O significado da historytelling dos dados no mundo do FP&A

O storytelling de dados muda o jogo e diferencia as habilidades para FP&A. Na era de análises avançadas, painéis dinâmicos e visualização de dados impactante, a arte e a ciência de storytelling dos FP&A evoluiu significativamente.

Neste blog, exploraremos os componentes essenciais e as etapas práticas envolvidas na criação de histórias de negócios atraentes baseadas em dados. No fim, você terá um processo abrangente de 7 etapas para criar e entregar, com sucesso, narrativas impactantes baseadas nos dados.

“O que” é um storytelling eficaz?

É importante definir claramente o que significa ser um grande contador de histórias de FP&A. É ser capaz de explicar os resultados, as tendências e as previsões dos negócios de forma estruturada que envolva as partes interessadas. É ter a capacidade de pegar dados financeiros complexos e transformá-los em uma narrativa simples, significativa e impactante.

Considere um cenário com uma startup de tecnologia. O profissional da área financeira pode começar ilustrando a receita e as despesas da empresa por meio de um gráfico claro e conciso. Ele pode depois, construir uma narrativa em torno da atmosfera competitiva das startups, esclarecendo os fatores que influenciam o desempenho dessa narrativa.

Por exemplo, ele pode dizer "Nossa receita tem passado por um crescimento constante recentemente, devido a lançamentos de produtos bem-sucedidos e à forte adesão do cliente. No entanto, estamos enfrentando a intensificação da concorrência dos gigantes do setor, o que traz a necessidade de uma abordagem estratégica para fomentar nossa posição no mercado. Para sustentar nossa trajetória para cima, devemos enfatizar a inovação, a agilidade e a eficiência operacional, para nos diferenciarmos e capturarmos uma parte maior do mercado. Este exemplo de contação eficaz de história, demonstra a capacidade de converter os dados do negócio em uma narrativa atraente que envolve as partes interessadas. Ao apresentar uma história estruturada de crescimento de receita e de expansão de mercado, o profissional fornece às partes interessadas dados valiosos e um entendimento claro do desempenho financeiro e da direção estratégica da empresa.

O “por que”: O problema a ser resolvido

Por que a storytelling dos dados é importante para a profissão de FP&A? O FP&A é normalmente incluído nos estereótipos do “back office”, o que o coloca nos bastidores. Conseguir ser um ótimo contador de histórias ajuda a quebrar esses estereótipos desatualizados e os coloca na vanguarda dos negócios! Um ótimo storytelling envolve as partes interessadas que querem, então, conselho dos profissionais de FP&A quando se deparam com decisões de negócios significativas.

Os dados estão aumentando mais rapidamente que nunca:

A quantidade de dados aos quais a empresa tem acesso está aumentando. Isso representa um dos maiores desafios e oportunidades para os profissionais de FP&A. Ter a habilidade de pagar grandes quantidades de dados complexos e escolher quais dados são mais relevantes para os líderes do negócio é importante. Isso significa que os profissionais precisam descartar muitos dos dados, o que geralmente é um desafio. Ter a habilidade de fazer isso em prazos curtos e encontrar a maioria dos dados de materiais para ajudar a contar a história é importante.

O “como”: Um processo de storytelling em 7 etapas

1) Inicie com o objetivo

É famoso que Albert Einstein disse que, se ele tivesse uma hora para resolver um problema, ele passaria 55 minutos definindo o problema. Essa abordagem tem alguma verdade, quando falamos em storytelling. É vital definir claramente o que você está tentando resolver e, então, usar isso como guia para todo o processo. Isso inclui documentar o objetivo e revisá-lo com as partes interessadas. Isso inclui entender quem é seu público e ser claro sobre sua abordagem. É importante dar um passo atrás e entender o contexto específico, as partes interessadas, os prazos e outros elementos importantes, antes de começar a construir a história.

2) Role em torno dos dados

Uma outra área crítica depois da definição do problema é passar tempo com os dados e não se apressar para construir a história e suas conclusões associadas. Isso envolve desenvolver uma abordagem estruturada para analisar os dados. Começar de cima e depois ir detalhando nas áreas que precisam de mais análise e atenção. Por exemplo, a receita é a principal área de foco? Ou é a margem de lucro?

Depois de você ter ganhado um entendimento claro do que os dados estão te dizendo, é importante aplicar técnicas analíticas. A análise do valor líquido atual é ideal? Ou a análise volume vs taxa é melhor? Uma revisão detalhada da lucratividade do produto é a melhor coisa? Talvez uma combinação de técnicas seja a melhor abordagem. Esse processo pode parecer lento no início, mas é vital para cristalizar a história na sua mente. Ser deliberado com as etapas um e dois acelera, em última análise, o processo.

3) Desenvolver a história usando storyboarding

Nesta etapa, é importante escrever um rascunho do storyline. Deve ser uma abordagem estruturada e ter uma linha de base clara e foco. Uma linha de base é um tema consistente que está presente em todas as partes da história.

A abordagem geral deve começar com a mensagem principal e a história de alto nível e, depois, mergulhar mais detalhadamente em todo o conteúdo de suporte. Isso é análogo a usar um esboço para escrever um livro ou um relatório. Quais são os capítulos do livro? Qual é o conteúdo? Como as análises podem ser incorporadas à história?

4) Criar o conteúdo e os detalhes de suporte (usando visualização)

Depois de o esboço ter sido criado, é importante começar a moldar o conteúdo. Um elemento crítico da uma grande história é a visualização. A visualização eficaz dos dados pode transformar os números em elementos visuais atraentes, facilitando para as partes interessadas se envolverem com as informações financeiras.

Quando falamos sobre apresentar os dados visualmente, os profissionais da área de finanças deve se lembrar de algumas dicas importantes. Primeiro, é vital escolher o tipo certo de visualização para os dados à mão, como gráficos, tabelas, diagramas ou infográficos, dependendo das informações sendo cobertas. Segundo, é melhor manter as visualizações simples e fáceis de entender, evitando detalhes desnecessários ou elementos visuais complicados. Por último, usar a cor e o design com cuidado, pode tornar as visualizações mais atraentes e cativantes. Ao seguir essas diretrizes, os profissionais da área de finanças podem comunicar, de forma eficaz, dados financeiros complexos para as partes interessadas de forma clara e envolvente.

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5) Escrever o resumo executivo e “chamada para ação”.

Uma das etapas mais críticas de uma ótima história gerada por dados é o resumo executivo. Uma abordagem para isso é usar os títulos de cada elemento da história como ponto inicial e escrever resumos executivos como versões condensadas da história. Normalmente eles cabem em uma página e contam a história de forma estruturada. Eles devem terminar com um “chamado para ação” para o negócio.

6) Adicionar detalhes de suporte e remover dados não relevantes

O processo de criar o resumo executivo ajuda a entender onde os profissionais de FP&A precisam se aprofundar mais. Por exemplo, se houver uma variância significativa na linha P&L ou na linha de produtos, seria adequado realizar análises adicionais e trazer conteúdo adicional para a história.

Também é adequado colocar informações não materiais no anexo. Ótimas histórias de negócios são objetivas e não têm informações que distraiam ou que seja irrelevantes. No contexto do storytelling com apresentações do PowerPoint, cada slide deve se concentrar em exatamente uma única mensagem e em elementos visuais de suporte sem distrações para o público. Uma estratégia “menos é mais” é um segredo poderoso de ótimos contadores de história.

7) Praticar sua apresentação (conteúdo, linguagem corporal, voz).

Último, mas não menos importante, praticas a entrega verbal da história e a linguagem corporal é geralmente negligenciado. Praticar é um processo crítico que refina a apresentação e garante que ela seja envolvente. Encontrar um parceiro com quem você pode contar para criticar sua história é uma técnica que ótimos contadores de história usam.