Comment développer et automatiser des tableaux de bord de planification et d’analyse financières

Les tableaux de bord sont un outil de reporting essentiel en planification et analyse financières (FP&A) que les managers utilisent pour examiner les indicateurs et prendre rapidement des décisions. Par le passé, la création de tableaux de bord FP&A nécessitait du personnel spécialisé pour élaborer des rapports à l’aide de feuilles de calcul personnalisées ou d’outils dédiés.

Cela a radicalement changé ces dernières années. Grâce à des logiciels améliorés, à une culture des données en croissance et à un accès plus facile aux données, chacun peut désormais développer aisément des tableaux de bord FP&A automatisés capables d’éclairer les décisions de l’entreprise.

Dans cet article, nous expliquons comment développer des tableaux de bord FP&A à forte valeur ajoutée, nous explorons l’importance de l’automatisation pour un reporting financier précis, et nous montrons comment think-cell peut répondre aux besoins FP&A des entreprises qui ne sont pas encore prêtes à investir dans une solution ERP coûteuse.

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Que sont les tableaux de bord FP&A ?

Les tableaux de bord FP&A sont passés d’un ensemble de tableaux et de graphiques Excel à des visualisations avancées créées avec des logiciels dédiés. Une autre évolution concernant l’usage des tableaux de bord FP&A porte sur leur périmètre. À mesure que le rôle du FP&A s’est renforcé au sein des entreprises, les rapports se sont également élargis pour inclure des indicateurs clés de performance (KPI) d’autres départements, en plus des chiffres financiers fondamentaux.

Pour fournir le contexte dont un décideur a besoin, les tableaux de bord FP&A peuvent inclure des KPI liés aux pipelines, aux campagnes marketing, aux performances de la chaîne d’approvisionnement, et bien plus encore. Les tableaux de bord FP&A peuvent jouer un rôle clé en aidant les entreprises à comprendre l’interdépendance entre différents KPI et fonctions.

Principes d’une bonne conception de tableau de bord FP&A

Si les tableaux de bord FP&A ont pour objectif spécifique de rendre accessibles les enseignements issus de la planification et de l’analyse financières, ils restent des tableaux de bord. À ce titre, de nombreux principes d’une bonne visualisation des données — et plus spécifiquement d’une bonne conception de tableau de bord — s’appliquent également dans un contexte FP&A.

Un ouvrage important sur la conception de tableaux de bord, encore cité aujourd’hui, est le livre de Stephen Few (2006), "Information dashboard design: the effective visual communication of data." La définition d’un tableau de bord selon Few comprend les critères suivants :

1. Il doit s’agir d’un affichage visuel des informations les plus importantes nécessaires pour atteindre des objectifs.
2. Il doit être consolidé sur un seul écran.
3. Il doit pouvoir être suivi et compris en un coup d’œil.

En plus de ces fondamentaux de conception de tableau de bord, certaines caractéristiques plus pratiques des visualisations de données sont nécessaires pour apporter de la valeur dans un contexte métier — le FP&A ne faisant pas exception :

• Exactitude des données : tout graphique, rapport ou tableau de bord présentant des données erronées est au mieux inutile, au pire nuisible.
• Automatisation : les tableaux de bord sont les plus utiles lorsqu’ils se mettent à jour automatiquement à partir de leur source de données. Les étapes manuelles ralentissent l’entreprise et créent le risque que le tableau de bord soit consulté avec des informations obsolètes.
• Conformité à la marque : les tableaux de bord FP&A partagés avec les décideurs gagnent en crédibilité lorsqu’ils reflètent l’identité visuelle de la marque. Des couleurs et polices incohérentes réduisent la confiance dans la présentation globale et peuvent créer des distractions qui entravent la prise de décisions métier efficaces.

Respecter les principes d’une bonne conception de tableau de bord nécessite à la fois de comprendre comment les appliquer et de choisir la bonne solution logicielle pour les rendre possibles. L’un des atouts de think-cell pour créer des tableaux de bord est la puissance de ses liaisons Excel, qui offrent plusieurs avantages par rapport à la solution native de PowerPoint.

