La guida definitiva per la creazione di sequenze temporali di PowerPoint

Le sequenze temporali sono un modo efficace per visualizzare processi, come le tappe storiche, le roadmap dei prodotti o i piani di progetto. PowerPoint è spesso lo strumento di riferimento per la creazione di sequenze temporali, tuttavia diversi tipi di sequenze temporali possono avere scopi diversi e PowerPoint potrebbe non essere sempre l'opzione migliore.

Questa guida ti aiuterà a capire cosa considerare quando crei una sequenza temporale, ti mostrerà come scegliere lo strumento giusto per il lavoro e ti spiegherà come puoi ottenere il massimo da PowerPoint quando crei le tue sequenze temporali. Più specificamente, la guida tratta i seguenti punti:

• Che tipo di sequenze temporali esistono?
• Perché utilizzare PowerPoint per creare sequenze temporali?
• Svantaggi di PowerPoint per la creazione di sequenze temporali
• Alternative a PowerPoint: altre opzioni per creare sequenze temporali
• Creare sequenze temporali in PowerPoint
• Domande frequenti sulle sequenze temporali in PowerPoint

Qualsiasi sequenza temporale che vada oltre un certo livello di complessità viene creata al meglio con un potente componente add-in per PowerPoint come think-cell. Puoi scaricare una demo gratuita di 30 giorni per scoprire come think-cell può aiutarti a creare facilmente le sequenze temporali migliori della categoria e risparmiare tempo nel processo:

Che tipo di sequenze temporali esistono?

Le sequenze temporali sono utilizzate in una vasta gamma di contesti, ma quasi tutte rientrano in due categorie:

1. Sequenze temporali illustrative:
   • Sono finalizzate alla creazione di una presentazione attraente che aiuti a raccontare una storia globale
   • Possono includere alcune attività cardine o fasi importanti, ma nessuna pianificazione dettagliata
   • Sono utilizzate per condividere una visione o una grande idea con un gruppo più ampio
2. Sequenze temporali di pianificazione:
   • Si concentrano sui dettagli e sulla comunicazione di informazioni precise
   • Comprendono i punti di inizio e di fine e la durata dei singoli eventi
   • Sono utilizzate regolarmente e vengono aggiornate di frequente in base ai requisiti e allo stato dei risultati finali

La tabella mostra alcuni esempi comuni di diversi tipi di sequenze temporali:

Perché utilizzare PowerPoint per creare sequenze temporali?

Se stai creando una sequenza temporale come parte di una presentazione più ampia che stai già realizzando in PowerPoint, allora la soluzione più lineare e che richiede minore fatica è crearla direttamente all'interno del software.

Le funzionalità native di PowerPoint sono più adatte a sequenze temporali illustrative. Puoi utilizzare come preferisci tabelle, forme, grafica intelligente e icone. La combinazione di questi elementi, insieme alla possibilità di inserire immagini da altre fonti, offre una vasta gamma di possibilità per creare sequenze temporali attraenti che ti aiutano a raccontare la tua storia.

PowerPoint offre anche una gamma di modelli di sequenze temporali pre-forniti a cui chiunque può accedere selezionando "Nuovo" dal menu File e digitando sequenza temporale nel campo di ricerca.

Svantaggi della creazione di sequenze temporali con PowerPoint

La maggior parte dei diagrammi di PowerPoint, anche quelli complessi come i grafici a cascata, può essere collegata a un foglio dati o a un foglio di calcolo di Excel, il che significa che i grafici di PowerPoint possono aggiornarsi automaticamente se i dati cambiano.

Ma lo stesso non vale per le sequenze temporali. In effetti, lo svantaggio principale di creare sequenze temporali di pianificazione con PowerPoint è che tendono a non essere collegate a un calendario o a qualsiasi altra fonte di dati. Ciò significa che è necessario aggiornarle manualmente in caso di modifiche.

Anche le sequenze temporali illustrative presentano dei problemi, sebbene normalmente non abbiano bisogno di essere connesse a una fonte di dati. Mentre è possibile creare sequenze temporali accattivanti in PowerPoint, solitamente sono difficili da modificare in quanto si basano su forme o disegni personalizzati.

Prendi ad esempio la roadmap di prodotto mostrata sopra (a sinistra). Se volessi aggiungere un nono elemento alla fine, come la valutazione, dovresti ridimensionare, ricostruire e ridisegnare quasi l'intero modello. Data la difficoltà di aggiungere, rimuovere e riordinare gli elementi, modelli come questo hanno più un valore simbolico come fonte di ispirazione che un valore pratico.

Se vuoi creare sequenze temporali accattivanti e accurate e stai cercando alternative all'offerta di PowerPoint, puoi scaricare una demo gratuita di think-cell di 30 giorni e scoprire quanto può essere facile creare sequenze temporali professionali in pochi minuti.

Alternative a PowerPoint: altre opzioni per creare sequenze temporali

Date le limitazioni associate alla creazione di sequenze temporali in PowerPoint, non sorprende che gli utenti cerchino spesso altre opzioni e che molte aziende siano entrate nel mercato con alternative che mirano a risolvere alcuni dei problemi più urgenti di PowerPoint.

Se vuoi creare sequenze temporali illustrative progettate per l'uso una tantum, puoi utilizzare quasi tutti i software di illustrazione per avere un'immagine statica da copiare in PowerPoint. Le sequenze temporali di pianificazione che richiedono un aggiornamento regolare tramite una connessione dati sono più complesse. Ecco perché qui analizzeremo due opzioni per le sequenze temporali di pianificazione: Microsoft Excel e uno dei tanti strumenti di gestione delle attività basati sul web.

Creare sequenze temporali in Microsoft Excel

Excel sarà spesso il primo programma nel quale le persone abituate a lavorare nell'ecosistema Microsoft cercheranno grafici o visualizzazioni costruiti attorno ai dati. I punti dati rilevanti più comuni per le sequenze temporali di pianificazione sono:

• date
• lunghezze delle attività
• percentuali di completamento delle attività

Excel ha il vantaggio che qualsiasi grafico può essere facilmente copiato in una presentazione e sincronizzato con PowerPoint. Tuttavia, se navighi nella scheda Inserisci all'interno di Excel e fai clic su Grafici, ti renderai presto conto che non ci sono opzioni integrate per le sequenze temporali.

Questo risulta ancora più evidente se si guardano i modelli di sequenze temporali offerti da Excel per le nuove presentazioni, che sono disponibili in due stili generali:

L'opzione a sinistra è fondamentalmente una tabella che ti consente di aggiungere date e costi e include anche la convalida dei dati all'interno delle celle per facilitare l'assegnazione di attività e l'impostazione degli stati. Le visualizzazioni tabellari come questa sono difficili da leggere e molto lontane da qualsiasi visualizzazione della sequenza temporale con cui sia possibile lavorare per ottenere una chiara panoramica del progetto.

Il modello a destra è un tentativo di creare un piano di progetto in stile Gantt. Poiché non esiste in Excel, questa funzionalità si basa su soluzioni alternative che non sono intuitive, facili da compromettere e non producono risultati chiari o esteticamente accattivanti.

Anche se sembra un piano di progetto, l'esempio mostrato è tecnicamente costruito utilizzando un grafico a dispersione che aggiunge barre di errore ai punti dati per rappresentare le durate delle attività. Non è difficile capire perché la creazione di sequenze temporali con soluzioni "arrangiate” come questa sia un'esperienza insoddisfacente, difficile da scalare e produca risultati molto al di sotto dello standard previsto per una presentazione professionale.

Strumenti di gestione delle attività basati sul web

Molte aziende e team scelgono di lavorare con uno degli innumerevoli strumenti di gestione delle attività basati sul web attualmente disponibili. Le funzionalità precise di questi strumenti variano leggermente: alcuni si concentrano sullo sviluppo di software, mentre altri mirano ad attirare un pubblico più ampio.

Tutti questi strumenti di gestione delle attività offrono una sorta di visualizzazione della sequenza temporale che viene sincronizzata con i dati nelle singole attività ed è spesso personalizzabile in diverse visualizzazione, come in grafici burn-down per gli sprint di sviluppo.

Sebbene possano essere estremamente utili per aiutare i team a gestire i loro progetti in modo efficace, questi strumenti presentano degli svantaggi intrinsechi per chi vuole utilizzare le sequenze temporali integrate per scopi di visualizzazione:

• Accesso: Le aziende devono gestire chi può visualizzare, modificare o coordinare diverse aree di una piattaforma, il che significa che spesso possono esserci attriti se si tenta di condividere una sequenza temporale con un pubblico al di fuori del team più ristretto.
• Controllo: Le tempistiche di gestione delle attività possono essere abbastanza rigide nelle opzioni di personalizzazione disponibili, il che significa che non hai il pieno controllo su ciò che nascondi e ciò che visualizzi.
• Surplus di informazioni: Le sequenze temporali costruite da attività sono solitamente sovraccariche di dettagli che difficilmente saranno rilevanti per la maggior parte del pubblico, che farà così fatica a ricordare facilmente ciò che conta.
• Ambiente: Lavorare con una sequenza temporale in una piattaforma web va bene quando si interagisce con le attività in quello stesso strumento, ma non appena si desidera incorporarla in un altro ambiente, di solito è necessario ricorrere a integrazioni poco pratiche o schermate.
• Layout e branding: Se si copia o si esporta una sequenza temporale da uno strumento basato sul web in una presentazione PowerPoint, il design non corrisponderà al layout e allo stile visivo del resto della raccolta.

Questi svantaggi non dovrebbero essere considerati come critiche alle piattaforme, perché derivano dal fatto che gli strumenti utilizzati danno priorità alla funzione di gestione delle attività, dal momento che questa è la loro offerta principale, rispetto ai problemi di visualizzazione della sequenza temporale.

Creare sequenze temporali in PowerPoint

Se decidi di creare una sequenza temporale in PowerPoint, oltre a cercare di realizzarla completamente da zero, puoi adottare altri tre approcci principali, che descriveremo in modo più dettagliato qui di seguito:

1. SmartArt: Lavora con la grafica intelligente di PowerPoint per diagrammi di processo semplici o sequenze temporali per punti cardine
2. Modello di design: Inizia con uno dei modelli di sequenze temporali esistenti di PowerPoint e prova ad adattarlo alle tue esigenze
3. Add-in PowerPoint: Installa un add-in per la produttività come think-cell, che supporta la creazione di potenti diagrammi di Gantt e di sequenze temporali di pianificazione

Come creare una semplice sequenza temporale per attività cardine con PowerPoint SmartArt

PowerPoint include una serie di illustrazioni chiamate SmartArt che consentono di modificare testo ed elementi all'interno del grafico e sono più adatte alla creazione di sequenze temporali di eventi base, di attività cardine o di processo.

Inserisci una sequenza temporale utilizzando PowerPoint SmartArt

1. Accedi al menu Inserisci.
2. Seleziona “Smart Art” nel gruppo “Illustrazioni”.
3. Fai clic sull'opzione “Processo”, che aprirà una finestra con diversi elementi grafici.
4. Cerca l'opzione chiamata “Sequenza temporale di base” o “Sequenza temporale in evidenza con cerchio". Seleziona il tuo stile preferito. Una volta selezionato, si popolerà automaticamente nella diapositiva.

Aggiungi testo e informazioni alla tua sequenza temporale per attività cardine in PowerPoint

Una volta che hai inserito un grafico SmartArt nella diapositiva, puoi aggiungere informazioni preziose alla tua sequenza temporale come date chiave, attività cardine, iniziative e risultati finali. Puoi utilizzare la gerarchia delle informazioni per garantire che le informazioni siano fornite in modo chiaro.

Le opzioni per modificare la sequenza temporale per attività cardine includono:

• Il testo può essere digitato direttamente nelle caselle di testo che appaiono come [Testo]
• Il Riquadro di testo, che appare a sinistra della sequenza temporale, è collegato alle caselle di testo. È possibile aggiungere altri testi che genereranno altre bolle di attività cardine lungo la sequenza temporale. Quando se ne modifica una esistente, è possibile utilizzare la Scheda per creare punti elenco a diversi livelli. Le modifiche apportate direttamente nelle caselle di testo verranno riflesse anche nel Riquadro di testo.

Quando si seleziona la sequenza temporale SmartArt appare la scheda SmartArt Design nella barra multifunzione di PowerPoint. Qui è possibile accedere alla funzionalità di modifica del testo completo tramite il gruppo di comandi Crea grafico.

Le funzioni disponibili sono:

• Aggiungi forma: Aggiunge le attività cardine al grafico della sequenza temporale di PowerPoint.
• Aggiungi elenco puntato: Consente di aggiungere un elenco puntato secondario al testo selezionato.
• Riquadro di testo: Consente di accedere alla finestra Riquadro di testo a sinistra del grafico.
• Alza di livello/Abbassa di livello: Sposta la gerarchia di testo di un livello verso l'alto o verso il basso (ad es., attività cardine, elenco puntato o elenco puntato secondario).
• Sposta su/giù: Sposta l'ordine in cui vengono visualizzate le informazioni.
• Da destra a sinistra: Inverte la direzione della sequenza temporale da sinistra a destra o da destra a sinistra. Questo farà girare non solo i testi, ma anche altri elementi, tra cui la freccia e le bolle delle attività cardine.
• Layout: Disponibile solo per alcuni grafici SmartArt. In grigio per le sequenze temporali di attività cardine.

Modella e formatta la sequenza temporale di PowerPoint

Una volta inserite le informazioni, è il momento di personalizzare la sequenza temporale. Ad esempio, puoi modificare lo stile del grafico, i colori, il carattere o le forme all'interno della sequenza temporale. Ecco alcune opzioni:

• Singole forme, come la freccia o le bolle delle attività cardine, possono essere selezionate con il mouse e spostate, ridimensionate o riformattate, tramite i menu a barra multifunzione o il menu di scelta rapida che appare quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su un elemento
• Le opzioni di formato applicabili all'intero grafico possono essere selezionate dalle schede Home o Formato. Usa queste opzioni per modificare i colori dei caratteri o per modificare lo sfondo del grafico.
• È possibile selezionare stili di grafici preimpostati o opzioni di layout alternative dalle opzioni nelle sezioni Stili SmartArt o Layout della scheda della barra multifunzione Design SmartArt.

Nonostante la grafica SmartArt di PowerPoint fornisca alcune funzionalità intelligenti, come la possibilità di aggiungere simultaneamente forme e testo e di ridimensionare gli elementi per adattarli all'area del grafico, alla fine non ha la flessibilità necessaria per fare qualcosa di diverso rispetto a una sequenza temporale per attività cardine molto semplice.

Come creare una sequenza temporale da un modello di design PowerPoint

Microsoft fornisce una libreria apparentemente infinita di modelli di design per aiutare gli utenti a iniziare con PowerPoint senza dover creare la propria presentazione da una tela vuota. La maggior parte dei modelli di sequenze temporali disponibili sono di natura più illustrativa, quindi in questo esempio ci concentreremo su quelli.

Scegli un modello di sequenza temporale preesistente

Il modo più semplice per trovare un modello di progetto è andare su File, Nuovo tramite la barra multifunzione di PowerPoint e utilizzare la barra di ricerca per trovare i modelli pertinenti.

1. Accedi al menu File.

2. Seleziona "Nuovo".

3. Inserisci un termine di ricerca, come sequenza temporale (o qualcosa di più specifico come sequenza temporale cronologica) nella barra di ricerca.

   

4. Sfoglia i risultati per trovare l'opzione che desideri, fai clic con il pulsante sinistro del mouse e poi su "Crea" per avviare una nuova presentazione con il modello di design scelto.

   

Aggiungi informazioni al modello di PowerPoint

La maggior parte dei modelli di design include i seguenti elementi che è possibile modificare:

• Segnaposto: Per testo o immagini, puoi fare clic per inserire i tuoi contenuti nella sequenza temporale nel posto giusto e con lo stile predeterminato.
• Caselle di testo: Spesso popolate con testo generico come “Aggiungi titolo diapositiva” o “Data”, puoi modificarle aggiungendo informazioni significative.

Quando tenti di modificare alcuni elementi di testo, potresti scoprire che non possono essere facilmente selezionati. Questo è normale perché l'elemento fa parte dello schema di diapositiva del modello. Per modificarli, puoi passare a Visualizza e scegliere Schema di diapositiva dalla barra multifunzione.

Adatta il modello di design di PowerPoint alle esigenze della tua sequenza temporale personale

La modifica dei modelli non è sempre intuitiva, motivo per cui spesso c'è un collegamento a una breve serie di istruzioni di modifica incluse nella presentazione. Tuttavia, lavorare con i modelli di sequenze temporali di PowerPoint pone numerose sfide:

• Mancanza di flessibilità: La maggior parte dei modelli sono pre-progettati con un numero fisso di attività cardine o fasi. Se vuoi aggiungere o rimuovere una fase, le opzioni sono molto limitate.
• Costruzione incoerente: Ogni modello di design è unico, quindi c'è sempre una certa curva di apprendimento quando si lavora con un nuovo modello prima di capire come è strutturato.
• Forme non standard: I modelli spesso includono illustrazioni create con forme personalizzate che potrebbero non essere rilevanti per la tua sequenza temporale. Puoi modificare facilmente colori e dimensioni, ma spesso potresti dover eliminare le forme fornite e aggiungere le tue forme, icone o grafiche.
• Modifica complicata: Poiché i modelli tendono a includere una combinazione di elementi, alcuni dei quali sono sulla diapositiva e alcuni sono all'interno dello schema di diapositiva, possono verificarsi incongruenze quando si tenta di modificare caratteri, colori o stili. Devi passare frequentemente da una visualizzazione all'altra per assicurarti che tutti gli elementi siano modificati correttamente.
• Nessun dato dietro le sequenze temporali di pianificazione: Lavorare con i modelli per i piani di progetto in stile Gantt può essere estremamente frustrante, in quanto richiedono il dimensionamento e il posizionamento manuale di tutti gli oggetti. Di conseguenza, attività semplici come l'aggiunta di righe risultano estremamente complesse e soggette a errori.

Questo significa che è consigliabile scegliere sempre il modello più simile alla sequenza temporale che si sta cercando di creare, ciò non toglie che si potranno comunque incontrare dei problemi. I modelli di design sono una vetrina utile che dimostra ciò che è possibile fare con PowerPoint, ma sono limitati in termini di utilizzo pratico o scalabile.

Come creare una sequenza temporale con un add-in di PowerPoint

Le sequenze temporali, note anche come diagrammi di Gantt, sequenze temporali con calendari o tracker di progetti, differiscono dalle semplici sequenze temporali con attività cardine in quanto consentono una visualizzazione più dettagliata di un progetto e del suo piano, comprese attività, attività cardine, date chiave, titolari e commenti pertinenti.

La grafica e i modelli di design SmartArt di PowerPoint non consentono di creare sequenze temporali flessibili, quindi il modo migliore per creare questo tipo di visualizzazione all'interno di PowerPoint è utilizzare un add-in progettato specificamente per questo scopo.

L'add-in di PowerPoint numero uno di questa natura è think-cell, che, oltre a offrire una serie di altri tipi di grafici e funzionalità, consente di creare e aggiornare le sequenze temporali dettagliate direttamente in PowerPoint.

In questa guida ti mostreremo come creare, modificare e formattare una sequenza temporale dettagliata utilizzando think-cell. Se non sei attualmente un utente think-cell, puoi comunque seguire i passaggi descritti qui scaricandolo gratuitamente. È una demo gratuita di 30 giorni che puoi facilmente installare per accedere a tutte le funzionalità del software:

Inserisci una sequenza temporale con il tuo add-in di PowerPoint

Una volta installato think-cell in PowerPoint, è possibile iniziare inserendo semplicemente una sequenza temporale nella diapositiva.

1. Accedi al menu Inserisci.
2. Seleziona “Elementi” sotto il gruppo di comando “think-cell”.
3. Seleziona “Gantt/Sequenza temporale” e posiziona il grafico nella diapositiva.

Formatta e aggiungi informazioni al diagramma di Gantt

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un add-in di PowerPoint per creare la tua sequenza temporale è la possibilità di utilizzare il calendario sottostante. Tutte le barre delle attività e le attività cardine sono infatti legate a date specifiche, rendendo la sequenza temporale non solo estremamente accurata, ma anche molto più facile da aggiornare.

Le automazioni e gli algoritmi intelligenti di think-cell eliminano il lavoro manuale associato alla modifica delle sequenze temporali, che diventano così rapide ed efficienti. Come regola generale, fai clic con il pulsante destro del mouse per aggiungere, rimuovere o regolare le funzionalità sulla tua sequenza temporale, oppure fai clic con il pulsante sinistro del mouse per definire e formattare i singoli elementi. Ad esempio:

1. Regola l'intervallo di date visibili facendo clic con il pulsante destro del mouse (o facendo doppio clic) sulla scala temporale nella parte superiore del grafico per accedere al “Calendario” del grafico e regolare le date di inizio e di fine.
2. Aggiungi o elimina attività facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione della colonna di attività di una riga di attività e seleziona “Elimina” o “Inserisci riga”.
3. Aggiungi elementi alla sequenza temporale come barre delle attività o attività cardine facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione della sequenza temporale di una riga di attività e selezionando “Nuova barra” o “Nuovo cardine”. Le date per questi elementi possono essere regolate con un semplice trascinamento o attraverso i rispettivi “Calendari”.
4. Aggiungi i titolari di attività o i commenti facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla sezione della colonna di attività di una riga di attività e seleziona “Responsabile” o “Commento”.
5. Regola e formatta gli elementi grafici facendo clic con il pulsante sinistro del mouse su un determinato elemento per accedere rapidamente ai comandi di formattazione come carattere, dimensione del carattere, colore e stile.

Per una rapida panoramica della facilità con cui è possibile creare una sequenza temporale in PowerPoint utilizzando think-cell, puoi dare un'occhiata a questo breve video qui sotto. Per una guida più approfondita alle funzionalità dei nostri diagrammi di Gantt, puoi fare riferimento al nostro manuale dell'utente.

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Domande frequenti sulle sequenze temporali di PowerPoint

Rispondiamo ad alcune delle domande frequenti sulle sequenze temporali di PowerPoint.