Le guide ultime pour créer des chronologies PowerPoint

Les chronologies sont un moyen efficace de visualiser les processus, tels que les jalons historiques, les feuilles de route des produits ou les plans de projet. PowerPoint est souvent l’outil de référence pour créer des calendriers, mais chaque type de chronologie a des objectifs différents, et PowerPoint n’est pas toujours la meilleure option.

Ce guide vous aidera à comprendre ce qu’il faut prendre en compte lors de la création d’une chronologie, à choisir l’outil adapté à vos besoins et à tirer le meilleur parti de PowerPoint pour créer vos chronologies. Plus précisément, le guide couvre les points suivants :

• Quels types de chronologies existe-t-il ?
• Pourquoi utiliser PowerPoint pour créer des chronologies ?
• Inconvénients de PowerPoint pour la création de chronologies
• Alternatives à PowerPoint : Différentes options pour créer des chronologies
• Création de chronologies dans PowerPoint
• FAQ sur les chronologies PowerPoint

Pour créer une chronologie complexe, la meilleure solution est d’utiliser un puissant complément PowerPoint comme think-cell. Vous pouvez télécharger une version d’essai gratuite de 30 jours pour découvrir comment think-cell peut vous aider à créer facilement les meilleurs chronologies et calendriers de projet et à gagner du temps dans le processus :

Quels types de chronologies existe-t-il ?

Les chronologies sont utilisées dans un large éventail de contextes, mais presque toutes les chronologies sont classées dans l’une des deux catégories suivantes :

1. Chrolonogies illustratives :
   • Utilisés pour créer des présentations attrayantes qui permettent de raconter un récit global
   • Peuvent inclure certaines étapes ou phases majeures, mais pas de planification détaillée
   • Utilisés pour partager une vision ou une grande idée avec un groupe nombreux
2. Chrolonogies de planification :
   • Se concentrent sur les détails et communiquent des informations précises
   • Y compris les points de début et de fin, et les durées des événements individuels
   • Utilisés régulièrement et mis à jour fréquemment en fonction des exigences et du statut des livrables

Le tableau présente quelques exemples courants de différents types de Chrolonogies :

Pourquoi utiliser PowerPoint pour créer des chronologies ?

Si vous élaborez une chronologie dans le cadre d’une grande présentation que vous créez déjà dans PowerPoint, c’est la solution la plus simple pour créer votre chronologie directement dans le logiciel.

Les capacités natives de PowerPoint sont les plus adaptées aux chronologies illustratives. Vous pouvez utiliser des tableaux, des formes, des graphiques intelligents et des icônes comme vous le souhaitez. La combinaison de ces éléments, ainsi que la possibilité d’insérer des images provenant d’autres sources, vous offre un large éventail de possibilités pour créer des chronologies attrayantes afin de vous aider à raconter votre histoire.

PowerPoint propose même une gamme de modèles de chronologie pré-fournis auxquels tout le monde peut accéder en sélectionnant « Nouveau » dans le menu Fichier et en saisissant chronologie dans le champ de recherche.

Inconvénients de la création de chronologies avec PowerPoint

La plupart des diagrammes PowerPoint, même complexes comme les graphiques en cascade, peuvent être liés à une feuille de données ou à une feuille de calcul Excel, ce qui signifie que les graphiques PowerPoint peuvent être mis à jour automatiquement si les données changent.

Cela ne fonctionne pas pour les chronologies. En fait, le principal inconvénient des chronologies de planification avec PowerPoint réside dans le fait qu’elles ont tendance à ne pas être connectées à un calendrier ou à toute autre source de données. Cela signifie que vous devez les mettre à jour manuellement en cas de modifications.

Il y a également des problèmes avec les chronologies illustratives, même si celles-ci ne nécessitent pas normalement une source de données connectée. Bien qu’il soit possible de créer des chronologies attrayantes dans PowerPoint, elles sont généralement difficiles à modifier, car elles dépendent de formes ou de dessins personnalisés.

Prenez la feuille de route du produit illustrée ci-dessus (à gauche). Si vous souhaitiez ajouter un neuvième élément à la fin, comme l’évaluation, vous devrez redimensionner, reconstruire et redessiner presque l’ensemble du modèle. Vous ne pouvez pas facilement ajouter, supprimer ou réorganiser des éléments, faisant des modèles de ce type une source d’inspiration plutôt qu’un outil pratique.

Si vous essayez de créer des chronologies attrayantes et précises et que vous recherchez des alternatives à ce que PowerPoint peut proposer, vous pouvez télécharger une version d’essai gratuite de 30 jours de think-cell et découvrir à quel point il peut être facile de créer des chronologies et calendriers de projet professionnels en quelques minutes.

Alternatives PowerPoint : Différentes options pour créer des chronologies

Compte tenu des limitations associées à la création de chronologies dans PowerPoint, il n’est pas surprenant que les utilisateurs se tournent souvent vers d’autres options, et que de nombreuses entreprises proposent des alternatives visant à résoudre certains des problèmes les plus urgents de PowerPoint.

Pour les chronologies illustratives conçues pour une utilisation ponctuelle, vous pouvez utiliser presque n’importe quel logiciel d’illustration pour créer une image statique et la copier dans PowerPoint. Les chronologies de planification qui nécessitent une mise à jour régulière via une connexion de données sont plus complexes. C’est pourquoi nous allons examiner deux options pour les chronologies de planification : Microsoft Excel et l’un des nombreux outils de gestion de tâches en ligne.

Création de chronologies dans Microsoft Excel

Excel sera souvent le premier endroit où les personnes habituées à travailler dans l’écosystème Microsoft rechercheront tout graphique ou toute visualisation créé(e) autour des données. Les points de données pertinents pour les chronologies de planification comprennent le plus souvent les éléments suivants :

• dates
• longueurs de tâche
• pourcentages d’achèvement de la tâche

Excel présente l’avantage suivant : n’importe quel graphique peut être facilement copié dans une présentation et synchronisé avec PowerPoint. Cependant, si vous accédez à l’onglet Insérer dans Excel et cliquez sur Graphiques, vous réaliserez rapidement qu’il n’y a pas d’options intégrées pour les chronologies.

Cela devient encore plus évident si vous regardez les modèles de chronologie disponibles dans Excel pour les nouvelles présentations, disponibles en deux styles généraux :

L’option de gauche est essentiellement un tableau qui vous permet d’ajouter des dates et des coûts, et inclut également la validation des données dans les cellules pour vous aider à attribuer des tâches et à définir des statuts. Les vues de tableau comme celle-ci sont difficiles à lire et ne permettent pas de créer une visualisation chronologique pour obtenir une présentation claire du projet.

Le modèle à droite est une tentative de création d’un plan de projet de type diagramme de Gantt. Comme cette fonctionnalité n’existe pas dans Excel, elle repose sur des solutions provisoires qui sont peu pratiques et intuitives, et qui n’aboutissent pas à des résultats clairs ou esthétiques.

Bien qu’il ressemble à un plan de projet, l’exemple illustré est techniquement créé à l’aide d’un graphique en nuage de points qui ajoute des barres d’erreur aux points de données pour représenter les durées des tâches. Il n’est pas difficile de comprendre pourquoi l’élaboration de chronologies avec des solutions bancales comme celle-ci est une expérience insatisfaisante, difficile à mettre à l’échelle et qui produit des résultats bien inférieurs à la norme prévue pour une présentation professionnelle.

Outils Web de gestion de tâches

De nombreuses entreprises et équipes choisissent de travailler avec l’un des innombrables outils Web de gestion de tâches actuellement disponibles. Les fonctionnalités précises de ces outils varient légèrement, certains étant axés sur le développement de logiciels, et d’autres visant à attirer un public plus large.

Tous ces outils de gestion des tâches offrent une sorte de visualisation chronologique qui est synchronisée avec les données dans les tâches individuelles et peut être souvent personnalisée dans différentes vues, telles que des graphiques détaillés pour les sprints de développement.

Bien que ces outils puissent être extrêmement utiles pour aider les équipes à gérer efficacement leurs projets, l’utilisation des calendriers de projet intégrés à des fins de visualisation présente des inconvénients inhérents :

• Accès : Les entreprises doivent gérer qui peut afficher, modifier ou administrer différentes zones d’une plateforme, ce qui signifie qu’il peut souvent y avoir des problèmes si elles essaient de partager un calendrier de projet avec des personnes qui ne font pas partie de leur équipe.
• Contrôle : Les chronologies de gestion de tâches peuvent être assez limitées en ce qui concerne les options de personnalisation disponibles, ce qui signifie que vous n’avez pas un contrôle total sur ce que vous masquez et ce que vous affichez.
• Surplus d’informations : Les chronologies créées à partir de tâches sont généralement surchargées de détails qui sont peu susceptibles d’être pertinents pour la plupart des gens, ce qui rend difficile l’intégration des éléments importants.
• Environnement : Travailler avec une chronologie dans une plateforme Web est intéressant lorsque vous interagissez avec les tâches dans le même outil, mais dès que vous souhaitez l’intégrer dans un autre environnement, vous devez généralement vous fier à des intégrations ou à des captures d’écran maladroites.
• Disposition et image de marque : Si vous copiez ou exportez une chronologie d’un outil Web vers une présentation PowerPoint, la conception ne correspondra pas à la disposition et au style visuel du reste de la présentation.

Ces inconvénients ne doivent pas être considérés comme des critiques liées aux plateformes. Ils découlent simplement du fait que ces outils donnent la priorité à la fonctionnalité de gestion des tâches, car il s’agit de leur offre principale, plutôt qu’aux préoccupations de visualisation de chronologie.

Création de chronologies dans PowerPoint

Si vous décidez de créer une chronologie dans PowerPoint, il existe trois approches principales, que nous décrirons plus en détail ci-dessous, en plus de la création d’une chronologie à partir de zéro :

1. SmartArt : Travaillez avec les graphiques intelligents de PowerPoint pour des diagrammes de processus simples ou des chronologies de nouveaux jalons
2. Modèle de conception : Commencez par l’un des modèles de chronologie existants de PowerPoint et essayez de l’adapter à vos besoins
3. Complément PowerPoint : Installez un complément comme think-cell qui prend en charge la création de graphiques de Gantt puissants et de chronologies de planification.

Comment créer une chronologie de nouveaux jalons simple avec PowerPoint SmartArt

PowerPoint comprend une gamme d’illustrations appelées SmartArt qui vous permettent de modifier le texte et les éléments d’un graphique. Elles sont plus adaptées pour créer des chronologies simples, telles que création des chronologies d’événements, de nouveaux jalons ou de processus.

Insérer une chronologie à l’aide de PowerPoint SmartArt

1. Accédez au menu Insérer.
2. Sélectionnez « Smart Art » sous le groupe « Illustrations ».
3. Cliquez sur l’option « Traiter », ouvrant une fenêtre avec plusieurs graphiques.
4. Recherchez l’option appelée « Calendrier de base » ou « Calendrier d’accentuation du cercle  ». Sélectionnez votre style préféré. Une fois sélectionné, il sera automatiquement ajouté sur la diapositive.

Ajoutez du texte et des informations à votre chronologie de nouveau jalon PowerPoint

Une fois que vous avez un graphique SmartArt sur votre diapositive, vous pouvez ajouter des informations précieuses à votre chronologie, telles que les dates clés, les nouveaux jalons, les initiatives et les livrables. Vous pouvez utiliser la hiérarchie des informations pour vous assurer que les informations sont fournies clairement.

Les options de modification de votre chronologie de nouveaux jalons comprennent les éléments suivants :

• Le texte peut être saisi directement dans les zones de texte apparaissant comme [Texte]
• Le volet de texte, qui apparaît à gauche de la chronologie, est lié aux zones de texte. Vous pouvez ajouter des textes supplémentaires, qui généreront des bulles de nouveau jalon supplémentaires sur la chronologie. Lorsque vous modifiez une chronologie existante, vous pouvez utiliser l’Onglet pour créer des puces à différents niveaux. Les modifications que vous effectuez directement dans les zones de texte seront également reportées dans le volet de texte.

Lorsque vous avez sélectionné le calendrier SmartArt, l’onglet SmartArt Design apparaît dans le ruban PowerPoint. Ici, vous pouvez accéder à la fonctionnalité de modification de texte intégral via le groupe de commande Créer un graphique.

Les fonctions disponibles sont les suivantes :

• Ajouter une forme : Ajoute de nouveaux jalons à votre graphique de chronologie PowerPoint.
• Ajouter une puce  : Ajoute une sous-puce au texte que vous avez sélectionné.
• Volet de texte  : Vous donne accès à votre fenêtre Volet de texte à gauche de votre graphique.
• Promouvoir/Reléguer : Déplace la hiérarchie de texte d’un niveau vers le haut ou vers le bas (c.-à-d. nouveau jalon, puce ou sous-puce).
• Déplacer vers le haut/bas : Modifie l’ordre dans lequel les informations sont affichées.
• De droite à gauche  : Inverse la direction de votre calendrier de gauche à droite ou de droite à gauche. Les textes, mais également d’autres éléments, dont la flèche et les bulles de nouveau jalon seront alors inversées.
• Mise en page : Disponible uniquement pour certains graphiques SmartArt. Grisée pour les chronologies de nouveaux jalons.

