Desde 1991, a NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. atua com serviços de consultoria voltados a resolver desafios sociais e apoiar a transformação corporativa em áreas como sustentabilidade, saúde e desenvolvimento regional. Com a filosofia corporativa de "Iluminando o caminho para uma sociedade melhor", a força da empresa está na consultoria prática em duas frentes: recomendações para órgãos públicos e suporte aos negócios de empresas privadas.

Para elevar a qualidade dos materiais, garantir consistência de marca e aumentar o valor entregue aos clientes, a divisão de serviços de consultoria decidiu adotar o think-cell como solução completa para criar apresentações de alto nível no PowerPoint.

Conversamos com o Sr. Kota Tokumura e o Sr. Taiga Todaka, Gerente e Consultor Sênior na Life Value Creation Unit, sobre os motivos para escolher o think-cell, os desafios anteriores, como têm usado o think-cell e os resultados alcançados.

• ー  O que faz a Life Value Creation Unit?

Tokumura: Eu atuo principalmente com consultoria e pesquisa em estratégias de negócios na área da saúde. Trabalho com uma ampla variedade de temas ao longo de todo o ciclo de vida — da promoção da saúde aos cuidados médicos e de enfermagem — e meus principais clientes incluem órgãos governamentais e empresas de cuidados de enfermagem que estão promovendo DX (Transformação Digital).

A unidade tem cerca de 100 pessoas no total, e a maioria dos projetos é atribuída a equipes de 2 a 10 pessoas. Dessas 100 pessoas, cerca de 30 usam think-cell. Começamos a usar think-cell porque obtivemos uma conta por meio de um e-mail do Departamento de Promoção da Marca. Eu uso think-cell desde o início da implementação, então venho incentivando seu uso dentro da unidade.

Todaka: O motivo por trás do nosso uso ativo do think-cell é que a criação de apresentações no PowerPoint está no centro do nosso negócio. Não é exagero dizer que criamos algum tipo de documento praticamente todos os dias: começamos com uma proposta ao cliente, depois vêm relatórios semanais e mensais após o fechamento do contrato, e terminamos com o relatório final de encerramento do projeto.

Também usamos o PowerPoint para materiais internos de explicação, que incluem alinhamento de diretrizes dentro da unidade, acúmulo de conhecimento, materiais de treinamento e muitas outras coisas.

• ー Como você enxerga a criação de documentos como parte do trabalho de um consultor?

Todaka: O papel de um consultor é fazer as melhores recomendações para apoiar a tomada de decisão do cliente. Nesse contexto, preparar apresentações é um meio para viabilizar as recomendações, não um fim em si mesmo.

Ainda assim, por ser um meio, não significa que deva ser negligenciado. As apresentações funcionam como entregáveis que aprofundam o raciocínio — por exemplo, ao estruturar hipóteses e argumentos, organizar dados coletados e apresentar os resultados das análises. Ao mesmo tempo, elas também são um meio de comunicação, ajudando a transmitir ao cliente, com precisão e poder de convencimento, o que foi desenvolvido.

Além de apresentar evidências objetivas, as apresentações podem incluir visões subjetivas, como "O que você acha, pessoalmente?" Nesse sentido, dá para dizer que os materiais são a concretização dos pensamentos e perspectivas do consultor.

Em outras palavras, consideramos o processo de preparação das apresentações como uma das etapas essenciais — e indispensáveis — para construir recomendações que apoiem a tomada de decisão do cliente.

• ー Quais eram alguns dos problemas que vocês enfrentavam na criação de apresentações antes de adotar o think-cell?

Tokumura: Tínhamos dois grandes problemas. O primeiro era que reunir todos os documentos criados por cada consultor em uma única apresentação e mantê-los bem organizados demandava muito tempo e esforço. Sentíamos que precisávamos dedicar mais tempo a refinar as recomendações, garantindo que as apresentações fossem consistentes e bem estruturadas do ponto de vista lógico — e isso acabava roubando tempo de pensar em como fazer recomendações melhores. É essencial que cada consultor tenha tempo suficiente para refletir sobre as recomendações e verificar a consistência e a estrutura lógica de cada apresentação.

O segundo problema era que a qualidade dos materiais entregues pelos consultores variava. É claro que o conteúdo e as recomendações são importantes, mas a forma como são apresentados também é um elemento indispensável. No entanto, a qualidade dos materiais variava de acordo com a experiência e as habilidades de cada consultor, e queríamos garantir um alto nível de consistência antes de compilar tudo em apresentações a serem entregues ao cliente.

Todaka: O processo de aprimorar a aparência dos materiais é essencial para consultores. Por exemplo, se vários slides têm fontes e tons de cor inconsistentes, ou se a fonte do conteúdo não está claramente indicada, a percepção do cliente sobre o material piora. Materiais desorganizados podem causar estresse desnecessário a quem recebe, dificultando a comunicação de uma recomendação, por melhor e mais bem fundamentada que ela seja.

Tokumura: Os materiais são o ponto de partida do nosso trabalho como consultores. Nas reuniões com os clientes, usamos os materiais como base para discussão, para desenhar os próximos passos e para decidir o destino final. Por isso, é um erro gastar tempo e esforço demais na tarefa de deixar os materiais com boa aparência e, com isso, reduzir o tempo dedicado ao pensamento e à pesquisa. Precisávamos de um produto que reduzisse o peso do trabalho não essencial e nos permitisse focar em entregas de maior valor.

• ー Como vocês conheceram o think-cell?

Tokumura: Um consultor sênior, com experiência prática em outra empresa, sugeriu que unificássemos as cores e as fontes corporativas usadas nos nossos materiais como uma das medidas para fortalecer a nossa marca. De fato, grandes empresas internacionais têm suas próprias cores corporativas, e queríamos que os clientes se lembrassem de "NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc." pelas cores e pelo estilo dos nossos materiais de proposta — o que levaria a um relacionamento de longo prazo com a empresa.

Na proposta, o think-cell foi indicado como a solução específica para unificar cores e fontes corporativas. Como o consultor sênior já havia usado think-cell no emprego anterior em outra empresa, ele era muito bem avaliado como um produto eficaz para fortalecer a marca e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência na criação de apresentações.

• ー Como vocês começaram a usá-lo depois de apresentar a ideia à empresa?

Todaka: A decisão de usar think-cell fica a critério de cada consultor, que solicita uma conta à nossa área corporativa. Eu me interessei pelo think-cell quando soube que outras empresas também o utilizavam. Eu sempre senti que criar apresentações consumia tempo demais, então solicitei uma conta do think-cell assim que recebi um e-mail da área corporativa. Depois, aprendi a usar think-cell em um workshop de usuários organizado pela think-cell Japan e comecei a utilizá-lo na criação das minhas apresentações de trabalho.

• ー Como você usa a função de criação de gráficos do think-cell Charts?

Tokumura: No meu trabalho, eu uso para criar apresentações que visualizam e gerenciam o projeto como um todo. Especificamente, uso gráficos de Gantt para visualizar o andamento do projeto. É especialmente prático que, ao criar um gráfico de Gantt, o design seja ajustado automaticamente apenas selecionando uma data. Só essas duas funcionalidades reduziram o tempo necessário para criar toda a apresentação de cronograma para um décimo.

Todaka: Eu uso com frequência funções de gráficos, como gráfico de funil e gráficos de barras ou colunas, ao criar materiais de proposta. Em especial, o gráfico de funil me permite criar exatamente do jeito que eu quero e comunicar visualmente as mudanças nos números em cada etapa. Com esse recurso, conseguimos passar informações detalhadas aos clientes em gráficos fáceis de entender — enquanto antes precisávamos explicar isso verbalmente.

• ー Como você aproveita a função de busca de conteúdo do think-cell Library?

Tokumura: Eu achei o think-cell Library revolucionário. Por exemplo, para facilitar o entendimento do público-alvo das nossas propostas na área da saúde, frequentemente inserimos pictogramas de médicos, enfermeiros e outros personagens nos nossos materiais. Antes, precisávamos ir a um site externo para encontrar ativos parecidos com as imagens que queríamos usar, mas agora, graças ao think-cell Library, conseguimos encontrar esses ativos diretamente no PowerPoint.

Além disso, ao armazenar modelos internos e materiais anteriores em uma Library da equipe, conseguimos acessar instantaneamente os slides que queremos usar. Na prática, ajuda muito poder concluir no PowerPoint tarefas trabalhosas, como buscar ativos e reutilizar materiais anteriores.

ー Como vocês aproveitam as funções do think-cell Core para impulsionar a produtividade e garantir a consistência dos materiais?

Tokumura: Usamos o think-cell Core para organizar os slides enviados por cada consultor e deixá-los consistentes. Por exemplo, usamos uma função que alinha e padroniza automaticamente as caixas de texto e uma função que aplica automaticamente as cores corporativas especificadas nas configurações do arquivo de estilo.

ー Como a implementação do think-cell mudou seu fluxo de trabalho na criação de apresentações?

Tokumura: A maior mudança é que agora conseguimos separar completamente o tempo gasto pensando no conteúdo da apresentação do tempo gasto preparando a aparência dela. Antes, muito tempo era dedicado a tarefas mecânicas, como alinhar elementos e ajustar manualmente cores e fontes.

Agora podemos deixar essas tarefas com o think-cell e nos concentrar em pensar, discutir e pesquisar — que é onde nós, consultores, realmente deveríamos investir nosso tempo. E, claro, a qualidade das apresentações se mantém estável e no mesmo nível de sempre.

Todaka: Agora conseguimos criar apresentações visualmente atraentes a partir das nossas ideias. Especialmente na consultoria, quando os slides são fáceis de entender à primeira vista e ficam na memória do cliente, isso tem um impacto direto e positivo na força de convencimento das nossas recomendações. Embora nem sempre seja possível quantificar isso em números concretos, acredito que o aumento da capacidade de expressão das nossas apresentações certamente contribuiu para melhorar nossa rentabilidade.

ー Que tipo de resultados vocês alcançaram com a implementação do think-cell?

Tokumura: Em termos quantitativos, percebemos que o tempo necessário para criar apresentações foi bastante reduzido. Por exemplo, graças ao think-cell Library, o que antes levava quase uma hora agora pode ser feito em menos de 10 minutos. Além disso, as funções de gráfico de Gantt reduziram em 10 vezes o tempo necessário para criar um documento completo de cronograma. Uma tarefa que levaria de 3 a 4 horas, mesmo com um rascunho, agora pode ser concluída em 15 a 30 minutos — uma melhoria impressionante na eficiência do trabalho.

ー Que tipo de feedback vocês receberam dos clientes em relação à implementação do think-cell?

Todaka: Recebemos feedbacks positivos dos clientes por meio do nosso questionário pós-projeto, como: "O tom geral dos documentos é consistente e fácil de entender" e "O relatório foi muito impressionante.” Em um projeto recente com uma empresa de médio porte, a alta qualidade das apresentações foi incluída na avaliação, o que contribuiu para a nossa decisão de discutir com eles a próxima fase do projeto.

Para nós, consultores, um relatório é mais do que apenas um conjunto de resultados. Ele deve ser um catalisador que leve ao próximo processo de tomada de decisão. Acreditamos que um documento consistente, claro e sem excessos é um fator importante para apoiar as decisões de negócio do nosso cliente.

ー Qual é a sua visão para o futuro?

Tokumura: Em 2025, teremos cerca de 130 usuários de think-cell na empresa, aproximadamente um quarto do total. Acreditamos que, no futuro, não apenas os consultores, mas também os profissionais de planejamento e as equipes corporativas devem usar think-cell de forma ativa. Por exemplo, as funções do think-cell serão extremamente valiosas em situações em que propostas precisam organizar os temas e construir uma narrativa.

Claro, simplesmente instalar o produto não é suficiente. Em primeiro lugar, entendemos que, daqui para frente, será necessário desenvolver programas de treinamento e estruturas de suporte para que as pessoas em toda a empresa queiram usar think-cell.

Todaka: Gostaríamos de continuar testando novas funções do think-cell e explorar ainda mais formas de torná-lo útil para nossos consultores. Quando os consultores trabalham juntos em um projeto, presumimos que todos saibam usar think-cell — por isso, queremos ir além do uso básico.

ー Você tem algum conselho para quem está com dificuldades para criar materiais de apresentação?

Tokumura: O valor do think-cell está em simplificar o trabalho relacionado à aparência das apresentações e liberar tempo para pensar. Claro, o visual dos documentos é importante, mas, no fim das contas, o que vale é o conteúdo. Acredito que o think-cell é um produto eficaz para direcionar o foco para a criação de conteúdo e para se concentrar no trabalho que consultores especialistas realmente precisam fazer — algo que não pode ser substituído por IA generativa nem por outros produtos de automação.