Como a NTT DATA usa o think-cell para aprimorar a criação de relatórios

Sobre a NTT DATA

Desde 1991, a NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. atua em serviços de consultoria para solucionar questões sociais e apoiar a transformação corporativa em áreas como sustentabilidade, saúde e desenvolvimento regional. Com a filosofia corporativa de "Iluminar o caminho para uma sociedade melhor", o ponto forte da empresa está na consultoria prática em duas frentes: recomendações para órgãos públicos e suporte aos negócios de empresas privadas.

Para elevar a qualidade dos materiais, garantir consistência de marca e aumentar o valor entregue aos clientes, a divisão de serviços de consultoria da empresa decidiu usar o think-cell como sua solução completa para criar apresentações de alto nível no PowerPoint.

Conversamos com o Sr. Kota Tokumura e o Sr. Taiga Todaka, gerente e consultor sênior da Life Value Creation Unit, sobre os motivos para escolher o think-cell, os desafios que enfrentavam antes, como vêm usando o think-cell e os resultados alcançados.

• ー  Qual é o trabalho da Life Value Creation Unit?

Tokumura: Eu ofereço principalmente serviços de consultoria e pesquisa para estratégias de negócios na área de saúde. Trabalho com uma ampla gama de temas ao longo de todo o ciclo de vida — da promoção da saúde aos cuidados médicos e à assistência de enfermagem — e meus principais clientes incluem órgãos governamentais e empresas de cuidados de enfermagem que estão promovendo DX (Transformação Digital).

Há cerca de 100 pessoas na unidade como um todo, e a maioria dos projetos é atribuída a equipes de 2 a 10 pessoas. Das 100 pessoas da unidade, cerca de 30 usam think-cell. Começamos a usar think-cell porque conseguimos uma conta por meio de um e-mail do Departamento de Promoção da Marca. Uso think-cell desde o início da implementação, então venho incentivando seu uso dentro da unidade.

Todaka: O motivo do nosso uso ativo do think-cell é que a criação de apresentações no PowerPoint está no centro do nosso negócio. Não é exagero dizer que produzimos algum tipo de material quase todos os dias — começando por uma proposta ao cliente, passando por relatórios semanais e mensais após o recebimento do pedido e terminando com um relatório final no encerramento do projeto.

Também usamos o PowerPoint para materiais internos explicativos, incluindo alinhamento de diretrizes dentro da unidade, acumulação de conhecimento, materiais de treinamento e muitas outras coisas.

• ー Como você enxerga a criação de materiais como parte do trabalho de um consultor?

Todaka: O papel de um consultor é fazer as melhores recomendações para apoiar a tomada de decisão do cliente. Nesse contexto, preparar apresentações é um meio para viabilizar as recomendações — não um fim em si mesmo.

No entanto, por ser um meio, não significa que deva ser negligenciado. As apresentações funcionam como um produto para aprofundar o pensamento — como estruturar hipóteses e argumentos, organizar os dados coletados e apresentar os resultados das análises. Ao mesmo tempo, também são um meio de comunicação, ajudando-nos a transmitir ao cliente, com precisão e poder de convencimento, o que foi pensado.

Além de apresentar evidências objetivas, as apresentações também podem incluir pontos de vista subjetivos, como "O que você acha pessoalmente?" Nesse sentido, pode-se dizer que os materiais são a materialização dos pensamentos e das perspectivas do consultor.

Em outras palavras, consideramos o processo de preparação de apresentações como um dos processos importantes e indispensáveis para construir recomendações que apoiem a tomada de decisão do cliente.

• ー Quais eram alguns dos problemas que vocês enfrentavam na criação de apresentações antes de adotarem o think-cell?

Tokumura: Tivemos dois grandes problemas. O primeiro era que consolidar, em uma única apresentação, todos os materiais criados por cada consultor — e mantê-los bem organizados — exigia muito tempo e esforço. Sentíamos que precisávamos dedicar mais tempo para aprimorar as recomendações, garantindo que as apresentações fossem consistentes e logicamente estruturadas, mas isso acabava reduzindo o tempo para pensar em como fazer recomendações melhores. É fundamental que cada consultor tenha tempo suficiente para refletir sobre as recomendações e verificar a consistência e a estrutura lógica de cada apresentação.

O segundo problema era que a qualidade dos materiais entregues pelos consultores variava. É claro que o conteúdo e as recomendações são importantes, mas a forma como são apresentados também é um elemento indispensável. No entanto, a qualidade variava conforme a experiência e as habilidades de cada consultor, e queríamos garantir um alto nível de consistência na qualidade dos materiais antes de compô-los em apresentações a serem entregues ao cliente.

Todaka: O processo de aprimorar a aparência dos materiais é essencial para consultores. Por exemplo, se vários slides têm fontes e tons de cor inconsistentes, ou se a origem do material não está claramente indicada, a impressão do cliente sobre o material piora. Materiais desorganizados podem causar estresse desnecessário em quem recebe, tornando difícil comunicar uma recomendação, por melhor e mais bem fundamentada que ela seja.

Tokumura: Os materiais são o ponto de partida do nosso trabalho como consultores. Em reuniões com clientes, usamos os materiais como base para discussão, para desenhar os próximos passos e para decidir o destino final. Por isso, é um erro gastar tempo e esforço demais na tarefa de deixar os materiais bonitos, reduzindo o tempo dedicado ao pensamento e à pesquisa. Precisávamos de um produto que diminuísse o peso do trabalho não essencial e nos permitisse focar em entregas de maior valor.

Construindo consistência de marca

• ー Como você conheceu o think-cell?

Tokumura: Um consultor sênior, com experiência prática em outra empresa, sugeriu que unificássemos as cores e as fontes corporativas usadas nos nossos materiais como uma das medidas para fortalecer nossa marca. De fato, grandes empresas estrangeiras têm suas próprias cores corporativas, e queríamos que nossos clientes se lembrassem de "NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc." pela cor e pelo estilo dos nossos materiais de proposta, o que levaria a um compromisso de longo prazo com a empresa.

Na proposta, o think-cell foi implementado como um produto específico para unificar cores e fontes corporativas. Como o consultor sênior já havia usado o think-cell em seu trabalho anterior em outra empresa, ele era muito bem avaliado como uma solução eficaz para fortalecer a marca e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência na criação de apresentações.

• ー Como vocês começaram a usá-lo depois de apresentar a ideia à empresa?

Todaka: A decisão de usar o think-cell fica a critério de cada consultor, que solicita uma conta à nossa divisão corporativa. Eu me interessei pelo think-cell quando soube que outras empresas também o utilizavam. Eu sempre senti que criar apresentações tomava tempo demais, então solicitei uma conta do think-cell assim que recebi um e-mail da divisão corporativa. Depois disso, aprendi a usar o think-cell em um workshop de usuários organizado pela think-cell Japan e comecei a usá-lo na criação das minhas apresentações de trabalho.

Aproveitando a automação de apresentações

• ー Como você usa a função de criação de gráficos do think-cell Charts?

Tokumura: No meu trabalho, eu o uso para criar apresentações que visualizam e gerenciam o projeto como um todo. Especificamente, uso gráficos de Gantt para visualizar o andamento do projeto. É especialmente conveniente que, ao criar um gráfico de Gantt, o design seja ajustado automaticamente apenas selecionando uma data. Só essas duas funções reduziram o tempo necessário para criar toda a apresentação de cronograma para um décimo.

Todaka: Costumo usar funções de criação de gráficos, como gráficos de funil e gráficos de barras ou colunas, ao preparar materiais de proposta. Em especial, o gráfico de funil permite-me criar exatamente o tipo de gráfico que quero e comunicar visualmente as mudanças nos números em cada fase. Graças a esta funcionalidade, conseguimos transmitir informações detalhadas aos nossos clientes em gráficos fáceis de entender — antes, tínhamos de explicar isso verbalmente.

Economize tempo com modelos de apresentação

• ー Como você utiliza a função de pesquisa de conteúdo do think-cell Library?

Tokumura: Achei o think-cell Library revolucionário. Por exemplo, para tornar mais fácil entender o público-alvo das nossas propostas no setor de saúde, frequentemente inserimos pictogramas de médicos, enfermeiros e outros personagens especiais nos materiais. No passado, precisávamos ir a um site externo para encontrar recursos que se aproximassem das imagens que queríamos usar, mas agora, graças ao think-cell Library, conseguimos encontrar esses recursos diretamente no PowerPoint.

Além disso, ao armazenar modelos internos e materiais anteriores numa biblioteca de equipe, conseguimos chamar instantaneamente os slides que queremos usar. Na prática, é muito útil poder concluir no PowerPoint tarefas trabalhosas como procurar recursos e reutilizar materiais anteriores.

ー Como você usa as funções do think-cell Core para apoiar a produtividade e garantir a consistência dos materiais?

Tokumura: Usamos o think-cell Core para organizar os slides enviados por cada consultor e deixá-los consistentes. Por exemplo, utilizamos uma função que alinha e padroniza automaticamente caixas de texto e outra que ajusta automaticamente as cores corporativas às cores especificadas nas configurações do arquivo de estilo.

ー Como a implementação do think-cell mudou seu fluxo de trabalho na criação de apresentações?

Tokumura: A maior mudança é que agora conseguimos separar completamente o tempo dedicado a pensar no conteúdo da apresentação do tempo dedicado a preparar o visual. Antes, gastávamos muito tempo com tarefas mecânicas, como alinhar elementos e ajustar manualmente cores e fontes.

Agora podemos deixar essas tarefas com o think-cell e focar em pensar, discutir e pesquisar — que é onde nós, consultores, devemos investir nosso tempo. E, claro, a qualidade das apresentações mantém-se estável e no mesmo nível de antes.

Todaka: Agora conseguimos criar apresentações visualmente atrativas de acordo com as nossas ideias. Especialmente na consultoria, quando os slides são fáceis de entender à primeira vista e ficam na memória do cliente, isso tem um impacto direto e positivo no poder de persuasão das nossas recomendações. Embora nem sempre seja possível quantificar em números concretos, acredito que o maior poder de expressão das nossas apresentações contribuiu, sem dúvida, para melhorar nossa rentabilidade.

ー Que tipo de resultados vocês alcançaram com a implementação do think-cell?

Tokumura: Em termos de resultados quantitativos, sentimos que o tempo necessário para criar apresentações foi bastante reduzido. Por exemplo, graças ao think-cell Library, o que antes levava quase uma hora agora pode ser feito em menos de 10 minutos. Além disso, as funções de gráfico de Gantt reduziram em 10 vezes o tempo necessário para criar um documento completo de cronograma. Uma tarefa que levaria de 3 a 4 horas com um rascunho agora pode ser concluída em 15 a 30 minutos — uma melhora dramática na eficiência do trabalho.

ー Que tipo de feedback vocês receberam dos clientes sobre a implementação do think-cell?

Todaka: Recebemos feedback positivo dos clientes por meio do nosso questionário pós-projeto, com comentários como: "O tom geral dos documentos é consistente e fácil de entender" e "O relatório foi muito impressionante.” Num projeto recente com uma empresa de médio porte, a alta qualidade das apresentações foi incluída na avaliação, o que contribuiu para decidirmos discutir com eles a próxima fase do projeto.

Para nós, consultores, um relatório é mais do que um conjunto de resultados. Ele deve ser um catalisador que leve ao próximo processo de tomada de decisão. Acreditamos que um documento consistente e sem excesso de informação é um fator importante para apoiar as decisões de negócio do nosso cliente.

ー Qual é a sua visão para o futuro?

Tokumura: Em 2025, teremos cerca de 130 usuários de think-cell na empresa, aproximadamente um quarto do total. Acreditamos que, no futuro, não apenas consultores, mas também planeadores e equipes corporativas devem usar o think-cell ativamente. Por exemplo, as funções do think-cell serão muito valiosas em situações em que é necessário organizar questões e construir uma narrativa para propostas.

Claro, simplesmente instalar o produto não é suficiente. Antes de tudo, entendemos que, no futuro, será necessário desenvolver sistemas de treinamento e suporte para que pessoas em toda a empresa queiram usar o think-cell.

Todaka: Gostaríamos de continuar testando novas funções do think-cell e explorar mais formas de torná-lo útil para os nossos consultores. Quando consultores trabalham juntos num projeto, partimos do princípio de que todos sabem usar think-cell, então queremos ir um passo além do uso básico.

ー Você tem algum conselho para quem está com dificuldades para criar materiais de apresentação?

Tokumura: O valor do think-cell é simplificar o trabalho relacionado ao visual das apresentações e criar tempo para pensar. É claro que a aparência dos documentos é importante, mas, no fim das contas, o que conta é o conteúdo. Acredito que o think-cell é um produto eficaz para focar na construção de conteúdo e concentrar-se no trabalho que consultores especializados realmente precisam fazer — algo que não pode ser substituído por IA generativa nem por outras soluções de automação.