Come sviluppare e automatizzare dashboard di pianificazione e analisi finanziaria

Le dashboard sono uno strumento essenziale di reportistica per la pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) che i manager usano per rivedere le metriche e prendere decisioni rapidamente. In passato, creare dashboard FP&A richiedeva personale specializzato per realizzare report con fogli di calcolo personalizzati o strumenti dedicati.

Negli ultimi anni questo è cambiato radicalmente. Grazie a software migliori, a una maggiore alfabetizzazione dei dati e a dati più accessibili, chiunque può sviluppare facilmente dashboard FP&A automatizzate che possono contribuire a guidare le decisioni aziendali.

In questo articolo vediamo come sviluppare dashboard FP&A di valore, approfondiamo l’importanza dell’automazione per una reportistica finanziaria accurata e mostriamo come think-cell possa soddisfare le esigenze FP&A delle aziende che non sono ancora pronte a investire in una costosa soluzione software ERP.

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Cosa sono le dashboard FP&A?

Le dashboard FP&A si sono evolute da una raccolta di tabelle e grafici Excel a visualizzazioni avanzate realizzate con software dedicati. Un altro sviluppo nell’uso delle dashboard FP&A riguarda il loro ambito. Con la crescita del ruolo della FP&A all’interno delle aziende, i report si sono ampliati includendo anche indicatori chiave di performance (KPI) di altri reparti, oltre ai principali numeri finanziari.

Per fornire il contesto di cui ha bisogno un decisore, le dashboard FP&A possono includere KPI relativi a pipeline, campagne di marketing, performance della supply chain e altro ancora. Le dashboard FP&A possono avere un ruolo chiave nell’aiutare le aziende a comprendere l’interconnessione tra diversi KPI e funzioni.

Principi di un buon design delle dashboard FP&A

Anche se le dashboard FP&A hanno l’obiettivo specifico di rendere accessibili gli insight di pianificazione e analisi finanziaria, restano comunque dashboard. Di conseguenza, molti dei principi della buona visualizzazione dei dati — e in particolare del buon design delle dashboard — si applicano anche in un contesto FP&A.

Un riferimento importante sul design delle dashboard, ancora citato oggi, è il libro del 2006 di Stephen Few, "Information dashboard design: the effective visual communication of data."  La definizione di dashboard di Few include i seguenti criteri:

1. Dovrebbe essere una visualizzazione delle informazioni più importanti necessarie per raggiungere gli obiettivi.
2. Dovrebbe essere consolidata in un’unica schermata.
3. Dovrebbe poter essere monitorata e compresa a colpo d’occhio.

Oltre a questi fondamenti del design delle dashboard, ci sono alcune caratteristiche più pratiche delle visualizzazioni dei dati necessarie per creare valore in un contesto aziendale, e la FP&A non fa eccezione:

• Accuratezza dei dati: qualsiasi grafico, report o dashboard che mostri dati errati è, nel migliore dei casi, inutile e, nel peggiore, dannoso.
• Automazione: le dashboard sono più utili quando si aggiornano automaticamente in base alla loro fonte dati. I passaggi manuali rallentano le aziende e creano il rischio che la dashboard venga consultata con informazioni non aggiornate.
• Coerenza con il brand: le dashboard FP&A condivise con i decisori risultano più credibili se rispecchiano l’identità visiva del brand. Colori e font non coerenti riducono la fiducia nella presentazione complessiva e possono creare distrazioni che ostacolano il processo decisionale efficace.

Rispettare i principi di un buon design delle dashboard richiede sia la capacità di applicarli, sia la scelta della giusta soluzione software per renderlo possibile. Uno dei punti di forza di think-cell nella creazione di dashboard sono i suoi potenti collegamenti a Excel, che offrono diversi vantaggi rispetto alla soluzione nativa di PowerPoint.

Quadro teorico per lo sviluppo di dashboard FP&A

Una pianificazione accurata è fondamentale per assicurare che le tue dashboard FP&A raggiungano i loro obiettivi finali e producano l’impatto sul business che ne giustifica lo sviluppo. Per facilitare la pianificazione e verificare che tutti gli aspetti rilevanti siano considerati, può essere utile seguire un framework, come il seguente:

1. Definisci il pubblico della tua dashboard
2. Identifica gli obiettivi della tua dashboard FP&A
3. Seleziona i dati da includere nella tua dashboard FP&A
4. Collabora con altre funzioni nella progettazione della dashboard

1. Definisci il pubblico della tua dashboard

Il primo passo per creare una dashboard FP&A d’impatto è lo stesso di quasi qualsiasi report, visualizzazione dei dati o presentazione: conoscere il proprio pubblico. È un luogo comune, ma è fondamentale iniziare identificando con chiarezza per chi stai costruendo la dashboard e come il pubblico interagirà con essa.

Alcune dashboard sono realizzate soprattutto per l’esplorazione, il che significa dare all’utente accesso a filtri e slicer. Altre sono pensate per essere presentate in una forma più statica che metta in evidenza i risultati chiave di un’analisi. Il modo in cui il pubblico fruirà delle informazioni è di importanza fondamentale per il design della dashboard.

Rispondendo a queste domande, puoi affinare l’ambito e i contenuti della dashboard, assicurandoti che offra insight pertinenti e di valore, senza distogliere l’attenzione dai messaggi chiave con opzioni o punti dati superflui.

Supponiamo che tu voglia migliorare l’efficienza commerciale creando una dashboard delle performance di vendita. Il tuo pubblico potrebbe essere composto da persone diverse, ognuna interessata alla dashboard per motivi propri:

• I commerciali hanno bisogno di metriche sulle performance individuali e di analisi della pipeline.
• I responsabili regionali richiedono insight sulle performance regionali e sui ricavi.
• Il direttore vendite ha bisogno di una panoramica di alto livello delle performance complessive di vendita.

Considerare le esigenze specifiche di ciascun pubblico ti aiuterà a fornire insight pertinenti e a supportare decisioni basate sui dati per migliorare le performance di vendita. Tuttavia, riuscirai a farlo bene solo se lo pianifichi fin dall’inizio. La complessità del design delle dashboard FP&A, soprattutto quando si combinano più fonti dati, fa sì che modifiche tardive per accontentare un determinato stakeholder possano essere costose da implementare e far deragliare il progetto.

Con la giusta pianificazione, hai maggiori probabilità di individuare le criticità in anticipo, prima di prendere decisioni costose. Per esempio, potresti decidere di creare dashboard FP&A separate che mettano in evidenza aspetti diversi delle performance: è il tipo di decisione che conviene prendere il prima possibile nel processo.

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Per approfondire la differenza tra dashboard esplorative e grafici realizzati per presentazioni ad hoc, puoi leggere il nostro articolo sull’uso delle tabelle pivot di Excel nelle presentazioni PowerPoint.

2. Identifica gli obiettivi della tua dashboard FP&A

Mostrare le informazioni necessarie per raggiungere gli obiettivi della dashboard era il primo dei criteri di design di Stephen Few. Quindi, prima di poter identificare quali informazioni siano più importanti, devi definire quali siano davvero gli obiettivi della tua dashboard.

Puoi esplorare e definire gli obiettivi affrontando i seguenti aspetti:

• Orizzonte temporale: la dashboard riporta obiettivi di breve periodo, come il mese o il trimestre corrente, oppure deve offrire insight per l’intero ciclo di budget?
• Previsioni e benchmarking: che cosa monitora la dashboard e deve prevedere le performance future? Per esempio, una dashboard può confrontare vendite consuntive e forecast, monitorare il raggiungimento delle quote di vendita, confrontare le performance aziendali con benchmark di settore, ecc.
• Ampiezza e profondità: stai creando la dashboard per condividere KPI operativi con i team operativi o stai fornendo metriche a livello enterprise per C-level e consiglio di amministrazione? Per esempio, i team di management regionale possono richiedere viste approfondite di mercati diversi, mentre C-level e consiglio di amministrazione potrebbero essere più interessati a una dashboard che mostri l’andamento giornaliero dei ricavi.
• Riproducibilità: questa dashboard è un’iniziativa una tantum o fa parte di una serie? Se stai creando più dashboard, può essere utile creare un template che contenga un layout simile e coordinato. Questo velocizzerà il processo di sviluppo e renderà più facile per gli utenti confrontare metriche tra dashboard diverse, se necessario.

Un buon approccio per definire gli obiettivi è consultare il pubblico e chiedere di essere il più possibile concreti rispetto alle domande che hanno. Se la tua dashboard FP&A riesce a dare risposte alle domande del pubblico, ci sono ottime probabilità che stia centrando i suoi obiettivi.

3. Seleziona i dati da includere nella tua dashboard FP&A

In base agli obiettivi, dovresti essere nelle condizioni ideali per definire quali dati includere nella dashboard FP&A. Puoi suddividere i dati della dashboard in due livelli di informazione:

1. Dati di primo livello dovrebbero includere KPI critici per il business. Per esempio, trend dei ricavi, margini, pipeline, ecc. Sono KPI che difficilmente cambiano spesso.
2. Dati di secondo livello possono essere KPI che cambiano quando l’azienda sposta il proprio focus. Le dashboard possono includere dati su vari driver di business, per esempio prezzi, investimenti marketing, accuratezza delle previsioni, ecc. Le dashboard dovrebbero essere abbastanza flessibili da accogliere iniziative di breve periodo, e questa flessibilità può derivare solo da una corretta pianificazione fin dall’inizio.

Molte dashboard includeranno una combinazione di dati di primo e secondo livello, entrambi potenzialmente metriche FP&A o KPI legati ad altre funzioni. In tutti i casi, è fondamentale che i dati presentati siano pertinenti per il tuo pubblico e supportino gli obiettivi della dashboard. Metti in discussione l’inclusione di qualsiasi KPI e verifica che contribuisca a misurare efficacemente i progressi, offrire insight significativi e supportare decisioni informate.

4. Collabora con altre funzioni per progettare la dashboard

La FP&A non deve lavorare in isolamento. Per supportare le diverse funzioni aziendali nel monitorare i loro KPI, i professionisti FP&A dovrebbero collaborare con altri team, coinvolgendoli il più possibile durante la fase di progettazione. Per esempio, nei settori dei beni di largo consumo (FMCG), la previsione dei livelli di produzione e inventario dipende fortemente dalle previsioni di vendita per ciascun segmento di prodotto.

Da un lato, le previsioni di vendita dei singoli prodotti confluiranno e diventeranno la previsione complessiva delle vendite. Allo stesso tempo, i dati di vendita dei prodotti servono ai team della supply chain per la pianificazione della produzione e la gestione dell’inventario. I professionisti FP&A devono capire come le dashboard possano fornire a ciascuna funzione i dati necessari per supportare le proprie attività specifiche.

Implementazione della tua dashboard FP&A

Una volta raccolte tutte le informazioni necessarie su pubblico, obiettivi e dati, e integrati i contributi di tutti gli stakeholder, sei pronto a costruire la dashboard FP&A. Qui vedremo alcune azioni utili per rendere la dashboard un successo e offrire un valore reale al business.

Garantisci l’integrità dei dati per una reportistica finanziaria coerente

Un errore comune è che i team possano usare fonti dati diverse per gli stessi KPI. Per esempio, la FP&A può usare i dati del sistema contabile per riportare la spesa marketing, mentre il team marketing può monitorare la spesa delle campagne con un altro sistema e aggregarla come propria spesa marketing.

Quando team diversi usano fonti dati diverse per riportare lo stesso KPI, le discrepanze possono minare la fiducia delle persone nella dashboard. Questo danneggia la tua credibilità personale e influisce negativamente sull’utilizzo della dashboard. Per garantire una reportistica finanziaria coerente, è responsabilità del team FP&A fornire definizioni chiare dei KPI e assicurarsi che tutti i team utilizzino la stessa fonte dati.

Aggiungi valore offrendo insight

Le dashboard forniscono dati quantitativi. Il team FP&A dovrebbe analizzare questi dati per poter fornire commenti e identificare azioni utili per rafforzare le iniziative di successo o correggere la rotta. I professionisti FP&A possono aggiungere ulteriore valore collegando i punti dati e consigliando il management nel processo decisionale, oppure aiutando le diverse funzioni a coordinare gli sforzi per raggiungere obiettivi aziendali più ampi.

Forma il tuo pubblico per incentivare l’uso della dashboard

Hai investito tempo e impegno per creare una dashboard, ma stai sprecando questo investimento se la dashboard non viene utilizzata. Il team FP&A dovrebbe dare l’esempio, usando la dashboard per guidare conversazioni e discussioni di pianificazione. Per esempio, dovrebbe entrare a far parte della reportistica regolare in presentazioni e revisioni dei forecast.

Se la dashboard FP&A non sta ottenendo la trazione che speravi, cerca di capire perché. È possibile che basti una breve sessione di formazione per aiutare gli stakeholder a comprendere il valore che possono ricavare dalla dashboard e iniziare a usarla più spesso nelle loro decisioni.

Esegui un controllo qualità per mantenere la fiducia

Mantieni la fiducia assicurandoti che le dashboard passino attraverso un processo di controllo qualità prima di essere condivise con altri, anche all’interno del team FP&A. Dovrebbe esserci una fase di controllo qualità chiaramente definita, magari con una serie di verifiche obbligatorie, includendo la persona responsabile. Le tue dashboard FP&A probabilmente evolveranno nel tempo, quindi è fondamentale mantenere l’integrità dei dati man mano che le visualizzazioni vengono aggiunte o modificate.

