Japan Tobacco Inc. (JT) est une entreprise mondiale de premier plan dans le secteur du tabac, avec des produits vendus sur plus de 130 marchés. En plus de l’activité tabac, l’entreprise opère également dans les secteurs pharmaceutique et des aliments transformés. Afin de s’adapter à un environnement économique en constante évolution, l’entreprise s’attache à faire évoluer ses pratiques en se plaçant du point de vue du client.

Le département Intelligence, qui intervient dans les activités marketing de l’entreprise, notamment les études de marché et l’analyse des insights clients, utilise think-cell au quotidien pour créer des rapports, afin de diffuser les résultats de ses analyses en interne et de contribuer à la prise de décision de la direction. Nous nous sommes entretenus avec le responsable au sujet du contexte et des problématiques ayant conduit à l’utilisation de think-cell, de la manière dont think-cell est utilisé et des résultats obtenus.

Le département Intelligence étudie les insights clients et les marchés. 95 % des documents sont créés dans PowerPoint

— Pourriez-vous nous parler de la mission et du travail du département Intelligence ?

Mitsutake : Notre mission est d’analyser le marché japonais, les insights clients et l’évolution des préférences des clients, et de rendre compte des informations nécessaires à la croissance de notre entreprise à moyen et long terme.

Dans notre travail au quotidien, par exemple, nous collectons et organisons des données POS (point de vente) montrant les performances de vente par produit, ainsi que des données d’enquête ; nous y ajoutons ensuite notre propre analyse et interprétation des tendances du marché, puis nous synthétisons les résultats dans des rapports.

— Comment les rapports créés par le département Intelligence sont-ils utilisés au sein de l’entreprise ?

Ashida : Environ 95 % des rapports produits par le département Intelligence sont créés dans PowerPoint. Ils sont utilisés dans de nombreuses situations : comme base de discussion en interne, diffusés à d’autres départements pour transmettre les informations les plus récentes, et utilisés lors des réunions de direction pour discuter des décisions à l’échelle de l’entreprise.

C’est pourquoi nous accordons de l’importance à l’intégration de données quantitatives exactes, ainsi qu’à un format facile à comprendre pour les personnes qui utilisent les rapports.

— Quels défis rencontriez-vous avant de commencer à utiliser think-cell ?

Ashida : Le principal défi était que la phase de visualisation lors de la création des rapports n’était pas très efficace. Les fonctionnalités par défaut de PowerPoint étaient peu personnalisables ; la création de graphiques était donc chronophage et laborieuse. Par exemple, la taille du graphique et celle du texte étaient déséquilibrées et difficiles à lire. Il était compliqué de modifier l’échelle du graphique, et difficile d’insérer des flèches, pourtant essentielles pour comparer l’avant et l’après.

Pour donner un exemple, les rapports utilisés pour les réunions régulières ont un design et une structure fixes : nous remplacions donc les données des graphiques par les informations les plus récentes, puis ajoutions des analyses et des recommandations. Cependant, lorsque je mettais à jour les données, la mise en forme se déréglait ; je devais donc corriger les graphiques et réinsérer les flèches.

— Quels étaient les autres problèmes ?

Ashida : Les graphiques utilisés dans les rapports des réunions régulières sont liés à Excel. La connexion en elle-même fonctionne bien, mais si nous continuons à ajouter des données pendant un certain temps, le volume augmente et la mise à jour des graphiques prend plus de temps. Cela signifiait que même si je déplaçais simplement un peu les graphiques ou modifiais la mise en page, je devais attendre la fin du traitement, ce que je trouvais très stressant.

— Comment avez-vous connu think-cell ?

Mitsutake : Le groupe JT a commencé à utiliser think-cell il y a environ 10 ans, tandis que le département Intelligence s’y est mis il y a environ 7 à 8 ans. J’ai entendu dire que l’outil avait été déployé auprès des employés de nos filiales à l’étranger, qui l’ont ensuite introduit au siège au Japon.

Il a d’abord été utilisé par les équipes Finance et Relations investisseurs (IR), puis déployé au sein de notre département Intelligence. Aujourd’hui, think-cell est largement utilisé dans l’ensemble du groupe JT.

— Quelle a été votre première impression de think-cell ?

Ashida : J’ai commencé à utiliser think-cell peu après mon transfert au département Intelligence. Lorsque je travaillais hors du siège, je me demandais toujours pourquoi leurs rapports étaient si bien structurés ; en y arrivant, j’ai eu la réponse.

Je n’ai pas eu besoin de suivre une formation ni de lire de manuel. D’ailleurs, je n’ai jamais vu d’autres employés demander autour d’eux comment utiliser think-cell.

Je me souviens que le premier rapport que j’ai créé avec think-cell était un rapport hebdomadaire destiné au département Intelligence. J’ai trouvé cela très pratique, car je pouvais simplement mettre à jour les données des graphiques créés par mes collègues plus expérimentés avec think-cell, et les graphiques étaient prêts.

— Avec think-cell, tout le monde peut créer une grande variété de graphiques. Pourriez-vous nous dire lesquels sont particulièrement populaires ?

Ashida : Par ordre de popularité, nous utilisons le plus souvent les six graphiques suivants.

