So entwickeln und automatisieren Sie Dashboards für Finanzplanung & Analyse

Dashboards sind ein unverzichtbares Reporting-Tool für Finanzplanung und -analyse (FP&A), das Führungskräfte nutzen, um Kennzahlen zu prüfen und schnell Entscheidungen zu treffen. Früher erforderte die Erstellung von FP&A-Dashboards spezialisiertes Personal, das Berichte mit individuellen Excel-Tabellen oder Tools erstellte.

Das hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert. Dank verbesserter Software, wachsender Datenkompetenz und besser zugänglicher Daten kann heute praktisch jede:r automatisierte FP&A-Dashboards entwickeln, die Unternehmensentscheidungen unterstützen.

In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie wertvolle FP&A-Dashboards entwickeln, erläutern die Bedeutung von Automatisierung für präzises Finanzreporting und zeigen, wie think-cell die FP&A-Anforderungen von Unternehmen erfüllen kann, die noch nicht bereit sind, in eine kostspielige ERP-Softwarelösung zu investieren.

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Was sind FPA-Dashboards?

FP&A-Dashboards haben sich von einer Sammlung aus Excel-Tabellen und -Diagrammen zu fortschrittlichen Visualisierungen entwickelt, die mit spezialisierter Software erstellt werden. Eine weitere Entwicklung bei der Nutzung von FP&A-Dashboards betrifft ihren Umfang. Da die Rolle von FP&A in Unternehmen gewachsen ist, wurden Berichte auch um zentrale Leistungskennzahlen (KPIs) aus anderen Abteilungen erweitert – zusätzlich zu den wichtigsten Finanzkennzahlen.

Um Entscheidungsträger:innen den nötigen Kontext zu liefern, können FP&A-Dashboards KPIs zu Sales-Pipelines, Marketingkampagnen, Supply-Chain-Performance und mehr enthalten. FP&A-Dashboards können eine Schlüsselrolle dabei spielen, Unternehmen zu helfen, die Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen KPIs und Funktionen zu verstehen.

Grundsätze für gutes FP&A-Dashboard-Design

FP&A-Dashboards haben zwar das spezifische Ziel, Erkenntnisse aus Finanzplanung und -analyse zugänglich zu machen, aber sie sind dennoch Dashboards. Daher gelten viele Grundsätze guter Datenvisualisierung – und insbesondere guten Dashboard-Designs – auch im FP&A-Kontext.

Ein wichtiges Werk zum Dashboard-Design, auf das noch heute verwiesen wird, ist Stephen Fews Buch von 2006: "Information dashboard design: the effective visual communication of data."  Fews Definition eines Dashboards umfasst die folgenden Kriterien:

1. Es sollte eine visuelle Darstellung der wichtigsten Informationen sein, die zum Erreichen von Zielen erforderlich sind.
2. Es sollte auf einem einzigen Bildschirm zusammengefasst sein.
3. Es sollte auf einen Blick überwacht und verstanden werden können.

Zusätzlich zu diesen Grundlagen des Dashboard-Designs gibt es einige praxisnähere Merkmale von Datenvisualisierungen, die erforderlich sind, um im geschäftlichen Kontext einen Mehrwert zu liefern – FP&A ist dabei keine Ausnahme:

• Datenrichtigkeit: Jedes Diagramm, jeder Bericht oder jedes Dashboard, das falsche Daten zeigt, ist im besten Fall nutzlos und im schlimmsten Fall schädlich.
• Automatisierung: Dashboards sind am hilfreichsten, wenn sie sich automatisch mit ihrer Datenquelle aktualisieren. Manuelle Schritte verlangsamen Unternehmen und erhöhen das Risiko, dass das Dashboard mit veralteten Informationen betrachtet wird.
• Markenkonformität: FP&A-Dashboards, die mit Entscheidungsträger:innen geteilt werden, gewinnen an Glaubwürdigkeit, wenn sie die visuelle Identität der Marke widerspiegeln. Nicht zusammenpassende Farben und Schriftarten verringern das Vertrauen in die gesamte Präsentation und können ablenken – und damit effektive Geschäftsentscheidungen erschweren.

Die Prinzipien guten Dashboard-Designs einzuhalten erfordert sowohl das Verständnis, wie man sie anwendet, als auch die Wahl der richtigen Softwarelösung, um dies zu ermöglichen. Eine der Stärken von think-cell beim Erstellen von Dashboards sind die leistungsstarken Excel-Verknüpfungen, die gegenüber der nativen PowerPoint-Lösung mehrere Vorteile bieten.

