O guia definitivo para criar linhas do tempo no PowerPoint

As linhas do tempo são uma maneira eficaz de visualizar processos, como marcos históricos, roteiros de produtos ou planos de projetos. O PowerPoint normalmente é a ferramenta preferencial para criá-las. Porém, diferentes tipos de linhas do tempo podem ter objetivos diferentes e o PowerPoint talvez nem sempre seja a melhor opção.

Este guia ajudará você a entender os aspectos a serem considerados ao criar suas linhas do tempo, mostrará como escolher a ferramenta certa para a tarefa e explicará como aproveitar ao máximo o PowerPoint ao elaborá-las. Mais especificamente, o guia abrange os seguintes pontos:

• Que tipos de linhas do tempo existem?
• Por que usar o PowerPoint para criar linhas do tempo?
• Desvantagens do PowerPoint para criar linhas do tempo
• Alternativas ao PowerPoint: diferentes opções para criar linhas do tempo
• Criação de linhas do tempo no PowerPoint
• Perguntas frequentes sobre linhas do tempo no PowerPoint

Para criar linhas do tempo mais complexas, o ideal é usar um suplemento poderoso do PowerPoint, como o think-cell. Você pode baixar uma avaliação gratuita de 30 dias para verificar como o think-cell ajuda a criar as melhores linhas do tempo de projeto com facilidade e agilizar o processo:

Que tipos de linhas do tempo existem?

As linhas do tempo são usados em uma ampla variedade de contextos, mas quase todas elas se enquadram em uma das duas categorias:

1. Linhas do tempo ilustrativas:
   • Foco em uma apresentação atraente que ajuda a contar uma história coerente
   • Podem incluir alguns marcos ou fases importantes, mas sem cronograma detalhado
   • Usadas para compartilhar uma visão ou grande ideia com um grupo maior
2. Linhas do tempo de planejamento:
   • Foco em detalhes e comunicação de informações precisas
   • Incluem pontos inicial e final, além de durações de eventos individuais
   • Usadas regularmente e atualizadas com frequência de acordo com os requisitos e status dos produtos

A tabela mostra alguns exemplos comuns de diferentes tipos de linha do tempo:

Por que usar o PowerPoint para fazer linhas do tempo?

Se você estiver criando uma linha do tempo como parte de uma apresentação maior que já está desenvolvendo no PowerPoint, então o caminho mais simples é elaborá-la diretamente no software.

Os recursos nativos do PowerPoint são mais adequados para linhas do tempo ilustrativas. Você pode usar tabelas, formas, elementos gráficos inteligentes e ícones da forma como quiser. Combinar esses elementos, juntamente com a capacidade de inserir imagens de outras fontes, oferece inúmeras possibilidades para criar linhas do tempo atraentes para ajudar a contar sua história.

O PowerPoint disponibiliza, inclusive, uma variedade de modelos de linha do tempo que qualquer pessoa pode acessar selecionando “Novo” no menu Arquivo e digitando linha do tempo no campo de pesquisa.

Desvantagens do PowerPoint para criar linhas do tempo

A maioria dos diagramas do PowerPoint, mesmo os complexos, como gráficos em cascata, pode ser vinculada a uma planilha de dados ou do Excel, assegurando que os gráficos do PowerPoint sejam atualizados automaticamente se houver alteração nos dados.

Isso não funciona para linhas do tempo. Na verdade, a principal desvantagem de criar linhas do tempo de planejamento com o PowerPoint é que, em geral, elas não estão conectadas a um calendário ou a qualquer outra fonte de dados. Portanto, é necessário atualizá-las manualmente se houver alguma alteração.

Também há problemas com linhas do tempo ilustrativas, embora elas normalmente não precisem de uma fonte de dados conectada. Ainda que seja possível criar linhas do tempo atraentes no PowerPoint, elas geralmente são difíceis de editar, pois dependem de formas ou desenhos personalizados.

Vamos considerar o roteiro de produto mostrado acima (esquerda) como exemplo. Se você quiser adicionar um nono elemento ao final, como avaliação, terá que redimensionar, reconstruir e redesenhar quase todo o modelo. Não é possível adicionar, remover ou reorganizar elementos com facilidade, fazendo com que modelos como esse sejam mais uma fonte de inspiração, pois têm pouco valor prático.

Se você está tentando criar linhas do tempo atraentes e precisas, e busca alternativas ao que o PowerPoint pode oferecer, baixe uma avaliação gratuita de 30 dias do think-cell e descubra como pode ser fácil criar linhas do tempo profissionais de projetos em poucos minutos.

Alternativas ao PowerPoint: diferentes opções para criar linhas do tempo

Considerando as limitações associadas à criação de linhas do tempo no PowerPoint, não é surpresa que os usuários geralmente procurem outras opções e que muitas empresas tenham entrado no mercado com alternativas que pretendem resolver alguns dos problemas mais urgentes do software.

Para linhas do tempo ilustrativas que serão usadas uma única vez, você pode criar uma imagem estática em praticamente qualquer software de ilustração e copiá-la para o PowerPoint. As linhas do tempo de planejamento que precisam de atualização frequente por meio de uma conexão de dados são mais complexas. Por isso, veremos duas opções para linhas do tempo de planejamento: Microsoft Excel e uma das muitas ferramentas de gerenciamento de tarefas baseadas na web.

Criação de linhas do tempo no Microsoft Excel

Em geral, o Excel será o primeiro recurso ao qual as pessoas acostumadas a trabalhar no ecossistema da Microsoft irão recorrer quando precisarem criar gráficos ou visualizações a partir de dados. Os dados relevantes mais comuns para linhas do tempo de planejamento incluem:

• datas
• durações de tarefas
• porcentagens de conclusão de tarefas

O Excel tem a vantagem de que qualquer gráfico pode ser facilmente copiado em uma apresentação e sincronizado com o PowerPoint. No entanto, se você navegar até a guia Inserir no Excel e clicar em Gráficos, perceberá que não há opções integradas para linhas do tempo.

Isso se torna ainda mais evidente ao observar os modelos de linha do tempo no Excel para novas apresentações, disponíveis em dois estilos gerais:

A opção à esquerda é basicamente uma tabela que permite adicionar datas e custos, além de incluir validação de dados dentro das células para ajudar a atribuir tarefas e definir status. Exibições de tabela como esta são difíceis de ler e estão muito distantes de qualquer visualização de linha do tempo com a qual você possa trabalhar com facilidade para obter uma visão geral clara do projeto.

O modelo à direita é uma tentativa de criar um plano de projeto no estilo de um gráfico de Gantt. Como essa funcionalidade não existe no Excel, o software depende de soluções alternativas que são contraintuitivas e fáceis de serem corrompidas, além de não apresentarem resultados claros ou esteticamente atraentes.

Embora pareça um plano de projeto, o exemplo mostrado é tecnicamente construído usando um gráfico de dispersão que adiciona margens de erro aos dados para representar as durações das tarefas. Não é difícil ver porque criar cronogramas com soluções improvisadas como essa é uma experiência insatisfatória e complicada de dimensionar, gerando resultados muito abaixo do padrão esperado de uma apresentação profissional.

Ferramentas de gerenciamento de tarefas baseadas na web

Muitas empresas e equipes optam por trabalhar com uma das inúmeras ferramentas de gerenciamento de tarefas baseadas na web que estão disponíveis atualmente. As funcionalidades precisas dessas ferramentas incluem determinadas variações. O foco de algumas delas é o desenvolvimento de software, enquanto outras têm o objetivo de atrair um público mais amplo.

Todas essas ferramentas de gerenciamento de tarefas oferecem algum tipo de visualização de linha do tempo que é sincronizada com os dados nas tarefas individuais e, muitas vezes, personalizável em diferentes exibições, como gráficos de burndown para sprints de desenvolvimento.

Embora essas ferramentas possam ser extremamente valiosas para ajudar as equipes a gerenciar seus projetos de forma eficaz, há desvantagens inerentes ao uso de linhas do tempo integradas aos projetos para fins de visualização:

• Acesso: as empresas precisam gerenciar quem pode visualizar, editar ou administrar diferentes áreas de uma plataforma. Portanto, muitas vezes poderá haver atrito na tentativa de compartilhar a linha do tempo de um projeto com um público externo à equipe imediata.
• Controle: as linhas do tempo de gerenciamento de tarefas podem ser bastante rígidas em termos de opções disponíveis para personalização e, como consequência, você não tem controle total sobre o que oculta e o que exibe.
• Excesso de informações: em geral, as linhas do tempo construídas a partir de tarefas incluem detalhes em excesso que provavelmente não são relevantes para a maioria dos públicos, dificultando a compreensão do que importa.
• Ambiente: trabalhar com uma linha do tempo em uma plataforma da web é simples quando você está interagindo com as tarefas na mesma ferramenta, mas quando quiser incorporá-la a outro ambiente, geralmente terá que confiar em incorporações rudimentares ou capturas de tela.
• Layout e branding: se você copiar ou exportar uma linha do tempo de uma ferramenta baseada na web para uma apresentação do PowerPoint, o design não corresponderá ao layout e estilo visual dos demais slides.

Essas desvantagens não devem ser consideradas críticas às plataformas. Eles simplesmente decorrem do fato de que essas ferramentas priorizam a funcionalidade do gerenciamento de tarefas, pois essa é sua oferta principal, além de preocupações com visualização da linha do tempo.

Criação de linhas do tempo no PowerPoint

Se você optar pela criação de uma linha do tempo no PowerPoint, além de tentar construí-la completamente do zero, há três abordagens principais que poderá adotar, detalhadas abaixo:

1. SmartArt: trabalhe com os elementos gráficos inteligentes do PowerPoint para diagramas de processo simples ou linhas do tempo de marcos
2. Modelo de design: comece com um dos modelos de linha do tempo existentes do PowerPoint e tente adaptá-lo às suas necessidades
3. Suplemento do PowerPoint: instale um suplemento de produtividade, como o think-cell, compatível com a criação de linhas do tempo de planejamento e gráficos de Gantt poderosos

Como criar uma linha do tempo de marcos simples com o SmartArt do PowerPoint

O PowerPoint inclui uma variedade de ilustrações chamadas SmartArt que permitem editar textos e elementos dentro do gráfico. Elas são mais adequados para criar uma linha do tempo básica de eventos, linha do tempo de marcos ou linha do tempo de processos.

Insira uma linha do tempo usando o SmartArt do PowerPoint

1. Navegue até o menu Inserir.
2. Selecione “SmartArt” no grupo “Ilustrações”.
3. Clique na opção “Processo”, que abrirá uma janela com vários elementos gráficos.
4. Procure a opção chamada “Linha do Tempo Básica” ou “Linha do Tempo com Destaque Circular”. Selecione o estilo de sua preferência. Depois de selecionado, ele será preenchido automaticamente no slide.

Adicione texto e informações à sua linha do tempo de marcos do PowerPoint

Depois de inserir um gráfico SmartArt em seu slide, você pode adicionar informações valiosas à sua linha do tempo, como datas importantes, marcos, iniciativas e resultados. É possível usar a hierarquia de informações para garantir que elas sejam fornecidas claramente.

As opções para editar sua linha do tempo de marcos incluem:

• Texto, que pode ser digitado diretamente nas caixas de texto indicadas como [Texto]
• Painel de Texto, que aparece à esquerda da linha do tempo e está vinculado às caixas de texto. Você pode adicionar mais texto, que vai gerar bolhas de marcos extras na linha do tempo. Ao editar um texto existente, você pode usar tecla Tab para criar itens em diferentes níveis. As edições feitas diretamente nas caixas de texto também serão refletidas no Painel de Texto.

Quando a linha do tempo do SmartArt estiver selecionada, a guia Design do SmartArt aparecerá na faixa do PowerPoint. Aqui, você pode acessar a funcionalidade completa de edição de texto por meio do grupo de comandos Criar Gráfico.

As funções disponíveis são:

• Adicionar Forma: adiciona marcos ao seu gráfico de linha do tempo do PowerPoint.
• Adicionar Item: adiciona um subitem ao texto selecionado.
• Painel de Texto: fornece acesso à janela Painel de Texto à esquerda do gráfico.
• Promover/Rebaixar: desloca a hierarquia do texto um nível para cima ou para baixo (ou seja, marco, item ou subitem).
• Mover Para Cima/Baixo: altera a ordem em que as informações são exibidas.
• Da Direita para a Esquerda: inverte a direção da linha do tempo da esquerda para a direita ou da direita para a esquerda. Esse comando vai inverter não apenas os textos, mas também outros elementos, incluindo a seta e as bolhas de marcos.
• Layout: disponível apenas para determinados elementos gráficos SmartArt. Esmaecido para linhas do tempo de marcos.

