Seit 1991 bietet NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc. Beratungsleistungen an, um gesellschaftliche Herausforderungen zu lösen und Unternehmen bei Transformationen zu unterstützen – unter anderem in den Bereichen Nachhaltigkeit, Gesundheitswesen und regionale Entwicklung. Gemäß der Unternehmensphilosophie "Lighting the way to a better society" liegt die Stärke des Unternehmens in praxisnaher Beratung in zwei Feldern: Empfehlungen für öffentliche Einrichtungen sowie Business-Support für private Unternehmen.

Um die Qualität der Unterlagen zu steigern, die Markenkonsistenz sicherzustellen und den Mehrwert für Kundinnen und Kunden zu erhöhen, entschied sich der Consulting-Bereich für think-cell als All-in-one-Lösung zur Erstellung erstklassiger PowerPoint-Präsentationen.

Wir sprachen mit Herrn Kota Tokumura und Herrn Taiga Todaka, Manager und Senior Consultant in der Life Value Creation Unit, über die Gründe für die Entscheidung für think-cell, die bisherigen Herausforderungen, den Einsatz von think-cell und die erzielten Ergebnisse.

• ー  Worin besteht die Arbeit der Life Value Creation Unit?

Tokumura: Ich biete vor allem Consulting- und Research-Leistungen für Geschäftsstrategien im Gesundheitswesen an. Ich decke eine breite Themenpalette entlang des gesamten Lebenszyklus ab – von Gesundheitsförderung über medizinische Versorgung bis hin zur Pflege. Zu meinen wichtigsten Auftraggebern zählen Behörden und Pflegeunternehmen, die DX (Digital Transformation) vorantreiben.

In der Unit arbeiten insgesamt etwa 100 Personen, und die meisten Projekte werden Teams von 2 bis 10 Personen zugeteilt. Von den 100 Personen in der Unit nutzen etwa 30 think-cell. Wir sind mit think-cell gestartet, weil wir über eine E-Mail der Brand Promotion Department einen Account erhalten haben. Ich nutze think-cell seit den frühen Tagen der Einführung und habe den Einsatz deshalb innerhalb der Unit aktiv vorangetrieben.

Todaka: Der Hintergrund für unsere intensive Nutzung von think-cell ist, dass die Erstellung von Präsentationen mit PowerPoint den Kern unserer Arbeit bildet. Es ist nicht übertrieben zu sagen, dass wir fast jeden Tag irgendeine Art von Dokument erstellen: angefangen bei einem Angebot für Kundinnen und Kunden, über wöchentliche und monatliche Reports nach Auftragserteilung bis hin zum Abschlussbericht am Ende eines Projekts.

PowerPoint nutzen wir außerdem für interne Unterlagen – darunter die Abstimmung von Leitlinien innerhalb der Unit, Wissensaufbau, Trainingsmaterialien und vieles mehr.

• ー Wie sehen Sie die Erstellung von Unterlagen als Teil der Arbeit einer Beraterin bzw. eines Beraters?

Todaka: Die Aufgabe einer Beraterin bzw. eines Beraters ist es, die bestmöglichen Empfehlungen zu geben, um die Entscheidungsfindung der Kundinnen und Kunden zu unterstützen. In diesem Kontext ist die Erstellung von Präsentationen ein Mittel zur Umsetzung der Empfehlungen – kein Selbstzweck.

Dass es ein Mittel zum Zweck ist, heißt jedoch nicht, dass man es vernachlässigen sollte. Präsentationen sind ein Arbeitsergebnis, das das Denken vertieft – etwa durch die Strukturierung von Hypothesen und Argumenten, die Aufbereitung gesammelter Daten und die Darstellung von Analyseergebnissen. Gleichzeitig sind sie ein Kommunikationsmittel: Sie helfen uns, das Erarbeitete präzise und überzeugend an Kundinnen und Kunden zu vermitteln.

Neben objektiven Belegen können Präsentationen auch subjektive Sichtweisen enthalten, zum Beispiel: "Was denken Sie persönlich?" In diesem Sinne kann man sagen, dass Unterlagen die Gedanken und Perspektiven der Beraterin bzw. des Beraters sichtbar machen.

Mit anderen Worten: Wir sehen den Prozess der Präsentationserstellung als einen der wichtigen Schritte, ohne den sich Empfehlungen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung der Kundinnen und Kunden nicht belastbar aufbauen lassen.

• ー Vor welchen Problemen standen Sie bei der Präsentationserstellung, bevor Sie think-cell eingeführt haben?

Tokumura: Wir hatten zwei große Herausforderungen. Erstens war es zeitaufwendig und arbeitsintensiv, alle von den einzelnen Beraterinnen und Beratern erstellten Dokumente zu einer Präsentation zusammenzuführen und sauber zu harmonisieren. Wir hatten das Gefühl, mehr Zeit in die Schärfung der Empfehlungen investieren zu müssen – also dafür zu sorgen, dass die Präsentation konsistent und logisch aufgebaut ist. Das ging zulasten der Zeit, die wir für das Nachdenken über bessere Empfehlungen brauchen. Entscheidend ist, dass jede Beraterin und jeder Berater genügend Zeit hat, Empfehlungen zu durchdenken und die Konsistenz sowie die logische Struktur jeder Präsentation zu prüfen.

Zweitens schwankte die Qualität der von den Beraterinnen und Beratern eingereichten Unterlagen. Natürlich sind Inhalte und Empfehlungen zentral – aber ebenso unverzichtbar ist die Art und Weise, wie sie präsentiert werden. Die Qualität variierte jedoch je nach Erfahrung und Skills. Deshalb wollten wir ein hohes Maß an Einheitlichkeit sicherstellen, bevor die Unterlagen zu einer Präsentation zusammengestellt und beim Kunden eingereicht wurden.

Todaka: Die optische Aufbereitung von Unterlagen ist für Beraterinnen und Berater essenziell. Wenn zum Beispiel mehrere Folien unterschiedliche Schriftarten und Farbtöne verwenden oder die Quelle nicht klar angegeben ist, leidet der Eindruck beim Kunden. Unübersichtliche Unterlagen können beim Empfänger unnötigen Stress auslösen – und erschweren es, eine Empfehlung zu vermitteln, egal wie gut und fundiert sie ist.

Tokumura: Unterlagen sind der Ausgangspunkt unserer Arbeit als Consultants. In Meetings mit Kundinnen und Kunden nutzen wir sie als Grundlage für Diskussionen, für die Planung der nächsten Schritte und für Entscheidungen über das Zielbild. Deshalb ist es ein Fehler, zu viel Zeit und Aufwand in die rein optische Aufbereitung zu stecken – und dadurch die Zeit für Denken und Recherche zu reduzieren. Wir brauchten ein Produkt, das die Last nicht-essentieller Arbeiten senkt und uns erlaubt, uns auf Output mit höherem Mehrwert zu konzentrieren.

• ー Wie haben Sie think-cell kennengelernt?

Tokumura: Ein Senior Consultant mit Praxiserfahrung in einem anderen Unternehmen schlug vor, Corporate Colors und Schriftarten in unseren Unterlagen zu vereinheitlichen – als eine Maßnahme zur Stärkung unserer Marke. Tatsächlich verfügen große internationale Unternehmen über eigene Unternehmensfarben, und wir wollten, dass unsere Kundinnen und Kunden bereits an der Farbwelt und am Stil unserer Angebotsunterlagen "NTT DATA INSTITUTE OF MANAGEMENT CONSULTING, Inc." wiedererkennen – und so eine langfristige Bindung an das Unternehmen entsteht.

Im Vorschlag wurde think-cell als konkretes Produkt zur Vereinheitlichung von Unternehmensfarben und Schriftarten eingeführt. Da der Senior Consultant think-cell bereits in seinem früheren Job eingesetzt hatte, wurde es als wirksames Tool zur Markenstärkung sehr positiv bewertet – und gleichzeitig als Lösung, die die Effizienz bei der Erstellung von Präsentationen deutlich steigert.

• ー Wie sind Sie nach der internen Vorstellung in die Nutzung eingestiegen?

Todaka: Ob think-cell genutzt wird, liegt im Ermessen der einzelnen Beraterinnen und Berater, die bei unserem Corporate-Bereich einen Account beantragen. Ich wurde auf think-cell aufmerksam, als ich hörte, dass es auch in anderen Unternehmen eingesetzt wird. Ich hatte schon lange das Gefühl, dass die Präsentationserstellung zu viel Zeit kostet, und beantragte daher einen think-cell Account, sobald ich eine E-Mail vom Corporate-Bereich erhielt. Anschließend habe ich in einem von think-cell Japan veranstalteten User-Workshop gelernt, wie man think-cell nutzt, und es dann bei der Erstellung meiner Arbeitspräsentationen eingesetzt.

• ー Wie nutzen Sie die Diagrammfunktion von think-cell Charts?

Tokumura: In meiner Arbeit nutze ich es, um Präsentationen zu erstellen, die das gesamte Projekt visualisieren und steuern. Konkret verwende ich Gantt-Diagramme, um den Projektfortschritt sichtbar zu machen. Besonders praktisch ist, dass sich beim Erstellen eines Gantt-Diagramms das Design automatisch anpasst, sobald man ein Datum auswählt. Allein diese beiden Funktionen haben die Zeit für die Erstellung der gesamten Zeitplan-Präsentation auf ein Zehntel reduziert.

Todaka: Bei der Erstellung von Angebotsunterlagen nutze ich häufig Diagrammfunktionen wie Trichterdiagramme sowie Balken- oder Säulendiagramme. Insbesondere das Trichterdiagramm ermöglicht mir, Charts genau so zu erstellen, wie ich es brauche, und Veränderungen der Zahlen je Phase visuell zu vermitteln. Dank dieser Funktion können wir unseren Kundinnen und Kunden detaillierte Informationen in leicht verständlichen Diagrammen vermitteln – während wir diese früher verbal erklären mussten.

• ー Wie nutzen Sie die Content-Suche der think-cell Library?

Tokumura: Ich empfand die think-cell Library als revolutionär. Um beispielsweise die Zielgruppe unserer Vorschläge im Gesundheitswesen leichter verständlich zu machen, fügen wir häufig Piktogramme von Ärztinnen und Ärzten, Pflegekräften und anderen Symbolfiguren in unsere Unterlagen ein. Früher mussten wir dafür externe Websites durchsuchen, um Assets zu finden, die den gewünschten Bildern möglichst nahekommen. Dank der think-cell Library finden wir diese Assets jetzt direkt in PowerPoint.

Außerdem können wir interne Templates und frühere Unterlagen in einer Team-Library speichern und so die gewünschten Folien sofort aufrufen. Dass sich mühsame Aufgaben wie die Suche nach Assets und die Wiederverwendung früherer Unterlagen direkt in PowerPoint erledigen lassen, ist in der Praxis eine große Hilfe.

ー Wie nutzen Sie die Funktionen von think-cell Core, um die Produktivität zu steigern und die Konsistenz der Unterlagen sicherzustellen?

Tokumura: Wir nutzen think-cell Core, um die von den einzelnen Beratern eingereichten Folien zu ordnen und einheitlich zu gestalten. Zum Beispiel verwenden wir eine Funktion, die Textfelder automatisch ausrichtet und vereinheitlicht, sowie eine Funktion, die die Unternehmensfarben anhand der Einstellungen in der Style-Datei automatisch auf die vorgegebenen Corporate Colors anpasst.

ー Wie hat die Einführung von think-cell Ihren Workflow bei der Erstellung von Präsentationen verändert?

Tokumura: Die größte Veränderung ist, dass wir die Zeit für die inhaltliche Ausarbeitung der Präsentation nun vollständig von der Zeit für die optische Aufbereitung trennen können. Früher ging viel Zeit für monotone Aufgaben drauf, etwa für das Ausrichten von Elementen oder das manuelle Anpassen von Farben und Schriftarten.

Heute können wir diese Aufgaben think-cell überlassen und uns auf Denken, Diskussion und Recherche konzentrieren – also auf das, wofür wir Berater unsere Zeit wirklich einsetzen sollten. Und natürlich bleibt die Qualität der Präsentationen stabil und auf dem Niveau, das wir gewohnt sind.

Todaka: Wir können jetzt je nach Idee visuell überzeugende Präsentationen erstellen. Gerade im Consulting hat es einen direkten positiven Effekt auf die Überzeugungskraft unserer Empfehlungen, wenn Folien auf einen Blick verständlich sind und beim Kunden im Gedächtnis bleiben. Auch wenn sich das nicht immer in konkreten Zahlen ausdrücken lässt, bin ich überzeugt, dass die verbesserte Ausdrucksstärke unserer Präsentationen definitiv zu unserer höheren Profitabilität beigetragen hat.

ー Welche Ergebnisse haben Sie durch die Einführung von think-cell erzielt?

Tokumura: Was messbare Ergebnisse angeht, haben wir klar das Gefühl, dass sich die Zeit für die Erstellung von Präsentationen deutlich reduziert hat. Dank der think-cell Library dauert das, wofür wir früher fast eine Stunde gebraucht haben, heute weniger als 10 Minuten. Außerdem haben die Gantt-Diagramm-Funktionen den Zeitaufwand für die Erstellung eines kompletten Terminplandokuments um den Faktor 10 reduziert. Eine Aufgabe, die mit einem Entwurf 3 bis 4 Stunden gedauert hätte, lässt sich jetzt in 15 bis 30 Minuten erledigen – eine enorme Steigerung der Arbeitseffizienz.

ー Welche Rückmeldungen haben Sie von Kunden zur Einführung von think-cell erhalten?

Todaka: Über unsere Nachprojekt-Befragung haben wir positives Kundenfeedback erhalten, zum Beispiel: "Der Gesamteindruck der Unterlagen ist konsistent und leicht verständlich" sowie "Der Bericht war sehr beeindruckend.” In einem aktuellen Projekt mit einem mittelständischen Unternehmen floss die hohe Qualität der Präsentationen sogar in die Bewertung ein – und hat dazu beigetragen, dass wir mit dem Kunden über die nächste Projektphase sprechen konnten.

Für uns Berater ist ein Bericht mehr als nur eine Sammlung von Ergebnissen. Er sollte ein Impulsgeber sein, der den nächsten Entscheidungsprozess anstößt. Wir sind überzeugt, dass ein konsistentes, übersichtliches Dokument ein wichtiger Faktor ist, um die Geschäftsentscheidungen unserer Kunden zu unterstützen.

ー Wie ist Ihr Ausblick für die Zukunft?

Tokumura: Ab 2025 wird es in unserem Unternehmen etwa 130 think-cell Nutzer geben – rund ein Viertel der Gesamtzahl. Wir sind der Meinung, dass künftig nicht nur Berater, sondern auch Planer und Mitarbeitende in den Zentralfunktionen think-cell aktiv nutzen sollten. Zum Beispiel sind die Funktionen von think-cell in Situationen besonders wertvoll, in denen es darum geht, für Vorschläge Themen zu strukturieren und eine stimmige Story aufzubauen.

Natürlich reicht es nicht aus, das Produkt einfach nur zu installieren. Wir sehen, dass es künftig notwendig sein wird, Trainings- und Supportstrukturen aufzubauen, damit Mitarbeitende im ganzen Unternehmen think-cell gerne einsetzen.

Todaka: Wir möchten weiterhin neue Funktionen von think-cell ausprobieren und noch mehr Möglichkeiten finden, wie es unsere Berater optimal unterstützt. Wenn Berater gemeinsam an einem Projekt arbeiten, gehen wir davon aus, dass alle think-cell nutzen können – daher möchten wir einen Schritt über die reine Standardnutzung hinausgehen.

ー Haben Sie einen Rat für alle, die mit der Erstellung von Präsentationsunterlagen kämpfen?

Tokumura: Der Mehrwert von think-cell besteht darin, die Arbeit rund um die Optik von Präsentationen zu verschlanken und Zeit fürs Denken zu schaffen. Natürlich ist das Erscheinungsbild von Dokumenten wichtig – aber am Ende zählt der Inhalt. Ich bin überzeugt, dass think-cell ein effektives Produkt ist, um sich auf die inhaltliche Ausarbeitung zu fokussieren und sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die erfahrene Berater wirklich leisten müssen – und die weder durch generative KI noch durch andere Automatisierungstools ersetzt werden können.