優れたPowerPointプレゼンテーションを作成する7つのステップ

PowerPointプレゼンテーションは評判が良くありません。回答を示すどころか、かえって疑問ばかりが増え、聞き手を納得させるどころか混乱させてしまうプレゼンテーションを、これまでに経験したことがあるでしょう。それには単純な理由があります。素晴らしいプレゼンテーションを作成するのは簡単ではないからです。PowerPointは強力なツールですが、プレゼンテーションの質は、作成者のスキルとアプローチによって決まります。

当社の7ステップのフレームワークを活用すれば、聞き手が理解し、納得し、さらには見て楽しめるプレゼンテーションを簡単に作成できるようになります。また、目的を達成するプレゼンテーションを作成するヒントとトリックもいくつか紹介します。プロセス全体を段階的に説明しましたが、プレゼンテーション作成の最も興味のある部分に直接進むこともできます。

• ステップ 1：プレゼンテーションのストーリーを構築する
• ステップ 2：アクションタイトルを書く
• ステップ 3：クリーンなレイアウトとフォーマットを使用する
• ステップ 4：箇条書きにまとめる
• ステップ 5：メッセージに適したグラフを選択する
• ステップ 6：グラフのフォーマットを調整して最大限のインパクトを実現する
• ステップ 7：正確性と一貫性を確認し、再度確認する

始める前に：作成するプレゼンテーションのタイプを決定する

PowerPointプレゼンテーションを始める前に、どのタイプのプレゼンテーションを行うかを決定する必要があります。この作業自体は決して難しくありませんが、作成するプレゼンテーションが全体的な目標を達成するように調整され、スライドのコンテンツ、レイアウト、構造に影響を与えるため、重要なタスクです。

4種類の一般的なPowerPointプレゼンテーション

ほとんどのPowerPointプレゼンテーションは、コンテンツ量の少ないものから多いものまで、次の4つのカテゴリのいずれかに分類されます。

1. 主要メッセージのプレゼンテーション：通常、このタイプのプレゼンテーションは、コンテンツ量がより少なく、説得力のあるストーリーを伝えるように設計されています。一般的な例としては、会議でのスピーチ、TEDトーク、ピッチ資料などがあります。
2. 定期レポート：定期的に作成されるプレゼンテーションは、定期レポートと見なすことができます。これには、各チームメンバーがスライドを投稿する定期的なチームミーティングのための月次パフォーマンスレポート、またはプレゼンテーションが含まれます。このようなプレゼンテーションには、結果、傾向、アクティビティを文書化する詳細情報が含まれることが多く、更新が必要なデータを含む、固定レイアウトになっていることがよくあります。
3. インサイトと調査結果：調査データや市場トレンド報告は、大きなデータセットから情報を引きだし、全体的な結論へとつなげます。ここでの目的は、調査から得られた重要なポイントを伝え、影響力のある結論を聞き手に提示することです。
4. ドキュメンテーション：この種類のプレゼンテーションは、観察結果の詳細なサマリーを提供し、グラフが多く、解説は最小限にとどめられる傾向があります。文書プレゼンテーションは、単に提示された情報を吸収するのではなく、聴衆が自分でその内容を詳細にレビューすることを意図して行われることがよくあります。

作成する特定のプレゼンテーションには、複数のカテゴリの要素が含まれている可能性があります。定期的に実施される調査の最新回の結果を反映した、継続的なプレゼンテーションである場合もあります。この場合、両方のプレゼンテーション形式の特長を組み合わせることができます。

ステップ 1：プレゼンテーションのストーリーを構築する

あらゆる種類のプレゼンテーションはストーリーを伝える必要があります。この最初のステップは、特にキーメッセージを伝えるプレゼンテーションや、インサイトや調査結果を示す場合において最も重要ですが、あらゆる種類のプレゼンテーションに当てはまります。

ビジネスのためのストーリーテリングの技法に関する広範な文献があり、オンライン教育プラットフォームで利用可能な科目の講座が豊富に提供されています。ここでは、効果的なPowerPointプレゼンテーションの作成に最も関連のあるストーリーテリングの2つの側面について説明します。

トップレベルのメッセージを作成する

プレゼンテーションの目的が視聴者を説得することである場合、まずトップレベルのメッセージが何であるかを明確にする必要があります。プレゼンテーションの後に、事前に知らなかった最も重要な項目を1つ挙げてください。トップレベルのメッセージの例：

• 情報：当部門は四半期成長の目標を20％上回りました
• モチベーション：当組織は業界のマーケットリーダーとなる可能性を秘めています
• まとめ：来年、英国に新たな子会社を設立することを推奨します

伝えたい内容が何であれ、まずはそれを一文に要約することを意識しましょう。これにより、プレゼンテーションの中核的なアイデアに集中し、すべてのスライドが議論に貢献していることを確認できます。

構造的なフレームワークを使用する

伝えたいメッセージが明確になったら、次にプレゼンテーション全体の構成をどう構成するかを決めるためのフレームワークを選びましょう。

人気のあるオプションの1つは、効果的なビジネスコミュニケーションの作成戦略としてコンサルティングの世界でよく聞かれるピラミッド原則です。ピラミッド原則に従って、最も重要な概念を使ってリードし、その後で裏付けとなる概念や事実を記載します。もし、あなたの結論が「Acme社は新市場に参入すべき」というものなら、それを最初に述べます。その後、それぞれの裏付けとなる論拠を、相対的な強さの順番に、述べていきます。

上記における重要な仮定は、MECE原則であり、これは、漏れなく重複のない（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive：MECE）という意味です。

アイデアのリストを長々と提示することと比べて、MECEは、アイデアを関連するポイントすべてを重複なくカバーする形でグループ化する手法です。MECEを使用してアイデアを整理しグループ化することにより、論理的に堅実な主張とするとともに、情報を聴衆にわかりやすい形で提示します。

必要に応じて、別の構造フレームワークを使用することもできますが、必ず何かを選択する必要があります。構成が明確であれば、プレゼンテーションの作成が容易になるだけでなく、既存のプレゼンテーションのレビュー、変更、または更新の際に役立つ指針にもなります。

ステップ 2：アクションタイトルを書く

伝えたいストーリーとPowerPointプレゼンテーションの構成を決めたら、スライドの作成に取り掛かることができます。

重要なポイントとして、各スライドには必ず1つのアイデアのみを盛り込み、その内容を1つのアクションタイトルで要約するようにしましょう。グラフやグラフィックなど、スライド上に提示されたすべての情報は、アクションタイトルをサポートする必要があります。

もう一つ重要な点は、視覚的要素やテキスト要素を含め、目的とは異なるメッセージや矛盾するメッセージを伝えたり、示唆する要素を含めないことです。各スライドがプレゼンテーションのトップレベルのメッセージに貢献するのと同様に、スライドの各要素はアクションタイトルに貢献する必要があります。

プレゼンテーションを作成する際の一般的な手法として、まず各スライドのアクションタイトルを書き出し、それぞれが単独でもストーリーとして成立するようにするという方法があります。これは、記事やドキュメントを書く際に、章の見出しから始めるのに似たアプローチです。アクションタイトルは、プレゼンテーションが選択した構造フレームワークと一致していることを確認するのに十分である必要があります。明確でなければ、何かが欠けているか、アクションタイトルが十分に表現されていません。

タイトルがすべて揃ったら、箇条書きやチャートなどのスライドの内容を追加することができます。

ステップ 3：クリーンなレイアウトとフォーマットを使用する

多くの場合、5-5-5ルールのような数字の組み合わせであるPowerPointルールがいくつかあります。細かい数値はともかく、いずれの場合も共通して言えるのは、スライドに過剰な情報を盛り込まないことが重要だという点です。要素が多すぎたり、文章が多すぎたり、個々の文章が長すぎたりしないようにする必要があります。

厳格なルールに従うかどうかにかかわらず、プレゼンテーションのスライドを作成するときは、視覚的な混乱を生み出す過剰な情報や要素を詰め込み過ぎないようにしてください。スライドを表のように捉え、要素を行と列に分けて配置することで、整理して考えることができます。

プレゼンテーションのレイアウトに関するベストプラクティス

コンテンツの性質と希望のビジュアル表示により異なりますが、一般的に使用されるスライドレイアウトは、2つ、3つ、または4つのセクションで構成されます。検討すべきその他のベストプラクティスは次のとおりです。