Theoretischer Rahmen für die Entwicklung von FPA-Dashboards

Eine gründliche Planung ist entscheidend, damit Ihre FP&A-Dashboards ihre übergeordneten Ziele erfüllen und den geschäftlichen Nutzen liefern, der ihre Entwicklung rechtfertigt. Zur Unterstützung der Planung und um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden, kann es hilfreich sein, einem festen Rahmen zu folgen, zum Beispiel diesem:

1. Definieren Sie die Zielgruppe Ihres Dashboards
2. Bestimmen Sie die Ziele Ihres FP&A-Dashboards
3. Wählen Sie die Daten aus, die in Ihr FP&A-Dashboard aufgenommen werden sollen
4. Arbeiten Sie beim Dashboard-Design mit anderen Funktionen zusammen

1. Definieren Sie die Zielgruppe Ihres Dashboards

Der erste Schritt zu einem wirkungsvollen FP&A-Dashboard ist derselbe wie bei fast jedem Bericht, jeder Datenvisualisierung oder Präsentation: Kennen Sie Ihre Zielgruppe. Es ist ein Klischee, aber entscheidend, zu Beginn klar zu identifizieren, für wen Sie das Dashboard erstellen und wie Ihre Zielgruppe damit interagieren wird.

Manche Dashboards werden primär zur Exploration erstellt – das bedeutet, Nutzer:innen Zugriff auf Filter und Slicer zu geben. Andere werden so aufgebaut, dass sie in einer eher statischen Form präsentiert werden und die wichtigsten Ergebnisse einer Analyse hervorheben. Wie Ihre Zielgruppe die Informationen konsumieren wird, ist von grundlegender Bedeutung für das Dashboard-Design.

Indem Sie diese Fragen beantworten, können Sie Umfang und Inhalt Ihres Dashboards schärfen und sicherstellen, dass es relevante und wertvolle Erkenntnisse liefert, ohne durch unnötige Optionen oder Datenpunkte von den Kernbotschaften abzulenken.

Nehmen wir an, Sie möchten die Vertriebseffizienz verbessern, indem Sie ein Dashboard zur Vertriebsleistung erstellen. Ihre Zielgruppe könnte aus unterschiedlichen Personen bestehen, die jeweils aus eigenen Gründen am Dashboard interessiert sind:

• Vertriebsmitarbeiter:innen benötigen individuelle Leistungskennzahlen und Pipeline-Analysen.
• Regionalmanager:innen benötigen Einblicke in die regionale Performance und den Umsatz.
• Die Vertriebsleitung benötigt einen Überblick auf hoher Ebene über die gesamte Vertriebsleistung.

Wenn Sie die spezifischen Bedürfnisse jeder Zielgruppe berücksichtigen, können Sie relevante Erkenntnisse liefern und datenbasierte Entscheidungen zur Steigerung der Vertriebsleistung unterstützen. Das gelingt jedoch nur, wenn Sie von Anfang an entsprechend planen. Die Komplexität des FP&A-Dashboard-Designs – insbesondere beim Kombinieren mehrerer Datenquellen – bedeutet, dass späte Änderungen, um bestimmte Stakeholder zufriedenzustellen, teuer in der Umsetzung sein und das Projekt aus der Bahn werfen können.

Mit der richtigen Planung erhöhen Sie die Chance, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen, bevor Sie kostspielige Entscheidungen treffen. So könnten Sie beispielsweise entscheiden, separate FP&A-Dashboards zu erstellen, die unterschiedliche Leistungsaspekte hervorheben – eine Entscheidung, die Sie so früh wie möglich im Prozess treffen sollten.

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Weitere Einblicke in den Unterschied zwischen explorativen Dashboards und Diagrammen für ad-hoc Präsentationen finden Sie in unserem Artikel zur Nutzung von Excel-Pivot-Tabellen in PowerPoint-Präsentationen.

2. Bestimmen Sie die Ziele Ihres FP&A-Dashboards

Die Darstellung der Informationen, die zum Erreichen der Ziele des Dashboards benötigt werden, war das erste Designkriterium von Stephen Few. Bevor Sie also bestimmen können, welche Informationen am wichtigsten sind, müssen Sie definieren, was die Ziele Ihres Dashboards überhaupt sind.

Sie können Ziele erkunden und definieren, indem Sie die folgenden Punkte betrachten:

• Zeitraum: Berichtet Ihr Dashboard über kurzfristige Ziele, etwa den aktuellen Monat oder das aktuelle Quartal, oder soll es Erkenntnisse für den gesamten Budgetzyklus liefern?
• Forecasting und Benchmarking: Was verfolgt Ihr Dashboard, und soll es die zukünftige Performance prognostizieren? Ein Dashboard kann beispielsweise Ist-Umsätze mit der Forecast vergleichen, die Zielerreichung im Vertrieb überwachen, die Unternehmensperformance mit Branchenbenchmarks vergleichen usw.
• Breite und Tiefe: Erstellen Sie das Dashboard, um operative KPIs mit operativen Teams zu teilen, oder liefern Sie Kennzahlen auf Unternehmensebene für Geschäftsleitung und Aufsichtsrat? Regionale Managementteams benötigen beispielsweise detaillierte Einblicke in verschiedene Märkte, während die Geschäftsleitung und der Aufsichtsrat eher an einem Dashboard mit täglichen Umsatztrends interessiert sein könnten.
• Reproduzierbarkeit: Ist dieses Dashboard eine einmalige Sache oder Teil einer Serie? Wenn Sie mehrere Dashboards erstellen, kann es hilfreich sein, eine Dashboard-Vorlage mit einem ähnlichen, abgestimmten Layout zu erstellen. Das beschleunigt Ihren Entwicklungsprozess und erleichtert es Nutzer:innen, Kennzahlen aus verschiedenen Dashboards zu vergleichen, falls dies erforderlich wird.

Ein guter Ansatz zur Zieldefinition ist es, Ihre Zielgruppe einzubeziehen und sie zu bitten, ihre Fragen so konkret wie möglich zu formulieren. Wenn Ihr FP&A-Dashboard Antworten auf die Fragen Ihrer Zielgruppe liefern kann, stehen die Chancen sehr gut, dass es seine Ziele erfüllt.

3. Wählen Sie die Daten aus, die in Ihr FP&A-Dashboard aufgenommen werden sollen

Basierend auf Ihren Zielen sollten Sie gut in der Lage sein, festzulegen, welche Daten in Ihr FP&A-Dashboard aufgenommen werden sollen. Dashboard-Daten lassen sich in zwei Informationsebenen einteilen:

1. Daten der ersten Ebene sollten KPIs enthalten, die für das Unternehmen kritisch sind. Zum Beispiel Umsatztrends, Margen, Pipeline usw. Das sind KPIs, die sich voraussichtlich nicht häufig ändern.
2. Daten der zweiten Ebene können KPIs sein, die sich ändern, wenn das Unternehmen den Fokus verlagert. Dashboards können Daten zu verschiedenen Werttreibern enthalten, z. B. Preisgestaltung, Marketinginvestitionen, Forecast-Genauigkeit usw. Dashboards sollten flexibel genug sein, um kurzfristige Initiativen abzubilden – und diese Flexibilität ergibt sich nur aus einer sauberen Planung von Anfang an.

Viele Dashboards enthalten eine Kombination aus Daten der ersten und zweiten Ebene – beides kann FP&A-Kennzahlen oder KPIs aus anderen Funktionen umfassen. In allen Fällen ist entscheidend, dass die präsentierten Daten für Ihre Zielgruppe relevant sind und die Ziele Ihres Dashboards unterstützen. Hinterfragen Sie die Aufnahme jedes KPI und stellen Sie sicher, dass er hilft, Fortschritte wirksam zu messen, aussagekräftige Erkenntnisse zu liefern und fundierte Entscheidungen zu unterstützen.

4. Arbeiten Sie mit anderen Funktionen zusammen, um das Dashboard zu gestalten

FP&A darf nicht in einem Silo arbeiten. Um verschiedene Unternehmensfunktionen bei der Verfolgung ihrer KPIs zu unterstützen, sollten FP&A-Expert:innen mit anderen Teams zusammenarbeiten und sie in der Designphase so weit wie möglich einbeziehen. In der schnelllebigen Konsumgüterindustrie (FMCG) etwa hängt die Prognose von Produktions- und Lagerbeständen stark von der Absatzprognose je Produktsegment ab.

Einerseits werden die Absatzprognosen der Produkte aggregiert und ergeben die Gesamtvertriebsprognose. Gleichzeitig benötigen Supply-Chain-Teams die Absatzkennzahlen der Produkte für Produktionsplanung und Bestandsmanagement. FP&A-Expert:innen müssen verstehen, wie Dashboards jeder Funktion die Daten bereitstellen können, die sie zur Unterstützung ihrer spezifischen Aktivitäten benötigt.

Implementierung Ihres FP&A-Dashboards

Sobald Sie alle Informationen zu Zielgruppe, Zielen und Daten gesammelt und das Feedback aller Stakeholder berücksichtigt haben, sind Sie bereit, Ihr FP&A-Dashboard zu erstellen. Im Folgenden zeigen wir Maßnahmen, mit denen Sie Ihr Dashboard zum Erfolg führen und echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen.