L’importanza dell’automazione nel reporting FP&A

Ogni passaggio manuale necessario per aggiornare il tuo dashboard FP&A è una potenziale fonte di errori che può danneggiare la tua credibilità e portare a conclusioni sbagliate. Ecco perché l’automazione degli aggiornamenti dei dati nei dashboard FP&A è così importante per garantire un reporting finanziario coerente.

Se usi PowerPoint per presentare un dashboard con report finanziari, previsioni di budget, metriche di performance e altri KPI, devi poter essere sicuro che ciò che presenti sia coerente con i dati sottostanti. Questo è possibile solo con l’automazione.

Con think-cell, gli utenti possono collegare le presentazioni dei loro dashboard — che contengano grafici, tabelle, linee CAGR o annotazioni testuali — alle fonti dati sottostanti in Excel o Tableau. Questo consente aggiornamenti automatici del dashboard ogni volta che sono disponibili nuovi dati. Come utente think-cell, risparmi tempo e lavoro manuale e ti assicuri che l’intero dashboard offra sempre al tuo pubblico elementi visivi accurati e aggiornati per l’analisi e il reporting finanziario.

Puoi provare think-cell gratuitamente scaricando una licenza di prova, completa di una serie di modelli di dashboard e di tutte le funzionalità di automazione:

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Tendenze recenti che stanno influenzando il futuro delle dashboard

Qui analizzeremo alcune tendenze che stanno influenzando lo sviluppo dei dashboard FP&A e il modo in cui vengono utilizzati.

Maggiore coinvolgimento dei team FP&A nella FP&A integrata

Man mano che la pianificazione integrata diventa più diffusa, più funzioni creeranno dashboard per fornire un livello di dati successivo. I professionisti FP&A devono capire come vengono rilasciati questi dati e tenere sotto controllo l’integrità dei dati per evitare discrepanze. Questo obiettivo si può raggiungere lavorando con diverse funzioni e incorporando i dati tramite drill-down dei KPI presentati nei dashboard di livello superiore.

Uso dell’intelligenza artificiale (AI) per creare dashboard

Con lo sviluppo continuo e il costante interesse per ChatGPT e risorse simili di AI generativa, creare dashboard usando l’AI diventerà la norma, perché anche i non esperti sentiranno di poter creare dashboard in modo semplice e rapido per valorizzare i propri dati.

Anche se l’AI può aiutare a preparare i dashboard, è importante ricordare i principi di una buona progettazione dei dashboard FP&A discussi sopra e seguire un framework per sviluppare dashboard efficaci. Se allo strumento di AI non vengono fornite informazioni sufficienti sul tuo pubblico e sui tuoi obiettivi, potrebbe produrre qualcosa di bello, ma non sarà in grado di creare nulla di davvero utile.

Tieni anche presente i limiti delle capacità di analisi dell’AI. L’AI può calcolare metriche semplici fuori contesto, come la previsione rispetto al budget o la crescita anno su anno, ma i tuoi esperti FP&A possono offrire molto più valore. I professionisti FP&A possono dare contesto al racconto, spiegare come fattori esterni hanno influenzato un determinato mercato o anticipare come eventi imminenti potrebbero incidere sulle performance di vendita.

Come sempre, l’AI può aiutare a risparmiare tempo ed eliminare errori nei calcoli, ma gli insight più preziosi probabilmente arriveranno dai tuoi esperti FP&A. E, come sempre, è importante aggiungere un processo di verifica dei fatti a qualsiasi insight ottenuto tramite fonti di AI.

Maggiore disponibilità di dashboard self-service

Con strumenti come PowerBI e Tableau, un numero crescente di funzioni sta creando dashboard. FP&A dovrebbe collaborare con tutti i team che creano dashboard per garantire che le fonti dati siano coerenti e isolate in ambienti controllati. Questo ridurrà i rischi di discrepanze tra i dati nei vari dashboard. FP&A dovrebbe fornire controllo qualità e standardizzare la definizione di KPI e termini per garantire coerenza e ridurre al minimo i fraintendimenti.

Usare think-cell per dashboard FP&A automatizzati

Molte aziende capiscono il valore di dashboard FP&A coerenti, ma non hanno ancora la scala e le risorse per investire in una soluzione ERP. Anche con personale qualificato e le migliori intenzioni, mettere insieme dashboard in Excel può essere frustrante e soggetto a errori e spesso non porta a un dashboard utilizzato con regolarità e in modo davvero incisivo.

Con think-cell, le aziende possono creare facilmente dashboard FP&A automatizzati, accattivanti e completamente integrati nel reporting finanziario. Puoi vedere quanto è facile creare dashboard con think-cell scaricando oggi una prova gratuita: