Wie Japan Tobacco Inc. mit think-cell den Entscheidungsprozess verbessert

Über Japan Tobacco

Japan Tobacco Inc. (JT) ist ein führendes globales Tabakunternehmen, dessen Produkte in über 130 Märkten verkauft werden. Neben dem Tabakgeschäft ist das Unternehmen auch in den Bereichen Pharma und verarbeitete Lebensmittel tätig. Um sich an das sich ständig verändernde Geschäftsumfeld anzupassen, arbeitet das Unternehmen daran, sein Handeln konsequent aus Kundensicht weiterzuentwickeln.

Die Intelligence-Abteilung, die im Unternehmen an Marketingthemen arbeitet – insbesondere an Marktforschung und Customer-Insight-Analysen –, nutzt think-cell täglich zur Erstellung von Reports. So werden Analyseergebnisse im Unternehmen verbreitet und Managemententscheidungen unterstützt. Wir haben mit der verantwortlichen Person über die Hintergründe und Herausforderungen gesprochen, die zum Einsatz von think-cell geführt haben, darüber, wie think-cell genutzt wird, und über die erzielten Ergebnisse.

Die Intelligence-Abteilung untersucht Customer Insights und Märkte. 95% der Dokumente werden in PowerPoint erstellt

Beitrag zum Management-Entscheidungsprozess

ー  Könnten Sie uns etwas über die Mission und die Aufgaben der Intelligence-Abteilung erzählen?

Mitsutake: Unsere Mission ist es, den japanischen Markt, Customer Insights und Veränderungen in Kundenpräferenzen zu analysieren und über die Informationen zu berichten, die für das mittel- bis langfristige Wachstum unseres Unternehmens notwendig sind.

In unserer täglichen Arbeit sammeln und strukturieren wir beispielsweise POS-Daten (Point-of-Sale), die die Verkaufsleistung nach Produkt zeigen, sowie Umfragedaten. Anschließend ergänzen wir diese um unsere eigenen Analysen und Interpretationen der Markttrends und fassen die Ergebnisse in Reports zusammen.

ー Wie werden die Reports der Intelligence-Abteilung im Unternehmen genutzt?

Ashida: Rund 95% der von der Intelligence-Abteilung erstellten Reports werden in PowerPoint erstellt. Die Reports werden in unterschiedlichsten Situationen genutzt – zum Beispiel als Grundlage für Diskussionen im Unternehmen, zur Weitergabe aktueller Informationen an andere Abteilungen sowie in Management-Meetings, in denen unternehmensweite Entscheidungen besprochen werden.

Deshalb legen wir großen Wert darauf, quantitative und korrekte Daten zu enthalten und das Format so aufzubereiten, dass es für die Nutzer der Reports leicht verständlich ist.

ー Vor welchen Herausforderungen standen Sie, bevor Sie think-cell eingesetzt haben?

Ashida: Die größte Herausforderung war, dass der Visualisierungsprozess bei der Reporterstellung nicht wirklich effizient war. Die Standardfunktionen von PowerPoint ließen sich nur begrenzt anpassen, sodass die Diagrammerstellung zeitaufwendig und mühsam war. So waren zum Beispiel Diagrammgröße und Schriftgröße nicht ausgewogen und dadurch schwer zu lesen. Es war schwierig, die Skalierung im Diagramm zu ändern, und auch das Einfügen von Pfeilen – wichtig für Vorher-nachher-Vergleiche – war umständlich.

Ein Beispiel: Die Reports für regelmäßige Meetings haben ein festes Design und eine feste Struktur. Wir haben daher in den Diagrammen die Daten durch die neuesten Informationen ersetzt und Analysen sowie Empfehlungen ergänzt. Doch sobald ich die Daten aktualisierte, war das Format durcheinander – ich musste die Diagramme korrigieren und die Pfeile erneut einfügen.

ー Welche weiteren Probleme gab es?