• 三分割法：スライドの端から3分の1または3分の2、特にこれらのグリッド線が交差する場所に要素を配置することは、視覚的に魅力的なスライドを作成する普遍的な規則です。
• 余白：スライドに情報を詰め込みたいと言う誘惑に抗ってください。読みやすくし、各スライドのメインのメッセージを伝えるためには十分な余白を残すことが不可欠です。
• プレゼンテーションのタイプ：文書プレゼンテーションには多めの詳細を含めますが、主要メッセージのプレゼンテーションでは各スライド上のコンテンツを少なくします。
• フォント：スライドデッキを通して、タイトルと本文テキストのフォントの色とサイズは共通にします。理想的には、読みやすさを向上させるため、Arialなどのサンセリフ（sans serif）フォントにします。一貫性が重要ですが、原則として、スライド上のコンテンツ量にもよりますが、タイトルのフォントは20～24ポイントに、本文は12～18ポイントにします。

ブランドコンプライアンス：

特に、社外の視聴者向けに作成されたビジネスプレゼンテーションでは、ブランドコンプライアンスが重要です。プレゼンターは会社の代表者であり、プレゼンテーションでは雇用主を可能な限り最高の形で代表する必要があります。

一方では、洗練され説得力のあるプレゼンテーションを作成し、プロフェッショナルに伝えることが求められますが、同時に、すべてのスライドが自社ブランドの企業アイデンティティやビジュアルのガイドラインに沿っていることを確保する必要もあります。

これは、会社のPowerPointテンプレートを使用する限り、最初は簡単ですが、複数回の修正を重ねたり、複数の作成者によるスライドを組み合わせたりした場合には、プレゼンテーションの最終版を確認する時間を必ず確保し、ブランドから逸脱している要素がないかを確認することが重要です。

think-cellのブランドコンプライアンスを確保する方法の詳細については、カスタマイズされたスタイルの設定に関するユーザーマニュアルをご覧ください。

ステップ 4：箇条書きにまとめる

視聴者を退屈させないように、すべてのスライドに箇条書きを入れないようにしてください。優れたプレゼンテーションの特徴の一つは、適度な変化を取り入れることで聴衆の注意を引きつけ続ける点にあります。これは、伝える内容そのものだけでなく、スライドの構成にも当てはまります。

もちろん、プレゼンテーションの一部のスライドに箇条書きが含まれる可能性は非常に高いですが、これはまったく問題ありません。箇条書きは、適切に使用すれば、重要な情報を簡潔かつ効果的に伝達できます。それらがほとんどのPowerPointプレゼンテーションの中核を成す良い部分と悪い部分であるのには、正当な理由があります。

プレゼンテーションが分かりにくくなるのは、箇条書きが長くなりすぎていたり、インデント（階層）が不揃いなリストになっていたりする場合です。そうした構成は、聞き手にとって理解しづらく、混乱を招きやすくなります。箇条書きは3つまたは5つに抑えてください。場合によっては、最大7つまで増やすことができますが、通常はそこまで多く伝えたい内容がある場合、分割して別のスライドを使うほうが望ましいでしょう。7つの箇条書きはすべて、スライドの主要メッセージに直接関係していますか？ いつものことですが、1枚のスライドに情報を詰め込みすぎないようにし、すべてのテキストがアクションタイトルを補足・支持する内容になっていることを確認しましょう。

最後のポイントは、箇条書きの構造と文章表現です。一貫性が重要です。箇条書きの1つが完全な文章であれば、すべて同じく完全な文章にそろえましょう。文の断片や単語のみを使用する場合でも、同じルールが当てはまります。箇条書きは、同じ品詞で始まる必要があります（名詞、動詞、形容詞など）。また、複数のレベルの箇条書きを使用する場合は、リスト全体で一貫した論理的な階層があることを確認してください。

ステップ 5：メッセージに適したグラフを選択する

グラフを単に挿入するだけではいけません。しかし、メッセージを裏付ける証拠を提供できれば、プレゼンテーションはより説得力があり、多くの場合、グラフはデータに基づく証拠を提示するのに最適な方法です。

したがって、スライドのアクションタイトルに関連するデータがある場合は、伝えたい内容を強調するのに最適なグラフを含めます。Gene Zelaznyによるグラフについてのコメントは、3ステップでグラフを選択する有用なアプローチを提供します。

