Função da visualização dos dados na tomada de decisão de negócios

De acordo com o MIT, o cérebro pode processar uma imagem em até 13 milissegundos, destacando a significância das informações visuais, que constituem 90% dos dados transmitidos para o cérebro. Isso se alinha com um estudo da Universidade de Minesota, que descobriu que nossos cérebros processam os elementos visuais 60.000 vezes mais rápido do que o texto. No mundo atual, os executivos e os gerentes estão, normalmente, pressionados pelo tempo e inundados com informações. Receber informações concisas e claras que vão direto ao cerne do problema os ajuda a navegar nas operações e a se concentrarem em tópicos estratégicos. Em um ambiente de ritmo rápido e impulsionado por dados, apresentar as informações visualmente pode capturar, com eficácia, a atenção e envolver os tomadores de decisões.

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A visualização de dados é uma ferramenta de comunicação e uma forma de fornecer as informações necessárias para apoiar e capacitar a tomada de decisão. Quando bem usada, pode acelerar a comunicação por meio da entrega mais rápida dos dados, reduzindo o tempo e o esforço necessários para digerir o conteúdo, em comparação com memorandos de texto. Também é um processo que envolve muito mais do que apenas converter os dados em elementos visuais. Para usar uma ilustração da vida real, vamos encontrar semelhanças com o fornecimento de alimentação saudável.

Escolher os ingredientes certos

Para que uma refeição forneça o máximo em benefícios, ela deverá ser adaptada às necessidades da pessoa que consome a refeição. Os elementos de alimentos para crianças começando a andar, adolescentes e adultos, por exemplo, devem ser escolhidos de forma que garanta o equilíbrio nutricional correto, de acordo com suas condições individuais.

Esse conceito também é aplicável para comunicar as necessidades no mundo dos negócios. Diretores de cadeia de suprimentos, estratégia, P&D, finanças, RH e TI precisam de diferentes tipos de informações. Considere o cenário em que você compartilha atualizações do projeto: seu colega pode precisar de dados técnicos, seu supervisor precisa de uma visão geral e uma reunião de alterações com o CEO precisa de um discurso conciso. O entendimento dessas informações diversas precisa garantir que cada público receba a mensagem certa, relacionada a servir uma refeição personalizada. Ao eliminar detalhes desnecessários e se concentrar na relevância, você otimiza o impacto de sua comunicação, fomentando um ambiente de negócios bem informado e produtivo.

Diferente, mas o mesmo

Independentemente do que, exatamente, os indivíduos devem comer, há características comuns nos alimentos deles. Características, como qualidade, valor nutricional, processo de cozimento (não cozido demais e não servido cru, a menos que seja o que a receita especifica), momento e porção para servir.

De forma semelhante, independentemente do departamento em que você trabalha ou da função que você apoia, as informações que você fornecer deverão ser atualizadas e confiáveis (recentes e de qualidade), valiosas (valor nutricional), preparadas de forma que seja fácil de entender (cosido adequadamente para que seja digerível), entregue na hora certa e com a poção correta (tamanho da mordida).

O momento importa

Manter as pessoas com fome em nome da alimentação saudável os deixa nervosos. Não é surpresa que os executivos ficam desconfortáveis por eseprar pelos dados até o último minuto. Para gerenciar esse desafio, você pode fornecer as informações em lotes: sirva porções pequenas, enquanto trabalha no prato principal. Por exemplo, no início do mês, primeiro forneça a atualização sobre o volume total vendido e, depois, na próxima iteração, forneça mais detalhes ou divisões, conforme relevante (dividido por marca, por território, etc.). Ao adotar uma abordagem "alimentação por colher" para a disseminação das informações, você pode garantir que as partes interessadas recebam os dados necessários, de maneira digerível. Da mesma forma que não serviríamos um banquete de vários pratos todos de uma vez, oferecer informações ajuda, de forma incremental, os destinatários a absorver e valorizar o conteúdo, sem se sentirem sobrecarregados. Como um chef habilidoso, você pode calcular quando apresentar novos "pratos" de dados, alinhando-se com a prontidão dos destinatários para consumir e aplicar as informações de forma eficaz. Essa abordagem estratégica e cuidadosa fomenta um público mais envolvido e mais receptivo, tornando o processo de comunicação mais fácil e mais eficaz.

Esteja aberto e concorde com prazos realistas, especificando quais informações estarão disponíveis e quando. Quando um tomador de decisão sabe do prazo para a disponibilidade dos dados e das informações, ele/ela pode planejar as atividades e as ações de acordo. Definir um cronograma factível é mais fácil por meio do diálogo, portanto, a transparência é bem-vinda para as duas partes.