Stellen Sie Datenintegrität für konsistentes Finanzreporting sicher

Ein häufiger Fehler ist, dass Teams für dieselben KPIs unterschiedliche Datenquellen nutzen. So kann FP&A zum Beispiel Daten aus dem Buchhaltungssystem verwenden, um Marketingausgaben zu berichten, während das Marketingteam die Kampagnenausgaben in einem anderen System überwacht und dies als Marketingausgaben aggregiert.

Wenn unterschiedliche Teams unterschiedliche Datenquellen nutzen, um über denselben KPI zu berichten, können Abweichungen das Vertrauen in Ihr Dashboard untergraben. Das schadet Ihrer persönlichen Glaubwürdigkeit und wirkt sich negativ auf die Nutzung des Dashboards aus. Um konsistentes Finanzreporting sicherzustellen, liegt es in der Verantwortung des FP&A-Teams, klare KPI-Definitionen bereitzustellen und sicherzustellen, dass alle Teams dieselbe Datenquelle verwenden.

Schaffen Sie Mehrwert, indem Sie Insights liefern

Dashboards liefern quantitative Daten. Das FP&A-Team sollte diese Daten analysieren, um Kommentare geben und Maßnahmen ableiten zu können – etwa erfolgreiche Initiativen gezielt zu verstärken oder gegenzusteuern. FP&A-Expert:innen können zusätzlichen Mehrwert liefern, indem sie Datenpunkte miteinander verknüpfen und das Management bei Entscheidungen beraten oder verschiedene Funktionen dabei unterstützen, ihre Aktivitäten zu koordinieren, um übergeordnete Unternehmensziele zu erreichen.

Schulen Sie Ihre Zielgruppe, um die Nutzung des Dashboards zu fördern

Sie haben Zeit und Aufwand in die Erstellung eines Dashboards investiert – doch diese Investition verpufft, wenn das Dashboard nicht genutzt wird. Das FP&A-Team sollte mit gutem Beispiel vorangehen und das Dashboard nutzen, um Gespräche und Planungsdiskussionen zu steuern. Es sollte beispielsweise Teil des regelmäßigen Reportings in Präsentationen und Forecast-Reviews sein.

Wenn Ihr FP&A-Dashboard nicht die erhoffte Resonanz erzielt, sollten Sie herausfinden, woran das liegt. Möglicherweise reicht bereits eine kurze Schulung, um Stakeholdern den Nutzen zu verdeutlichen, den sie aus dem Dashboard ziehen können – und damit sie es häufiger in ihre Entscheidungsfindung einbeziehen.

Führen Sie Qualitätskontrollen durch, um Vertrauen zu erhalten

Erhalten Sie Vertrauen, indem Sie sicherstellen, dass Dashboards einen Qualitätskontrollprozess durchlaufen, bevor sie mit anderen geteilt werden – selbst innerhalb des FP&A-Teams. Es sollte einen klar definierten Qualitätssicherungsschritt geben, möglicherweise mit einer Reihe verpflichtender Qualitätsprüfungen, einschließlich der verantwortlichen Person. Ihre FP&A-Dashboards werden sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln; daher ist es entscheidend, dass die Datenintegrität gewahrt bleibt, wenn Visualisierungen hinzugefügt oder angepasst werden.

Die Bedeutung von Automatisierung in Ihrem FP&A-Reporting

Jeder manuelle Schritt bei der Aktualisierung Ihres FP&A-Dashboards ist eine potenzielle Fehlerquelle, die Ihre Glaubwürdigkeit beeinträchtigen und zu falschen Schlussfolgerungen führen kann. Deshalb ist die Automatisierung von Datenaktualisierungen in Ihren FP&A-Dashboards so entscheidend, um ein konsistentes Finanzreporting sicherzustellen.

Wenn Sie PowerPoint nutzen, um ein Dashboard mit Finanzberichten, Budgetprognosen, Leistungskennzahlen und anderen KPIs zu präsentieren, müssen Sie sicher sein, dass das Präsentierte mit den zugrunde liegenden Daten übereinstimmt. Das ist nur mit Automatisierung möglich.

