Cómo NTT DATA utiliza think-cell para mejorar la creación de informes

Acerca de NTT DATA

Desde 1991, NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. ofrece servicios de consultoría para resolver problemas sociales y apoyar la transformación de las empresas en ámbitos como sostenibilidad, salud y desarrollo regional. Con la filosofía corporativa “Iluminando el camino hacia una sociedad mejor”, la fortaleza de la empresa está en la consultoría práctica en dos áreas: recomendaciones para organismos públicos y apoyo empresarial para compañías privadas.

Para mejorar la calidad de los materiales, garantizar la coherencia de marca y aportar más valor a los clientes, la división de servicios de consultoría de la empresa decidió usar think-cell como solución integral para crear presentaciones de primer nivel en PowerPoint.

Hablamos con el Sr. Kota Tokumura y el Sr. Taiga Todaka, gerente y consultor sénior de la Unidad de Creación de Valor para la Vida, sobre los motivos para elegir think-cell, los retos que tenían antes, cómo lo están usando y los resultados que han conseguido.

• ー  ¿En qué consiste el trabajo de la Unidad de Creación de Valor para la Vida?

Tokumura: Principalmente ofrezco servicios de consultoría e investigación para estrategias de negocio en el ámbito de la salud. Trabajo una amplia variedad de temas a lo largo de todo el ciclo de vida, desde la promoción de la salud hasta la atención médica y los cuidados, y mis principales clientes incluyen organismos públicos y empresas de cuidados que están impulsando DX (Transformación Digital).

En toda la unidad hay unas 100 personas, y la mayoría de los proyectos se asignan a equipos de 2 a 10. De esas 100 personas, unas 30 usan think-cell. Empezamos a usar think-cell porque conseguimos una cuenta a través de un correo del Departamento de Promoción de Marca. Yo uso think-cell desde los primeros días de su implantación, así que he estado impulsando su uso dentro de la unidad.

Todaka: El motivo de que usemos think-cell tan activamente es que crear presentaciones en PowerPoint es el núcleo de nuestro trabajo. No es exagerado decir que elaboramos algún tipo de documento casi a diario: empezamos con una propuesta para un cliente, seguimos con informes semanales y mensuales tras recibir el encargo, y terminamos con un informe final para cerrar el proyecto.

También usamos PowerPoint para materiales internos de explicación, que incluyen el intercambio de políticas dentro de la unidad, acumulación de conocimiento, materiales de formación y muchas otras cosas.

• ー ¿Cómo ves la creación de documentos como parte del trabajo de un consultor?

Todaka: El papel de un consultor es hacer las mejores recomendaciones para apoyar la toma de decisiones del cliente. En este sentido, preparar presentaciones es un medio para materializar las recomendaciones, no un fin.

Sin embargo, que sea un medio no significa que se deba descuidar. Las presentaciones son un producto para profundizar en el pensamiento: estructurar hipótesis y argumentos, organizar los datos recopilados y presentar los resultados del análisis. Al mismo tiempo, también son un medio de comunicación que nos ayuda a transmitir al cliente, con precisión y de forma convincente, lo que se ha trabajado.

Además de presentar evidencias objetivas, las presentaciones también pueden incluir puntos de vista subjetivos, como “¿Qué opinas personalmente?”. En ese sentido, se puede decir que los materiales son la materialización del pensamiento y la perspectiva del consultor.

En otras palabras, consideramos el proceso de preparación de presentaciones como uno de los procesos clave e imprescindibles para construir recomendaciones que respalden la toma de decisiones del cliente.

• ー ¿Qué problemas tenían al crear presentaciones antes de adoptar think-cell?

Tokumura: Teníamos dos grandes problemas. El primero era que combinar todos los documentos que creaba cada consultor en una sola presentación y mantenerlos bien ordenados llevaba mucho tiempo y esfuerzo. Sentíamos que debíamos dedicar más tiempo a pulir las recomendaciones y a asegurarnos de que las presentaciones fueran coherentes y estuvieran estructuradas de forma lógica, pero eso nos restaba tiempo para pensar cómo hacer mejores recomendaciones. Es vital que cada consultor tenga tiempo suficiente para reflexionar sobre las recomendaciones y comprobar la coherencia y la estructura lógica de cada presentación.

El segundo problema era que la calidad de los materiales que entregaban los consultores variaba. No hace falta decir que el contenido y las recomendaciones son importantes, pero la forma de presentarlos también es un elemento imprescindible del material. Sin embargo, la calidad variaba según la experiencia y las habilidades de cada consultor, y queríamos asegurar un alto nivel de coherencia en la calidad de los materiales antes de compilarlos en presentaciones para entregar al cliente.

Todaka: El proceso de mejorar el aspecto de los materiales es esencial para los consultores. Por ejemplo, si varias diapositivas tienen fuentes y tonos de color inconsistentes, o si no se indica claramente la fuente del material, la impresión del cliente sobre el documento empeora. Los materiales desordenados pueden generar estrés innecesario en quien los recibe, dificultando transmitir una recomendación por muy buena y bien fundamentada que sea.

Tokumura: Los materiales son el punto de partida de nuestro trabajo como consultores. En las reuniones con clientes, los usamos como base para debatir, diseñar los siguientes pasos y decidir el destino final. Por eso, es un error dedicar demasiado tiempo y esfuerzo a que los materiales se vean bien, reduciendo así el tiempo para pensar e investigar. Necesitábamos un producto que redujera la carga del trabajo no esencial y nos permitiera centrarnos en resultados de mayor valor.

Construir coherencia de marca

• ー ¿Cómo conociste think-cell?

Tokumura: Un consultor sénior con experiencia práctica en otra firma nos sugirió unificar los colores corporativos y las fuentes que usamos en nuestros materiales como una de las medidas para reforzar la fuerza de la marca. De hecho, las grandes firmas extranjeras tienen sus propios colores corporativos, y queríamos que nuestros clientes pensaran en “NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc.” solo con ver el color y el estilo de nuestros materiales de propuesta, lo que favorecería una relación a largo plazo con la firma.

En la propuesta, se implantó think-cell como el producto específico para unificar colores y fuentes corporativas. Como el consultor sénior ya había usado think-cell en su trabajo anterior en otra firma, se valoró muy positivamente como una herramienta eficaz para reforzar la marca y, al mismo tiempo, mejorar la eficiencia al crear presentaciones.

• ー ¿Cómo empezaste a usarlo tras comunicárselo a la empresa?

Todaka: La decisión de usar think-cell queda a criterio de cada consultor, que solicita una cuenta a nuestra división corporativa. Me interesé por think-cell cuando supe que otras firmas también lo usaban. Siempre había sentido que crear presentaciones llevaba demasiado tiempo, así que solicité una cuenta de think-cell en cuanto recibí un correo de la división corporativa. Después, aprendí a usar think-cell en un taller de usuarios organizado por think-cell Japan, y empecé a utilizarlo para crear mis presentaciones de trabajo.

Aprovechar la automatización de presentaciones

• ー ¿Cómo utilizas la función de gráficos de think-cell Charts?

Tokumura: En mi trabajo lo uso para crear presentaciones que visualizan y gestionan el proyecto completo. En concreto, utilizo diagramas de Gantt para visualizar el progreso del proyecto. Es especialmente cómodo que, al crear un diagrama de Gantt, el diseño se ajuste automáticamente con solo seleccionar una fecha. Solo con estas dos funciones hemos reducido a una décima parte el tiempo necesario para crear toda la presentación del cronograma.

Todaka: A menudo uso funciones de gráficos como embudos y gráficos de barras o columnas cuando preparo materiales de propuesta. En especial, el gráfico de embudo me permite crear los gráficos exactamente como los necesito y comunicar de forma visual los cambios en las cifras de cada fase. Gracias a esta función, podemos transmitir información detallada a nuestros clientes con gráficos fáciles de entender, cuando antes teníamos que explicarlo de palabra.

Ahorra tiempo con plantillas de presentación

• ー ¿Cómo aprovechan la función de búsqueda de contenido de think-cell Library?

Tokumura: Me pareció que think-cell Library fue revolucionario. Por ejemplo, para que el objetivo de nuestras propuestas en el sector sanitario se entienda mejor, solemos incluir pictogramas de médicos, enfermeras y otros personajes especiales en nuestros materiales. Antes teníamos que ir a un sitio externo para encontrar recursos que se parecieran a las imágenes que queríamos usar, pero ahora, gracias a think-cell Library, podemos encontrarlos directamente en PowerPoint.

Además, al almacenar plantillas internas y materiales anteriores en una biblioteca del equipo, podemos recuperar al instante las diapositivas que queremos usar. En la práctica, es de gran ayuda poder completar en PowerPoint tareas tediosas como buscar recursos y reutilizar materiales anteriores.

ー ¿Cómo aprovechan las funciones de think-cell Core para impulsar la productividad y garantizar la coherencia de los materiales?

Tokumura: Usamos think-cell Core para organizar las diapositivas que envía cada consultor y hacer que sean coherentes. Por ejemplo, utilizamos una función que alinea y unifica automáticamente los cuadros de texto, y otra que aplica automáticamente los colores corporativos según lo especificado en la configuración del archivo de estilo.

ー ¿Cómo ha cambiado la implementación de think-cell su forma de trabajar al crear presentaciones?

Tokumura: El mayor cambio es que ahora podemos separar por completo el tiempo que dedicamos a pensar en el contenido de la presentación del tiempo que dedicamos a preparar su aspecto visual. Antes se invertía mucho tiempo en tareas mecánicas como alinear elementos y ajustar manualmente colores y fuentes.

Ahora podemos dejar esas tareas en manos de think-cell y concentrarnos en pensar, debatir e investigar, que es en lo que los consultores deberíamos invertir nuestro tiempo. Por supuesto, la calidad de las presentaciones se mantiene estable y al nivel al que estábamos acostumbrados.

Todaka: Ahora podemos crear presentaciones visualmente atractivas a partir de nuestras ideas. Especialmente en consultoría, cuando las diapositivas se entienden de un vistazo y se quedan en la memoria del cliente, esto impacta directamente y de forma positiva en el poder de persuasión de nuestras recomendaciones. Aunque no siempre se puede cuantificar con cifras concretas, creo que la mayor capacidad de expresión de nuestras presentaciones ha contribuido claramente a mejorar nuestra rentabilidad.

ー ¿Qué resultados han conseguido con la implementación de think-cell?

Tokumura: En cuanto a resultados cuantitativos, sentimos que el tiempo necesario para crear presentaciones se ha reducido de forma notable. Por ejemplo, gracias a think-cell Library, algo que antes llevaba casi una hora ahora puede hacerse en menos de 10 minutos. Además, las funciones de diagrama de Gantt han reducido por 10 el tiempo necesario para crear un documento de planificación completo. Una tarea que con un borrador habría llevado entre 3 y 4 horas ahora se completa en 15 a 30 minutos: una mejora espectacular en la eficiencia del trabajo.

ー ¿Qué tipo de comentarios han recibido de los clientes sobre la implementación de think-cell?

Todaka: Hemos recibido comentarios positivos de los clientes a través de nuestra encuesta posterior al proyecto, por ejemplo: "El tono general de los documentos es coherente y fácil de entender" y "El informe fue muy impresionante.” En un proyecto reciente con una empresa mediana, la alta calidad de las presentaciones se incluyó en la evaluación, lo que contribuyó a que decidiéramos hablar con ellos sobre la siguiente fase del proyecto.

Para nosotros, los consultores, un informe es más que un simple conjunto de resultados. Debe ser un catalizador que lleve al siguiente proceso de toma de decisiones. Creemos que un documento coherente y sin ruido visual es un factor importante para respaldar las decisiones empresariales de nuestro cliente.

ー ¿Cuál es su visión de futuro?

Tokumura: Para 2025, habrá unos 130 usuarios de think-cell en nuestra empresa, aproximadamente una cuarta parte del total. Creemos que, en el futuro, no solo los consultores, sino también los responsables de planificación y el personal corporativo deberían usar think-cell de forma activa. Por ejemplo, las funciones de think-cell serán de gran valor en situaciones en las que se necesitan propuestas para ordenar los temas y construir una narrativa.

Por supuesto, con solo instalar el producto no basta. Ante todo, creemos que en el futuro será necesario desarrollar sistemas de formación y soporte para que personas de toda la empresa quieran usar think-cell.

Todaka: Nos gustaría seguir probando nuevas funciones de think-cell y explorar más maneras de que sea útil para nuestros consultores. Cuando los consultores colaboran en un proyecto, damos por hecho que todos pueden usar think-cell, así que queremos ir un paso más allá del uso general.

ー ¿Tienen algún consejo para quienes están teniendo dificultades para crear materiales de presentación?

Tokumura: El valor de think-cell está en que simplifica el trabajo relacionado con el aspecto visual de las presentaciones y libera tiempo para pensar. Por supuesto, el diseño de los documentos importa, pero al final lo que cuenta es el contenido. Creo que think-cell es un producto eficaz para centrarse en crear contenido de calidad y concentrarse en el trabajo que los consultores expertos realmente necesitan hacer, y que no puede sustituirse por la IA generativa u otros productos de automatización.