Planung für Unsicherheit mit FPA-Szenario-Management

Das FPA-Szenarienmanagement ist eine grundlegende Denkweise, die sich moderne Unternehmen zu eigen machen sollten, um in einem unsicheren Umfeld zu planen und schnelle, fundierte Entscheidungen zu treffen. Die meisten Unternehmen kämpfen jedoch noch immer mit alten Prozessen, statischen Modellen und veralteten Technologien. All das wirft die Frage auf: Was können wir wie verändern?

Während die Geschäftswelt immer unberechenbarer wird, suchen Fachleute für Finanzplanungsanalysen (FPA) nach neuen Werkzeugen und Techniken für die Planung und Prognose in einem sich ständig verändernden Umfeld. So wurde beispielsweise im März 2020, als die Pandemie ausbrach und die Geschäftswelt voller toter Budgets und unrealistischer Prognosen war, die Szenarienplanung zu einer wichtigen Technik für den Entscheidungsprozess.

Herausforderungen bei der Szenarienplanung

Viele Unternehmen tun sich auch heute noch schwer mit der Szenarienplanung. Laut der FPA-Trends-Umfrage 2022 konnten nur 6 % der 375 befragten Unternehmen Szenarien in Echtzeit durchführen. Außerdem gaben nur 13 % der Befragten an, Szenarien in weniger als einem Tag durchführen zu können. Überraschenderweise können mehr als 25 % der Befragten überhaupt keine Szenarien durchführen, und 55 % kämpfen tagelang und wochenlang mit ihnen. Je nach Fragestellung können Szenarien unbrauchbar werden, wenn ihre Erstellung Tage dauert.

Entwicklung von der Szenarienplanung zum Szenarienmanagement

Die Szenarienplanung gibt es schon seit vielen Jahren. Sie wurde nicht nur für die strategische Planung, sondern auch für das Risikomanagement und die Finanzanalyse verwendet. Praktisch jeder herkömmliche Budgetierungs- und Planungsprozess umfasst oft drei „klassische Szenarien“: das beste, das schlechteste und das durchschnittliche. Die Realität zeigt, dass es nicht ausreicht, über diese Basisszenarien zu verfügen. Tatsächlich haben die Ereignisse der letzten Jahre die Notwendigkeit einer flexiblen und anpassungsfähigen Planung diktiert.

John Murphy, CFO der Coca-Cola Company, sagte einmal einen Satz über die Entwicklung der Szenarienplanung.

„Ich bin (in den letzten neun Monaten) immer weniger ein Fan des Begriffs ‚Szenarienplanung‘ geworden … Ich betrachte es eher als Szenarienmanagement denn als Szenarienplanung.“

„Szenarienmanagement ist nicht nur ein Prozess, es ist eine Denkweise. Mit anderen Worten: Der traditionelle Rahmen mit einem Jahresplan und vier vierteljährlichen Prognosen funktioniert nicht mehr. Um mit der Ungewissheit umzugehen, müssen FPA-Fachleute die verschiedenen potenziellen Zustände der Zukunft und die Faktoren, die sie verursachen, verstehen. Sie müssen mehrere Szenarien nach Bedarf, in Zusammenarbeit, analytisch und schnell (praktisch in Echtzeit) verwalten.

Moderner Rahmen für das Szenario-Management

Um diese Ineffizienzen zu vermeiden, sollten sich FPA-Fachleute darüber im Klaren sein, wie sie die Situation verbessern können. In den meisten Organisationen gibt es in der Regel drei verschiedene Planungsprozesse:

• Strategische Planung – legt die zukünftigen Ziele der Organisation und die Strategien zu deren Erreichung fest
• Taktische Planung – Umsetzung strategischer Ziele in mittelfristig umsetzbare Initiativen, in der Regel in einem Zeitraum von 1 bis 3 Jahren
• Operative Planung – konzentriert sich auf das Tagesgeschäft der Organisation und erstreckt sich in der Regel über einen Zeitraum von Wochen bis zu einem Jahr. Sie enthält spezifische Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne zur Erreichung der taktischen Ziele.

Der erste Schritt bei der Entwicklung eines modernen Szenarienmanagementrahmens ist die Harmonisierung der drei wichtigsten Planungsprozesse in einer Organisation. Mit anderen Worten: Es ist ein Wechsel vom traditionellen zum integrierten FPA erforderlich.

Wie kann ein Ökosystem für das Szenario-Management geschaffen werden?

FPA-Fachleute müssen die Harmonisierung aller organisatorischen Planungs- und Prognoseprozesse sicherstellen. In der Praxis bedeutet dies, dass bei Änderungen des strategischen Plans aufgrund neuer Umweltfaktoren die damit verbundenen Anpassungen in den operativen und taktischen Plänen automatisch aktualisiert werden. Daher ist das beste Szenario-Management-Verfahren das ultimative Ziel für jede FPA-Abteilung. Lesen wir weiter.

Was ist integrierte FPA?

„Matrix der sechs Erfolgsfaktoren“ für integrierte FPA

Wir wissen jetzt, dass eine integrierte FPA für ein modernes Szenario-Management unerlässlich ist. Aber wie können wir sie in der Praxis umsetzen? Das International FPA Board hat nach Diskussionen und Recherchen zu praktischen Erkenntnissen führender Unternehmen sechs Faktoren zusammengefasst, die für einen erfolgreichen Weg zu einer integrierten FPA erforderlich sind.

Um die Planungsprozesse sowohl vertikal als auch horizontal zu harmonisieren, müssen die Fachleute die folgenden sechs Aspekte beachten.

1. Identifizierung der wichtigsten Geschäftsfaktoren

Sowohl intern als auch extern. Es ist wichtig, sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. Unternehmen sollten sich beispielsweise auf 20 % der Einflussfaktoren konzentrieren, die 80 % der Ergebnisse erklären können (gemäß dem Pareto-Prinzip). Achten Sie auf die Verbindung zwischen Treibern von der strategischen zur operativen Ebene und umgekehrt. Das Verständnis der Haupttreiber und deren Verbindung zu den verschiedenen Ebenen eines Unternehmens muss zu einer wichtigen, regelmäßigen Aufgabe für jede moderne FPA-Abteilung werden.

2. Erstellen eines vollständig treiberbasierten FPA-Modells

Selbst ein einfaches Excel-basiertes, vollständig treiberbasiertes Modell wird Ihre Fähigkeit zur Durchführung von Szenarien erheblich beeinflussen. Stellen Sie sicher, dass das Modell alle drei Planungsebenen miteinander verbindet. Sie müssen verstehen, wie die wichtigsten Geschäftsfaktoren zusammenhängen, und sie entsprechend modellieren, um alle Planungs- und Prognoserahmen innerhalb eines Unternehmens zu integrieren.

3. Jedes gute Modell sollte ein „Drei-Wege-Modell“ sein

Es sollte eine Verbindung zwischen allen drei Posten der Buchführung herstellen: Gewinn/Verlust (GuV), Cashflow und Bilanz. Auf den ersten Blick klingt es einfach, aber bei Hunderten von internationalen FPA-Vorstandssitzungen wurde festgestellt, dass nur etwa 20 % der Organisationen über dreifach verbundene Modelle verfügen. Die meisten konzentrieren sich nach wie vor auf die GuV, wobei Cashflow- und Bilanzmatrizen unverbunden verwendet werden. Das verbundene Finanzmodell ist ein Muss für das Umfeld des ständigen Wandels, in dem die Liquiditätsplanung wichtig und das Kapital begrenzt ist.

4. Integrieren Sie Ihre wesentlichen Planungsprozesse

Überdenken Sie, wer was macht. Der Planungsprozess sollte weder überladen noch zu zentralisiert sein. Als Geschäftspartner kennt der FPA-Profi alle wesentlichen Informationsflüsse für die Planung und Prognose. Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihre Prozesse, Modelle und Arbeitsabläufe auf die wesentlichen Tätigkeiten zu beschränken. Traditionell planen einige Unternehmen weiterhin bis auf die Ebene des Hauptbuchs und/oder bis zu jeder Kostenstelle. Denken Sie daran, den Prozess zu überprüfen, um ihn zu vereinfachen und zu verkürzen, indem Sie wiederholbare Aufgaben automatisieren und unnötige Aufgaben entfernen.

5. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse der Menschen

Da jede Planung eine Gruppenübung ist, sollten Sie das beteiligte Team bewerten. Wichtige Aspekte sind:

• Haben wir genügend qualifizierte Mitarbeiter und gibt es Wissens- und Erfahrungslücken?
• Verstehen die beteiligten Personen, die nicht aus dem Finanzbereich kommen, den gesamten Prozess?
• Kennen alle Beteiligten den Prozess, die Treiber und das zugrundeliegende Modell?

6. Moderne FPA-Technologie

Technologie ist ein wichtiger Aktivposten für jedes Unternehmen, das für Unsicherheiten vorsorgen will. Sie steht jedoch am Ende, weil sie den Prozess noch weiter verbessern würde, wenn alle oben genannten fünf Faktoren gut beachtet werden. Wenn moderne Technologie mit einem statischen Modell und nicht mit integrierten Prozessen implementiert wird, wird das Syste die Ineffizienz innerhalb Ihres FPA-Teams nur verstärken.

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