Defina o estilo e formate sua linha do tempo do PowerPoint

Depois de inserir as informações, é hora de personalizar sua linha do tempo. Por exemplo, talvez você queira alterar o estilo, as cores, a fonte ou as formas do gráfico dentro da linha do tempo. Confira as opções disponíveis:

• Formas individuais, como a seta ou as bolhas de marcos, podem ser selecionadas com o mouse e deslocadas, redimensionadas ou reformatadas, seja por meio dos menus de faixa ou do menu de contexto que aparece quando você clica com o botão direito sobre um elemento.
• As opções de formato aplicáveis a todo o gráfico podem ser selecionadas nas guias Início ou Formatar. Utilize-as para alterar as cores da fonte ou editar o plano de fundo do gráfico.
• Estilos de gráfico predefinidos ou opções de layout alternativas podem ser selecionados nas opções das seções Estilos de SmartArt ou Layout da guia da faixa Design do SmartArt.

Embora os elementos gráficos SmartArt do PowerPoint ofereçam alguns recursos inteligentes, como adicionar formas e texto simultaneamente, além de redimensionar elementos de acordo com a área do gráfico, eles não têm a flexibilidade necessária para modelos diferentes de uma linha do tempo de marcos muito simples.

Como criar uma linha do tempo a partir de um modelo de design do PowerPoint

A Microsoft fornece acesso a uma biblioteca praticamente infindável de modelos de design para ajudar os usuários a começar a utilizar o PowerPoint sem que precisem criar sua apresentação a partir de uma tela em branco. A maioria dos modelos de linha do tempo disponíveis é mais ilustrativa, então vamos priorizá-los neste exemplo.

Escolha um modelo predefinido de linha do tempo

A maneira mais fácil de encontrar um modelo de design relevante é acessar Arquivo, Novo na faixa do PowerPoint, usando a barra de pesquisa para buscá-lo.

1. Navegue até o menu Arquivo.

2. Selecione “Novo”.

3. Insira um termo de pesquisa, como linha do tempo (ou algo mais específico, como linha do tempo de histórico), na barra de pesquisa.

   

4. Navegue pelos resultados da opção de sua preferência, clique com o botão esquerdo e, em seguida, clique em “Criar” para iniciar uma nova apresentação com o modelo de design escolhido.

   

Adicione informações ao modelo do PowerPoint

A maioria dos modelos de design inclui os seguintes elementos que você pode editar:

• Espaços reservados: para texto ou imagens, você pode clicar para inserir seu conteúdo na linha do tempo no local correto e com o estilo predeterminado.
• Caixas de texto: muitas vezes preenchidas com texto genérico como “Adicionar título do slide” ou “Data”, você pode editá-las adicionando informações relevantes.

Ao tentar editar alguns elementos de texto, você verá que eles não podem ser selecionados com facilidade. Isso normalmente ocorre porque o elemento faz parte do Slide Mestre do modelo. Para editá-los, você pode navegar até Exibir e escolher Slide Mestre na faixa.

Adapte o modelo de design do PowerPoint às necessidades de sua linha do tempo

A edição de modelos nem sempre é intuitiva. Por isso, muitas vezes há um link para um pequeno conjunto de instruções de edição incluído na apresentação. No entanto, há vários desafios ao trabalhar com modelos de linha do tempo no PowerPoint:

• Falta de flexibilidade: a maioria dos modelos é pré-projetada com um número fixo de etapas ou marcos. Se você quiser adicionar ou remover um etapas, as opções são muito limitadas.
• Construção inconsistente: cada modelo de design é único, portanto, sempre há uma certa curva de aprendizado ao trabalhar com um novo modelo antes de você entender como ele é criado.
• Formas não padrão: os modelos geralmente incluem ilustrações criadas com formas personalizadas que poderão não ser relevantes para a sua linha do tempo. Você pode alterar cores e tamanhos facilmente, mas muitas vezes talvez seja preciso excluir as formas fornecidas e adicionar suas formas, ícones ou elementos gráficos.
• Edição truncada: como os modelos costumam incluir uma mistura de elementos, alguns dos quais estão no slide e outros dentro do slide mestre, podem ocorrer inconsistências na tentativa de alterar fontes, cores ou estilos. É necessário alternar entre as visualizações frequentemente para que você tenha certeza de que todos os elementos foram editados de maneira correta.
• Não há dados por trás das linhas do tempo de planejamento: trabalhar com os modelos para planos de projetos no estilo de um gráfico de Gantt pode ser muito frustrante, pois exige dimensionamento e posicionamento manuais de todos os objetos. Isso torna tarefas simples, como adicionar linhas, extremamente complicadas e sujeitas a erros.

Portanto, você sempre deve escolher o modelo mais próximo possível da linha do tempo que está tentando criar e, mesmo assim, deve se preparar para eventuais problemas. Os modelos de design são um exemplo útil que demonstra o que é possível fazer com o PowerPoint, embora sejam limitados em termos de uso prático ou expansível.

Como criar a linha do tempo de um projeto com um suplemento do PowerPoint

As linhas do tempo de projetos, também conhecidas como gráficos de Gantt, linhas do tempo de calendário ou rastreadores de projetos, diferem das linhas do tempo de marcos simples, pois permitem obter uma visualização mais detalhada de um projeto e seu plano, incluindo atividades, marcos, datas importantes, proprietários e comentários relevantes.

Os elementos gráficos SmartArt e modelos de design do PowerPoint não permitem elaborar linhas do tempo flexíveis de projetos. Portanto, a melhor maneira de criá-las nesse software é por meio de um suplemento desenvolvido especificamente para tal finalidade.

O suplemento número 1 do PowerPoint para esse propósito é o think-cell, que, além de oferecer uma variedade de outros tipos de gráficos e recursos, permite criar e atualizar linhas do tempo detalhadas de projetos diretamente no próprio PowerPoint.

Neste guia, mostraremos como criar, editar e formatar a linha do tempo detalhada de um projeto usando o think-cell. Se você não é usuário atual do think-cell, pode seguir as etapas descritas aqui baixando-o gratuitamente. Instale facilmente a avaliação gratuita de 30 dias para obter acesso a todos os recursos do software:

Insira a linha do tempo de um projeto com seu suplemento do PowerPoint

Depois de instalar o think-cell no PowerPoint, você pode começar inserindo facilmente a linha do tempo de um projeto no seu slide.

1. Navegue até o menu Inserir.
2. Selecione “Elementos” no grupo de comandos “think-cell”.
3. Selecione “Gantt/Linha do Tempo” e posicione o gráfico no slide.

Formate e adicione informações ao seu gráfico de Gantt

Uma grande vantagem de usar um suplemento do PowerPoint para criar a linha do tempo do seu projeto é o calendário subjacente. Graças a esse recurso, todas as barras de tarefas e marcos estão vinculados a datas específicas, tornando a linha do tempo não só altamente precisa, mas também muito mais fácil de atualizar.

As automações e os algoritmos inteligentes do think-cell eliminam o trabalho manual associado à edição de linhas do tempo de projetos, tornando-a eficiente e rápida. Via de regra, você clica com o botão direito para adicionar, remover ou ajustar recursos em sua linha do tempo e clica com o botão esquerdo para definir o estilo e formatar elementos individuais. Por exemplo:

1. Ajuste o intervalo de datas visível clicando com o botão direito (ou clicando duas vezes) na escala de tempo na parte superior do gráfico para acessar o “Calendário” do gráfico e ajustar as datas inicial e final.
2. Adicione ou exclua atividades clicando com o botão direito na seção da coluna de atividade de uma linha de atividade e selecionando “Excluir” ou “Inserir Linha”.
3. Adicione itens da linha do tempo, como barras de atividades ou marcos, clicando com o botão direito na seção da linha do tempo de uma linha de atividade e selecionando “Nova Barra” ou “Novo Marco”. As datas desses elementos podem ser ajustadas facilmente ao arrastar e soltar ou por meio de seus respectivos “Calendários”.
4. Adicione proprietários de atividades ou comentários clicando com o botão direito na seção da coluna de atividade de uma linha de atividade e selecionando “Responsável” ou “Observação”.
5. Defina o estilo e formate elementos do gráfico clicando com o botão esquerdo sobre determinado elemento para obter acesso rápido a comandos de formatação, como fonte, tamanho da fonte, cor e estilo.

Assista ao breve vídeo abaixo para obter uma visão geral rápida de como é fácil criar a linha do tempo de um projeto no PowerPoint usando o think-cell. Para obter uma orientação mais detalhada sobre os recursos do gráfico de Gantt que fornecemos, consulte nosso manual do usuário.

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Perguntas frequentes sobre linhas do tempo no PowerPoint

Aqui, respondemos algumas das perguntas frequentes sobre linhas do tempo no PowerPoint.