Ashida: Die Diagramme in den Reports für regelmäßige Meetings sind mit Excel verknüpft. Die Verbindung an sich funktioniert, aber wenn wir über einen längeren Zeitraum immer mehr Daten hinzufügen, wächst das Datenvolumen und das Aktualisieren der Diagramme dauert länger. Das bedeutete: Selbst wenn ich die Diagramme nur leicht verschieben oder das Design anpassen wollte, musste ich warten, bis die Verarbeitung abgeschlossen war – das empfand ich als sehr stressig.

Bessere Business-Diagramme erstellen

ー Wie sind Sie auf think-cell aufmerksam geworden?

Mitsutake: Die JT Group nutzt think-cell seit etwa 10 Jahren, die Intelligence-Abteilung seit etwa 7 bis 8 Jahren. Ich habe gehört, dass es zunächst bei Mitarbeitenden unserer Konzerngesellschaften im Ausland eingeführt wurde und später in unsere Zentrale in Japan gebracht wurde.

Zuerst wurde es in der Finanz- und IR-Abteilung eingesetzt und anschließend in unserer Intelligence-Abteilung eingeführt. Heute ist think-cell in der gesamten JT Group weit verbreitet.

ー Was war Ihr erster Eindruck von think-cell?

Ashida: Ich begann kurz nach meinem Wechsel in die Intelligence-Abteilung mit think-cell zu arbeiten. Da ich zuvor außerhalb der Zentrale gearbeitet hatte, hatte ich mich immer gefragt, warum deren Reports so gut strukturiert waren – der Wechsel dorthin gab mir die Antwort.

Ich musste keine Schulung absolvieren und keine Handbücher lesen. Tatsächlich habe ich auch nie erlebt, dass andere Mitarbeitende herumgefragt hätten, wie man think-cell benutzt.

Ich erinnere mich: Der erste Report, den ich mit think-cell erstellt habe, war ein Wochenreport zur Nutzung innerhalb der Intelligence-Abteilung. Ich fand es sehr praktisch, weil ich einfach die Daten in den von meinen Kolleginnen und Kollegen mit think-cell erstellten Diagrammen aktualisieren konnte – und die Diagramme waren sofort fertig.

ー Mit think-cell kann jeder eine Vielzahl an Diagrammen erstellen. Welche sind bei Ihnen besonders beliebt?

Ashida: Nach Beliebtheit geordnet nutzen wir am häufigsten die folgenden sechs Diagrammtypen.

　　・Gestapeltes Säulen- und Balkendiagramm

　　・Kreis- und Doughnut-Diagramm

　　・Liniendiagramm

　　・Wasserfalldiagramm

　　・100%-Diagramm

　　・Streu- und Blasendiagramm

– Wie passen Sie diese Diagramme jeweils an?

Ashida: Beim Liniendiagramm ist es besonders hilfreich, dass ich die Punkte, an denen die Linie abknickt, farblich hervorheben kann. Wenn ich zum Beispiel eine Grafik erstelle, die Veränderungen von Konsumententrends zeigt, kann ich so auf einen Blick sichtbar machen, wo wesentliche Änderungen stattgefunden haben. Sehr positiv bewertet wird auch, dass ich per Knopfdruck die durchschnittliche Veränderungsrate hinzufügen kann – so lassen sich Trendwechsel für die Empfänger des Reports visuell klar vermitteln.

Bei Diagrammen, die keine Liniendiagramme sind, blende ich häufig die Zahlen an den Achsen aus. Ich versuche, alle Informationen zu entfernen, die für die Botschaft, die ich vermitteln möchte, nicht erforderlich sind, und stattdessen genau die Zahlen anzuzeigen und hervorzuheben, die ich transportieren will.

In der Intelligence-Abteilung erstelle ich oft Reports, die Daten über die Zeit vergleichen – in solchen Fällen sind Differenzpfeile äußerst hilfreich.

Als ich Reports ausschließlich mit PowerPoint erstellt habe, habe ich die Pfeilform über den Reiter „Einfügen > Formen“ ausgewählt, anschließend Farbe und Form jedes Pfeils angepasst und sie dann in das Diagramm eingefügt. Verschiedene Pfeiltypen – etwa Niveau-Differenzpfeile und Gesamt-Differenzpfeile – sind in think-cell standardmäßig integriert. Sehr praktisch ist, dass sie sich durch einfaches Auswählen direkt im Diagramm einfügen lassen. Und wenn ich das Diagramm selbst in der Größe ändere, passen sich die Pfeile automatisch mit an – ich muss das nicht mehr mühsam manuell nacharbeiten.

