A Japan Tobacco Inc. (JT) é uma das principais empresas globais de tabaco, com produtos vendidos em mais de 130 mercados. Além do negócio de tabaco, também atua nos segmentos farmacêutico e de alimentos processados. Para se adaptar a um ambiente de negócios em constante mudança, a empresa vem trabalhando para transformar sua atuação a partir da perspectiva do cliente.

O Departamento de Inteligência, que atua nas atividades de marketing da empresa — especialmente em pesquisas de mercado e análise de insights do cliente — usa o think-cell para criar relatórios diariamente, a fim de compartilhar os resultados das análises internamente e apoiar a tomada de decisão da gestão. Conversamos com o responsável para entender o contexto e os desafios que levaram ao uso do think-cell, como a ferramenta é aplicada no dia a dia e quais resultados foram alcançados.

O Departamento de Inteligência pesquisa insights do cliente e mercados. 95% dos documentos são criados no PowerPoint

—  Você poderia nos contar sobre a missão e o trabalho do Departamento de Inteligência?

Mitsutake: Nossa missão é analisar o mercado japonês, os insights do cliente e as mudanças nas preferências dos consumidores, e reportar as informações necessárias para o crescimento da nossa empresa no médio e no longo prazo.

No nosso trabalho do dia a dia, por exemplo, coletamos e organizamos dados de POS (ponto de venda) que mostram o desempenho de vendas por produto, além de dados de pesquisas. Depois, acrescentamos nossa própria análise e interpretação das tendências do mercado e resumimos os resultados em relatórios.

— Como os relatórios criados pelo Departamento de Inteligência são usados dentro da empresa?

Ashida: Cerca de 95% dos relatórios produzidos pelo Departamento de Inteligência são criados no PowerPoint. Eles são usados em diversas situações — por exemplo, como base para discussões internas, para circulação em outros departamentos a fim de compartilhar as informações mais recentes e em reuniões da gestão para debater decisões que impactam toda a empresa.

Por isso, damos importância a incluir dados quantitativos e corretos e a tornar o formato fácil de entender para as pessoas que usam os relatórios.

— Quais desafios vocês enfrentavam antes de começar a usar o think-cell?

Ashida: O maior desafio era que o processo de visualização na criação de relatórios não era muito eficiente. Os recursos padrão do PowerPoint não eram muito personalizáveis, então montar gráficos era demorado e trabalhoso. Por exemplo, o tamanho do gráfico e o tamanho do texto ficavam desproporcionais e difíceis de ler. Era complicado ajustar a escala do gráfico e inserir setas — importantes para comparar antes e depois.

Para citar um exemplo, os relatórios usados em reuniões regulares têm um design e uma estrutura fixos, então substituíamos os dados dos gráficos pelas informações mais recentes e acrescentávamos análises e sugestões. Porém, quando eu atualizava os dados, a formatação quebrava, e eu precisava corrigir os gráficos e inserir as setas novamente.

— Que outros problemas existiam?

Ashida: Os gráficos usados nos relatórios das reuniões regulares são vinculados ao Excel. A conexão em si funciona bem, mas, conforme continuamos adicionando dados por um tempo, o volume aumenta e as atualizações dos gráficos passam a demorar mais. Isso significava que, mesmo quando eu só estava movendo os gráficos um pouco ou ajustando o design, eu tinha que esperar o processamento terminar — e isso era bem estressante.

— Como você conheceu o think-cell?

Mitsutake: O Grupo JT começou a usar o think-cell há cerca de 10 anos, enquanto o Departamento de Inteligência passou a utilizá-lo há aproximadamente 7 a 8 anos. Ouvi que ele foi apresentado a colaboradores das empresas do nosso grupo que trabalhavam no exterior e, depois, levado para a nossa sede no Japão.

Ele foi usado inicialmente pelo departamento financeiro e de RI e, em seguida, apresentado ao nosso Departamento de Inteligência. Hoje, o think-cell é amplamente utilizado em todo o Grupo JT.

— Qual foi sua primeira impressão sobre o think-cell?

Ashida: Comecei a usar o think-cell logo após ser transferido para o Departamento de Inteligência. Trabalhando fora da sede, eu sempre me perguntava por que os relatórios de lá eram tão bem organizados — e a transferência me deu a resposta.

Não precisei fazer nenhum treinamento nem ler manuais. Na verdade, nunca vi outros colaboradores perguntando como usar o think-cell.

Lembro que o primeiro relatório que criei com o think-cell foi um relatório semanal para uso dentro do Departamento de Inteligência. Achei muito prático, porque eu podia simplesmente atualizar os dados nos gráficos criados pelos colegas mais experientes com o think-cell, e os gráficos já ficavam prontos.

— Com o think-cell, qualquer pessoa pode criar uma variedade de gráficos. Você pode nos dizer quais são os mais populares?

Ashida: Em ordem de popularidade, estes são os seis gráficos que mais usamos.

　　・Gráfico de colunas e barras empilhadas

　　・Gráfico de pizza e rosca

　　・Gráfico de linhas

　　・Gráfico de cascata

　　・Gráfico 100%

　　・Gráfico de dispersão e bolhas

— Como você personaliza cada um desses gráficos?

Ashida: No gráfico de linhas, é muito útil poder adicionar cor aos pontos em que a linha muda de direção. Por exemplo, se eu estiver criando um gráfico para mostrar mudanças nas tendências de consumo, consigo destacar facilmente onde ocorreram grandes mudanças. Além disso, o fato de eu poder adicionar a taxa média de variação com o clique de um botão é muito bem avaliado, pois ajuda a comunicar visualmente as mudanças de tendência para quem recebe o relatório.

Uma das coisas que faço ao criar gráficos que não sejam de linhas é ocultar os números nos eixos do gráfico. Tento remover qualquer informação desnecessária para a mensagem que quero transmitir e exibir e destacar os números que realmente quero comunicar.

No Departamento de Inteligência, frequentemente crio relatórios que comparam dados ao longo do tempo, e, nesses casos, as setas de diferença são muito úteis.

Quando eu criava relatórios usando apenas o PowerPoint, eu selecionava o formato de seta na guia "Inserir > Formas", e depois mudava a cor e o formato de cada seta e as colava no gráfico. No think-cell, diversos tipos de setas, como setas de diferença de nível e setas de diferença total, já vêm implementados por padrão, e é bastante conveniente poder inseri-las no gráfico simplesmente selecionando-as. E tem mais: se eu redimensiono o próprio gráfico, as setas também são redimensionadas automaticamente, então não preciso passar pelo trabalho de ajustar tudo manualmente.

Mitsutake: Eu utilizo bastante, em especial, o recurso de vínculo de dados do Excel do think-cell. Com ele, consigo criar gráficos diretamente no PowerPoint a partir dos dados no Excel, o que garante mais precisão. Graças a esse recurso, atualizar os dados deixou de levar muito tempo, mesmo quando o volume é grande. E, claro, eu não me sinto mais estressado com isso.

Além disso, eu desconecto o vínculo de dados com o Excel pouco antes de enviar os relatórios finalizados. É uma forma de evitar que os dados sejam alterados ou perdidos por algum tipo de erro, e também acho prático poder desativar o vínculo de vários arquivos do Excel de uma só vez. Além do Excel, há ainda um recurso que permite especificar o Tableau, a ferramenta de BI, como fonte de dados, e estou pensando em usá-lo no futuro.

— Como o think-cell impactou o seu trabalho?

Mitsutake: Não dá para voltar a como era antes de introduzirmos o think-cell. Se fôssemos criar relatórios sem o think-cell, levaria muito tempo e esforço para produzir um novo relatório a cada vez.

Antes, eu levava 2 horas para preparar um relatório para uma reunião recorrente, e gastava 25% desse tempo — meia hora — só ajustando os gráficos. Com o think-cell, faço isso com alguns cliques, ou em poucos segundos. O tempo que economizo pode ser usado para pensar em recomendações e análises. Preciso fazer menos horas extras.

Ashida: Ao reduzir o tempo gasto em tarefas simples, como criar gráficos, ganhamos mais tempo para testar hipóteses e ideias. Nós testamos cada hipótese e, quanto mais hipóteses conseguimos testar, mais variado será o conteúdo dos nossos relatórios. Não sabemos ao certo o impacto que esses testes de hipótese terão na gestão, mas espero que possamos contribuir, de alguma forma, para a tomada de decisão.

— Você poderia fazer um resumo de como cria relatórios com o think-cell e contar sobre seus planos futuros?

Mitsutake: Se eu tivesse que descrever o think-cell de outra forma, eu diria que é “a ferramenta que cria tempo”. Acredito que o think-cell não é apenas um complemento conveniente para o PowerPoint, mas uma solução que reduz o tempo gasto no trabalho operacional, ao mesmo tempo em que cria tempo de qualidade para você usar o cérebro.

Quero continuar usando o think-cell para criar relatórios no futuro. Os mercados que atendemos e as preferências dos nossos clientes estão em constante mudança. Quero seguir trabalhando em análises como um assessor estratégico ainda melhor, para entender essas mudanças o tempo todo e usar as análises para ajudar a empresa a crescer.

— Para que tipo de empresa você recomendaria o think-cell?

Ashida: Acho que o think-cell é uma ótima solução para qualquer empresa que precise criar relatórios com gráficos, independentemente do porte.

Acredito que pequenas empresas, em especial, onde uma única pessoa precisa dar conta de várias tarefas, vão se beneficiar do tempo que conseguem economizar na criação de documentos. Por outro lado, para empresas com várias subsidiárias, como a nossa, vejo vantagens em implementar a ferramenta em toda a organização para aumentar a eficiência.