Desde 1991, NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. ofrece servicios de consultoría para resolver retos sociales y apoyar la transformación empresarial en áreas como sostenibilidad, salud y desarrollo regional. Con la filosofía corporativa de "Lighting the way to a better society," la fortaleza de la compañía está en la consultoría práctica en dos ámbitos: recomendaciones para organismos públicos y apoyo empresarial para compañías privadas.

Para mejorar la calidad de los materiales, asegurar la coherencia de marca y aportar más valor a sus clientes, la división de servicios de consultoría decidió usar think-cell como solución todo en uno para crear presentaciones de primer nivel en PowerPoint.

Hablamos con el Sr. Kota Tokumura y el Sr. Taiga Todaka, Manager y Senior Consultant de la Life Value Creation Unit, sobre los motivos para elegir think-cell, los retos previos, cómo lo han estado utilizando y los resultados que han conseguido.

• ー  ¿En qué consiste el trabajo de la Life Value Creation Unit?

Tokumura: Principalmente ofrezco servicios de consultoría e investigación para estrategias de negocio en el ámbito sanitario. Trato una amplia variedad de temas a lo largo del ciclo de vida, desde la promoción de la salud hasta la atención médica y los cuidados, y mis principales clientes incluyen organismos públicos y empresas de cuidados que están impulsando la DX (Digital Transformation).

En total, la unidad cuenta con unas 100 personas, y la mayoría de los proyectos se asignan a equipos de 2 a 10. De esas 100 personas, unas 30 usan think-cell. Empezamos a usar think-cell porque obtuvimos una cuenta a través de un correo del Departamento de Promoción de Marca. Llevo usando think-cell desde los primeros días de su implementación, así que he estado impulsando su uso dentro de la unidad.

Todaka: El motivo de que usemos think-cell de forma activa es que crear presentaciones en PowerPoint está en el centro de nuestro negocio. No es exagerado decir que elaboramos algún tipo de documento casi a diario: empezamos con una propuesta para el cliente, seguimos con informes semanales y mensuales tras recibir el encargo, y terminamos con un informe final para cerrar el proyecto.

También usamos PowerPoint para materiales internos, que incluyen compartir políticas dentro de la unidad, acumulación de conocimiento, materiales de formación y muchas otras cosas.

• ー ¿Cómo ves la creación de documentos como parte del trabajo de un consultor?

Todaka: El papel de un consultor es hacer las mejores recomendaciones para apoyar la toma de decisiones del cliente. En este contexto, preparar presentaciones es un medio para llevar a cabo esas recomendaciones, no un fin en sí mismo.

Pero que sea un medio no significa que haya que descuidarlo. Las presentaciones son un producto que ayuda a profundizar el pensamiento: estructurar hipótesis y argumentos, organizar los datos recopilados y presentar los resultados del análisis. A la vez, también son un medio de comunicación que nos permite transmitir al cliente, con precisión y de forma convincente, lo que se ha trabajado.

Además de presentar evidencia objetiva, las presentaciones también pueden incluir opiniones subjetivas, como: "¿Tú qué piensas?" En ese sentido, puede decirse que los materiales son la materialización de las ideas y la perspectiva del consultor.

En otras palabras, consideramos que el proceso de preparar presentaciones es uno de los procesos clave e indispensables para construir recomendaciones que apoyen la toma de decisiones del cliente.

• ー ¿Qué problemas teníais al crear presentaciones antes de adoptar think-cell?

Tokumura: Teníamos dos grandes problemas. El primero era que combinar en una sola presentación todos los documentos creados por cada consultor y mantenerlos bien organizados consumía mucho tiempo y esfuerzo. Sentíamos que debíamos dedicar más tiempo a pulir las recomendaciones, asegurarnos de que las presentaciones fueran coherentes y estuvieran estructuradas de forma lógica, pero eso nos quitaba tiempo para pensar cómo hacer recomendaciones aún mejores. Es fundamental que cada consultor tenga suficiente tiempo para pensar en las recomendaciones y revisar la coherencia y la estructura lógica de cada presentación.

El segundo problema era que la calidad de los materiales entregados por los consultores variaba. Es evidente que el contenido y las recomendaciones son importantes, pero la forma de presentarlos también es un elemento imprescindible del material. Sin embargo, la calidad variaba según la experiencia y las habilidades de cada consultor, y queríamos asegurar un alto nivel de consistencia en la calidad antes de compilarlo en presentaciones para el cliente.

Todaka: Mejorar el aspecto de los materiales es esencial para los consultores. Por ejemplo, si varias diapositivas tienen fuentes y tonos de color inconsistentes, o si no se indica claramente el origen del material, la impresión del cliente empeora. Un material desorganizado puede generar estrés innecesario en quien lo recibe, y dificultar que una recomendación se transmita, por muy buena y sólida que sea.

Tokumura: Los materiales son el punto de partida de nuestro trabajo como consultores. En las reuniones con clientes, los usamos como base para debatir, diseñar los siguientes pasos y decidir el destino final. Por eso, es un error invertir demasiado tiempo y esfuerzo en hacer que los materiales se vean bien, reduciendo así el tiempo dedicado a pensar e investigar. Necesitábamos un producto que redujera la carga del trabajo no esencial y nos permitiera centrarnos en resultados de mayor valor.

• ー ¿Cómo conocisteis think-cell?

Tokumura: Un senior consultant con experiencia práctica en otra firma nos sugirió unificar los colores corporativos y las fuentes que usamos en nuestros materiales como una de las medidas para reforzar la marca. De hecho, las grandes firmas extranjeras tienen sus propios colores corporativos, y queríamos que nuestros clientes recordaran "NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc." por el color y el estilo de nuestros materiales de propuesta, lo que llevaría a un compromiso a largo plazo con la firma.

En esa propuesta, se implementó think-cell como el producto específico para unificar colores y fuentes corporativas. Como el senior consultant ya había usado think-cell en su anterior trabajo en otra firma, se valoró muy positivamente como una herramienta eficaz para reforzar la marca y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia al crear presentaciones.

• ー ¿Cómo empezasteis a usarlo después de comunicarlo a la empresa?

Todaka: La decisión de usar think-cell queda a criterio de cada consultor, que solicita una cuenta a nuestra división corporativa. Me interesé por think-cell cuando escuché que otras firmas también lo usaban. Siempre había sentido que crear presentaciones llevaba demasiado tiempo, así que solicité una cuenta de think-cell en cuanto recibí un correo de la división corporativa. Después, aprendí a usar think-cell en un taller para usuarios organizado por think-cell Japan, y empecé a utilizarlo al crear mis presentaciones de trabajo.

• ー ¿Cómo utilizas la función de gráficos de think-cell Charts?

Tokumura: En mi trabajo, lo uso para crear presentaciones que visualizan y gestionan el proyecto completo. En concreto, utilizo gráficos de Gantt para visualizar el progreso del proyecto. Es especialmente práctico que, al crear un gráfico de Gantt, el diseño se ajuste automáticamente con solo seleccionar una fecha. Solo con estas dos funciones, el tiempo necesario para crear toda la presentación del cronograma se ha reducido a una décima parte.

Todaka: Suelo usar funciones de gráficos como embudos y gráficos de barras o columnas al crear materiales de propuesta. En particular, el gráfico de embudo me permite crear gráficos exactamente como los necesito y comunicar visualmente los cambios de cifras en cada fase. Gracias a esta función, podemos transmitir a nuestros clientes información detallada en gráficos fáciles de entender, cuando antes teníamos que explicarla de forma verbal.

• ー ¿Cómo aprovechas la función de búsqueda de contenido de think-cell Library?

Tokumura: Me pareció revolucionaria la think-cell Library. Por ejemplo, para que el objetivo de nuestras propuestas en el sector sanitario se entienda mejor, a menudo incorporamos pictogramas de médicos, enfermeras y otros personajes específicos en los materiales. Antes, teníamos que ir a un sitio externo para encontrar recursos que se parecieran lo más posible a las imágenes que queríamos usar; ahora, gracias a la think-cell Library, podemos encontrarlos directamente dentro de PowerPoint.

Además, al guardar plantillas internas y materiales anteriores en una library de equipo, podemos recuperar al instante las diapositivas que queremos usar. En la práctica, es una gran ayuda poder completar dentro de PowerPoint tareas tediosas como buscar recursos y reutilizar materiales anteriores.

ー ¿Cómo aprovecháis las funciones de think-cell Core para impulsar la productividad y garantizar la coherencia de los materiales?

Tokumura: Usamos think-cell Core para organizar las diapositivas que envía cada consultor y unificarlas. Por ejemplo, utilizamos una función que alinea y homogeneiza automáticamente los cuadros de texto, y otra que ajusta automáticamente los colores corporativos a los colores especificados en la configuración del archivo de estilo.

ー ¿Cómo ha cambiado la implementación de think-cell vuestro flujo de trabajo a la hora de crear presentaciones?

Tokumura: El mayor cambio es que ahora podemos separar por completo el tiempo dedicado a pensar el contenido de la presentación del tiempo dedicado a preparar su aspecto. Antes se invertía mucho tiempo en tareas mecánicas como alinear elementos y ajustar manualmente colores y fuentes.

Ahora podemos dejar esas tareas en manos de think-cell y centrarnos en pensar, debatir e investigar, que es en lo que los consultores deberíamos invertir nuestro tiempo. Y, por supuesto, la calidad de las presentaciones es estable y está al nivel de lo que teníamos antes.

Todaka: Ahora podemos crear presentaciones visualmente atractivas según nuestras ideas. Especialmente en consultoría, cuando las diapositivas se entienden de un vistazo y se quedan en la memoria del cliente, esto tiene un impacto directo y positivo en el poder de convicción de nuestras recomendaciones. Aunque no siempre se pueda cuantificar con cifras concretas, creo que la mayor capacidad expresiva de nuestras presentaciones ha contribuido claramente a mejorar nuestra rentabilidad.

ー ¿Qué resultados habéis conseguido con la implementación de think-cell?

Tokumura: En cuanto a resultados cuantitativos, notamos que el tiempo necesario para crear presentaciones se ha reducido de forma significativa. Por ejemplo, gracias a think-cell Library, lo que antes llevaba casi una hora ahora puede hacerse en menos de 10 minutos. Además, las funciones de diagrama de Gantt han reducido por 10 el tiempo necesario para crear un documento completo de planificación. Una tarea que con un borrador habría llevado de 3 a 4 horas ahora puede completarse en 15 a 30 minutos: una mejora drástica de la eficiencia.

ー ¿Qué tipo de comentarios habéis recibido de los clientes sobre la implementación de think-cell?

Todaka: Hemos recibido comentarios positivos de los clientes a través de nuestra encuesta posterior al proyecto, por ejemplo: "El tono general de los documentos es coherente y fácil de entender" y "El informe fue realmente impresionante.” En un proyecto reciente con una empresa mediana, la alta calidad de las presentaciones se incluyó en la evaluación, lo que contribuyó a que decidiéramos hablar con ellos sobre la siguiente fase del proyecto.

Para nosotros, los consultores, un informe es mucho más que un conjunto de resultados. Debe ser un catalizador que conduzca al siguiente proceso de toma de decisiones. Creemos que un documento coherente y sin ruido es un factor clave para apoyar las decisiones empresariales de nuestros clientes.

ー ¿Cuál es vuestra perspectiva de cara al futuro?

Tokumura: En 2025 habrá aproximadamente 130 usuarios de think-cell en nuestra empresa, alrededor de una cuarta parte del total. Creemos que en el futuro no solo los consultores, sino también los equipos de planificación y el personal corporativo deberían utilizar think-cell de forma activa. Por ejemplo, las funciones de think-cell serán de gran valor en situaciones en las que se necesitan propuestas para ordenar los temas y construir una narrativa.

Por supuesto, instalar el producto no es suficiente. Ante todo, creemos que en el futuro será necesario desarrollar sistemas de formación y soporte para que las personas de toda la empresa quieran usar think-cell.

Todaka: Nos gustaría seguir probando nuevas funciones de think-cell y explorar más formas de hacerlo útil para nuestros consultores. Cuando los consultores colaboran en un proyecto, damos por hecho que todos pueden usar think-cell, así que nos gustaría ir un paso más allá del uso básico.

ー ¿Tenéis algún consejo para quienes están teniendo dificultades para crear materiales de presentación?

Tokumura: El valor de think-cell es que simplifica el trabajo relacionado con el aspecto de las presentaciones y libera tiempo para pensar. Por supuesto, la apariencia de los documentos es importante, pero al final lo que cuenta es el contenido. Creo que think-cell es un producto eficaz para centrarse en crear contenido de verdad y dedicar tiempo al trabajo que los consultores expertos realmente necesitan hacer, y que no puede sustituirse por la IA generativa u otros productos de automatización.