Wie NTT DATA think-cell nutzt, um die Berichtserstellung zu optimieren

Über NTT DATA

Seit 1991 bietet NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. Beratungsleistungen an, um gesellschaftliche Herausforderungen zu lösen und Unternehmensreformen in Bereichen wie Nachhaltigkeit, Gesundheitswesen und Regionalentwicklung zu unterstützen. Unter der Unternehmensphilosophie „Lighting the way to a better society“ liegt die Stärke des Unternehmens in praxisnaher Beratung in zwei Feldern: Empfehlungen für öffentliche Institutionen und Business-Support für private Unternehmen.

Um die Qualität der Unterlagen zu steigern, eine konsistente Markenpräsenz sicherzustellen und den Mehrwert für Kund:innen zu erhöhen, entschied sich der Consulting-Bereich für think-cell als All-in-one-Lösung zur Erstellung erstklassiger PowerPoint-Präsentationen.

Wir sprachen mit Herrn Kota Tokumura und Herrn Taiga Todaka, Manager und Senior Consultant in der Life Value Creation Unit, über die Gründe für die Entscheidung für think-cell, die bisherigen Herausforderungen, die Nutzung von think-cell und die erzielten Ergebnisse.

• ー  Worin besteht die Arbeit der Life Value Creation Unit?

Tokumura: Ich biete vor allem Beratungs- und Research-Leistungen für Geschäftsstrategien im Gesundheitswesen. Dabei bearbeite ich entlang des gesamten Lebenszyklus ein breites Themenspektrum – von Gesundheitsförderung über medizinische Versorgung bis hin zur Pflege. Zu meinen Hauptkunden zählen Behörden und Pflegeunternehmen, die DX (Digital Transformation) vorantreiben.

In der Unit arbeiten insgesamt etwa 100 Personen, die meisten Projekte sind mit 2 bis 10 Personen besetzt. Von den 100 Mitarbeitenden in der Unit nutzen rund 30 think-cell. Wir sind mit think-cell gestartet, weil wir über eine E-Mail der Brand Promotion Department einen Account erhalten haben. Ich nutze think-cell seit der frühen Einführungsphase und habe die Nutzung innerhalb der Unit aktiv vorangetrieben.

Todaka: Der Grund, warum wir think-cell so intensiv nutzen, ist, dass PowerPoint-Präsentationen das Herzstück unserer Arbeit sind. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass wir fast täglich irgendeine Art von Dokument erstellen – beginnend mit einem Angebot für den Kunden, über wöchentliche und monatliche Reports nach Auftragserteilung bis hin zum Abschlussbericht am Ende eines Projekts.

Auch intern setzen wir PowerPoint für Erklär- und Informationsunterlagen ein – etwa für die Abstimmung von Richtlinien innerhalb der Unit, den Wissensaufbau, Trainingsmaterialien und vieles mehr.

• ー Wie sehen Sie die Erstellung von Unterlagen als Teil der Arbeit eines Consultants?

Todaka: Die Aufgabe eines Consultants ist es, die besten Empfehlungen zu geben, um die Entscheidungsfindung des Kunden zu unterstützen. In diesem Zusammenhang ist die Erstellung von Präsentationen ein Mittel zur Umsetzung dieser Empfehlungen – nicht der Zweck an sich.

Doch nur weil es ein Mittel zum Zweck ist, sollte man es nicht vernachlässigen. Präsentationen sind ein Produkt, das das Denken vertieft – zum Beispiel durch das Strukturieren von Hypothesen und Argumenten, das Ordnen gesammelter Daten und die Darstellung von Analyseergebnissen. Gleichzeitig sind sie ein Kommunikationsmittel: Sie helfen uns, die erarbeiteten Inhalte präzise und überzeugend an den Kunden zu vermitteln.

Neben objektiven Belegen können Präsentationen auch subjektive Einschätzungen enthalten, etwa: „Was denken Sie persönlich?“ In diesem Sinne kann man sagen, dass Unterlagen die Gedanken und Perspektiven des Consultants greifbar machen.

Mit anderen Worten: Wir betrachten die Erstellung von Präsentationen als einen der wichtigen Prozesse, die unverzichtbar sind, um Empfehlungen zu entwickeln, die die Entscheidungsfindung des Kunden unterstützen.

• ー Vor welchen Herausforderungen standen Sie bei der Erstellung von Präsentationen, bevor Sie think-cell eingeführt haben?

Tokumura: Es gab zwei große Herausforderungen. Erstens war es zeit- und arbeitsintensiv, alle von den einzelnen Consultants erstellten Dokumente zu einer Präsentation zusammenzuführen und sie sauber zu strukturieren. Wir hatten das Gefühl, mehr Zeit in die Schärfung der Empfehlungen investieren zu müssen – und sicherzustellen, dass die Präsentation konsistent und logisch aufgebaut ist. Das ging jedoch zulasten der Zeit, um über bessere Empfehlungen nachzudenken. Entscheidend ist, dass jeder Consultant ausreichend Zeit hat, die Empfehlungen zu durchdenken und die Konsistenz sowie die logische Struktur jeder Präsentation zu prüfen.

Zweitens variierte die Qualität der von den Consultants eingereichten Unterlagen. Natürlich sind Inhalte und Empfehlungen wichtig – aber auch die Art der Darstellung ist ein unverzichtbarer Bestandteil. Die Qualität unterschied sich je nach Erfahrung und Skills der Consultants. Wir wollten daher eine hohe und einheitliche Qualität sicherstellen, bevor die Unterlagen zu einer Präsentation zusammengeführt und an den Kunden übergeben werden.

Todaka: Die optische Aufbereitung von Unterlagen ist für Consultants essenziell. Wenn zum Beispiel mehrere Folien uneinheitliche Schriftarten und Farbtöne haben oder die Quelle nicht klar angegeben ist, leidet der Eindruck beim Kunden. Unübersichtliche Unterlagen können beim Empfänger unnötigen Stress auslösen – und erschweren es, eine Empfehlung zu vermitteln, egal wie gut und fundiert sie ist.

Tokumura: Unterlagen sind der Ausgangspunkt unserer Arbeit als Consultants. In Meetings mit Kunden nutzen wir sie als Grundlage für Diskussionen, zur Planung der nächsten Schritte und um das Endziel festzulegen. Deshalb ist es ein Fehler, zu viel Zeit und Aufwand in die reine Optik zu stecken – und dadurch Zeit fürs Denken und Recherchieren zu verlieren. Wir brauchten ein Produkt, das die Belastung durch nicht wesentliche Aufgaben reduziert und uns ermöglicht, uns auf wertvollere Ergebnisse zu konzentrieren.

Konsistente Markenpräsenz aufbauen

• ー Wie haben Sie von think-cell erfahren?

Tokumura: Ein Senior Consultant, der bereits praktische Erfahrung aus einem anderen Unternehmen mitbrachte, schlug vor, die in unseren Unterlagen verwendeten Unternehmensfarben und Schriftarten zu vereinheitlichen – als eine Maßnahme zur Stärkung unserer Marke. Tatsächlich haben große internationale Unternehmen eigene Corporate Colors. Auch wir wollten, dass Kunden „NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc.“ allein an Farbe und Stil unserer Angebotsunterlagen wiedererkennen – und dass dies langfristig zur Bindung an das Unternehmen beiträgt.

Im Vorschlag wurde think-cell als konkretes Produkt zur Vereinheitlichung von Unternehmensfarben und Schriftarten genannt. Da der Senior Consultant think-cell bereits in seinem vorherigen Job genutzt hatte, galt es als sehr effektives Tool, um die Marke zu stärken und gleichzeitig die Effizienz bei der Präsentationserstellung zu erhöhen.

• ー Wie haben Sie nach der Information an das Unternehmen mit der Nutzung begonnen?

Todaka: Ob think-cell genutzt wird, liegt im Ermessen der einzelnen Consultants; sie beantragen dazu bei unserer Corporate-Abteilung einen Account. Ich wurde auf think-cell aufmerksam, als ich hörte, dass es auch in anderen Unternehmen eingesetzt wird. Ich hatte schon lange das Gefühl, dass die Erstellung von Präsentationen zu viel Zeit kostet – daher beantragte ich einen think-cell Account, sobald ich eine E-Mail von der Corporate-Abteilung erhielt. Anschließend habe ich in einem von think-cell Japan veranstalteten User-Workshop gelernt, wie think-cell funktioniert, und habe es danach bei der Erstellung meiner Arbeitspräsentationen eingesetzt.

Präsentationserstellung automatisieren

• ー Wie nutzen Sie die Diagrammfunktion von think-cell Charts?

Tokumura: In meiner Arbeit nutze ich es, um Präsentationen zu erstellen, die das gesamte Projekt visualisieren und steuern. Konkret verwende ich Gantt-Diagramme, um den Projektfortschritt sichtbar zu machen. Besonders praktisch ist, dass sich beim Erstellen eines Gantt-Diagramms das Design automatisch anpasst, sobald man einfach ein Datum auswählt. Allein diese beiden Funktionen haben die Zeit, die wir für die Erstellung der gesamten Terminplan-Präsentation benötigen, auf ein Zehntel reduziert.

Todaka: Ich nutze beim Erstellen von Angebotsunterlagen häufig Diagrammfunktionen wie Trichterdiagramme sowie Balken- oder Säulendiagramme. Insbesondere das Trichterdiagramm ermöglicht es mir, Diagramme genau so zu erstellen, wie ich sie brauche, und Veränderungen der Zahlen in jeder Phase visuell zu vermitteln. Dank dieser Funktion können wir unseren Kunden detaillierte Informationen in leicht verständlichen Diagrammen vermitteln – während wir das früher mündlich erklären mussten.

Zeit sparen mit Präsentationsvorlagen

• ー Wie nutzen Sie die Inhalts-Suchfunktion der think-cell Library?

Tokumura: Ich fand die think-cell Library revolutionär. Um beispielsweise die Zielgruppe unserer Vorschläge im Gesundheitswesen leichter verständlich zu machen, fügen wir in unseren Unterlagen häufig Piktogramme von Ärzten, Pflegekräften und weiteren Symbolfiguren ein. Früher mussten wir dafür externe Websites durchsuchen, um passende Assets zu finden, die den Bildern in unseren Unterlagen möglichst nahekommen. Heute können wir dank der think-cell Library die Assets direkt in PowerPoint finden.

Außerdem können wir durch das Speichern interner Vorlagen und früherer Unterlagen in einer Team-Bibliothek die gewünschten Folien sofort aufrufen. In der Praxis ist es eine enorme Hilfe, zeitraubende Aufgaben wie das Suchen nach Assets und die Wiederverwendung früherer Materialien direkt in PowerPoint erledigen zu können.

ー Wie nutzen Sie die Funktionen von think-cell Core, um die Produktivität zu steigern und die Konsistenz der Unterlagen sicherzustellen?

Tokumura: Wir nutzen think-cell Core, um die von den einzelnen Beratern eingereichten Folien so zu arrangieren, dass sie einheitlich sind. Zum Beispiel verwenden wir eine Funktion, die Textfelder automatisch ausrichtet und vereinheitlicht, sowie eine Funktion, die die Unternehmensfarben automatisch an die in den Style-Datei-Einstellungen definierten Unternehmensfarben anpasst.

ー Wie hat die Einführung von think-cell Ihren Workflow bei der Erstellung von Präsentationen verändert?

Tokumura: Die größte Veränderung ist, dass wir die Zeit für die inhaltliche Ausarbeitung der Präsentation jetzt vollständig von der Zeit für die optische Gestaltung trennen können. Früher ging viel Zeit für monotone Aufgaben drauf – etwa das Ausrichten von Objekten sowie das manuelle Anpassen von Farben und Schriftarten.

Jetzt können wir diese Aufgaben think-cell überlassen und uns auf das Denken, Diskutieren und Recherchieren konzentrieren – also genau das, wofür wir Berater unsere Zeit einsetzen sollten. Natürlich ist die Qualität der Präsentationen stabil und mindestens so gut wie früher.

Todaka: Wir können nun je nach Idee visuell ansprechende Präsentationen erstellen. Gerade im Consulting hat es einen direkt positiven Effekt auf die Überzeugungskraft unserer Empfehlungen, wenn Folien auf einen Blick verständlich sind und dem Kunden im Gedächtnis bleiben. Auch wenn sich das nicht immer in konkreten Zahlen ausdrücken lässt, bin ich überzeugt, dass die gesteigerte Ausdruckskraft unserer Präsentationen definitiv zu unserer verbesserten Profitabilität beigetragen hat.

ー Welche Ergebnisse haben Sie durch die Einführung von think-cell erzielt?

Tokumura: Was die quantitativen Ergebnisse angeht, haben wir den Eindruck, dass sich der Zeitaufwand für die Erstellung von Präsentationen deutlich reduziert hat. Dank der think-cell Library dauert beispielsweise etwas, wofür wir früher fast eine Stunde gebraucht haben, heute weniger als 10 Minuten. Außerdem haben die Gantt-Diagramm-Funktionen den Zeitaufwand für die Erstellung eines vollständigen Zeitplandokuments um den Faktor 10 reduziert. Eine Aufgabe, die selbst mit einer Vorlage 3 bis 4 Stunden gedauert hätte, lässt sich jetzt in 15 bis 30 Minuten erledigen – eine dramatische Steigerung der Arbeitseffizienz.

ー Welche Rückmeldungen haben Sie von Kunden zur Einführung von think-cell erhalten?

Todaka: Über unseren Fragebogen nach Projektabschluss haben wir positives Kundenfeedback erhalten, zum Beispiel: "Der Gesamteindruck der Unterlagen ist konsistent und leicht verständlich" und "Der Bericht war sehr beeindruckend.” In einem aktuellen Projekt mit einem mittelständischen Unternehmen floss die hohe Qualität der Präsentationen in die Bewertung ein – und trug dazu bei, dass wir mit ihnen die nächste Projektphase besprechen konnten.

Für uns Berater ist ein Report mehr als nur eine Zusammenstellung von Ergebnissen. Er sollte ein Impulsgeber sein, der zum nächsten Entscheidungsprozess führt. Wir sind überzeugt, dass ein konsistentes, übersichtliches Dokument ein wichtiger Faktor ist, um die geschäftlichen Entscheidungen unserer Kunden zu unterstützen.

ー Wie sehen Ihre Pläne für die Zukunft aus?

Tokumura: Bis 2025 wird es in unserem Unternehmen etwa 130 think-cell Nutzer geben – rund ein Viertel der Belegschaft. Wir sind der Meinung, dass künftig nicht nur Berater, sondern auch Planer und Mitarbeitende in den Zentralfunktionen think-cell aktiv nutzen sollten. So sind die Funktionen von think-cell beispielsweise besonders wertvoll, wenn es darum geht, für Vorschläge Themen zu strukturieren und eine schlüssige Story aufzubauen.

Natürlich reicht es nicht aus, das Produkt einfach zu installieren. Aus unserer Sicht wird es künftig vor allem notwendig sein, Schulungs- und Supportstrukturen aufzubauen, damit Mitarbeitende im gesamten Unternehmen think-cell gerne nutzen möchten.

Todaka: Wir möchten weiterhin neue think-cell Funktionen ausprobieren und weitere Wege erkunden, wie wir sie für unsere Berater noch besser nutzbar machen können. Wenn Berater gemeinsam an einem Projekt arbeiten, setzen wir voraus, dass alle think-cell verwenden können – daher möchten wir über die allgemeine Nutzung hinaus noch einen Schritt weitergehen.

ー Haben Sie einen Rat für alle, die mit der Erstellung von Präsentationsunterlagen kämpfen?

Tokumura: Der Wert von think-cell liegt darin, die Arbeit rund um das Erscheinungsbild von Präsentationen zu optimieren und so Zeit zum Denken zu schaffen. Natürlich ist das Aussehen von Unterlagen wichtig – aber letztlich zählt der Inhalt. Ich halte think-cell für ein effektives Produkt, um sich auf die inhaltliche Ausarbeitung zu fokussieren und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die erfahrene Berater wirklich leisten müssen und die sich nicht durch generative KI oder andere Automatisierungstools ersetzen lassen.