创建出色 PowerPoint 演示文稿的 7 个步骤

PowerPoint 演示文稿的名声并不太好。您可能也见过这样的演示文稿：引起的问题比它本身解答的问题还多，而且受众在听完演示后感到更困惑，而不是被说服。当中的原因很简单：制作出色的演示文稿并非易事。PowerPoint 可以成为强大的工具，但任何演示文稿的质量都取决于其制作者的技能和所用方法。

通过我们的七步框架，您可以轻松掌握演示文稿制作技能，能够制作出易于理解、具有说服力甚至赏心悦目的演示文稿。我们还提供了一些提示和技巧，以帮助您制作出符合您预期的演示文稿。我们逐步分解了整个过程，但您也可以直接深入探索演示文稿创建过程中您最感兴趣的方面：

• 第 1 步：构建演示文稿要讲述的故事
• 第 2 步：写下行动标题
• 第 3 步：使用干净简洁的布局和格式
• 第 4 步：整理要点
• 第 5 步：选择适当的图表来传达信息
• 第 6 步：设置图表格式以达到最佳展示效果
• 第 7 步：仔细检查准确性和一致性

开始之前：确定您要创建的演示文稿类型

在开始制作 PowerPoint 演示文稿之前，您需要确定您要提供哪种类型的演示文稿。这并不是一项大任务，但却是重要的一步，因为这样做有助于确保您创建的演示文稿是为实现您的总体目标而定制的，而总体目标会影响幻灯片的内容、布局和结构。

PowerPoint 演示文稿的四种常见类型

大多数 PowerPoint 演示文稿都属于以下四个类别之一（按内容从少到多列出）：

1. 关键信息演示文稿：这类演示文稿通常内容较少，旨在讲述具有说服力的故事。常见示例包括会议发言、TED 演讲或宣传。
2. 定期报告：任何按有规律的频次创建的演示文稿都可被视为定期报告。这包括月度业绩报告或定期团队会议演示文稿 - 其中包含每位团队成员贡献的幻灯片。这类演示文稿通常包含更多细节来记录结果、趋势或活动，而且通常具有固定的布局和需要更新的数据。
3. 见解和研究成果：调查数据或市场趋势报告等演示文稿将大型数据集中的信息提炼为概括性的结论。这类演示文稿的目的是传达研究的关键要点，并向受众展示有影响力的结论。
4. 文档：这类演示文稿提供调查结果的详细摘要，通常包含许多图表和有限的评论。文档演示文稿通常旨在让受众自行详细查看，而不是仅吸收所展示的信息。

您创建的特定演示文稿很可能包含来自多个类别的元素。您的演示文稿可能是定期演示文稿，其中包含来自最新一轮定期调查的见解。在这种情况下，您可以将两种演示文稿类型的功能结合起来。

第 1 步：构建演示文稿要讲述的故事

任何类型的演示文稿都应该讲述故事。第一步对于关键信息演示文稿或在展示见解和研究结果时最为关键，但也适用于所有类型的演示文稿。

在商业故事讲述技巧方面，有大量资料可供参考，在线教育平台上也不乏这方面的课程。在这里，我们将探讨讲故事的两个方面，这两个方面与创建有效的 PowerPoint 演示文稿最相关。

确定统领性信息

如果您的演示的目的是说服受众，您应该先确定统领性信息是什么。您希望受众通过您的演示了解到的最重要一点是什么？ 统领性信息的示例可能包括：

• 信息：我们部门超额 20% 实现了季度增长目标
• 动机：我们公司有可能成为我们所在行业的市场领军者
• 结论：我们建议明年在英国设立新的子公司

无论您要传达的信息是什么，您都应该尝试将其提炼成一句话。这将有助于您着重于演示文稿的核心主旨，并确保每张幻灯片都能支持您的论点。

使用结构框架

确定统领性信息后，您可以选择一个框架来指导您如何构建演示文稿的其余部分。

一个热门选择是金字塔原则，金字塔原则在咨询界普遍存在，是一种构建有效商业沟通的策略。根据金字塔原则，您可以先提出最重要的观点，然后再提出辅助性观点和事实。如果您的结论是 Acme 公司应该进入新市场，就直接说出来。然后按照相对的重要程度度为顺序，逐一分析辅助性论据。

MECE 原则是上述原则的一个重要推论，表示相互独立和完全穷尽。

与呈现一长串观点相比，MECE 是一种将各种观点加以归类的方法，可以在不重叠的情况下涵盖所有相关要点。使用 MECE 来组织归类您的观点可以确保逻辑严密，同时让受众更易于吸收信息。

您也可以选择使用自己喜欢的其他结构框架，但务必要选择一个结构框架。确立清晰的结构不仅便于创建演示文稿，而且可在检查、更改或更新现有演示文稿时为您提供有帮助的参考点。

第 2 步：写下行动标题

确定了您要讲述的故事以及要如何构建 PowerPoint 演示文稿后，就可以开始创建幻灯片了。

要谨记的重要一点是，每张幻灯片都应该表达一个观点，并用一个行动标题来概括这个观点。幻灯片上呈现的所有信息（包括任何图表或图形）都必须支持行动标题。

同样重要的是，要避免包含任何可能传达或暗示与行动标题不同或相冲突的信息的视觉或文字元素。正如每张幻灯片都要支持演示文稿的统领性信息一样，幻灯片上的每个元素都应支持行动标题。

创建演示文稿时的一种常见策略是，先为每张幻灯片写好行动标题，确保它们能够独立讲述一个完整的故事。这种方法类似于在撰写文章或文档时先确立章节标题。行动标题应足以验证您的演示文稿是否与您所选的结构框架一致。如果无法清楚确定这一点，要么是因为缺少了点什么，要么是因为行动标题的表现力不够。

确立了所有标题后，就可以开始添加幻灯片内容，例如要点和图表。

第 3 步：使用干净简洁的布局和格式

有各种 PowerPoint 法则，这些法则通常以数字组合命名，例如 5-5-5 法则。无论具体数字如何，所有这些法则的主张都是，不要在幻灯片中加入过多内容。不应该有太多不同的元素，不应该有太多的句子，每句话不应该太长。

无论您是否遵循严格的法则，创建演示文稿幻灯片时，必须避免使用过多的信息或元素，导致幻灯片过度拥挤，造成视觉混乱。您可以这样做：将幻灯片可视化为表格，按列和行布局元素。

演示文稿布局方面的最佳实践

常用的幻灯片布局由两个、三个或四个部分组成，具体取决于内容的性质和所需的视觉表现形式。您应考虑的其他最佳实践包括：

• 三分法则：将元素放置在距离幻灯片边缘三分之一或三分之二的位置，特别是网格线相交的位置，这是构建具有视觉吸引力的幻灯片的通用法则。
• 空白区：切勿在幻灯片中加入过多内容。留出足够的空白对于提高可读性和帮助受众理解每张幻灯片的要点至关重要。
• 演示文稿类型：关键信息演示文稿每张幻灯片上的内容较少，相比之下，文档演示文稿则包含更多细节。
• 字体：在整个幻灯片中，标题和正文使用相同的字体颜色和字号，最好使用像 Arial 这样的无衬线字体，因为这有助于提高可读性。一致性很重要，但一般来说，标题的磅值应为 20 到 24，正文的磅值应为 12 到 18，具体取决于幻灯片内容的多少。

品牌合规性

尤其是对于面向外部受众创建的商业演示文稿，品牌合规是关键。作为演示者，您是公司的形象大使，您的演示文稿需要以最佳方式展现您所在公司的形象。

一方面，这意味着要制作精美、具有说服力的演示文稿，并以专业的方式将其呈现出来，但也意味着要确保每张幻灯片都符合品牌的企业形象和视觉风格指南。

只要您使用公司的 PowerPoint 模板，就可以轻而易举地开始。但是，当您进行了多次编辑和修改后 - 期间还可能合并了来自几个不同贡献者的幻灯片，您务必要抽出时间检查最终演示文稿并确认没有任何元素偏离品牌规范。

如需详细了解如何使用 think-cell 确保品牌合规，请查看用户手册中关于设置自定义样式的内容。

第 4 步：整理要点

为了避免受众感到无聊，请确保并非每张幻灯片上都有要点。出色的演示文稿的一个特点是，会通过纳入一些变化来保持受众的注意力；这种做法既适用于幻灯片结构，也适用于内容的特定信息。

当然，您的演示文稿很有可能在一些幻灯片上包含要点，这绝对没问题。如果使用得当，要点能够简洁且有效地传达关键信息。我们有充分的理由认为，要点是大多数 PowerPoint 演示文稿的核心部分，无论好坏。

如果演示文稿包含过多要点，或者要点列表的缩进级别反复无常，从而可能导致受众感到困惑和难以理解，这样的演示文稿就是糟糕的演示文稿。要点保持在三到五个即可。在某些情况下，最多可以增加到七个要点，但通常，如果要呈现这么多内容，最好还是把它们分开，使用更多幻灯片分开呈现。这七个要点是否全部都与幻灯片的主要信息直接相关？ 务必要避免在一张幻灯片中包含过多信息，并确保所有文字都为行动标题打好辅助。

