La guía definitiva para crear líneas de tiempo en PowerPoint

Las líneas de tiempo son una forma eficaz de visualizar procesos, como hitos históricos, hojas de ruta de productos o planes de proyectos. PowerPoint suele ser la herramienta más utilizada para crear líneas de tiempo, pero los diferentes tipos de líneas de tiempo pueden tener diferentes propósitos, y PowerPoint puede no ser siempre la mejor opción.

Esta guía le ayudará a comprender qué debe tener en cuenta al crear una línea de tiempo, le mostrará cómo elegir la herramienta adecuada para el trabajo y le explicará cómo sacar el máximo partido a PowerPoint al crear sus líneas de tiempo. Más concretamente, la guía cubre los siguientes puntos:

• ¿Qué tipos de líneas de tiempo existen?
• ¿Por qué utilizar PowerPoint para crear líneas de tiempo?
• Desventajas de PowerPoint para crear líneas de tiempo
• Alternativas a PowerPoint: Diferentes opciones para crear líneas de tiempo
• Creación de líneas de tiempo en PowerPoint
• Preguntas frecuentes sobre las líneas de tiempo en PowerPoint

Cualquier línea de tiempo que supere un cierto nivel de complejidad se crea mejor con un potente complemento de PowerPoint como think-cell. Puede descargar una versión de prueba gratuita de 30 días para ver cómo think-cell puede ayudarle a crear fácilmente las mejores escalas de tiempo de proyectos y ahorrarle tiempo en el proceso:

¿Qué tipos de líneas de tiempo existen?

Las líneas de tiempo se utilizan en una amplia gama de contextos, pero casi todas ellas se clasifican en una de estas dos categorías:

1. Líneas de tiempo ilustrativas:
   • Se centran en una presentación atractiva que ayuda a contar una historia global.
   • Pueden incluir algunos hitos o fases importantes, pero no una programación detallada.
   • Se utilizan para compartir una visión o una gran idea con un grupo más amplio.
2. Líneas de tiempo de planificación:
   • Centrarse en los detalles y comunicar información precisa.
   • Incluir los puntos de inicio y finalización, y la duración de cada evento.
   • Utilizarlo con regularidad y actualizarlo con frecuencia en función de los requisitos y el estado de los entregables.

La tabla muestra algunos ejemplos comunes de diferentes tipos de líneas de tiempo:

¿Por qué utilizar PowerPoint para crear líneas de tiempo?

Si está haciendo una línea temporal como parte de una presentación más grande que ya está creando en PowerPoint, entonces es la ruta menos friccional crear su línea de tiempo directamente dentro del software.

Las capacidades nativas de PowerPoint son las más adecuadas para las líneas de tiempo ilustrativas. Puede utilizar tablas, formas, gráficos inteligentes e iconos como desee. La combinación de estos elementos, junto con la posibilidad de insertar imágenes de otras fuentes, le ofrece un amplio abanico de posibilidades para crear atractivas líneas de tiempo que le ayudarán a contar su historia.

PowerPoint incluso ofrece una serie de plantillas de líneas de tiempo predefinidas a las que cualquiera puede acceder seleccionando “Nuevo” en el menú Archivo y escribiendo “línea de tiempo” en el campo de búsqueda.

Desventajas de crear líneas de tiempo con PowerPoint.

La mayoría de los diagramas de PowerPoint, incluso los más complejos, como los gráficos de cascada, se pueden vincular a una hoja de datos o a una hoja de cálculo de Excel, lo que significa que los gráficos de PowerPoint se pueden actualizar automáticamente si los datos cambian.

Esto no funciona con las líneas de tiempo. De hecho, la principal desventaja de crear líneas de tiempo de planificación con PowerPoint es que tienden a no estar conectadas a un calendario ni a ninguna otra fuente de datos. Esto significa que hay que actualizarlas manualmente si se produce algún cambio.

También hay problemas con las líneas de tiempo ilustrativas, aunque normalmente no necesitan una fuente de datos conectada. Si bien es posible crear líneas de tiempo atractivas en PowerPoint, suelen ser difíciles de editar, ya que se basan en formas o dibujos personalizados.

Tomemos como ejemplo la hoja de ruta del producto que se muestra arriba (izquierda). Si quisiera añadir un noveno elemento al final, como la evaluación, tendría que cambiar el tamaño, reconstruir y redibujar casi toda la plantilla. No es fácil añadir, eliminar o reordenar elementos, lo que hace que plantillas como esta sean más una fuente de inspiración que de valor práctico significativo.

