Cómo desarrollar y automatizar dashboards de planificación y análisis financiero

Los dashboards son una herramienta esencial de reporting de planificación y análisis financiero (FP&A) que los responsables utilizan para revisar métricas y tomar decisiones rápidamente. En el pasado, crear dashboards de FP&A requería personal especializado para elaborar informes con hojas de cálculo personalizadas o herramientas específicas.

Esto ha cambiado de forma drástica en los últimos años. Con software mejorado, una mayor cultura de datos y un acceso más fácil a la información, cualquiera puede desarrollar dashboards de FP&A automatizados que ayuden a impulsar decisiones de negocio.

En este artículo, vemos cómo desarrollar dashboards de FP&A que aporten valor, exploramos la importancia de la automatización para un reporting financiero preciso y mostramos cómo think-cell puede cubrir las necesidades de FP&A de empresas que todavía no están listas para invertir en una solución ERP costosa.

---

Los enlaces avanzados de Excel y los gráficos líderes del sector de think-cell facilitan la automatización de todo tipo de informes financieros y dashboards. Descarga una prueba gratuita para probarlo por ti mismo:

---

¿Qué son los cuadros de mando de APF?

Los dashboards de FP&A han evolucionado desde una colección de tablas y gráficos de Excel hasta visualizaciones avanzadas creadas con software especializado. Otra evolución en el uso de los dashboards de FP&A tiene que ver con su alcance. A medida que el rol de FP&A ha crecido dentro de las empresas, los informes también se han ampliado para incluir indicadores clave de rendimiento (KPIs) de otros departamentos, además de las cifras financieras principales.

Para aportar el contexto que necesita quien toma decisiones, los dashboards de FP&A pueden incluir KPIs relacionados con el pipeline, campañas de marketing, rendimiento de la cadena de suministro y más. Los dashboards de FP&A pueden desempeñar un papel clave para ayudar a las empresas a entender la interconexión entre distintos KPIs y funciones.

Principios de un buen diseño de dashboards de FP&A

Aunque los dashboards de FP&A tienen el objetivo específico de hacer accesibles los insights de planificación y análisis financiero, siguen siendo dashboards. Por eso, muchos de los principios de una buena visualización de datos —y, en concreto, de un buen diseño de dashboards— también aplican en un contexto de FP&A.

Un trabajo importante sobre diseño de dashboards que todavía se cita hoy es el libro de Stephen Few de 2006, "Information dashboard design: the effective visual communication of data." La definición de dashboard de Few incluye los siguientes criterios:

1. Debe ser una visualización de la información más importante necesaria para alcanzar los objetivos.
2. Debe estar consolidada en una sola pantalla.
3. Debe poder supervisarse y entenderse de un vistazo.

Además de estos fundamentos del diseño de dashboards, hay algunas características más prácticas de las visualizaciones de datos que se necesitan para aportar valor en un contexto empresarial, y FP&A no es la excepción:

• Precisión de los datos: cualquier gráfico, informe o dashboard que muestre datos incorrectos es, en el mejor de los casos, inútil y, en el peor, perjudicial.
• Automatización: los dashboards son más útiles cuando se actualizan automáticamente con su fuente de datos. Los pasos manuales ralentizan a las empresas y crean la posibilidad de que el dashboard se consulte con información desactualizada.
• Coherencia con la marca: los dashboards de FP&A que se comparten con quienes toman decisiones ganan credibilidad si reflejan la identidad visual de la marca. Colores y tipografías incongruentes reducen la confianza en la presentación general y pueden generar distracciones que interfieran a la hora de tomar decisiones empresariales eficaces.

Cumplir los principios de un buen diseño de dashboards requiere una combinación de saber cómo aplicarlos y elegir la solución de software adecuada para hacerlo posible. Uno de los puntos fuertes de think-cell al crear dashboards son sus potentes enlaces de Excel, que ofrecen varias ventajas frente a la solución nativa de PowerPoint.

Marco teórico para el desarrollo de cuadros de mando de APF

Una planificación exhaustiva es vital para asegurar que tus dashboards de FP&A cumplan sus objetivos finales y generen el impacto en el negocio que justifique su desarrollo. Para ayudar a planificar y comprobar que se consideran todos los aspectos relevantes, puede ser útil seguir un marco de trabajo como el siguiente:

1. Define el público de tu dashboard
2. Identifica los objetivos de tu dashboard de FP&A
3. Selecciona los datos que incluirás en tu dashboard de FP&A
4. Colabora con otras áreas en el diseño del dashboard

1. Define el público de tu dashboard

El primer paso para crear un dashboard de FP&A con impacto es el mismo que para casi cualquier informe, visualización de datos o presentación: conocer a tu audiencia. Es un cliché, pero es fundamental empezar identificando con claridad para quién estás construyendo el dashboard y cómo va a interactuar tu audiencia con él.

Algunos dashboards se crean principalmente para explorar, lo que implica dar al usuario acceso a filtros y segmentadores. Otros se diseñan para presentarse de forma más estática y resaltar los hallazgos clave de un análisis. La manera en que tu audiencia va a consumir la información es fundamental para el diseño del dashboard.

Al responder a estas preguntas, puedes afinar el alcance y el contenido de tu dashboard, asegurando que aporta insights relevantes y valiosos, sin desviar la atención de los mensajes clave con opciones o puntos de datos innecesarios.

Imagina que quieres mejorar la eficiencia comercial creando un dashboard de rendimiento de ventas. Tu audiencia podría estar formada por distintas personas, cada una interesada en el dashboard por sus propios motivos:

• Los representantes de ventas necesitan métricas de rendimiento individual y análisis del pipeline.
• Los responsables regionales necesitan insights sobre el rendimiento y los ingresos de su región.
• El director comercial necesita una visión de alto nivel del rendimiento global de ventas.

Tener en cuenta las necesidades específicas de cada audiencia te ayudará a ofrecer insights relevantes y a respaldar decisiones basadas en datos para impulsar el rendimiento comercial. Sin embargo, solo acertarás si lo planificas desde el principio. La complejidad del diseño de dashboards de FP&A, especialmente al combinar múltiples fuentes de datos, hace que los cambios de última hora para contentar a un stakeholder en concreto puedan ser costosos de implementar y descarrilar el proyecto.

Con la planificación adecuada, tienes más probabilidades de detectar retos a tiempo, antes de haber tomado decisiones costosas. Por ejemplo, podrías decidir crear dashboards de FP&A separados que destaquen distintos aspectos del rendimiento, y ese es el tipo de decisión que conviene tomar lo antes posible en el proceso.

---

Para profundizar en la diferencia entre dashboards exploratorios y gráficos creados para presentaciones ad hoc, puedes leer nuestro artículo sobre el uso de tablas dinámicas de Excel en presentaciones de PowerPoint.

2. Identifica los objetivos de tu dashboard de FP&A

Mostrar la información necesaria para alcanzar los objetivos del dashboard fue el primero de los criterios de diseño de Stephen Few. Así que, antes de poder identificar qué información es la más importante, necesitas definir cuáles son realmente los objetivos de tu dashboard.

Puedes explorar y definir los objetivos abordando los siguientes puntos:

• Horizonte temporal: ¿tu dashboard informa sobre objetivos a corto plazo, como el mes o el trimestre actual, o se supone que debe aportar insights para todo el ciclo presupuestario?
• Previsión y benchmarking: ¿qué está siguiendo tu dashboard y se supone que debe prever el rendimiento futuro? Por ejemplo, un dashboard puede hacer seguimiento de ventas reales frente a la previsión, monitorizar el cumplimiento de cuotas de ventas, comparar el rendimiento de la empresa con benchmarks del sector, etc.
• Amplitud y profundidad: ¿estás creando el dashboard para compartir KPIs operativos con equipos operativos o estás ofreciendo métricas a nivel corporativo para el C-level y el consejo de administración? Por ejemplo, los equipos de gestión regional pueden necesitar vistas en profundidad de distintos mercados, mientras que el C-level y el consejo de administración podrían estar más interesados en un dashboard que muestre tendencias diarias de ingresos.
• Reproducibilidad: ¿este dashboard es puntual o forma parte de una serie? Si vas a crear varios dashboards, puede ayudar crear una plantilla que mantenga un diseño similar y coordinado. Esto acelerará tu proceso de desarrollo y facilitará que los usuarios comparen métricas de distintos dashboards, si surge la necesidad.

Un buen enfoque para definir objetivos es consultar a tu audiencia y pedirles que sean lo más concretos posible sobre las preguntas que tienen. Si tu dashboard de FP&A puede dar respuesta a las preguntas de tu audiencia, hay muchas probabilidades de que esté cumpliendo sus objetivos.

