Comment Japan Tobacco Inc. utilise think-cell pour améliorer le processus de prise de décision

À propos de Japan Tobacco

Japan Tobacco Inc. (JT) est un leader mondial du tabac, dont les produits sont vendus sur plus de 130 marchés. Outre le tabac, le groupe opère également dans les secteurs pharmaceutique et de l’alimentation transformée. Afin de s’adapter à un environnement économique en constante évolution, l’entreprise s’attache à faire évoluer ses pratiques en adoptant une approche centrée sur le client.

Le département Intelligence, impliqué dans les activités marketing de l’entreprise—en particulier les études de marché et l’analyse des insights clients—utilise think-cell au quotidien pour créer des rapports, afin de diffuser les résultats de ses analyses au sein de l’entreprise et de contribuer à la prise de décision managériale. Nous avons interrogé la personne en charge sur le contexte et les enjeux ayant conduit à l’adoption de think-cell, sur la manière dont think-cell est utilisé, ainsi que sur les résultats obtenus.

Le département Intelligence étudie les insights clients et les marchés. 95 % des documents sont créés dans PowerPoint

Contribuer au processus de prise de décision managériale

ー Pourriez-vous nous parler de la mission et des activités du département Intelligence ?

Mitsutake : Notre mission est d’analyser le marché japonais, les insights clients et l’évolution des préférences des clients, et de rendre compte des informations nécessaires à la croissance de l’entreprise à moyen et long terme.

Dans notre travail au quotidien, par exemple, nous collectons et organisons des données POS (point de vente) montrant les performances de ventes par produit, ainsi que des données d’enquêtes. Nous y ajoutons ensuite notre propre analyse et interprétation des tendances du marché, puis nous synthétisons les résultats dans des rapports.

ー Comment les rapports créés par le département Intelligence sont-ils utilisés au sein de l’entreprise ?

Ashida : Environ 95 % des rapports produits par le département Intelligence sont créés dans PowerPoint. Ils sont utilisés dans de nombreuses situations : comme base de discussion en interne, diffusés à d’autres départements pour partager les informations les plus récentes, et lors de réunions de direction pour débattre des décisions à l’échelle de l’entreprise.

Pour cette raison, nous attachons une grande importance à l’intégration de données quantitatives et exactes, ainsi qu’à un format facile à comprendre pour les personnes qui utilisent les rapports.

ー Quels défis rencontriez-vous avant de commencer à utiliser think-cell ?

Ashida : Le principal défi était que la phase de visualisation lors de la création des rapports n’était pas très efficace. Les fonctionnalités par défaut de PowerPoint offraient peu de possibilités de personnalisation ; la création de graphiques était donc longue et laborieuse. Par exemple, la taille du graphique et celle du texte étaient déséquilibrées et difficiles à lire. Il était compliqué de modifier l’échelle du graphique, et difficile d’insérer des flèches, pourtant essentielles pour comparer l’avant et l’après.

Pour ne citer qu’un exemple, les rapports utilisés lors des réunions régulières ont un design et une structure fixes : nous remplacions les données des graphiques par les informations les plus récentes et ajoutions nos analyses et recommandations. Cependant, lorsque je mettais à jour les données, la mise en forme se déréglait ; je devais alors corriger les graphiques et réinsérer les flèches.

ー Quels autres problèmes rencontriez-vous ?

Ashida : Les graphiques utilisés dans les rapports des réunions régulières sont liés à Excel. La connexion en elle-même fonctionne bien, mais si nous continuons à ajouter des données pendant un certain temps, le volume de données augmente et la mise à jour des graphiques devient plus longue. Cela signifiait que, même lorsque je ne faisais que déplacer légèrement les graphiques ou modifier le design, je devais attendre la fin du traitement, ce que je trouvais très stressant.

Créer de meilleurs graphiques métier

ー Comment avez-vous entendu parler de think-cell ?

Mitsutake : Le groupe JT a commencé à utiliser think-cell il y a environ 10 ans, tandis que le département Intelligence l’a adopté il y a environ 7 à 8 ans. J’ai entendu dire qu’il avait été introduit auprès des collaborateurs de nos filiales à l’étranger, qui l’ont ensuite apporté à notre siège au Japon.

Il a d’abord été utilisé par le département Finance et IR, puis introduit dans notre département Intelligence. Aujourd’hui, think-cell est largement utilisé dans l’ensemble du groupe JT.

ー Quelle a été votre première impression de think-cell ?

Ashida : J’ai commencé à utiliser think-cell peu après mon transfert au département Intelligence. En travaillant en dehors du siège, je me demandais toujours pourquoi leurs rapports étaient si bien structurés ; mon arrivée sur place m’a donné la réponse.

Je n’ai eu besoin d’aucune formation ni de lire un manuel. En fait, je n’ai jamais vu d’autres collaborateurs demander comment utiliser think-cell.

Je me souviens que le premier rapport que j’ai créé avec think-cell était un rapport hebdomadaire destiné à être utilisé au sein du département Intelligence. Je l’ai trouvé très pratique, car je pouvais simplement mettre à jour les données dans les graphiques créés par mes collègues plus expérimentés avec think-cell, et les graphiques étaient immédiatement prêts.

ー Avec think-cell, tout le monde peut créer une grande variété de graphiques. Pourriez-vous nous dire lesquels sont particulièrement populaires ?

Ashida : Par ordre de popularité, nous utilisons le plus souvent les six graphiques suivants.

　　・Graphiques en colonnes et barres empilées

　　・Diagramme en secteurs et diagramme en anneau

　　・Graphique en courbes

　　・Graphique en cascade

　　・Graphique 100 %

　　・Nuage de points et graphique à bulles

— Comment personnalisez-vous chacun de ces graphiques ?

Ashida : Avec le graphique en courbes, il est très pratique de pouvoir ajouter de la couleur aux points où la courbe change de direction. Par exemple, si je réalise un graphique pour montrer l’évolution des tendances de consommation, je peux mettre en évidence très facilement les moments où des changements majeurs se produisent. De plus, la possibilité d’ajouter le taux de variation moyen en un clic est très appréciée : cela permet de communiquer visuellement les évolutions de tendance aux destinataires du rapport.

L’une des choses que je fais lorsque je crée d’autres graphiques que le graphique en courbes, c’est de masquer les valeurs sur les axes du graphique. J’essaie de supprimer toute information qui n’est pas indispensable au message que je veux transmettre, et d’afficher et de mettre en avant les chiffres que je souhaite communiquer.

Au sein du service Intelligence, je réalise souvent des rapports qui comparent des données dans le temps, et dans ces cas-là, les flèches de différence sont très utiles.

Lorsque je créais des rapports uniquement avec PowerPoint, je choisissais la forme de flèche dans l’onglet « Insertion > Formes », puis je modifiais la couleur et la forme de chaque flèche avant de les coller sur le graphique. Différents types de flèches, comme les flèches d’écart de niveau et les flèches d’écart total, sont intégrés par défaut dans think-cell, et il est très pratique de pouvoir les insérer dans le graphique simplement en les sélectionnant. De plus, si je redimensionne le graphique lui-même, les flèches s’ajustent automatiquement, ce qui m’évite la contrainte de le faire manuellement.

Mitsutake : J’utilise tout particulièrement la fonctionnalité de liaison des données Excel de think-cell. Elle me permet de créer des graphiques directement dans PowerPoint à partir de données Excel, ce qui garantit la précision de mes graphiques. Grâce à cette fonctionnalité, la mise à jour des données ne prend plus beaucoup de temps, quelle que soit la taille du jeu de données. Bien sûr, je ne ressens plus de stress non plus.

Par ailleurs, je coupe la liaison vers Excel juste avant de soumettre les rapports finalisés. Cela permet d’éviter que les données soient modifiées ou perdues à cause d’une erreur quelconque, et je trouve également très pratique de pouvoir désactiver la liaison avec plusieurs fichiers Excel à la fois. En plus d’Excel, il existe aussi une fonctionnalité qui permet de définir Tableau, l’outil BI, comme source de données, et j’envisage de l’utiliser à l’avenir.

La création de graphiques simplifiée

— Quel impact think-cell a-t-il eu sur votre travail ?

Mitsutake : Nous ne pouvons plus revenir à la façon de travailler d’avant l’introduction de think-cell. Si nous devions créer des rapports sans think-cell, cela demanderait beaucoup de temps et d’efforts, car il faudrait refaire un nouveau rapport à chaque fois.

Avant, il me fallait 2 heures pour préparer un rapport pour une réunion régulière, et je consacrais 25 % de ce temps, soit une demi-heure, à modifier les graphiques. Avec think-cell, je peux le faire en quelques clics, voire en quelques secondes. Le temps gagné peut être consacré à réfléchir aux recommandations et à l’analyse. Je fais moins d’heures supplémentaires.

Ashida : En réduisant le temps consacré à des tâches simples comme la création de graphiques, nous avons davantage de temps pour tester des hypothèses et des idées. Nous testons chaque hypothèse, et plus nous pouvons en tester, plus le contenu de nos rapports sera varié. On ne sait pas encore quelle sera l’ampleur de l’impact de ces tests d’hypothèses sur la direction, mais j’espère que nous pourrons contribuer d’une manière ou d’une autre à la prise de décision du management.

— Pourriez-vous résumer la façon dont vous créez vos rapports avec think-cell et nous parler de vos projets à venir ?

Mitsutake : Si je devais décrire think-cell autrement, ce serait « l’outil qui crée du temps ». Je pense que think-cell n’est pas seulement un module complémentaire pratique pour PowerPoint, mais une solution qui réduit le temps passé à manipuler et vous permet de libérer du temps utile pour mobiliser vos capacités d’analyse.

Je souhaite continuer à utiliser think-cell pour créer des rapports à l’avenir. Les marchés que nous ciblons et les préférences de nos clients évoluent en permanence. Je veux poursuivre mon travail d’analyse en tant que conseiller stratégique plus performant, afin de comprendre ces changements en continu et d’utiliser ces analyses pour accompagner la croissance de l’entreprise.

— À quel type d’entreprises recommanderiez-vous think-cell ?

Ashida : Je pense que think-cell est une excellente solution pour toute entreprise qui doit produire des rapports incluant des graphiques, quelle que soit sa taille.

Je pense que les petites entreprises en particulier, où une seule personne doit gérer une grande diversité de tâches, bénéficieront du temps qu’elles peuvent économiser sur la création de documents. À l’inverse, pour des entreprises comme la nôtre, avec plusieurs sociétés au sein du groupe, il y a des avantages à déployer l’outil à l’échelle de l’organisation afin d’améliorer l’efficacité.