Japan Tobacco Inc. 如何使用 thinkcell 改善决策流程

关于 Japan Tobacco

Japan Tobacco Inc.（JT）是全球领先的烟草公司，产品销往 130 多个市场。除烟草业务外，还经营医药与加工食品业务。为适应不断变化的商业环境，公司正从客户视角出发，推动行为方式的转变。

公司负责营销相关工作的情报部门（尤其聚焦市场调研与客户洞察分析）每天都会使用 thinkcell 制作报告，以在公司内部传播分析成果并为管理决策提供支持。我们采访了相关负责人，了解引入 thinkcell 的背景与痛点、具体使用方式，以及取得的成果。

情报部门负责研究客户洞察与市场。95% 的文档以 PowerPoint 制作

助力管理决策流程

— 可以介绍一下情报部门的使命与工作内容吗？

Mitsutake：我们的使命是分析日本市场、客户洞察以及客户偏好的变化，并汇报对公司中长期增长至关重要的信息。

在日常工作中，例如我们会收集并整理按产品维度反映销售表现的 POS（销售终端）数据、调研数据等，再加入我们对市场趋势的分析与解读，并将结果汇总成报告。

— 情报部门制作的报告在公司内部如何被使用？

Ashida：情报部门制作的报告中，约 95% 是用 PowerPoint 完成的。这些报告会在多种场景中使用，例如作为公司内部讨论的依据、分发给其他部门以传达最新信息，以及用于管理层会议，讨论公司层面的决策。

因此，我们非常重视数据的量化与准确性，同时也强调版式要让使用者一目了然。

— 在开始使用 thinkcell 之前，你们遇到了哪些挑战？

Ashida：最大的挑战是，报告制作中的可视化环节不够高效。PowerPoint 自带功能可定制性有限，做图既耗时又费力。比如图表尺寸与文字大小不协调、可读性差；图表刻度不易调整；而用于对比前后变化、非常关键的箭头也很难插入。

举个例子，用于例会的报告设计与结构是固定的，我们会用最新数据替换图表数据，并补充分析与建议。但每次更新数据后版式都会乱掉，只能重新修图表、再把箭头加回去。

— 还有哪些问题？

Ashida：例会报告中的图表与 Excel 关联。链接本身没问题，但数据持续累积后体量会变大，图表更新所需时间也会变长。结果是，即便只是稍微移动图表或调整设计，也得等待处理完成，我觉得压力很大。

打造更出色的商业图表

— 你们是怎么了解 thinkcell 的？

Mitsutake：JT 集团大约在 10 年前开始使用 thinkcell，而情报部门大约在 7 到 8 年前开始使用。我听说最初是引入给集团海外公司员工使用，之后他们把它带回了日本总部。

thinkcell 最早由财务与 IR 部门使用，之后推广到情报部门。到现在，thinkcell 已在 JT 集团内广泛应用。

— 你对 thinkcell 的第一印象是什么？

Ashida：我调到情报部门后不久就开始使用 thinkcell。以前在总部以外的岗位时，我一直好奇总部的报告为什么能做得那么规范；调过去之后，我就明白原因了。

我不需要参加任何培训或阅读手册。事实上，我也从没见过有同事到处问怎么用 thinkcell。

我记得第一次用 thinkcell 做的报告，是情报部门内部使用的周报。我觉得非常方便：只要更新前辈用 thinkcell 做好的图表数据，图表就能自动完善成型。

— 借助 thinkcell，任何人都能制作多种图表。能否分享一下哪些类型尤其受欢迎？

Ashida：按使用频率排序，我们最常用的是以下 6 种图表。

　　・堆积柱形图和条形图

　　・饼图和圆环图

　　・折线图

　　・瀑布图

　　・100% 图表

　　・散点图和气泡图

ー 这些图表分别如何自定义？

芦田：在折线图中，我很喜欢可以为折线拐点添加颜色。比如在制作展示消费者趋势变化的图表时，我能轻松标注出发生重大变化的位置。此外，一键即可添加平均变化率这一点也备受好评，能把趋势变化更直观地传达给报告接收者。

在制作除折线图之外的图表时，我常做的一件事是隐藏图表坐标轴上的数字。我会尽量删去与想传达的信息无关的内容，只展示并突出我希望对方关注的数字。

在情报部门，我们经常制作按时间对比数据的报告，这种情况下，差异箭头非常好用。

过去只用 PowerPoint 做报告时，我会在“插入 > 形状”里选箭头，然后逐个修改每个箭头的颜色和形状，再粘贴到图表上。thinkcell 默认就提供了多种箭头类型，比如水平差异箭头、总差异箭头等，只需选择即可插入图表，十分方便。更重要的是，即便调整图表大小，箭头也会同步缩放，不用再手动折腾。

光武：我尤其常用 thinkcell 的 Excel 数据链接功能。它让我可以直接在 PowerPoint 中基于 Excel 数据生成图表，从而确保图表准确无误。得益于这一功能，无论数据量大小，更新数据都不再耗时。当然，我也不再为此感到压力。

另外，在提交完成的报告之前，我会先断开与 Excel 的数据链接。这可以避免因误操作导致数据被更改或丢失；而且还能一次性关闭与多个 Excel 文件的链接，也很省心。除了 Excel，还有一个功能可以将 BI 工具 Tableau 指定为数据源，我也在考虑未来使用它。

图表制作，轻松搞定

ー thinkcell 给您的工作带来了哪些影响？

光武：我们已经回不去引入 thinkcell 之前的工作方式了。如果不使用 thinkcell 来做报告，每次都要从头做一份新报告，会耗费大量时间和精力。

以前我为例会准备一份报告要 2 小时，其中 25% 的时间，也就是半小时，都花在修改图表上。有了 thinkcell，这些只需点几下，甚至几秒钟就能完成。省下来的时间可以用来思考建议与分析，也让我加班更少。

芦田：把制作图表等简单作业的时间压缩后，我们就有更多时间去验证假设与想法。我们会逐一验证每个假设，能验证的假设越多，报告内容就越丰富。这些假设检验会对管理层产生多大影响尚未可知，但我希望能以某种方式为管理决策提供助力。

ー 请您总结一下使用 thinkcell 制作报告的感受，并谈谈未来计划？

光武：如果用另一种方式来形容 thinkcell，那就是“创造时间的工具”。在我看来，thinkcell 不只是 PowerPoint 的便捷插件，更是一套解决方案：减少手上重复操作的时间，真正为你创造可以动脑思考的价值时间。

未来我也希望持续使用 thinkcell 来制作报告。我们所面向的市场与客户偏好始终在变化。我希望作为更出色的战略顾问持续开展分析工作，始终把握这些变化，并用分析结果助力公司成长。

ー 您会把 thinkcell 推荐给哪些公司？

芦田：我认为只要企业需要制作包含图表的报告，无论规模大小，thinkcell 都是很合适的解决方案。

尤其是小型企业，一个人往往要兼顾多项工作，节省文档制作时间的收益会非常明显。另一方面，像我们这样拥有多个集团公司的企业，将该工具在组织内推广也能显著提升整体效率。