Cadre théorique du développement de tableaux de bord FP&A

Une planification approfondie est indispensable pour garantir que vos tableaux de bord FP&A atteignent leurs objectifs ultimes et produisent l’impact nécessaire pour justifier leur développement. Pour faciliter la planification et vérifier que tous les aspects pertinents sont pris en compte, il peut être utile de suivre un cadre structuré, tel que le suivant :

1. Définir l’audience de votre tableau de bord
2. Identifier les objectifs de votre tableau de bord FP&A
3. Sélectionner les données à inclure dans votre tableau de bord FP&A
4. Collaborer avec d’autres fonctions sur la conception du tableau de bord

1. Définir l’audience de votre tableau de bord

La première étape pour créer un tableau de bord FP&A à fort impact est la même que pour presque tout rapport, visualisation de données ou présentation : connaître votre audience. C’est un cliché, mais il est crucial de commencer par identifier clairement pour qui vous concevez le tableau de bord et comment votre audience va interagir avec celui-ci.

Certains tableaux de bord sont conçus principalement pour l’exploration, ce qui signifie donner à l’utilisateur l’accès à des filtres et des segments (slicers). D’autres sont conçus pour être présentés de manière plus statique, en mettant en avant les principaux enseignements d’une analyse. La façon dont votre audience va consommer l’information est d’une importance fondamentale pour la conception du tableau de bord.

En répondant à ces questions, vous pouvez affiner le périmètre et le contenu de votre tableau de bord, afin de garantir qu’il fournisse des enseignements pertinents et utiles, sans détourner l’attention des messages clés avec des options ou des points de données inutiles.

Supposons que vous cherchiez à améliorer l’efficacité commerciale en créant un tableau de bord de performance des ventes. Votre audience peut être composée de différentes personnes, chacune s’intéressant au tableau de bord pour ses propres raisons :

• Les commerciaux ont besoin d’indicateurs de performance individuels et d’une analyse du pipeline.
• Les responsables régionaux ont besoin d’informations sur la performance et le chiffre d’affaires par région.
• Le directeur commercial a besoin d’une vue d’ensemble, à haut niveau, de la performance commerciale globale.

Prendre en compte les besoins spécifiques de chaque audience vous aidera à fournir des enseignements pertinents et à soutenir des décisions guidées par les données afin d’améliorer la performance commerciale. Cependant, vous ne réussirez que si vous l’anticipez dès le départ. La complexité de la conception d’un tableau de bord FP&A, en particulier lorsqu’il s’agit de combiner plusieurs sources de données, signifie que des changements tardifs pour satisfaire une partie prenante peuvent être coûteux à mettre en œuvre et faire dérailler le projet.

Avec une planification adéquate, vous avez davantage de chances d’identifier tôt les difficultés, avant d’avoir pris des décisions coûteuses. Par exemple, vous pourriez décider de créer des tableaux de bord FP&A distincts mettant en avant différents aspects de la performance — une décision du type de celles qu’il est préférable de prendre le plus tôt possible dans le processus.

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Pour en savoir plus sur la différence entre les tableaux de bord exploratoires et les graphiques conçus pour des présentations ad hoc, vous pouvez lire notre article sur l’utilisation des tableaux croisés dynamiques Excel dans des présentations PowerPoint.

2. Identifier les objectifs de votre tableau de bord FP&A

Présenter les informations nécessaires pour atteindre les objectifs du tableau de bord était le premier critère de conception de Stephen Few. Ainsi, avant de pouvoir déterminer quelles informations sont les plus importantes, vous devez définir quels sont réellement les objectifs de votre tableau de bord.