3. Selecciona los datos que incluirás en tu dashboard de FP&A

En función de tus objetivos, estarás en una buena posición para definir qué datos incluir en tu dashboard de FP&A. Puedes dividir los datos del dashboard en dos niveles de información:

1. Datos de primer nivel deben incluir KPIs críticos para el negocio. Por ejemplo, tendencias de ingresos, márgenes, pipeline, etc. Son KPIs que no suelen cambiar con frecuencia.
2. Datos de segundo nivel pueden ser KPIs que cambian cuando el negocio reorienta su foco. Los dashboards pueden incluir datos de distintos impulsores del negocio, por ejemplo, precios, inversiones en marketing, precisión del forecast, etc. Los dashboards deben ser lo suficientemente flexibles como para adaptarse a iniciativas de corto plazo, y esa flexibilidad solo se logra con una buena planificación desde el inicio.

Muchos dashboards incluirán una combinación de datos de primer y segundo nivel, que pueden ser métricas de FP&A o KPIs vinculados a otras áreas. En todos los casos, es crucial que los datos que presentas sean relevantes para tu audiencia y respalden los objetivos del dashboard. Cuestiona la inclusión de cualquier KPI y confirma que ayuda a medir el progreso de forma efectiva, aportar insights significativos y respaldar una toma de decisiones informada.

4. Colabora con otras áreas para diseñar el dashboard

FP&A no debe trabajar en un silo. Para ayudar a las distintas áreas del negocio a hacer seguimiento de sus KPIs, los profesionales de FP&A deberían trabajar con otros equipos e involucrarlos tanto como sea posible durante la fase de diseño. Por ejemplo, en sectores de bienes de consumo de alta rotación (FMCG), la previsión de niveles de producción e inventario depende en gran medida del forecast de ventas por segmento de producto.

Por un lado, la previsión de ventas por producto se agregará y se convertirá en el forecast de ventas. Al mismo tiempo, los datos de ventas por producto son necesarios para los equipos de supply chain para la planificación de producción y la gestión de inventario. Los profesionales de FP&A necesitan entender cómo los dashboards pueden proporcionar a cada área los datos que necesita para respaldar sus actividades específicas.

Implementación de tu dashboard de FP&A

Una vez que hayas reunido toda la información que necesitas sobre tu audiencia, objetivos y datos, e incorporado el aporte de todos los stakeholders, estás listo para crear tu dashboard de FP&A. Aquí repasamos acciones que puedes llevar a cabo para que tu dashboard sea un éxito y aporte valor real a tu negocio.

Garantiza la integridad de los datos para un reporting financiero consistente

Un error común es que los equipos pueden usar fuentes de datos distintas para los mismos KPIs. Por ejemplo, FP&A puede usar datos del sistema contable para informar sobre el gasto en marketing, mientras que el equipo de marketing puede monitorizar el gasto de campañas con otro sistema y agregarlo como su gasto en marketing.

Cuando distintos equipos usan fuentes de datos diferentes para reportar el mismo KPI, las discrepancias pueden minar la confianza de las personas en tu dashboard. Esto perjudica tu credibilidad personal y afecta negativamente al uso del dashboard. Para garantizar un reporting financiero consistente, es responsabilidad del equipo de FP&A proporcionar definiciones claras de los KPIs y asegurarse de que todos los equipos utilicen la misma fuente de datos.

Aporta valor ofreciendo insights

Los dashboards aportan datos cuantitativos. El equipo de FP&A debería analizar estos datos para poder añadir comentarios e identificar acciones que permitan redoblar las iniciativas exitosas o corregir el rumbo. Los profesionales de FP&A pueden aportar un valor añadido conectando puntos de datos y asesorando a la dirección en su toma de decisiones, o ayudando a distintas áreas a coordinar sus esfuerzos para alcanzar objetivos más amplios de la empresa.

Forma a tu audiencia para fomentar el uso del dashboard

Has invertido tiempo y esfuerzo en crear un dashboard, pero estás desaprovechando esa inversión si no se utiliza. El equipo de FP&A debe predicar con el ejemplo, usando el dashboard para impulsar conversaciones y debates de planificación. Por ejemplo, debería formar parte del reporting habitual en presentaciones y revisiones de previsiones.

Si el dashboard de FP&A no está ganando tanta tracción como esperabas, conviene averiguar por qué. Es posible que baste con una breve sesión de formación para ayudar a los stakeholders a entender el valor que pueden extraer del dashboard y empezar a usarlo más a menudo en su toma de decisiones.

Aplica control de calidad para mantener la confianza

Mantén la confianza asegurando que los dashboards pasen por un proceso de control de calidad antes de compartirse con otras personas, incluso dentro del equipo de FP&A. Debería haber un paso de control de calidad claramente definido, posiblemente con una serie de comprobaciones obligatorias, e incluyendo a la persona responsable. Tus dashboards de FP&A probablemente evolucionarán con el tiempo, así que es vital mantener la integridad de los datos a medida que se añaden o ajustan visualizaciones.

