Come NTT DATA usa think-cell per migliorare la creazione di report

Informazioni su NTT DATA

Dal 1991, NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. opera nei servizi di consulenza per contribuire a risolvere problemi sociali e supportare la trasformazione delle aziende in ambiti come sostenibilità, sanità e sviluppo regionale. Con la filosofia aziendale “Lighting the way to a better society”, la forza dell’azienda è una consulenza concreta in due aree: raccomandazioni per enti pubblici e supporto al business per aziende private.

Per migliorare la qualità dei materiali, garantire la coerenza del brand e aumentare il valore per i clienti, la divisione di consulenza ha deciso di adottare think-cell come soluzione all-in-one per creare presentazioni PowerPoint di altissimo livello.

Abbiamo parlato con il sig. Kota Tokumura e il sig. Taiga Todaka, Manager e Senior Consultant nella Life Value Creation Unit, per capire perché hanno scelto think-cell, quali sfide affrontavano in precedenza, come lo utilizzano e quali risultati hanno ottenuto.

• ー  Di cosa si occupa la Life Value Creation Unit?

Tokumura: Mi occupo principalmente di consulenza e ricerca per strategie di business in ambito sanitario. Seguendo l’intero ciclo di vita — dalla promozione della salute alle cure mediche e all’assistenza — tratto un’ampia varietà di temi. I miei principali clienti includono enti pubblici e aziende del settore assistenziale che stanno promuovendo la DX (Digital Transformation).

L’unità nel complesso conta circa 100 persone e la maggior parte dei progetti viene assegnata a team da 2 a 10 persone. Dei 100 membri dell’unità, circa 30 usano think-cell. Abbiamo iniziato a usarlo perché abbiamo ottenuto un account tramite un’email del Brand Promotion Department. Io uso think-cell fin dalle prime fasi dell’implementazione, quindi ne ho promosso l’utilizzo all’interno dell’unità.

Todaka: Il motivo per cui usiamo think-cell in modo così attivo è che la creazione di presentazioni in PowerPoint è al centro del nostro lavoro. Non è un’esagerazione dire che realizziamo qualche tipo di documento quasi ogni giorno: si parte da una proposta al cliente, poi arrivano report settimanali e mensili dopo l’acquisizione dell’incarico, e si chiude con un report finale per concludere il progetto.

Usiamo PowerPoint anche per materiali esplicativi interni, tra cui condivisione delle policy all’interno dell’unità, accumulo di conoscenza, materiali di formazione e molto altro.

• ー Come consideri la creazione di documenti all’interno del lavoro di un consulente?

Todaka: Il ruolo di un consulente è formulare le migliori raccomandazioni a supporto del processo decisionale del cliente. In questo contesto, preparare presentazioni è un mezzo per realizzare le raccomandazioni, non un fine.

Detto questo, il fatto che sia un mezzo non significa che vada trascurato. Le presentazioni sono un “prodotto” che aiuta ad approfondire il pensiero: strutturare ipotesi e argomentazioni, organizzare i dati raccolti e presentare i risultati dell’analisi. Allo stesso tempo, sono anche uno strumento di comunicazione che ci consente di trasferire al cliente, in modo accurato e convincente, ciò che abbiamo elaborato.

Oltre a riportare evidenze oggettive, le presentazioni possono includere anche punti di vista soggettivi, come “Tu cosa ne pensi?”. In questo senso, si può dire che i materiali siano la concretizzazione del pensiero e della prospettiva del consulente.

In altre parole, consideriamo il processo di preparazione delle presentazioni come uno dei processi chiave e indispensabili per costruire raccomandazioni che supportino le decisioni del cliente.

• ー Quali problemi riscontravate nella creazione delle presentazioni prima di adottare think-cell?

Tokumura: Avevamo due problemi principali. Il primo: era un lavoro lungo e impegnativo unire in un’unica presentazione tutti i documenti creati dai singoli consulenti e mantenerli in ordine. Sentivamo la necessità di dedicare più tempo a perfezionare le raccomandazioni e a garantire che le presentazioni fossero coerenti e strutturate logicamente, ma questo riduceva il tempo per pensare a come formulare raccomandazioni migliori. È fondamentale che ogni consulente abbia tempo sufficiente per ragionare sulle raccomandazioni e verificare coerenza e struttura logica di ogni presentazione.

