Japan Tobacco Inc. (JT) ist ein führendes globales Tabakunternehmen, dessen Produkte in über 130 Märkten verkauft werden. Neben dem Tabakgeschäft ist das Unternehmen auch in den Bereichen Pharma und verarbeitete Lebensmittel tätig. Um sich an das sich ständig verändernde Geschäftsumfeld anzupassen, arbeitet das Unternehmen daran, sein Verhalten konsequent aus Kundensicht weiterzuentwickeln.

Die Intelligence-Abteilung, die im Unternehmen an Marketingaufgaben beteiligt ist – insbesondere an Marktforschung und der Analyse von Kunden-Insights –, nutzt think-cell täglich zur Erstellung von Reports. So werden die Analyseergebnisse im Unternehmen verbreitet und Managemententscheidungen unterstützt. Wir haben mit dem Verantwortlichen über die Hintergründe und Herausforderungen gesprochen, die zum Einsatz von think-cell geführt haben, wie think-cell genutzt wird und welche Ergebnisse erzielt wurden.

Die Intelligence-Abteilung erforscht Kunden-Insights und Märkte. 95% der Dokumente werden in PowerPoint erstellt

ー  Können Sie uns etwas über die Mission und die Aufgaben der Intelligence-Abteilung erzählen?

Mitsutake：Unsere Mission ist es, den japanischen Markt, Kunden-Insights und Veränderungen in Kundenpräferenzen zu analysieren und über die Informationen zu berichten, die für das mittel- bis langfristige Wachstum unseres Unternehmens notwendig sind.

In unserer täglichen Arbeit sammeln und strukturieren wir beispielsweise POS-Daten (Point-of-Sale), die die Verkaufsleistung nach Produkt zeigen, sowie Umfragedaten. Darauf aufbauend ergänzen wir unsere eigene Analyse und Interpretation von Markttrends und fassen die Ergebnisse in Reports zusammen.

ー Wie werden die von der Intelligence-Abteilung erstellten Reports im Unternehmen genutzt?

Ashida：Rund 95% der von der Intelligence-Abteilung erstellten Reports werden in PowerPoint erstellt. Sie kommen in unterschiedlichen Situationen zum Einsatz – zum Beispiel als Grundlage für interne Diskussionen, zur Weitergabe der neuesten Informationen an andere Abteilungen oder in Management-Meetings, in denen unternehmensweite Entscheidungen besprochen werden.

Deshalb legen wir großen Wert darauf, quantitative und korrekte Daten einzubinden und das Format so zu gestalten, dass es für die Nutzer der Reports leicht verständlich ist.

ー Welche Herausforderungen gab es, bevor Sie think-cell eingesetzt haben?

Ashida：Die größte Herausforderung war, dass der Visualisierungsprozess bei der Report-Erstellung nicht besonders effizient war. Die Standardfunktionen von PowerPoint waren nur begrenzt anpassbar, sodass die Diagrammerstellung zeitaufwendig und mühsam war. Zum Beispiel waren Diagrammgröße und Schriftgröße oft unausgewogen und dadurch schwer lesbar. Es war schwierig, die Skalierung im Diagramm zu ändern, und es war umständlich, Pfeile einzufügen – obwohl diese für Vorher-Nachher-Vergleiche wichtig sind.

Ein Beispiel: Die Reports für regelmäßige Meetings haben ein festes Design und eine feste Struktur. Wir haben daher die Daten in den Diagrammen durch die neuesten Informationen ersetzt und Analysen sowie Vorschläge ergänzt. Wenn ich jedoch die Daten aktualisierte, ging das Layout häufig kaputt – ich musste die Diagramme korrigieren und die Pfeile erneut einfügen.

ー Welche weiteren Probleme gab es?

Ashida：Die Diagramme in den Reports für regelmäßige Meetings sind mit Excel verknüpft. Die Verbindung an sich ist in Ordnung, aber wenn wir über längere Zeit immer mehr Daten hinzufügen, wächst das Datenvolumen – und das Aktualisieren der Diagramme dauert länger. Das führte dazu, dass ich selbst beim leichten Verschieben der Diagramme oder bei Designanpassungen warten musste, bis die Verarbeitung abgeschlossen war. Das empfand ich als sehr belastend.

ー Wie sind Sie auf think-cell aufmerksam geworden?

Mitsutake：Die JT Group hat think-cell vor etwa 10 Jahren eingeführt, die Intelligence-Abteilung nutzt es seit etwa 7 bis 8 Jahren. Ich habe gehört, dass es zunächst bei Mitarbeitenden unserer Konzerngesellschaften im Ausland eingeführt wurde, die es später in unsere Zentrale in Japan gebracht haben.

Zuerst wurde es in der Finanz- und IR-Abteilung eingesetzt, anschließend in unserer Intelligence-Abteilung eingeführt. Heute ist think-cell in der gesamten JT Group weit verbreitet.

ー Was war Ihr erster Eindruck von think-cell?

Ashida： Kurz nach meinem Wechsel in die Intelligence-Abteilung habe ich angefangen, think-cell zu nutzen. Als ich noch außerhalb der Zentrale gearbeitet habe, habe ich mich immer gefragt, warum deren Reports so gut strukturiert sind – nach meinem Wechsel hatte ich die Antwort.

Ich musste keine Schulung absolvieren und keine Handbücher lesen. Tatsächlich habe ich auch nie erlebt, dass andere Mitarbeitende herumgefragt hätten, wie man think-cell verwendet. 

Ich erinnere mich, dass der erste Report, den ich mit think-cell erstellt habe, ein Wochenreport für die Nutzung innerhalb der Intelligence-Abteilung war. Ich fand es sehr praktisch, weil ich einfach die Daten in den von meinen Vorgesetzten mit think-cell erstellten Diagrammen aktualisieren konnte – und die Diagramme waren sofort fertig.

ー Mit think-cell kann jeder eine Vielzahl von Diagrammen erstellen. Können Sie uns sagen, welche besonders beliebt sind?

Ashida：Nach Beliebtheit geordnet nutzen wir am häufigsten die folgenden sechs Diagrammtypen.

　　・Gestapelte Säulen- und Balkendiagramme

　　・Kreis- und Ringdiagramme

　　・Liniendiagramme

　　・Wasserfalldiagramme

　　・100%-Diagramm

　　・Streu- und Blasendiagramm

ー Wie passen Sie jedes dieser Diagramme an?

Ashida: Beim Liniendiagramm ist es besonders praktisch, dass ich die Punkte, an denen die Linie abknickt, farblich hervorheben kann. Wenn ich zum Beispiel ein Diagramm erstelle, das Veränderungen in Konsumententrends zeigt, kann ich so ganz einfach markieren, wo wesentliche Veränderungen stattgefunden haben. Sehr geschätzt wird auch, dass ich per Klick die durchschnittliche Veränderungsrate hinzufügen kann – so lassen sich Trendwechsel für die Empfänger des Berichts visuell klar und schnell nachvollziehen.

Bei Diagrammen außerhalb des Liniendiagramms blende ich oft die Zahlen an den Achsen aus. Ich versuche, alle Informationen zu entfernen, die für die Aussage, die ich vermitteln möchte, nicht notwendig sind, und stattdessen die Zahlen zu zeigen und hervorzuheben, auf die es ankommt.

In der Intelligence-Abteilung erstelle ich häufig Berichte, in denen Daten über Zeiträume hinweg verglichen werden – dafür sind Differenzpfeile besonders hilfreich.

Als ich Berichte noch ausschließlich mit PowerPoint erstellt habe, habe ich die Pfeilform über „Einfügen > Formen“ ausgewählt, dann Farbe und Form jedes Pfeils angepasst und sie anschließend ins Diagramm eingefügt. In think-cell sind verschiedene Pfeiltypen – etwa Niveau-Differenzpfeile und Gesamt-Differenzpfeile – standardmäßig enthalten. Es ist sehr komfortabel, dass sie sich einfach durch Auswahl direkt ins Diagramm einfügen lassen. Und noch besser: Wenn ich die Größe des Diagramms ändere, passen sich die Pfeile automatisch mit an – ich muss das nicht mehr mühsam manuell nacharbeiten.

Mitsutake: Ich nutze besonders intensiv die Excel-Datenverknüpfung von think-cell. Damit kann ich Diagramme direkt in PowerPoint aus Excel-Daten erstellen – das sorgt für hohe Genauigkeit in meinen Charts. Dank dieser Funktion dauert das Aktualisieren der Daten, selbst bei großen Datenmengen, nicht mehr lange. Und natürlich ist das auch deutlich weniger stressig.

Außerdem trenne ich die Datenverknüpfung zu Excel kurz bevor ich die fertigen Berichte abgebe. So kann ich verhindern, dass Daten durch irgendeinen Fehler verändert werden oder verloren gehen. Praktisch ist auch, dass sich die Verknüpfung zu mehreren Excel-Dateien gleichzeitig deaktivieren lässt. Zusätzlich zu Excel gibt es auch eine Funktion, mit der sich Tableau, das BI-Tool, als Datenquelle festlegen lässt – ich überlege, diese künftig zu nutzen.

ー Wie hat think-cell Ihre Arbeit beeinflusst?

Mitsutake: Wir können uns nicht mehr vorstellen, wieder so zu arbeiten wie vor der Einführung von think-cell. Würden wir Berichte ohne think-cell erstellen, würde es jedes Mal enorm viel Zeit und Aufwand kosten, einen neuen Bericht zu erstellen.

Früher habe ich zwei Stunden gebraucht, um einen Bericht für ein regelmäßiges Meeting vorzubereiten – und 25% dieser Zeit, also eine halbe Stunde, entfiel auf das Anpassen der Diagramme. Mit think-cell geht das mit ein paar Klicks, in wenigen Sekunden. Die gewonnene Zeit kann ich für Empfehlungen und Analysen nutzen. Und ich muss weniger Überstunden machen.

Ashida: Indem wir weniger Zeit für einfache Aufgaben wie das Erstellen von Diagrammen aufwenden, bleibt uns mehr Zeit, Hypothesen und Ideen zu prüfen. Wir testen jede Hypothese – und je mehr Hypothesen wir testen können, desto vielfältiger wird der Inhalt unserer Berichte. Wie stark diese Hypothesentests das Management beeinflussen, lässt sich nicht genau sagen, aber ich hoffe, dass wir die Entscheidungsfindung im Management auf die eine oder andere Weise unterstützen können.

ー Können Sie uns zusammenfassen, wie Sie mit think-cell Berichte erstellen, und uns etwas über Ihre zukünftigen Pläne erzählen?

Mitsutake: Wenn man think-cell anders beschreiben müsste, dann als „das Tool, das Zeit schafft“. Ich denke, think-cell ist nicht nur ein praktisches Add-in für PowerPoint, sondern eine Lösung, die die Zeit reduziert, die man mit Handarbeit verbringt – und gleichzeitig wertvolle Zeit schafft, um den Kopf für die eigentliche Denkarbeit frei zu haben.

Ich möchte think-cell auch künftig für die Berichtserstellung einsetzen. Die Märkte, auf die wir abzielen, und die Vorlieben unserer Kunden verändern sich ständig. Ich möchte meine Analysen als noch besserer strategischer Berater weiter vorantreiben, damit ich diese Veränderungen jederzeit verstehe und die Analysen nutzen kann, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen.

ー Welchen Unternehmen würden Sie think-cell empfehlen?

Ashida: Ich denke, think-cell ist eine gute Lösung für jedes Unternehmen, das Berichte mit Diagrammen erstellen muss – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Gerade kleinere Unternehmen, in denen eine Person viele unterschiedliche Aufgaben übernehmen muss, profitieren von der Zeit, die sich bei der Dokumentenerstellung einsparen lässt. Umgekehrt sehe ich für Unternehmen mit mehreren Konzerngesellschaften wie wir Vorteile darin, das Tool unternehmensweit auszurollen, um die Effizienz zu steigern.