Si está intentando crear cronogramas atractivos y precisos y busca alternativas a lo que ofrece PowerPoint, puede descargar una versión de prueba gratuita de think-cell durante 30 días y descubrir lo fácil que puede ser crear escalas de tiempo de proyectos profesionales en cuestión de minutos.

Alternativas a PowerPoint: Diferentes opciones para crear líneas de tiempo

Dadas las limitaciones asociadas a la creación de líneas de tiempo en PowerPoint, no es de extrañar que los usuarios busquen a menudo otras opciones y que muchas empresas hayan entrado en el mercado con alternativas que pretenden resolver algunos de los problemas más acuciantes de PowerPoint.

Para líneas de tiempo ilustrativas diseñadas para un uso puntual, puede utilizar casi cualquier software de ilustración para crear una imagen estática y copiarla en PowerPoint. Las líneas de tiempo de planificación que necesitan actualizaciones periódicas a través de una conexión de datos son más complejos. Por eso, aquí veremos dos opciones para planificar cronogramas: Microsoft Excel y una de las muchas herramientas de administración de tareas basadas en la web.

Creación de líneas de tiempo en Microsoft Excel

Excel suele ser el primer lugar al que acuden las personas acostumbradas a trabajar en el ecosistema de Microsoft cuando buscan cualquier gráfico o visualización basado en datos. Los puntos de datos pertinentes para planificar líneas de tiempo suelen incluir:

• fechas
• duración de las tareas
• porcentajes de finalización de las tareas

Excel tiene la ventaja de que cualquier gráfico se puede copiar fácilmente en una presentación y sincronizar con PowerPoint. Sin embargo, si navega a la pestaña Insertar dentro de Excel y hace clic en Gráficos, se dará cuenta rápidamente de que no hay opciones integradas para cronogramas.

Esto se hace aún más evidente si se observan las plantillas de líneas de tiempo disponibles en Excel para nuevas presentaciones, que se presentan en dos estilos generales:

La opción de la izquierda es esencialmente una tabla que permite añadir fechas y costes, y también incluye la validación de datos dentro de las celdas para ayudar a asignar tareas y establecer estados. Las vistas de tabla como esta son difíciles de leer y están muy lejos de cualquier visualización de línea de tiempo con la que se pueda trabajar fácilmente para obtener una visión general clara del proyecto.

La plantilla de la derecha es un intento de crear un plan de proyecto al estilo Gantt. Como esta funcionalidad no existe en Excel, se basa en soluciones alternativas que no son intuitivas, son fáciles de romper y no dan lugar a resultados claros o estéticamente atractivos.

Aunque parece un plan de proyecto, el ejemplo que se muestra está construido técnicamente utilizando un gráfico de dispersión que añade barras de error a los puntos de datos para representar la duración de las tareas. No es difícil ver por qué crear líneas de tiempo con soluciones improvisadas como esta es una experiencia insatisfactoria, difícil de escalar y que produce resultados muy por debajo del estándar que se espera de una presentación profesional.

Herramientas de administración de tareas basadas en la web

Muchas empresas y equipos optan por trabajar con una de las innumerables herramientas de administración de tareas basadas en la web que existen actualmente. Las funcionalidades precisas de estas herramientas varían ligeramente, ya que algunas se centran en el desarrollo de software y otras están dirigidas a un público más amplio.

Todas estas herramientas de administración de tareas ofrecen algún tipo de visualización de la línea de tiempo que se sincroniza con los datos de las tareas individuales y que a menudo se puede personalizar en diferentes vistas, como los gráficos de quemado para los sprints de desarrollo.

Aunque estas herramientas pueden ser muy valiosas para ayudar a los equipos a gestionar sus proyectos de forma eficaz, el uso de las escalas de tiempo de proyectos integrados con fines de visualización tiene algunas desventajas inherentes:

• Acceso: Las empresas tienen que gestionar quién puede ver, editar o administrar las diferentes áreas de una plataforma, lo que significa que a menudo pueden surgir fricciones si se intenta compartir la escala de tiempo de un proyecto con un público ajeno al equipo inmediato.
• Control: Las líneas de tiempo de administración de tareas pueden ser bastante rígidas en cuanto a las opciones de personalización disponibles, lo que significa que no se tiene un control total sobre lo que se oculta y lo que se muestra.
• Exceso de información: Las líneas de tiempo construidas a partir de tareas suelen estar sobrecargadas de detalles que probablemente no sean pertinentes para la mayoría de las audiencias, lo que dificulta la fácil comprensión de lo que realmente importa.
• Entorno: Trabajar con una línea de tiempo en una plataforma web está bien cuando se interactúa con las tareas en esa misma herramienta, pero en cuanto se quiere incorporar a otro entorno, normalmente hay que recurrir a incrustaciones poco elegantes o a capturas de pantalla.
• Diseño y marca: Si copia o exporta una línea de tiempo desde una herramienta basada en la web a una presentación de PowerPoint, el diseño no coincidirá con el diseño y el estilo visual del resto de la presentación.