Il secondo problema era che la qualità dei materiali consegnati dai consulenti variava. È ovvio che contenuti e raccomandazioni siano importanti, ma anche il modo in cui vengono presentati è un elemento imprescindibile. Tuttavia, la qualità dei materiali dipendeva dall’esperienza e dalle competenze del singolo consulente, e volevamo garantire un alto livello di uniformità nella qualità prima di assemblarli nelle presentazioni da consegnare al cliente.

Todaka: Curare l’aspetto dei materiali è essenziale per i consulenti. Per esempio, se più slide hanno font e tonalità di colore incoerenti, oppure se la fonte del materiale non è indicata in modo chiaro, l’impressione del cliente ne risente. Materiali disordinati possono generare stress inutile in chi li riceve, rendendo difficile far passare una raccomandazione, per quanto valida e ben argomentata.

Tokumura: I materiali sono il punto di partenza del nostro lavoro di consulenza. Nei meeting con i clienti li usiamo come base per discutere, definire le azioni successive e decidere la direzione finale. Per questo è un errore spendere troppo tempo e troppe energie per “abbellirire” i materiali, riducendo il tempo dedicato a riflessione e ricerca. Serviva un prodotto che riducesse il carico di lavoro non essenziale e ci permettesse di concentrarci su output di maggior valore.

Costruire coerenza di brand

• ー Come hai conosciuto think-cell?

Tokumura: Un senior consultant, con esperienza pratica in un’altra società, ci ha suggerito di uniformare colori e font aziendali usati nei materiali come una delle iniziative per rafforzare il nostro brand. In effetti, le grandi aziende straniere hanno colori corporate propri, e volevamo che i clienti riconoscessero “NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc.” dai colori e dallo stile dei nostri materiali di proposta, così da favorire un rapporto di lungo periodo con l’azienda.

Nella proposta, think-cell è stato indicato come prodotto concreto per uniformare colori e font corporate. Poiché il senior consultant aveva già usato think-cell nel precedente lavoro presso un’altra azienda, era considerato un prodotto efficace per rafforzare il brand e, allo stesso tempo, migliorare l’efficienza nella creazione delle presentazioni.

• ー Come avete iniziato a usarlo dopo averlo segnalato all’azienda?

Todaka: La decisione di usare think-cell è lasciata alla discrezione dei singoli consulenti, che richiedono un account alla divisione corporate. Mi sono interessato a think-cell quando ho saputo che lo utilizzavano anche altre aziende. Ho sempre pensato che creare presentazioni richiedesse troppo tempo, quindi ho richiesto un account think-cell appena ho ricevuto un’email dalla divisione corporate. In seguito, ho imparato a usare think-cell in un workshop utenti organizzato da think-cell Japan e ho iniziato a utilizzarlo per creare le mie presentazioni di lavoro.

Sfruttare l’automazione delle presentazioni

• ー Come utilizzi la funzione di creazione grafici di think-cell Charts?

Tokumura: Nel mio lavoro lo uso per creare presentazioni che visualizzano e gestiscono l’intero progetto. In particolare, uso i diagrammi di Gantt per visualizzare l’avanzamento del progetto. È particolarmente comodo perché, quando crei un Gantt, il design si adatta automaticamente semplicemente selezionando una data. Solo queste due funzioni hanno ridotto a un decimo il tempo necessario per creare l’intera presentazione del planning.

Todaka: Quando preparo materiali per le proposte, uso spesso funzioni di creazione grafici come i funnel e i grafici a barre o a colonne. In particolare, il funnel mi permette di creare grafici esattamente come li voglio e di comunicare visivamente le variazioni dei numeri per ogni fase. Grazie a questa funzione, possiamo trasmettere ai clienti informazioni dettagliate con grafici facili da capire, mentre prima dovevamo spiegarle a voce.

Risparmiare tempo con i modelli di presentazione

• ー Come utilizzi la funzione di ricerca dei contenuti della think-cell Library?

Tokumura: Ho trovato la think-cell Library rivoluzionaria. Per esempio, per rendere più immediato l’obiettivo delle nostre proposte nel settore sanitario, inseriamo spesso nei materiali pittogrammi di medici, infermieri e altri personaggi specifici. In passato dovevamo andare su siti esterni per trovare asset il più possibile simili alle immagini che volevamo usare, ma ora, grazie alla think-cell Library, possiamo trovarli direttamente in PowerPoint.

Inoltre, archiviando modelli interni e materiali passati in una library di team, possiamo richiamare all’istante le slide che vogliamo usare. Nella pratica è davvero utile poter completare in PowerPoint attività noiose come la ricerca degli asset e il riutilizzo dei materiali precedenti.

ー Come utilizzi le funzioni di think-cell Core per supportare la produttività e garantire la coerenza dei materiali?

Tokumura: Usiamo think-cell Core per uniformare le slide inviate da ciascun consulente e renderle coerenti. Per esempio, sfruttiamo una funzione che allinea e uniforma automaticamente le caselle di testo e una funzione che, in base alle impostazioni del file di stile, applica automaticamente i colori aziendali specificati.

ー In che modo l’implementazione di think-cell ha cambiato il vostro flusso di lavoro nella creazione delle presentazioni?

Tokumura: Il cambiamento più grande è che ora possiamo separare completamente il tempo dedicato a pensare ai contenuti della presentazione da quello dedicato a prepararne l’aspetto. Prima si perdeva molto tempo in attività meccaniche come allineare le figure e regolare manualmente colori e font.

Ora possiamo lasciare queste attività a think-cell e concentrarci su pensiero, confronto e ricerca: esattamente ciò su cui noi consulenti dovremmo investire il nostro tempo. Naturalmente, la qualità delle presentazioni è stabile ed è paragonabile a quella di prima.

Todaka: Ora possiamo creare presentazioni visivamente accattivanti in base alle nostre idee. Soprattutto nella consulenza, quando le slide sono immediate a colpo d’occhio e restano impresse al cliente, questo ha un impatto positivo diretto sulla forza persuasiva delle nostre raccomandazioni. Anche se non sempre è possibile quantificarlo con numeri concreti, credo che la maggiore capacità espressiva delle nostre presentazioni abbia contribuito in modo significativo al miglioramento della nostra redditività.

ー Che risultati avete ottenuto con l’implementazione di think-cell?

Tokumura: In termini quantitativi, percepiamo una forte riduzione del tempo necessario per creare le presentazioni. Per esempio, grazie alla think-cell Library, ciò che prima richiedeva quasi un’ora ora si completa in meno di 10 minuti. Inoltre, le funzioni per i diagrammi di Gantt hanno ridotto di 10 volte il tempo necessario per creare un intero documento di pianificazione. Un’attività che con una bozza avrebbe richiesto 3–4 ore ora si completa in 15–30 minuti: un miglioramento davvero drastico dell’efficienza.

ー Che tipo di feedback avete ricevuto dai clienti riguardo all’implementazione di think-cell?

Todaka: Abbiamo ricevuto commenti positivi dai clienti tramite il questionario post-progetto, ad esempio: "Il tono complessivo dei documenti è coerente ed è facile da capire" e "Il report è stato davvero impressionante.” In un progetto recente con un’azienda di medie dimensioni, l’alta qualità delle presentazioni è stata inclusa nella valutazione, contribuendo alla decisione di discutere con loro la fase successiva del progetto.

Per noi consulenti, un report è più di un semplice insieme di risultati. Deve essere un catalizzatore che porta al successivo processo decisionale. Crediamo che un documento coerente e pulito sia un fattore importante per supportare le decisioni di business dei nostri clienti.

ー Qual è la vostra prospettiva per il futuro?

Tokumura: Entro il 2025, nella nostra azienda ci saranno circa 130 utenti think-cell, circa un quarto del totale. Crediamo che in futuro non solo i consulenti, ma anche chi si occupa di pianificazione e il personale corporate dovrebbero usare think-cell in modo attivo. Per esempio, le funzioni di think-cell avranno grande valore nelle situazioni in cui servono proposte per organizzare le criticità e costruire una narrazione.

Naturalmente, installare semplicemente il prodotto non basta. Prima di tutto, riteniamo che in futuro sarà necessario sviluppare sistemi di formazione e supporto, in modo che le persone in tutta l’azienda abbiano voglia di usare think-cell.

Todaka: Vorremmo continuare a provare nuove funzioni di think-cell ed esplorare altri modi per renderlo ancora più utile per i nostri consulenti. Quando i consulenti lavorano insieme su un progetto, diamo per scontato che tutti sappiano usare think-cell, quindi vorremmo fare un passo in più rispetto all’utilizzo generale.

ー Avete qualche consiglio per chi fa fatica a creare materiali di presentazione?

Tokumura: Il valore di think-cell sta nel semplificare il lavoro legato all’aspetto delle presentazioni e nel creare tempo per pensare. Certo, l’estetica dei documenti è importante, ma alla fine contano i contenuti. Credo che think-cell sia un prodotto efficace per concentrarsi sulla costruzione della sostanza e sul lavoro che i consulenti esperti devono davvero svolgere e che non può essere sostituito dall’AI generativa o da altri prodotti di automazione.