Personnalisez et formatez votre chronologie PowerPoint

Avec vos informations insérées, il est temps de personnaliser votre chronologie. Par exemple, vous pouvez modifier le style, les couleurs, la police ou les formes de votre graphique dans votre chronologie. Ici, vous avez quelques options :

• Les formes individuelles, comme la flèche ou les bulles de nouveau jalon, peuvent être sélectionnées avec la souris et déplacées, redimensionnées ou reformatées, soit via les menus ruban, soit via le menu contextuel qui apparaît lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur un élément.
• Les options de format applicables à l’ensemble du graphique peuvent être sélectionnées dans les onglets Accueil ou Format. Utilisez-les pour modifier les couleurs de police ou l’arrière-plan du graphique.
• Les styles de graphique prédéfinis ou les options de mise en page alternatives peuvent être sélectionnés dans les options des sections Styles SmartArt ou Mise en page de l’onglet ruban Conception SmartArt.

Bien que les graphiques SmartArt de PowerPoint fournissent des fonctionnalités intelligentes, comme l’ajout simultané de formes et de texte et le redimensionnement d’éléments pour s’adapter à la zone du graphique, ils ne disposent finalement pas de la flexibilité nécessaire pour tout ce qui va au-delà d’une chronologie de nouveaux jalons très simple.

Comment créer une chronologie à partir d’un modèle de conception PowerPoint

Microsoft fournit une bibliothèque apparemment infinie de modèles de conception pour aider les utilisateurs à démarrer avec PowerPoint sans avoir à créer leur présentation à partir d’une toile vierge. La plupart des modèles de chronologies disponibles sont plus parlants, nous nous concentrerons donc sur ces modèles dans cet exemple.

Choisissez un modèle de chronologie préexistant

Le moyen le plus simple de trouver un modèle de design est le suivant : accéder à Fichier, Nouveau via le ruban PowerPoint et utiliser la barre de recherche pour trouver les modèles pertinents.

1. Accédez au menu Fichier.

2. Sélectionnez « Nouveau ».

3. Saisissez un terme de recherche, comme chronologie (ou quelque chose de plus spécifique comme chronologie d’historique), dans la barre de recherche.

   

4. Parcourez les résultats de votre option préférée, cliquez avec le bouton gauche de la souris et cliquez sur « Créer  » pour démarrer une nouvelle présentation avec le modèle de conception choisi.

   

Ajouter des informations au modèle PowerPoint

La plupart des modèles de conception comprennent les éléments suivants que vous pouvez modifier :

• Espaces réservés : Pour le texte ou les images, vous pouvez cliquer pour insérer votre contenu dans la chronologie au bon endroit et avec le style prédéterminé.
• Zones de texte : Souvent renseignées avec un texte générique tel que « Ajouter un titre de diapositive » ou « Date », vous pouvez les modifier en ajoutant des informations importantes.

Lorsque vous essayez de modifier certains éléments de texte, vous constaterez qu’ils ne peuvent pas être facilement sélectionnés. Cela est normalement dû au fait que l’élément fait partie du masque de diapositives du modèle. Pour les modifier, vous pouvez accéder à Afficher et sélectionner Masque de diapositives dans le ruban.

Adaptez le modèle de conception PowerPoint aux besoins de votre chronologie

L’édition de modèles n’est pas toujours intuitive, c’est pourquoi il existe souvent un lien vers un petit ensemble d’instructions d’édition incluses dans la présentation. Cependant, il existe plusieurs défis lorsque vous travaillez avec des modèles de chronologie dans PowerPoint :

• Manque de flexibilité : La plupart des modèles sont préconçus avec un nombre fixe de nouveaux jalons ou d’étapes. Si vous souhaitez ajouter ou supprimer une étape, vos options sont très limitées.
• Création incohérente : Chaque modèle de conception est unique, et lorsque vous travaillez avec un nouveau modèle, vous aurez besoin d’un peu de temps avant de comprendre comment il fonctionne.
• Formes non standard : Les modèles comprennent souvent des illustrations créées avec des formes personnalisées qui peuvent ne pas être pertinentes pour votre chronologie. Vous pouvez facilement modifier les couleurs et les tailles, mais vous devrez souvent supprimer les formes fournies et ajouter vos propres formes, icônes ou graphiques.
• Modification maladroite : Étant donné que les modèles ont tendance à inclure un mélange d’éléments, dont certains figurent sur la diapositive et d’autres figurent sur le masque de diapositives, des incohérences peuvent se produire lorsque vous essayez de modifier les polices, les couleurs ou les styles. Vous devez basculer fréquemment entre les vues pour vous assurer que tous les éléments sont correctement modifiés.
• Aucune donnée pour étayer les chronologies de planification : Travailler avec des modèles pour les plans de projet de type diagramme de Gantt peut être très frustrant, car ils nécessitent un dimensionnement et un positionnement manuels de tous les objets. Cela rend les tâches simples comme l’ajout de lignes extrêmement fastidieuses et propices aux erreurs.

