Como desenvolver e automatizar dashboards de planejamento e análise financeira

Dashboards são uma ferramenta essencial de reporte de planejamento e análise financeira (FP&A) que gestores usam para acompanhar métricas e tomar decisões rapidamente. No passado, criar dashboards de FP&A exigia equipes especializadas para montar relatórios usando planilhas personalizadas ou ferramentas específicas.

Isso mudou drasticamente nos últimos anos. Com softwares mais avançados, maior maturidade em dados e informações mais acessíveis, qualquer pessoa pode desenvolver com facilidade dashboards automatizados de FP&A que ajudam a orientar decisões de negócio.

Neste artigo, vemos como desenvolver dashboards de FP&A realmente úteis, exploramos a importância da automação para um reporte financeiro preciso e mostramos como o think-cell pode atender às necessidades de FP&A de empresas que ainda não estão prontas para investir em uma solução de ERP cara.

---

Os links avançados do think-cell no Excel e seus gráficos líderes do setor facilitam a automação de todos os tipos de relatórios financeiros e dashboards. Baixe uma versão de teste gratuita para experimentar:

---

O que são painéis FP&A?

Os dashboards de FP&A evoluíram de um conjunto de tabelas e gráficos do Excel para visualizações avançadas criadas com softwares dedicados. Outro desenvolvimento no uso de dashboards de FP&A diz respeito ao seu escopo. À medida que o papel de FP&A cresceu dentro das empresas, os relatórios também se expandiram para incluir indicadores-chave de desempenho (KPIs) de outros departamentos, além dos principais números financeiros.

Para fornecer o contexto de que um tomador de decisão precisa, dashboards de FP&A podem incluir KPIs relacionados a pipelines, campanhas de marketing, desempenho da cadeia de suprimentos e muito mais. Dashboards de FP&A podem ter um papel fundamental para ajudar as empresas a entender a interconectividade entre diferentes KPIs e funções.

Princípios de um bom design de dashboard de FP&A

Embora os dashboards de FP&A tenham o objetivo específico de tornar os insights de planejamento e análise financeira acessíveis, eles continuam sendo dashboards. Por isso, muitos dos princípios de uma boa visualização de dados — e, especificamente, de um bom design de dashboard — também se aplicam no contexto de FP&A.

Uma obra importante sobre design de dashboards que ainda é citada hoje é o livro de 2006 de Stephen Few, "Information dashboard design: the effective visual communication of data." A definição de dashboard de Few inclui os seguintes critérios:

1. Deve ser uma exibição visual das informações mais importantes necessárias para atingir objetivos.
2. Deve ser consolidado em uma única tela.
3. Deve ser monitorado e compreendido em um relance.

Além desses fundamentos do design de dashboards, há algumas características mais práticas das visualizações de dados que são necessárias para gerar valor no contexto corporativo — e FP&A também não é exceção:

• Precisão dos dados: Qualquer gráfico, relatório ou dashboard que mostre dados incorretos é, na melhor hipótese, inútil e, na pior, prejudicial.
• Automação: Dashboards são mais úteis quando são atualizados automaticamente a partir da fonte de dados. Etapas manuais desaceleram a empresa e criam a possibilidade de o dashboard ser consultado com informações desatualizadas.
• Conformidade com a marca: Dashboards de FP&A que são compartilhados com tomadores de decisão ganham mais credibilidade quando refletem a identidade visual da marca. Cores e fontes desalinhadas reduzem a confiança na apresentação como um todo e podem gerar distrações que atrapalham a tomada de decisões de negócio eficazes.

Seguir os princípios de um bom design de dashboard exige uma combinação de entender como aplicá-los e escolher a solução de software certa para viabilizá-los. Um dos pontos fortes do think-cell na criação de dashboards são seus poderosos links com o Excel, que oferecem várias vantagens em relação à solução nativa do PowerPoint.

A estrutura teórica para desenvolvimento de painéis FP&A

Um planejamento bem-feito é essencial para garantir que seus dashboards de FP&A cumpram seus objetivos finais e gerem impacto no negócio que justifique seu desenvolvimento. Para ajudar no planejamento e assegurar que todos os aspectos relevantes sejam considerados, pode ser útil seguir uma estrutura, como a seguinte:

1. Defina o público do seu dashboard
2. Identifique os objetivos do seu dashboard de FP&A
3. Selecione os dados a serem incluídos no seu dashboard de FP&A
4. Colabore com outras áreas no design do dashboard

1. Defina o público do seu dashboard

O primeiro passo para criar um dashboard de FP&A com impacto é o mesmo de praticamente qualquer relatório, visualização de dados ou apresentação: conhecer seu público. Parece clichê, mas é crucial começar identificando com clareza para quem você está construindo o dashboard e como esse público vai interagir com ele.