Estos inconvenientes no deben considerarse críticas a las plataformas. Simplemente se deben al hecho de que estas herramientas dan prioridad a la funcionalidad de administración de tareas, ya que es su oferta principal, por encima de las cuestiones relacionadas con la visualización de la línea de tiempo.

Creación de líneas de tiempo en PowerPoint

Si decide crear una línea de tiempo en PowerPoint, además de intentar construirla completamente desde cero, hay tres enfoques principales que puede adoptar, que describiremos con más detalle a continuación:

1. SmartArt: Trabaje con los gráficos inteligentes de PowerPoint para crear diagramas de procesos sencillos o líneas de tiempo con hitos.
2. Plantilla de diseño: Comience con una de las plantillas de línea de tiempo existentes de PowerPoint e intente adaptarla a sus necesidades.
3. Complemento de PowerPoint: Instale un complemento de productividad como think-cell, que permite crear potentes gráficos de Gantt y cronologías de planificación.

Cómo crear una línea de tiempo con hitos sencilla con PowerPoint SmartArt

PowerPoint incluye una serie de ilustraciones denominadas SmartArt que permiten editar el texto y los elementos dentro del gráfico. Son ideales para crear una línea de tiempo básica de eventos, hitos o procesos.

Insertar una línea de tiempo con PowerPoint SmartArt

1. Vaya al menú Insertar.
2. Seleccione “Smart Art” en el grupo “Ilustraciones”.
3. Haga clic en la opción “Proceso”, que abrirá una ventana con varios gráficos.
4. Busque la opción llamada “Línea de tiempo básica” o “Línea de tiempo con acento circular”. Seleccione el estilo que prefiera. Una vez seleccionado, se rellenará automáticamente en la diapositiva.

Añada texto e información a su línea de tiempo de hitos de PowerPoint

Una vez que tenga un gráfico SmartArt en su diapositiva, puede añadir información valiosa a su línea de tiempo, como fechas clave, hitos, iniciativas y resultados. Puede utilizar la jerarquía de información para garantizar que la información se transmita con claridad.

Las opciones para editar su línea de tiempo de hitos incluyen:

• El texto se puede escribir directamente en los cuadros de texto que aparecen como [Texto].
• El panel de texto, que aparece a la izquierda de la línea de tiempo, está vinculado a los cuadros de texto. Puede añadir textos adicionales, lo que generará burbujas de hitos adicionales en la línea de tiempo. Al editar una existente, puede utilizar la tecla Tab para crear viñetas en diferentes niveles. Las ediciones que realice directamente en los cuadros de texto también se reflejarán en el panel de texto.

Cuando tiene seleccionada la línea de tiempo de SmartArt, la pestaña Diseño de SmartArt aparece en la cinta de PowerPoint. Aquí puede acceder a todas las funciones de edición de texto a través del grupo de comandos Crear gráfico.

Las funciones disponibles son:

• Añadir forma: Añade hitos al gráfico de línea de tiempo de PowerPoint.
• Añadir viñeta: Añade una subviñeta al texto seleccionado.
• Panel de texto: Le da acceso a la ventana del panel de texto situada a la izquierda del gráfico.
• Promover/degradar: Cambia la jerarquía del texto un nivel hacia arriba o hacia abajo (es decir, hito, viñeta o subviñeta).
• Mover hacia arriba/abajo: Cambia el orden en que se muestra la información.
• De derecha a izquierda: Inverte la dirección de la línea de tiempo de izquierda a derecha o de derecha a izquierda. Esto no solo cambiará los textos, sino también otros elementos, como las flechas y las burbujas de hitos.
• Diseño: Solo disponible para determinados gráficos SmartArt. Aparece en gris para las líneas de tiempo de hitos.

Estilo y formato de la línea de tiempo de PowerPoint

Una vez insertada la información, es el momento de personalizar la línea de tiempo. Por ejemplo, es posible que desee cambiar el estilo, los colores, la fuente o las formas del gráfico dentro de la línea de tiempo. Aquí tiene varias opciones:

• Las formas individuales, como la flecha o las burbujas de hitos, se pueden seleccionar con el ratón y mover, cambiar de tamaño o reformatear, ya sea a través de los menús de la cinta o del menú contextual que aparece al hacer clic con el botón derecho del ratón en un elemento.
• Las opciones de formato aplicables a todo el gráfico se pueden seleccionar en las pestañas Inicio o Formato. Utilícelas para cambiar los colores de la fuente o para editar el fondo del gráfico.
• Se pueden seleccionar estilos de gráficos preestablecidos u opciones de diseño alternativas entre las opciones de las secciones Estilos de SmartArt o Diseño de la pestaña Diseño de SmartArt de la cinta.

Aunque los gráficos SmartArt de PowerPoint ofrecen algunas funciones inteligentes, como añadir formas y texto simultáneamente y cambiar el tamaño de los elementos para que se ajusten al área del gráfico, en última instancia carecen de la flexibilidad necesaria para cualquier cosa que vaya más allá de una línea de tiempo muy simple con hitos.

Cómo crear una línea de tiempo a partir de una plantilla de diseño de PowerPoint

Microsoft ofrece una biblioteca aparentemente interminable de plantillas de diseño para ayudar a los usuarios a iniciarse en PowerPoint sin tener que crear su presentación desde cero. La mayoría de las plantillas de línea de tiempo disponibles son de naturaleza más ilustrativa, por lo que nos centraremos en ellas en este ejemplo.

Elija una plantilla de línea de tiempo preexistente

La forma más fácil de encontrar una plantilla de diseño es ir a Archivo, Nuevo a través de la cinta de PowerPoint y utilizar la barra de búsqueda para encontrar plantillas adecuadas.

1. Vaya al menú Archivo.

2. Seleccione “Nuevo”.

3. Introduzca un término de búsqueda, como línea de tiempo (o algo más específico como línea de tiempo histórica), en la barra de búsqueda.

   

4. Busque entre los resultados la opción que prefiera, haga clic con el botón izquierdo y seleccione “Crear” para iniciar una nueva presentación con la plantilla de diseño elegida.

   

Añada información a la plantilla de PowerPoint.

La mayoría de las plantillas de diseño incluyen los siguientes elementos que se pueden editar:

• Marcadores de posición: Para texto o imágenes, puede hacer clic para insertar su contenido en la línea de tiempo en el lugar correcto y con el estilo predeterminado.
• Cuadros de texto: A menudo se rellenan con texto genérico como “Añadir título de diapositiva” o “Fecha”, pero se pueden editar añadiendo información significativa.

Al intentar editar algunos elementos de texto, es posible que no se puedan seleccionar fácilmente. Esto se debe normalmente a que el elemento forma parte del Patrón de diapositivas de la plantilla. Para editarlos, puede ir a Ver y seleccionar Patrón de diapositivas en la cinta.

Adapte la plantilla de diseño de PowerPoint a las necesidades de su línea de tiempo

La edición de plantillas no siempre es intuitiva, por lo que a menudo se incluye en la presentación un enlace a un breve conjunto de instrucciones de edición. Sin embargo, existen varios retos a la hora de trabajar con plantillas de línea de tiempo en PowerPoint:

• Falta de flexibilidad: La mayoría de las plantillas están prediseñadas con un número fijo de hitos o etapas. Si desea añadir o eliminar una etapa, sus opciones son muy limitadas.
• Estructura inconsistente: Cada plantilla de diseño es única, por lo que siempre hay una cierta curva de aprendizaje cuando se trabaja con una nueva plantilla antes de comprender cómo está estructurada.
• Formas no estándar: Las plantillas suelen incluir ilustraciones creadas con formas personalizadas que pueden no ser pertinentes para su línea de tiempo. Puede cambiar fácilmente los colores y tamaños, pero a menudo tendrás que eliminar las formas proporcionadas y añadir tus propias formas, iconos o gráficos.
• Edición poco ágil: Dado que las plantillas suelen incluir una mezcla de elementos, algunos de los cuales se encuentran en la diapositiva y otros en el patrón de diapositivas, pueden producirse inconsistencias al intentar cambiar las fuentes, los colores o los estilos. Tendrá que cambiar con frecuencia entre vistas para asegurarse de que todos los elementos se han editado correctamente.
• No hay datos detrás de los plazos de planificación: Trabajar con las plantillas para planes de proyectos de estilo Gantt puede resultar muy frustrante, ya que requieren el dimensionamiento y posicionamiento manual de todos los objetos. Esto hace que tareas sencillas como añadir filas resulten extremadamente engorrosas y propensas a errores.

Todo esto significa que siempre debe elegir la plantilla que más se acerque a la línea de tiempo que está tratando de crear, e incluso así, debe estar preparado para encontrar problemas. Las plantillas de diseño son un escaparate útil que muestra lo que se puede hacer con PowerPoint, pero son limitadas en términos de uso práctico o escalable.

Cómo crear una escala de tiempo de proyecto con un complemento de PowerPoint

Las escalas de tiempo de proyectos, también conocidos como gráficos de Gantt, cronogramas de calendario o rastreadores de proyectos, se diferencian de los cronogramas de hitos simples en que permiten una visualización más detallada de un proyecto y su plan, incluyendo actividades, hitos, fechas clave, propietarios y comentarios pertinentes.

Los gráficos SmartArt y las plantillas de diseño de PowerPoint no permiten escalas de tiempo del proyecto flexibles, por lo que la mejor manera de crear este tipo de visualización dentro de PowerPoint es utilizando un complemento diseñado específicamente para este fin.

El complemento número uno de PowerPoint de este tipo es think-cell, que, además de ofrecer una amplia gama de otros tipos de gráficos y funciones, le permite crear y actualizar escalas de tiempo detalladas de proyectos directamente en PowerPoint.

En esta guía, le mostraremos cómo crear, editar y dar formato a una escala de tiempo detallada de proyectos utilizando think-cell. Si aún no es usuario de think-cell, puede seguir los pasos que se describen aquí descargándolo de forma gratuita. Se trata de una versión de prueba gratuita de 30 días que puede instalar fácilmente para acceder a todas las funciones del software:

Inserte una escala de tiempo de proyecto con su complemento de PowerPoint

Una vez que haya instalado think-cell en PowerPoint, puede empezar insertando fácilmente una escala de tiempo de proyecto en su diapositiva.

1. Vaya al menú Insertar.
2. Seleccione “Elementos” en el grupo de comandos “think-cell”.
3. Seleccione “Gantt/Escala de tiempo” y coloque su gráfico en la diapositiva.

Formatee y añada información a su gráfico de Gantt

Una ventaja importante de utilizar un complemento de PowerPoint para crear la escala de tiempo de su proyecto es el calendario subyacente. Esto significa que todas las barras de tareas y los hitos están vinculados a fechas específicas, lo que hace que la línea de tiempo no solo sea muy precisa, sino también mucho más fácil de actualizar.

Las automatizaciones y los algoritmos inteligentes de think-cell eliminan el trabajo manual asociado a la edición de las escalas de tiempo de proyectos, lo que los hace eficientes y rápidos. Como regla general, haga clic con el botón derecho para añadir, eliminar o ajustar elementos en su cronograma, mientras que con el botón izquierdo puede aplicar estilos y formatos a elementos individuales. Por ejemplo:

1. Ajuste el intervalo de fechas visible haciendo clic con el botón derecho (o doble clic) en la escala de tiempo situada en la parte superior del gráfico para acceder al “Calendario” del gráfico y ajustar las fechas de inicio y finalización.
2. Añada o elimine actividades haciendo clic con el botón derecho en la sección de la columna de actividades de una fila de actividades y seleccionando “Eliminar” o “Insertar fila”.
3. Añada elementos de la línea de tiempo, como barras de actividad o hitos, haciendo clic con el botón derecho del ratón en la sección de la línea de tiempo de una fila de actividad y seleccionando “Nueva barra” o “Nuevo hito”. Las fechas de estos elementos se pueden ajustar con un simple arrastrar y soltar o a través de sus respectivos “Calendarios”.
4. Añada responsables de actividades o comentarios haciendo clic con el botón derecho del ratón en la sección de la columna de actividad de una fila de actividad y seleccionando “Responsable” o “Comentario”.
5. Estilice y formatee los elementos del gráfico haciendo clic con el botón izquierdo del ratón en un elemento determinado para acceder rápidamente a los comandos de formato, como la fuente, el tamaño de la fuente, el color y el estilo.

Para obtener una visión general rápida de lo fácil que es crear una escala de tiempo de un proyecto en PowerPoint con think-cell, puede ver este breve vídeo a continuación. Para obtener una guía más detallada sobre las funciones de nuestro gráfico de Gantt, puede consultar nuestro Manual del usuario.

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Preguntas más frecuentes sobre las líneas de tiempo de PowerPoint

A continuación, respondemos algunas de las preguntas más frecuentes sobre las líneas de tiempo de PowerPoint.