Cela signifie que vous devez toujours choisir le modèle le plus proche de la chronologie que vous essayez de créer, et même dans ce cas là, vous devez vous attendre à rencontrer certains problèmes. Les modèles de conception montrent ce qu’il est possible d’accomplir avec PowerPoint, mais ils sont limités en termes d’utilisation pratique ou évolutive.

Comment créer un calendrier de projet avec un complément PowerPoint

Les calendriers de projet, également appelés graphiques de Gantt, chronologies de calendrier ou suivis de projet, diffèrent des chronologies de nouveaux jalons simples en ce sens qu’ils permettent une visualisation plus détaillée d’un projet et de son plan, y compris les activités, les nouveaux jalons, les dates clés, les propriétaires et les commentaires pertinents.

Les graphiques et les modèles de conception SmartArt de PowerPoint ne permettent pas des calendriers de projet flexibles. La meilleure façon de créer ce type de visualisation dans PowerPoint est donc d’utiliser un complément conçu spécifiquement à cette fin.

think-cell est le meilleur complément PowerPoint de ce type qui, en plus de proposer d’autres types de graphiques et fonctionnalités, vous permet de créer et de mettre à jour des calendriers de projet détaillés directement dans PowerPoint.

Dans ce guide, nous allons vous montrer comment créer, modifier et formater un calendrier de projet détaillé à l’aide de think-cell. Si vous n’êtes pas actuellement un utilisateur think-cell, vous pouvez toujours suivre les étapes décrites ici en téléchargeant le logiciel gratuitement. Il s’agit d’une version d’essai gratuite de 30 jours que vous pouvez facilement installer pour accéder à toutes les fonctions du logiciel :

Insérez un calendrier de projet avec votre complément PowerPoint

Une fois que think-cell est installé dans PowerPoint, vous pouvez commencer en insérant facilement un calendrier de projet sur votre diapositive.

1. Accédez au menu Insérer.
2. Sélectionnez « Éléments » sous le groupe de commandes « think-cell ».
3. Sélectionnez « Gantt/Chronologie » et positionnez votre graphique sur votre diapositive.

Formatez et ajoutez des informations à votre diagramme de Gantt

L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un complément PowerPoint pour créer le calendrier de votre projet est le calendrier sous-jacent. Cela signifie que toutes les barres de tâches et les jalons sont liés à des dates spécifiques, ce qui rend le calendrier à la fois très précis et beaucoup plus facile à mettre à jour.

Les automatisations et les algorithmes intelligents de think-cell éliminent le travail manuel associé à la modification des calendriers de projet, ce qui les rend rapides et efficaces. En règle générale, vous cliquez avec le bouton droit de la souris pour ajouter, supprimer ou ajuster des entités sur votre chronologie tandis que vous cliquez avec le bouton gauche de la souris pour styliser et formater des éléments individuels. Par exemple :

1. Ajustez la plage de dates visibles en cliquant avec le bouton droit (ou double-cliquant) sur l’échelle de temps en haut de votre graphique pour accéder au « Calendrier » du graphique et ajuster les dates de début et de fin.
2. Ajoutez ou supprimez des activités en cliquant avec le bouton droit de la souris sur la section de colonne d’activité d’une ligne d’activité et en sélectionnant « Supprimer » ou « Insérer une ligne ».
3. Ajoutez des éléments de chronologie tels que des barres d’activité ou de nouveaux jalons en cliquant avec le bouton droit sur la section de chronologie d’une ligne d’activité et en sélectionnant « Nouvelle barre » ou « Nouveau jalon ». Les dates de ces éléments peuvent être ajustées par simple glisser-déposer ou via leurs « calendriers » respectifs.
4. Ajoutez des propriétaires d’activité ou des commentaires en cliquant avec le bouton droit sur la section de colonne d’activité d’une ligne d’activité et en sélectionnant « Responsable » ou « Remarque ».
5. Stylisez et formatez les éléments du graphique en cliquant avec le bouton gauche de la souris sur un élément donné pour accéder rapidement aux commandes de formatage telles que la police, la taille de la police, la couleur et le style.

Pour voir à quel point il est simple de créer un calendrier de projet dans PowerPoint à l’aide de think-cell, vous pouvez regarder cette courte vidéo ci-dessous. Pour un guide plus détaillé sur nos capacités de graphique de Gantt, vous pouvez consulter notre manuel de l’utilisateur.

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Forum aux questions sur les chronologies PowerPoint

Voici les réponses à certaines questions du Forum aux questions concernant PowerPoint.