1. グラフでハイライトするデータの要素を選択します。
2. コンポーネント、経時変化、相関関係など、何を比較するかを決めます。
3. 比較するものにあわせてグラフのタイプを選択します。

最も一般的に使用されるグラフタイプのデータおよび比較へのマッピングは、次のマトリックスに要約されています。これらすべてについてよく知らない場合は、ユーザーマニュアルのグラフ作成セクション、またはPowerPointでウォーターフォール図を作成する方法などの詳しいガイドをご参照ください。

ステップ 6：グラフのフォーマットを調整して最大限のインパクトを実現する

適なタイプのグラフを選択することも重要ですが、グラフの有効性はデータだけでなく、デザインの選択にも大きく左右されます。最大のインパクトを得るためには、混乱を避け、ブランドのビジュアルガイドラインを確実に遵守しながらメッセージを伝え、最も重要な内容を強調するように、各グラフのフォーマットを調整して注釈を付ける必要があります。これは以下を意味します。

• データを概説し、スライドのアクションタイトルと関連付けるグラフタイトルを含めます。
• X軸とY軸の両方に測定単位のラベルを付けます。
• グラフの結論を強調表示する色を使用します。例えば、全体に抑えたトーンを使用して1つの縦棒のみを目立つ色で強調し、それ以外は落ち着いた色調を使用します。
• 例えば、CAGRなど、データ内のパターンやトレンドを視覚的に示すことのできる近似曲線や注釈をグラフに追加します。
• 凡例を表示し、グラフ内で使用される色、記号、模様の意味が理解できるようにします。

PowerPointアドインでグラフのフォーマットを合理化

どれだけ工夫しても、PowerPoint では思い通りにグラフを整えるのが簡単ではない場合があります。やむを得ず煩雑な回避策を使用することが必要となったり、そもそも必要な機能が用意されていないこともあります。そのため、多くのプロフェッショナルがPowerPointアドインを使用して、より良いスライドデッキやグラフをより迅速に作成できるようにしています。

think-cellを使用して、グラフの装飾や注釈を簡単に追加できるビデオをご覧ください。

動的グラフ、プロセスフロー、注釈、テキストボックスはすべて複雑な情報を視覚的に洗練されたプレゼンテーションとする上で役立ちます。フォーマットに割く時間を節約でき、より魅力的なストーリーの構築に時間を割くことができます。

さらなるインスピレーションをお探しですか？ think-cellの全機能の一覧については、製品ページをご覧ください。

ステップ 7：正確性と一貫性を確認し、再度確認する

ここに挙げたすべての手順を熱心に実行し、強力なメインメッセージ、インパクトのある構成、そして議論を裏付ける説得力のあるグラフを備えた、優れたPowerPointプレゼンテーションを作成したら、最後に慌ててすべてを台無しにしないよう注意してください。

完成したプレゼンテーションをクリックして、特に以下の点に注意してください。

• アクションタイトルは明確に記述され、エラーがなく、明確ですか？
• タイトル、テキストボックス、グラフなどのコアスライド要素は、スライドからスライドへクリックするとジャンプしますか、それともポジショニングは一貫していますか？
• 交換または削除すべきプレースホルダー要素がまだ表示されていますか？
• タイトルと注釈で言及されているすべての数字は、グラフに表示されるデータと一致していますか？
• プレゼンテーション全体を通して、記号や略語（USD、$など）を一貫して使用していますか？

フォーマットの不一致、矛盾するデータ、分かりにくい見出しは、聞き手の信頼を損ねてしまいます。残念ながら、締切に追われる状況では、誤りが生じやすくなります。そのため、アライメントと校正タスクを自動化する生産性ツールは、最終製品の磨き上げを確実にし、プレゼンテーション作成プロセスの最も重要な段階で安心感を与える優れた方法です。

より簡単に、より良くプレゼンテーションを作成するプロセス

何もないところからPowerPointプレゼンテーションを作成することは、無理難題に思える場合があります。しかし、当社のヒントに従い、プロセスを段階的に改行することで、作業が楽になり、高品質の出力を作成できることに自信を持てるようになります。このアプローチでは、視聴者に自分のメッセージを明確に理解させるプレゼンテーションを一貫して作成する必要な方法とツールがあります。

PowerPointプレゼンテーションの作成に関するよくある質問

PowerPointプレゼンテーションの素晴らしい作成方法について、よくある質問をまとめました。