Dal 1991, NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. offre servizi di consulenza per risolvere problemi sociali e supportare la trasformazione delle aziende in ambiti come sostenibilità, sanità e sviluppo regionale. Con la filosofia aziendale “Lighting the way to a better society”, la forza dell’azienda è una consulenza pratica in due aree: proposte per enti pubblici e supporto al business per aziende private.

Per migliorare la qualità dei materiali, garantire coerenza del brand e aumentare il valore offerto ai clienti, la divisione di consulenza ha deciso di utilizzare think-cell come soluzione all-in-one per creare presentazioni PowerPoint di altissimo livello.

Abbiamo parlato con il Sig. Kota Tokumura e il Sig. Taiga Todaka, Manager e Senior Consultant nella Life Value Creation Unit, per capire perché hanno scelto think-cell, quali difficoltà avevano prima, come lo usano e quali risultati hanno ottenuto.

• ー  Di cosa si occupa la Life Value Creation Unit?

Tokumura: Mi occupo principalmente di consulenza e ricerca sulle strategie di business in ambito sanitario. Seguo un’ampia gamma di temi lungo tutto il ciclo di vita, dalla promozione della salute fino all’assistenza medica e all’assistenza infermieristica, e i miei principali clienti includono enti governativi e aziende di assistenza che stanno portando avanti la DX (Digital Transformation).

Nel complesso, l’unità conta circa 100 persone e la maggior parte dei progetti viene assegnata a team da 2 a 10 persone. Su 100 persone, circa 30 usano think-cell. Abbiamo iniziato a usarlo perché abbiamo ottenuto un account tramite un’email del Brand Promotion Department. Io uso think-cell fin dalle prime fasi dell’introduzione, quindi ne ho promosso l’adozione all’interno dell’unità.

Todaka: Il motivo per cui usiamo think-cell in modo così attivo è che la creazione di presentazioni in PowerPoint è al centro del nostro lavoro. Non è un’esagerazione dire che produciamo qualche tipo di documento quasi ogni giorno: si parte da una proposta per un cliente, poi arrivano i report settimanali e mensili dopo l’acquisizione dell’incarico, fino al report finale di chiusura progetto.

Usiamo PowerPoint anche per materiali interni di spiegazione, che includono la condivisione di policy all’interno dell’unità, l’accumulo di conoscenza, materiali di training e molto altro.

• ー Come vedi la creazione di documenti come parte del lavoro di un consulente?

Todaka: Il ruolo di un consulente è formulare le migliori raccomandazioni per supportare il processo decisionale del cliente. In questo contesto, preparare presentazioni è un mezzo per concretizzare le raccomandazioni, non un fine.

Detto questo, il fatto che sia un mezzo non significa che possa essere trascurato. Le presentazioni sono un “prodotto” che aiuta ad approfondire il pensiero: strutturare ipotesi e argomentazioni, organizzare i dati raccolti e presentare i risultati delle analisi. Allo stesso tempo, sono anche uno strumento di comunicazione, che ci permette di trasmettere al cliente in modo accurato e convincente ciò che abbiamo elaborato.

Oltre a evidenze oggettive, le presentazioni possono includere anche valutazioni soggettive, come “Tu cosa ne pensi?”. In questo senso, si può dire che i materiali sono la concretizzazione delle idee e del punto di vista del consulente.

In altre parole, consideriamo la preparazione delle presentazioni uno dei processi chiave, indispensabile per costruire raccomandazioni che supportino le decisioni del cliente.

• ー Quali problemi avevate nella creazione di presentazioni prima di adottare think-cell?

Tokumura: Avevamo due problemi principali. Il primo era che unire in un’unica presentazione tutti i documenti creati dai singoli consulenti e mantenerli ordinati richiedeva molto tempo e lavoro. Sentivamo di dover dedicare più tempo a rifinire le raccomandazioni, assicurandoci che le presentazioni fossero coerenti e strutturate logicamente, ma questo toglieva tempo al ragionamento su come formulare proposte migliori. È fondamentale che ogni consulente abbia abbastanza tempo per pensare alle raccomandazioni e verificare coerenza e struttura logica di ogni presentazione.

Il secondo problema era che la qualità dei materiali prodotti dai consulenti variava. È ovvio che contenuti e raccomandazioni siano importanti, ma anche il modo in cui vengono presentati è un elemento essenziale. Tuttavia, la qualità variava in base all’esperienza e alle competenze dei consulenti, e volevamo garantire un livello elevato e uniforme prima di assemblare le presentazioni da consegnare al cliente.

Todaka: Curare l’aspetto dei materiali è essenziale per un consulente. Per esempio, se più slide hanno font e tonalità di colore incoerenti, o se la fonte dei dati non è indicata chiaramente, l’impressione del cliente peggiora. Materiali disordinati possono creare stress inutile a chi li riceve, rendendo difficile trasmettere una raccomandazione, anche quando è valida e ben supportata.

Tokumura: I materiali sono il punto di partenza del nostro lavoro di consulenza. Negli incontri con i clienti li usiamo come base per discutere, progettare le prossime azioni e decidere la direzione finale. Ecco perché è un errore spendere troppo tempo ed energie nel rendere i materiali più belli, riducendo invece il tempo per pensiero e ricerca. Serviva un prodotto capace di alleggerire il carico delle attività non essenziali e permetterci di concentrarci su un output di maggior valore.

• ー Come avete conosciuto think-cell?

Tokumura: Un senior consultant con esperienza pratica in un’altra società ci ha suggerito di uniformare i colori e i font aziendali usati nei nostri materiali come una delle misure per rafforzare la forza del brand. In effetti, le grandi aziende estere hanno colori corporate ben definiti, e noi volevamo che i clienti riconoscessero “NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc.” dai colori e dallo stile delle nostre proposte, favorendo un rapporto di lungo periodo con la società.

Nella proposta, think-cell è stato indicato come prodotto specifico per uniformare colori e font aziendali. Poiché il senior consultant aveva già usato think-cell nel precedente lavoro presso un’altra società, era considerato uno strumento efficace sia per rafforzare il brand sia per migliorare l’efficienza nella creazione delle presentazioni.

• ー Come avete iniziato a usarlo dopo averlo segnalato in azienda?

Todaka: La decisione di usare think-cell è lasciata alla discrezione dei singoli consulenti, che richiedono un account alla divisione corporate. Mi sono interessato a think-cell quando ho sentito che lo usavano anche altre aziende. Ho sempre avuto la sensazione che creare presentazioni richiedesse troppo tempo, quindi ho richiesto un account think-cell non appena ho ricevuto un’email dalla divisione corporate. In seguito ho imparato a usare think-cell in un workshop per utenti organizzato da think-cell Japan e ho iniziato a utilizzarlo per creare le mie presentazioni di lavoro.

• ー Come utilizzi la funzione di creazione grafici di think-cell Charts?

Tokumura: Nel mio lavoro lo uso per creare presentazioni che visualizzano e gestiscono l’intero progetto. In particolare, uso i grafici Gantt per visualizzare l’avanzamento. È particolarmente comodo il fatto che, quando si crea un Gantt, il design si adatti automaticamente semplicemente selezionando una data. Già solo queste due funzioni hanno ridotto a un decimo il tempo necessario per creare l’intera presentazione del piano di lavoro.

Todaka: Uso spesso funzioni di charting come i grafici a imbuto e i grafici a barre o a colonne quando preparo materiali di proposta. In particolare, il grafico a imbuto mi permette di creare esattamente il grafico che voglio e di comunicare visivamente le variazioni dei numeri in ogni fase. Grazie a questa funzione, riusciamo a trasmettere ai clienti informazioni dettagliate attraverso grafici chiari e immediati, mentre prima dovevamo spiegarle a voce.

• ー Come sfrutti la funzione di ricerca dei contenuti di think-cell Library?

Tokumura: Ho trovato think-cell Library rivoluzionario. Per esempio, per rendere più immediato il target delle nostre proposte in ambito sanitario, spesso inseriamo nei materiali pittogrammi di medici, infermieri e altre figure specifiche. In passato dovevamo andare su un sito esterno per trovare asset simili alle immagini che volevamo usare, ma ora, grazie a think-cell Library, possiamo trovare gli asset direttamente in PowerPoint.

Inoltre, salvando template interni e materiali passati in una Library di team, possiamo richiamare all’istante le slide che vogliamo usare. Nella pratica è davvero utile riuscire a completare in PowerPoint attività laboriose come la ricerca di asset e il riutilizzo di materiali passati.

ー Come sfrutti le funzioni di think-cell Core per aumentare la produttività e garantire la coerenza dei materiali?

Tokumura: Usiamo think-cell Core per uniformare le slide inviate da ciascun consulente. Per esempio, utilizziamo una funzione che allinea e rende uniformi automaticamente le caselle di testo, e una funzione che applica automaticamente i colori aziendali specificati nelle impostazioni del file di stile.

ー In che modo l’implementazione di think-cell ha cambiato il vostro flusso di lavoro nella creazione delle presentazioni?

Tokumura: Il cambiamento più grande è che ora possiamo separare completamente il tempo dedicato a pensare ai contenuti della presentazione dal tempo impiegato per curarne l’aspetto. Prima si perdeva molto tempo in attività meccaniche, come allineare le figure e regolare manualmente colori e font.

Ora possiamo lasciare queste attività a think-cell e concentrarci su pensiero, confronto e ricerca: ciò su cui noi consulenti dovremmo davvero investire il nostro tempo. Naturalmente, la qualità delle presentazioni resta stabile e paragonabile a quella di prima.

Todaka: Ora possiamo creare presentazioni visivamente accattivanti a partire dalle nostre idee. Soprattutto nella consulenza, quando le slide sono chiare a colpo d’occhio e restano impresse al cliente, l’impatto positivo sulla capacità persuasiva delle nostre raccomandazioni è immediato. Anche se non sempre è possibile quantificarlo con numeri precisi, sono convinto che la maggiore forza espressiva delle nostre presentazioni abbia contribuito in modo concreto a migliorare la nostra redditività.

ー Che risultati avete ottenuto con l’implementazione di think-cell?

Tokumura: In termini quantitativi, percepiamo una forte riduzione del tempo necessario per creare le presentazioni. Per esempio, grazie a think-cell Library, ciò che prima richiedeva quasi un’ora ora si completa in meno di 10 minuti. Inoltre, le funzioni dei diagrammi di Gantt hanno ridotto di 10 volte il tempo necessario per creare un intero documento di pianificazione. Un’attività che con una bozza avrebbe richiesto 3–4 ore ora si conclude in 15–30 minuti: un miglioramento drastico dell’efficienza operativa.

ー Che tipo di feedback avete ricevuto dai clienti sull’implementazione di think-cell?

Todaka: Abbiamo ricevuto feedback positivi dai clienti tramite il nostro questionario post-progetto, per esempio: "Il tono generale dei documenti è coerente e facile da capire" e "Il report è stato davvero impressionante.” In un progetto recente con un’azienda di medie dimensioni, l’alta qualità delle presentazioni è stata inclusa nella valutazione: questo ha contribuito alla decisione di discutere con loro la fase successiva del progetto.

Per noi consulenti, un report è più di un semplice insieme di risultati. Deve essere un catalizzatore che porti al successivo processo decisionale. Crediamo che un documento coerente e senza inutili sovraccarichi sia un fattore importante nel supportare le decisioni di business del cliente.

ー Qual è la vostra visione per il futuro?

Tokumura: Nel 2025 ci saranno circa 130 utenti think-cell nella nostra azienda, cioè circa un quarto del totale. Crediamo che in futuro think-cell debba essere utilizzato attivamente non solo dai consulenti, ma anche da chi si occupa di pianificazione e dal personale corporate. Per esempio, le funzioni di think-cell saranno di grande valore nelle situazioni in cui serve creare proposte, organizzare i temi e costruire una narrazione.

Naturalmente, non basta installare il prodotto. Prima di tutto, riteniamo che in futuro sarà necessario sviluppare sistemi di formazione e supporto, in modo che le persone in tutta l’azienda abbiano voglia di usare think-cell.

Todaka: Vorremmo continuare a sperimentare nuove funzioni di think-cell ed esplorare altri modi per renderlo ancora più utile ai nostri consulenti. Quando i consulenti lavorano insieme su un progetto, diamo per scontato che tutti sappiano usare think-cell: per questo vogliamo fare un passo oltre l’uso generico.

ー Avete qualche consiglio per chi fa fatica a creare materiali per le presentazioni?

Tokumura: Il valore di think-cell è che semplifica il lavoro legato all’aspetto delle presentazioni e libera tempo per pensare. Certo, l’aspetto dei documenti è importante, ma alla fine contano i contenuti. Credo che think-cell sia un prodotto efficace per concentrarsi sulla sostanza e dedicarsi a ciò che i consulenti esperti devono davvero fare, e che non può essere sostituito dall’AI generativa o da altri prodotti di automazione.