Alguns dashboards são criados principalmente para exploração, o que significa dar ao usuário acesso a filtros e segmentações. Outros são feitos para serem apresentados de forma mais estática, destacando os principais achados de uma análise. A forma como seu público vai consumir as informações é fundamental para o design do dashboard.

Ao responder a essas perguntas, você pode refinar o escopo e o conteúdo do seu dashboard, garantindo que ele forneça insights relevantes e valiosos, sem desviar das mensagens-chave com opções ou pontos de dados desnecessários.

Digamos que você queira melhorar a eficiência de vendas criando um dashboard de desempenho comercial. Seu público pode ser composto por pessoas diferentes, cada uma interessada no dashboard por motivos próprios:

• Representantes de vendas precisam de métricas de desempenho individual e análise de pipeline.
• Gerentes regionais precisam de insights sobre desempenho e receita por região.
• Diretor(a) de vendas precisa de uma visão geral de alto nível do desempenho global de vendas.

Considerar as necessidades específicas de cada público ajudará você a oferecer insights relevantes e apoiar decisões orientadas por dados para impulsionar o desempenho de vendas. No entanto, você só vai acertar se planejar isso desde o início. A complexidade do design de dashboards de FP&A — especialmente ao combinar múltiplas fontes de dados — significa que mudanças tardias para agradar um stakeholder específico podem ser caras de implementar e tirar o projeto do rumo.

Com o planejamento certo, você tem mais chances de identificar desafios cedo, antes de tomar decisões caras. Por exemplo, você pode decidir criar dashboards de FP&A separados destacando diferentes aspectos do desempenho — um tipo de decisão que é melhor tomar o quanto antes no processo.

---

Para entender melhor a diferença entre dashboards exploratórios e gráficos criados para apresentações ad-hoc, leia nosso artigo sobre o uso de tabelas dinâmicas do Excel em apresentações no PowerPoint.

2. Identifique os objetivos do seu dashboard de FP&A

Exibir as informações necessárias para alcançar os objetivos do dashboard foi o primeiro critério de design de Stephen Few. Portanto, antes de identificar quais informações são mais importantes, você precisa definir quais são, de fato, os objetivos do seu dashboard.

Você pode explorar e definir objetivos abordando as seguintes questões:

• Período: Seu dashboard reporta metas de curto prazo, como o mês ou trimestre atual, ou deve fornecer insights para todo o ciclo orçamentário?
• Previsão e benchmarking: O que seu dashboard está acompanhando e ele deve prever o desempenho futuro? Por exemplo, um dashboard pode acompanhar vendas realizadas versus previsão, monitorar o atingimento de metas de vendas, comparar o desempenho da empresa com benchmarks do setor etc.
• Abrangência e profundidade: Você está criando o dashboard para compartilhar KPIs operacionais com equipes operacionais ou para fornecer métricas em nível corporativo para a alta liderança e o conselho de administração? Por exemplo, equipes de gestão regional podem precisar de visões detalhadas de diferentes mercados, enquanto a alta liderança e o conselho de administração podem estar mais interessados em um dashboard que mostre tendências diárias de receita.
• Reprodutibilidade: Este dashboard é pontual ou faz parte de uma série? Se você estiver criando múltiplos dashboards, pode ajudar criar um modelo (template) de dashboard com um layout semelhante e coordenado. Isso acelera o desenvolvimento e facilita que os usuários comparem métricas de diferentes dashboards, caso seja necessário.

Uma boa abordagem para definir objetivos é consultar seu público e pedir que ele seja o mais concreto possível sobre as perguntas que tem. Se o seu dashboard de FP&A conseguir responder às perguntas do seu público, há uma grande chance de que ele esteja cumprindo seus objetivos.

3. Selecione os dados a serem incluídos no seu dashboard de FP&A

Com base nos seus objetivos, você estará em uma boa posição para definir quais dados incluir no seu dashboard de FP&A. Você pode dividir os dados do dashboard em dois níveis de informação:

1. Dados de primeiro nível devem incluir KPIs críticos para o negócio. Por exemplo, tendências de receita, margens, pipeline etc. São KPIs que provavelmente não mudam com frequência.
2. Dados de segundo nível podem ser KPIs que mudam conforme a empresa altera seu foco. Dashboards podem incluir dados de diferentes direcionadores do negócio, por exemplo, precificação, investimentos em marketing, acurácia da previsão etc. Os dashboards devem ser flexíveis o suficiente para acomodar iniciativas de curto prazo, e essa flexibilidade só é possível com um bom planejamento desde o início.

Muitos dashboards incluirão uma combinação de dados de primeiro e segundo níveis, que podem ser métricas de FP&A ou KPIs relacionados a outras áreas. Em todos os casos, é crucial que os dados apresentados sejam relevantes para seu público e apoiem os objetivos do seu dashboard. Questione a inclusão de qualquer KPI e confirme se ele está ajudando a medir o progresso de forma eficaz, gerar insights significativos e apoiar uma tomada de decisão bem-informada.

4. Colabore com outras áreas para desenhar o dashboard

FP&A não deve operar em silos. Para apoiar diferentes áreas do negócio no acompanhamento de seus KPIs, profissionais de FP&A devem trabalhar com outras equipes, incluindo-as o máximo possível durante a fase de design. Por exemplo, em indústrias de bens de consumo de alta rotatividade (FMCG), a previsão de produção e níveis de estoque depende fortemente da previsão de vendas por segmento de produto.

Por um lado, a previsão de vendas dos produtos será consolidada e se tornará a previsão de vendas total. Ao mesmo tempo, os números de vendas por produto são necessários para as equipes de supply chain no planejamento de produção e na gestão de estoques. Profissionais de FP&A precisam entender como os dashboards podem fornecer a cada área os dados de que ela precisa para apoiar suas atividades específicas.

Implementação do seu dashboard de FP&A

Depois que você reunir todas as informações necessárias sobre seu público, objetivos e dados, e incluir contribuições de todos os stakeholders, você estará pronto para construir seu dashboard de FP&A. Aqui, vamos passar por ações que você pode tomar para que o dashboard seja um sucesso e gere valor real para a empresa.

Garanta a integridade dos dados para um reporte financeiro consistente

Um erro comum é que as equipes podem usar fontes de dados diferentes para os mesmos KPIs. Por exemplo, FP&A pode usar dados do sistema contábil para reportar gastos de marketing, enquanto a equipe de marketing pode monitorar os gastos de campanha em outro sistema e agregar isso como seu gasto de marketing.

Quando diferentes equipes usam fontes de dados distintas para reportar o mesmo KPI, as divergências podem minar a confiança das pessoas no seu dashboard. Isso prejudica sua credibilidade pessoal e afeta negativamente o uso do dashboard. Para garantir um reporte financeiro consistente, é responsabilidade da equipe de FP&A fornecer definições claras dos KPIs e assegurar que todas as equipes usem a mesma fonte de dados.

Agregue valor ao fornecer insights

Dashboards fornecem dados quantitativos. A equipe de FP&A deve analisar esses dados para oferecer comentários e identificar ações que podem ser tomadas para reforçar iniciativas bem-sucedidas ou corrigir o rumo. Profissionais de FP&A podem agregar valor conectando pontos de dados e orientando a liderança na tomada de decisão, ou ajudando diferentes áreas a coordenar esforços para alcançar metas mais amplas da empresa.

Eduque seu público para incentivar o uso do dashboard

Você investiu tempo e esforço criando um dashboard, mas está deixando esse investimento na mesa se ele não for usado. A equipe de FP&A deve liderar pelo exemplo, usando o dashboard para conduzir conversas e discussões de planejamento. Por exemplo, ele deve fazer parte do reporte regular em apresentações e revisões de forecast.

Se o dashboard de FP&A não estiver ganhando tanta tração quanto você esperava, procure entender o motivo. Pode ser que uma sessão rápida de treinamento seja suficiente para ajudar os stakeholders a compreender o valor que podem extrair do dashboard e começar a usá-lo com mais frequência na tomada de decisão.

Faça controle de qualidade para manter a confiança

Mantenha a confiança garantindo que os dashboards passem por um processo de controle de qualidade antes de serem compartilhados com outras pessoas, mesmo dentro da equipe de FP&A. Deve haver uma etapa de controle de qualidade claramente definida, possivelmente com uma série de verificações obrigatórias, incluindo a pessoa responsável. Seus dashboards de FP&A provavelmente evoluirão ao longo do tempo, então é essencial que a integridade dos dados seja mantida à medida que visualizações forem adicionadas ou ajustadas.

A importância da automação nos seus relatórios de FP&A

Cada etapa manual envolvida na atualização do seu dashboard de FP&A é uma potencial fonte de erros, que pode prejudicar sua credibilidade e levar a conclusões incorretas. Por isso, a automação das atualizações de dados nos seus dashboards de FP&A é tão essencial para garantir relatórios financeiros consistentes.

Se você usa o PowerPoint para apresentar um dashboard com relatórios financeiros, previsões de orçamento, métricas de desempenho e outros KPIs, precisa ter confiança de que o que está mostrando está consistente com os dados de base. Isso só é possível com automação.

Com think-cell, os usuários podem vincular suas apresentações de dashboard — seja com gráficos, tabelas, linhas de CAGR ou anotações em texto — às fontes de dados subjacentes no Excel ou no Tableau. Isso permite atualizações automáticas do dashboard sempre que houver novos dados disponíveis. Como usuário de think-cell, você economiza tempo e esforço manual e garante que todo o seu dashboard sempre ofereça ao público visuais precisos e atualizados para análise e relatórios financeiros.

Você pode experimentar think-cell gratuitamente baixando uma licença de avaliação, com uma variedade de modelos de dashboard e todos os recursos de automação:

---

Tendências recentes que estão afetando o futuro dos painéis

Aqui, vamos analisar algumas tendências que estão impactando a forma como os dashboards de FP&A são desenvolvidos e influenciando como eles são usados.

Maior participação das equipes de FP&A no FP&A integrado

À medida que o planejamento integrado se torna mais comum, mais áreas vão criar dashboards para fornecer um nível mais avançado de dados. Profissionais de FP&A precisam entender como esses dados são disponibilizados e acompanhar a integridade das informações para evitar discrepâncias. Esse objetivo pode ser alcançado trabalhando com diferentes áreas e incorporando dados por meio de drilldowns dos KPIs apresentados nos dashboards de nível mais alto.

Uso de inteligência artificial (IA) para criar dashboards

Com o desenvolvimento contínuo e o interesse crescente no ChatGPT e em recursos semelhantes de IA generativa, a criação de dashboards usando IA vai se tornar algo comum, já que até mesmo não especialistas sentirão que conseguem criar dashboards com facilidade e rapidez para apresentar seus dados.

Embora a IA possa ajudar na preparação de dashboards, é importante lembrar os princípios de um bom design de dashboards de FP&A discutidos acima e seguir o framework de um bom desenvolvimento de dashboards. Se a ferramenta de IA não receber informações suficientes sobre seu público e seus objetivos, pode produzir algo bonito, mas não vai conseguir construir nada de valor real.

Também fique atento às limitações da capacidade de análise da IA. A IA consegue calcular métricas simples fora de contexto, como previsão versus orçamento ou crescimento ano a ano, mas seus especialistas de FP&A podem entregar muito mais valor. Profissionais de FP&A podem dar contexto à narrativa, explicar como fatores externos impactaram um determinado mercado ou antecipar como eventos futuros podem afetar o desempenho de vendas.

Como sempre, a IA pode ajudar a economizar tempo e eliminar erros nos cálculos, mas seus insights mais valiosos provavelmente virão dos seus especialistas de FP&A. E, como sempre, é importante incluir um processo de verificação de fatos em qualquer insight obtido por meio de fontes de IA.

Maior disponibilidade de dashboards de autoatendimento

Com ferramentas como PowerBI e Tableau, mais áreas estão criando dashboards. O time de FP&A deve trabalhar com quaisquer equipes que estejam criando dashboards para garantir que as fontes de dados sejam consistentes e isoladas em sandbox. Isso reduzirá os riscos de divergências de dados entre dashboards. O FP&A deve oferecer controle de qualidade e padronizar a definição de KPIs e termos para garantir consistência e minimizar falhas de comunicação.

Usando think-cell para dashboards de FP&A automatizados

Muitas empresas entendem o valor de dashboards de FP&A consistentes, mas ainda não têm escala e recursos para investir em uma solução de ERP. Mesmo com uma equipe qualificada e as melhores intenções, montar dashboards no Excel pode ser frustrante e sujeito a erros, e muitas vezes não resulta em um dashboard usado com regularidade e impacto.

Com think-cell, as empresas podem criar facilmente dashboards de FP&A automatizados, atraentes e totalmente integrados aos relatórios financeiros. Você pode ver como é fácil criar dashboards com think-cell baixando uma versão de avaliação gratuita hoje mesmo: