Comment NTT DATA utilise think-cell pour améliorer la création de rapports

À propos de NTT DATA

Depuis 1991, NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. propose des services de conseil pour résoudre des enjeux sociétaux et accompagner la transformation des entreprises dans des domaines tels que la durabilité, la santé et le développement régional. Avec pour philosophie d’entreprise « Lighting the way to a better society », la société se distingue par un conseil pragmatique dans deux domaines : des recommandations à destination des organismes publics et l’accompagnement opérationnel des entreprises privées.

Afin d’améliorer la qualité des supports, de garantir la cohérence de la marque et d’accroître la valeur apportée aux clients, la division des services de conseil a décidé d’utiliser think-cell comme solution tout-en-un pour créer des présentations PowerPoint de tout premier plan.

Nous avons échangé avec M. Kota Tokumura et M. Taiga Todaka, Manager et Senior Consultant au sein de la Life Value Creation Unit, sur les raisons du choix de think-cell, les difficultés rencontrées auparavant, la manière dont ils utilisent think-cell et les résultats obtenus.

• ー  En quoi consiste le travail de la Life Value Creation Unit ?

Tokumura : Je propose principalement des services de conseil et de recherche sur les stratégies d’entreprise dans le secteur de la santé. Je couvre un large éventail de sujets sur l’ensemble du cycle de vie, de la promotion de la santé aux soins médicaux et aux soins infirmiers, et mes principaux clients sont notamment des organismes publics et des entreprises de soins qui mettent en œuvre la DX (transformation digitale).

L’unité compte environ 100 personnes au total, et la plupart des projets sont confiés à des équipes de 2 à 10 personnes. Sur ces 100 personnes, une trentaine utilise think-cell. Nous avons commencé à utiliser think-cell après avoir obtenu un compte via un e-mail du service Brand Promotion. J’utilise think-cell depuis les débuts de son déploiement, et j’en encourage donc l’utilisation au sein de l’unité.

Todaka : Si nous utilisons activement think-cell, c’est parce que la création de présentations PowerPoint est au cœur de notre activité. Sans exagérer, nous produisons un document quasiment tous les jours : une proposition pour un client, puis des rapports hebdomadaires et mensuels après l’obtention d’une commande, et enfin un rapport final pour clôturer un projet.

Nous utilisons également PowerPoint pour des supports internes, notamment le partage des orientations au sein de l’unité, la capitalisation des connaissances, des supports de formation, et bien d’autres éléments.

• ー Comment considérez-vous la création de documents dans le métier de consultant ?

Todaka : Le rôle d’un consultant est de formuler les meilleures recommandations pour soutenir la prise de décision du client. Dans ce cadre, préparer des présentations est un moyen de concrétiser ces recommandations, et non une finalité.

Cependant, ce n’est pas parce que c’est un moyen qu’il faut le négliger. Les présentations sont un livrable qui permet d’approfondir la réflexion : structurer des hypothèses et des argumentaires, organiser les données collectées, et présenter les résultats de l’analyse. Parallèlement, elles constituent aussi un outil de communication, nous aidant à transmettre au client, avec précision et force de conviction, ce qui a été élaboré.

Outre des preuves objectives, les présentations peuvent également inclure des points de vue plus subjectifs, tels que « Qu’en pensez-vous personnellement ? ». En ce sens, on peut dire que les supports matérialisent les idées et la perspective du consultant.

Autrement dit, nous considérons le processus de préparation des présentations comme l’un des processus clés, indispensable à l’élaboration de recommandations qui soutiennent la prise de décision du client.

• ー Quels problèmes rencontriez-vous dans la création de présentations avant d’adopter think-cell ?

Tokumura : Nous avions deux problèmes majeurs. D’abord, regrouper en une seule présentation tous les documents produits par chaque consultant et les organiser correctement était long et fastidieux. Nous avions le sentiment de devoir consacrer davantage de temps à peaufiner les recommandations, à garantir la cohérence et la structure logique des présentations, ce qui réduisait le temps disponible pour réfléchir à la meilleure manière d’améliorer nos recommandations. Il est essentiel que chaque consultant dispose de suffisamment de temps pour réfléchir aux recommandations et vérifier la cohérence et la structure logique de chaque présentation.

Le deuxième problème était que la qualité des supports remis par les consultants variait. Il va de soi que le contenu et les recommandations sont importants, mais la manière de les présenter est également un élément indispensable. Or, la qualité variait selon l’expérience et les compétences de chacun, et nous voulions garantir un niveau élevé et homogène de qualité des supports avant de les compiler dans des présentations destinées au client.

Todaka : Travailler l’apparence des supports est essentiel pour les consultants. Par exemple, si plusieurs diapositives utilisent des polices et des tons de couleur incohérents, ou si la source des informations n’est pas clairement indiquée, l’impression du client s’en trouve dégradée. Des supports mal organisés peuvent générer un stress inutile chez le destinataire et rendre une recommandation difficile à faire passer, aussi pertinente et étayée soit-elle.

Tokumura : Les supports sont le point de départ de notre travail de consultants. Lors des réunions avec les clients, nous nous appuyons sur eux pour structurer la discussion, définir les actions à venir et décider de l’objectif final. C’est pourquoi il serait erroné de consacrer trop de temps et d’efforts à rendre les supports esthétiques, au point de réduire le temps de réflexion et de recherche. Nous avions besoin d’un produit qui allège la charge des tâches non essentielles et nous permette de nous concentrer sur des livrables à plus forte valeur ajoutée.

Renforcer la cohérence de marque

• ー Comment avez-vous connu think-cell ?

Tokumura : Un senior consultant ayant une expérience terrain dans une autre entreprise nous a suggéré d’unifier les couleurs et les polices utilisées dans nos supports, comme mesure pour renforcer notre marque. En réalité, les grandes entreprises étrangères ont leurs propres couleurs corporate, et nous voulions que nos clients reconnaissent « NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. » à la couleur et au style de nos supports de proposition, afin de favoriser un engagement durable avec l’entreprise.

Dans la proposition, think-cell a été retenu comme produit concret pour harmoniser les couleurs et les polices corporate. Comme ce senior consultant avait utilisé think-cell dans son précédent poste, au sein d’une autre entreprise, l’outil était très apprécié : à la fois efficace pour renforcer la marque et pour améliorer l’efficacité lors de la création des présentations.

• ー Comment avez-vous commencé à l’utiliser après en avoir informé l’entreprise ?

Todaka : La décision d’utiliser think-cell relève de chaque consultant, qui demande un compte auprès de notre division corporate. Je me suis intéressé à think-cell en apprenant que d’autres entreprises l’utilisaient également. J’ai toujours trouvé que la création de présentations prenait trop de temps ; j’ai donc demandé un compte think-cell dès que j’ai reçu un e-mail de la division corporate. Ensuite, j’ai appris à utiliser think-cell lors d’un atelier utilisateur organisé par think-cell Japan, puis j’ai commencé à l’utiliser pour créer mes présentations professionnelles.

Exploiter l’automatisation des présentations

• ー Comment utilisez-vous la fonction de création de graphiques de think-cell Charts ?

Tokumura : Dans mon travail, je l’utilise pour créer des présentations qui visualisent et pilotent l’ensemble du projet. Plus précisément, j’utilise des diagrammes de Gantt pour visualiser l’avancement du projet. Ce qui est particulièrement pratique, c’est que lors de la création d’un diagramme de Gantt, le design s’ajuste automatiquement en sélectionnant simplement une date. À elles seules, ces deux fonctions ont réduit de 90 % le temps nécessaire pour créer la présentation complète du planning.

Todaka : J’utilise souvent des fonctions de création de graphiques, comme les graphiques en entonnoir ainsi que les graphiques en barres ou en colonnes, lorsque je réalise des supports de proposition. En particulier, le graphique en entonnoir me permet de créer des graphiques exactement comme je le souhaite et de communiquer visuellement les évolutions des chiffres à chaque étape. Grâce à cette fonctionnalité, nous pouvons transmettre à nos clients des informations détaillées au moyen de graphiques faciles à comprendre, alors qu’auparavant nous devions les expliquer à l’oral.

Gagner du temps grâce à des modèles de présentation

• ー Comment utilisez-vous la fonction de recherche de contenu de la think-cell Library ?

Tokumura : J’ai trouvé la think-cell Library révolutionnaire. Par exemple, afin de rendre l’objectif de nos propositions dans le secteur de la santé plus facile à comprendre, nous insérons souvent dans nos supports des pictogrammes de médecins, d’infirmiers et d’autres personnages spécifiques. Par le passé, nous devions aller sur un site externe pour trouver des ressources se rapprochant des images que nous voulions utiliser dans nos supports ; aujourd’hui, grâce à la think-cell Library, nous trouvons ces ressources directement dans PowerPoint.

De plus, en stockant des modèles internes et d’anciens supports dans une bibliothèque d’équipe, nous pouvons appeler instantanément les diapositives que nous souhaitons réutiliser. Dans la pratique, il est très utile de pouvoir réaliser dans PowerPoint des tâches fastidieuses comme la recherche de ressources et la réutilisation d’anciens supports.

ー Comment utilisez-vous les fonctionnalités de think-cell Core pour améliorer la productivité et garantir la cohérence des supports ?

Tokumura : Nous utilisons think-cell Core pour harmoniser les diapositives soumises par chaque consultant. Par exemple, nous utilisons une fonction qui aligne et uniformise automatiquement les zones de texte, ainsi qu’une fonction qui applique automatiquement les couleurs de l’entreprise telles que définies dans les paramètres du fichier de style.

ー En quoi la mise en place de think-cell a-t-elle changé votre manière de créer des présentations ?

Tokumura : Le plus grand changement, c’est que nous pouvons désormais séparer complètement le temps consacré à réfléchir au contenu de la présentation du temps consacré à soigner son apparence. Auparavant, nous perdions beaucoup de temps sur des tâches mécaniques, comme l’alignement des éléments et les ajustements manuels des couleurs et des polices.

Désormais, nous pouvons confier ces tâches à think-cell et nous concentrer sur la réflexion, les échanges et la recherche — ce à quoi nous, consultants, devrions consacrer notre temps. Bien sûr, la qualité des présentations est stable et comparable à ce que nous obtenions auparavant.

Todaka : Nous pouvons désormais créer des présentations visuellement percutantes, en fonction de nos idées. Dans le conseil en particulier, lorsque les diapositives sont faciles à comprendre d’un coup d’œil et marquent les esprits du client, cela a un impact positif direct sur la force de conviction de nos recommandations. Même si cela ne peut pas toujours se traduire par des chiffres précis, je suis convaincu que l’amélioration de la capacité d’expression de nos présentations a clairement contribué à améliorer notre rentabilité.

ー Quels résultats avez-vous obtenus grâce à la mise en place de think-cell ?

Tokumura : En termes de résultats quantitatifs, nous constatons une forte réduction du temps nécessaire pour créer des présentations. Par exemple, grâce à la think-cell Library, ce qui prenait auparavant près d’une heure peut désormais être réalisé en moins de 10 minutes. Par ailleurs, les fonctionnalités de diagramme de Gantt ont réduit d’un facteur 10 le temps nécessaire pour produire un document de planning complet. Une tâche qui aurait pris 3 à 4 heures, même avec un brouillon, peut maintenant être bouclée en 15 à 30 minutes — une amélioration spectaculaire de l’efficacité.

ー Quels retours avez-vous reçus de la part des clients concernant la mise en place de think-cell ?

Todaka : Nous avons reçu des retours clients positifs via notre questionnaire post-projet, par exemple : "Le ton général des documents est cohérent et facile à comprendre" et "Le rapport était très impressionnant." Dans un projet récent mené avec une entreprise de taille moyenne, la haute qualité des présentations a été prise en compte dans l’évaluation, ce qui a contribué à notre décision d’échanger avec eux sur la phase suivante du projet.

Pour nous, consultants, un rapport est bien plus qu’un simple ensemble de résultats. Il doit être un déclencheur qui mène à la prochaine étape de la prise de décision. Nous pensons qu’un document cohérent et épuré est un facteur important pour soutenir les décisions commerciales de nos clients.

ー Quelle est votre vision pour l’avenir ?

Tokumura : D’ici 2025, notre entreprise comptera environ 130 utilisateurs de think-cell, soit près d’un quart de l’effectif total. Nous pensons qu’à l’avenir, non seulement les consultants, mais aussi les planificateurs et les équipes corporate devraient utiliser think-cell activement. Par exemple, les fonctionnalités de think-cell sont particulièrement précieuses dans les situations où il faut structurer des enjeux et construire une narration pour formuler des propositions.

Bien sûr, installer le produit ne suffit pas. À l’avenir, nous estimons qu’il sera nécessaire de développer des dispositifs de formation et de support pour donner envie aux collaborateurs, dans toute l’entreprise, d’utiliser think-cell.

Todaka : Nous souhaitons continuer à tester de nouvelles fonctionnalités de think-cell et explorer davantage de façons de le rendre utile à nos consultants. Lorsque des consultants travaillent ensemble sur un projet, nous partons du principe que tout le monde peut utiliser think-cell ; nous aimerions donc aller au-delà d’un usage généraliste.

ー Auriez-vous un conseil pour celles et ceux qui peinent à créer des supports de présentation ?

Tokumura : La valeur de think-cell, c’est de rationaliser tout ce qui concerne l’aspect des présentations et de dégager du temps pour réfléchir. Bien sûr, la forme des documents compte, mais au final, c’est le fond qui fait la différence. Je pense que think-cell est un produit efficace pour se concentrer sur la création de contenu de fond et se consacrer au travail que des consultants experts doivent réellement accomplir — un travail qui ne peut pas être remplacé par l’IA générative ou d’autres outils d’automatisation.