7 Schritte zur Erstellung großartiger PowerPoint-Präsentationen

PowerPoint-Präsentationen haben keinen besonders guten Ruf. Sie haben wahrscheinlich schon Präsentationen gesehen, die mehr Fragen aufgeworfen als beantwortet und das Publikum eher verwirrt als überzeugt haben. Und dafür gibt es einen einfachen Grund: Gute Präsentationen zu erstellen ist nicht einfach. PowerPoint kann ein leistungsstarkes Tool sein, jedoch hängt die Qualität einer Präsentation von den Fähigkeiten und der Herangehensweise der Person ab, die sie erstellt.

Mit unserem Rahmenwerk aus sieben Schritten gelingt es Ihnen ganz leicht, Präsentationen zu erstellen, die Ihr Publikum versteht, von denen es überzeugt ist und die es sogar gerne ansieht. Wir haben auch ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, eine Präsentation zu erstellen, die ihren Zweck erfüllt. Wir haben den gesamten Prozess Schritt für Schritt aufgegliedert, jedoch können Sie sich auch direkt mit dem Aspekt der Erstellung von Präsentationen befassen, der Sie am meisten interessiert:

• Schritt 1: Erstellen Sie die Geschichte Ihrer Präsentation
• Schritt 2: Schreiben Sie die Aktionstitel
• Schritt 3: Verwenden Sie ein sauberes Layout und eine saubere Formatierung
• Schritt 4: Organisieren Sie Ihre Aufzählungspunkte
• Schritt 5: Wählen Sie das richtige Diagramm für Ihre Botschaft
• Schritt 6: Formatieren Sie Ihre Diagramme für eine maximale Wirkung
• Schritt 7: Überprüfen Sie die Genauigkeit und Konsistenz – doppelt und dreifach

Bevor Sie starten: Bestimmen Sie die Art der Präsentation, die Sie erstellen möchten

Bevor Sie überhaupt mit der Erstellung Ihrer PowerPoint-Präsentation beginnen können, müssen Sie bestimmen, welche Art von Präsentation Sie halten wollen. Das ist keine große Aufgabe, aber eine wichtige, denn sie trägt dazu bei, dass die von Ihnen erstellte Präsentation auf Ihr übergeordnetes Ziel zugeschnitten ist. Dies hat wiederum Auswirkungen auf den Inhalt, das Layout und die Struktur Ihrer Folien.

Vier gängige Arten von PowerPoint-Präsentationen

Die meisten PowerPoint-Präsentationen fallen unter eine der folgenden vier Kategorien, die ein Kontinuum von leichtem bis schwerem Inhalt darstellen:

1. Präsentationen von Schlüsselbotschaften: Diese Art von Präsentation ist in der Regel inhaltlich leichter und darauf ausgelegt, eine überzeugende Geschichte zu erzählen. Gängige Beispiele hierfür wären ein Konferenzvortrag, ein TED-Talk oder ein Pitch-Deck.
2. Regelmäßige Berichte: Jede Präsentation, die in regelmäßigen Abständen erstellt wird, kann als regelmäßiger Bericht betrachtet werden. Dazu gehören monatliche Leistungsberichte oder Präsentationen für regelmäßige Teamsitzungen, zu denen jedes Teammitglied seine eigenen Folien einbringt. Solche Präsentationen enthalten oft mehr Details, um Ergebnisse, Trends oder Aktivitäten zu dokumentieren, und sie haben oft ein festes Layout mit Daten, die aktualisiert werden müssen.
3. Einblicke und Forschungsergebnisse: Präsentationen wie Umfragedaten oder Markttrendberichte destillieren Informationen aus großen Datenmengen zu übersichtlichen Schlussfolgerungen. Hier besteht das Ziel darin, die wichtigsten Erkenntnisse aus der Forschung zu vermitteln und Ihrem Publikum aussagekräftige Schlussfolgerungen zu vermitteln.
4. Dokumentation: Diese Art der Präsentation bietet detaillierte Zusammenfassungen der Ergebnisse, in der Regel mit vielen Diagrammen und einer begrenzten Anzahl an Kommentaren. Eine dokumentarische Präsentation wird oft mit der Absicht erstellt, dass das Publikum sie selbstständig im Detail durchgeht, anstatt nur die dargestellten Informationen auf sich wirken zu lassen.

Es ist sehr wahrscheinlich, dass die von Ihnen erstellte Präsentation Elemente aus mehreren Kategorien enthält. Es kann sich um eine regelmäßige Präsentation handeln, die Erkenntnisse aus der letzten Ausgabe einer regelmäßig durchgeführten Umfrage enthält. In diesem Fall können Sie Funktionen beider Präsentationsarten kombinieren.

Schritt 1: Erstellen Sie die Geschichte Ihrer Präsentation

Alle Arten von Präsentationen sollten eine Geschichte erzählen. Dieser erste Schritt ist besonders wichtig bei Präsentationen von Kernbotschaften oder bei der Vorstellung von Erkenntnissen und Forschungsergebnissen, lässt sich aber auf alle Bereiche anwenden.

Es gibt umfangreiche Literatur zum Thema Storytelling für Unternehmen, und auch an Kursen zu diesem Thema mangelt es auf Online-Bildungsplattformen nicht. Hier behandeln wir zwei Aspekte des Storytelling, die für die Erstellung wirkungsvoller PowerPoint-Präsentationen am relevantesten sind.

Entwickeln Sie Ihre Kernbotschaft

Wenn das Ziel Ihrer Präsentation darin besteht, Ihr Publikum zu überzeugen, sollten Sie zunächst festlegen, was Ihre Kernbotschaft ist. Was ist für Sie das Wichtigste, was Sie Ihrem Publikum nach Ihrer Präsentation vermitteln möchten, was es vorher noch nicht wusste? Beispiele für Kernbotschaften könnten sein:

• Informationen: Unsere Abteilung hat ihre vierteljährlichen Wachstumsziele um 20 % übertroffen
• Motivation: Unsere Organisation hat das Potenzial, Marktführer in unserer Branche zu werden
• Fazit: Wir empfehlen, im nächsten Jahr eine neue Tochtergesellschaft in Großbritannien zu gründen

Unabhängig davon, wie Ihre Botschaft lautet, sollten Sie versuchen, sie in einen einzigen Satz zu fassen. Dies hilft Ihnen, sich auf den Kerngedanken Ihrer Präsentation zu konzentrieren und sicherzustellen, dass jede Folie Ihren Argumenten dient.

Verwenden Sie ein strukturiertes Rahmenwerk

Nachdem Sie Ihre Kernbotschaft festgelegt haben, können Sie ein Rahmenwerk wählen, das Ihnen als Orientierung für die Strukturierung der restlichen Präsentation dient.

Eine beliebte Option ist das pyramidale Prinzip, eine in der Beratungswelt weit verbreitete Strategie zur Schaffung effektiver Geschäftskommunikation. Mit diesem Prinzip leiten Sie mit Ihrer wichtigsten Idee ein, gefolgt von unterstützenden Ideen und Fakten. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass die Firma Acme in einen neuen Markt eintreten sollte, sagen Sie es gleich zu Beginn. Gehen Sie dann jedes unterstützende Argument in der Reihenfolge seiner relativen Stärke durch.

Eine wichtige Konsequenz aus den obigen Ausführungen ist das GÜTE-Prinzip. Es steht für „gleichartig, überschneidungsfrei, treffend und erschöpfend“.

Das Prinzip verleiht Ihrer Präsentation Struktur: Anstatt eine reine Liste an Stichworten abzuarbeiten, bietet GÜTE eine Möglichkeit, Ideen so zu gruppieren, dass alle relevanten Punkte ohne Überschneidungen abgedeckt werden. Die Verwendung von GÜTE zur Gliederung und Gruppierung Ihrer Ideen gewährleistet eine logisch fundierte Argumentation und macht die Informationen für Ihr Publikum leichter aufnehmbar.

Sie können auch ein anderes strukturiertes Rahmenwerk verwenden, sollten sich aber auf jeden Fall für eines entscheiden. Eine klare Struktur erleichtert nicht nur das Erstellen Ihrer Präsentation, sondern bietet Ihnen auch einen Ausgangspunkt, der Ihnen beim Überprüfen, Ändern oder bei einer Aktualisierung einer bestehenden Präsentation hilft.

Schritt 2: Schreiben Sie die Aktionstitel

Nachdem Sie sich für die Geschichte entschieden haben, die Sie erzählen möchten, und wie Sie Ihre PowerPoint-Präsentation strukturieren möchten, können Sie mit der Erstellung Ihrer Folien beginnen.

Es ist wichtig zu beachten, dass jede Folie genau eine Idee präsentieren sollte und dass diese Idee in einem einzigen Aktionstitel zusammengefasst werden sollte. Alle auf der Folie dargestellten Informationen, einschließlich aller Diagramme oder Grafiken, müssen den Titel der Aktion untermauern.

Es ist auch wichtig, visuelle oder textuelle Elemente zu vermeiden, die eine andere oder widersprüchliche Botschaft vermitteln oder implizieren könnten. So wie jede Folie zur Kernbotschaft der Präsentation beiträgt, sollte jedes Element auf der Folie zum Aktionstitel beitragen.

Eine gängige Strategie beim Erstellen von Präsentationen besteht darin, zunächst Aktionstitel für jede Folie zu verfassen, um sicherzustellen, dass diese für sich genommen eine vollständige Geschichte erzählen. Dies ist ein ähnlicher Ansatz wie beim Verfassen eines Artikels oder Dokuments mit den Kapitelüberschriften zu beginnen. Die Aktionstitel sollten ausreichen, um zu überprüfen, ob Ihre Präsentation mit dem von Ihnen gewählten strukturierten Rahmen übereinstimmt. Falls es nicht klar ist, fehlt entweder etwas oder die Aktionstitel sind nicht aussagekräftig genug.

Sobald alle Titel eingefügt sind, können Sie navigieren und die Folieninhalte wie Aufzählungspunkte und Diagramme hinzufügen.

Schritt 3: Verwenden Sie ein sauberes Layout und eine saubere Formatierung

Es gibt verschiedene PowerPoint-Regeln, die oft eine Kombination aus Zahlen sind, wie die 5-5-5-Regel. Unabhängig von den genauen Zahlen lautet die Idee dahinter, dass Sie Ihre Folien nicht mit zu vielen Inhalten überladen sollten. Es sollte nicht zu viele verschiedene Elemente und Sätze geben, und einzelne Sätze sollten nicht zu lang sein.

Unabhängig davon, ob Sie sich an strenge Regeln halten oder nicht, ist es bei der Erstellung von Präsentationsfolien wichtig, dass sie nicht mit zu vielen Informationen oder Elementen überladen werden, die zu visueller Verwirrung führen können. Dies können Sie erreichen, indem Sie sich Ihre Folie als Tabelle vorstellen und die Elemente in Spalten und Zeilen anordnen.

Bewährte Verfahren für Präsentationslayouts

Übliche Folienlayouts bestehen entweder aus zwei, drei oder vier Abschnitten, je nach Art des Inhalts und der gewünschten visuellen Darstellung. Sonstige bewährte Verfahren, die Sie berücksichtigen sollten, sind:

• Die Drittel-Regel: Die Platzierung von Elementen im Abstand von einem Drittel oder zwei Dritteln vom Rand der Folie und insbesondere dort, wo sich diese Rasterlinien schneiden, ist eine universelle Regel für den Aufbau einer visuell ansprechenden Folie.
• Leerraum: Widerstehen Sie der Versuchung, zu viel in Ihre Folien zu packen. Ausreichend Leerraum ist wichtig für die Lesbarkeit und hilft dem Publikum, die Hauptaussage jeder Folie zu erfassen.
• Art der Präsentation: Präsentationen mit Kernaussagen haben weniger Inhalt pro Folie als Dokumentationspräsentationen, die mehr Details enthalten.
• Schriftarten: Verwenden Sie für Titel und Fließtext in der gesamten Präsentation die gleiche Schriftfarbe und -größe, am besten in einer serifenlosen Schriftart wie Arial, da dies die Lesbarkeit verbessert. Konsistenz ist wichtig, aber in der Regel sollten Überschriften eine Schriftgröße von 20 bis 24 Punkt betragen, während der Fließtext 12 bis 18 Punkt, je nach Umfang des Inhalts der Folien, betragen sollte.

Marken-Compliance

Insbesondere bei Geschäftspräsentationen, die für ein externes Publikum erstellt werden, ist die Markenkonformität von entscheidender Bedeutung. Als Präsentator sind Sie ein Botschafter Ihres Unternehmens, und Ihre Präsentation muss Ihren Arbeitgeber bestmöglich repräsentieren.

Einerseits bedeutet dies, eine ansprechende, überzeugende Präsentation zu erstellen und diese professionell zu präsentieren, andererseits muss auch sichergestellt werden, dass jede Folie mit der Corporate Identity und den visuellen Stilrichtlinien Ihrer Marke übereinstimmt.

Das ist zunächst recht einfach, vorausgesetzt, Sie verwenden die PowerPoint-Vorlage Ihres Unternehmens. Wenn Sie jedoch mehrere Änderungen und Überarbeitungen vorgenommen haben und möglicherweise Folien von verschiedenen Mitwirkenden kombiniert haben, sollten Sie auf jeden Fall Zeit einplanen, um die endgültige Präsentation zu überprüfen und sicherzustellen, dass keine Elemente vom Markenimage abweichen.

Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie mit think-cell die Markenkonformität sicherstellen können, lesen Sie unser Benutzerhandbuch zum Einrichten benutzerdefinierter Stile.

Schritt 4: Organisieren Sie Ihre Aufzählungspunkte

Um Ihr Publikum nicht zu langweilen, sollten Sie darauf achten, dass nicht jede Folie mit Aufzählungspunkten übersät ist. Eine Besonderheit großartiger Präsentationen ist, dass sie die Aufmerksamkeit des Publikums durch Abwechslung aufrechterhalten, was sowohl für die Struktur der Folien als auch für die spezifischen Botschaften des Inhalts gilt.

Es ist natürlich sehr wahrscheinlich, dass Ihre Präsentation auf einigen Folien Aufzählungspunkte enthält, was völlig in Ordnung ist. Wenn sie richtig eingesetzt werden, sind Aufzählungspunkte eine prägnante und wirksame Methode, um wichtige Informationen zu vermitteln. Es gibt einen guten Grund dafür, dass sie ein zentraler Bestandteil der meisten PowerPoint-Präsentationen sind, egal ob gut oder schlecht.

Präsentationen sind schlecht, wenn sie übermäßig lange Aufzählungspunkte enthalten – oder Listen mit unregelmäßigen Einrückungen. Das kann zu Verwirrung führen und ist für das Publikum nur schwer zu verstehen. Bleiben Sie bei drei oder fünf Aufzählungspunkten. In einigen Fällen – wenn Sie sehr viele Informationen teilen müssen – können auch maximal sieben Punkte verwendet werden. Diese sollten aber auf eine zusätzliche Folie aufgeteilt werden. Beziehen sich alle sieben Aufzählungspunkte direkt auf die Kernbotschaft der Folie? Auch hier sollten Sie nicht zu viele Informationen auf einer Folie unterbringen, und sicherstellen, dass der gesamte Text den Aktionstitel untermauert.

Ein letzter Aspekt sind Struktur und Syntax Ihrer Aufzählungspunkte. Konsistenz ist sehr wichtig, weshalb alle Aufzählungspunkte vollständige Sätze sein sollten, wenn einer davon ein vollständiger Satz ist. Das Gleiche gilt für Satzfragmente oder einzelne Wörter. Jeder Aufzählungspunkt sollte mit derselben Wortart beginnen, also einem Substantiv, Verb oder Adjektiv. Wenn Sie mehrere Ebenen von Aufzählungspunkten verwenden, achten Sie darauf, dass Sie eine konsistente, logische Hierarchie in Ihrer gesamten Liste haben.

Schritt 5: Wählen Sie das richtige Diagramm für Ihre Botschaft

Binden Sie niemals nur um der Sache willen ein Diagramm ein. Ihre Präsentation ist jedoch überzeugender, wenn Sie Ihre Argumente mit Fakten untermauern können, wobei Diagramme oft die beste Möglichkeit sind, datenbasierte Argumente zu präsentieren.

Wenn Sie also Daten haben, die für den Aktionstitel der Folie relevant sind, fügen Sie ein Diagramm ein, das am besten geeignet ist, um das, was Sie vermitteln möchten, zu verdeutlichen. Say It with charts von Gene Zelazny bietet einen nützlichen Ansatz für die Auswahl eines Diagramms in drei Schritten:

1. Legen Sie fest, welchen Aspekt der Daten Ihr Diagramm hervorheben soll.
2. Bestimmen Sie, was Sie vergleichen, ob es sich um Komponenten, Veränderungen im Zeitverlauf oder Korrelation handelt.
3. Wählen Sie Ihr Diagramm entsprechend dem Vergleich, den Sie anstellen möchten.

Die Zuordnung einiger der am häufigsten verwendeten Diagrammtypen zu Daten und Vergleichen ist in der folgenden Matrix zusammengefasst. Wenn Sie mit all diesen Funktionen nicht vertraut sind, finden Sie weitere Informationen in der Einführung zum Thema Diagramme in unserem Benutzerhandbuch oder in unseren ausführlichen Anleitungen, beispielsweise zum Erstellen eines Wasserfalldiagramms in PowerPoint.

Schritt 6: Formatieren Sie Ihre Diagramme für eine maximale Wirkung

Die Wahl des besten Diagrammtyps ist eine Sache, aber die Wirksamkeit Ihres Diagramms hängt nicht nur stark von den Daten ab, sondern auch von den Entscheidungen, die Sie hinsichtlich des Designs treffen. Um eine maximale Wirkung zu erzielen, sollten Sie jedes Diagramm so formatieren und mit Anmerkungen versehen, sodass Ihre Botschaft vermittelt und das Wesentliche hervorgehoben wird, während Sie Verwirrung vermeiden und dabei natürlich die visuellen Richtlinien Ihrer Marke einhalten. Das bedeutet:

• Einfügen eines Diagrammtitels, der die Daten zusammenfasst und auf den Aktionstitel der Folie abgestimmt ist
• Beschriften der x-Achse und der y-Achse mit Maßeinheiten
• Sparsames Verwenden von Farbe zur Hervorhebung der Schlussfolgerung des Diagramms, z. B. Verwendung gedämpfter Töne mit Ausnahme eines vertikalen Balkens, der in einer kräftigeren Farbe hervorgehoben wird
• Hinzufügen von Trendlinien und/oder Anmerkungen zu Diagrammen, die visuell Muster oder Trends in den Daten anzeigen können, z. B. CAGR
• Anzeigen von Legenden, die dem Betrachter helfen, die Bedeutung der verschiedenen Farben, Symbole oder Muster im Diagramm zu verstehen

Optimieren Sie die Formatierung Ihrer Diagramme mit einem PowerPoint-Add-In

Selbst mit den besten Absichten ist es in PowerPoint nicht immer einfach, ein Diagramm genau so zu formatieren, wie man es gerne hätte. Manchmal muss man auf umständliche Workarounds zurückgreifen oder es gibt eine Funktion einfach nicht. Aus diesem Grund verwenden viele Profis PowerPoint-Add-Ins, um schneller bessere Präsentationen und Diagramme zu erstellen.

Sehen Sie sich das Video an, um zu erfahren, wie einfach es ist, mit think-cell Diagramm-Features und Anmerkungen hinzuzufügen:

Dynamische Diagramme, Prozessabläufe, Anmerkungen und Textfelder helfen dabei, komplexe Informationen in visuell anspruchsvolle Präsentationen zu gliedern, sodass Sie weniger Zeit mit der Formatierung und mehr Zeit mit dem Aufbau einer überzeugenden Geschichte verbringen können.

Auf der Suche nach mehr Inspiration? Eine umfassende Liste aller think-cell Funktionen finden Sie auf unserer Produktseite.

Schritt 7: Überprüfen Sie die Genauigkeit und Konsistenz – doppelt und dreifach

Wenn Sie alle hier aufgeführten Schritte sorgfältig befolgt und eine überzeugende PowerPoint-Präsentation mit einer aussagekräftigen Kernbotschaft, einer wirkungsvollen Struktur und überzeugenden Diagrammen erstellt haben, die Ihre Argumentation untermauern, ist es wichtig, am Ende nicht zu überstürzt zu handeln.

Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre fertige Präsentation noch einmal durchzugehen, und achten Sie dabei besonders auf Folgendes:

• Sind die Aktionstitel klar geschrieben, fehlerfrei und eindeutig?
• Springen wichtige Elemente der Folien wie Titel, Textfelder und Diagramme beim Klicken von Folie zu Folie hin und her oder bleibt ihre Positionierung konsistent?
• Sind noch Platzhalter-Elemente sichtbar, die ersetzt oder gelöscht werden sollten?
• Stimmen alle in Titeln und Anmerkungen genannten Zahlen mit den in den Diagrammen dargestellten Daten überein?
• Verwenden Sie Symbole und Abkürzungen (z. B. USD vs. $) in der gesamten Präsentation einheitlich?

Durch uneinheitliche Formatierungen, widersprüchliche Daten oder verwirrende Überschriften geht das Vertrauen des Publikums verloren. Leider schleichen sich bei der Arbeit unter Termindruck leicht Fehler ein. Aus diesem Grund sind Produktivitätstools, die Ausrichtungs- und Korrekturaufgaben automatisieren, eine hervorragende Möglichkeit, um ein makelloses Endprodukt zu gewährleisten und Ihnen in der kritischsten Phase des Prozesses zur Erstellung einer Präsentation Sicherheit zu geben.

Ein Prozess, der das Erstellen vereinfacht und Präsentationen verbessert

Eine PowerPoint-Präsentation von Grund auf neu zu erstellen, kann wie eine große Aufgabe erscheinen. Wenn Sie jedoch unsere Tipps befolgen und den Prozess Schritt für Schritt durchführen, vereinfachen Sie sich die Arbeit und erhalten gute Ergebnisse. Mit diesem Ansatz verfügen Sie über eine Methode und die erforderlichen Tools, um Präsentationen zu erstellen, die Ihrem Publikum ein klares Verständnis Ihrer Botschaft vermitteln.

Häufig gestellte Fragen zum Erstellen von PowerPoint-Präsentationen

Hier finden Sie eine Zusammenfassung der häufig gestellten Fragen zum Erstellen einer überzeugenden PowerPoint-Präsentation.