　　・Graphiques en colonnes et barres empilées

　　・Graphiques en secteurs et en anneau

　　・Graphiques linéaires

　　・Graphiques en cascade

　　・Graphique 100 %

　　・Graphique de dispersion et à bulles

— Comment personnalisez-vous chacun de ces graphiques ?

Ashida : Avec le graphique en courbes, il est très utile de pouvoir ajouter de la couleur aux points où la courbe change de direction. Par exemple, si je réalise un graphique pour montrer l’évolution des tendances de consommation, je peux facilement mettre en évidence les moments où des changements majeurs se sont produits. De plus, le fait de pouvoir ajouter le taux moyen de variation en un clic est très apprécié, car cela permet de transmettre visuellement les évolutions de tendance aux personnes qui reçoivent le rapport.

Lorsque je crée d’autres graphiques que le graphique en courbes, l’une des choses que je fais est de masquer les chiffres sur les axes du graphique. J’essaie de supprimer toute information inutile au message que je veux transmettre, et d’afficher et mettre en avant les chiffres que je souhaite communiquer.

Au sein du département Intelligence, je crée souvent des rapports qui comparent des données dans le temps, et dans ces cas, les flèches de différence sont très utiles.

Lorsque je créais des rapports uniquement avec PowerPoint, je sélectionnais la forme de flèche dans l’onglet « Insertion > Formes », puis je changeais la couleur et la forme de chaque flèche avant de les coller sur le graphique. Différents types de flèches, comme les flèches d’écart de niveau et les flèches d’écart total, sont intégrés par défaut dans think-cell, et il est très pratique de les insérer dans le graphique simplement en les sélectionnant. De plus, si je redimensionne le graphique lui-même, les flèches se redimensionnent aussi en conséquence : je n’ai donc pas à m’embêter à le faire manuellement.

Mitsutake : J’utilise tout particulièrement la fonctionnalité de liaison de données Excel de think-cell. Elle me permet de créer des graphiques directement dans PowerPoint à partir de données Excel, ce qui garantit la précision de mes graphiques. Grâce à cette fonctionnalité, la mise à jour des données ne prend plus beaucoup de temps, quelle que soit la quantité de données. Bien sûr, je ne ressens plus de stress.

Je déconnecte également la liaison de données vers Excel juste avant de soumettre les rapports finalisés. C’est une façon d’éviter que les données ne soient modifiées ou perdues à cause d’une erreur, et je trouve aussi très pratique de pouvoir désactiver la liaison avec plusieurs fichiers Excel en une seule fois. En plus d’Excel, il existe aussi une fonctionnalité qui permet de définir Tableau, l’outil de BI, comme source de données, et j’envisage de l’utiliser à l’avenir.

— Quel impact think-cell a-t-il eu sur votre travail ?

Mitsutake : Nous ne pouvons plus revenir à la situation d’avant l’introduction de think-cell. Si nous devions créer des rapports sans think-cell, cela demanderait énormément de temps et d’efforts, car il faudrait repartir de zéro à chaque fois.

Avant, il me fallait 2 heures pour préparer un rapport pour une réunion régulière, et je passais 25 % de ce temps, soit une demi-heure, à modifier les graphiques. Avec think-cell, je peux le faire en quelques clics, ou en quelques secondes. Le temps gagné peut être consacré à réfléchir aux recommandations et à l’analyse. Je fais moins d’heures supplémentaires.

Ashida : En réduisant le temps consacré à des tâches simples comme la création de graphiques, nous avons davantage de temps pour tester des hypothèses et des idées. Nous testons chaque hypothèse, et plus nous pouvons en tester, plus le contenu de nos rapports sera varié. On ne sait pas quel impact ces tests d’hypothèses auront sur la direction, mais j’espère que nous pourrons contribuer d’une manière ou d’une autre à la prise de décision.

— Pourriez-vous résumer votre création de rapports avec think-cell et nous parler de vos projets futurs ?

Mitsutake : Si je devais décrire think-cell autrement, ce serait « l’outil qui crée du temps ». Je pense que think-cell n’est pas seulement un add-on pratique pour PowerPoint, mais une solution qui réduit le temps passé à exécuter des tâches manuelles, tout en libérant du temps de qualité pour mobiliser votre réflexion.

Je souhaite continuer à utiliser think-cell pour créer des rapports à l’avenir. Les marchés que nous ciblons et les préférences de nos clients évoluent en permanence. Je veux poursuivre mes analyses afin d’être un meilleur conseiller stratégique, pour toujours comprendre ces changements et exploiter ces analyses afin d’aider l’entreprise à se développer.

— À quel type d’entreprises recommanderiez-vous think-cell ?

Ashida : Je pense que think-cell est une excellente solution pour toute entreprise qui doit créer des rapports avec des graphiques, quelle que soit sa taille.

Je pense que les petites entreprises en particulier, où une seule personne doit gérer une grande variété de tâches, tireront profit du temps qu’elles peuvent économiser sur la création de documents. À l’inverse, pour des entreprises comme la nôtre, avec plusieurs sociétés au sein du groupe, le déploiement de l’outil à l’échelle de l’organisation permet de gagner en efficacité.