Mit think-cell können Anwender ihre Dashboard-Präsentationen – egal ob sie Diagramme, Tabellen, CAGR-Linien oder textbasierte Anmerkungen enthalten – mit den zugrunde liegenden Datenquellen in Excel oder Tableau verknüpfen. Dadurch werden automatische Aktualisierungen des Dashboards ermöglicht, sobald neue Daten verfügbar sind. Als think-cell-Anwender sparen Sie Zeit und manuellen Aufwand und stellen sicher, dass Ihr gesamtes Dashboard Ihrem Publikum stets präzise und aktuelle Visualisierungen für Finanzanalyse und Reporting bietet.

Sie können think-cell kostenlos testen, indem Sie eine Testlizenz herunterladen – inklusive einer Reihe von Dashboard-Vorlagen und aller Automatisierungsfunktionen:

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Aktuelle Trends, die sich auf die Zukunft von Dashboards auswirken

Hier betrachten wir einige Trends, die beeinflussen, wie FP&A-Dashboards entwickelt werden und wie sie genutzt werden.

Stärkere Einbindung von FP&A-Teams in integriertes FP&A

Da integrierte Planung immer häufiger wird, werden mehr Bereiche Dashboards erstellen, um Daten auf einem höheren Detailgrad bereitzustellen. FP&A-Fachleute müssen verstehen, wie diese Daten bereitgestellt werden, und die Datenintegrität im Blick behalten, um Abweichungen zu vermeiden. Dieses Ziel lässt sich erreichen, indem man mit verschiedenen Bereichen zusammenarbeitet und Daten über Drilldowns der KPIs einbindet, die in den übergeordneten Dashboards dargestellt werden.

Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) zur Erstellung von Dashboards

Angesichts der fortlaufenden Entwicklung und des anhaltenden Interesses an ChatGPT und ähnlichen generativen KI-Ressourcen wird die Erstellung von Dashboards mit KI zum Standard werden, da selbst Nicht-Experten das Gefühl haben, schnell und einfach Dashboards erstellen zu können, um ihre Daten zu präsentieren.

KI kann zwar bei der Erstellung von Dashboards helfen, dennoch ist es wichtig, die oben erläuterten Prinzipien eines guten FP&A-Dashboard-Designs zu beachten und dem Framework für eine gute Dashboard-Entwicklung zu folgen. Bekommt das KI-Tool nicht genügend Informationen über Ihr Publikum und Ihre Ziele, erzeugt es möglicherweise etwas Optisches ansprechend, aber nichts mit echtem Mehrwert.

Beachten Sie außerdem die Grenzen der Analysefähigkeiten von KI. KI kann einfache Kennzahlen ohne Kontext berechnen, etwa Forecast gegenüber Budget oder Year-over-Year-Wachstum, aber Ihre FP&A-Experten können deutlich mehr Mehrwert liefern. FP&A-Fachleute können die Story in einen Kontext setzen, erklären, wie externe Faktoren einen bestimmten Markt beeinflusst haben, oder antizipieren, wie bevorstehende Ereignisse die Vertriebsleistung beeinflussen könnten.

Wie immer kann KI Zeit sparen und Fehler in Berechnungen reduzieren, doch Ihre wertvollsten Erkenntnisse werden vermutlich von Ihren FP&A-Experten kommen. Und wie immer ist es wichtig, für alle Erkenntnisse, die über KI-Quellen gewonnen werden, einen Faktencheck-Prozess zu ergänzen.

Zunehmende Verfügbarkeit von Self-Service-Dashboards

Mit Tools wie PowerBI und Tableau erstellen immer mehr Bereiche Dashboards. FP&A sollte mit allen Teams, die Dashboards erstellen, zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass Datenquellen konsistent sind und in einer Sandbox geführt werden. So sinkt das Risiko von Datenabweichungen zwischen Dashboards. FP&A sollte die Qualitätskontrolle übernehmen und die Definition von KPIs und Begriffen standardisieren, um Konsistenz sicherzustellen und Missverständnisse zu minimieren.

think-cell für automatisierte FP&A-Dashboards nutzen

Viele Unternehmen erkennen den Wert konsistenter FP&A-Dashboards, verfügen jedoch noch nicht über die nötige Größenordnung und Ressourcen, um in eine ERP-Lösung zu investieren. Selbst mit qualifizierten Mitarbeitern und den besten Absichten kann das Zusammenstückeln von Dashboards in Excel frustrierend und fehleranfällig sein – und führt häufig nicht zu einem Dashboard, das regelmäßig und mit spürbarer Wirkung genutzt wird.

Mit think-cell können Unternehmen FP&A-Dashboards einfach erstellen – automatisiert, ansprechend und vollständig in ihr Finanzreporting integriert. Wie einfach es ist, Dashboards mit think-cell zu erstellen, sehen Sie, wenn Sie noch heute eine kostenlose Testversion herunterladen: