Come Japan Tobacco Inc. usa think-cell per migliorare il processo decisionale

Chi è Japan Tobacco

Japan Tobacco Inc. (JT) è un’azienda leader mondiale nel settore del tabacco, con prodotti venduti in oltre 130 mercati. Oltre al business del tabacco, opera anche nei settori farmaceutico e degli alimenti trasformati. Per adattarsi a un contesto di business in continua evoluzione, l’azienda sta lavorando per cambiare il proprio approccio mettendo il cliente al centro.

Il reparto Intelligence, che si occupa delle attività di marketing dell’azienda, in particolare ricerche di mercato e analisi degli insight dei clienti, usa think-cell per creare report ogni giorno, con l’obiettivo di diffondere internamente i risultati delle analisi e supportare il processo decisionale del management. Abbiamo parlato con il responsabile per capire il contesto e le criticità che hanno portato all’adozione di think-cell, come viene utilizzato e quali risultati sono stati ottenuti.

Il reparto Intelligence studia gli insight dei clienti e i mercati. Il 95% dei documenti viene creato in PowerPoint

A supporto del processo decisionale del management

ー  Può parlarci della missione e delle attività del reparto Intelligence?

Mitsutake: La nostra missione è analizzare il mercato giapponese, gli insight dei clienti e i cambiamenti nelle preferenze, e riportare le informazioni necessarie alla crescita dell’azienda nel medio-lungo periodo.

Nel lavoro di tutti i giorni, ad esempio, raccogliamo e organizziamo i dati POS (point-of-sale) che mostrano l’andamento delle vendite per prodotto, i dati delle ricerche e poi aggiungiamo le nostre analisi e interpretazioni dei trend di mercato, riassumendo i risultati in report.

ー Come vengono utilizzati in azienda i report creati dal reparto Intelligence?

Ashida: Circa il 95% dei report prodotti dal reparto Intelligence viene creato in PowerPoint. I report vengono usati in molte situazioni: come base per le discussioni interne, condivisi con altri reparti per diffondere le informazioni più recenti e utilizzati nelle riunioni del management per discutere le decisioni a livello aziendale.

Per questo, diamo molta importanza all’inclusione di dati quantitativi e corretti e a un formato facile da comprendere per chi utilizza i report.

ー Quali erano le difficoltà prima di iniziare a usare think-cell?

Ashida: La sfida principale era che il processo di visualizzazione nella creazione dei report non era affatto efficiente. Le funzionalità predefinite di PowerPoint non erano molto personalizzabili, quindi realizzare i grafici richiedeva tempo ed era faticoso. Per esempio, le dimensioni del grafico e del testo risultavano sbilanciate e difficili da leggere. Era complicato cambiare la scala del grafico, ed era difficile inserire le frecce importanti per confrontare il prima e il dopo.

Per fare un esempio, i report usati nelle riunioni periodiche hanno un design e una struttura fissi, quindi sostituivamo i dati nei grafici con le informazioni più recenti e aggiungevamo analisi e proposte. Però, quando aggiornavo i dati, il formato si rompeva: dovevo sistemare i grafici e reinserire le frecce.

ー Quali altri problemi c’erano?

Ashida: I grafici usati nei report per le riunioni periodiche sono collegati a Excel. Il collegamento in sé funziona, ma continuando ad aggiungere dati, il volume aumenta e l’aggiornamento dei grafici richiede più tempo. Questo significava che, anche se dovevo solo spostare leggermente i grafici o modificare il design, dovevo aspettare che l’elaborazione finisse: una cosa davvero stressante.

Grafici business più efficaci

ー Come avete conosciuto think-cell?

Mitsutake: Il Gruppo JT ha iniziato a usare think-cell circa 10 anni fa, mentre il reparto Intelligence lo usa da circa 7-8 anni. Ho sentito che è stato introdotto tra i dipendenti delle aziende del gruppo che lavoravano all’estero, che poi lo hanno portato nella sede centrale in Giappone.

All’inizio è stato usato dal reparto Finance e IR, poi è stato introdotto nel nostro reparto Intelligence. Oggi think-cell è ampiamente utilizzato in tutto il Gruppo JT.

ー Qual è stata la vostra prima impressione di think-cell?

Ashida: Ho iniziato a usare think-cell poco dopo il trasferimento al reparto Intelligence. Lavorando fuori dalla sede centrale, mi chiedevo sempre perché i loro report fossero così ben strutturati: trasferirmi lì mi ha dato la risposta.

Non ho dovuto seguire alcuna formazione né leggere manuali. Anzi, non ho mai visto altri colleghi chiedere in giro come si usa think-cell.

Ricordo che il primo report che ho creato con think-cell era un report settimanale per l’uso interno del reparto Intelligence. L’ho trovato molto comodo, perché potevo semplicemente aggiornare i dati nei grafici creati dai colleghi senior con think-cell e i grafici risultavano già pronti.

ー Con think-cell, chiunque può creare una grande varietà di grafici. Potete dirci quali sono quelli più apprezzati?

Ashida: In ordine di popolarità, usiamo più spesso i seguenti sei grafici.

　　・Grafico a colonne e barre impilate

　　・Grafico a torta e a ciambella

　　・Grafico a linee

　　・Grafico a cascata

　　・Grafico al 100%

　　・Grafico a dispersione e a bolle

ー Come personalizzi ciascuno di questi grafici?

Ashida：Con il grafico a linee, è molto utile poter aggiungere colore ai punti in cui la linea cambia direzione. Per esempio, se creo un grafico per mostrare le variazioni nelle tendenze dei consumatori, posso evidenziare subito dove si sono verificati i cambiamenti principali. Inoltre, la possibilità di aggiungere il tasso medio di variazione con un semplice clic è molto apprezzata, perché permette di comunicare visivamente i cambiamenti di trend a chi riceve il report.

Una delle cose che faccio quando creo grafici diversi dal grafico a linee è nascondere i numeri sugli assi del grafico. Cerco di eliminare tutte le informazioni non necessarie al messaggio che voglio trasmettere e di mostrare ed enfatizzare solo i numeri che contano.

Nel Dipartimento Intelligence preparo spesso report che confrontano i dati nel tempo e, in questi casi, le frecce delle differenze sono davvero utili.

Quando creavo report usando solo PowerPoint, selezionavo la forma della freccia dalla scheda "Inserisci > Forme", poi modificavo colore e forma di ogni freccia e le incollavo sul grafico. In think-cell sono disponibili di default vari tipi di frecce, come le frecce di differenza di livello e quelle di differenza totale, ed è molto comodo poterle inserire nel grafico semplicemente selezionandole. In più, se ridimensiono il grafico, anche le frecce si ridimensionano di conseguenza, quindi non devo perdere tempo a farlo manualmente.

Mitsutake：Uso in particolare la funzione di collegamento dati a Excel di think-cell. Questa funzione mi permette di creare grafici direttamente in PowerPoint partendo dai dati in Excel, garantendo precisione nei grafici. Grazie a questa funzione, aggiornare i dati non richiede più molto tempo, indipendentemente dalla quantità di dati. E, naturalmente, non è più fonte di stress.

Inoltre, scollego il collegamento ai dati di Excel appena prima di inviare i report completati. È un modo per evitare che i dati vengano modificati o persi a causa di qualche errore, e trovo comodo anche il fatto che si possa disattivare il collegamento con più file Excel in una volta sola. Oltre a Excel, c’è anche una funzione che consente di impostare Tableau, lo strumento BI, come origine dati, e sto valutando di usarla in futuro.

Creare grafici è facile

ー In che modo think-cell ha influenzato il tuo lavoro?

Mitsutake：Non possiamo più tornare a com’era prima di introdurre think-cell. Se dovessimo creare report senza think-cell, servirebbero tantissimo tempo e fatica per prepararne uno nuovo ogni volta.

Prima mi servivano 2 ore per preparare un report per una riunione periodica e dedicavo il 25% di quel tempo, cioè mezz’ora, a modificare i grafici. Con think-cell posso farlo con pochi clic, o in pochi secondi. Il tempo che risparmio posso usarlo per pensare a proposte e analisi. E faccio meno straordinari.

Ashida: Riducendo il tempo dedicato a attività semplici come la creazione di grafici, abbiamo più tempo per mettere alla prova ipotesi e idee. Testiamo ogni ipotesi e, più ipotesi riusciamo a verificare, più i contenuti dei nostri report diventano ricchi e diversificati. Non sappiamo quanto questi test di ipotesi influenzeranno il management, ma spero che possano contribuire in qualche modo al processo decisionale.

ー Puoi farci un riepilogo di come crei i report con think-cell e parlarci dei tuoi piani futuri?

Mitsutake：Se dovessi descrivere think-cell in un altro modo, direi che è “lo strumento che crea tempo”. Credo che think-cell non sia solo un comodo componente aggiuntivo per PowerPoint, ma una soluzione che riduce il tempo che passi a lavorare operativamente, creando tempo di qualità da dedicare al ragionamento.

Vorrei continuare a usare think-cell anche in futuro per creare report. I mercati che presidiamo e le preferenze dei nostri clienti cambiano continuamente. Voglio continuare a lavorare sull’analisi come consulente strategico sempre più efficace, per comprendere sempre questi cambiamenti e usare le analisi per sostenere la crescita dell’azienda.

ー A che tipo di aziende consiglieresti think-cell?

Ashida：Penso che think-cell sia un’ottima soluzione per qualsiasi azienda che debba creare report con grafici, indipendentemente dalle dimensioni.

In particolare, credo che le piccole aziende, dove una sola persona deve gestire molte attività diverse, trarranno grande beneficio dal tempo risparmiato nella creazione dei documenti. D’altra parte, per aziende con più società del gruppo come la nostra, vedo vantaggi nel distribuire lo strumento a livello di organizzazione per aumentare l’efficienza.