La importancia de la automatización en tus informes de FP&A

Cada paso manual para actualizar tu dashboard de FP&A es una posible fuente de errores que puede dañar tu credibilidad y llevar a conclusiones incorrectas. Por eso, automatizar las actualizaciones de datos en tus dashboards de FP&A es tan importante para garantizar informes financieros consistentes.

Si usas PowerPoint para presentar un dashboard con informes financieros, previsiones presupuestarias, métricas de rendimiento y otros KPI, necesitas tener la seguridad de que lo que presentas es coherente con los datos subyacentes. Esto solo es posible con automatización.

Con think-cell, los usuarios pueden vincular sus presentaciones de dashboards —ya incluyan gráficos, tablas, líneas de CAGR o anotaciones basadas en texto— con las fuentes de datos subyacentes en Excel o Tableau. Esto permite actualizaciones automáticas del dashboard cada vez que haya nuevos datos disponibles. Como usuario de think-cell, ahorras tiempo y trabajo manual, y te aseguras de que todo tu dashboard siempre ofrezca a tu audiencia visualizaciones precisas y actualizadas para el análisis y los informes financieros.

Puedes probar think-cell gratis descargando una licencia de prueba, que incluye una selección de plantillas de dashboard y todas las funciones de automatización:

---

Tendencias recientes que influyen en el futuro de los cuadros de mando

Aquí veremos algunas tendencias que están influyendo en cómo se desarrollan los dashboards de FP&A y en cómo se utilizan.

Mayor participación de los equipos de FP&A en la FP&A integrada

A medida que la planificación integrada se vuelve más habitual, más áreas crearán dashboards para ofrecer un nivel adicional de datos. Los profesionales de FP&A deben entender cómo se emiten estos datos y hacer seguimiento de la integridad de los datos para evitar discrepancias. Este objetivo se puede lograr colaborando con distintas áreas e incorporando datos mediante drilldowns de los KPI que se presentan en los dashboards de nivel superior.

Uso de inteligencia artificial (IA) para crear dashboards

Con el desarrollo continuo y el interés sostenido en ChatGPT y recursos de IA generativa similares, crear dashboards usando IA se convertirá en algo habitual, ya que incluso las personas sin experiencia sentirán que pueden crear dashboards de forma fácil y rápida para mostrar sus datos.

Aunque la IA puede ayudar a preparar dashboards, es importante recordar los principios de un buen diseño de dashboards de FP&A que se comentaron arriba y seguir el marco para un buen desarrollo de dashboards. Si la herramienta de IA no recibe información suficiente sobre tu audiencia y tus objetivos, puede generar algo bonito, pero no podrá construir nada con valor real.

Ten en cuenta también las limitaciones de la capacidad de análisis de la IA. La IA puede calcular métricas sencillas fuera de contexto, como previsión frente a presupuesto o crecimiento interanual, pero tus expertos de FP&A pueden aportar mucho más valor. Los profesionales de FP&A pueden dar contexto a la narrativa, explicar cómo los factores externos afectaron a un mercado concreto o anticipar cómo los próximos eventos podrían influir en el rendimiento de las ventas.

Como siempre, la IA puede ayudar a ahorrar tiempo y eliminar errores en los cálculos, pero tus insights más valiosos probablemente vendrán de tus expertos de FP&A. Y, como siempre, es importante incorporar un proceso de verificación de datos para cualquier insight obtenido a través de fuentes de IA.

Mayor disponibilidad de dashboards de autoservicio

Con herramientas como PowerBI y Tableau, más áreas están creando dashboards. FP&A debería trabajar con cualquier equipo que esté desarrollando un dashboard para asegurar que las fuentes de datos sean coherentes y estén aisladas en entornos controlados. Esto reducirá los riesgos de discrepancias de datos entre dashboards. FP&A debería garantizar el control de calidad y estandarizar la definición de KPI y términos para asegurar la coherencia y minimizar malentendidos.

Uso de think-cell para dashboards de FP&A automatizados

Muchas empresas entienden el valor de contar con dashboards de FP&A consistentes, pero aún no tienen la escala ni los recursos para invertir en una solución de ERP. Incluso con personal cualificado y las mejores intenciones, armar dashboards en Excel puede ser frustrante y propenso a errores, y a menudo no logra dar como resultado un dashboard que se use con regularidad y tenga impacto.

Con think-cell, las empresas pueden crear fácilmente dashboards de FP&A automatizados, atractivos y totalmente integrados en sus informes financieros. Puedes ver lo fácil que es crear dashboards con think-cell descargando hoy una prueba gratuita: