Depuis 1991, NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. propose des services de conseil visant à résoudre des enjeux de société et à accompagner les entreprises dans leurs transformations, notamment dans les domaines de la durabilité, de la santé et du développement régional. Guidée par la philosophie d’entreprise « Lighting the way to a better society », la société s’appuie sur une forte expertise en conseil opérationnel dans deux domaines : les recommandations aux organismes publics et l’accompagnement des entreprises privées.

Afin d’améliorer la qualité des supports, d’assurer la cohérence de marque et d’accroître la valeur délivrée aux clients, la division Conseil a décidé d’utiliser think-cell comme solution tout-en-un pour créer des présentations PowerPoint de tout premier niveau.

Nous avons échangé avec M. Kota Tokumura et M. Taiga Todaka, Manager et Senior Consultant au sein de la Life Value Creation Unit, au sujet des raisons qui les ont amenés à choisir think-cell, des difficultés rencontrées auparavant, de leur utilisation de think-cell et des résultats obtenus.

• ー  En quoi consiste le travail de la Life Value Creation Unit ?

Tokumura : Je fournis principalement des services de conseil et de recherche sur les stratégies d’entreprise dans le domaine de la santé. J’interviens sur un large éventail de sujets tout au long du cycle de vie, de la promotion de la santé aux soins médicaux et aux soins infirmiers, et mes principaux clients sont des agences gouvernementales ainsi que des entreprises de soins infirmiers qui font avancer la DX (Digital Transformation).

L’unité compte environ 100 personnes au total, et la plupart des projets sont confiés à des équipes de 2 à 10 personnes. Sur ces 100 personnes, environ 30 utilisent think-cell. Nous avons commencé à utiliser think-cell après avoir obtenu un compte via un e-mail du département Brand Promotion. J’utilise think-cell depuis les débuts de son déploiement ; j’ai donc encouragé son adoption au sein de l’unité.

Todaka : Si nous utilisons think-cell de manière si active, c’est parce que la création de présentations dans PowerPoint est au cœur de notre activité. Ce n’est pas exagéré de dire que nous produisons un document presque chaque jour : d’abord une proposition au client, puis des rapports hebdomadaires et mensuels une fois la mission lancée, et enfin un rapport final pour clôturer le projet.

Nous utilisons également PowerPoint pour les supports explicatifs internes : partage des orientations au sein de l’unité, capitalisation des connaissances, supports de formation, et bien d’autres usages.

• ー Comment considérez-vous la création de documents dans le travail d’un consultant ?

Todaka : Le rôle d’un consultant est de formuler les meilleures recommandations afin d’aider le client à prendre des décisions. Dans ce cadre, préparer des présentations est un moyen de concrétiser ces recommandations, pas une fin en soi.

Cependant, ce n’est pas parce que c’est un moyen qu’il faut le négliger. Les présentations sont un véritable produit intellectuel : elles servent à approfondir la réflexion en structurant des hypothèses et des arguments, en organisant les données recueillies et en présentant les résultats d’analyse. En parallèle, elles constituent aussi un outil de communication, qui nous aide à transmettre avec précision et force de conviction au client ce qui a été élaboré.

En plus de preuves objectives, les présentations peuvent également inclure des points de vue plus subjectifs, par exemple : « Qu’en pensez-vous personnellement ? » En ce sens, on peut dire que les supports matérialisent la pensée et la perspective du consultant.

Autrement dit, nous considérons la préparation des présentations comme l’un des processus clés, indispensable à l’élaboration de recommandations qui soutiennent réellement la prise de décision du client.

• ー Quels problèmes rencontriez-vous dans la création de présentations avant d’adopter think-cell ?

Tokumura : Nous faisions face à deux problèmes majeurs. D’abord, rassembler en une seule présentation l’ensemble des documents créés par chaque consultant et les mettre en forme de manière cohérente demandait beaucoup de temps et d’efforts. Nous avions le sentiment qu’il fallait consacrer davantage de temps à affiner les recommandations, en veillant à ce que les présentations soient homogènes et logiquement structurées, ce qui réduisait d’autant le temps disponible pour réfléchir à de meilleures recommandations. Il est essentiel que chaque consultant dispose de suffisamment de temps pour travailler le fond, vérifier la cohérence et s’assurer de la solidité logique de chaque présentation.

Le second problème était la variabilité de la qualité des supports remis par les consultants. Il va de soi que le contenu et les recommandations sont primordiaux, mais la manière de les présenter est également un élément indispensable. Or, la qualité des supports dépendait du niveau d’expérience et des compétences de chacun ; nous voulions donc garantir un haut niveau d’homogénéité avant de compiler les documents en une présentation destinée au client.

Todaka : Travailler l’apparence des supports est indispensable pour les consultants. Par exemple, si plusieurs diapositives présentent des polices et des teintes de couleur incohérentes, ou si la source des éléments n’est pas clairement indiquée, l’impression laissée au client se dégrade. Des supports mal organisés peuvent générer un stress inutile pour le destinataire et rendre une recommandation plus difficile à faire passer, même lorsqu’elle est pertinente et solidement étayée.

Tokumura : Les supports constituent le point de départ de notre travail de consultant. Lors des échanges avec les clients, nous nous appuyons sur ces supports pour structurer la discussion, définir les prochaines actions et arrêter la destination finale. C’est pourquoi il serait contre-productif de passer trop de temps et d’énergie à « embellir » les supports, au détriment du temps consacré à la réflexion et à la recherche. Nous avions besoin d’un outil capable d’alléger la charge des tâches non essentielles et de nous permettre de nous concentrer sur une production à plus forte valeur ajoutée.

• ー Comment avez-vous découvert think-cell ?

Tokumura : Un senior consultant, fort d’une expérience terrain dans une autre entreprise, nous a suggéré d’unifier les couleurs et les polices utilisées dans nos supports comme l’une des mesures pour renforcer la puissance de notre marque. En effet, les grandes entreprises étrangères disposent de leurs propres couleurs de marque ; nous voulions que nos clients pensent à « NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. » à la simple vue des couleurs et du style de nos supports de proposition, afin de favoriser une relation durable avec le cabinet.

Dans cette proposition, think-cell a été retenu comme solution concrète pour harmoniser les couleurs et les polices de l’entreprise. Comme ce senior consultant avait déjà utilisé think-cell dans son précédent poste, l’outil était reconnu comme très efficace pour renforcer la marque, tout en améliorant la productivité lors de la création de présentations.

• ー Comment avez-vous commencé à l’utiliser après en avoir informé l’entreprise ?

Todaka : La décision d’utiliser think-cell relève de la discrétion de chaque consultant, qui demande ensuite un compte auprès de notre division corporate. Je me suis intéressé à think-cell en apprenant que d’autres entreprises l’utilisaient également. J’ai toujours trouvé que la création de présentations prenait trop de temps ; j’ai donc demandé un compte think-cell dès que j’ai reçu un e-mail de la division corporate. Ensuite, j’ai appris à utiliser think-cell lors d’un atelier utilisateur organisé par think-cell Japan, et j’ai commencé à l’employer pour créer mes présentations de travail.

• ー Comment utilisez-vous la fonction de création de graphiques de think-cell Charts ?

Tokumura : Dans mon travail, je l’utilise pour créer des présentations qui permettent de visualiser et de piloter l’ensemble du projet. Plus précisément, j’utilise des diagrammes de Gantt pour représenter l’avancement. C’est particulièrement pratique : lors de la création d’un diagramme de Gantt, le design s’ajuste automatiquement dès qu’il suffit de sélectionner une date. Rien que ces deux fonctionnalités ont divisé par dix le temps nécessaire pour produire une présentation complète du planning.

Todaka : J’utilise souvent des fonctionnalités de création de graphiques, comme les entonnoirs ainsi que les graphiques en barres ou en colonnes, lors de la préparation de supports de proposition. En particulier, le graphique en entonnoir me permet de créer des visuels exactement comme je le souhaite et de communiquer de manière très claire les variations des chiffres à chaque étape. Grâce à cette fonctionnalité, nous pouvons transmettre à nos clients des informations détaillées via des graphiques faciles à comprendre, alors qu’auparavant nous devions les expliquer à l’oral.

• ー Comment exploitez-vous la fonction de recherche de contenu de la think-cell Library ?

Tokumura : J’ai trouvé la think-cell Library révolutionnaire. Par exemple, pour rendre l’objet de nos propositions dans le secteur de la santé plus facile à comprendre, nous insérons souvent dans nos supports des pictogrammes de médecins, d’infirmiers et d’autres personnages. Auparavant, nous devions passer par un site externe pour trouver des ressources se rapprochant des images que nous souhaitions utiliser ; désormais, grâce à la think-cell Library, nous trouvons ces ressources directement dans PowerPoint.

De plus, en stockant des modèles internes et d’anciens supports dans une bibliothèque d’équipe, nous pouvons rappeler instantanément les diapositives que nous voulons réutiliser. Dans la pratique, c’est un véritable atout de pouvoir effectuer dans PowerPoint des tâches fastidieuses comme la recherche de ressources et la réutilisation de supports existants.

ー Comment utilisez-vous les fonctionnalités de think-cell Core pour gagner en productivité et assurer la cohérence des supports ?

Tokumura : Nous utilisons think-cell Core pour harmoniser les diapositives soumises par chaque consultant. Par exemple, nous utilisons une fonction qui aligne et uniformise automatiquement les zones de texte, ainsi qu’une fonction qui applique automatiquement les couleurs de l’entreprise, telles que définies dans les paramètres du fichier de style.

ー En quoi le déploiement de think-cell a-t-il changé votre manière de créer des présentations ?

Tokumura : Le changement le plus important est que nous pouvons désormais dissocier complètement le temps consacré à réfléchir au contenu de la présentation du temps consacré à soigner son rendu visuel. Avant, nous perdions beaucoup de temps sur des tâches répétitives, comme aligner des éléments ou ajuster manuellement les couleurs et les polices.

Désormais, nous pouvons confier ces tâches à think-cell et nous concentrer sur la réflexion, les échanges et la recherche — exactement ce sur quoi nous, consultants, devrions passer notre temps. Bien sûr, la qualité des présentations reste stable et comparable à ce qu’elle était auparavant.

Todaka : Nous pouvons désormais créer des présentations visuellement attrayantes, au service de nos idées. Dans le conseil en particulier, lorsque les diapositives sont compréhensibles au premier coup d’œil et marquent les esprits du client, cela a un impact direct et positif sur la force de conviction de nos recommandations. Même si ce n’est pas toujours quantifiable par des chiffres précis, je suis convaincu que l’amélioration de la puissance d’expression de nos présentations a clairement contribué à l’augmentation de notre rentabilité.

ー Quels résultats avez-vous obtenus grâce au déploiement de think-cell ?

Tokumura : En termes de résultats quantitatifs, nous constatons une forte réduction du temps nécessaire à la création des présentations. Par exemple, grâce à la think-cell Library, ce qui prenait presque une heure auparavant peut désormais être réalisé en moins de 10 minutes. De plus, les fonctionnalités de diagramme de Gantt ont divisé par 10 le temps nécessaire pour produire un document de planning complet. Une tâche qui aurait pris 3 à 4 heures, même avec un brouillon, peut maintenant être réalisée en 15 à 30 minutes — un gain spectaculaire en efficacité.

ー Quel type de retours avez-vous reçus de la part des clients concernant le déploiement de think-cell ?

Todaka : Nous avons reçu des retours clients positifs via notre questionnaire post-projet, par exemple : "Le ton général des documents est cohérent et facile à comprendre" et "Le rapport était très impressionnant.” Lors d’un projet récent mené avec une entreprise de taille intermédiaire, la qualité élevée des présentations a été prise en compte dans l’évaluation, ce qui a contribué à notre décision d’échanger avec eux sur la phase suivante du projet.

Pour nous, consultants, un rapport est bien plus qu’un simple ensemble de résultats. Il doit être un catalyseur qui mène à l’étape suivante de la prise de décision. Nous pensons qu’un document cohérent et épuré est un facteur essentiel pour soutenir les décisions métier de nos clients.

ー Quelles sont vos perspectives pour l’avenir ?

Tokumura : D’ici 2025, il y aura environ 130 utilisateurs de think-cell dans notre entreprise, soit environ un quart du total. Nous pensons qu’à l’avenir, non seulement les consultants, mais aussi les planificateurs et les équipes support devraient utiliser think-cell de manière active. Par exemple, les fonctionnalités de think-cell seront très précieuses dans les situations où des propositions sont nécessaires pour structurer les enjeux et construire un récit.

Bien sûr, il ne suffit pas d’installer le produit. Nous estimons avant tout que, à l’avenir, il sera nécessaire de mettre en place des dispositifs de formation et de support afin que les collaborateurs de toute l’entreprise aient envie d’utiliser think-cell.

Todaka : Nous souhaitons continuer à tester de nouvelles fonctionnalités de think-cell et explorer davantage de façons de le rendre utile pour nos consultants. Lorsque plusieurs consultants travaillent ensemble sur un projet, nous partons du principe que tout le monde sait utiliser think-cell ; nous aimerions donc aller plus loin qu’un usage « standard ».

ー Avez-vous des conseils pour celles et ceux qui peinent à créer des supports de présentation ?

Tokumura : La valeur de think-cell, c’est qu’il rationalise le travail lié à l’aspect visuel des présentations et libère du temps pour la réflexion. Bien sûr, la présentation des documents est importante, mais au final, c’est le fond qui compte. Je pense que think-cell est un produit efficace pour se concentrer sur la création de contenu de fond et sur le travail sur lequel les consultants experts doivent réellement se concentrer — un travail qui ne peut être remplacé ni par l’IA générative ni par d’autres solutions d’automatisation.