Planejar para a incerteza com o gerenciamento de cenário de FP&A

O gerenciamento de cenário de FP&A é uma mentalidade essencial que as organizações modernas deveriam adotar para planejar e tomar decisões informadas rapidamente, em um ambiente incerto. No entanto, a maioria das empresas ainda lutam com processos antigos, modelos estáticos e tecnologias desatualizadas. Tudo isso traz à tona uma pergunta: como e o que podemos mudar?

Embora o mundo dos negócios esteja se tornando mais imprevisível, os profissionais de planejamento e análise financeira (FP&A) estão em busca de novas ferramentas e técnicas para planejar e fazer previsões em um ambiente em constante mudança. Por exemplo, há pouco tempo, em março de 2020, quando a pandemia começou e o mundo dos negócios estava cheio de "orçamentos mortos" e previsões irreais, o planejamento de cenários se tornou uma técnica essencial para o processo de tomada de decisão.

Por que a maioria das organizações enfrenta dificuldades com o planejamento de cenários?

Muitas organizações ainda estão lutando com o planejamento de cenário hoje. De acordo com a pesquisa de tendências de FP&A de 2022, apenas 6% das 375 empresas pesquisadas podiam executar os cenários em tempo real. Além disso, apenas 13% dos que responderam disseram conseguir executar cenários em menos de um dia. De forma surpreendente, mais de 25% dos que responderam não conseguem executar nenhum cenário e 55% lutam com eles por dias e semanas Dependendo da pergunta de negócio à mão, os cenários poderiam se tornar inúteis, se levassem dias para serem produzidos.

Qual é a diferença entre planejamento de cenários e gestão de cenários?

O planejamento de cenários existe há muitos anos. Ele tem sido usado não apenas para o planejamento estratégico, mas também para a gestão de riscos e a análise financeira. Praticamente todo processo tradicional de orçamento e planejamento costuma incluir três "cenários clássicos": o melhor, o pior e o médio. A realidade mostra que ter esses cenários básicos não é suficiente. Na verdade, os acontecimentos dos últimos anos determinaram a necessidade de um planejamento ágil e adaptável.

Planejamento de cenários vs. gestão de cenários

Gerenciamento de cenário não é apenas um processo, é uma mentalidade. Em outras palavras, a estrutura tradicional "um plano anual de quatro previsões trimestrais" não funciona mais. Para gerenciar a incerteza, os profissionais de FP&A precisam entender várias possíveis situações do futuro e os gatilhos que criam essas situações. Eles devem gerenciar vários cenários sob demanda, de forma colaborativa, analítica e rápida (praticamente em tempo real).

Como é uma estrutura moderna de gestão de cenários?

Para lutar com esses ineficiências, os profissionais de FP&A devem saber como eles podem melhorar a situação. A maioria das organizações geralmente têm três processos de planejamento distintos:

• Planejamento: determina metas futuras da organização e as estratégias para atingi-las
• Planejamento tático - converte metas estratégicas em iniciativas úteis no meio termo, geralmente variando entre 1 e 3 anos
• Planejamento operacional - se concentrar nas operações diárias da organização, normalmente indo de semanas até um ano. Detalha tarefas específicas, responsabilidades e cronogramas para atingir os objetivos táticos

A primeira etapa para desenvolver a estrutura moderna de gerenciamento de cenário é harmonizar os três principais processos de planejamento em uma organização. Em outras palavras, uma mudança do FP&A tradicional para o integrado é necessária.

Como um ecossistema de gerenciamento de cenário pode ser criado?

Os profissionais de FP&A devem garantir a harmonização de todos os processos de planejamento e de previsão da organização. Na prática, significa que, se o plano estratégico mudar devido a novos fatores ambientais, os ajustes de conexão nos planos operacionais e táticos serão automaticamente atualizados. Portanto, o melhor cenário no processo de gerenciamento é a meta final para qualquer departamento de FP&A. Vamos ler mais.

O que é um FP&A integrado?

"Matriz de seis fatores de sucesso" para FP&A integrado

Agora entendemos que o FP&A integrado é essencial para a gestão moderna de cenários. Mas como implementá-lo na prática? O conselho internacional de FP&A resumiu seis fatores necessários para uma jornada bem-sucedida rumo ao FP&A integrado, com base em discussões e pesquisas sobre insights práticos de organizações líderes.

Para harmonizar os processos de planejamento, vertical e horizontalmente, os profissionais precisam prestar atenção aos seis aspectos descritos abaixo.

1. Identificar os principais impulsionadores do negócio

Internos e externos. É importante se concentrar nos mais críticos. Por exemplo, as empresas devem se concentrar em 20% dos impulsionadores que podem explicar 80% dos resultados (de acordo com o princípio de pareto). Preste atenção na conexão entre os impulsionadores, do nível estratégico para o nível operacional e de volta. Entender os principais impulsionadores e como eles estão conectados a diferentes níveis de uma organização deve se tornar um exercício importante e regular para qualquer departamento moderno de FP&A.

2. Criar um modelo de FP&A totalmente baseado no impulsionador

Mesmo um modelo simples baseado em Excel e totalmente orientado por direcionadores terá um impacto significativo na sua capacidade de executar cenários. Garanta que o modelo conecte todos os três níveis de planejamento. Você precisa entender como os principais direcionadores de negócio estão conectados e modelá-los adequadamente para integrar todas as suas estruturas de planejamento e previsão dentro de uma organização.

3. Qualquer bom modelo deve ser um "modelo de três vias"

Deve conectar as três declarações de contabilidade: lucro & perda (P&L), fluxo de caixa e saldo. à primeira vista, parece simples, mas em centenas de reuniões da junta internacional de FP&A, foi observado que apenas cerca de 20% das organizações têm modelos conectados de três vias. A maioria ainda se concentra em P&L com fluxo de caixa desconectado e matrizes de saldo sendo usadas. O modelo financeiro conectado é ideal para o ambiente de mudança constante, em que o planejamento de caixa é importante e o capital é limitado.

4. Integrar seus processos essenciais de planejamento

Pense novamente o que faz o que. O processo de planejamento não deve envolver pessoas demais, nem deve ser centralizado demais. Como parceiro comercial, o profissional de FP&A conhece todos os fluxos de todas as informações essenciais para planejamento e previsão. É vital agilizar seus processos, modelos e fluxos de trabalho para as atividades essenciais. Tradicionalmente, algumas organizações continuam a planejar até o nível do livro-razão e/ou até cada centro de custo. Lembre-se de revisar o processo para simplificá-lo e encurtá-lo, automatizando tarefas que podem ser repetidas e removendo tarefas desnecessárias.

5. Fator nas considerações das pessoas

Como qualquer panejamento é um exercício em grupo, analise a equipe envolvida. As considerações importantes são:

• Temos pessoas capacitadas suficientes e há lacunas de conhecimento e de experiência?
• As pessoas não da área financeira envolvidas entendem todo o processo?
• Todos os envolvidos conhecem o processo, os impulsionadores e o modelo subjacente?

6. Tecnologia moderna de FP&A

A tecnologia é um ativo importante para qualquer organização que quiser planejar para a incerteza. No entanto, é colocada no fim, pois deve aprimorar o processo ainda mais, se todos os cinco fatores acima forem bem cuidados. Se a tecnologia moderna for implementada com o modelo estático e não com processos integrados, o sistema só melhorará as ineficiências na sua equipe de FP&A.

Perguntas frequentes sobre gestão de cenários em FP&A