Seja flexível

Um bom nutricionista considera, não apenas as necessidades do indivíduo, mas também as circunstâncias da vida real em jogo e adapta o menu de acordo. A refeição servida será afetada pelos ingredientes que estão disponíveis e que podem ser conseguidos, pelo tempo que a pessoa tem para preparar a refeição e por quando a pessoa deverá, realmente, comer.

Isso ocorre, pois ao criar relatórios, você deverá considerar:

• os dados disponíveis e em que formatos eles existem
• como os dados/as informações podem ser obtidos (a equipe tem acesso relevante, há custos incrementais (licença, assinatura, treinamento para usar o software), é necessário ter autorizações específicas?
• o tempo necessário para converter os dados em um resultado visual.

Ao reconhecer a importância de se adaptar às circunstâncias da vida real e de se fazer escolhas no momento certo, um nutricionista e um líder de negócios compartilham a meta comum de maximizar os benefícios. Da mesma forma que um nutricionista monta, cuidadosamente, uma refeição para se adequar às necessidades e restrições do indivíduo, um líder de negócios deve considerar os recursos disponíveis e as demandas do mercado para aproveitar as oportunidades e evitar resultados desfavoráveis.

Utensílios de cozinha

A tecnologia pode ser de grande ajuda em todo o processo, da aquisição e compilação das informações, à conversão delas em resultados adequados e sua apresentação. Aqui, é relevante para o usuário considerar:

O conceito de “autosserviço”

Isso ocorre para os casos em que a pessoa prefere explorar o resultado sozinho, de acordo com necessidades específicas. Sua função é garantir a disponibilidade de

• Informações válidas: Imagine um gerente de marketing que precisa avaliar o sucesso de diferentes campanhas de publicidade. Se os dados fornecidos forem imprecisos ou desatualizados, o gerente poderá tomar decisões críticas com base em dados falhos, levando à alocação ineficaz de recursos e a oportunidades ausentes.
• Uma ferramenta flexível: Considere uma equipe de vendas que trabalha em um portfólio diverso de produtos e de regiões. Uma ferramenta de relatórios rígida que não pode acomodar diferentes visualizações de dados ou personalizar métricas pode prejudicar sua capacidade de analisar o desempenho de forma eficaz.

A opção “menu definido”

Essa opção é usada para casos em que o tomador de decisão favorece estruturas predefinidas. Sua função é definir as estruturas já existentes, respeitando, também a finalidade para o usuário. Ao fornecer uma explicação abrangente das estruturas predefinidas, o conteúdo se torna mais acessível e capacita os usuários a tomar decisões informadas com base nos dados apresentados.

Grand finale - servir

O trabalho e o esforço investidos na definição do conteúdo e na análise das informações estão em risco de perder seu valor, se o resultado não for fácil de entender. Você prefere comer em um prato bagunçado ou em um prato arrumado? O layout e a harmonia entre os elementos servidos importa? Se a apresentação parecer atraente, ela acionará o impulso de buscar mais detalhes e desfrutar o conteúdo. Assim, os elementos visuais que você inclui deveriam:

• atrair o leitor
• ser claros e simples de entender
• ser fáceis de navegar

A sobrecarga de informações pode ser evitada, aplicando-se a abordagem de “menos é mais” e o princípio da pirâmide. O conceito "menos é mais" enfatiza o valor da simplicidade e do minimalismo na comunicação. Em vez de sobrecarregar o público com dados excessivos ou conteúdo longo, essa abordagem se concentra em destilar as informações em seus elementos mais essenciais. O princípio da pirâmide, introduzido por Barbara Minto, envolve estruturar as informações em uma hierarquia em forma de pirâmide. Os pontos ou conclusões mais críticos são apresentados logo de início, no topo da pirâmide, seguidos por evidência de suporte e os detalhes organizados em ordem descendente de importância. Todos os componentes incluídos no resultado (por exemplo, cores, sombreamento, padrões, fontes, tamanho da fonte) fazem parte de seu storytelling. Certifique-se de que não estejam enganando o leitor.

Pegue a perspectiva do leitor, considere a escala para evitar confusão. Se você precisar ampliar um segmento específico, facilite para o leitor, aplicando auxiliares específicos (por exemplo, anotações, rótulos de dados).

Algumas empresas usam um conjunto padronizado de cores e de fontes em toda a organização e isso faz parte de sua identidade visual. Se existir uma prática semelhante na sua organização ou com o cliente para quem você está trabalhando, mas você gostaria de aplicar outras opções, verifique melhor, antes de desviar dos padrões definidos internamente.

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Oferecemos webinars que abrangem tópicos de apresentação populares e demonstram como o think-cell pode ajudar a causar impacto na equipe.

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