Mitsutake: Ich nutze besonders die Excel-Datenverknüpfung von think-cell. Damit kann ich Diagramme direkt in PowerPoint aus Daten in Excel erstellen – und stelle so sicher, dass meine Diagramme exakt sind. Seit ich diese Funktion nutze, dauert das Aktualisieren der Daten – je nach Datenumfang – nicht mehr ewig. Und natürlich ist das auch deutlich weniger stressig.

Außerdem trenne ich die Datenverknüpfung zu Excel kurz vor der Abgabe der fertigen Reports. So verhindere ich, dass Daten durch irgendeinen Fehler verändert werden oder verloren gehen. Praktisch ist auch, dass sich die Verknüpfung zu mehreren Excel-Dateien gleichzeitig deaktivieren lässt. Neben Excel gibt es zudem eine Funktion, mit der sich Tableau, das BI-Tool, als Datenquelle festlegen lässt – ich überlege, das künftig zu nutzen.

Diagrammerstellung leicht gemacht

– Wie hat sich think-cell auf Ihre Arbeit ausgewirkt?

Mitsutake: Wir möchten nicht mehr zu der Arbeitsweise zurück, die wir vor der Einführung von think-cell hatten. Wenn wir Reports ohne think-cell erstellen müssten, würde es jedes Mal sehr viel Zeit und Aufwand kosten, einen neuen Report aufzusetzen.

Früher habe ich 2 Stunden gebraucht, um einen Report für ein regelmäßiges Meeting vorzubereiten – und 25% dieser Zeit, also eine halbe Stunde, entfiel allein auf das Überarbeiten der Diagramme. Mit think-cell geht das mit ein paar Klicks, in wenigen Sekunden. Die eingesparte Zeit kann ich in Empfehlungen und Analysen investieren. Außerdem muss ich weniger Überstunden machen.

Ashida: Indem wir weniger Zeit für einfache Aufgaben wie das Erstellen von Diagrammen aufwenden, haben wir mehr Zeit, Hypothesen und Ideen zu testen. Wir prüfen jede Hypothese – und je mehr Hypothesen wir testen können, desto vielfältiger werden die Inhalte unserer Reports. Wie stark diese Hypothesentests das Management beeinflussen, lässt sich nicht genau sagen, aber ich hoffe, dass wir damit auf die eine oder andere Weise zu Managemententscheidungen beitragen können.

– Können Sie kurz zusammenfassen, wie Sie mit think-cell Reports erstellen, und uns etwas über Ihre Zukunftspläne erzählen?

Mitsutake: Wenn man think-cell anders beschreiben müsste, dann wäre es „das Tool, das Zeit schafft“. think-cell ist aus meiner Sicht nicht nur ein praktisches Add-on für PowerPoint, sondern eine Lösung, die die Zeit reduziert, die man mit dem „Handwerk“ verbringt – und stattdessen wertvolle Zeit freisetzt, um den Kopf für das Wesentliche zu nutzen.

Ich möchte auch künftig Reports mit think-cell erstellen. Die Märkte, auf die wir abzielen, und die Vorlieben unserer Kunden verändern sich ständig. Ich möchte meine Analysen weiter vorantreiben und als strategischer Berater noch besser werden, damit ich diese Veränderungen jederzeit verstehe und die Analysen nutzen kann, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen.

– Welchen Unternehmen würden Sie think-cell empfehlen?

Ashida: Ich halte think-cell für eine sehr gute Lösung für jedes Unternehmen, das Reports mit Diagrammen erstellen muss – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Gerade kleinere Unternehmen, in denen eine Person viele unterschiedliche Aufgaben übernehmen muss, profitieren von der Zeitersparnis bei der Dokumentenerstellung. Und bei Unternehmen mit mehreren Konzerngesellschaften wie bei uns sehe ich Vorteile darin, das Tool unternehmensweit auszurollen, um die Effizienz zu steigern.