最后一个方面是要点的结构和语法。一致性是关键，因此，如果其中一个要点是完整的句子，所有要点都应该是完整的句子。使用句子片段或个别词语也是如此。每个要点都要以相同的词性开头，无论是名词、动词还是形容词。如果使用多级别要点，请务必使整个要点列表保持一致的逻辑层次结构。

第 5 步：选择适当的图表来传达信息

切勿为了纳入图表而纳入图表。但是，如果您能够提供证据来支持您要传达的信息，您的演示文稿将会更具说服力，而图表通常是展示基于数据的证据的最佳方式。

因此，如果您拥有与幻灯片的行动标题相关的数据，则务必要纳入最合适的图表，以帮助您强调想要传达的信息。Gene Zelazny 所著的《用图表说话》提供了一种实用的方法，分三步选择图表：

1. 确定您的图表要突出数据的哪个方面
2. 确定您要比较的是什么，是组成部分、随时间的变化还是相关性
3. 根据要进行的比较来选择您的图表。

以下矩阵中总结了一些最常用的图表类型与相应的适用数据和比较方法。如果您并非对所有这些内容都熟悉，可以在用户手册的制作图表简介一节或如何在 PowerPoint 中创建瀑布图等深入指南中了解更多信息。

第 6 步：设置图表格式以达到最佳展示效果

选择最合适的图表类型固然重要，但图表的有效性不仅很大程度上取决于数据，还取决于您所做的设计选择。为了达到最佳展示效果，您需要适当地设置每个图表的格式并为每个图表添加注释，以便有效地传达信息并强调最重要的内容，同时避免困惑，并确保您遵循品牌的视觉指南。这表示：

• 包括一个图表标题总结数据并与幻灯片的行动标题保持一致
• 使用测量单位标记 x 轴和 y 轴
• 谨慎使用颜色来突出显示图表的结论，例如使用柔和的色调，但以更大胆的颜色突出显示的一条关键竖线除外
• 向图表添加趋势线和/或注释，直观地显示数据的模式或趋势，例如复合年增长率
• 显示图例，帮助观众理解图表中所用的不同颜色、符号或图案的含义

使用 PowerPoint 加载项简化图表格式

即使满怀美好的期待，但在 PowerPoint 中，按照自己想要的方式设置图表格式也并不总是那么容易。有时，您不得不使用混乱的解决方法；有时，某项功能根本不存在。因此，许多专业人士使用 PowerPoint 加载项来帮助自己更快地创建更好的幻灯片和图表。

您可以观看视频，了解使用 think-cell 添加图表效果和注释是多么轻而易举：

动态图表、流程、注释和文本框都有助于将复杂的信息整理成视觉上精致的演示文稿，这样您就可以减少处理格式问题的时间，把更多时间用于构思故事来传达信息。

想要寻找更多灵感？ 请访问我们的产品页面，获取全面的 think-cell 功能列表。

第 7 步：仔细检查准确性和一致性

如果您已认真地完成以上列出的所有步骤，并创建了出色的 PowerPoint 演示文稿 - 您的演示文稿包含强有力的主要信息，采用了有影响力的结构，且纳入了令人信服的图表来支持您的论点，那么请确保不要因为草草收尾而功亏一篑。

花点时间通篇浏览您已完成的演示文稿，并特别注意以下事项：

• 行动标题是否清晰、无误、明确？
• 标题、文本框和图表等核心幻灯片元素的位置是否会在您点击切换幻灯片时发生变化？还是其位置始终保持不变？
• 是否有任何本应已被替换或删除的占位符元素仍然可见？
• 标题和注释中提到的所有数字是否与图表上显示的数据一致？
• 您是否在整个演示文稿中一致地使用符号和缩写词（例如 USD 与 $）？

不一致的格式、自相矛盾的数据或令人困惑的标题必定会导致失去受众的信任。不幸的是，为了按时完成工作，人很容易犯错。因此，可自动执行对齐和校对任务的生产力工具是确保制作出精美的最终演示文稿的好方法，并在演示文稿创建过程的最关键一环为您提供安心保障。

简化演示文稿制作并提高演示文稿质量的过程

从头开始构建 PowerPoint 演示文稿看起来像是一项艰巨的任务。但是，通过遵循我们的提示并逐步分解整个过程，您可以将这项任务变得轻松，并确信自己将会制作出高质量的演示文稿。如此一来，您将获得良好的方法和所需的工具，可以一致地创建能够让受众清楚地了解您要传达的信息的演示文稿。

关于创建 PowerPoint 演示文稿的常见问题解答

下面总结了关于如何制作出色 PowerPoint 演示文稿的一些最常见问题。