Vous pouvez explorer et définir les objectifs en traitant les points suivants :

• Horizon temporel : votre tableau de bord rend-il compte d’objectifs à court terme, comme le mois ou le trimestre en cours, ou est-il censé fournir des enseignements pour l’ensemble du cycle budgétaire ?
• Prévision et benchmarking : que suit votre tableau de bord et est-il censé prévoir les performances futures ? Par exemple, un tableau de bord peut suivre les ventes réelles par rapport aux prévisions, surveiller l’atteinte des quotas de vente, comparer la performance de l’entreprise à des références sectorielles, etc.
• Ampleur et profondeur : créez-vous le tableau de bord pour partager des KPI opérationnels avec les équipes opérationnelles, ou fournissez-vous des indicateurs au niveau de l’entreprise pour le comité de direction et le conseil d’administration ? Par exemple, des équipes de management régional peuvent avoir besoin de vues détaillées de différents marchés, tandis que le comité de direction et le conseil d’administration pourraient s’intéresser davantage à un tableau de bord montrant les tendances quotidiennes du chiffre d’affaires.
• Reproductibilité : ce tableau de bord est-il ponctuel ou fait-il partie d’une série ? Si vous créez plusieurs tableaux de bord, il peut être utile de créer un modèle de tableau de bord contenant une mise en page similaire et coordonnée. Cela accélérera votre processus de développement et facilitera la comparaison des indicateurs entre différents tableaux de bord, si nécessaire.

Une bonne approche pour définir les objectifs consiste à consulter votre audience et à lui demander d’être aussi concrète que possible sur les questions qu’elle se pose. Si votre tableau de bord FP&A peut répondre aux questions de votre audience, il y a de fortes chances qu’il atteigne ses objectifs.

3. Sélectionner les données à inclure dans votre tableau de bord FP&A

En vous basant sur vos objectifs, vous devriez être bien placé pour définir quelles données inclure dans votre tableau de bord FP&A. Vous pouvez répartir les données du tableau de bord en deux niveaux d’information :

1. Données de premier niveau : elles doivent inclure des KPI critiques pour l’entreprise. Par exemple, les tendances du chiffre d’affaires, les marges, le pipeline, etc. Ce sont des KPI qui ont peu de chances de changer souvent.
2. Données de second niveau : il peut s’agir de KPI susceptibles d’évoluer lorsque l’entreprise change de priorités. Les tableaux de bord peuvent inclure des données liées à différents leviers métier, par exemple, les prix, les investissements marketing, la précision des prévisions, etc. Les tableaux de bord doivent être suffisamment flexibles pour intégrer des initiatives à court terme, et une telle flexibilité ne peut découler que d’une bonne planification dès le départ.

De nombreux tableaux de bord incluront une combinaison de données de premier et de second niveau, qui peuvent être des métriques FP&A ou des KPI liés à d’autres fonctions. Dans tous les cas, il est essentiel que les données que vous présentez soient pertinentes pour votre audience et servent les objectifs de votre tableau de bord. Remettez en question l’inclusion de tout KPI et confirmez qu’il contribue à mesurer efficacement les progrès, à fournir des enseignements significatifs et à soutenir une prise de décision éclairée.

4. Collaborer avec d’autres fonctions pour concevoir le tableau de bord

Le FP&A ne doit pas fonctionner en silo. Pour aider les différentes fonctions de l’entreprise à suivre leurs KPI, les professionnels du FP&A doivent travailler avec les autres équipes, en les impliquant autant que possible pendant la phase de conception. Par exemple, dans les secteurs des biens de grande consommation (FMCG), les prévisions de production et de niveaux de stocks dépendent fortement des prévisions de ventes par segment de produits.

D’une part, la prévision des ventes de produits est agrégée pour constituer la prévision des ventes. Parallèlement, les chiffres de ventes par produit sont nécessaires aux équipes supply chain pour la planification de la production et la gestion des stocks. Les professionnels du FP&A doivent comprendre comment les tableaux de bord peuvent fournir à chaque fonction les données dont elle a besoin pour soutenir ses activités spécifiques.

Mise en œuvre de votre tableau de bord FP&A

Une fois que vous avez rassemblé toutes les informations nécessaires sur votre audience, vos objectifs et vos données, et que vous avez intégré les contributions de toutes les parties prenantes, vous êtes prêt à construire votre tableau de bord FP&A. Nous passons ici en revue les actions que vous pouvez entreprendre pour faire de votre tableau de bord une réussite et apporter une valeur réelle à votre entreprise.

Garantir l’intégrité des données pour un reporting financier cohérent

Une erreur fréquente est que les équipes peuvent utiliser des sources de données différentes pour les mêmes KPI. Par exemple, le FP&A peut utiliser les données du système comptable pour reporter les dépenses marketing, tandis que l’équipe marketing peut suivre les dépenses de campagne via un autre système, et les agréger comme dépenses marketing.

Lorsque différentes équipes utilisent des sources de données différentes pour reporter le même KPI, les écarts peuvent saper la confiance des personnes dans votre tableau de bord. Cela nuit à votre crédibilité personnelle et a un impact négatif sur l’utilisation du tableau de bord. Pour garantir un reporting financier cohérent, il incombe à l’équipe FP&A de fournir des définitions claires des KPI et de s’assurer que toutes les équipes utilisent la même source de données.

Apporter de la valeur en fournissant des analyses

Les tableaux de bord fournissent des données quantitatives. L’équipe FP&A doit analyser ces données afin de pouvoir apporter des commentaires et identifier des actions permettant de renforcer les initiatives réussies ou de corriger la trajectoire. Les professionnels du FP&A peuvent apporter une valeur ajoutée en reliant les points de données et en conseillant la direction dans sa prise de décision, ou en aidant différentes fonctions à coordonner leurs efforts pour atteindre des objectifs plus larges de l’entreprise.

Former votre audience pour encourager l’utilisation du tableau de bord

Vous avez consacré du temps et des efforts à créer un tableau de bord, mais cet investissement est sous-exploité si le tableau de bord n’est pas utilisé. L’équipe FP&A doit montrer l’exemple en utilisant le tableau de bord pour alimenter les échanges et les discussions de planification. Par exemple, il doit faire partie intégrante du reporting régulier dans les présentations et les revues de prévisions.

Si le tableau de bord FP&A n’obtient pas autant d’adhésion que vous l’espériez, vous devez chercher à comprendre pourquoi. Il est possible qu’une courte session de formation suffise à aider les parties prenantes à comprendre la valeur qu’elles peuvent tirer du tableau de bord, et à commencer à l’utiliser plus souvent dans leur prise de décision.

Exercer un contrôle qualité pour maintenir la confiance

Maintenez la confiance en veillant à ce que les tableaux de bord passent par un processus de contrôle qualité avant d’être partagés avec d’autres, y compris au sein de l’équipe FP&A. Une étape de contrôle qualité doit être clairement définie, éventuellement avec une série de vérifications qualité obligatoires, et en indiquant la personne responsable. Vos tableaux de bord FP&A évolueront probablement au fil du temps : il est donc essentiel de préserver l’intégrité des données à mesure que des visualisations sont ajoutées ou ajustées.

L’importance de l’automatisation dans vos rapports FP&A

Chaque étape manuelle impliquée dans la mise à jour de votre tableau de bord FP&A est une source potentielle d’erreurs susceptibles de nuire à votre crédibilité et de mener à des conclusions erronées. C’est pourquoi l’automatisation des mises à jour des données dans vos tableaux de bord FP&A est si essentielle pour garantir des rapports financiers cohérents.

Si vous utilisez PowerPoint pour présenter un tableau de bord comprenant des rapports financiers, des prévisions budgétaires, des indicateurs de performance et d’autres KPI, vous devez avoir la certitude que ce que vous présentez est cohérent avec les données sous-jacentes. Cela n’est possible qu’avec l’automatisation.

Avec think-cell, les utilisateurs peuvent lier leurs présentations de tableau de bord — qu’elles contiennent des graphiques, des tableaux, des courbes de TCAC ou des annotations textuelles — aux sources de données sous-jacentes dans Excel ou Tableau. Cela permet des mises à jour automatiques du tableau de bord dès que de nouvelles données sont disponibles. En tant qu’utilisateur de think-cell, vous gagnez du temps et réduisez les efforts manuels, tout en vous assurant que l’ensemble de votre tableau de bord offre toujours à votre public des visuels précis et à jour pour l’analyse financière et le reporting.

Vous pouvez essayer think-cell gratuitement en téléchargeant une licence d’essai, comprenant une gamme de modèles de tableaux de bord et toutes les fonctionnalités d’automatisation :

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Tendances récentes qui ont un impact sur l’avenir des tableaux de bord

Nous examinerons ici quelques tendances qui influencent la manière dont les tableaux de bord FP&A sont développés et dont ils sont utilisés.

Implication accrue des équipes FP&A dans la planification FP&A intégrée

À mesure que la planification intégrée devient plus courante, davantage de fonctions créeront des tableaux de bord afin de fournir un niveau supérieur d’informations. Les professionnels de la FP&A doivent comprendre comment ces données sont diffusées et suivre l’intégrité des données afin d’éviter des divergences. Cet objectif peut être atteint en collaborant avec différentes fonctions et en intégrant les données au moyen d’analyses détaillées des KPI présentés dans les tableaux de bord de niveau supérieur.

Utilisation de l’intelligence artificielle (IA) pour créer des tableaux de bord

Avec le développement continu et l’intérêt soutenu pour ChatGPT et des ressources d’IA générative similaires, la création de tableaux de bord à l’aide de l’IA deviendra la norme, même des non-experts ayant le sentiment de pouvoir créer facilement et rapidement des tableaux de bord pour mettre en valeur leurs données.

Même si l’IA peut aider à préparer des tableaux de bord, il est important de garder à l’esprit les principes d’une bonne conception de tableau de bord FP&A évoqués plus haut et de suivre le cadre d’un bon développement de tableau de bord. Si l’outil d’IA ne reçoit pas suffisamment d’informations sur votre public et vos objectifs, il peut produire quelque chose d’esthétique, mais il ne pourra pas créer quelque chose de réellement utile.

Soyez également conscient des limites des capacités d’analyse de l’IA. L’IA peut calculer des métriques simples hors contexte, comme la prévision par rapport au budget ou la croissance d’une année sur l’autre, mais vos experts FP&A peuvent apporter bien davantage de valeur. Les professionnels de la FP&A peuvent contextualiser le récit, expliquer comment des facteurs externes ont affecté un marché particulier, ou anticiper comment des événements à venir pourraient influencer la performance des ventes.

Comme toujours, l’IA peut aider à gagner du temps et à éliminer les erreurs de calcul, mais vos analyses les plus précieuses proviendront probablement de vos experts FP&A. Et, comme toujours, il est important d’ajouter un processus de vérification des faits à tout insight obtenu via des sources d’IA.

Disponibilité accrue des tableaux de bord en libre-service

Avec des outils tels que PowerBI et Tableau, davantage de fonctions créent des tableaux de bord. La FP&A devrait collaborer avec toutes les équipes qui créent des tableaux de bord afin de s’assurer que les sources de données sont cohérentes et isolées. Cela réduira les risques de divergences de données entre les tableaux de bord. La FP&A devrait assurer le contrôle qualité et standardiser la définition des KPI et des termes afin de garantir la cohérence et de limiter les malentendus.

Utiliser think-cell pour automatiser les tableaux de bord FP&A

De nombreuses entreprises comprennent la valeur de tableaux de bord FP&A cohérents, mais elles n’ont pas encore l’envergure ni les ressources nécessaires pour investir dans une solution ERP. Même avec du personnel compétent et les meilleures intentions, assembler des tableaux de bord dans Excel peut être frustrant et source d’erreurs, et aboutit souvent à un tableau de bord qui n’est pas utilisé régulièrement ni de manière réellement impactante.

Avec think-cell, les entreprises peuvent facilement créer des tableaux de bord FP&A automatisés, attrayants et entièrement intégrés à leur reporting financier. Vous pouvez constater à quel point il est facile de créer des tableaux de bord avec think-cell en téléchargeant dès aujourd’hui une version d’essai gratuite :