L’importanza della visualizzazione dei dati per le decisioni aziendali

La visualizzazione dei dati è uno strumento importante per le aziende perché accelera il processo decisionale. Decisioni più rapide significano risultati più rapidi, e uno studio del MIT ha scoperto che il nostro cervello è in grado di elaborare immagini viste anche solo per 13 millisecondi. Le decisioni non devono essere prese così in fretta, ma se le aziende riescono ad assimilare più rapidamente le informazioni essenziali, hanno più tempo per concentrarsi sulla valutazione delle opzioni e trarre le conclusioni giuste.

Creare una visualizzazione dei dati per supportare il processo decisionale significa fare molto più che trasformare una tabella in un grafico a colonne. È importante selezionare i dati giusti, scegliere il tipo di grafico più adatto, eliminare eventuali distrazioni e presentare la visualizzazione in modo da indirizzare l’attenzione dei decisori su ciò che conta di più. Grafici costruiti male possono creare confusione e portare a decisioni aziendali sbagliate.

Questo articolo ha tre obiettivi principali:

• Mostrare i principali vantaggi della visualizzazione dei dati per le aziende
• Presentare esempi di come diverse visualizzazioni dei dati possono supportare diversi scenari aziendali
• Fornire una guida in cinque passaggi per creare visualizzazioni dei dati efficaci

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I vantaggi della visualizzazione dei dati in azienda

Una buona visualizzazione dei dati rende più facile comprendere la storia dietro un set di dati. Il grafico seguente mostra come funziona, usando una freccia di differenza per evidenziare il dato più rilevante e costruire la narrazione.

Anche per un semplice grafico a colonne con appena otto dati distinti, cercare di descrivere i dati senza una visualizzazione richiederebbe alcuni paragrafi e comunque non riuscirebbe a comunicare gli insight con la stessa chiarezza. Puoi espandere il testo qui sotto per vedere quanto questo effetto possa essere estremo.

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I vantaggi della visualizzazione dei dati sono quasi universali: una comunicazione chiara e uno storytelling efficace hanno un ruolo importante nell’istruzione, nel giornalismo o nell’intrattenimento. Ma nel mondo aziendale la chiarezza conta più che altrove. In azienda, la chiarezza è denaro. Senza chiarezza, le aziende incontrano attriti nel processo decisionale, con un calo della produttività e un impatto negativo sui ricavi.

Vediamo cinque vantaggi chiave che spiegano perché la visualizzazione dei dati è così importante per le decisioni aziendali.

Focus: individuare leve potenti attraverso l’analisi dei dati

Parte della creazione di una visualizzazione dei dati consiste nel decidere quali dati mettere in evidenza e quale storia raccontare. Questo processo aiuta a individuare schemi, tendenze e le leve più incisive, che non sarebbero necessariamente visibili in una tabella. Quando metti in risalto ciò che conta nella tua visualizzazione dei dati, hai una narrazione chiara e un percorso diretto verso una decisione di impatto.

Trasparenza: comunicare le ragioni alla base delle decisioni aziendali

Visualizzazioni ben costruite creano una lettura inequivocabile dei dati e dell’argomentazione che vuoi sostenere. Questo aiuta tutti a comprendere le ragioni alla base delle decisioni aziendali, rafforzando il consenso tra i team. Le migliori visualizzazioni dei dati possono essere comprese facilmente senza bisogno di un relatore, quindi possono essere condivise in azienda e servire come documentazione trasparente del processo decisionale.

Produttività: massimizzare l’impatto del lavoro di tutti

Più una visualizzazione dei dati è efficace, più i team lavorano in modo efficiente, perché il tempo di tutti viene usato in modo produttivo. Il lavoro di un analista ha un impatto maggiore se i suoi risultati sono presentati bene e contribuiscono alle decisioni aziendali. E il tempo di un executive viene impiegato in modo più produttivo se può acquisire rapidamente i fatti rilevanti e concentrarsi sul processo decisionale.

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Velocità: prendere più rapidamente decisioni aziendali importanti

Non tutte le decisioni aziendali possono essere prese rapidamente. E non dovrebbero esserlo. Analizzare più scenari, bilanciare interessi diversi e prevedere i possibili risultati è essenziale per prendere decisioni informate che aiutino un’azienda ad avere successo. Prendere decisioni complesse può richiedere tempo, ma c’è un aspetto che puoi sempre semplificare. Usando visualizzazioni dei dati efficaci per comunicare gli insight, elimini un collo di bottiglia e acceleri l’intero processo decisionale.

Cultura: prendere più decisioni basate sui dati

In poche parole, le aziende con una cultura della visualizzazione dei dati baseranno più decisioni sui dati. Questo significa che più decisioni avranno buone probabilità di far crescere il business. Se la storia dietro un set di dati non è chiara o richiede troppo tempo per essere compresa, i decisori agiranno spesso in base all’intuizione, anziché alle evidenze. E questo significa che le loro decisioni non porteranno sempre ai migliori risultati possibili per l’azienda.

Esempi di visualizzazione dei dati per le decisioni aziendali

Questa sezione esamina cinque esempi di tipi specifici di visualizzazione dei dati e mostra come possono essere usati per guidare il processo decisionale in diversi scenari aziendali.

Grafici Mekko per visualizzare i dati sulla quota di ricavi

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Grafici a torta per visualizzazioni dei dati facili da comprendere

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Grafici a colonne e a barre per visualizzare report aziendali

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Grafici a cascata per raccontare una storia con la visualizzazione dei dati

I grafici a cascata possono supportare le decisioni aziendali illustrando in che modo ciascun fattore contribuisce al risultato finale. I grafici a cascata non sono familiari a tutti e non sono facili da creare in PowerPoint, ma la loro capacità unica di raccontare una storia li rende uno strumento fondamentale per il processo decisionale in diversi contesti aziendali e settori.

Grafici di Gantt per visualizzare le timeline di progetto

A differenza di altri grafici che visualizzano dati aziendali come ricavi, vendite o quote di mercato, i grafici di Gantt vengono usati per mostrare le timeline di progetto. Ma non sono meno importanti per guidare le decisioni aziendali. Una timeline chiara è indispensabile per qualsiasi project manager che debba definire le priorità, comunicare le decisioni in modo trasparente e responsabilizzare gli stakeholder.

PowerPoint ed Excel non offrono grafici di Gantt basati sui dati, ed è per questo che molti project manager lavorano con una soluzione come think-cell. Puoi scaricare una prova gratuita per provare i grafici di Gantt di think-cell per le tue timeline di progetto.

5 passaggi per visualizzare efficacemente i dati aziendali

Questa sezione si concentra su come creare una visualizzazione dei dati efficace all’interno di una presentazione aziendale. Per uno sguardo all’intero processo, puoi leggere anche il nostro articolo su come creare un’ottima presentazione PowerPoint.

La creazione di una visualizzazione dei dati efficace può essere suddivisa in cinque passaggi.

• Comprendere il tuo pubblico e le sue esigenze
• Fornire dati rilevanti al momento giusto
• Adattarsi alle sfide pratiche del lavoro con i dati
• Usare la struttura giusta per la tua visualizzazione
• Presentare la tua visualizzazione per guidare le decisioni

Passaggio 1: comprendere il tuo pubblico e le sue esigenze

Che tu stia presentando la tua visualizzazione a qualcuno della supply chain, della strategia, dell’R&D, delle HR, dell’IT o persino al tuo CFO, considera sempre quanto contesto serve per capire la tua storia e quali dettagli superflui puoi eliminare.

In generale, è meglio essere concisi, ma alcuni pubblici possono apprezzare un po’ di contesto aggiuntivo a supporto dei punti chiave. Allo stesso modo, più dettagli tecnici potrebbero aiutarti ad aumentare la tua credibilità e conquistare la fiducia di alcuni pubblici, mentre i decisori saranno più concentrati sul risultato finale.

Comprendere il tuo pubblico ti aiuterà a costruire narrazioni coerenti e argomentazioni convincenti. Concentrandoti sulla rilevanza, massimizzi l’impatto delle tue visualizzazioni dei dati e aumenti le possibilità di arrivare a decisioni aziendali positive.

Passaggio 2: fornire dati rilevanti al momento giusto

Una cosa che accomuna tutti i decisori aziendali è il valore che attribuiscono al proprio tempo. Se il tuo CEO ti concede mezz’ora per presentare, dovrai rispettare il suo tempo condividendo visualizzazioni chiare e pertinenti rispetto alle decisioni che sta affrontando in quel momento.

Concentrarsi su ciò che è più rilevante non è sempre facile quando si lavora su questioni complesse con molteplici fattori di influenza. Un approccio consiste nel suddividere la storia in blocchi più piccoli e gestibili. Se un blocco non contribuisce con un messaggio di valore, probabilmente non è necessario creare una visualizzazione dei dati per esso.

Pensa anche al tempismo. Ad esempio, potrebbe avere senso fornire una panoramica delle vendite totali all’inizio del trimestre e analisi più dettagliate per brand, categoria o territorio in un secondo momento. Riflettere sulle decisioni che vuoi supportare può aiutarti a capire quali dati sono più rilevanti e quando.

Un approccio strategico renderà il processo di comunicazione più fluido e le tue visualizzazioni più efficaci. Fai sapere ai decisori cosa aspettarsi dalla tua presentazione, compresi i dati che condividerai. In questo modo creerai un contesto ricettivo e produttivo, orientato a decisioni migliori.

Passaggio 3: adattarsi alle sfide pratiche del lavoro con i dati

Prima di scegliere quale tipo di grafico usare per comunicare il tuo messaggio nel modo più efficace, ci sono alcuni aspetti pratici della preparazione dei dati da considerare:

• Disponibilità: Quali dati rilevanti esistono e in quali formati sono disponibili?
• Accessibilità: Come si possono ottenere i dati? Il team dispone degli accessi necessari e ci sono costi aggiuntivi legati a licenze, abbonamenti o formazione per usare il software? Sono necessarie autorizzazioni specifiche?
• Vincoli di tempo: Quanto tempo servirà per raccogliere i dati, pulirli e convertirli in una visualizzazione significativa.

Adattandoti alle circostanze reali e facendo scelte pragmatiche, puoi evitare frustrazioni e assicurarti di sapere fin dall’inizio con che tipo di dati lavorerai. Una volta risolti gli aspetti pratici, avrai più tempo per concentrarti sulla preparazione di una visualizzazione che rappresenti i tuoi dati nel miglior modo possibile.

Passaggio 4: usare la struttura giusta per la tua visualizzazione

La tecnologia può essere di grande aiuto durante l’intero processo: dall’individuazione e compilazione dei dati, alla loro conversione in una visualizzazione adeguata e alla presentazione. Quando scegli gli strumenti giusti, dovresti considerare se il pubblico interagirà direttamente con le tue visualizzazioni o le fruirà come parte di una presentazione.

Dashboard di dati per visualizzazioni self-service

Quando il pubblico preferisce lavorare direttamente con i dati, filtrandoli e adattandoli in base alle proprie esigenze specifiche, la tua visualizzazione dei dati dovrebbe soddisfare due criteri principali:

• Informazioni valide: Immagina un responsabile marketing che deve valutare il successo di diverse campagne pubblicitarie. Se i dati forniti sono imprecisi o obsoleti, potrebbe prendere decisioni cruciali basate su insight errati, con un’allocazione inefficace delle risorse e opportunità mancate.
• Uno strumento flessibile: Pensa a un team di vendita che lavora su un portafoglio diversificato di prodotti e regioni. Uno strumento di reporting rigido, che non consente diverse viste dei dati o la personalizzazione delle metriche, può ostacolare la capacità di analizzare le performance in modo efficace.

Presentazioni ad hoc per il data storytelling

Spesso il tuo ruolo sarà analizzare i dati e presentarli al decisore insieme alle tue raccomandazioni. È qui che serve una presentazione PowerPoint ad hoc con una narrazione chiara. Crei la storia e costruisci la presentazione, usando le visualizzazioni giuste per sostenere la tua argomentazione e fornendo tutti gli insight necessari per prendere una decisione informata.

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Se vuoi saperne di più sulla creazione di dashboard e presentazioni ad hoc da set di dati complessi, puoi leggere il nostro articolo del blog su come creare visualizzazioni dei dati da tabelle pivot.

Passaggio 5: presentare la visualizzazione per guidare le decisioni

Una volta individuati il tuo pubblico, i dati con cui lavorare e la struttura migliore per condividerli, l’ultimo passaggio consiste nel presentare la visualizzazione dei dati in modo da orientare le decisioni.

Tutto il lavoro e l’impegno investiti nell’analisi dei dati saranno inutili se non li comunichi in modo efficace. La visualizzazione dei dati è un argomento che potrebbe riempire interi corsi di laurea, ma ecco alcuni punti chiave da considerare, particolarmente rilevanti quando si visualizzano dati in un contesto aziendale.

• Condividi dati accurati: Il modo più rapido per bruciare all’istante la tua credibilità è condividere dati imprecisi o incoerenti. Assicurati che i dati siano aggiornati e non si contraddicano. Idealmente, la visualizzazione dovrebbe essere sempre collegata alla fonte dati, così da essere sempre corretta anche se i dati cambiano.
• Evita il sovraccarico di informazioni: Applica l’approccio “less is more” e il principio della piramide. Semplicità e minimalismo sono l’essenza di una comunicazione chiara. Invece di sommergere il pubblico con dati eccessivi o contenuti troppo lunghi, concentrati sul ridurre le informazioni ai loro elementi più importanti.
• Concentrati sul tuo messaggio: Interiorizza il messaggio principale di una visualizzazione ed elimina le informazioni non necessarie. Non nascondere dettagli importanti, ma se la media globale distrae da ciò che stai cercando di dire, rimuovila.
• Metti in evidenza ciò che conta: Usa i colori in modo selettivo per evidenziare una colonna o un punto dati specifico su cui vuoi attirare l’attenzione. Se scegli di mettere in evidenza qualcosa, portalo fino in fondo e rendilo il messaggio principale della tua visualizzazione. Non selezionare una colonna per poi concentrare le annotazioni su qualcosa di non correlato.
• Fornisci contesto: Aggiungi frecce di differenza, etichette dati e annotazioni dove sono utili. Non sovraccaricare il grafico, ma condividi con il pubblico un contesto prezioso per aiutarlo a orientare le decisioni.
• Cura ancora di più i dettagli: Se il grafico presenta formati numerici o allineamenti incoerenti, distoglie l’attenzione da ciò che stai cercando di dire. Massimizzi la credibilità del tuo messaggio se i grafici hanno un aspetto professionale.
• Rimani coerente con il brand: Se la tua azienda usa un set standardizzato di colori e font, è una parte fondamentale della sua identità visiva: rispettalo. Anche nelle presentazioni aziendali interne rappresenti la tua azienda e fai un’impressione professionale seguendo le linee guida e attenendoti ai template.

Guida le decisioni aziendali con le visualizzazioni dei dati di think-cell

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