Como a Japan Tobacco Inc. usa o think-cell para aprimorar o processo de tomada de decisões

Sobre a Japan Tobacco

A Japan Tobacco Inc. (JT) é uma das principais empresas globais de tabaco, com produtos vendidos em mais de 130 mercados. Além do negócio de tabaco, a empresa atua nos segmentos farmacêutico e de alimentos processados. Para se adaptar ao ambiente de negócios em constante mudança, a empresa vem trabalhando para transformar sua atuação sob a perspectiva do cliente.

O Departamento de Inteligência, que atua nas atividades de marketing da empresa — especialmente em pesquisas de mercado e análises de insights do consumidor — usa o think-cell no dia a dia para criar relatórios, a fim de disseminar os resultados das análises internamente e contribuir para a tomada de decisões da gestão. Conversamos com os responsáveis sobre o contexto e os desafios que levaram ao uso do think-cell, como ele é utilizado e quais resultados foram alcançados.

O Departamento de Inteligência pesquisa insights do consumidor e mercados. 95% dos documentos são criados no PowerPoint

Contribuindo para o processo de tomada de decisões da gestão

ー  Você poderia nos contar sobre a missão e o trabalho do Departamento de Inteligência?

Mitsutake：Nossa missão é analisar o mercado japonês, os insights do consumidor e as mudanças nas preferências dos clientes, e relatar as informações necessárias para o crescimento de médio a longo prazo da empresa.

No nosso dia a dia, por exemplo, coletamos e organizamos dados de POS (ponto de venda) que mostram o desempenho de vendas por produto, além de dados de pesquisas; depois, adicionamos nossa própria análise e interpretação das tendências de mercado e resumimos os resultados em relatórios.

ー Como os relatórios criados pelo Departamento de Inteligência são usados dentro da empresa?

Ashida：Cerca de 95% dos relatórios produzidos pelo Departamento de Inteligência são criados no PowerPoint. Eles são usados em várias situações — por exemplo, como base para discussões internas, compartilhados com outros departamentos para transmitir as informações mais recentes e utilizados em reuniões de gestão para discutir decisões em nível corporativo.

Por isso, damos muita importância a incluir dados quantitativos e corretos e a deixar o formato fácil de entender para as pessoas que usam os relatórios.

ー Quais foram os desafios que vocês enfrentaram antes de começar a usar o think-cell?

Ashida：O maior desafio era que o processo de visualização na criação de relatórios não era muito eficiente. Os recursos padrão do PowerPoint não ofereciam tanta personalização, então criar gráficos era demorado e trabalhoso. Por exemplo, o tamanho do gráfico e o tamanho do texto ficavam desequilibrados e difíceis de ler. Era difícil alterar a escala do gráfico, e também era complicado inserir setas — importantes para comparar antes e depois.

Para dar um exemplo, os relatórios usados em reuniões regulares têm um design e uma estrutura fixos, então substituíamos os dados dos gráficos pelas informações mais recentes e acrescentávamos análises e recomendações. Porém, quando eu atualizava os dados, a formatação quebrava; então eu precisava corrigir os gráficos e inserir as setas novamente.

ー Que outros problemas vocês tinham?

Ashida：Os gráficos usados nos relatórios das reuniões regulares são vinculados ao Excel. A conexão em si funciona bem, mas, conforme vamos adicionando dados ao longo do tempo, o volume aumenta e as atualizações dos gráficos começam a demorar mais. Isso significava que, mesmo se eu estivesse apenas movendo um pouco os gráficos ou ajustando o design, eu precisava esperar o processamento terminar — e isso era muito estressante.

Criando gráficos de negócios melhores

ー Como você conheceu o think-cell?

Mitsutake：O Grupo JT começou a usar o think-cell há cerca de 10 anos, enquanto o Departamento de Inteligência começou a utilizá-lo há cerca de 7 a 8 anos. Ouvi dizer que ele foi introduzido para colaboradores das empresas do grupo no exterior e, depois, levado para a nossa matriz no Japão.

Ele foi usado primeiro pelo departamento financeiro e de RI e, em seguida, introduzido no nosso Departamento de Inteligência. Hoje, o think-cell é amplamente utilizado em todo o Grupo JT.

ー Qual foi sua primeira impressão do think-cell?

Ashida： Comecei a usar o think-cell pouco depois de ser transferido para o Departamento de Inteligência. Trabalhando fora da matriz, eu sempre me perguntava por que os relatórios deles eram tão bem organizados; ao me transferir para lá, tive a resposta.

Não precisei fazer nenhum treinamento nem ler manuais. Na verdade, nunca vi outros colaboradores perguntando como usar o think-cell. 

Lembro que o primeiro relatório que criei com o think-cell foi um relatório semanal para uso dentro do Departamento de Inteligência. Achei muito prático, porque eu podia simplesmente atualizar os dados nos gráficos que meus colegas mais experientes haviam criado com think-cell — e os gráficos já ficavam prontos.

ー Com o think-cell, qualquer pessoa pode criar diversos tipos de gráficos. Você poderia nos dizer quais são os mais populares?

Ashida：Em ordem de popularidade, usamos com mais frequência os seis gráficos a seguir.

　　・Gráfico de colunas e barras empilhadas

　　・Gráfico de pizza e rosquinha

　　・Gráfico de linhas

　　・Gráfico de cascata

　　・Gráfico 100%

　　・Gráfico de dispersão e bolhas

— Como você personaliza cada um desses gráficos?

Ashida: No gráfico de linhas, é muito útil poder adicionar cor aos pontos em que a linha muda de direção. Por exemplo, se eu estiver criando um gráfico para mostrar mudanças nas tendências de consumo, consigo destacar facilmente onde ocorreram as principais mudanças. Além disso, o fato de eu poder adicionar a taxa média de variação com um clique é muito bem avaliado, pois ajuda a comunicar visualmente as mudanças de tendência para quem recebe o relatório.

Uma das coisas que faço ao criar gráficos que não sejam o de linhas é ocultar os números nos eixos do gráfico. Tento remover qualquer informação desnecessária para a mensagem que quero transmitir e exibir e destacar os números que realmente quero comunicar.

No Departamento de Inteligência, eu frequentemente crio relatórios que comparam dados ao longo do tempo e, nesses casos, as setas de diferença são muito úteis.

Quando eu criava relatórios usando apenas o PowerPoint, eu selecionava o formato de seta na aba "Inserir > Formas", depois alterava a cor e o formato de cada seta e as colava no gráfico. Vários tipos de setas, como setas de diferença de nível e setas de diferença total, já vêm no think-cell por padrão, e é muito conveniente inseri-las no gráfico apenas selecionando-as. E mais: se eu redimensionar o próprio gráfico, as setas também serão redimensionadas automaticamente, então não preciso ter o trabalho de ajustar tudo manualmente.

Mitsutake: Eu uso especialmente o recurso de vínculo de dados do Excel do think-cell. Esse recurso me permite criar gráficos diretamente no PowerPoint a partir de dados do Excel, garantindo a precisão dos gráficos. Graças a isso, atualizar os dados de acordo com o volume de informações deixou de levar muito tempo. E, claro, eu também não me estresso mais com isso.

Também desconecto o vínculo de dados com o Excel pouco antes de enviar os relatórios finalizados. Essa é uma forma de evitar que os dados sejam alterados ou perdidos por algum tipo de erro, e acho muito prático poder desativar o vínculo com vários arquivos do Excel de uma só vez. Além do Excel, também existe um recurso que permite especificar o Tableau, a ferramenta de BI, como fonte de dados, e estou considerando usá-lo no futuro.

Criação de gráficos facilitada

— Como o think-cell impactou o seu trabalho?

Mitsutake: Não conseguimos mais voltar ao que era antes de implementar o think-cell. Se fôssemos criar relatórios sem o think-cell, levaria muito tempo e esforço para preparar um novo relatório a cada vez.

Antes, eu levava 2 horas para preparar um relatório para uma reunião recorrente e gastava 25% desse tempo — meia hora — só ajustando os gráficos. Com o think-cell, eu faço isso com alguns cliques, ou em poucos segundos. O tempo que economizo pode ser usado para pensar em recomendações e fazer análises. E eu preciso fazer menos horas extras.

Ashida: Ao reduzir o tempo gasto em tarefas simples, como criar gráficos, passamos a ter mais tempo para testar hipóteses e ideias. Testamos cada hipótese e, quanto mais hipóteses conseguimos testar, mais variado será o conteúdo dos nossos relatórios. Não sabemos ao certo o impacto que esses testes de hipóteses terão na gestão, mas espero que possamos contribuir de alguma forma para a tomada de decisão da liderança.

— Você poderia fazer um resumo da sua criação de relatórios com o think-cell e contar quais são seus planos para o futuro?

Mitsutake: Se o think-cell pudesse ser descrito de outra forma, seria “a ferramenta que cria tempo”. Acho que o think-cell não é apenas um complemento conveniente para o PowerPoint, mas uma solução que reduz o tempo gasto no trabalho operacional e cria tempo valioso para você usar sua capacidade de análise.

Quero continuar usando o think-cell para criar relatórios no futuro. Os mercados que atendemos e as preferências dos nossos clientes estão em constante mudança. Quero seguir trabalhando em análises como um assessor estratégico ainda melhor, para entender sempre essas mudanças e usar as análises para ajudar a empresa a crescer.

— Para que tipo de empresa você recomendaria o think-cell?

Ashida: Acho que o think-cell é uma ótima solução para qualquer empresa que precise criar relatórios com gráficos, independentemente do porte.

Acho que empresas pequenas, em especial, onde uma única pessoa precisa lidar com várias tarefas, se beneficiarão do tempo que podem economizar na criação de documentos. Por outro lado, em empresas com várias subsidiárias como a nossa, vejo vantagens em implementar a ferramenta em toda a organização para aumentar a eficiência.