioni in una gerarchia piramidale. I punti o le conclusioni più critici sono presentati in primo piano nella parte superiore della piramide, seguiti da evidenze a sostegno e dettagli disposti in ordine di importanza decrescente. Tutti i componenti inclusi nell'output (ad esempio colori, sfumature, motivi, caratteri, dimensione dei caratteri) fanno parte della tua narrazione. Verifica che non disorientino il lettore.

Adotta il punto di vista del lettore: considera la scala per evitare confusione. Se è necessario ingrandire un particolare segmento, agevola la lettura applicando strumenti opportuni (ad es. annotazioni, etichette dati).

Alcune aziende utilizzano un set standardizzato di colori e caratteri in tutta l'organizzazione e questo fa parte della loro identità visiva. Se nella tua organizzazione o presso il cliente per cui lavori esiste una pratica simile, ma desideri applicare altre opzioni, è preferibile verificare prima di deviare dagli standard stabiliti internamente.

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